oracle-EBS-采購功能點操作手冊

1、漢得公司版權所有浙大軟件學院學生操作手冊 FILENAME 附件：操作手冊-模板.doc PAGE ivPAGE ivPO模塊功能點操作手冊作者：韓業(yè)邦李亞軍創(chuàng)建日期：2012年3月6日更新日期：2012年3月7日版本：1.0文檔控制更新記錄版本日期姓名說明1.02012年3月6日韓業(yè)邦根據po的知識點目錄做的審閱序號姓名角色說明123分發(fā)序號姓名角色說明123目 錄 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc319429161 文檔控制 PAGEREF _Toc319429161 h i HYPERLINK l _Toc319429162 更新記錄 PAGEREF _T

2、oc319429162 h i HYPERLINK l _Toc319429163 審閱 PAGEREF _Toc319429163 h i HYPERLINK l _Toc319429164 分發(fā) PAGEREF _Toc319429164 h ii一、 HYPERLINK l _Toc319429165 采購設置 PAGEREF _Toc319429165 h 5 HYPERLINK l _Toc319429166 1.1財務選項 PAGEREF _Toc319429166 h 5 HYPERLINK l _Toc319429167 1.2采購選項： PAGEREF _Toc3194291

3、67 h 8 HYPERLINK l _Toc319429168 1.3訂單類型 PAGEREF _Toc319429168 h 11 HYPERLINK l _Toc319429169 1.4行類型 PAGEREF _Toc319429169 h 12 HYPERLINK l _Toc319429170 二、供應商管理 PAGEREF _Toc319429170 h 14 HYPERLINK l _Toc319429171 2.1供應商信息錄入及維護 PAGEREF _Toc319429171 h 14 HYPERLINK l _Toc319429172 2.2供應商合并 PAGEREF _

4、Toc319429172 h 19 HYPERLINK l _Toc319429173 2.3合并供應商列表 PAGEREF _Toc319429173 h 20 HYPERLINK l _Toc319429174 三、請購 PAGEREF _Toc319429174 h 20 HYPERLINK l _Toc319429175 3.1采購請購 PAGEREF _Toc319429175 h 20 HYPERLINK l _Toc319429176 3.2內部請購 PAGEREF _Toc319429176 h 22 HYPERLINK l _Toc319429177 四、詢價 PAGEREF

5、 _Toc319429177 h 22 HYPERLINK l _Toc319429178 4.1詢價單 PAGEREF _Toc319429178 h 22 HYPERLINK l _Toc319429179 4.2自動創(chuàng)建 PAGEREF _Toc319429179 h 24 HYPERLINK l _Toc319429180 五、報價 PAGEREF _Toc319429180 h 26 HYPERLINK l _Toc319429181 5.1報價單 PAGEREF _Toc319429181 h 26 HYPERLINK l _Toc319429182 5.2報價分析 PAGEREF

6、 _Toc319429182 h 28 HYPERLINK l _Toc319429183 六、采購 PAGEREF _Toc319429183 h 29 HYPERLINK l _Toc319429184 6.1標準采購訂單 PAGEREF _Toc319429184 h 29 HYPERLINK l _Toc319429185 6.2計劃采購訂單 PAGEREF _Toc319429185 h 33 HYPERLINK l _Toc319429186 6.3合同采購訂單 PAGEREF _Toc319429186 h 34 HYPERLINK l _Toc319429187 6.4一攬子采

7、購協(xié)議 PAGEREF _Toc319429187 h 37 HYPERLINK l _Toc319429188 6.5自動創(chuàng)建 PAGEREF _Toc319429188 h 39 HYPERLINK l _Toc319429189 6.6采購發(fā)放 PAGEREF _Toc319429189 h 41 HYPERLINK l _Toc319429190 七、審批與安全控制 PAGEREF _Toc319429190 h 43 HYPERLINK l _Toc319429191 7.1職務、職位彈性域設置 PAGEREF _Toc319429191 h 43 HYPERLINK l _Toc3

8、19429192 7.2職務、職位設置 PAGEREF _Toc319429192 h 46 HYPERLINK l _Toc319429193 7.3人員設置、人員分配職務和職位 PAGEREF _Toc319429193 h 52 HYPERLINK l _Toc319429194 7.4審批職位層次 PAGEREF _Toc319429194 h 58 HYPERLINK l _Toc319429195 7.5安全性結構 PAGEREF _Toc319429195 h 60 HYPERLINK l _Toc319429196 7.6安全性控制 PAGEREF _Toc319429196

9、h 62 HYPERLINK l _Toc319429197 7.7審批組 PAGEREF _Toc319429197 h 62 HYPERLINK l _Toc319429198 7.8審批分配 PAGEREF _Toc319429198 h 65 HYPERLINK l _Toc319429199 7.9審批通知 PAGEREF _Toc319429199 h 68 HYPERLINK l _Toc319429200 7.10授權規(guī)則 PAGEREF _Toc319429200 h 71 HYPERLINK l _Toc319429201 八、采購接收 PAGEREF _Toc319429

10、201 h 73 HYPERLINK l _Toc319429202 8.1三種接收途徑 PAGEREF _Toc319429202 h 73 HYPERLINK l _Toc319429203 8.2接收更正 PAGEREF _Toc319429203 h 78 HYPERLINK l _Toc319429204 8.3采購退貨 PAGEREF _Toc319429204 h 79 HYPERLINK l _Toc319429205 8.4內部請購內部銷售時請購單的接收 PAGEREF _Toc319429205 h 81 HYPERLINK l _Toc319429206 九、采購期間 P

11、AGEREF _Toc319429206 h 81 HYPERLINK l _Toc319429207 9.1采購期間控制 PAGEREF _Toc319429207 h 81 HYPERLINK l _Toc319429208 十、采購事務查詢 PAGEREF _Toc319429208 h 83 HYPERLINK l _Toc319429209 10.1采購訂單查詢 PAGEREF _Toc319429209 h 83 HYPERLINK l _Toc319429210 10.2請購單查詢 PAGEREF _Toc319429210 h 84 HYPERLINK l _Toc319429

12、211 10.3審批歷史記錄查詢 PAGEREF _Toc319429211 h 85 HYPERLINK l _Toc319429212 10.4接收事務處理查詢 PAGEREF _Toc319429212 h 87 HYPERLINK l _Toc319429213 十一、采購與應付 PAGEREF _Toc319429213 h 88 HYPERLINK l _Toc319429214 11.1二、三、四維匹配 PAGEREF _Toc319429214 h 88 HYPERLINK l _Toc319429215 11.2應付發(fā)票匹配接收或者采購 PAGEREF _Toc3194292

13、15 h 88一、采購設置1.1財務選項概念系統(tǒng)的財務選項設置主要為EBS系統(tǒng)的應付模塊、采購模塊、資產模塊提供控制和協(xié)調機制及相關默認值。由于采購模塊所必需的供應商定義是在應付模塊中完成的原因，為了保證采購系統(tǒng)具有可用的定義的供應商，并能夠順利向應付模塊傳送會計信息，必須在啟用采購模塊系統(tǒng)前對財務選項做正確的設置。設置：路徑：采購設置組織財務選項負債：對于輸入的所有新供應商，系統(tǒng)會將此帳戶作為默認負債帳戶分配給他們。預付款：供應商地點發(fā)票的對應預付款帳戶和說明。應得折扣：如果選擇將折扣分配到系統(tǒng)的應得折扣帳戶，系統(tǒng)會使用此帳戶來記錄付款的應得折扣。費用結算：系統(tǒng)將此帳戶用作臨時帳戶，記錄有關

14、使用發(fā)票導入程序從自助費用管理系統(tǒng)導入的信用卡事務處理信息。設置“會計”頁簽主要是為供應商、應付發(fā)票提供相關默認總賬賬戶及應付系統(tǒng)需使用的某些特定賬戶。將來期間：僅表示應付系統(tǒng)可自動打開的將來期間，一經設定便不可更改。收貨/收單地點：對應于系統(tǒng)默認值的收貨/收單地點的名稱。庫存組織：輸入庫存組織，該組織中定義的物料可用于采購管理系統(tǒng)。發(fā)運方式：與供應商一起使用的承運人。運費條款：供應商的運費條款可以標識是我們支付收到貨物的運費，還是供應商支付。財務選項的設置是按業(yè)務實體OU隔離的，采購系統(tǒng)也是按業(yè)務實體OU進行隔離的。“供應商采購”頁簽中，庫存組織為必填字段，它為“采購系統(tǒng)”的可用物料限定了物

15、料“主組織”。采購系統(tǒng)只能為這里輸入的庫存組織的“主組織”定義的物料執(zhí)行采購，即“采購系統(tǒng)會以這里輸入的庫存組織的主組織驗證物料的可用性”。發(fā)運方式：發(fā)運方式字段可用的值取決于已選定“庫存組織”的已分配“發(fā)運方式”；由于Oracle的“發(fā)運方式”定義是捆綁“承運人”定義進行的，故指定了“發(fā)運方式”實際就是指定了承運人。發(fā)運方式、FOB、運費條款將為相關采購單據提供默認值。費用報銷地址：為員工費用報表選擇用于付款的默認地址：住宅或辦公室。系統(tǒng)會為輸入的每個新員工使用此默認值。使用審批層次結構：要使用職位和職位層次結構來確定采購管理系統(tǒng)中的單據審批路徑，請啟用此選項。如果要根據主管結構來確定審批路

16、徑，請禁用此選項。方法：我們可以人工輸入員工編號，或讓系統(tǒng)生成連續(xù)員工編號。自動：在輸入新員工時系，統(tǒng)會自動為每個員工分配唯一連續(xù)編號；人工：在輸入員工時親自輸入員工編號；使用國家標識號：系統(tǒng)會自動輸入員工的國家標識號作為員工編號。下一自動編號：如果選擇“自動員工編號”方法，請輸入起始值（需要系統(tǒng)將其用于生成唯一連續(xù)員工編號）。在輸入編號并保存所做的更改之后，系統(tǒng)會顯示下一個編號使用請購單保留款：要為申請保留資金，啟需用此選項。如果啟用了此選項，采購管理 系統(tǒng)會創(chuàng)建日記帳分錄并將其傳送至總帳管理系統(tǒng)，以便為采購申請保留資金。完成時保留：如果啟用了“使用申請保留款”，請指明是否需要申請編制人可以

17、選擇保留資金。如果未啟用此選項，則只有申請審批人才可以選擇保留資金。使用PO保留款：要為采購訂單、與發(fā)票匹配的采購訂單和接收，以及基本發(fā)票（不與采購訂單匹配）保留資金，請啟用此選項。如果啟用了此選項，則在審批與發(fā)票匹配的采購訂單和接收期間，采購管理系統(tǒng)會為采購訂單保留資金，而應付款管理系統(tǒng)會為差異保留資金。如果啟用了此選項，但輸入的某個采購訂單不與發(fā)票匹配，則應付款管理系統(tǒng)仍將在審批期間為該采購訂單保留資金。在創(chuàng)建會計分錄時，系統(tǒng)將沖銷應付款管理系統(tǒng)的所有保留款。如果啟用了“使用申請保留款”，則還必須啟用此選項。單擊“稅”標簽，輸入成員國、增值稅登記編號等參數(shù)值，其中成員國是指公司或組織所在地

18、，增值稅登記號是指組織的增值稅登記號?！叭肆Y源”頁簽可以設置是否“使用審批層次結構”來決定采購單據的審批路徑。如不選定，則表示采購單據將使用員工的“主管”結構來進行審批?！皢T工編號”方法默認自業(yè)務組定義時的“員工編號生成”方法設置。1.2采購選項：概念“采購選項”是采購系統(tǒng)的一項重要的基礎設置工作，其中大部分選項在系統(tǒng)安裝時均有默認置。它包括以下幾個方面的內容：單據控制、單據默認值、接收會計、單據編號等內容。設置：路徑：采購設置組織采購選項由于“采購選項”是按業(yè)務實體來隔離的，它允許選擇不同的OU，切換上下文環(huán)境以完成不同OU的相關采購設置?！皟r格允差百分比”或“價格允差金額”，檢查采購訂單

19、行價格或金額不應高于采購申請PR行價格的比率或金額差值，否則系統(tǒng)將發(fā)出警告。如果同時選定“強制價格允差”或“強制價允差金額”，則將只能創(chuàng)建而不能審批超出此允差的采購訂單，“價格允差”與“金額允差”兩者之中，只要有一個允差控制被違反，則控制條件即滿足?！皬娭迫颗俊庇糜诳刂啤皟炔可曩彙毙械奈锪希捎诓少徬到y(tǒng)的內部申購行默認使用物料的“發(fā)放單位”，當以非“發(fā)放單位”輸入需求數(shù)量。選項有三：“無”表示不轉換單位及舍入取整；“自動”表示強制轉換單位及舍入取整；“建議”表示系統(tǒng)將發(fā)出是否轉換單位及“舍入”的詢問信息，由用戶決定?！敖邮贞P閉點”表示采購的發(fā)運行接收功能被關閉的流程環(huán)節(jié)點，可選“已接受、已

20、入庫、已接收”。在“接收關閉點”達到“接收關閉允差”的數(shù)量要求，PO行采購任務已經完成?！叭∠暾垺钡倪x項有三：“始終”表示在取消采購訂單的同時一并取消采購申請；“決不”表示在取消采購訂單時，不取消采購申請，并可用之重新Autocreate采購訂單；“可選”表示在取消采購訂單時，系統(tǒng)將發(fā)出信息，由用戶自行決定。通知一攬子PO是否存在：如果希望系統(tǒng)在我們創(chuàng)建申請、采購訂單或一攬子采購協(xié)議行時通知現(xiàn)有的一攬子采購協(xié)議，請選定“存在一攬子 PO 時通知”。允許更新產品說明：對于每個物料，可以定義是否允許在創(chuàng)建申請、RFQ、報價單或采購訂單行期間更新其說明。此更新僅影響正在創(chuàng)建的行。要求詢價：指定在采

21、購訂單上為物料自動創(chuàng)建相應的申請行之前，是否必須要求詢價。我們可以為每個物料或申請行改寫此值。“申請導入分組依據”表示每次在運行采購系統(tǒng)的“PR導入流程”，從“PR開放接口表”向正式導入數(shù)據時，按何種依據對PR數(shù)據進行分組，每組PR數(shù)據將分配一個PR編號，可用選項為“全部、采購員、類別、物料、地點或供應商”。系統(tǒng)的默認值是物料?！捌ヅ鋵徟鷮印笨蛇x值有三：“雙向”表示在對相應發(fā)票付款前，采購訂單和發(fā)票數(shù)量必須在允差范圍內相互匹配；“三維”在對相應發(fā)票付款前，采購訂單、接收和發(fā)票數(shù)量必須在允差范圍內進行匹配；“四維”在對相應發(fā)票付款前，采購訂單、接收、檢驗和發(fā)票數(shù)量必須在允差范圍內進行匹配。“分段

22、價格類型”表示將默認到一攬子采購協(xié)議的分段價格類型，可選值有：“累計”表示價格分段適用于物料的所有發(fā)放的發(fā)運累計數(shù)量；“非累計”價格分段適用于物料的單一發(fā)放的發(fā)運數(shù)量。“開票結算允差”表示供應商開來的發(fā)票物料行數(shù)理與采購訂單發(fā)運行數(shù)量比較的允差比例，即如果采購訂單發(fā)運行的已開單數(shù)量已在“開票結算允差”之內，系統(tǒng)將自動關閉發(fā)運行。報價警告延遲：輸入報價警告延遲，即在報價單到期之前提前接收到期警告的天數(shù)。在報價單距離到期日尚余此處提供的天數(shù)時，我們將在“通知”窗口中收到以下消息：報價單有效期或距離到期日尚余：數(shù)字。接收關閉允差：輸入發(fā)運的接收關閉允差百分比。如果在接收關閉點時發(fā)運處于接收關閉允差范

23、圍內，采購管理系統(tǒng)將自動關閉發(fā)運以便接收貨物。行類型：選擇申請、詢價、報價單和采購訂單行的默認行類型?！皯嬞M用物料”字段可選值：“接收時”表示立即產生會計分配（在“查看接收事務處理”界面可通過工具欄“查看會計科目”查看到會計分配），“期末”則表示系統(tǒng)不會在接收時產生會計分配（無法通過“查看會計科目”進行查看），只能在期末運行“接收應計期末”流程時才產生會計分配?！皯嫀齑嫖锪稀弊侄慰蛇x值只有“接收時”一個，表示立即為接收產生會計分配?！白詣拥咒N方法”是指系統(tǒng)的接收會計功能自動創(chuàng)建并使用“接收檢驗賬戶”的具體方式。可選值有：“無”表示直接使用“接收選項”中定義的“接收庫存賬戶”作為接收檢驗賬戶

24、，系統(tǒng)無需另行創(chuàng)建；“平衡”表示系統(tǒng)需自動創(chuàng)建一個“接收檢驗賬戶”，該賬戶以“接收庫存賬戶”為基礎，使用“PO費用賬戶”的平衡段來取代原“接收庫存賬戶”的平衡段；“賬戶”表示系統(tǒng)以“PO費用賬戶”為基礎，使用“接收庫存賬戶”的賬戶科目段取代原“費用賬戶”中的賬戶科目段。“單據編號”頁簽可以為詢價單RFO、報價單、采購訂單、采購申請單設置單據的編號方式。錄入：為詢價單、報價單、采購訂單和申請編號選擇單據編號錄入方法，自動：每次創(chuàng)建單據時，將由采購管理系統(tǒng)自動為每個單據分配唯一的序號；人工：在輸入單據時，人工錄入單據編號；（注意：單據編號錄入方法可以隨時更改。但如果原先啟用的是人工錄入，則在切換至

25、自動錄入時請確保所輸入的“下一個編號”大于人工分配的最大編號。）類型：選擇用于詢價單、報價單、采購訂單和申請編號的單據編號類型：數(shù)字或字母數(shù)字。（注意：如果選擇“自動”錄入單據編號，則只能生成數(shù)字單據編號，但仍可以從另一采購系統(tǒng)中導入數(shù)字或字母數(shù)字值。）下一個編號：如果選擇“自動”錄入單據編號，則采購管理系統(tǒng)將在生成唯一的連續(xù)單據編號時，使用此值作為起始值。1.3訂單類型概念ORACLE EBS采購系統(tǒng)的采購訂單有四種類型：標準采購訂單（SPO）、計劃采購訂單（PPO）、一攬子采購協(xié)議（BPA）、合同采購協(xié)議（CPA）。盡管它們被設計成共享同一個表單窗口，但從系統(tǒng)流程處理及其功能應用角度來看，

26、它們具有不同的本質。以下以標準訂單類型的設置為例來說明如果設置一訂單類型。設置：路徑：采購設置采購單據類型點擊“采購訂單 標準”后面的更新按鈕。如下圖：“責任人可以審批”表示單據編制人可以審批其自己創(chuàng)建的單據?！皩徟丝梢孕薷摹北硎井斍皩徟丝梢孕薷膯螕！翱梢愿膶徟鷮哟谓Y構”表示當前單據提交人或審批人可以更改“審批單據”窗口中定義的審批“職位層次結構”。“安全級別”可選項包括：“公用”表示所有系統(tǒng)用戶均可以訪問該類型單據；“私有”表示只有訂單責任人及后續(xù)審批人可以訪問該類型單據；“采購”表示只有單據責任人，后續(xù)審批人和定義為采購員的員工可以訪問該類型單據；“層次結構”表示只有單據責任人，后

27、續(xù)審批人和安全性層次結構中的員工可以訪問該類型單據?！霸L問級別”包括：“全部”表示訪問員工可以查看、修改、凍結、關閉、取消和最終關閉該類型中的單據；“修改”表示訪問員工可以查看、修改和凍結該類型單據；“僅查看”表示訪問員工只能查看該類型單據。存檔：請選擇以下選項之一，審批：單據在審批后存檔，此選項為默認值，只在選定了此選項后，“更改單”工作流才會開始；打?。簡螕诖蛴≈蟠鏅n?？梢愿霓D發(fā)接收人：指明用戶可以更改接收單據轉發(fā)的人員?？梢愿膶徟鷮哟谓Y構：指明審批人可以更改“審批單據”窗口中的審批層次結構。轉發(fā)方法：請選擇以下選項之一，直接：默認審批人是編制人審批路徑中第一個有足夠審批權限的審批

28、人；層次結構：默認審批人是編制人審批路徑中的下一個審批人，而不管其有無權限。采購訂單的類型比較如下：標準采購訂單計劃采購訂單一攬子采購協(xié)議合同采購協(xié)議已知條款和條件是是是是已知貨物或服務是是是否已知定價是是不確定否已知數(shù)量是是否否已知賬戶分配是是否否已知交貨計劃是不確定否否可保留是是否否可保留發(fā)放不適用是是不適用1.4行類型概念在采購申請及采購訂單行上，系統(tǒng)通過“行類型”所具有的某些功能內在屬性來控制采購流程及其相關功能。對于每一個“行類型”來說，其最關鍵的內在屬性是“值基準、采購基準、可否是外協(xié)加工”屬性之間的組合。設置：路徑：采購設置采購行類型步驟1：在打開的如下圖所示的界面中單擊“創(chuàng)建”

29、按鈕，創(chuàng)建新的行類型。 截圖：步驟2：在如下圖所示的對話框中輸入行名稱、說明、類別、值基準、采購基準、單位、價格等參數(shù)值，重要參數(shù)作如下說明：截圖：“值基準”可可選值為“數(shù)量”時表示數(shù)量接收物料，此時“采購基準”只能是“貨物”，并且只有“數(shù)量貨物”組合，才可以同時也是“可外協(xié)加工”。當“值基準”是“金額”時，表示只能按金額接收物料，并且采購訂單上的單位與單價不能更改，此是“采購基準”只能是“服務”。當“值基準”是“l(fā)固定價格”時，適用于與“EBS服務采購系統(tǒng)”連用的場合，表示只能按金額接收，并且采購訂單行上的單位與單價不能更改，此時“采購基準”只能是“服務”或“臨時人工”。當“基準值”是“費率

30、”時，適用于與“EBS服務采購”連用的場合，表示只能按金額接收，此時“采購基準”只能是“臨時人工”。通過情況下，“數(shù)量貨物（外協(xié)加工）”組合，以及“金額服務”組合已經能夠滿足大部分業(yè)務場合的應用需求。外協(xié)加工：選擇“外協(xié)加工”，以將此行類型限制為采購外協(xié)加工。此外，如果對采購單據使用外協(xié)加工行類型，則只能選擇外協(xié)加工物料。只有在使用在制品管理系統(tǒng)，并且使用的值基準為“數(shù)量”時，才可以選擇此復選框。要求接收：如果要將此采購類別作為此行類型的采購單據發(fā)運的默認值，請選擇“要求接收”。二、供應商管理2.1供應商信息錄入及維護概念在企業(yè)的管理實踐過程中，涉及“供應商”的管理信息系統(tǒng)的設計主要有兩方面內

31、容，一是與供應商在日常業(yè)務過程的商務協(xié)同，包括供應商門戶、訂單協(xié)同、計劃協(xié)同、詢報價、招投標等內容；另一方面是供應商的生命周期與關系管理，包括供應商準入管理、資格認證、協(xié)議與合同管理、績效考評等內容。這兩部分內容的主要連接點是“供應商主數(shù)據”，前者涉及供應商主數(shù)據的使用，后者則涉及供應商主數(shù)據的創(chuàng)建與維護。設置：路徑：采購供應來源供應商系統(tǒng)要求“供應商名稱”具有唯一性，但已經存在的供應商名稱可以更改，且并不影響系統(tǒng)已經的相關業(yè)務數(shù)據，供應商一旦定義就無法刪除，但可以通過“無效日期”設置使其不能輸入發(fā)票或采購訂單。供應商編號具有唯一性，且不可更新，可以手工輸入，也可以由系統(tǒng)自動生成。供應商的編號

32、設置與OU無關，是跨OU定義的。供應商的接收屬性（僅在供應商層可以設置，為地點層所共用）允許替代接收：接收者可以接收替代物料（以替代已訂購物料）。但我們必須先前已在“外購物料關系”窗口中為已訂貨項定義了可接受替代物料。允許未訂購接收：接收者可以接收未訂購項。我們可以為特定項改寫此選項。如果啟用了此選項，則稍后可以將未訂購接收與采購訂單匹配。允許提前/延遲接收的天數(shù)：提前/延遲接收的最大可接受天數(shù)。強制收貨地點：在此字段中輸入的值可確定接收地點是否必須與收貨地點相同，無：接收地點可以不同于收貨地點；拒收：如果接收地點不同于收貨地點，采購管理系統(tǒng)將不允許接收；警告：如果接收地點不同于收貨地點，則采

33、購管理系統(tǒng)將顯示一則警告消息，但仍允許接收。接收數(shù)量允差：可接受的最大超量接收允差百分比。接收方式：分配貨物的默認接收程序：直接交貨、要求檢驗或標準接收。供應商的聯(lián)系人屬性（僅在地點層可以設置，為某些單據的聯(lián)系人字段提供值）供應商及地點層的采購屬性（可以在供應商層及地點層進行維護）“采購”頁簽收貨地點：供應商發(fā)送貨物/服務發(fā)運的目的地地點。此字段的默認值是為收貨地點定義的財務系統(tǒng)選項。收單地點：供應商為貨物或服務發(fā)送發(fā)票的目的地地點。此字段的默認值是為收單地點定義的財務系統(tǒng)選項。發(fā)票匯總層：選擇一下選項，支付地點：為此供應商支付地點創(chuàng)建一張發(fā)票；裝箱單：為此供應商支付地點的每張裝箱單創(chuàng)建一張發(fā)

34、票；接收：為此供應商支付地點的每個接收創(chuàng)建一張發(fā)票?！白詣娱_票”頁簽“付款方式”如果設為空值，表示供應商不允許使用自動開票功能；如果選擇其它值，表示該供應商允許啟用“自動開票”功能?！疤娲Ц兜攸c”表示“自動開票”不使用當前供應商地點，而是使用另一個可開票的供應商地點作為發(fā)票字段值。如果當前地點是非開票地點，則必須為之設定“替代支付地點”，如果要使用當前地點作為自動開票，且當前地點是可開票地點，則將此字段留空?！鞍l(fā)票匯總層”的選項包括“付款地點、接收、裝箱單”，如果為“付款地點”，表示為具有相同日期的事務處理的此供應商支付地點創(chuàng)建一張發(fā)票；如果為“裝箱單”表示為具有相同日期的事務處理的供應商支

35、付地點的每張裝箱單創(chuàng)建一張發(fā)票；“接收”表示為此供應商支付地點的每個接收創(chuàng)建一張發(fā)票?！斑\費”頁簽供應商的會計屬性（可以在供應商層和地點層進行維護）“負債”頁簽負債賬戶：供應商地點發(fā)票的負債帳戶，供應商的負債帳戶默認自財務系統(tǒng)選項。如果我們創(chuàng)建默認負債帳戶，系統(tǒng)會為輸入的每個供應商默認此負債帳戶。預付款賬戶：供應商的預付款帳戶，供應商的預付款帳戶默認自財務系統(tǒng)選項，如果使用多組織支持功能，則只能在供應商地點層將值輸入此字段。分配集：為供應商地點輸入的所有發(fā)票的默認分配集?！邦A付款”頁簽“應付票據”頁簽供應商及地點的發(fā)票管理屬性（可以在供應商層和地點層進行維護）“發(fā)票匹配選項”有兩個值“采購訂單

36、”和“收據”。前者即為“二重匹配”，后者即為“三重匹配”或“四種匹配”?！霸试S利息發(fā)票”字段只在供應層才有，如果啟用此選項，則AP系統(tǒng)將為供應商的逾期發(fā)票計算利息，并在支付逾期發(fā)票時創(chuàng)建相應的利息發(fā)票，系統(tǒng)將對供應商的所有地點自動執(zhí)行此選項。供應商的銀行帳戶屬性創(chuàng)建供應商賬戶設置2.2供應商合并操作路徑：采購供應來源供應商合并選擇要轉賬到新供應商和地點的發(fā)票，有以下三種選項：全部、未付、無。如果要為相同供應商合并供應商地點，則要在“原供應商名稱”和“目標供應商”中輸入相同的供應商。如果需要合并兩個供應商至目標供應商地點，則不勾選“復制地點”；如果以原供應商地點作為合并后的地點，則勾選“復制地點

37、”，此時目標供應商的地點則不可填。如果選擇 PO，那么所有采購訂單信息將傳送至新供應商。單擊“合并”按鈕，采購系統(tǒng)會提交請求以便運行供應商合并程序2.3合并供應商列表概念通過合并供應商列表，可以指導企業(yè)采購物料或商品時有針對性地進行采購，以達到降低采購成本的作用三、請購3.1采購請購操作路徑：采購申請申請步驟1：在如下圖所示的對話框中輸入編號（若為自動生成則不用輸入）、類型（為采購申請）、申請行的類型、物料、單位、數(shù)量、價格、需要日期等相關信息。步驟2：輸入目的地類型，費用：貨物被送達費用地點的申請人，目標子庫存不適用此選項；庫存：貨到入庫；車間：貨物被送達由在制品管理系統(tǒng)定義的外協(xié)加工工序。

38、對于外協(xié)加工物料，采購管理系統(tǒng)將使用此選項。步驟3：分配賬戶，單擊“分配”按鈕，出現(xiàn)如下圖所示的對話框。輸入分配數(shù)量，多項分配數(shù)量之和必須等于申請行數(shù)量。“目錄”按鈕的作用截圖：采購申請按采購物料供應來源的不同可以分兩大類：“采購申請”（外購），指從外部供應商處獲取物料；“內部申請”指內部存在組織處獲取物料。每一種采購大類的采購申請行按“接收目的地類型”可分為“庫存、費用、車間”三小類，具體取決于“行類型”定義的內在屬性。來源的可選項有庫存或供應商，庫存對應于“內部申請”，外購對應于“采購申請”。完成后點擊“審批”按鈕。查看申請路徑：進入申請匯總，查找申請編號為hyb005的申請單。查看得申請

39、單狀態(tài)。3.2內部請購操作四、詢價4.1詢價單概念：詢價單（RFQ，request for quotation）是買方用來向賣方要求提供報價的單據，實際工作中，通常先由買方制作詢價單并通過書面或電子方式傳輸給相關供應商，然后由供應商直接在已收到的詢價單上填寫價格信息后反饋回買方。操作：路徑：采購詢價和報價單詢價詢價單類型可以分為以下三種：投標、目錄、標準。標準詢價單是最常用的詢價單類型。狀態(tài)可選值為處理中、有效、已關閉?！疤幚碇小睘樵儍r單創(chuàng)建時的初始狀態(tài)；“有效”表示詢價單已完成且準備向供應商發(fā)送，系統(tǒng)僅能打印“有效”狀態(tài)的詢價單；“已關閉”表示所有供應商已作來回應或該詢價單已不再需要回應?！?/p>

40、到期日”與“關閉日期”分別表示要求供應商反饋的詢價單的截止日期，以及該詢價單的擬關閉日期?！耙髮徟鷪髢r”如果選定，則所有由此詢價單生成（或引用）的報價題頭的“要求審批”會自動選定。點擊保存后，“供應商”按鈕可以啟用。實際工作中，通常針對某些物料做詢價單時，需要使用的詢價供應商范圍基本是固定的。為了提高工作效率，可以將常用的供應商范圍分別做成一個個“供應商列表”，然后點選“添加到列表”。4.2自動創(chuàng)建操作路徑：采購采購訂單自動創(chuàng)建查找以前批準的請購單活動選擇“創(chuàng)建”，單據類型選擇“詢價單”。點擊“自動”按鈕。點擊創(chuàng)建。即創(chuàng)建一張標準詢價單，單據號為00002.上面的字段中只保留一些通用的內容，

41、個性化的內容自己可以選填。然后把狀態(tài)由“處理中”改為“有效”。處理中：采購申請創(chuàng)建時的初始狀態(tài)；有效：表示申請已完成且準備向供應商發(fā)送，系統(tǒng)僅能打印“有效”狀態(tài)的采購申請；已關閉：表示所有供應商已作出回應或該采購申請不再需要回應，一旦選擇關閉采購申請，系統(tǒng)將刪除與其相關的所有跟催信息。可以在詢價和報價詢價界面中，輸入編號“HYB007”，可查到所做詢價單。五、報價5.1報價單概念買方制作詢價單并通過書面或電子方式傳輸給相關供應商，然后由供應商直接在已收到的詢價單上填寫價格信息后反饋回買方。但有時候，供應商在收到買方的詢價單據后，可以也會使用己方的銷售報價單單據格式反饋價格信息。甚至供應商即使在

42、沒有收到買方的正式的詢價單時，也可能直接使用己方的銷售報價單向乙方提供價格信息。實際工作中，詢價單和報價單只是一個事物的兩種表現(xiàn)形式，取決于從買方還是賣方的角度來看。操作：路徑：采購詢價和報價單報價“詢價”：如果該報價單是間接從某些詢價單通過系統(tǒng)轉換生成而來的，則相應詢價單的編號會顯示在這里，如果是直接手工錄入生成報價單，也可以手工關聯(lián)當前供應商的系統(tǒng)已存在詢價單。“狀態(tài)”字段的可選值處理中、有效、已關閉。只有報價單“有效”時才被相關的采購單據所引用?！耙髮徟边x項如果選定，如果沒有使用“審批”功能按鈕改變報價單上的“批準”標記為“選定”，則該報價單行仍不能被有關采購單據所引用，實際等于“尚

43、未有效”，盡管“狀態(tài)”可能為“有效”。點擊“審批”按鈕報價單一般要通過“審批”以控制其“可用性”，但工作流審批方式存在只能針對題頭全單審批。只有在報價單的狀態(tài)為有效的情況下，才可以使用報價單的審批功能，否則，報價單的“審批”按鈕呈 灰色顯示。若報價單題頭的“要求審批”被選定，則必需經過“審批”，該報價單才能被采購訂單所引用。操作5.2報價分析操作路徑：采購詢價和報價單報價分析報價單的審批方式有兩種，一是在報價單題頭或報價行，使用審批按鈕功能；二是在“報價分析”窗口，使用相關審批功能。如上圖所示，右下角“審批全部報價單”。如下圖所示：六、采購6.1標準采購訂單概念通?？梢詣?chuàng)建標準采購訂單以便于采

44、購各種一次性物料。在明確所要求物料或服務的詳細資料（如估計成本、數(shù)量、交貨計劃和會計分配）之后，可以為物料或服務創(chuàng)建標準采購訂單。如果使用保留會計，則在必需信息已知的情況下，可以為采購訂單保留資金。操作：路徑：采購采購訂單采購訂單標準采購訂單可以直接手工錄入。如下圖所示，大數(shù)數(shù)據都需要手工錄入。下面將介紹從請購單自動創(chuàng)建標準采購訂單。首先查看已經創(chuàng)建的“請購單”。點擊“自動創(chuàng)建”按鈕，由請購單自動生成標準采購訂單。單據類型有標準采購訂單、計劃采購訂單、一攬子發(fā)放、詢價、招標、來源補充詢價。這里選擇標準采購訂單。點擊“創(chuàng)建”按鈕，系統(tǒng)開始創(chuàng)建標準采購訂單。點擊“發(fā)運”按鈕?！鞍l(fā)運”頁簽：對于每個

45、訂單行，可以為之輸入多個發(fā)運行，但所有發(fā)運行數(shù)量之和必須等于采購訂單行數(shù)量。“其它”頁簽：“接收關閉允差、發(fā)票結算允差、匹配審批層、發(fā)票匹配選項”均默認自系統(tǒng)相關設置，可以手工修改?！敖邮諘r應計”標記默認自“采購選項”相關設置，對于庫存采購，總是被選定且不能修改；對于“費用采購”，如果采購選項設置是“接收時應計”，則可以修改標記為“期末應計”，如果采購選項是“期末應計”，則不能修改至“接收時應計”。這一頁基本上是默認前面的設置。用于控制物料的接收日期允差，接收量允差以及是否允許替代接收，是否強制收貨點等。完成后點擊“審批”，審批后可以看到采購訂單的狀態(tài)變?yōu)椤芭鷾省薄Ｈ缓髲摹安少徲唵螀R總”進入查

46、看。6.2計劃采購訂單概念在實際采購業(yè)務中，企業(yè)可能需要存在一種雖然已經給出發(fā)運行的“需求日期”，但該需要日期僅作供應商參考，供應商需按買方的具體通知才能發(fā)貨，且其它內部與標準采購訂單完全相同的采購訂單。它與標準采購訂單相比區(qū)別僅在于訂單行或發(fā)運行“需要日期”等定，它實際可以看著是由標準采購訂單轉化而來。實際工作中即使使用SPO，要求供應商推遲或提前發(fā)貨也是可以經常存在的情況，但此時給供應商的發(fā)貨“推遲或提前”通知，只能在系統(tǒng)之外進行，并且可能由于標準采購訂單接收日期允差設置的限制，買方需要頻繁修改標準采購訂單的需要日期。這種方式不僅操作過程不規(guī)范，容易產生管理疏漏，耏至于買賣雙方都會帶來諸多

47、管理不便。在將標準采購訂單變換成計劃采購訂單后，實際發(fā)貨通知則可以通過系統(tǒng)的計劃采購訂單發(fā)放來進行。操作：路徑：采購自動創(chuàng)建首先查看已經創(chuàng)建的“請購單”。請購單號為0013。訂單活動選擇“創(chuàng)建”，單據類型選擇“計劃采購訂單”。點擊“自動”按鈕，生成計劃采購訂單，訂單號為00013。剩余操作同標準采購訂單.6.3合同采購訂單概念實際采購工作中，可能存在一種在一個確定的時間范圍內，無法與供應商確定具體的擬采購物料，但需要與供應商協(xié)商一個擬采購總金額，以便供應商根據采購總金額，給出相關價格政策的采購管理方式。例如低值易耗品、辦公文具的采購，由于品類繁多且經常變化，價格隨行就市，精確管理的成本很高，幫

48、有時也采取買方向賣方承諾一個總采購金額，專訪根據給買方一個價目表折扣，具體的價目表可由賣方管理的采購管理方式。操作：路徑：采購采購訂單采購訂單合同采購協(xié)議的題頭有“議定金額”，如果留空，則表示無限制。“已發(fā)放”金額最初為0。它表示所有與該合同采購協(xié)議的標準采購訂單或發(fā)放行的累計已采購金額之和。做完以上幾步后，點擊審批按鈕，完成對合同采購協(xié)議的審核。在條款中，可以為該合同采購協(xié)議規(guī)定適用的“有效期”范圍，“限制”字段表示關聯(lián)此合同采購訂單的已累計采購金額的最高值。它只能大于議定金額（體現(xiàn)買方的內部管理控制），不能小于議定金額（否則就違反了與供應商的協(xié)議）。當標準采購訂單或發(fā)放行關聯(lián)的合同采購協(xié)議

49、執(zhí)行采購導致出現(xiàn)超出最高限額時，可保存但不能提交審批，此時必須切斷與該合同采購協(xié)議的關聯(lián)。新建一標準采購訂單00015.在參考文檔中選擇剛才建立的合同采購協(xié)議單據00014。點擊“審批”后，返回合同采購協(xié)議，可以看到標準采購訂單上的合計價格3000元轉入到合同采購協(xié)議的單據上，“已發(fā)放”字段表示所有與該合同采購協(xié)議的標準采購訂單或發(fā)放行的累計已采購金額之和。如下圖所示：6.4一攬子采購協(xié)議概念一攬子采購協(xié)議雖然也是采購訂單類型的一種，但其本質上并不具有一般采購訂單的可執(zhí)行的功能，即它不能直接用于采購接收，它只能用于為“可接收”的標準采購訂單提供價格信息來源，或者需要通過“發(fā)放”功能來生成可接收

50、的采購執(zhí)行單據。操作：路徑：采購采購訂單采購訂單手工創(chuàng)建一攬子采購協(xié)議時，其創(chuàng)建方法與標準采購訂單基本相似。使用“幣種、條款”為題頭層完成相關設置；使用“價格分段”按鈕為訂單行完成分段價格設置。與SPO不同的是，它不包括“發(fā)運信息”，但是它包括體現(xiàn)某種采購業(yè)務管理要求或與供應商真實簽訂的“協(xié)議”信息。題頭的“擬定金額”表示與供應商之間確定的協(xié)議總金額，系統(tǒng)并不以題頭“議定金額”作為一攬子采購協(xié)議采購限制總金額。題頭層的“已發(fā)放”金額累計所有采購發(fā)放金額之和，它可以大于“議定金額”?！白钚“l(fā)放額”表示使用“發(fā)放”執(zhí)行采購時，與供應商議定的該行物料的每次最小發(fā)放金額?！鞍l(fā)放數(shù)量”表示使用“發(fā)放”方

51、式已累計的采購數(shù)量?！鞍l(fā)放金額”表示使用“發(fā)放”方式已經累計的采購金額。議定數(shù)量表示與供應商協(xié)議確定的該行物料的最大訂購數(shù)量；“議定金額”表示與供應商協(xié)議確定的該行物料最大訂購金額。系統(tǒng)不會根據議定數(shù)量與行價格累計議定金額，也不會以行的“議定數(shù)量”與“議定金額”限制行的發(fā)放，因為實際“發(fā)放”行價格與數(shù)量均可更改；“到期日”表示與供應商協(xié)議確定的該行物料最后可訂單日期。20一攬子采購“參考價格”顯示與標準采購訂單基本相同，另外有兩個專用字段“允許改寫價格”如果被選定，表示一攬子采購協(xié)議被“發(fā)放”時，發(fā)放行上的價格可以改寫。“價格限制”字段表示可以改寫的最大價格，如果留空，表示沒有限制。使用表單界

52、面工具菜單“通知控制”功能，可以為一攬子采購協(xié)議建立到期和發(fā)放控制通知條件。如上通知控制包括，“到期”表示距該一攬子的有效期末的提前天數(shù)時發(fā)送通知；“已發(fā)放金額”表示當累計發(fā)放額到達議定金額的規(guī)定百分比或某具體值時發(fā)送通知；“未發(fā)放額”表示當剩余未發(fā)放額達到規(guī)定議定金額的規(guī)定百分比或某具體值時發(fā)送通知。6.5自動創(chuàng)建概念自動創(chuàng)建是從申請行直接生成相應的單據類型，可以避免手工創(chuàng)建單據的麻煩。采用自動創(chuàng)建方式可以創(chuàng)建以下幾個類型的單據：標準采購訂單、計劃采購訂單、一攬子發(fā)放、詢價、招標、來源補充詢價。操作：路徑：采購采購訂單自動創(chuàng)建首先選擇已經創(chuàng)建好的請購單0012。將活動改為“創(chuàng)建”，將單據類型

53、選擇為想要創(chuàng)建的單據類型，然后點擊“自動”按鈕。來源：有默認的，有第一個申請行。如果本位幣與發(fā)票的幣種一致，那就使用默認，如果不一致，則選擇第一個申請行，它會自動調整為與外幣一致的幣種。點擊創(chuàng)建“按鈕”，會出現(xiàn)如下采購訂單錄入界面。如下圖所示po。版本與原先自動創(chuàng)建時所輸入的一樣，但是不能修改的（為灰色）。其余內容根據需要再做修改。同樣，錄入分配行信息。如下圖所示。6.6采購發(fā)放概念標準采購訂單SPO：欲采購的物料、價格、數(shù)量、時間、供應商均確定的一次性物品或服務采購。比如輪胎制造商采購緊俏天然膠。一攬子采購協(xié)議BPA：欲采購的物料、供應商均確定、價格可能確定的采購協(xié)議，協(xié)議本身是個有效“合作

54、合同”，實際采購時須通過“發(fā)放”以確定采購的數(shù)量、時間。比如汽車制造商向輪胎供應商的采購。協(xié)議可以是全局的跨OU。合同采購協(xié)議CPA：僅采購總金額、供應商確定的采購協(xié)議，協(xié)議本身是個“合作意向”，不能直接進行采購接收，實際采購時需下引用該合同的標準采購訂單。比如超市向各供應商的采購。合同可以是全局的跨OU。計劃采購合同PPO：欲采購的物料、價格、數(shù)量、時間、供應商均確定，但不急于下標準采購訂單，而是先做好長期“計劃”，實際采購時須通過“發(fā)放”完成。操作路徑：采購超級用戶采購訂單發(fā)放輸入相關信息，點擊分配，再點擊“審批“則狀態(tài)變?yōu)椤芭鷾省捌?、審批與安全控制7.1職務、職位彈性域設置設置步驟1：定

55、義職務彈性域。在打開的如下圖所示的對話框中，單擊工具欄上的“查找”按鈕，在出現(xiàn)的“查找鍵彈性域”對話框中找到“人力資源管理系統(tǒng) Job Flexfidld”，然后單擊下面的“確定”按鈕。路徑：采購管理職責-設置-彈性域-鍵-段 截圖：步驟2：在出現(xiàn)的如下圖所示的對話框中單擊工具欄上的“新建”按鈕，此時會插入新的一行，在此行中輸入彈性域結構的代碼、標題、說明等信息，然后單擊“段”按鈕，定義此彈性域結構的段。 截圖：步驟3：在打開的如下圖所示的對話框中定義段，并為每個段定義一個值集。截圖：步驟4：為值集添加值。在打開的如下圖所示的對話框中在“查找數(shù)據依據”標簽下選中“值集”，在名稱中輸入值集名稱，

56、然后單擊“查找”按鈕，路徑：采購管理職責-設置-彈性域-鍵-值截圖：步驟5：在打開的如下圖所示的對話框中單擊“值：有效”標簽，然后填入值并在相應的之后面選中“啟用”標簽。步驟6：定義職位彈性域。重復以上五個步驟，為職位定義彈性域結構，但在第一步驟中應該在出現(xiàn)的“查找鍵彈性域”對話框中找到“人力資源管理系統(tǒng) position Flexfidld”。7.2職務、職位設置設置步驟1：建立HR組織。在打開的如下圖所示的對話框中單擊“新建”按鈕，用于新建HR組織。 路徑：采購管理職責-設置-組織-組織 截圖：步驟2：在如下圖所示的對話框中輸入組織名稱、有效日期、地點等信息，在“組織分類”標簽中選擇“HR

57、”組織并保證選中后面的“啟用”選項。保存以上工作。截圖：點擊“其它”按鈕，將所新建的職位彈性域、職務彈性域等輸入業(yè)務組信息。步驟3：定義職務。在打開的如下圖所示的對話框中單擊“新建”按鈕。路徑：采購管理職責-設置-人員-職務截圖：步驟4：在如下圖所示的對話框中輸入職務組名稱、職務名稱、有效日期等信息，保存以上工作。截圖：步驟5：重復以上步驟，建立另外兩個職務。如下兩圖所示：截圖：設置（職位）路徑：采購管理職責-設置-人員-職位步驟1：在打開的如下圖所示的對話框中輸入有效日期、職位名稱、組織、職務等相關信息，然后單擊“保存”按鈕即可。截圖：步驟2：重復步驟1的工作，在另外建立兩個職位，如下圖所示

58、：截圖：7.3人員設置、人員分配職務和職位設置路徑：采購管理職責-設置-人員-員工步驟1：在打開的如下圖所示的對話框中輸入姓氏或名字、性別、任職日期等相關信息，然后單擊“其他”按鈕，進行職務和職位的分配。截圖：步驟2：在如下圖所示的對話框中單擊“分配”標簽，輸入分配編號、職務、職位、組織或主管等信息。保存以上工作。截圖：步驟3：重復步驟1的工作，建立第二個員工并為其分配職務和職位。截圖：步驟4：重復步驟1的工作，建立第三個新員工并為其分配職務和職位。截圖：7.4審批職位層次設置路徑：采購管理職責-設置-人員-職位層次結構 步驟1：在如下圖所示的對話框中輸入職位層次結構的姓名，起始日期等信息。

59、截圖： 步驟2：在“職位”標簽下選擇職位01的直接下屬02，然后單擊其后面的“向下”按鈕，此時職位02出現(xiàn)在上面職位名稱中，再在下屬標簽中輸入職位02的下屬職位03，如下圖所示，保存以上工作。 截圖：7.5安全性結構概念：安全性層次結構允許我們控制有權訪問特定單據的人員。安全性層次結構不能代替審批層次結構，它們是完全不同的兩種結構。對安全性層次結構所做的更改不會影響審批層次結構，反之亦然。 如果要指定任何單據類型的安全等級，必須首先定義有權訪問單據的所有職位，以求通過這種方式控制對單據的訪問。即使是使用職務將單據提交審批，也必須在啟用此安全級別之前定義職位。設置路徑：采購管理職責-設置-采購-

60、單據類型 步驟1：在打開的如下圖所示的界面中選擇“安全級別”，若選擇“層次結構”則表明只有單據責任人和高于所定義采購安全性層次結構的責任人的用戶才可以訪問這些單據，其中安全性層次結構也就是步驟23所定義的審批職位層次；若選擇“專用”則表明只有單據責任人可以訪問這些單據；若選擇“公用”則表明所有用戶均可以訪問這些單據；若選擇“采購”則表明只有定義為采購員的單據責任人和用戶才可以訪問這些單據。 截圖：7.6安全性控制概念設置 路徑：采購管理職責-設置-采購-單據類型 步驟1：在打開的如下圖所示的界面中選擇“訪問級別”，若選擇“完全”則表明用戶可以查看、修改、取消和最終關閉單據；若選擇“修改”則表明