XX藥業(yè)有限公司檔案管理制度

1、XX藥業(yè)有限公司檔案管理制度一、總則：1.為加強(qiáng)本公司檔案管理工作，特制定本制度。2.歸檔的文件材料必須按年度立卷，本公司各部門在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。3.公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。結(jié)案后及時(shí)交行政中心專（兼）職文書人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。二、細(xì)則1.文件材料的收集管理1.1堅(jiān)持部門收集、行政中心統(tǒng)一管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專（兼）職文書人員，負(fù)責(zé)收集本部門的有價(jià)值文件材料，交至行政中心指定專（兼）職文書人員歸檔，

2、行政中心做好電子存檔體現(xiàn)在公司檔案簽收歸檔明細(xì)表（附表一）。1.2.凡本公司印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由總裁辦統(tǒng)一收集再交至行政中心管理。1.3一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門收集并交至行政中心歸檔。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸檔。1.4公司工作人員在外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)核報(bào)旅費(fèi)時(shí)，必須將會(huì)議的主要文件資料向行政中心辦理歸檔手續(xù)，行政總監(jiān)簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部才給予核報(bào)差旅、會(huì)務(wù)費(fèi)。1.5本公司召開的會(huì)議，由會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向行政中心辦理歸檔手續(xù)。

3、2.各部門專（兼）職文書的職責(zé)2.1了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集本部門的有價(jià)值文件材料。行政中心專（兼）職文書需管理好本部門文件材料及各部門送來的文件材料。2.2認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸檔，并建立電子檔案。2.3承辦人員借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。3.歸檔范圍3.1重要的會(huì)議材料：包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。3.2上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的通知、決定、決議、指示、條例、規(guī)定、計(jì)劃、規(guī)劃等文件材料。3.3本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往

4、的文書。本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。3.4本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作計(jì)劃、規(guī)劃、策劃、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。3.5信訪工作材料。3.6本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。3.7通過參展、商務(wù)談判及其它管道獲取的樣品、畫冊(cè)、影像等行業(yè)信息。3.8本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。3.9本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。4.平時(shí)歸檔4.1行政中心要建立健全平時(shí)歸檔制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統(tǒng)一保管。4.2各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)

5、務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸檔使用的“案卷類目”，交至行政中心后行政中心專（兼）職文書標(biāo)注應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，并編上條款號(hào)。4.3公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交行政中心專（兼）職文書歸檔。4.4專（兼）職文書人員應(yīng)及時(shí)將已歸檔的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明，并同步電子歸檔，以方便今后查找利用。5.案卷質(zhì)量要求5.1為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部門兼職檔案員配合，行政中心文書負(fù)責(zé)組卷、編目。5.2案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，

6、區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。5.3歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。5.4在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、影印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。5.5不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5.6卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同

7、情形進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定搞在后；其他文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。5.7卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角，背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。5.8永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。5.9有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。5.10案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。5.11案卷的裝訂：裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破