u××實(shí)業(yè)有限公司內(nèi)部溝通制度

1、寶信實(shí)業(yè)有限公司管理制度標(biāo)題內(nèi)部溝通制度文件編號(hào)BSGL0011版 次A/1發(fā)行日期2004年3月1日頁 碼共5頁 第 PAGE 14頁一、總則則1、制定定目的1.1建建立公司司內(nèi)部正正常、順順暢的溝溝通管道道并形成成制度。2、適用用范圍2.1公公司內(nèi)部部涉及到到文件溝溝通、會(huì)會(huì)議溝通通及其他他形式溝溝通時(shí)均均適用。3、管理理權(quán)責(zé)3.1總總經(jīng)理室室權(quán)責(zé)3.1.1總經(jīng)經(jīng)理召開開的會(huì)議議、公司司例會(huì)、臨時(shí)性性會(huì)議的的通知、召集，會(huì)會(huì)議資料料的準(zhǔn)備備,會(huì)議記記錄，會(huì)會(huì)議決議議追蹤及及呈報(bào)；3.1.2總經(jīng)經(jīng)理信箱箱（傳統(tǒng)統(tǒng)信箱以以及電子子信箱）的的管理，定定期收、呈；3.1.3企業(yè)業(yè)制度、正式文文件的

2、頒頒布、發(fā)發(fā)行；3.1.4公司司決議事事項(xiàng)和總總經(jīng)理指指令的通通知、傳傳達(dá)；3.1.5有關(guān)關(guān)事務(wù)的的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、催辦。3.2各各部門主主管權(quán)責(zé)責(zé)3.2.1出席席要求參參加的會(huì)會(huì)議、執(zhí)執(zhí)行會(huì)議議決議；3.2.2根據(jù)據(jù)會(huì)議要要求、上上級(jí)指示示或工作作需要，向向所屬部部門、員員工傳達(dá)達(dá)會(huì)議決決議及公公司的政政策、規(guī)規(guī)章、要要求等；3.2.3定期或或不定期期向總經(jīng)經(jīng)理或分分管副總總作述職職匯報(bào)，及及相關(guān)業(yè)業(yè)務(wù)狀況況的呈報(bào)報(bào)；3.2.4部門門會(huì)議的的通知、召集、會(huì)議資資料的準(zhǔn)準(zhǔn)備、會(huì)會(huì)議決議議追蹤及及呈報(bào)；3.2.5有關(guān)關(guān)事務(wù)的的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、催辦。二、內(nèi)容容4、規(guī)定定 4.1總總則公司組織織內(nèi)部的的正常

3、溝溝通管道道有如下下三種形形式：4.1.1正式式的文件件(含文書書)溝通4.1.2會(huì)議議溝通(例行會(huì)會(huì)議、臨臨時(shí)性會(huì)會(huì)議)4.1.3非正正式場(chǎng)合合、形式式的溝通通(總經(jīng)理理信箱、個(gè)別交交談等)4.2文文件(含文書書)溝通4.2.1規(guī)章章、制度度類文件件A、規(guī)定定各種規(guī)規(guī)章制度度及作業(yè)業(yè)程序、作業(yè)規(guī)規(guī)范、操操作標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)并經(jīng)相相關(guān)權(quán)責(zé)責(zé)主管審審核、批批準(zhǔn)的正正式文件件，有專專一主題題、格式式化、適適用期長(zhǎng)長(zhǎng)，一般般不針對(duì)對(duì)具體個(gè)個(gè)人、具具體時(shí)間間，并在在相應(yīng)范范圍內(nèi)必必須遵循循的基礎(chǔ)礎(chǔ)性制度度；B、公司司制訂的的制度規(guī)規(guī)章，由由（總）經(jīng)經(jīng)理室頒頒布、發(fā)發(fā)放。4.2.2聯(lián)絡(luò)絡(luò)、通知知類文書書A、進(jìn)行行

4、各種具具體事務(wù)務(wù)聯(lián)絡(luò)、通知、交辦、指令、呈報(bào)等等文書。一般適適用期較較短，針針對(duì)性較較具體，適適用期過過后，多多數(shù)無保保存價(jià)值值或存檔檔年限短短。另外外，有些些臨時(shí)性性或試行行性制度度也可采采用此類類形式。B、各部部門之間間、公司司內(nèi)部之之間具體體事務(wù)聯(lián)聯(lián)絡(luò)、協(xié)協(xié)調(diào)、知知會(huì)等事事宜辦理理都可用用聯(lián)絡(luò)絡(luò)單形形式體現(xiàn)現(xiàn)、傳遞遞。C、上級(jí)級(jí)主管、上級(jí)部部門的事事項(xiàng)通知知、指令令的傳達(dá)達(dá)、發(fā)布布,也都可可用聯(lián)聯(lián)絡(luò)單形形式體現(xiàn)現(xiàn)。4.2.3簽（呈呈）、報(bào)報(bào)告、報(bào)報(bào)表類文文書A、下級(jí)級(jí)呈報(bào)上上級(jí)，下下屬部門門呈報(bào)直直接主管管部門、主管部部門向公公司或總總經(jīng)理的的述職報(bào)報(bào)告，專專項(xiàng)工作作匯報(bào)、簽呈及及各項(xiàng)業(yè)

5、業(yè)務(wù)報(bào)表表等，分分為定期期及不定定期的呈呈遞；B、須定定期呈報(bào)報(bào)有：生產(chǎn)計(jì)劃劃報(bào)表、生產(chǎn)月月報(bào)表、品質(zhì)分分析報(bào)表表、毛利利預(yù)算表表、財(cái)務(wù)務(wù)收支預(yù)預(yù)算、采采購(gòu)資金金計(jì)劃表表等；業(yè)務(wù)部的的業(yè)務(wù)報(bào)報(bào)表、銷銷售及費(fèi)費(fèi)用月計(jì)計(jì)劃表及及相關(guān)分分析報(bào)告告等；財(cái)務(wù)部的的財(cái)務(wù)報(bào)報(bào)表、財(cái)財(cái)務(wù)分析析報(bào)告、責(zé)任單單位成本本績(jī)效報(bào)報(bào)告；下級(jí)主管管對(duì)上級(jí)級(jí)主管的的述職報(bào)報(bào)告、工工作報(bào)告告。C、不定定期呈報(bào)報(bào)專項(xiàng)工作作報(bào)告；具體事項(xiàng)項(xiàng)呈報(bào)核核準(zhǔn)的簽簽（呈）。4.2.4會(huì)議議記錄類類文書A、各類類會(huì)議由由主持人人指定人人員做會(huì)會(huì)議記錄錄，（副副）總經(jīng)經(jīng)理主持持召集的的會(huì)議原原則上由由（總）經(jīng)經(jīng)理室負(fù)負(fù)責(zé)會(huì)會(huì)議記錄錄；B、對(duì)會(huì)

6、會(huì)議決議議涉及具具體工作作安排，須須確認(rèn)追追蹤結(jié)果果，由會(huì)會(huì)議記錄錄者形成成決議議事項(xiàng)追追蹤表，經(jīng)經(jīng)主持人人指定專專人進(jìn)行行追蹤、確認(rèn)。（副）總總經(jīng)理主主持會(huì)議議的決議議事項(xiàng)的的追蹤、確認(rèn)除除非總經(jīng)經(jīng)理另行行指定，原原則上由由（總）經(jīng)經(jīng)理室負(fù)負(fù)責(zé)；C、對(duì)會(huì)會(huì)議決議議涉及一一般事項(xiàng)項(xiàng)的規(guī)定定須傳達(dá)達(dá)、通知知、知會(huì)會(huì)的，由由會(huì)議記記錄者形形成聯(lián)聯(lián)絡(luò)單，經(jīng)經(jīng)主持人人簽名確確認(rèn)后，發(fā)發(fā)放相關(guān)關(guān)單位人人員；D、重要要會(huì)議的的會(huì)議議記錄，經(jīng)經(jīng)主持人人簽名確確認(rèn)后，由由會(huì)議記記錄者復(fù)復(fù)印分發(fā)發(fā)或傳閱閱與會(huì)人人員或相相關(guān)人員員。4.2.5文件件溝通途途徑說明明A、審批批、發(fā)布布公司性制制度由（總總）經(jīng)理理室組

7、織織制訂，經(jīng)經(jīng)相關(guān)權(quán)權(quán)責(zé)主管管審核，總總經(jīng)理批批準(zhǔn)后，頒頒布、發(fā)發(fā)放；各單位部部門內(nèi)部部制度由由部門在在不與公公司制度度相抵觸觸的前提提下提出出或組織織制訂，經(jīng)經(jīng)部門經(jīng)經(jīng)（副）理理審核，總總經(jīng)理批批準(zhǔn)后，頒頒布、發(fā)發(fā)放；報(bào)批前前須送（總總）經(jīng)理理室會(huì)審審，確認(rèn)認(rèn)同公司司相關(guān)制制度無矛矛盾、抵抵觸。發(fā)出的“聯(lián)絡(luò)單單”須經(jīng)發(fā)發(fā)出部門門（單位位）主管管簽章確確認(rèn)并抄抄送（復(fù)復(fù)?。┥仙隙?jí)主主管，須須回復(fù)者者須經(jīng)受受文部門門（單位位）主管管簽章確確認(rèn)，并并抄送（復(fù)復(fù)?。┢淦渖隙?jí)級(jí)主管；對(duì)會(huì)議記記錄類的的文書按按本制度度4.22.4.條款執(zhí)執(zhí)行；對(duì)須張榜榜公布的的公告、任命、通知等等文書發(fā)發(fā)布前：由（

8、總）經(jīng)經(jīng)理室負(fù)負(fù)責(zé)審稿稿，必要要時(shí)，上上呈總經(jīng)經(jīng)理審閱閱(核)方可；所有簽（呈呈）報(bào)告告、報(bào)表表均需層層呈至上上二級(jí)主主管。B、發(fā)放放記錄 a.對(duì)傳閱閱的文件件、文書書，由發(fā)發(fā)放部門門要求傳傳閱對(duì)象象在傳傳閱記錄錄表簽簽章記錄錄；b.對(duì)正正式發(fā)放放文件，由由發(fā)放部部門要求求收件者者在文文件分發(fā)發(fā)記錄表表上簽簽收登錄錄；c.對(duì)聯(lián)聯(lián)絡(luò)單、決議議事項(xiàng)追追蹤表等等的文書書，必要要時(shí)，發(fā)發(fā)出部門門可要求求收文者者在文文件分發(fā)發(fā)記錄表表簽收收登錄，收收文者不不得拒簽簽，拒簽簽者予以以記過處處分。C、傳遞遞規(guī)定a. 文文件傳遞遞采用專專門的文文件夾傳傳遞，文文件夾外外除有“部門門專用”字樣外外，用不不同顏色

9、色色標(biāo)區(qū)區(qū)分文件件性質(zhì)；b. “急件”使用紅紅色色標(biāo)標(biāo)，“密件”使用白白色色標(biāo)標(biāo)，一般般性呈閱閱文件使使用黃色色色標(biāo)，部部門間傳傳遞文件件或部門門內(nèi)傳閱閱文件采采用綠色色色標(biāo)；c. 收收文者在在接收來來文后需需在規(guī)定定的時(shí)間間內(nèi)著手手處理文文件中的的相關(guān)事事宜，其其中“急件”時(shí)限為為1小時(shí)時(shí)，其他他文件為為4小時(shí)時(shí)；D、文件件存檔由由（總）經(jīng)經(jīng)理室負(fù)負(fù)責(zé)，所所有頒布布、發(fā)放放的文件件必須存存檔一份份。4.3會(huì)會(huì)議溝通通4.3.1會(huì)議議類別A例行行性會(huì)議議； BB臨時(shí)時(shí)性會(huì)議議。4.3.2例行行性會(huì)議議NO單位會(huì)議名稱稱周期會(huì)議目的的時(shí)間地點(diǎn)主持人參加人員員01總公司月度經(jīng)營(yíng)營(yíng)會(huì)議月檢討總結(jié)結(jié)上

10、月經(jīng)經(jīng)營(yíng)、管管理狀況況，分析析績(jī)效指指標(biāo)完成成情況設(shè)定下月月經(jīng)營(yíng)、管理重重點(diǎn)，擬擬出工作作計(jì)劃與與重大決決議公司重大大經(jīng)營(yíng)、管理決決策討論論或發(fā)布布每月第一一個(gè)星期二晚晚7：000佳誠(chéng)公司司大會(huì)議議室總經(jīng)理總經(jīng)理直直屬各公公司、各各部門主主管以及及董事長(zhǎng)長(zhǎng)、總經(jīng)經(jīng)理指定定人員02總公司月度干部部會(huì)議月每月第一一個(gè)星期五晚晚7：000佳誠(chéng)公司司大會(huì)議議室總經(jīng)理各科（室室）主管管或其職職務(wù)代理理人，以以及總經(jīng)經(jīng)理指定定參加人人員03資金部財(cái)務(wù)會(huì)議議周總結(jié)、分分析總公公司及各各公司財(cái)財(cái)務(wù)狀況況每周六總公司四四樓會(huì)議議室董事長(zhǎng)資金部及及各公司司會(huì)計(jì)人人員04寶誠(chéng)公司司早會(huì)周宣傳、頒頒布有關(guān)關(guān)事項(xiàng)每周一

11、早早上8:30寶誠(chéng)公司司辦公室室副總經(jīng)理理寶誠(chéng)公司司全體員員工05寶誠(chéng)公司司業(yè)務(wù)會(huì)議議周總結(jié)上周周經(jīng)營(yíng)狀狀況及本本周工作作計(jì)劃每周一早早上寶誠(chéng)公司司辦公室室副總經(jīng)理理寶誠(chéng)公司司全體員員工06弘通公司司早會(huì)周工作安排排每周一、周三、周五早早上8:00弘通公司司會(huì)議室室進(jìn)出口部部主管進(jìn)出口部部全體員員工07弘通公司司檢討會(huì)周業(yè)務(wù)與財(cái)財(cái)務(wù)溝通通檢討每周六弘通公司司會(huì)議室室副總經(jīng)理理進(jìn)出口部部/財(cái)務(wù)務(wù)室主管管08佳誠(chéng)公司司早會(huì)周總結(jié)上周周工作，明明確改善善方向，提提出建議議 周一早上上7:30佳誠(chéng)公司司辦公室室門前各部門主主管輪流流佳誠(chéng)公司司全體員員工09佳誠(chéng)公司司產(chǎn)銷協(xié)調(diào)調(diào)會(huì)議周增強(qiáng)部門門之間信信息

12、溝通通，提升升配合度度周一下午午4：000佳誠(chéng)公司司大會(huì)議議室業(yè)務(wù)部主主管助理科長(zhǎng)長(zhǎng)（含）以以上及總總經(jīng)理指指定人員員10佳誠(chéng)公司司客服經(jīng)營(yíng)營(yíng)檢討會(huì)會(huì)月相互交流流，檢討討和改善善客戶服服務(wù)指定時(shí)間間佳誠(chéng)公司司大會(huì)議議室業(yè)務(wù)部主主管指定人員員4.3.3臨時(shí)時(shí)性會(huì)議議由總經(jīng)經(jīng)理或相相關(guān)權(quán)責(zé)責(zé)主管依依需要時(shí)時(shí)動(dòng)議召召集4.3.4會(huì)議議管理A、例行行性會(huì)議議如有變變更原則則上應(yīng)提提前半個(gè)個(gè)工作日日通知，如如無變更更則不另另行通知知；B、臨時(shí)時(shí)性會(huì)議議原則上上應(yīng)至少少提前11小時(shí)通通知參加加人員；C、會(huì)議議參加者者必須準(zhǔn)準(zhǔn)時(shí)出席席并簽到到，因故故無法到到會(huì)者,事先須須向主持持人請(qǐng)假假并取得得許可，或或派

13、代理理人出席席(代理人人應(yīng)向主主持人報(bào)報(bào)備)，遲到到、早退退者須向向主持人人報(bào)備,取得諒諒解及同同意；D、會(huì)議議應(yīng)事先先明確主主題，與與會(huì)人員員應(yīng)依據(jù)據(jù)本職工工作做好好各種準(zhǔn)準(zhǔn)備(包括資資料、數(shù)數(shù)據(jù))；E、主持持人應(yīng)控控制會(huì)議議時(shí)程，盡盡量在規(guī)規(guī)定的時(shí)時(shí)間內(nèi)結(jié)結(jié)束會(huì)議議；F、會(huì)議議決議的的落實(shí)實(shí)實(shí)施情況況，應(yīng)作作為下次次會(huì)議議議題之一一；G、會(huì)議議記錄按按本制度度4.22.4條條款執(zhí)行行。4.4非非正規(guī)場(chǎng)場(chǎng)合、形形式的溝溝通4.4.1由（總總）經(jīng)理理室設(shè)置置總經(jīng)理理信箱，并并負(fù)責(zé)定定期的收收集、呈呈遞總經(jīng)經(jīng)理；4.4.2除工工作接觸觸外，各各級(jí)主管管應(yīng)定期期或不定定期與下下屬進(jìn)行行交談溝溝通，

14、以以增進(jìn)彼彼此了解解，掌握握各層次次人員的的動(dòng)態(tài)信信息，幫幫助決策策層把握握方向，適適當(dāng)準(zhǔn)確確地制定定相關(guān)政政策，原原則上：A、總經(jīng)經(jīng)理、部部門經(jīng)（副副）理等等直接部部屬每個(gè)個(gè)月應(yīng)有有一次交交談溝通通，總經(jīng)經(jīng)理同下下二級(jí)部部屬，每每季度應(yīng)應(yīng)有一次次交談溝溝通；B、經(jīng)（副副）理同同直接部部屬每周周應(yīng)有一一次交談?wù)?、溝通通，同其其他部屬屬每月?yīng)應(yīng)有一次次交談、溝通。5、參考考資料5.1人人事管理理制度6、附件件6.1內(nèi)內(nèi)部聯(lián)絡(luò)絡(luò)函6.2簽簽呈6.3會(huì)會(huì)議記錄錄6.4工工作事項(xiàng)項(xiàng)追蹤表表6.5傳傳閱記錄錄表6.6文文件分發(fā)發(fā)回收記記錄表東 莞 寶 信信內(nèi) 部 聯(lián) 絡(luò)絡(luò) 函聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)項(xiàng)：受文者CC知會(huì)會(huì)單位發(fā)文者核示核發(fā) 跨部門門 部門內(nèi)內(nèi) 全公司司 單位位核準(zhǔn)：_ 主管管_生效日期期奉效準(zhǔn)日日生效年 月月 日日簽 呈呈上級(jí)主管意見簽名/日日期：會(huì) 議議 記記