某集團公司應(yīng)付賬款管理制度

1、某集團公司應(yīng)付賬款管理制度(機密)1. 總則 1.1 為規(guī)范公司的應(yīng)付賬款管理,保證應(yīng)付賬款的安全,特制定本辦法。 1.2 應(yīng)付賬款風(fēng)險控制實行從“源頭控制、過程監(jiān)控、責(zé)任到位”的原則,業(yè) 務(wù)發(fā)起人為風(fēng)險控制的第一責(zé)任人。1.3 本制度適用于“深圳XXXX集團有限公司”和“深圳市XXXX有限公 司”,以及在深圳總部注冊和進行賬務(wù)處理的XX集團下屬全資、控股二 級公司(以下統(tǒng)稱“公司”)。 1.4 其他二級公司結(jié)合自身情況,參照本制度編制相應(yīng)的“應(yīng)付賬款管理制 度”。 2. 應(yīng)付賬款核算 2.1 應(yīng)付賬款定義 應(yīng)付帳款是指企業(yè)因購買材料、商品和接受勞務(wù)供應(yīng)等業(yè)務(wù)活動,應(yīng)支付 給供貨單位的賬款,它

2、是由于取得商品或接受勞務(wù)與支付價款,在時間上 不一致而產(chǎn)生的債務(wù)。 2.2 應(yīng)付賬款確認與計量 2.2.1 應(yīng)付賬款入賬時間的確定,應(yīng)以所購買物資的所有權(quán)轉(zhuǎn)移或接受勞務(wù)已發(fā) 生為標志。在實際商品購銷活動中,可以區(qū)別以下兩種情況分別進行處理: a. 在物資和發(fā)票賬單同時到達的情況下,物資驗收入庫后,按發(fā)票賬單登 記入賬。b. 在物資已驗收入庫,但發(fā)票尚未收到,應(yīng)當在月末按照所購物資和應(yīng)付 債務(wù)估計入賬,待下月初再作相反的會計分錄予以沖回。2.2.2 應(yīng)付賬款一般按應(yīng)付金額入賬,而不按到期應(yīng)付金額的現(xiàn)值入賬。在實際 商品購銷活動中,需注意以下兩種情況:a. 如果購入的資產(chǎn)在形成一筆應(yīng)付賬款時是帶有

3、現(xiàn)金折扣的,應(yīng)付賬款入 賬金額按發(fā)票上記載的應(yīng)付金額的總值(即不扣除折扣)確定,現(xiàn)金折 扣實際獲得時,沖減財務(wù)費用。1/4 b. 由于債權(quán)單位撤銷或其他原因而無法支付的應(yīng)付賬款,直接轉(zhuǎn)入營業(yè)外 收入。 2.3 應(yīng)付賬款的核算范圍 因購買材料、物資和接受勞務(wù)供應(yīng)等業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生的應(yīng)付款項,需在“應(yīng) 付賬款”中核算;凡不是因購買材料、物資和接受勞務(wù)供應(yīng)等業(yè)務(wù)活動產(chǎn) 生的應(yīng)付款項,不應(yīng)在“應(yīng)付賬款”中核算,可視實際賬務(wù)管理情況,在 其他業(yè)務(wù)中的“其他應(yīng)付款”或“其他應(yīng)收款”中核算。為簡化會計核算, 將“預(yù)付賬款”并入“應(yīng)付賬款”中核算,“應(yīng)付賬款”如果在借方有余 額則表示“預(yù)付賬款”。 3. 應(yīng)付賬款

4、業(yè)務(wù)管理 3.1 主要部門職責(zé) 3.1.1 貿(mào)易中心 負責(zé)簽訂采購合同,確保每一筆貿(mào)易的準確性、真實性和完整性,并全 程跟進、達成其“貨款、貨物、貨權(quán)單據(jù)、發(fā)票”等合同事項,按“合 同的約定、相關(guān)法律法規(guī)條款及內(nèi)部相關(guān)管理約定”辦理。 建立健全貿(mào)易風(fēng)險控制體系,將貿(mào)易風(fēng)險控制在公司可控范圍之內(nèi),減 少貿(mào)易業(yè)務(wù)的資金占用成本。 申請采購合同對應(yīng)的貨款、點價保證金或合同內(nèi)其他保證金款項的支付, 建立采購合同項下相關(guān)應(yīng)付款項的管理帳務(wù),為貨款或保證金的安全性 負責(zé)。 每月定期與供應(yīng)商、財務(wù)中心核對“貨款、貨物、貨權(quán)單據(jù)、發(fā)票”等 合同事項,確保三方“賬實相符、賬賬相符”。 建立健全相關(guān)貿(mào)易檔案管理及

5、臺帳管理制度,及時對采購合同進行備案, 確保采購合同涉及的全部信息有據(jù)可查,保證帳務(wù)的有序性、完整性和 規(guī)范性。每月定期處理業(yè)務(wù)臺帳上的未達事項(合同涉及的,但又未完 成的事項),直至其按照“合同約定、相關(guān)法律法規(guī)條款及內(nèi)部相關(guān)管理 約定”辦理結(jié)束為止。 3.1.2 財務(wù)中心a. 審核、支付采購合同貨款及對應(yīng)的保證金,同步建立或完善業(yè)務(wù)臺帳信 2/4 息。 及時反饋付款信息,及時將付款業(yè)務(wù)進行賬務(wù)處理。 審核、簽收、保管采購合同對應(yīng)的發(fā)票,及時對進項稅票進行認證抵扣, 同步進行賬務(wù)處理及完善業(yè)務(wù)臺帳的發(fā)票信息。建立健全相關(guān)貿(mào)易檔案管理及臺帳管理制度,及時對每一筆采購合同進 行備案,確保每一筆采

6、購合同涉及的全部信息有據(jù)可查,保證帳務(wù)的有 序性、完整性和規(guī)范性。每月定期處理業(yè)務(wù)臺帳上的未達事項(合同涉 及的,但又未完成的事項),直至其按照“合同約定、相關(guān)法律法規(guī)條款 及內(nèi)部相關(guān)管理約定”辦理結(jié)束為止。 “監(jiān)控、反饋、控制”貿(mào)易主要風(fēng)險,將貿(mào)易風(fēng)險控制在公司可控范圍 之內(nèi),每月定期與供應(yīng)商、貿(mào)易中心核對“貨款、貨物、物權(quán)單據(jù)、發(fā) 票”等合同事項,確保三方“賬實相符、賬賬相符”,同步與供應(yīng)商之 間形成書面的應(yīng)付賬款確認函。 定期對“應(yīng)付賬款”進行賬齡分析,異常信息做到“及時反饋、跟蹤處 理”。 3.2 管理要求 3.2.1 采購合同 貿(mào)易部與供應(yīng)商簽訂采購合同后,及時將采購合同在財務(wù)中心“

7、應(yīng)付崗位 人員”處備案一份,貿(mào)易中心和財務(wù)中心及時完善采購合同歸檔及業(yè)務(wù)臺 帳錄入工作。 3.2.2 貨款、點價保證金或合同內(nèi)其他保證金的支付 在款項到期時,貿(mào)易部依據(jù)“采購合同及其他有力證據(jù)”確定付款具體 金額,填寫付款申請表走審批流程。財務(wù)中心出納在見到審核完畢的付款申請表后,視資金情況及時付款。 付款完畢后,將付款信息及時反饋至相關(guān)人員。3.2.3 賬務(wù)處理 出納及時將付款單據(jù)傳至?xí)嬋藛T處,會計人員及時進行賬務(wù)處理。3.2.4 發(fā)貨通知、反饋及物權(quán)單據(jù) a. 在滿足采購合同的發(fā)貨條件后,貿(mào)易中心準時通知發(fā)貨單位按合同約定 發(fā)貨。 3/4 b. 發(fā)貨單位在完成發(fā)貨作業(yè)后,貿(mào)易中心需追蹤其

8、及時將發(fā)貨的物權(quán)單據(jù) 原件(特殊情況下不能取得原件時,可用復(fù)印件代替)快遞(或掃描發(fā) 郵件,或傳真)至貿(mào)易中心操作人員。在發(fā)貨完成后,貿(mào)易中心需及時 將物權(quán)單據(jù)收集齊全,并將其原件(特殊情況下不能取得原件時,可用 復(fù)印件代替)交于財務(wù)中心應(yīng)付崗位人員處。 3.2.5 發(fā)票管理 在履行完畢采購合同相關(guān)事項后,貿(mào)易中心及時從供應(yīng)商處取得貨物發(fā) 票,并及時將發(fā)票交于財務(wù)中心。貨物發(fā)票經(jīng)財務(wù)中心審核通過并簽收后,財務(wù)中心擔(dān)負發(fā)票保管責(zé)任; 若有未通過審核的發(fā)票,財務(wù)中心將發(fā)票及時退回貿(mào)易中心,貿(mào)易中心 及時將發(fā)票退回供貨單位,并重新取得發(fā)票。稅務(wù)人員及時將審核通過的貨物發(fā)票完成認證、抵扣工作。 3.2.6 應(yīng)付賬款對賬 每個月結(jié)束后(特殊情況在對應(yīng)交易完成后),財務(wù)中心應(yīng)付崗位人員需與 貿(mào)易中心操作人員、供應(yīng)商財務(wù)人員(或供應(yīng)商銷售人員)進行應(yīng)付賬款 對賬工作。經(jīng)核對無誤的應(yīng)付賬款信息,需與供應(yīng)商之間形成書面的應(yīng)付 賬款確認函,以便明確購、銷雙方間的債務(wù)與債權(quán)關(guān)系。 3.2.7 合同未盡事項處理 對于未及時履行的“付款、發(fā)貨、貨權(quán)單據(jù)移交、發(fā)票”等主要合同事項, 貿(mào)易中心和財務(wù)中心需每月定期按“業(yè)務(wù)臺帳”體現(xiàn)的未達事項進行跟進 處理,直至其按照“合同約定、相關(guān)法律法規(guī)條款