檔案的管理包括收集、整理、鑒定、編目、上架、保管、統(tǒng)計、利用

1、PAGE PAGE 10檔案管理理培訓(xùn)資資料一、檔案案的收集集1收集集和移交交。我們原來來根據(jù)檔檔案局的的要求，要要求各單單位實行行部門立立卷、部部門整理理制度。也就是是各部門門整理好好了再移移交綜合合檔案室室?，F(xiàn)在在看來不不太現(xiàn)實實，因此此，我們們現(xiàn)在的的要求是是各部門門要清楚楚自己部部門那些些材料應(yīng)應(yīng)當歸檔檔，及時時上交檔檔案室。各處室室哪些材材料應(yīng)當當歸檔，檔檔案管理理員應(yīng)當當進行指指導(dǎo)。今今天，我我們發(fā)了了一份歸歸檔不歸歸檔范圍圍和保管管限期表表，大大家回去去后分處處室列好好表，交交給每一一個處室室負責人人，要求求他們及及時移交交檔案素素材，移移交時應(yīng)應(yīng)逐條對對照，不不得遺漏漏。并填填

2、寫好檔檔案交接接文據(jù)（附附目錄），作作好登記記。2文件件的處理理我們學校校單位比比較小，一一般沒有有專門的的文件收收發(fā)部門門，通常常是由校校長和各各處室主主任分散散保管，比比較容易易遺失。我們現(xiàn)現(xiàn)在的要要求是，文文件原件件由領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)簽閱后后交檔案案室保管管，復(fù)印印一份復(fù)復(fù)印件按按文件流流轉(zhuǎn)程序序傳閱。3現(xiàn)在在教育局局有一部部分文件通通知是不不發(fā)紙質(zhì)質(zhì)文件的的，如果果其中有有關(guān)你學學校的，也也是要歸歸檔的。因此，要要求檔案案員也要要時常瀏瀏覽教育育網(wǎng)，查查看電子子文件。二、檔案案的整理理鑒定編目目上架1檔案案期限的的鑒定劃劃分（見見檔案保保管期限限表）（逐逐條討論論）2文書書檔案的的整理21文文書

3、檔案案按卷整整理211分類類根據(jù)分分類排列列編號規(guī)規(guī)則把把歸檔的的素材分分成黨群群、政務(wù)務(wù)、教學學三類。接著，根根據(jù)保保管期限限表把把每類分分成三小小類：永永久、長長期、短短期。文書檔案黨群類政務(wù)類教學類黨群永久黨群長期黨群短期政務(wù)永久政務(wù)長期政務(wù)短期教學永久教學長期教學短期212組卷卷213排序序。組成成一卷的的文件材材料按其其生成時時間先后后和內(nèi)容容關(guān)聯(lián)排排序。214給每每一卷卷卷內(nèi)的文文件材料料在右上上角寫上上（或用用數(shù)字章章、號碼碼機印上上）頁碼碼。215填寫寫卷內(nèi)目目錄（附附1：文文書檔案案卷內(nèi)目目錄樣表表）卷內(nèi)目錄錄放在卷卷首，內(nèi)內(nèi)容有：順序號：卷內(nèi)文文件依其其排列先先后填寫寫順序

4、號號，每卷卷均從11開始。文號：填填寫文件件制發(fā)機機關(guān)的發(fā)發(fā)文字號號。如果果沒有則則不填責任者：填寫生生成文件件的單位位或部門門。必須須要填題名：照照實抄錄錄日期：生生成文件件材料的的日期頁號：填填寫每份份文件材材料的首首頁號，最最后一份份文件填填寫起止止頁號。備注：留留空，以以備文件件材料發(fā)發(fā)生變化化時作說說明用。216填寫寫備考表表（附22：文書書檔案卷卷內(nèi)備考考表樣表表）卷內(nèi)備考考表放在在卷末，內(nèi)內(nèi)容有卷內(nèi)情況況說明：通常留留空，以以備卷內(nèi)內(nèi)文件發(fā)發(fā)生變化化時說明明用。立卷人：由立卷卷人簽名名。（通通常是檔檔案員簽簽名）檢查人：由案卷卷質(zhì)量審審核者簽簽名。（通通常填檔檔案分管管領(lǐng)導(dǎo)檢檢查

5、、簽簽名）立卷時間間：填寫寫完成立立卷的日日期217裝訂訂：應(yīng)先去除除金屬物物，寬大大的紙頁頁要折疊疊，裝訂訂線外有有文字的的要加邊邊，破損損的要修修補，文文件的底底邊和左左側(cè)敦齊齊，左邊邊三點一一線，線線繩裝訂訂。218案卷卷題名的的擬寫：案卷題名名應(yīng)包括括責任者者、問題題、文種種（名稱稱）三部部分。格式為：（責任任者，誰誰、什么么單位）關(guān)關(guān)于（什什么問題題）的（文文種名稱稱，如通通知、報報告、批批復(fù)、名名冊、制制度、辦辦法、意意見等）例：*學學校關(guān)于于黨組織織的名冊、會議記記錄、介介紹信等等誰，什么單位什么問題文件材料的名稱，不要超過三個，如不止三個，可加“等”字題名應(yīng)力力求能夠夠反映卷卷

6、內(nèi)文件件材料的的內(nèi)容。219案卷卷封面的的填寫（見見附3）2110編編號：編號要根根據(jù)檔檔案分類類排列編編號規(guī)則則進行行。文書黨群群類目錄錄號為11文書黨群群類檔案案的排列列為先按按年度排排列，在在每一年年度內(nèi)先先排永久久，再排排長期。短期檔檔案另架架排列。一個大大流水號號就是文文書檔案案類所有有的黨群群類檔案案的案卷卷號為一一個流水水號。假設(shè)該學學校文書書類黨群群檔案最最早為119800年， 19880文書書類黨群群檔案永永久2卷卷，長期期10卷卷，短期期3卷，那那么該學學校19980年年黨群類類永久檔檔案目錄錄號為11，案卷卷號1和和2，119800年黨群群類長期期檔案目目錄號為為1，案案

7、卷號33至122。19981年年黨群類類檔案目目錄號為為1，案案卷號從從13開開始。如如下表：黨群類目錄號1119800年黨群群永久22卷19800年黨群群長期110卷19811年黨群群永久44卷案卷號12312213116政務(wù)類檔檔案的排排列也是是如此，只只是目錄錄號為22教學類檔檔案的排排列也是是如此，只只是目錄錄號為332111排列上上架。22按按件整理理（如果按按件整理理，則必必須使用用計算機機管理）221 整整理一件件（1）確確定怎樣樣算一件件。一般以每每份文件件為一件件，特殊殊情況如如下：文件正本本與不同同稿本為為一件，正正文與附附件為一一件，原原件與復(fù)復(fù)制件為為一件，轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)文與與

8、被轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)文為一一件，報報表、名名冊、圖圖冊等一一冊為一一件，來來文與復(fù)復(fù)文（如如報告與與批示、請示與與批復(fù)、函與復(fù)復(fù)函等）為為一件。（2）超超大紙張張折疊（3）去去除金屬屬物（4）裝裝訂15頁以以上的檔檔案用“三孔一一線”裝訂，115頁以以內(nèi)的檔檔案采用用縫紉機機軋邊、軋角或或者用包包角材料料包角。包角方法法：首先先把每一一頁左上上角的正正反兩面面刷上少少許漿糊糊，粘上上，再用用包角材材料包上上。以不不掉紙、不能抽抽出紙張張為準。左上角、右上角角的定義義如圖：左上角左上角右上角右上角縱向文檔檔： 橫向文文檔：如果一件件材料中中既有縱縱向，又又有橫向向的，以以第一頁頁為準。（5）填填寫包角角或歸

9、檔檔章等項項目：如果用包包角方式式裝訂，通通常包角角材料已已印制了了這些項項目，如如下圖室編件號館編件號期限全宗號年度機構(gòu)問題其中“全全宗號”沒有就就不填，“機構(gòu)問題”不填，“室編件號”等每一件都整理好，并按分類排列編號規(guī)則排列后再填，“館編件號”不填。如果用“三孔一一線”或采用用縫紉機機裝訂，則則應(yīng)在文文件首頁頁上部中中間空白白處蓋上上歸檔章章，并填填寫各項項目，如如下圖：（全宗號號）（年度）（室編件件號）（機構(gòu)問問題）（保管期期限）（館編件件號）填寫方法法與包角角相同。222 編編號件號編制制：按件件整理的的檔案為為永久一一個系列列，每年年一個流流水號；長期一一個系列列，每年年一個流流水號

10、；短期一一個系列列，每年年一個流流水號。上架排排列也分分三個系系列進行行排列。假設(shè)該學學校從220000年起按按件整理理，20000年年永久檔檔案中黨黨群200件，政政務(wù)300件，教教學800件，220011年永久久檔案中中黨群225件，政政務(wù)355件，教教學1000件。那那么20000年年永久檔檔案黨群群類的件件號為11至200，政務(wù)務(wù)類為221至550，教教學類為為51至至1300。20001年年永久檔檔案黨群群類件號號為1至至25，政政務(wù)類為為26至至60，教教學類為為61至至1600。如如下表：永久檔案案20000年黨群群永久220件20000年政務(wù)務(wù)永久330件20000年教學學永久

11、880件20011年黨群群永久225件號120021550511130125526長期和短短期也是是如此。223編制制目錄（用用計算機機管理可可以打印?。w檔文件件目錄樣樣表（見見附4）224填寫寫備考表表按件整理理備考表表樣表（見見附5）225裝盒盒、填寫寫盒脊盒面只須須印上全全宗名稱稱章即可可，盒脊脊項目有有全宗號號、年度度、保管管期限、機構(gòu)問問題、起起止件號號、盒號號。全宗宗號沒有有的不填填，機構(gòu)構(gòu)問題不不填，起起止件號號填在“室”那一欄欄里，“館”那一欄欄不填，盒盒號為排排列上架架后檔案案盒的流流水號，每每種期限限一個大大流水號號。226排列列上架3會計計檔案整整理會計檔案案由主辦辦會

12、計整整理好后后，交檔檔案室保保管。需需要注意意的一點點是責任任者必須須填單位位。會計檔案案上架時時，報表表帳冊為為一個系系列，目目錄號為為4，憑憑證為一一個系列列，不給給目錄號號，要分分架排列列。4、科技技檔案整整理41基基建檔案案整理基建檔案案按卷整整理，按按照工程程進行組組卷，不不同工程程必須分分開組卷卷。同一一工程的的文書材材料與圖圖紙必須須分開組組卷。拿到一項項工程的的檔案材材料，首首先把工工程文書書與基建建圖紙分分開。對對于工程程文書就就像文書書檔案那那樣進行行整理組組卷，卷卷內(nèi)材料料按時間間順序進進行排列列，編寫寫頁碼，填填寫卷內(nèi)內(nèi)目錄和和卷內(nèi)備備考表后后裝盒。對于基基建圖紙紙，首

13、先先要對其其進行手手風琴式式折疊、排序、編寫頁頁碼，再再填寫卷卷內(nèi)目錄錄和卷內(nèi)內(nèi)備考表表后裝盒盒。（附附6：科科技檔案案卷內(nèi)目目錄樣表表和科技技檔案卷卷內(nèi)備考考表樣表表）42設(shè)設(shè)備檔案案整理設(shè)備檔案案按卷整整理，按按照設(shè)備備進行組組卷，不不同設(shè)備備必須分分開組卷卷。卷內(nèi)材料料按形成成時間進進行排列列，編寫寫頁碼，填填寫卷內(nèi)內(nèi)目錄和和卷內(nèi)備備考表后后裝盒。43排排列編號號5照片片檔案整整理（演演示）照片檔案案按卷整整理，每每一次活活動的照照片為一一卷。每次活動動照片可可能會很很多，選選擇有代代表性的的照片歸歸檔組卷卷，如全全景照片片、領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)講話及及有代表表性的場場景等。把照片按按拍攝時時間排序序

14、，用切切角插入入的方式式把照片片固定在在照片檔檔案芯頁頁上。第一頁上上部寫一一段1000到2200字字的該組組照片的的簡要說說明，注注明參見見號、拍拍攝者、拍攝日日期，下下部插入入一張照照片，注注明照片片號（該該照片在在該組照照片中的的序號，第第一張為為1）和和底片號號（如為為數(shù)碼相相機拍攝攝，沒有有底片，則則應(yīng)刻盤盤保存原原始的電電子照片片），并并用一句句話對該該照片簡簡要說明明，照片片中主要要人物應(yīng)應(yīng)加括號號注明位位置（如如：左一一、右二二等）。第二頁起起，每頁頁插兩張張照片，每每張照片片注明照照片號和和底片號號，并用用一句話話對該照照片簡要要說明，照照片中主主要人物物應(yīng)加括括號注明明位置

15、。加照片檔檔案卷內(nèi)內(nèi)目錄和和備考表表裝訂成成卷。卷卷皮用案案卷內(nèi)封封面和封封底題名擬寫寫：*學學校關(guān)于于*的照片片把案卷按按年度時時間排列列后編制制案卷號號。裝盒（用用按卷整整理的檔檔案盒），填填寫卷盒盒（卷盒盒的填寫寫與文書書檔案案案卷一樣樣，其中中案卷號號填該盒盒內(nèi)的起起止案卷卷號）后后按年度度順序上上架。電子照片片刻成光光盤，編編入光盤盤錄像帶帶序列。6光盤盤錄像帶帶檔案整整理每一次活活動的錄錄像光盤盤為一卷卷，裝卷卷盒。題題名擬寫寫如下：*學校關(guān)關(guān)于*的錄錄像（電電子照片片）7實物物檔案整整理逐件編號號，編制制目錄8編制制目錄81按按卷整理理檔案的的目錄編編制按卷整理理的文書書檔案需需

16、編制兩兩種目錄錄：案卷卷目錄和和全引目目錄811案卷卷目錄案卷目錄錄是以案案卷為單單位，依依據(jù)檔案案整理順順序編制制的檢索索工具。其目錄錄表包括括案卷號號、案卷卷標題、年度、卷內(nèi)文文件頁數(shù)數(shù)、保管管期限、備注等等。81111案卷目目錄樣表表（見附附7）會計案卷卷目錄也也可采用用會計保保管清冊冊81122案卷目目錄的排排列：每個目錄錄號一本本目錄或或數(shù)本目目錄，不不同目錄錄號的案案卷目錄錄不可放放在同一一本案卷卷目錄內(nèi)內(nèi)。上架架排列時時按目錄錄號的先先后順序序排列。案卷目錄錄在目錄錄櫥中的的排列如如圖（圖圖1）：812全引引目錄的的編制全引目錄錄又稱卷卷內(nèi)文件件目錄匯匯集，或或案卷文文件目錄錄。

17、它將將一全宗宗內(nèi)的案案卷目錄錄和卷內(nèi)內(nèi)文件目目錄匯編編成冊，兼兼有案卷卷目錄和和卷內(nèi)文文件目錄錄的功能能。編制全引引目錄，首首先列出出卷號、案卷標標題、起起止日期期、頁數(shù)數(shù)，然后后在下面面列出卷卷內(nèi)文件件的目錄錄。一般般只需把把案卷目目錄和卷卷內(nèi)文件件目錄依依次打印印，或復(fù)復(fù)印剪貼貼后裝訂訂成冊即即可。全引目錄錄樣表（見見附8）全引目錄錄的排列列與案卷卷目錄類類似，如如圖（圖圖2）： （圖圖1） （圖圖2）82按按件整理理檔案的的目錄編編制按件整理理檔案的的目錄叫叫做歸檔檔文件目目錄。1、歸檔檔文件目目錄樣表表（見附附4）2、歸檔檔文件目目錄的裝裝訂排列列：每種期限限每一年年裝訂一一本。（每每

18、本目錄錄的封面面見附99）每種期限限的目錄錄裝一個個盒子或或數(shù)個盒盒子， 如圖（略略）（圖3）三、保管管統(tǒng)計，編制全宗卷全宗卷是是檔案室室在管理理本單位位全宗過過程中形形成的，能能夠說明明本單位位全宗歷歷史情況況的有關(guān)關(guān)文件材材料組成成的專門門案卷。1卷內(nèi)內(nèi)文件材材料逐件件加封面面、封底底、編件件號，裝裝訂后裝裝入卷盒盒。封面面著錄全全宗號、件號、全宗名名稱、文文件題名名、時間間、責任任者。（見見附100全宗卷卷內(nèi)封面面樣表）2卷盒盒面、脊脊印“全宗卷卷”三字，并并分別著著錄全宗宗號、全全宗名稱稱和編制制日期。（見附附11全全宗卷盒盒）其中中“全宗號號”處填寫寫“全宗號號卷號”3全宗宗卷排列列

19、：共9卷，排排列按順順序是：1、全全宗指南南（全宗宗介紹）22、大事事記3、檔案收收集4、檔案整整理5、檔案鑒鑒定6、檔案保保管7、檔案統(tǒng)統(tǒng)計8、檔案利利用9、現(xiàn)代化化管理（不不用計算算機管理理的可以以沒有）4卷內(nèi)內(nèi)內(nèi)容及及編號： （逐逐條討論論）（盒號）大大項件號內(nèi)容1全宗指指南11全宗指南南（全宗宗介紹）2大事記記21大事記（每每年1件件）3檔案收收集311歸檔不歸歸檔范圍圍321檔案交接接文據(jù)附附目錄331檔案工作作組織網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)4檔案整整理411檔案分類類方案、排列編編號規(guī)則則421整理工作作小結(jié)（每每年1件件，內(nèi)容容為檔案案整理的的方法、過程；本年度度檔案數(shù)數(shù)量，包包括各種種期限的的數(shù)量，各各類別的的數(shù)量；本年度度檔案的的主要成成分。）5檔案鑒鑒定511檔案保管管期限表表521鑒定小組組成員名名單（鑒鑒定小組組成員調(diào)調(diào)整才需需增加）531鑒定分析析報告、銷毀檔檔案的請請示與批批復(fù)及銷銷毀清冊冊（如果果沒有進進行過鑒鑒