大學公文處理實施細則

1、大學公文處理實施細則第一章總則第一條為進一步規(guī)范管理，提升學校管理水平和工作效率，使 學校公文處理規(guī)范化、制度化、科學化，依據XXXX,結合我校實際 狀況，特制定本實施細則。第二條，學校公文是學校黨政在管理學校過程中形成的具有法定 效力和規(guī)范體式的文書，是依法治校和進行學校公務活動的重要工具。第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理立卷、歸檔等一 系列互相關聯(lián)、銜接有序的工作。第四條公文處理要保持實事求是、精簡高效的原則，做到及時、 準確、安全。文秘人員必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關 規(guī)定，嚴守秘密。第五條校屬各部門、各單位要高度重視公文處理工作。各單位、 各部門辦公室要配備專職或兼

2、職文秘人員負責公文處理工作。文秘人 員應當忠于職守，掌握有關專業(yè)知識和操作技能。第六條本細則適用于校屬各部門、各單位的公文處理工作。第二章公文種類第七條適用于學校的公文種類主要有：一決定。適用于學校黨政對重要事項或重大行動做出安排， 獎懲有關單位及人員，變更或撤銷校屬部門不適當?shù)臎Q定事項。二決議。適用于學校發(fā)布經會議討論通過并要求落實執(zhí)行的重要決策事項。三公告。適用于向外宣布學校重大事項。四通告。適用于公布校內外各有關方面應當遵守或者周知的 事項。五通知。適用于批轉校屬各部門公文，轉發(fā)上級單位和不相 隸屬機關的公文，傳達要求校屬部門辦理的事項，必須要全校周知或者 執(zhí)行的事項，任免人員等。六通報

3、。適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或狀況。七報告。適用于學校向上級單位匯報工作，反映狀況，答復 上級機關的詢問。八請示。適用于學校向上級單位請求指示、批準。九批復。適用于學校答復校屬部門、單位的請示事項。十看法。適用于學校黨政對重要問題提出見解和處理辦法。十一函。適用于學校和不相隸屬單位之間商治工作、詢問和 答復問題，請求批準和答復審批事項。十二會議紀要。適用于記載、傳達會議狀況和議定事項。十三議案。適用于黨代會、教代會代表向會議提請審議的事 項。第三章公文格式第八條公文一般由發(fā)文部門標識、文件編號、簽發(fā)人、標題、 主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、 抄送單位

4、、印發(fā)部門、印發(fā)份數(shù)和印發(fā)日期等組成。一發(fā)文標識必須使用學校全稱或規(guī)范化簡稱。學校發(fā)文標識 由辦公室統(tǒng)一印制，主要有；“中共XX大學委員會文件紅字版頭，適用于學校黨委發(fā)文；“XX大學文件紅字版頭，適用于學校行政發(fā)文；“XX大學紅字版頭函件紙，適用于學校向不相隸屬單位發(fā)函 或其他比較重要但非正式上報材料；“中共XX大學委員會、XX大學文件紅字版頭，適用于學校 黨委和行政聯(lián)合發(fā)文；“XX大學辦公室文件紅字版頭，適用于以學校辦公室名義發(fā) 文。二文件編號。格式為單位代號十年號十順序號，例如XXXX。依據學校實際，我校黨政發(fā)文文件編號洛式主要有：XX黨發(fā)【xxxxjxx號：適用于學校黨委發(fā)文；XX黨任【

5、XXXXJXX號：適用于學校黨委任免干部；XX黨紀字【XXXXJXX號;適用于以學校黨委名義下發(fā)的 會議紀要；XX發(fā)【XXXXJXX號：適用于學校行政發(fā)文；XX政任【XXXXJXX號；適用于學校行政干部任免；XX政紀字【XXXXJXX號：適用于以學校行政名義下發(fā) 的會議紀要；XX聘字【XXXXJXX號：適用于學校干部聘任、職稱聘 任等的發(fā)文。XX紀發(fā)【XXXXJXX號;適用于學校紀委下發(fā)文件；XX辦發(fā)【XXXXJXX號：適用于學校辦公室面向全校的 發(fā)文。三標題。應當準確、簡要地概括公文的主要內容并標明公文 種類。四主送單位。指公文的主要受理單位，應當使用全稱或規(guī)范 化簡稱、統(tǒng)稱。五正文。公文主

6、體，表達公文主要內容，要言簡意賅。六附件說明。公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。七成文日期。應寫明年、月、日并用漢字書寫。成文日期以 負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)部門負責人的簽發(fā)日期 為準。八印章。學校公文應加蓋公章。九附注。必須要說明的其他事項，要在公文中加括號標注。請 示公文必須在附注中標明聯(lián)系人姓名和聯(lián)系 。十附件。正文的補充說明，或有關重要參照資料。附件應與 正文一起裝訂發(fā)送。十一主題詞。公文一般要標注主題詞。可選用24個基本 詞匯，每個詞目之間間隔一字距。學校對外公文的主題詞由辦公室秘 書填寫。十二抄送單位。指除主送單位外必須要執(zhí)行或知曉公文的其 他單位。應當使用全稱

7、或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。第九條 學校公文用紙一般采納國際標準A4 型210mmX297mm,左側裝訂。張貼的公文用紙大小，依據實際必須要確定。第四章行文規(guī)則第十條行文應當確有必要，注重效用。第十一條行文關系依據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越 級請示和報告。第十二條“請示應當一文一事，“報告不得夾帶請示事項。第十三條以學校名義發(fā)出的公文首頁一律使用辦公室統(tǒng)一印制 的發(fā)文標識紙，第二頁開始用國際標準A4型打印紙。第十四條發(fā)文應該注意權限。為規(guī)范學校發(fā)文工作，對全校各 單位、各部門發(fā)文權限規(guī)定如下：一除學校辦公室外，學校下屬各部門、學院部不得以學 校名義面向全校發(fā)文，更不得向校外發(fā)文。二校辦產業(yè)實

8、體、后勤集團總公司、附中可依據工作必須要， 自行向下屬部門發(fā)文；工會、團委、同學會等群眾組織可按規(guī)定格式 向其下屬組織發(fā)文;校屬各二級辦學單位可按規(guī)定格式，以院部 名義自行印制紅頭文件紙，對院部內部正式發(fā)文。第五章發(fā)文辦理第十五條 發(fā)文辦理指以中共XX大學委員會、XX大學、XX大學 辦公室名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、用印、 登記、分發(fā)等程序。第十六條草擬公文應當做到：一符合法律、法規(guī)及學校有關規(guī)定。依據行文目的、發(fā)文部 門的職權與主送單位的行文關系等選擇適當?shù)奈姆N。二公文要做到反映狀況屬實、觀點明確；文字表述規(guī)范、簡 潔;文章結構清楚、嚴謹。三人名、地名、數(shù)字、引文準確，要

9、使用國家法定計量單位。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、 慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字 外，應當使用阿拉伯數(shù)字。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文 含義。日期應當寫明具體的年、月、日。正文內使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際 組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯 名。四結構層次序數(shù)，第一層為“一、，第二層為一，第 三層為“1. ，第四層為“1。第十七條依據學校實際，發(fā)文辦理過程執(zhí)行以下具體規(guī)定；一草擬：以學校黨委、行政名義向校內外發(fā)文，由主辦部門 工作人員負責起草初稿，并填寫“中

10、共XX大學委員會發(fā)文單或“XX 大學發(fā)文單，部門負責人核稿并在發(fā)文單相應位置簽字;文件內容如 涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商， 并請有關部門負責人在“會稿位置簽字；之后送辦公室辦理編制文 號等事宜。二審核為確保學校公文的嚴正性，發(fā)文主辦部門負責人應對發(fā)文內容 認真審核，確保文件內容符合國家法律和學校政策的要求。文件一旦 發(fā)出，責任由主辦部門承當。為確保學校發(fā)文的統(tǒng)一性，發(fā)文主辦部門草擬的文稿送校領導 簽發(fā)前，應由學校辦公室進行審核。審核的重點是：是否確必須行文， 行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求，公文 格式是否符合本辦法的規(guī)定等。校領導在辦公

11、室審核簽名后予以簽發(fā)。三簽發(fā)：以學校黨委名義制發(fā)的上行文，由黨委書記簽發(fā)； 以學校名義制發(fā)的上行文，由校長簽發(fā)；以學校黨委、學校行政或學 校辦公室名義制發(fā)的下行文或平行文，由黨委書記、校長、分管校領 導或學校辦公室主任簽發(fā)。四打印與校對校領導簽發(fā)后，主辦部門將文稿送辦公室文印室按規(guī)范的公文格 式打印，打印后主辦部門擬稿人負責校對。重要公文執(zhí)行“二校制度，即；擬稿人校對后，在發(fā)文稿校對 欄簽名，交文印室修改;文印室修改后，由主辦部門負責人復校，并 在發(fā)文稿校對欄簽名，執(zhí)行文責自負。公文正式印制前，由學校辦公室進行復核，重點是復核簽發(fā)手續(xù) 是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經復核必

12、須要 對文稿進行實質性修改的，應按程序復審，然后再正式印刷。為落實厲行節(jié)約原則和無紙化辦公要求，除滿足存檔和主辦部門、 主送單位部門所必須外，所有下行文原則上不印發(fā)紙質文件，由辦 公室負責從學校校園網OA系統(tǒng)發(fā)布。校屬各單位、各部門直接 從校園網查閱。五蓋章、發(fā)文與歸檔文印室打印公文并完成裝訂后，主辦部門工作人員到學校辦公室 蓋章、發(fā)送，并留4份給學校辦公室歸檔。學校辦公室負責將文件 上網。六公文的行文、會簽、核稿、簽發(fā)、校對一律要求使用黑色 碳素筆，行文內容必須手抄在發(fā)文單下半部分，必須要附頁的文件內容 可以打印。第六章收文辦理第十八條收文辦理指對收到公文的辦理過程，分上級來文收辦 和校內上

13、行文件收辦兩種，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承 辦、催辦等程序。第十九條依據學校實際，收文辦理過程執(zhí)行以下具體規(guī)定：一上級來文的辦理：學校辦公室收到上級機關的下發(fā)公文后，由工作人員負責登記 編號并附收文處理單，交主管文秘的副主任提出擬辦看法；然后送有 關校領導傳閱批示，再依據領導批示，將文件復印給承辦部門處理并 存檔，原件由學校辦公室存檔。如遇必須急辦的公文，學校辦公室請示 校領導后先行復印送承辦部門處理，原件留校領導傳閱。承辦部門收到上級交辦的公文后，應按照校領導批示看法及時 辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的， 應及時予以說明。對不屬于本部門職權范圍或者不宜

14、由本部門辦理的， 應當及時退回學校辦公室并說明理由。公文辦理過程中遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當 主動與有關部門協(xié)商。如有分歧，主辦部門主要負責人要出面協(xié)商。 如仍不能取得一致看法，經部門主要負責人簽署看法，報請學校主管 領導裁定。經校領導批示交有關部門辦理的公文，辦公室要負責催辦。通過各種會議等途徑發(fā)出的公文，收文者應當及時交本單位文 秘人員登記，并及時送交學校辦公室登記、編號，呈校領導閱示后辦 理。二校內各單位、各部門上行文的辦理各院部及其他直屬單位，如有必須要直接向學校請示、報告 的事項，應通過辦公室向學校提交書面報告，也可用上行文格式制定 文件上報。上報文件應通過辦公室簽收登

15、記，提出擬辦看法送有關校 領導批示，不應直接送校領導本人。職能部門收到校領導批示后，應 按照領導要求及時辦理。關于各院部及其他直屬單位上報的事項，屬于職能部門職 權范圍內的具體問題，職能部門應該給予答復;職能部門認為必須校領 導簽署看法，應報送辦公室簽收登記后分送校領導批示。關于上報文件中有具體請示事項的，承辦部門應當簽署明確意 見和日期，簽批人應該簽名，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事 項的，圈閱表示已閱知。第七章公文歸檔第二十條公文辦理完畢后，應依據中華人民共和國檔案法 和其他有關規(guī)定，及時整理立卷、歸檔。個人不得儲存應當歸檔 的公文。第二十一條歸檔范圍內的公文，應依據其互相聯(lián)系、特征和

16、保 存價值等整理立卷。要確保歸檔公文的齊全、完整，能正確反映 學校的主要工作狀況，便于保管和利用。第二十二條 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部門整理立卷、歸 檔，其他部門儲存復制件或其他形式的公文副本。第二十三條本部門負責人兼任其他部門職務，在履行所兼職務 使命過程中形成的公文，由其兼職部門整理立卷、歸檔。第二十四條校屬各部門、各單位的文件包括重要資料的立 卷、歸檔和銷毀必須嚴格按照學校檔案館的要求進行。歸檔范圍內的 公文應當確定保管期限，按照有關規(guī)定定期向檔案館移交。第二十五條擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材 料必須符合存檔要求。第八章公文管理第二十六條學校公文由辦公室機要秘書統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、 歸檔和銷毀。校屬各單位、各部門應確定專人負責公文管理工作。第二十七條 上級機關的秘密公文、密碼電