2022年高職院校檔案信息化問題及解決方案

1、第9頁共9頁2022年高職院校檔案信息化問題及解決方案1前言檔案管理模式正由傳統(tǒng)的手工管理轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合應(yīng)用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的現(xiàn)代化管理。因而，加快高職院校檔案信息化建設(shè)步伐，有效整合利用檔案信息資源，滿足學校、社會對檔案信息資源的利用需求，已成為高職院校檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。2高職院校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵和意義所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和_下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務(wù)，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程1。在全國檔案事業(yè)發(fā)展“_五”規(guī)劃綱要中，檔案信息化建設(shè)被列為“_五”期間檔案事業(yè)發(fā)展八大主要任務(wù)之一。其內(nèi)容主

2、要包括檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息化標準規(guī)范建設(shè)、檔案信息化人才隊伍建設(shè)、檔案信息安全保障體系建設(shè)2。高職院校在教學、科研以及管理等各項活動中都積累了豐富的檔案資料。隨著學校對檔案工作的重視以及檔案內(nèi)涵的不斷豐富，檔案的數(shù)量在急劇增加，使用的頻率也在不斷提高。同時，因計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速普及，各種電子版的檔案也隨之越來越多。長期以來，學校的檔案管理模式多為手工方式，使得檔案管理工作效率低下，服務(wù)質(zhì)量不高，檔案信息化建設(shè)成為當務(wù)之需。3高職院校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀3.1國外研究進展以美國為例，美國檔案管理機構(gòu)非常明顯地劃分為兩種類型：一種類型為聯(lián)

3、邦級的檔案管理機構(gòu)，主要包括國家檔案館及其設(shè)置在各地的分館，構(gòu)成集中統(tǒng)一的管理體制;而另一種類型則為各地_府、院校、企業(yè)、社會_等自行設(shè)立的檔案管理機構(gòu)，它們形成了一種分散的、多元的、無中心的管理體制，彼此之間可以通過協(xié)會來溝通和協(xié)作。美國檔案管理的重要特點是檔案、圖書和資料的一體化管理模式，很多機構(gòu)的檔案管理在職能方面和圖書、資料管理都屬于統(tǒng)一的管理機構(gòu)，也就是圖書館，這在它們的高職院校中也是如此。在naa的牽頭和_下，美國建成了nail(檔案信息導航系統(tǒng))。nail是擁有全國各種檔案館藏信息的聯(lián)網(wǎng)可檢索數(shù)據(jù)庫。實現(xiàn)了全國數(shù)字資源的網(wǎng)上集成化查詢、檢索和利用，成為世界上第一個實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)

4、一體化的國家。除了國家級的大型工程外，還有許多專項工程：塔夫斯大學于_年實施的perseus(珀爾修斯)工程;哥倫_、杜克和密西根大學合作實施的advancedpapyrologyinformationsystem(高級莎草紙信息系統(tǒng))工程等等。3.2國內(nèi)高職院校檔案信息化現(xiàn)狀筆者以_為例，從以下幾個方面來說明高職院校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀。目前大多高職院校檔案室都有足夠的庫房面積，并且都配備有計算機、打印機、復(fù)印機以及掃描儀等電子設(shè)備，部分檔案室配備去濕機、光盤柜、底圖柜、消毒設(shè)備等設(shè)施。大多檔案室配有檔案柜，另有部分檔案室配有檔案密集架。部分檔案室使用了檔案管理軟件，但是錄入數(shù)據(jù)僅限于歸檔文

5、件目錄，未著入全文數(shù)據(jù)庫，尚未開發(fā)與實物三維圖像、數(shù)碼照片、錄音、錄像等關(guān)聯(lián)信息。檔案辦公室電腦多與校園局域網(wǎng)聯(lián)接，但檔案管理系統(tǒng)沒有實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)鏈接，檔案信息大多實行管理員單機查詢。歸檔的電子公文保存方式不規(guī)范，沒有按照檔案分類方案進行，電子文件只存儲在計算機硬盤中。高職院校均設(shè)置綜合檔案室作為檔案管理機構(gòu)，隸屬學院(學校)辦公室、黨委辦公室等部門沒有獨立建制館(室)。_%的學校成立檔案工作委員會，負責領(lǐng)導學校的檔案工作。檔案室均配備1_名及以上專職工作人員，_%的院校在二級_了兼職檔案員。專職檔案員文化程度：本科以下學歷占_%，本科生占_%，研究生占_%;具有檔案學專業(yè)學歷占_%，計算機專業(yè)占

6、_%，其他專業(yè)占_%，年齡在_歲以下占_%，35_歲占_%，_歲以上占_%，且女性居多，占_%。專職檔案管理員中非檔案管理專業(yè)居多，有部分是轉(zhuǎn)崗而來，缺乏扎實的專業(yè)知識技能。另一方面，兼職檔案員變換頻繁，檔案管理專業(yè)的培訓較少，缺乏基本的知識技能。由于高職院校_史相差較大，如蘇州農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學院長達1_年，而蘇州工藝美術(shù)職業(yè)技術(shù)學院建校僅_年，所以館藏檔案數(shù)量差別較大，有的上萬卷，有的只有_多卷。檔案開放度與利用率情況更是差強人意，“以藏為主”、“重藏輕用”的現(xiàn)象十分突出。檔案資源一般只對本校的教職員工和學生開放，對社會開放較少，多數(shù)檔案室只提供檔案檢索目錄，不能提供全文檢索信息和聲像圖片檢索

7、信息。學校少有專門的查檔室、檢索室和視聽室，如需查閱一般在辦公室進行。檔案編研工作缺乏計劃和安排，一般只開展了一些如文件匯編、大事記等，但沒有形成常規(guī)化和程序化，而文獻出版、全宗介紹、檔案專題等編研工作鮮有開展，檔案資源的開放程度以及開發(fā)利用程度較低。4高職院校檔案信息化建設(shè)中的問題分析4.1檔案信息化建設(shè)觀念落后目前部分高職院校領(lǐng)導及教職工，缺乏對學校檔案工作的足夠重視。檔案規(guī)章制度不健全，檔案工作人員不專業(yè)，管理方式比較落后，依然停留在立卷、歸檔、鑒定、保管等環(huán)節(jié)上，認為只要不丟失、不損壞就行，缺乏檔案資源數(shù)字化、信息化管理觀念;認為檔案工作是一項附帶工作，做好做壞無關(guān)緊要，不會對學校產(chǎn)生

8、多大影響;認為檔案信息化建設(shè)與自己毫無關(guān)系，是技術(shù)部門負責的工作。4.2檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施薄弱盡管高職院校目前具備一定的基礎(chǔ)設(shè)施，比如打印機、計算機以及掃描儀等，但目前這些檔案設(shè)施的配置還無法滿足信息化高速發(fā)展的需求。很少有高校會使用專門的檔案管理系統(tǒng)軟件，大部分都是運用計算機對檔案進行簡單管理。4.3檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的標準規(guī)范檔案管理工作規(guī)范化、標準化是指采用統(tǒng)一的規(guī)范標準對文件檔案信息進行存儲、交換以及共享，檔案信息化建設(shè)對檔案的數(shù)據(jù)格式、存儲形態(tài)、整理流程等方面的要求較高，而目前我國高職院校檔案管理缺乏完善的制度作為依據(jù)，檔案信息化建設(shè)隨意性較大，對于檔案文件的歸檔、整理方面還缺乏

9、統(tǒng)一的標準作為參考。4.4檔案工作隊伍綜合素質(zhì)有待提高檔案信息化建設(shè)，對檔案工作人員的知識水平和技術(shù)水平有著較高要求，但由于檔案效益具有隱蔽性和滯后性，高職院校目前對檔案工作并不重視。首先，檔案信息化工作是一項要求細致的工作，各個環(huán)節(jié)都很繁瑣，要求檔案工作者能夠沉得下心、耐得住性子，專注以待。由于檔案室隸屬校辦，多數(shù)高職院校檔案工作人員不僅要完成檔案工作任務(wù)還要處理校辦的其他事務(wù)，專職不專，導致檔案工作得過且過，其他事務(wù)勉強應(yīng)付。檔案工作者的積極性不高，責任心缺乏，創(chuàng)新意識更是無從談起，嚴重制約學校檔案事業(yè)的發(fā)展。其次，擁有專業(yè)計算機知識以及專業(yè)檔案業(yè)務(wù)知識的復(fù)合型人才少之又少，這使得檔案信息

10、化管理缺乏人才支撐。5加強高職院校檔案信息化建設(shè)的對策5.1樹立檔案信息化意識檔案信息化建設(shè)是檔案滿足現(xiàn)代化需求的必然趨勢，包括檔案資源的開發(fā)利用、檔案管理制度的建立等多項內(nèi)容，檔案信息化建設(shè)水平能直接反映高職院?，F(xiàn)代化水平的高低。只有做好檔案信息化建設(shè)，才能促使高職院校多元化發(fā)展。要從根本上轉(zhuǎn)變觀念，強化檔案信息化管理觀念，運用全新的理念來指導高職院校檔案信息化建設(shè)3。應(yīng)不斷的用現(xiàn)代化的方式來處理所遇到的問題，擺脫傳統(tǒng)的觀念，充分結(jié)合管理工作與重點工作，找出共性，將信息化建設(shè)工作落實到位。5.2加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)高職院校檔案室應(yīng)該根據(jù)學校自身的信息采集需求，配備專門的光盤刻錄機、計算機以及信息

11、管理系統(tǒng)軟件等基礎(chǔ)設(shè)施，為了便于采集電子文件以及目錄數(shù)據(jù)，應(yīng)建立專門的電子檔案錄入的接收中心。檔案信息管理系統(tǒng)軟件除了要具備基本的管理功能，還應(yīng)該具備與其他數(shù)據(jù)庫共享數(shù)據(jù)的功能。5.3加強檔案信息化標準體系建設(shè)檔案管理需要遵循一定的程序，如檔案的收集、整理、歸檔以及利用等，都需要有合理的規(guī)范和標準作為支撐。對于電子檔案，應(yīng)該對其進行集中式的管理，并在此基礎(chǔ)上建立一個實用性較強、大多數(shù)軟件均能接收的文件存儲及交換的格式標準，以此來確保校園內(nèi)檔案電子信息的資源共享。國家相關(guān)管理部門制定了一系列標準化管理規(guī)范及技術(shù)指導文件，如電子文件歸檔與管理規(guī)范、磁性載體檔案管理與保護規(guī)范等。高職院校應(yīng)嚴格執(zhí)行，

12、并以此為依據(jù)科學制定適合本校實際情況的檔案信息化管理標準，確保所有檔案文件標準統(tǒng)一，保管和使用有序。5.4加強人才隊伍的建設(shè)一是要努力引進和培養(yǎng)計算機專業(yè)人才，并加強培訓他們的檔案業(yè)務(wù)知識，使其能更快適應(yīng)檔案信息化管理工作的需求。二是加強對已有檔案人員的業(yè)務(wù)技能培訓，并將其納入技術(shù)考核體系中。應(yīng)充分利用繼續(xù)教育培訓平臺，有針對性地對檔案人員的技能水平、知識水平展開培訓，使其業(yè)務(wù)水平得到提高。在掌握計算機知識的同時，還具備檔案業(yè)務(wù)知識。只有培養(yǎng)出專業(yè)的復(fù)合型人才隊伍，才能使高職院校檔案信息化建設(shè)滿足現(xiàn)代信息化需求，使檔案管理工作向現(xiàn)代化、規(guī)范化方向邁進。6結(jié)語總而言之，檔案信息化建設(shè)是順應(yīng)時代發(fā)

13、展的必然趨勢，除了提高檔案管理效率，還提高了查詢檢索效率。2022年高職院校檔案信息化問題及解決方案（二）以_為指導，全面貫徹黨的教育方針，以推進義務(wù)教育科學發(fā)展為目標，以提升教職工教書育人、管理育人、服務(wù)育人能力為核心，以提高教職工績效為導向，著力構(gòu)建完善的教職工績效考核評價制度，促進廣大教職工為全面實施素質(zhì)教育、辦人民滿意教育貢獻智慧和力量，中學績效考核方案。二、考核原則1、尊重規(guī)律，以人為本。2、以德為先，注重實績。3、激勵先進，促進發(fā)展。4、客觀公正，簡便易行。5、多勞多得，優(yōu)績優(yōu)酬三、實施對象全校在編在崗的教職工，包括學校領(lǐng)導、教師及其他專業(yè)技術(shù)人員、一般管理人員和工勤人員。四、考核

14、內(nèi)容考核內(nèi)容以教職工履行法定職責、崗位職責和完成工作任務(wù)為基本依據(jù)，重點考核工作實績。學校結(jié)合實際制定科學完善的考核方案和量化標準。1、學校領(lǐng)導(含副校長、校長助理)績效考核的主要內(nèi)容是:履行校長職責、學校自主發(fā)展、管理理念、水平和能力、工作績效等情況。2、教師績效考核的主要內(nèi)容是:履行義務(wù)教育法、教師法和教育法等法律法規(guī)規(guī)定的教師法定職責，以及完成學校規(guī)定的崗位職責和工作任務(wù)的實績，包括師德、教育教學、班主任工作等方面的實績。師德主要考核教師遵守中小學教師職業(yè)道德規(guī)范等法律法規(guī)及規(guī)定情況，特別是為人師表、愛崗敬業(yè)、關(guān)愛學生的情況;德育工作重點考核教師結(jié)合所教學科特點，在課堂教學中實施德育教育

15、的情況，規(guī)劃方案中學績效考核方案。教育教學工作主要考核教師從事德育、教學、教育教學研究、教師專業(yè)發(fā)展的情況;教學工作重點考核教師教學工作量、教學準備、教學實施、教學效果，以及組織課外實踐活動和參與教學管理的情況;教學效果重點考核教師完成國家規(guī)定的教學目標、學生達到基本教育質(zhì)量要求的情況，教師關(guān)愛每個學生，特別是學習上有困難或品行上有偏差的學生;教育教學研究工作重點考核教師參與教學研究活動的情況;教師專業(yè)發(fā)展重點考核教師拓展專業(yè)知識、提高教育教學能力的情況;班主任是義務(wù)教育學校教育教學工作中的重要崗位，班主任工作是教師教學工作量的重要組成部分。對班主任工作的考核，重點考核班主任對學生的教育引導、班級管理、組織班集體和團隊活動、關(guān)注每個學生全面發(fā)展的情況。包括培養(yǎng)學生良好的學習、行為習慣，關(guān)注落實困難學生幫困措施，加強學生人生觀、價值觀的正確引導，注重學生心理健康，營造良好班風學風等方面。3、其他教職工(包括管理人員、教輔人員和工勤人員，下同)績效考核的主要內(nèi)容是:履行學校規(guī)定的崗位職責和完成工作任務(wù)的實績，包括服務(wù)教學、服務(wù)師生等方面的實績，主要考核德、能、勤、績、廉等方面，重點考核工作實績。學校特