2022年高職院校檔案信息化問題及解決方案

1、第9頁共9頁2022年高職院校檔案信息化問題及解決方案1前言檔案管理模式正由傳統(tǒng)的手工管理轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的現(xiàn)代化管理。因而，加快高職院校檔案信息化建設(shè)步伐，有效整合利用檔案信息資源，滿足學(xué)校、社會(huì)對(duì)檔案信息資源的利用需求，已成為高職院校檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。2高職院校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵和意義所謂檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和_下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程1。在全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“_五”規(guī)劃綱要中，檔案信息化建設(shè)被列為“_五”期間檔案事業(yè)發(fā)展八大主要任務(wù)之一。其內(nèi)容主

2、要包括檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)、檔案信息安全保障體系建設(shè)2。高職院校在教學(xué)、科研以及管理等各項(xiàng)活動(dòng)中都積累了豐富的檔案資料。隨著學(xué)校對(duì)檔案工作的重視以及檔案內(nèi)涵的不斷豐富，檔案的數(shù)量在急劇增加，使用的頻率也在不斷提高。同時(shí)，因計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速普及，各種電子版的檔案也隨之越來越多。長(zhǎng)期以來，學(xué)校的檔案管理模式多為手工方式，使得檔案管理工作效率低下，服務(wù)質(zhì)量不高，檔案信息化建設(shè)成為當(dāng)務(wù)之需。3高職院校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀3.1國(guó)外研究進(jìn)展以美國(guó)為例，美國(guó)檔案管理機(jī)構(gòu)非常明顯地劃分為兩種類型：一種類型為聯(lián)

3、邦級(jí)的檔案管理機(jī)構(gòu)，主要包括國(guó)家檔案館及其設(shè)置在各地的分館，構(gòu)成集中統(tǒng)一的管理體制;而另一種類型則為各地_府、院校、企業(yè)、社會(huì)_等自行設(shè)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，它們形成了一種分散的、多元的、無中心的管理體制，彼此之間可以通過協(xié)會(huì)來溝通和協(xié)作。美國(guó)檔案管理的重要特點(diǎn)是檔案、圖書和資料的一體化管理模式，很多機(jī)構(gòu)的檔案管理在職能方面和圖書、資料管理都屬于統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu)，也就是圖書館，這在它們的高職院校中也是如此。在naa的牽頭和_下，美國(guó)建成了nail(檔案信息導(dǎo)航系統(tǒng))。nail是擁有全國(guó)各種檔案館藏信息的聯(lián)網(wǎng)可檢索數(shù)據(jù)庫(kù)。實(shí)現(xiàn)了全國(guó)數(shù)字資源的網(wǎng)上集成化查詢、檢索和利用，成為世界上第一個(gè)實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)

4、一體化的國(guó)家。除了國(guó)家級(jí)的大型工程外，還有許多專項(xiàng)工程：塔夫斯大學(xué)于_年實(shí)施的perseus(珀?duì)栃匏?工程;哥倫_、杜克和密西根大學(xué)合作實(shí)施的advancedpapyrologyinformationsystem(高級(jí)莎草紙信息系統(tǒng))工程等等。3.2國(guó)內(nèi)高職院校檔案信息化現(xiàn)狀筆者以_為例，從以下幾個(gè)方面來說明高職院校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀。目前大多高職院校檔案室都有足夠的庫(kù)房面積，并且都配備有計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)以及掃描儀等電子設(shè)備，部分檔案室配備去濕機(jī)、光盤柜、底圖柜、消毒設(shè)備等設(shè)施。大多檔案室配有檔案柜，另有部分檔案室配有檔案密集架。部分檔案室使用了檔案管理軟件，但是錄入數(shù)據(jù)僅限于歸檔文

5、件目錄，未著入全文數(shù)據(jù)庫(kù)，尚未開發(fā)與實(shí)物三維圖像、數(shù)碼照片、錄音、錄像等關(guān)聯(lián)信息。檔案辦公室電腦多與校園局域網(wǎng)聯(lián)接，但檔案管理系統(tǒng)沒有實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)鏈接，檔案信息大多實(shí)行管理員單機(jī)查詢。歸檔的電子公文保存方式不規(guī)范，沒有按照檔案分類方案進(jìn)行，電子文件只存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中。高職院校均設(shè)置綜合檔案室作為檔案管理機(jī)構(gòu)，隸屬學(xué)院(學(xué)校)辦公室、黨委辦公室等部門沒有獨(dú)立建制館(室)。_%的學(xué)校成立檔案工作委員會(huì)，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)學(xué)校的檔案工作。檔案室均配備1_名及以上專職工作人員，_%的院校在二級(jí)_了兼職檔案員。專職檔案員文化程度：本科以下學(xué)歷占_%，本科生占_%，研究生占_%;具有檔案學(xué)專業(yè)學(xué)歷占_%，計(jì)算機(jī)專業(yè)占

6、_%，其他專業(yè)占_%，年齡在_歲以下占_%，35_歲占_%，_歲以上占_%，且女性居多，占_%。專職檔案管理員中非檔案管理專業(yè)居多，有部分是轉(zhuǎn)崗而來，缺乏扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)技能。另一方面，兼職檔案員變換頻繁，檔案管理專業(yè)的培訓(xùn)較少，缺乏基本的知識(shí)技能。由于高職院校_史相差較大，如蘇州農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院長(zhǎng)達(dá)1_年，而蘇州工藝美術(shù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院建校僅_年，所以館藏檔案數(shù)量差別較大，有的上萬卷，有的只有_多卷。檔案開放度與利用率情況更是差強(qiáng)人意，“以藏為主”、“重藏輕用”的現(xiàn)象十分突出。檔案資源一般只對(duì)本校的教職員工和學(xué)生開放，對(duì)社會(huì)開放較少，多數(shù)檔案室只提供檔案檢索目錄，不能提供全文檢索信息和聲像圖片檢索

7、信息。學(xué)校少有專門的查檔室、檢索室和視聽室，如需查閱一般在辦公室進(jìn)行。檔案編研工作缺乏計(jì)劃和安排，一般只開展了一些如文件匯編、大事記等，但沒有形成常規(guī)化和程序化，而文獻(xiàn)出版、全宗介紹、檔案專題等編研工作鮮有開展，檔案資源的開放程度以及開發(fā)利用程度較低。4高職院校檔案信息化建設(shè)中的問題分析4.1檔案信息化建設(shè)觀念落后目前部分高職院校領(lǐng)導(dǎo)及教職工，缺乏對(duì)學(xué)校檔案工作的足夠重視。檔案規(guī)章制度不健全，檔案工作人員不專業(yè)，管理方式比較落后，依然停留在立卷、歸檔、鑒定、保管等環(huán)節(jié)上，認(rèn)為只要不丟失、不損壞就行，缺乏檔案資源數(shù)字化、信息化管理觀念;認(rèn)為檔案工作是一項(xiàng)附帶工作，做好做壞無關(guān)緊要，不會(huì)對(duì)學(xué)校產(chǎn)生

8、多大影響;認(rèn)為檔案信息化建設(shè)與自己毫無關(guān)系，是技術(shù)部門負(fù)責(zé)的工作。4.2檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施薄弱盡管高職院校目前具備一定的基礎(chǔ)設(shè)施，比如打印機(jī)、計(jì)算機(jī)以及掃描儀等，但目前這些檔案設(shè)施的配置還無法滿足信息化高速發(fā)展的需求。很少有高校會(huì)使用專門的檔案管理系統(tǒng)軟件，大部分都是運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單管理。4.3檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是指采用統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)、交換以及共享，檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案的數(shù)據(jù)格式、存儲(chǔ)形態(tài)、整理流程等方面的要求較高，而目前我國(guó)高職院校檔案管理缺乏完善的制度作為依據(jù)，檔案信息化建設(shè)隨意性較大，對(duì)于檔案文件的歸檔、整理方面還缺乏

9、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)作為參考。4.4檔案工作隊(duì)伍綜合素質(zhì)有待提高檔案信息化建設(shè)，對(duì)檔案工作人員的知識(shí)水平和技術(shù)水平有著較高要求，但由于檔案效益具有隱蔽性和滯后性，高職院校目前對(duì)檔案工作并不重視。首先，檔案信息化工作是一項(xiàng)要求細(xì)致的工作，各個(gè)環(huán)節(jié)都很繁瑣，要求檔案工作者能夠沉得下心、耐得住性子，專注以待。由于檔案室隸屬校辦，多數(shù)高職院校檔案工作人員不僅要完成檔案工作任務(wù)還要處理校辦的其他事務(wù)，專職不專，導(dǎo)致檔案工作得過且過，其他事務(wù)勉強(qiáng)應(yīng)付。檔案工作者的積極性不高，責(zé)任心缺乏，創(chuàng)新意識(shí)更是無從談起，嚴(yán)重制約學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展。其次，擁有專業(yè)計(jì)算機(jī)知識(shí)以及專業(yè)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的復(fù)合型人才少之又少，這使得檔案信息

10、化管理缺乏人才支撐。5加強(qiáng)高職院校檔案信息化建設(shè)的對(duì)策5.1樹立檔案信息化意識(shí)檔案信息化建設(shè)是檔案滿足現(xiàn)代化需求的必然趨勢(shì)，包括檔案資源的開發(fā)利用、檔案管理制度的建立等多項(xiàng)內(nèi)容，檔案信息化建設(shè)水平能直接反映高職院?，F(xiàn)代化水平的高低。只有做好檔案信息化建設(shè)，才能促使高職院校多元化發(fā)展。要從根本上轉(zhuǎn)變觀念，強(qiáng)化檔案信息化管理觀念，運(yùn)用全新的理念來指導(dǎo)高職院校檔案信息化建設(shè)3。應(yīng)不斷的用現(xiàn)代化的方式來處理所遇到的問題，擺脫傳統(tǒng)的觀念，充分結(jié)合管理工作與重點(diǎn)工作，找出共性，將信息化建設(shè)工作落實(shí)到位。5.2加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)高職院校檔案室應(yīng)該根據(jù)學(xué)校自身的信息采集需求，配備專門的光盤刻錄機(jī)、計(jì)算機(jī)以及信息

11、管理系統(tǒng)軟件等基礎(chǔ)設(shè)施，為了便于采集電子文件以及目錄數(shù)據(jù)，應(yīng)建立專門的電子檔案錄入的接收中心。檔案信息管理系統(tǒng)軟件除了要具備基本的管理功能，還應(yīng)該具備與其他數(shù)據(jù)庫(kù)共享數(shù)據(jù)的功能。5.3加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)檔案管理需要遵循一定的程序，如檔案的收集、整理、歸檔以及利用等，都需要有合理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)作為支撐。對(duì)于電子檔案，應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行集中式的管理，并在此基礎(chǔ)上建立一個(gè)實(shí)用性較強(qiáng)、大多數(shù)軟件均能接收的文件存儲(chǔ)及交換的格式標(biāo)準(zhǔn)，以此來確保校園內(nèi)檔案電子信息的資源共享。國(guó)家相關(guān)管理部門制定了一系列標(biāo)準(zhǔn)化管理規(guī)范及技術(shù)指導(dǎo)文件，如電子文件歸檔與管理規(guī)范、磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范等。高職院校應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，

12、并以此為依據(jù)科學(xué)制定適合本校實(shí)際情況的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，確保所有檔案文件標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，保管和使用有序。5.4加強(qiáng)人才隊(duì)伍的建設(shè)一是要努力引進(jìn)和培養(yǎng)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，并加強(qiáng)培訓(xùn)他們的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，使其能更快適應(yīng)檔案信息化管理工作的需求。二是加強(qiáng)對(duì)已有檔案人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，并將其納入技術(shù)考核體系中。應(yīng)充分利用繼續(xù)教育培訓(xùn)平臺(tái)，有針對(duì)性地對(duì)檔案人員的技能水平、知識(shí)水平展開培訓(xùn)，使其業(yè)務(wù)水平得到提高。在掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)的同時(shí)，還具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。只有培養(yǎng)出專業(yè)的復(fù)合型人才隊(duì)伍，才能使高職院校檔案信息化建設(shè)滿足現(xiàn)代信息化需求，使檔案管理工作向現(xiàn)代化、規(guī)范化方向邁進(jìn)。6結(jié)語總而言之，檔案信息化建設(shè)是順應(yīng)時(shí)代發(fā)

13、展的必然趨勢(shì)，除了提高檔案管理效率，還提高了查詢檢索效率。2022年高職院校檔案信息化問題及解決方案（二）以_為指導(dǎo)，全面貫徹黨的教育方針，以推進(jìn)義務(wù)教育科學(xué)發(fā)展為目標(biāo)，以提升教職工教書育人、管理育人、服務(wù)育人能力為核心，以提高教職工績(jī)效為導(dǎo)向，著力構(gòu)建完善的教職工績(jī)效考核評(píng)價(jià)制度，促進(jìn)廣大教職工為全面實(shí)施素質(zhì)教育、辦人民滿意教育貢獻(xiàn)智慧和力量，中學(xué)績(jī)效考核方案。二、考核原則1、尊重規(guī)律，以人為本。2、以德為先，注重實(shí)績(jī)。3、激勵(lì)先進(jìn)，促進(jìn)發(fā)展。4、客觀公正，簡(jiǎn)便易行。5、多勞多得，優(yōu)績(jī)優(yōu)酬三、實(shí)施對(duì)象全校在編在崗的教職工，包括學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教師及其他專業(yè)技術(shù)人員、一般管理人員和工勤人員。四、考核

14、內(nèi)容考核內(nèi)容以教職工履行法定職責(zé)、崗位職責(zé)和完成工作任務(wù)為基本依據(jù)，重點(diǎn)考核工作實(shí)績(jī)。學(xué)校結(jié)合實(shí)際制定科學(xué)完善的考核方案和量化標(biāo)準(zhǔn)。1、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)(含副校長(zhǎng)、校長(zhǎng)助理)績(jī)效考核的主要內(nèi)容是:履行校長(zhǎng)職責(zé)、學(xué)校自主發(fā)展、管理理念、水平和能力、工作績(jī)效等情況。2、教師績(jī)效考核的主要內(nèi)容是:履行義務(wù)教育法、教師法和教育法等法律法規(guī)規(guī)定的教師法定職責(zé)，以及完成學(xué)校規(guī)定的崗位職責(zé)和工作任務(wù)的實(shí)績(jī)，包括師德、教育教學(xué)、班主任工作等方面的實(shí)績(jī)。師德主要考核教師遵守中小學(xué)教師職業(yè)道德規(guī)范等法律法規(guī)及規(guī)定情況，特別是為人師表、愛崗敬業(yè)、關(guān)愛學(xué)生的情況;德育工作重點(diǎn)考核教師結(jié)合所教學(xué)科特點(diǎn)，在課堂教學(xué)中實(shí)施德育教育

15、的情況，規(guī)劃方案中學(xué)績(jī)效考核方案。教育教學(xué)工作主要考核教師從事德育、教學(xué)、教育教學(xué)研究、教師專業(yè)發(fā)展的情況;教學(xué)工作重點(diǎn)考核教師教學(xué)工作量、教學(xué)準(zhǔn)備、教學(xué)實(shí)施、教學(xué)效果，以及組織課外實(shí)踐活動(dòng)和參與教學(xué)管理的情況;教學(xué)效果重點(diǎn)考核教師完成國(guó)家規(guī)定的教學(xué)目標(biāo)、學(xué)生達(dá)到基本教育質(zhì)量要求的情況，教師關(guān)愛每個(gè)學(xué)生，特別是學(xué)習(xí)上有困難或品行上有偏差的學(xué)生;教育教學(xué)研究工作重點(diǎn)考核教師參與教學(xué)研究活動(dòng)的情況;教師專業(yè)發(fā)展重點(diǎn)考核教師拓展專業(yè)知識(shí)、提高教育教學(xué)能力的情況;班主任是義務(wù)教育學(xué)校教育教學(xué)工作中的重要崗位，班主任工作是教師教學(xué)工作量的重要組成部分。對(duì)班主任工作的考核，重點(diǎn)考核班主任對(duì)學(xué)生的教育引導(dǎo)、班級(jí)管理、組織班集體和團(tuán)隊(duì)活動(dòng)、關(guān)注每個(gè)學(xué)生全面發(fā)展的情況。包括培養(yǎng)學(xué)生良好的學(xué)習(xí)、行為習(xí)慣，關(guān)注落實(shí)困難學(xué)生幫困措施，加強(qiáng)學(xué)生人生觀、價(jià)值觀的正確引導(dǎo)，注重學(xué)生心理健康，營(yíng)造良好班風(fēng)學(xué)風(fēng)等方面。3、其他教職工(包括管理人員、教輔人員和工勤人員，下同)績(jī)效考核的主要內(nèi)容是:履行學(xué)校規(guī)定的崗位職責(zé)和完成工作任務(wù)的實(shí)績(jī)，包括服務(wù)教學(xué)、服務(wù)師生等方面的實(shí)績(jī)，主要考核德、能、勤、績(jī)、廉等方面，重點(diǎn)考核工作實(shí)績(jī)。學(xué)校特