潛在問題分析

1、潛在問題分析(potential problem analysis)又名人：PPA概述PPA能系統(tǒng)地確定進展中的計劃將會出現(xiàn)的問題。需要估計問題的來源，以此了解問題出 現(xiàn)的概率以及結果的嚴重性。設計預防措施和應急計劃以防問題的突然發(fā)生。一般情況下，使 用PPA方法可以平穩(wěn)地執(zhí)行計劃。適用場合執(zhí)行計劃前；特別是出了一些問題時；當計劃龐大、復雜時；當計劃必須按時完成時；當失敗成本很高時。慢性病管理計劃問題原因PS預防措施殘留風險應急計劃員工抵觸角色變更概率高嚴重性高“與我無關綜 合征中低在角色定義中包括 員工對魏角色感覺 不適應高高培訓：角色扮演、假中-進修培訓*導師保護,玲模擬責任人：彼得斯醫(yī)生

2、、 CIMP支持者觸發(fā)；每周調查的負 面影響沒有感覺到 進步高中參觀使用C1MP的 診所低登記系統(tǒng)沒有按時準備好概率中嚴重性高流通藥品簽約中高出色的系統(tǒng)預定義先是預算低最后時間改變高，出色的系統(tǒng)預定義廣泛的軟件復習固定時間修改玲模擬培訓*關于定時特征的重復 培訓* 責任人：Maria Hernandez 3S 分析者觸發(fā)：系統(tǒng)評估階段誤差圖表潛在問題分析示例實施步驟1確定計劃易中斷或者失敗的主要方面。2對于每個方面，確定可能發(fā)生的特殊問題。在表格的第一列寫下這些問題，如圖表5.147。3對于每個問題，估計風險，按照問題出現(xiàn)的概率和結果的嚴重性分成高、中、低。在問題 的描述下面寫出這些估計。通過

3、確定對風險可接受度的優(yōu)先次序排列這些問題。對于那些不能接受的風險，請繼續(xù)下面的步驟，將信息記錄在表格內(nèi)。在執(zhí)行下一個問題 之前，為每個問題執(zhí)行步驟46。4確定適當?shù)目赡茉?，記在第二列? (備選)鑒定每個原因的等級，分為高、中、低，估計發(fā)生的概率，將其記入圖表標有“P” 的那一列中；估計結果的嚴重性，將其記人圖表標有“S”的那一列中。6對于每個原因(或者問題，如果原因沒有詳細說明)，確定可以消除或者減少發(fā)生機會的 預防措施，將其記入第五列中。即使采取了適當?shù)念A防措施，原因的嚴重性和發(fā)生的風險仍然 存在，所以要估計其殘留的風險，將其記入下一列中。7對于殘留風險而可接受的原因，如果預防措施失敗，

4、設計應急計劃帶來最小化問題導致的 結果。確定應該做什么、誰有責任以及是什么引發(fā)了計劃的實施。將應急計劃記入最后一列中。 示例圖表5.147展示了一個醫(yī)療小組計劃進行潛在問題分析(PPA)，通過新型的慢性病管理計劃 (CIMP)來提高對患有糖尿病和哮喘病患者的醫(yī)療水平。這個計劃易中斷的主要原因是新員工的 角色、計算機系統(tǒng)的變更以及患者的參與情況。在每個方面，計劃小組要辨別特定問題，這些 問題是必須考慮的，以確保計劃成功。經(jīng)過分析，兩個具有不可接受風險的潛在問題在圖中展 示出來了。員工產(chǎn)生抵觸的三個潛在原因中，有兩個原因在采取預防措施后具有低的殘留豐險，而對 于剩下的原因，如果即使采取了預防措施還

5、是會發(fā)生問題，就需要制訂應急計劃。同樣，第二 個問題只有一個原因需要制訂應急計劃。對于第二個問題，容易發(fā)現(xiàn)，兩個原因的預防措施均包括“出色的系統(tǒng)預定義”這一措施。這個例子也可使用過程決策程序圖，可以比較這兩種工具。注意事項這是眾多可以使用應急計劃工具的一種。它比PDPC和情形分析圖(contingency diagram) 對于條件的要求更嚴密。對于嚴密性弱的工具，PDPC比情形分析圖系統(tǒng)化。對于嚴密性要求 最強的FMEA，適用于新型或再造的過程、產(chǎn)品或服務。這個工具的優(yōu)點是能特別地標明原因、評估風險以及把預防措施和應急計劃分開。PDPC 的優(yōu)點是從執(zhí)行計劃的樹圖開始來確定問題?？梢钥紤]綜合使

6、用這些工具：先用PDPC確定問 題，然后用PPA進行分析。計劃易受破壞的方面包括：計劃好的行動可能不發(fā)生；第一次做一件事情；在很緊的時間內(nèi)做一件事情；要做的事情離得很遠；在管理或者負責多個人做一件事情。通過詢問何事、何時、何地以及多少來確定特定問題。這個和是非矩陣中使用的問題很 相似。下面是可以使用的其他問題的清單：需要什么輸入？是否有不好的輸入？期待什么輸出？其他輸出是否也會發(fā)生？應該做什么？是否有其他需要替代或者補充的？是否依賴行為、條件和結果？是否可以控制？哪些是不可改變的？是否允許錯誤發(fā)生？所作的什么假設最后被認為是錯的？過去相同的條件下發(fā)生了什么事情？與過去有什么不同？如果想讓這事辦

7、砸，我們該如何完成那事？了解每個潛在問題都可能會壓制自己，從而導致忽略最重要的問題或者放棄分析。在PPA 中，要集中考慮最易受破壞的地方和破壞最嚴重的地方。確定潛在原因并不總是恰當?shù)?。例如，如果潛在問題是一天很可能會下雨，那么原因就 不重要了。評估風險，范圍是15,有時也用110。如果需要準確評估的話，考慮用FMEA替代。預防措施有可能看起來是行不通的。你不能阻止下雨，但是卻可以躲在遮蓋物下而不被 淋到。如果預防措施真的是不可能的話，應急計劃就變成你的保護者了。如果問題被確認為設計不出預防或應急措施，就必須決定是否要接受風險，或者建立、 選擇一個沒有風險的可選計劃。因此，PPA可以使你避免災難。這個工具的最初版本沒有包括可能性和嚴重性的評估，而加上這些步驟可以使過程正式 化，這樣過程可以集中在最重要的問題，否則就會被直覺所誤。這個工具可以轉換成潛在機會分析(POA)，具體方法是通過頭腦風暴法產(chǎn)生可能的機會而