秘書的重要職業(yè)技能-溝通協(xié)調(diào)

1、中國管理資源網(wǎng) /秘書的重要職業(yè)技能溝通協(xié)調(diào)一、內(nèi)部溝通秘書要與所服務(wù)的總經(jīng)理建立常常性的溝通，了解總經(jīng)理近期的工作重點、業(yè)務(wù)要點及管理方面的思想。精確理解總經(jīng)理的授意、做好上情下達的工作。秘書應(yīng)以主動虛心的看法與總經(jīng)理所領(lǐng)導(dǎo)的部門人員充分溝通，盡可能準時了解各項業(yè)務(wù)的進展狀況，并將信息準時整理反饋給總經(jīng)理，有效地幫助總經(jīng)理推動工作作為秘書，在日常的工作中，留意與其它部門和同事的協(xié)作，要把對方看作是自己的資源，通過一點一滴的交往，協(xié)調(diào)與各部門之間的關(guān)系，對任何部門、任何一位同事都應(yīng)有極強的客戶意識，敬重對方、敬重對方，留意準時向那些賜予你支持的部門和人員表達謝意。二、外部溝通 外部溝通會大量用

2、法電話、電子設(shè)備、書信等媒介，因此要特殊留意在這些方面的商務(wù)禮儀。（見電話禮儀、書信規(guī)范）（一）業(yè)務(wù)合作：作為總經(jīng)理與外界溝通的窗口，秘書應(yīng)以熱忱的看法與合作廠商建立起真誠信任的關(guān)系，但在處理事務(wù)時留意以公司利益為重，端正自己的位置，敏捷處理。敬重合作伙伴和供應(yīng)商，要留意多方了解與業(yè)務(wù)相關(guān)的事務(wù)，以做到精確理解對方的意圖、幫助進行有效的溝通與傳達。在代總經(jīng)理進行有關(guān)業(yè)務(wù)的推動工作時，要與合作廠商達成理解，為總經(jīng)理的決策制造良好的合作環(huán)境，幫助總經(jīng)理推動。（二）禮尚往來：答謝（節(jié)日禮品、賀卡等）在重要的節(jié)日（如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合作廠商的公司紀念日等）秘書應(yīng)在征求總經(jīng)理意見之后，以禮品或

3、賀信準時致意，維護與合作廠商的友好關(guān)系。在業(yè)務(wù)合作中，適時提示總經(jīng)理并為其安排與廠商的定期溝通活動或輕松的就餐，與廠商建立常常性的溝通。以促進彼此的了解與進一步的合作。三、秘書作為領(lǐng)導(dǎo)幫助人員應(yīng)具備的禮儀 秘書作為總經(jīng)理的幫助人員，除完成日常業(yè)務(wù)事宜外，更多的精力是為總經(jīng)理服務(wù)。一個好的秘書既是領(lǐng)導(dǎo)的助手又是領(lǐng)導(dǎo)的參謀，秘書在日常工作中既要幫助領(lǐng)導(dǎo)進行決策，同時還要幫助領(lǐng)導(dǎo)樹立良好的公眾形象。作好助手和參謀的工作參與決策調(diào)研，供應(yīng)有份量的信息。秘書要做好決策參謀，就要主動參與決策的調(diào)查探究。首先是廣泛收集信息，多供應(yīng)真實狀況。其次是超前搞好調(diào)研，多供應(yīng)決策預(yù)案。再次是和領(lǐng)導(dǎo)同步思維，多供應(yīng)有份

4、量的文稿。其中要把握三點：要有觀看力，跟蹤了解總經(jīng)理的思維軌跡，敏于捕獲領(lǐng)導(dǎo)的思想火花。才能準時猜測總經(jīng)理在想什么，預(yù)備什么。要站在領(lǐng)導(dǎo)工作的角度思考問題，才有確定的高度、廣度和深度。主動與總經(jīng)理溝通思想，通過聽取領(lǐng)導(dǎo)的意見不斷調(diào)整自己的思維，在事務(wù)處理和文稿撰寫中更好地體現(xiàn)總經(jīng)理的思想。參與實踐，幫助總經(jīng)理推動工作。主動介入有關(guān)工作，準時把握相關(guān)狀況，適時提出建議。常常了解全局狀況，取得按時保質(zhì)完成各類任務(wù)的主動權(quán)。參與要有度，參謀要有方參與決策調(diào)研，留意“多謀”，切忌“擅斷”。參與督促檢查，工作要“到位”，不能“越位”參與工作實踐，要當好助手，不能做“主手”，做好牽頭、把關(guān)、協(xié)調(diào)的工作。幫

5、助總經(jīng)理塑造良好的形象。 秘書和秘書部門是為總經(jīng)理服務(wù)的，領(lǐng)導(dǎo)對外形象的好壞在很大程度上反映了秘書和秘書部門的服務(wù)水準。秘書可從以下幾方面來幫助領(lǐng)導(dǎo)塑造良好的形象。語言形象 總經(jīng)理在正式場合發(fā)表講話，秘書要事先預(yù)備好文字材料、發(fā)言提綱，必要時做好語言標識。公務(wù)活動之前，供應(yīng)廣泛適用的背景資料（包括活動內(nèi)容、所要解決的基本問題及與此相關(guān)的人文等學(xué)問）供總經(jīng)理參考預(yù)備。 2幫助總經(jīng)理樹立行為合作形象。要在事務(wù)安排中，尤其是公司內(nèi)部活動中，使領(lǐng)導(dǎo)多接觸一般員工，了解狀況，融于員工之中，才能使領(lǐng)導(dǎo)的形象得以升華。幫助總經(jīng)理樹立行為激勵形象。要敬重別人，幫助領(lǐng)導(dǎo)把握好用人之道，多協(xié)商，多征求大家意見，在

6、堅持原則的前提下，盡量充分下屬及部門的需求，提高合力。幫助總經(jīng)理樹立行為感化形象。領(lǐng)導(dǎo)者要通過自身的行動影響他人，秘書是總經(jīng)理對外界面的口，必需幫助總經(jīng)理做好以下幾項工作：要待人熱忱，例如在總經(jīng)理開展某項活動之前，具體了解該項活動所涉及的人員狀況，包括姓名、身份、履歷等，以便領(lǐng)導(dǎo)把握對方的信息，為開展熱忱友好的交際活動制造條件。對外交往要真誠情切，秘書要很好地領(lǐng)悟和把握總經(jīng)理的處事原則，并在對外交往中很好地運用，必要時提示總經(jīng)理領(lǐng)先垂范，以身作則。以感化、訓(xùn)練和鼓舞他人。秘書禮儀素養(yǎng)的培育 秘書要充分發(fā)揮禮儀的作用，達到工作自如的效果，除了把握好基本的禮儀原則外，還應(yīng)從以下幾方面加強對自身素養(yǎng)

7、的培育。培育良好的道德修養(yǎng) 禮儀是道德的一種外在表現(xiàn)形式，良好的道德會令人自然展現(xiàn)優(yōu)雅得體的舉止儀態(tài)，表現(xiàn)虛心敬重的看法。公正客觀。要公正地評價他人，不要以自己的好惡來評說他人，也不用自己的好惡要求他人。在處事中，不能感情用事，要以是非標準而不能以職務(wù)的凹凸論曲直，提批判、建議要出于“公心”，幫助他人要出于“誠意”。忠誠守信。要忠誠狡猾，辦事恪守原則，忠于承諾，能辦的事要想方設(shè)法辦，不能辦的事要向?qū)Ψ秸f明情由以得到他人的諒解。擺正站位。秘書確定要擺正自己的位置，在與不同身份的人交往處事中，要正確履行自己的職責，而不能超越權(quán)限，既要主動地協(xié)作工作，又不能干預(yù)領(lǐng)導(dǎo)的決策和下屬或其它部門的工作。培育

8、虛心而敬重落落大方的看法 虛心是指正確地看待自己，也正確地看待別人。不過高估量自己，不過低估量別人， 擅長發(fā)覺自己的缺點并改正，擅長發(fā)覺別人的優(yōu)點欣賞和學(xué)習(xí)。敬重就是敬重對方的人格，懇切待人，和氣熱忱，不驕橫。虛心而敬重的看法往往是一個人的神態(tài)、語言、動作和行為的綜合表現(xiàn)。表情。表情中最主要的因素是眼神和微笑。它們可以表現(xiàn)出對對方的欣賞、理解和歡迎。特殊在與人交談時，眼神要能顯示你在傾聽對方的談話，由于每個人都寵愛用語言表達自己，寵愛別人聽自己講話，假如你用眼神告知對方“你是一個值得我傾聽的人”無形中會提高對方的自尊心和信念，使對方感到你能理解他、敬重他，才能贏得對方的信任，從而產(chǎn)生情愿同你交往。同樣微笑能使生疏變?yōu)橛H熱，真誠的微笑能造成互信任任和親切友好的氣氛。舉止。手勢和行立坐態(tài)都能表現(xiàn)出虛心而敬重的看法。秘書常常與總經(jīng)理消失于各種場合，更應(yīng)留意禮節(jié)。在社交場合要主動、大方地與對方接觸、遞送名片、自我介紹。讓對方盡快了解自己，言談中留意語言的文雅與委婉，說話方式輕松自如，語速不急不徐，落落大方。牢記別人的姓名，稱呼恰當親切。一般人對于自己的姓名特殊在意，假如記得對方的姓名，會使對方