采購管理程序

1、文件編號： 標題：采購管理程序版本：A/2頁碼： PAGE 6/6目的：規(guī)范采購工作程序，確保采購的物資符合要求。范圍：適用于本廠產品之生產性用的原材料、輔料、機器設備/工治具、檢測設備、二次加工部品等；及非生產性用品（如辦公用品、總務后勤用品）等的購買。職責：3.1生產部經(jīng)理：3.2技術部經(jīng)理：負責審核關于生產設備(如：機器、工具、加工治具等)和水電維修用品之采購申請單及采購訂單；3.3品管部經(jīng)理：負責審核關于檢測用的儀器和量具等之采購申請單及采購訂單；3.4行政部主任：負責審核關于辦公用品(如:文具紙張、各類表單、工衣與辦公設備等)之采購申請單及采購訂單；3.5行政部任：3.6工廠總經(jīng)理：

2、負責對所有采購申請單及采購訂單的批準。 4.定義：無5.程序內容：5.1生產性原材料、二次加工部品的采購：5.1.1調度室依據(jù)客戶訂單所作的物料計劃核算,若需請購原材料或二次加工部品時, 則調度室通知物料倉統(tǒng)一填寫采購申請單,原材料由總經(jīng)理審批,二次部品通知副總審批；5.1.25.1.3采購員依據(jù)批準的采購申請單,參考相關的采購標準或資料,及時填寫采購訂單,經(jīng)生產部門經(jīng)理審核，呈工廠總經(jīng)理批準后,向合格的供應商發(fā)出訂單。5.2其它物資的采購：需要時,均由需求部門主管填寫采購申請單； 根據(jù)請購物資的不同類別,應將采購申請單分別送相關職能部門經(jīng)理（或 主管）審核(見本程序第3條),并呈工廠總經(jīng)理批

3、準后,轉采購員； 采購員根據(jù)批準的采購申請單,參考相關的采購資料,填寫采購訂單,按本程序第3條規(guī)定進行審批后,向合格供應商發(fā)出訂單。采購原則： 5.3.1采購人員應遵循“5R”原則(即“適時、適質、適量、適價、適地”)進行采購。適時：確保不斷料；適質：確保所購物資之品質符合要求；適量：確保無積壓，無呆料；適價：確保是最低的價錢（可與同行業(yè)的同類產品作比較）；適地：確保是較近的供應商，以保證交期。5.3.2采購人員通常應通過“詢價、比價、議價和定價”四個環(huán)節(jié)，來盡量降低采購成本；而且每買一種物資，至少應找到兩家以上的供應商報價（必要時提供樣品及材質證明等資料）送相關人員（見本程序第3條）審查、篩

4、選； 5.3.3原則上采購產品應在合格供方名單中選擇；若有顧客指定的供方，采購部必須從該供方處采購。采購物資的驗收與付款： 5.4.1生產性原材料、二次加工部品及夾頭的驗收，由IQC依據(jù)來料檢驗程序進行；5.4.2其它物資的驗收(包括質量和數(shù)量)，首先經(jīng)采購人員初驗后，再通知申購部門指派合適的人員進行驗收；其實物的數(shù)量和質量均與采購訂單、送貨單相符合者，由驗收人員在該送貨單上簽名后，知會倉庫人員入庫入帳，同時將送貨單一聯(lián)送采購存檔作為到時付款憑證，另一聯(lián)倉庫保存作為收貨憑據(jù)；5.4.3若屬于現(xiàn)金付款者，經(jīng)倉庫收貨入庫后，則由倉庫組長填寫現(xiàn)金付款通知，并呈工廠總經(jīng)理批準；送貨供應商持此“通知”方

5、可到財務部領取現(xiàn)金；5.4.4原則上，采購人員與貨物驗收人員或倉庫開據(jù)現(xiàn)金付款通知者不可由一人兼任。采購物資不合格的處理： 5.5.1生產性原材料、二次加工部品來料經(jīng)檢驗后，判定不合格者，由品管經(jīng)理依據(jù)不合格品控制程序中相關規(guī)定執(zhí)行； 5.5.2其它物資來貨經(jīng)相關人員檢驗后，若因數(shù)量或質量不符合要求，則由該驗收人員在其送貨單上注明，并即時知會該采購人員處理；5.5.3該采購人員根據(jù)此貨不合格的嚴重程度之不同，可分別采取以下處理辦法：降價讓步接收（但須征得總經(jīng)理及供方同意后，由總經(jīng)理在送貨單上批示）倉庫方能入庫入帳；拒收（退貨）； c) 即時換貨后重新驗收。 5.5.4與供應商的溝通,當供應商出

6、現(xiàn)品質異常時,品管部將IQC檢驗報告交采購人員傳給供應商,如發(fā)現(xiàn)嚴重品質問題時,則由品管部填寫糾正與預防措施報告交采購人員傳真給供應商確認回傳,采購人員將回傳的報告復印一份給品管,由品管人員跟蹤改善結果,如果未及時改善,再通知采購與供應商做進一步的溝通。采購訂單修改：當采購訂單規(guī)定的內容有變更時(如：送貨日期、價格、數(shù)量、付款方式、規(guī)格、 品質要求等)，采購員負責修改采購訂單，修改后的訂單編號，可保持原編號不變，但須在修改后的訂單上應注明“更正”和注明原訂單“作廢”；修改后的采購訂單經(jīng)審核后，應即時傳給供應商確認并回傳；交期管理：5.6.4.1采購人員依據(jù)供應商回復及確認采購單的交期進行匯總，

7、采購以電話、傳真或E-mail等方式跟催。將實際交期記錄于采購單中。5.6.4.1供應商的評定： 5.7.1如果重復訂貨采購員根據(jù)所需求采購物料，選擇原相應的供應商； 5.7.2本公司以ISO9001:2008作為基本質量體系要求進行供應商質量體系的開發(fā)，并以供應商符合ISO/TS16949為目標（適用于汽車類產品）。供應商開發(fā)的先后順序取決于供應商的質量/環(huán)境績效和他們提供產品或服務的重要程度。外發(fā)加工供應商至少要通過ISO9001：2008認證（汽車類產品或客戶有此要求時）。對暫無能力實施ISO9001：2008或ISO/TS16949標準的供應商，由采購組制訂供應商體系開發(fā)計劃要求供應商

8、按照計劃達成。5.7.3若新的供應商，采購發(fā)出供應商調查表對供應商作初步確認，包括規(guī)模、品質聲譽、生產能力、地點、價格、交貨期、企業(yè)合法性、產品合法性等；如有必要采購可申請組織技術部、品管部、生產部、體系部之相關人員對供應商進行實地評審（或質量體系的評鑒）。新供應商評定標準分四等級：A級為合格；B級為可試用；C級為保留；D級為不合格；A、B級定為初步確認好的新供應商,可進一步作了解；C、D級定為初步不合格供應商,不考慮采購； 5.7.4采購員對已初步確認好的新供應商發(fā)出技術標準或圖樣（參照技術部三級文件），要求提供樣品或進行少量采購，同時要求其報價；5.7.5對產品質量/要求有重大影響的材料或

9、工藝等送樣（汽車類產品或客戶有特殊要求時），依PPAP控制程序執(zhí)行； 5.7.6品管部與技術部對供應商提供的樣品進行驗證或試驗（如有必要請生產部試做），并作相關記錄，將驗證結果附一份給采購；采購可根據(jù)驗證結果，經(jīng)總經(jīng)理批準后，可對樣品OK的供應商進行批量采購； 5.7.7連續(xù)供貨三批以上OK的新供應商，采購與供應商鑒訂品質協(xié)議、不使用有害物質保證書，并要求供應商提供營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、材質證明等基本資料，評審合格后呈報總經(jīng)理批準后，則正式列為合格供應商，可記錄于合格供應商一覽表中；顧客指定的供應商直接錄入合格供應商一覽表中。 5.7.8對現(xiàn)有的供應商(主要指體系建立前已長期合作良好的供方

10、)只需填寫新供應商評定表,如評定合格就納入合格供應商一覽表中.合格供應商的管理5.8.1每半年由品管與采購對原材料、二次加工部品的合格供應商(不含其他供應商)進行“品質（包含供應中斷）”、“交期（包含超額運費）”與“配合度”等進行考評，考評后可將其分為四個等級，A級90分以上（含90分），B級80分以上（含80分），C級60分以上（含60分），D級60分以下（不含60分）；記錄于合格供應商評定表中，被評定為D級的供應商列為不合格供應商，及時從合格供應商一覽表中刪除；被評定為C級的供應商列為觀察供應商，發(fā)出糾正與預防措施報告，IQC對其產品進行加嚴檢驗，追蹤至其效果良好后再對其進行正常的采購與檢

11、驗；被評定為B級的供應商列為合格供應商，保持正常的采購與檢驗；被評定為A級的供應商列為良好供應商，可對其放寬檢驗。 5.8.2合格供應商最少每年復核一次,由生產部采購每年年初制定年度供應商審核計劃，組織品保部、技術部、體系部、生產部等部門負責人對供方進行評定，以重新確認合格供方的資格；審核發(fā)現(xiàn)的不符合項由供應商及時回復審核不符合項改善報告中待下次審核時確認改善效果。采購信息和資料的收集 采購人員，應在日常工作中注重對相關采購資訊的收集和整理，存檔備用； 所收集的采購資訊，包括對供應商的調查資料，供應商提供的材質證明、質量證書及產品目錄等，采購人員可以書面形式或電腦檔形式進行歸檔管理。 采購人員

12、需將本公司的環(huán)境物質的要求、質量要求、以及客戶的特殊要求及時傳達給供應商，確保供應商提供的產品符合本公司的要求。 委外加工的管理： 5.10.1 5.10.2采購組按5.7進行選擇供應商,并報工廠總經(jīng)理審批； 5.10.3總經(jīng)理確定合適供應商,并決定委外加工的產品類型和數(shù)量； 5.10.4委外加工時,由調度室下達訂單,技術部提供必要的生產圖紙或樣板以及相關作業(yè)指導書等資料；必要時品管部提供必要的檢驗規(guī)范、量具等資料； 5.10.5委外加工時,調度室書面通知品管部,必要時品管部跟進品質問題； 5.10.6委外加工完成,收成品倉收貨,通知品管部,品管部按品質檢驗管理程序中相關規(guī)定進行驗收； 5.10.7經(jīng)檢驗合格的產品由調度室進行消帳,記錄在外發(fā)加工記錄表上； 5.10.8如出現(xiàn)品質問題則按5.5.4進行處理。6. 相關文件 6.1產品防護管理程序 6.2品質檢驗管理程序 6.3糾正與