辦公及后勤管理制度管理辦法規(guī)定(推行)

1、辦公及后勤管理制度（推行）5S正確的制度需要正確的步奏與方法來確保制度的堅持與實(shí)施目的1. 提高所有人對規(guī)則的重視程度，逐漸養(yǎng)成良好的遵守習(xí)慣。2. 要讓企業(yè)組織的每個成員都能由內(nèi)而外地散發(fā)出團(tuán)隊及合作精神，就會形成一種自主改善的機(jī)制。3. 一目了然的工作場所，沒有浪費(fèi)，無勉強(qiáng)而不拘束，崗位明確、干凈，沒有灰塵、垃圾；工作已成為一種樂趣，員工不會無緣無故地曠工。為了培養(yǎng)人員的積極性和主動性. 最終目的是提升人的品質(zhì):遵守規(guī)定的習(xí)慣 自覺維護(hù)工作環(huán)境整潔明了的良好習(xí)慣 可以改善企業(yè)的品質(zhì)同時還能確保員工們高昂的士氣使辦公室管理及文化建設(shè)提升到一個新的層次文化能推動你做事的方向B.要點(diǎn)： 是否可以

2、同時推進(jìn) 不要同時推進(jìn)，都是從整理、整頓開始，要做好整理、整頓，之后就可以進(jìn)行部分清掃。清掃到了一定的程度，導(dǎo)入清潔這一最高的形式。 各種管理手段和推進(jìn)手段、方法、制度、措施公開化，透明化。 領(lǐng)導(dǎo)掛帥，一個月要舉行一次全員大會，總經(jīng)理要表態(tài)和總結(jié)?；顒舆^少達(dá)不到預(yù)期的效果，過多又會影響到正常工作，最好是一個禮拜進(jìn)行一次匯總，或進(jìn)行一次會議。領(lǐng)導(dǎo)者要賦予權(quán)利，配備齊足夠的資源，比方說經(jīng)費(fèi)、辦公的文具 。在5S的整個推進(jìn)過程中，要特別注意及時總結(jié)報告，讓公司的每一個人都能及時地把握工作的進(jìn)度，高層領(lǐng)導(dǎo)的正確決策，基層對5S獲得新的理解，形成新的推動力。對于報告，我們指的不是打小報告。就日常管理而言

3、，報告是十分重要的。無論是對具體的事實(shí)，還是上下級之間的消除誤解，經(jīng)常報告，就能使上司了解你在做什么，以及你努力的程度，取得了怎樣的效果，并給予必要的支持，指導(dǎo)。即使失敗了，上司也會覺得部下已經(jīng)盡了力，誰會料到失敗呢。目前可以目視的問題（例）： 客廳煙灰缸的煙頭，進(jìn)門最顯眼的位置曾經(jīng)留香2周 郵件、賬本等物品一并存儲。推行步奏：1. 對所有人員進(jìn)行講解（傳達(dá)管理層的信心、決心和期望。）首先，實(shí)施5S的公司的董事長或總經(jīng)理，要將實(shí)施5S的 eq oac(,1)目的（始公司標(biāo)準(zhǔn)化）、 eq oac(,2)必要性（規(guī)范化），明確地向員工宣示；將公司內(nèi)的全體員工之想法、價值觀，都統(tǒng)一到公司的企業(yè)精神內(nèi)

4、。倡議書宣傳語：（為了使公司步入標(biāo)準(zhǔn)化。本人意見）（召開動員大會）如大家所見，我們公司目前雖然發(fā)展的還算不錯，但是像人員的社保、制度的完善等等方面都依然做的很不夠，為了使公司可以更好的發(fā)展，我們現(xiàn)在正在逐漸推進(jìn)公司標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)程。對于全體人員現(xiàn)在要做的就是使我們能擁有一個更加良好的環(huán)境；前一段時間的環(huán)境雖然我們做的非常好，但顯然還不夠完善，環(huán)境不僅可以使我們擁有良好的心情，而且能使我們的工作變的更加有序、井井有條。為了這個目標(biāo),讓我們大家一起來努力吧。成立推行人、建立推行體系。 要推動5S就必須有一個準(zhǔn)備，這個準(zhǔn)備就是要有一個組織構(gòu)架，也就是要成立一個模擬部門，作為核心力量來推動，當(dāng)5S成為每一

5、位員工的習(xí)慣時，該部門的S活動的推動功能自然就會相應(yīng)地減弱。 框架： 擬定推行方針。 推行計劃一般分三個階段。第一個階段：準(zhǔn)備階段（讓員工們都主動積極地去做，而不是用命令去強(qiáng)制地執(zhí)行）對所有人員進(jìn)行教育和策劃內(nèi)容，建立推行組織，每周制定方針調(diào)整。每周的例會上總經(jīng)理進(jìn)行一次講解，培訓(xùn)教育（包括:要做的下一步的目的、意義、方法、步奏、以及目標(biāo)，和檢查的東西，參與人員的建議），本周任務(wù)、考核。 兩日一晨會（3分鐘會議）： eq oac(,1)部門總結(jié)這2天的情況(簡明扼要)， eq oac(,2)提出和理化建議，完善方案，不足的地方修改計劃。 eq oac(,3)按照工作進(jìn)程布置今天要做的。（評價是

6、否成功，不是看它做了多少，而是看大家都做得怎樣）。當(dāng)養(yǎng)成習(xí)慣后就可以漸漸減少晨會次數(shù)。要鼓勵提出建議，有問題是最好的情況。（報告上不僅要講明做了什么，還要講明還有什么沒做） 制訂一份一周和每2日的計劃表，并嚴(yán)格地按照計劃進(jìn)行實(shí)施。1.先予設(shè)定期望之目標(biāo)2.日程計劃做為推行及控制之依據(jù)活動實(shí)施辦法 eq oac(,)目標(biāo)要 eq oac(,1)明確而又可操作，不能含糊不清（比如，第一天 目標(biāo)是整理所有物品，分清自己辦公室要與不要）。明確說禮拜一、整理、整頓、清掃等各方面都怎么做，要做什么。 eq oac(,2)要明確做到可以量化：直接講今天要吧所作的事情做到什么程度，比如，今天要做到所有柜子都收

7、拾干凈。 eq oac(,3)目標(biāo)要做到不能過高可以完成已不能過低而引不起執(zhí)行人的重視。 eq oac(,4)每日或每周只設(shè)一個目標(biāo)，比如就是要整理，就是區(qū)分要與不要，放置是否科學(xué)；確保將目標(biāo)做到精致化、精細(xì)化。 eq oac(,5)要有一定的時間性，目標(biāo)一定得實(shí)現(xiàn)，決定由誰做，做到什么程度，還必須明確在何時完成。工作一定要有計劃，以便大家對整個過程有一個整體的了解。責(zé)任者清楚自己及其他擔(dān)當(dāng)者的工作是什么，何時要完成，相互配合造就一種團(tuán)隊作戰(zhàn)精神。允許給予適當(dāng)?shù)慕?jīng)費(fèi)添置合理化物品實(shí)際行動中要有書面的文件或非書面的承諾，承諾一定要一致。5S的概要及目的講解。（對員工不能是提高素質(zhì)這類，讓人做起來

8、無所適從的目的）。 5S的目的就是讓環(huán)境規(guī)范，它擁有5個步奏，分別是整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)。整理的目的、整頓的目的、清掃的目的、清潔的目的、素養(yǎng)的目的（見管理制度）。5S每步管理方法。整理（紅牌）對于不合適的物品，可以掛紅牌 注明原因 改進(jìn)日期（我們用粉紅隨意貼代替）紅牌內(nèi)容：（紅牌不易多 一般一周最多一次 其余問題時候可以用黃牌代替） 問題： 理由：日期： 標(biāo)注：負(fù)責(zé)部門：效果： 1。OK 2。不符合對策，（找不到改進(jìn)方法的，研究討論） 掛紅牌的對象：不符合要求的物品，比如幾日未清理的煙灰缸。(人不能掛牌牌) 判定的標(biāo)準(zhǔn)：以是否能達(dá)到整理的目的作為判斷標(biāo)準(zhǔn)。掛紅牌后，連續(xù)同一個地方，黃

9、牌多過3次以上的，該紅牌（黃牌）保存，作為下次周例會作為注意點(diǎn)對大家提出，提醒大家注意不要再犯同樣的情況。 整頓（看板）使用的物品放置場所等基本狀況的表示板。它的具體位置在哪里做什么，數(shù)量多少，甚至說，誰來管理等等重要的項目，讓人一看就明白。因為5S的推動，它強(qiáng)調(diào)的是透明化、公開化。 形式和內(nèi)容展示出來，讓大家都能一目了然。定位：位置要明確 定物：種類名稱要明確 定量：確定數(shù)量。名稱：報表 標(biāo)示顏色：數(shù)量：幾個月/多少 地點(diǎn)： 推進(jìn)到一定的程度后，我們就看某些方面是否可以標(biāo)準(zhǔn)化、流程化。 清掃每日上班1分鐘監(jiān)察，監(jiān)察人總經(jīng)理，將有問題的表格放置部門桌面，自行修正。同一個一周2周一次以上的周例會

10、重點(diǎn)提出、尋找經(jīng)常發(fā)生問題的原因。 監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)：（見監(jiān)督表）桌子（桌面）：除水杯外，桌面整潔無多余物品、紙張，無與工作無關(guān)的文件、冊子。 保持整潔、簡潔化。 窗臺：沙發(fā)上、窗臺上、暖氣上禁止擺放任何物品，綠化、美化除外。筆：是否收起。 紙杯：是否清理掉。 煙灰缸：是否清理（煙味留2天很難聞） 垃圾桶：清理。 文件：是否歸類 放置回去（包括桌面文件與文件柜文件）。 招待人后是否雜亂留到第二條。各部門監(jiān)察表桌子窗臺筆(放置）紙杯（招待的）煙灰缸垃圾桶文件（亂放）X表示發(fā)現(xiàn)不良現(xiàn)象，責(zé)任部門盡快改進(jìn)四 、清潔：制作提醒板提醒板 有文件拉到桌子上 未歸位、煙頭未清掃 日期所有的評價 批評都要對事不對人五

11、、素養(yǎng)：A周例會：檢討與修正。系統(tǒng)性正式的，有序的活動?？陀^性審核的獨(dú)立性和公正性。自發(fā)性企業(yè)出于改善的目的而發(fā)起的一種有組織地審核。5S活動具有很大的靈活性，涉及方方面面，所以在審核之前，審核的范圍（區(qū)域）、目的（主題）和判定標(biāo)準(zhǔn)（做到什么程度）等都應(yīng)明確，并達(dá)成一致意見。 還有總結(jié)報告等；（反省改善階段，問題點(diǎn)的整理，研討改進(jìn)措施，今后的工作方向）。 用推進(jìn)計劃表明確實(shí)施的步奏。5S推進(jìn)工作計劃表步奏工作目標(biāo)準(zhǔn)備階段運(yùn)行階段評價階段反省改善階段1計劃、組織 2宣傳，培訓(xùn)教育3整理、整頓4活動導(dǎo)入、實(shí)施5檢查、改善階段6B晨會：提高工作目標(biāo)的效率，追蹤工作進(jìn)度。促進(jìn)公司上下的溝通與合作。結(jié)合各所/部的實(shí)際情況，檢討總結(jié)前期工作，布置下一步工作。 集思廣益，提出改進(jìn)性及開展性的工作方案。5個步奏之間的關(guān)系：整理、整頓、清掃、清潔、修養(yǎng)，這五個S并不是各自獨(dú)立，互不相關(guān)的。它們之間是一種相輔相成，缺一不可的關(guān)系。整理是整頓的基礎(chǔ)，整頓又是整理的鞏固，清掃是顯現(xiàn)整理、整頓的效果，而通過清潔和修養(yǎng)，則使企業(yè)形成一個所謂整體的改善氣氛。 4）可能出現(xiàn)的問題： 比如 “文件資料一大堆，那么多的要求