檔案管理制度

1、檔案管理制度PAGE 1PAGE 43廣州珠江工程建設(shè)監(jiān)理公司檔案管理制度目錄檔案管理制度 1檔案綜合管理分類方案30檔案綜合管理實(shí)施細(xì)則34附則42為加強(qiáng)監(jiān)理公司的檔案管理工作，更好地為監(jiān)理公司生產(chǎn)經(jīng)營工作服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國檔案法、企業(yè)檔案管理規(guī)定及廣州市企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范，特制定本制度。第一章檔案管理制度第一節(jié) 工程檔案管理制度依據(jù)【建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范】（GB/T50328-2001）和項目管理/監(jiān)理信息管理要求，制定本制度。一、工程項目管理公司的檔案管理工作由工程項目管理公司負(fù)責(zé)人主管，并由一名專職或兼職的檔案員負(fù)責(zé)工程檔案的收集整理。二、工程項目管理公司的文件和圖紙以

2、工程項目為單位，由檔案員統(tǒng)一登記和發(fā)放。三、工程項目管理公司的工程項目監(jiān)理文件的歸檔范圍：（一）、需長期保存的文件（標(biāo)注表示強(qiáng)制性歸檔工程資料，未標(biāo)注表示一般性歸檔工程資料）：1、房建監(jiān)理工程(1)項目監(jiān)理招標(biāo)文件、監(jiān)理投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、監(jiān)理合同、補(bǔ)充協(xié)議書(2)工程項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人名單、總監(jiān)任命書、總監(jiān)代表委托書(3)開工報告(4)監(jiān)理月報 (5)項目監(jiān)理協(xié)調(diào)會議紀(jì)要、專題會議紀(jì)要(6)工程開工/復(fù)工報審表GD2202001(7)監(jiān)理工程師通知回復(fù)單GD2202006(8)監(jiān)理工程師通知單GD2202011(9)監(jiān)理工作聯(lián)系單GD2202017(10)地基與基礎(chǔ)分部驗(yàn)收記錄及紀(jì)要GD

3、25002(11)樁基礎(chǔ)分部驗(yàn)收記錄及紀(jì)要GD25002(12)地下結(jié)構(gòu)分部驗(yàn)收記錄及紀(jì)要GD25002(13)主體分部驗(yàn)收記錄及紀(jì)要GD25002(14)鋼結(jié)構(gòu)分部驗(yàn)收記錄及紀(jì)要GD25002(15)建筑屋面分部驗(yàn)收記錄及紀(jì)要GD25002(16)幕墻分部驗(yàn)收記錄及紀(jì)要GD25002(17)建筑裝飾裝修分部驗(yàn)收記錄及紀(jì)要GD25002(18)給排水分部驗(yàn)收記錄及紀(jì)要GD25002(19)建筑電氣分部驗(yàn)收記錄及紀(jì)要GD25002(20)通風(fēng)空調(diào)分部驗(yàn)收記錄及紀(jì)要GD25002(21)建筑智能分部驗(yàn)收記錄及紀(jì)要GD25002(22)電梯分部驗(yàn)收記錄及紀(jì)要GD25002(23)單位(子單位)工程驗(yàn)

4、收記錄及紀(jì)要（GD3014）(24)質(zhì)量評估報告GD3004、市政監(jiān)-26(25)安全評價書(26)竣工驗(yàn)收報告（GD3015）(27)工程項目監(jiān)理工作總結(jié)報告(28)竣工驗(yàn)收備案表（GD3017）(29)建設(shè)工程施工質(zhì)量驗(yàn)收監(jiān)督意見書(30)工程竣工結(jié)算書匯總表（提供經(jīng)第三方審核的結(jié)果）(31)監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊（工程竣工后由項目項目管理公司交業(yè)主填寫監(jiān)理工作評價，交檔案室保管）(32)施工許可證(33)施工合同（包含建筑面積、高度、基坑深度、鋼結(jié)構(gòu)工程用鋼量、幕墻面積及幕墻高度內(nèi)容的施工合同）(34)施工單位中標(biāo)通知書（鋼結(jié)構(gòu)工程及幕墻工程）(35)工程量清單（鋼結(jié)構(gòu)工程用鋼量）(36)圖紙（包

5、含建筑面積、高度、基坑深度、鋼結(jié)構(gòu)工程用鋼量、鋼結(jié)構(gòu)跨度、懸臂長度、幕墻面積及幕墻高度內(nèi)容的圖紙）2、市政監(jiān)理工程：(1)項目監(jiān)理招標(biāo)文件、監(jiān)理投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、監(jiān)理合同、補(bǔ)充協(xié)議書(2)工程項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人名單、總監(jiān)任命書、總監(jiān)代表委托書(3)開工報告(4)監(jiān)理月報 (5)項目監(jiān)理協(xié)調(diào)會議紀(jì)要、專題會議紀(jì)要(6)工程開工/復(fù)工報審表市政監(jiān)-1(7)監(jiān)理工程師通知回復(fù)單市政監(jiān)-6(8)監(jiān)理工程師通知單市政監(jiān)-11(9)監(jiān)理工作聯(lián)系單市政監(jiān)-17(10)地基與基礎(chǔ)分部驗(yàn)收記錄及紀(jì)要GD25002(11)樁基礎(chǔ)分部驗(yàn)收記錄及紀(jì)要GD25002(12)軟基處理分部驗(yàn)收記錄及紀(jì)要GD25002

6、(13)單位(子單位)工程驗(yàn)收記錄及紀(jì)要（GD3014）(14)工程質(zhì)量評估報告（含質(zhì)量等級評定附表）市政監(jiān)-26(15)安全評價書(16)交工證書(17)竣工報告（含質(zhì)量等級評定附表）市政施管-4(18)工程竣工驗(yàn)收報告市政備-1(19)工程項目監(jiān)理工作總結(jié)報告(20)竣工驗(yàn)收備案表市政備-3(21)建設(shè)工程施工質(zhì)量驗(yàn)收監(jiān)督意見書(22)建筑工程驗(yàn)收意見書(23)竣工結(jié)算審核意見書（提供經(jīng)第三方審核的結(jié)果）市政監(jiān)25(24) 監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊（工程竣工后由項目項目管理公司交業(yè)主填寫監(jiān)理工作評價，交檔案室保管）(25)施工許可證（二）、短期保存的文件1、監(jiān)理規(guī)劃2、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則3、監(jiān)理工作運(yùn)行記錄

7、四、工程項目管理公司的工程項目管理文件的歸檔范圍：1、房建代建工程（長期）(1)立項申請報告及批復(fù)(2)可行性研究報告（項目投資建議書）及批復(fù)(3)環(huán)境影響報告書或報告表或登記表(4)固定資產(chǎn)投資項目年度計劃(5)建設(shè)用地批準(zhǔn)書(6)國有土地使用證及附圖(7)拆遷補(bǔ)償安置協(xié)議(8)建設(shè)用地規(guī)劃許可證(9)初步設(shè)計方案批復(fù)意見(10)施工圖審查合格證（及備案）(11)有關(guān)行政主管部門（人防、環(huán)保、消防、文物等）批準(zhǔn)文件或協(xié)議(12)項目管理服務(wù)合同及中標(biāo)通知書(13)勘察設(shè)計承包合同及中標(biāo)通知書(14)施工承包合同及中標(biāo)通知書(15)監(jiān)理委托合同及中標(biāo)通知書(16)建設(shè)工程規(guī)劃許可證(17)建設(shè)

8、工程報建審核書(18)建設(shè)工程施工許可證(19)工程質(zhì)量、安全監(jiān)督登記表(20)各責(zé)任主體及分包單位資質(zhì)文件(21)電梯安裝工程監(jiān)督登記表(22)工程質(zhì)量驗(yàn)收申請表(23)工程質(zhì)量評估報告(24)勘察文件質(zhì)量檢查報告(25)設(shè)計文件質(zhì)量檢查報告(26)單位工程施工安全評價書(27)電梯安裝分部質(zhì)量驗(yàn)收登記表(28)消防驗(yàn)收文件或準(zhǔn)許認(rèn)可使用文件(29)燃?xì)夤こ舔?yàn)收文件(30)房屋建筑工程質(zhì)量保修書(31)商品住宅住宅質(zhì)量保證書和住宅使用說明書(32)單位（子單位）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、紀(jì)要(33)建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督驗(yàn)收意見書(34)建設(shè)工程規(guī)劃驗(yàn)收認(rèn)可文件(35)環(huán)保驗(yàn)收文件或準(zhǔn)許認(rèn)可使用文件(36

9、)建設(shè)工程竣工驗(yàn)收檔案認(rèn)可書(37)建設(shè)工程竣工驗(yàn)收報告(38)房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗(yàn)收備案表(39)匯總目錄2、市政代建工程（長期）(1)立項申請報告及批復(fù)(2)可行性研究報告（項目投資建議書）及批復(fù)(3)環(huán)境質(zhì)量報告及批復(fù)(4)建設(shè)用地批準(zhǔn)書(5)國有土地使用證及附圖(6) 拆遷補(bǔ)償安置協(xié)議(7)建設(shè)用地規(guī)劃許可證及附圖(8)有關(guān)行政主管部門（人防、環(huán)保、消防、文物等）批準(zhǔn)文件或協(xié)議(9)初步設(shè)計方案批復(fù)意見(10)施工圖審查合格證（及備案）(11)項目管理服務(wù)合同及中標(biāo)通知書(12)勘察設(shè)計承包合同及中標(biāo)通知書(13)施工承包合同及中標(biāo)通知書(14)監(jiān)理委托合同及中標(biāo)通知書

10、(15)建設(shè)工程規(guī)劃許可證(16)建設(shè)工程報建審核書(17)建設(shè)工程施工許可證(18)工程質(zhì)量安全監(jiān)督登記表(19)工程項目管理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人名單(20)工程項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人名單(21)工程項目施工管理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人名單(22)竣工報告（含質(zhì)量等級評定附表）(23)工程質(zhì)量評估報告（含質(zhì)量等級評定附表）(24)勘察文件質(zhì)量檢查報告(25)設(shè)計文件質(zhì)量檢查報告(26)市政基礎(chǔ)設(shè)施的有關(guān)質(zhì)量檢測和功能性試驗(yàn)資料(27)質(zhì)量保修書(28)單位工程施工安全評價書(29)工程竣工驗(yàn)收報告(30)建設(shè)工程施工質(zhì)量驗(yàn)收意見書(31)建設(shè)工程規(guī)劃驗(yàn)收合格證(32) 環(huán)保驗(yàn)收文件(33) 建設(shè)工程竣工驗(yàn)收檔案認(rèn)

11、可書(34) 竣工驗(yàn)收備案表(35) 匯總目錄3、具體內(nèi)容按市檔案館【廣州市建筑檔案編制指南（試行）】及【廣州市市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案編制指南(試行) 】進(jìn)行立卷裝訂。4、工程投資超過1.8億元、住宅建筑面積超過8萬平方米以上的項目按公司檔案收集范圍收集整理，其它項目由設(shè)計技術(shù)部統(tǒng)計工程項目名目表，根據(jù)公司資質(zhì)申報、年檢和經(jīng)營這幾方面確定該類項目哪些項目需要進(jìn)一步收集，并返回綜合檔案室執(zhí)行。五、歸檔工程文件的質(zhì)量要求1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件，不可以在原件上進(jìn)行涂改；2、工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程；3、工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確；4、工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材

12、料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅絲墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、傳真紙、鉛筆等。5、工程文件應(yīng)文字清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備?？⒐べY料（分部工程驗(yàn)收記錄及紀(jì)要、單位工程竣工驗(yàn)收記錄及紀(jì)要、竣工驗(yàn)收報告）要提交原件，竣工驗(yàn)收備案表沒有原件的必須加蓋甲方紅章予以確認(rèn)，安全評價書可以提交復(fù)印件。6、工程文件的文字材料幅面尺寸規(guī)格為A4幅面，圖紙采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。7、工程文件的立卷、文件的排列、案卷的編目和裝訂按城建檔案館和 【建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范】的規(guī)定辦法執(zhí)行。六、文件歸檔的時間和份數(shù)項目管理/監(jiān)理部各專業(yè)人員在工程完工后或調(diào)離本項目前應(yīng)將所管轄的專業(yè)

13、技術(shù)文件收集整理后交檔案員，一般不超過一個月，文件為一式一份。七、項目管理/工程監(jiān)理文件整理、移交歸檔在工程竣工后三個月內(nèi)，由工程項目管理公司檔案員將全部工程項目管理/工程監(jiān)理文件收集后按城建檔案館的有關(guān)要求進(jìn)行分類整理、立卷，并列出移交文件清單，經(jīng)工程項目管理公司負(fù)責(zé)人審核簽認(rèn)，并辦理移交、簽收手續(xù)，由檔案室歸檔。在工程竣工后半年內(nèi)，應(yīng)歸檔的強(qiáng)制性工程資料因某種原因未收集齊，須繳納一定的保證金（從部門當(dāng)季度提成工資總額中扣除），最高不超過2萬元，最低不超過5千元。一般性工程資料，由負(fù)責(zé)該工程資料的項目管理公司以書面形式將原因闡明報分管領(lǐng)導(dǎo)，分管領(lǐng)導(dǎo)審批送總經(jīng)理，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可交綜合檔案室

14、存放。其他情況經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批報總經(jīng)理。欠缺資料的工程在檔案室存放一年內(nèi)能補(bǔ)齊資料的，可退還保證金。如超過一年尚未補(bǔ)齊資料的，公司除沒收保證金外，并按績效考核有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，報總經(jīng)理批示。八、凡上級對工程質(zhì)量評定等級證書以及獎狀，有關(guān)項目管理公司應(yīng)及時辦理證書及獎狀領(lǐng)取手續(xù)，證書及獎狀領(lǐng)回后移交綜合檔案室歸檔，工程獲獎證書作為工程質(zhì)量統(tǒng)計憑證。九、上述各項材料的收集整理應(yīng)與工程進(jìn)度同步進(jìn)行，分階段及時完成。項目管理公司檔案員每季度進(jìn)行檢查。十、對工程項目管理/監(jiān)理機(jī)構(gòu)需向市城建檔案館及建設(shè)單位提交的工程項目管理/監(jiān)理文件資料，由工程項目管理公司資料員按【建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范】（GB/T5032

15、8-2001）、市城建檔案館【廣州市建筑檔案編制指南（試行）】及【廣州市市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案編制指南(試行) 】的規(guī)定和要求整理、裝訂及匯總，向市城建檔案館和建設(shè)單位移交。第二節(jié) 文書檔案管理制度為了加強(qiáng)我公司文書檔案的科學(xué)管理，適應(yīng)企業(yè)的改革、開放和搞活經(jīng)濟(jì)的需要，更好地為我公司各項工作服務(wù)，特制訂本辦法。一、文書檔案管理職能：1、黨政工團(tuán)檔案是我公司黨、政、工、團(tuán)部門，在企業(yè)的政治、行政、經(jīng)營工作活動中形成的有保存價值的文件材料。它包括我公司的行政管理工作、經(jīng)營管理、黨工團(tuán)管理工作。2、文書檔案工作的主要任務(wù)是：對公司的行政、經(jīng)營、黨、團(tuán)檔案材料的收集、整理、保管、鑒定和統(tǒng)計，為企業(yè)各項活

16、動提供利用。二、文書檔案的歸檔范圍：1、行政管理(1)監(jiān)理公司工作安排、總結(jié)；(2)機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員任免、福利待遇、調(diào)動、退休；(3)管理制度、規(guī)定；(4)公司資質(zhì)年審、工商年檢；(5)大事記；(6)會議紀(jì)要；(7)評先材料；(8)職工名冊、合同考核、晉升工資；(9)職工技術(shù)職稱；(10)職工工傷、養(yǎng)老、待業(yè)保險；(11)防火安全檢查報告、總結(jié)。2、經(jīng)營管理(1)公司計劃、統(tǒng)計材料；(2)公司工作量完成情況；(3)工程質(zhì)量統(tǒng)計表、工程竣工驗(yàn)收表；(4)公司在建工程情況；(5)財務(wù)季報表、年報表；(6)工程預(yù)、結(jié)算、招標(biāo)、投標(biāo)材料。3、黨群工作(1)黨務(wù)工作：向上級黨委的請示報告和上級的批復(fù);黨總

17、支部改選的請示報告與批復(fù)，選舉結(jié)果與批復(fù)。評選先進(jìn)黨支部、優(yōu)秀黨員材料；領(lǐng)導(dǎo)班子調(diào)整和黨的干部任免報告、批復(fù)、通知。黨代會會議紀(jì)要、工作報告等相關(guān)文件。(2)工、團(tuán)工作：工會年度計劃、總結(jié)材料；各項競賽、評比、活動安排、方案、總結(jié)和上報材料、開展文體活動文件；評選先進(jìn)集體、先進(jìn)工作者、先進(jìn)團(tuán)支部、團(tuán)員材料。工會委員會改選的請示報告與批復(fù)，選舉結(jié)果與批復(fù)。工會和員工代表大會會議紀(jì)要、討論文件、工作報告等相關(guān)文件。三、文書檔案的歸檔要求：1、凡以公司或公司黨支部名義打印行文及上報的材料，均由公司行政人事部專人負(fù)責(zé)做好平時收集、積累、經(jīng)初步分類整理，于次年四月份向綜合檔案室移交歸檔。2、移交檔案時必

18、須填寫移交清單一式二份，經(jīng)核對清楚后，雙方在清單上簽字,各留一份存查。3、打印的文件紙張必須優(yōu)良，文字清晰，禁止用圓珠筆、鉛筆起草和批改文件。4、歸檔的文件應(yīng)符合辦文程序（擬稿、簽發(fā)、印章等齊全）。5、文件和附件材料（原件與復(fù)印件、報告與批復(fù)、正文和附件）一并歸檔。四、文書檔案的管理：1、按檔案綜合管理有關(guān)規(guī)定，公司黨、政、工、團(tuán)的檔案材料，應(yīng)由公司綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，不得由個人分散存放。2、文書檔案的整理分類，由檔案室按年度統(tǒng)一編號。五、文書檔案的鑒定：1、按國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定（國家檔案局令第8號）的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，制訂公司檔案保管期限表，經(jīng)

19、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后， 成為檔案鑒定依據(jù)。2、對確無保存價值和已超過保管期限的檔案，要進(jìn)行登記造冊一式三份清單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，送到指定地方進(jìn)行銷毀。六、檔案的利用：1、建立檔案借閱、利用制度，借閱檔案時，嚴(yán)格審批手續(xù)。2、根據(jù)公司工作和業(yè)務(wù)的需要，編制各種索引以便查找和利用。3、凡借閱檔案者必須愛護(hù)檔案，不得隨意在檔案上劃圈、涂改、折疊、剪折卷，確保檔案完整無損。4、對庫存檔案情況，檔案人員要心中有數(shù)，主動了解企業(yè)各項工作對檔案的需要，積極做好提供利用工作。5、加強(qiáng)檔案利用統(tǒng)計工作，對利用檔案有效益的，要及時收集其效果，并按時統(tǒng)計上報和反映情況，及時交流利用經(jīng)驗(yàn)。第三節(jié) 會計檔案管理制度 為加強(qiáng)

20、會計檔案的管理，使會計檔案在搞好企業(yè)經(jīng)濟(jì)核算、提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益中充分發(fā)揮作用。按照財政部、國家檔案局財會字【1998】32號及廣州市財政局、檔案局財會【1998】843號文件規(guī)定，會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，建立會計檔案，妥善保管。結(jié)合監(jiān)理公司實(shí)際情況，特制定本辦法。一、會計檔案的管理 監(jiān)理公司財務(wù)會計檔案由監(jiān)理公司檔案室統(tǒng)一管理，在業(yè)務(wù)上受財務(wù)部指導(dǎo)。二、會計檔案的歸檔范圍1、會計報表：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。2、會計賬簿：總帳，明細(xì)賬，日記賬，輔助賬簿，其他會計帳簿，固定資產(chǎn)卡片。3、會計憑證：原始憑證

21、，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。4、工資表類：單位人員工資名冊。5、其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)材料。三、會計檔案的歸檔要求1、歸檔的會計文件材料必須保證齊全、完整、真實(shí)、準(zhǔn)確。2、歸檔的會計文件材料由會計人員進(jìn)行整理、組卷。3、自制的原始憑證，應(yīng)保持記賬憑證和規(guī)格表本一致，折疊整齊、裝訂牢固。4、裝訂時，應(yīng)注意調(diào)節(jié)成冊的厚薄，以利保管和查閱，每冊封面書寫工整，按規(guī)定填寫字號加蓋經(jīng)辦人及主管人印章。5、會計檔案移交時，由財務(wù)填列交接清冊一式兩份，主管領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章后，向

22、綜合檔案室移交，交接交接雙方對移交清冊核對清楚，以明確責(zé)任履行簽字的手續(xù)。四、會計檔案的整理要求1、會計報表封面上的內(nèi)容要填寫完整，要標(biāo)明財務(wù)報表的年度、總頁數(shù)、檔號、保管期限。案卷封面上的保管期限則為“永久”保管。工資表是反映一個單位人員的變動情況，可單獨(dú)裝訂存15年。2、會計賬簿采用盒封式封面，多欄帳也可參照使用。采取編大流水號，即自設(shè)置會計帳簿之年起至現(xiàn)在編一個順序號，排列方法：總賬、明細(xì)賬、日記帳（現(xiàn)金出納帳、銀行存款賬、輔助帳），每年排列都應(yīng)一致。3、會計憑證裝訂前要拆除金屬物，檢查憑證編號號碼，防止顛倒號碼或缺號，檢查記帳憑證中應(yīng)該附的原始憑證或文件是否齊全。 4、會計檔案移交時間

23、當(dāng)年的會計檔案，在會計年度終了后，由財務(wù)部整理、組卷登記并保管二年后向，由財務(wù)部編制移交清冊，移交綜合檔案室統(tǒng)一保管。五、會計檔案的保管1、要設(shè)有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵等設(shè)施的檔案庫房。2、檔案人員要定期檢查，對破損或變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時修補(bǔ)、復(fù)制。3、做好會計檔案統(tǒng)計，對檔案的收進(jìn)移出、整理、鑒定保管和利用情況進(jìn)行基本數(shù)量的統(tǒng)計。六、會計檔案的借閱和利用1、公司內(nèi)查閱會計檔案的由財務(wù)部派人進(jìn)行查閱；外單位來閱時，要持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由財務(wù)部派人進(jìn)行查閱。2、查閱檔案，人員只限在規(guī)定地點(diǎn)查看，要愛護(hù)檔案，嚴(yán)禁拆卷頁，涂改、勾畫、損壞，對違反會計檔案管理制度，

24、情節(jié)嚴(yán)重者，應(yīng)報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)肅處理。3、對查閱會計檔案應(yīng)做好利用效果登記。七、會計檔案的鑒定與銷毀1、會計檔案的保管期限，應(yīng)按照國家規(guī)定的會計檔案保管期限表劃分為永久、定期（25年、15年、10年、5年、3年）兩類，保管期限的計算，從會計年度終了后的第一天算起。2、會計檔案保管期限期滿，需要銷毀時，由檔案室會同財務(wù)部提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，由公司負(fù)責(zé)人、財務(wù)部和行政人事部領(lǐng)導(dǎo)組成鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組，進(jìn)行鑒定簽署銷毀意見，并簽字蓋章，報上級主管部門批準(zhǔn)。3、對涉及重要的固定資產(chǎn)（包括征地、拆遷、基建、房地產(chǎn)交易、購置重大設(shè)備等）的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出裝訂立卷，待該項固定資產(chǎn)報廢清理后再保管

25、5年。4、鑒定后需要銷毀的檔案，由綜合檔案室、財務(wù)部一同派員送指定地點(diǎn)銷毀。第四節(jié) 聲像檔案管理制度 為加監(jiān)理公司聲像檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮聲像檔案的作用，特制定以下辦法。一、聲像檔案歸檔范圍1、監(jiān)理公司重要外事活動、會議等方面。2、市級以上領(lǐng)導(dǎo)到監(jiān)理公司檢查指導(dǎo)工作等重大活動形成的聲像材料。3、工程整體竣工照片。二、聲像材料的歸檔要求1、聲像材料必須詳細(xì)記錄時間、地點(diǎn)、人物、攝錄人。2、歸檔的聲像材料必須是原版、正件。3、歸檔的聲像材料要清晰、完整。4、聲像材料歸檔時要填寫移交清單一式二份，交接雙方各留一份。三、聲像檔案的管理。1、聲像檔案是指各職能部門行使職責(zé)，經(jīng)濟(jì)活動或從事社會活動中形

26、成的，具有保存價值的照片、幻燈片、錄像帶等載體的材料。2、聲像檔案由綜合檔案室統(tǒng)一管理。3、聲像檔案管理的主要任務(wù)是收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計、開發(fā)利用。4、聲像檔案的整理按監(jiān)理公司檔案分類編號標(biāo)準(zhǔn)，按不同種類載體進(jìn)行組卷，編目排列有效。5、定期檢查聲像檔案的保管情況。6、歸檔保存的聲像檔案，未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，任何人不得私自銷毀、復(fù)制、涂改。7、聲像檔案的鑒定，要定期對聲像檔案的保管期限進(jìn)行鑒定，要銷毀的聲像檔案，必須登記并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能銷毀。四、聲像檔案的利用1、編制聲像檔案目錄、帳簿等檢索工具，為查找提供方便。2、建立聲像檔案借閱利用制度。3、聲像檔案借用完畢后，要及時歸還，不得轉(zhuǎn)借。4

27、、做好聲像檔案庫存基本數(shù)字和利用情況的統(tǒng)計，并做好記錄工作。第五節(jié) 設(shè)備檔案管理制度為加強(qiáng)監(jiān)理公司設(shè)備檔案的管理，充分發(fā)揮設(shè)備檔案的作用，特制訂以下管理辦法。一、監(jiān)理公司的設(shè)備指辦公用的復(fù)印機(jī)、電腦、汽車、相機(jī)、傳真機(jī)。二、設(shè)備檔案是指以上各種設(shè)備的操作、維修、保養(yǎng)的說明書。三、設(shè)備檔案的管理：1、監(jiān)理公司的設(shè)備檔案由綜合檔案室統(tǒng)一管理。2、設(shè)備檔案的歸檔要求： 歸檔的設(shè)備檔案必須是原件，并且要完整、清晰。3、設(shè)備檔案的利用：（1）凡使用設(shè)備檔案，必須辦理登記手續(xù)。（2）設(shè)備檔案使用完畢，由經(jīng)辦人將設(shè)備檔案交回檔案室。（3）凡使用設(shè)備檔案，必須小心愛護(hù)。第六節(jié) 檔案庫房管理制度一、檔案庫房必須

28、門窗堅固、有防盜設(shè)施。除檔案保管人員外，其他人不得隨意進(jìn)入庫房。二、庫房要有滅火器材（干粉、滅火器），并定期檢查，庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙。不準(zhǔn)堆放雜物。三、庫房內(nèi)設(shè)置空調(diào)機(jī)、抽濕機(jī)、濕度計和溫度計，定時測量、記錄， 并采取相應(yīng)措施，要求庫房經(jīng)常保持溫度為1424。C、相對濕度為50%65%的范圍內(nèi)。四、檔案柜、密集架內(nèi)必須放有防蟲劑。五、庫房要保持清潔衛(wèi)生，要有遮陽設(shè)施。第七節(jié) 檔案管理制度為了貫徹檔案法，搞好公司檔案管理工作，維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益及其他合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本制度。一、公司檔案是本公司在各項活動中形成的全部檔案的總和。結(jié)合公司情況，劃分為行政檔案、工程檔案和財

29、務(wù)檔案三大類。1、行政檔案、工程檔案由行政人事部統(tǒng)一管理，財務(wù)檔案由財務(wù)部管理。2、歸檔范圍及要求3、黨政工團(tuán)檔案。由辦公室負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔，其歸檔要求參照集團(tuán)公司相應(yīng)的規(guī)定。二、工程檔案。由項目管理公司負(fù)責(zé)收集、分類、整理、立卷，由綜合檔案室對檔案進(jìn)行審定后裝訂成冊，移交給綜合檔案室存檔。其歸檔要求執(zhí)行按市檔案館【廣州市建筑檔案編制指南（試行）】及【廣州市市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案編制指南(試行) 】。三、會計檔案。由財務(wù)部負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔和保管，其要求參照集團(tuán)公司相應(yīng)的規(guī)定。四、收集檔案時，必須辦理檔案交接手續(xù)，查閱檔案資料也必須辦理登記，原則上不能開檔案室。五、案庫房要做到七防：即防盜

30、、防光、防火、防潮、防塵、防有害生物和防污染。第八節(jié) 檔案歸檔制度 凡屬監(jiān)理公司在各項工作和工程項目監(jiān)理活動中形成的各種材料(圖紙、圖表、文字資料、錄像、計算機(jī)、磁帶等)、各種門類載體的檔案都由綜合檔案室統(tǒng)一管理。一、歸檔范圍0.工程檔案；1.設(shè)備檔案；4.黨政工團(tuán)檔案；7.聲像檔案；9.會計檔案；10.實(shí)物檔案；二、歸檔要求 各項工程監(jiān)理工作中形成的文件材料，按其業(yè)務(wù)范圍，由監(jiān)理公司所屬各部門的兼職檔案員負(fù)責(zé)收集、積累、整理歸檔。1、必須準(zhǔn)確地反映監(jiān)理公司工程監(jiān)理、經(jīng)營管理等各項活動的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。2、必須層次分明，符合其形成規(guī)律。3、必須符合文件格式及書寫標(biāo)準(zhǔn)，禁用圓珠筆及鉛筆起草和

31、批改。三、歸檔時間1、工程檔案，應(yīng)在工程竣工后三個月內(nèi)，由項目管理公司兼職或?qū)Ｂ殭n案員將應(yīng)歸檔的文字材料進(jìn)行收集、分類、整理、立卷，由綜合檔案室對檔案進(jìn)行審定后裝訂成冊，移交給綜合檔案室。2、集團(tuán)承接的代建工程檔案，應(yīng)在工程竣工后三個月內(nèi)，由項目管理公司兼職或?qū)Ｂ殭n案員將應(yīng)歸檔的文字材料進(jìn)行收集、分類、整理、立卷，由綜合檔案室對檔案進(jìn)行審定后裝訂成冊，移交給集團(tuán)公司綜合檔案室。3、文書檔案應(yīng)在第二年四月前，將應(yīng)歸檔的文字材料組成保管單位，由各部門的負(fù)責(zé)人審定后，向本公司綜合檔案室移交。4、監(jiān)理公司重大會議、評獎材料，應(yīng)在會議結(jié)束及評獎后七天內(nèi)，由專人整理好向公司綜合檔案室移交歸檔。5、設(shè)備檔案

32、在購買設(shè)備及安裝使用后，將設(shè)備說明等技術(shù)資料向公司綜合檔案室移交。6、會計檔案由財務(wù)部裝訂成冊保存二年，期滿后指定專人編寫移交清單并向檔案室移交。7、聲像材料應(yīng)在各項活動結(jié)束后，由主辦部門整理好相片并附上文字說明，移交檔案室歸檔。工程聲像材料在工程竣工后一個月內(nèi)，由承辦部門整理好并附上文字說明交檔案室。歸檔份數(shù)1、工程檔案，一式一份交本公司綜合檔案室。2、集團(tuán)承接的代建工程檔案，一式一份交集團(tuán)公司綜合檔案室。3、文書檔案一般歸檔一式二份（連同原稿），另交一份檔案目錄給集團(tuán)公司綜合檔案室。4、設(shè)備檔案一式一份交本公司綜合檔案室。五、移交手續(xù) 各部、項目管理公司移交文件或檔案要辦理移交手續(xù)，移交材

33、料清單一式二份雙方簽字后各保存一份存查。第九節(jié) 檔案室保密制度一、嚴(yán)格遵守黨和國家有關(guān)保密工作的規(guī)定、制度，遵紀(jì)守法，保守黨和國家的機(jī)密。二、嚴(yán)格按照檔案文件密級劃分范圍，采取保密措施。對不同密級的檔案采取相應(yīng)的保管措施和借閱制度。三、對檔案內(nèi)容不該說的絕對不說，不該泄露的絕不泄露，不該復(fù)印和復(fù)制的絕對不借。四、在公共場所、私人信件、普通電話、家屬、子女親友中不談?wù)摍C(jī)密檔案內(nèi)容。五、凡查閱檔案資料，只能在檔案室內(nèi)，不得帶出外。六、發(fā)現(xiàn)泄露機(jī)密文件的情況，應(yīng)及時報告領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)單位，查明情況嚴(yán)肅處理。第十節(jié) 檔案室借閱制度一、凡借閱檔案材料，必須登記。本公司職工一律經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按規(guī)定辦理登記

34、手續(xù)，才能借閱。二、檔案原則上不向外借出，只限在室內(nèi)查閱。如工作需要借出，經(jīng)行政人事部領(lǐng)導(dǎo)同意，并辦理有關(guān)手續(xù)，借閱不得超過七天，歸還時要點(diǎn)清和檢查。如發(fā)現(xiàn)遺失和損壞，要及時報告和處理。三、查閱或借閱檔案材料，不得在檔案材料上劃圈、涂改、更不得拆散、折疊損壞檔案，違者追究責(zé)任或賠償。四、借閱檔案的人員調(diào)職、批準(zhǔn)出國、離退休前，必須將借閱的檔案如數(shù)還給檔案室，并辦理注銷手續(xù)。五、凡需要復(fù)制、復(fù)印的檔案材料，需經(jīng)行政人事部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第十一節(jié) 檔案的鑒定與銷毀制度 檔案的鑒定工作是為了使有價值的檔案更好地保存下來，達(dá)到既精練又完整，以維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌的目的。對已經(jīng)超過保管期限的檔案文件材料進(jìn)

35、行鑒定和銷毀是一項必要的工作。一、鑒定的組織形式 監(jiān)理公司檔案的鑒定工作應(yīng)在行政人事部領(lǐng)導(dǎo)的主持下，由檔案室和各業(yè)務(wù)部門共同組成鑒定小組。二、鑒定的方法 應(yīng)對檔案材料進(jìn)行逐卷、逐張地進(jìn)行審查鑒定，決定檔案文件材料的保管期限升、降或銷毀，以及文件的密級降級或解密等。三、鑒定的依據(jù) 應(yīng)參照國家檔案部門頒發(fā)的“黨政工團(tuán)檔案”、“基建檔案”、“會計檔案”的保管期限表，及集團(tuán)公司的有關(guān)各類檔案保管期限的規(guī)定執(zhí)行。凡介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)將檔案的鑒定內(nèi)容數(shù)量變化以及必要的情況如實(shí)記載，以備存查。四、檔案銷毀工作 需銷毀的檔案材料，應(yīng)登記造冊，由鑒定小組提出有關(guān)檔

36、案銷毀報告和銷毀清單，經(jīng)鑒定小組、組長（經(jīng)理或總工程師）審核批準(zhǔn)后交檔案室執(zhí)行，銷毀清單由檔案室存檔一份，檔案銷毀清冊保管期限為二十五年。第十二節(jié) 檔案工作“三納入”、“四參加”的制度 根據(jù)國營企業(yè)檔案暫行規(guī)定的精神，為維護(hù)企業(yè)檔案的安全與完整，使之更好地為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益服務(wù), 對檔案工作的“三納入”、“四參加”作如下規(guī)定：一、將公司文件材料的形成、積累、整理和歸檔納入公司管理制度；納入公司工作計劃；納入公司有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制。二、工程竣工驗(yàn)收、科研成果鑒定，應(yīng)有?；蚣媛殭n案員參加，檔案材料不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)的，檔案部門可提出不能進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收；待各類材料符合歸檔要求后，

37、再進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收工作。三、工程創(chuàng)優(yōu)、科研成果評獎，歸檔的文件材料是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，要作為一項考核內(nèi)容，檔案部門不簽署意見的不得申報成果。四、公司購置重要設(shè)備儀器和引進(jìn)項目的文件材料在到貨開箱驗(yàn)收時，有關(guān)部門應(yīng)通知檔案部門檢查驗(yàn)收隨機(jī)的文件材料，并及時歸檔。第十三節(jié) 綜合檔案室的職責(zé)綜合檔案室是負(fù)責(zé)監(jiān)理公司檔案管理的職能部門，其職責(zé)如下：一、認(rèn)真貫徹實(shí)施檔案法和上級有關(guān)檔案工作的方針、政策和規(guī)定，堅持以法治檔，認(rèn)真開展檔案的開發(fā)利用工作。二、擬定監(jiān)理公司檔案工作計劃、總結(jié)和各項規(guī)章制度、管理辦法，積極完成上級和領(lǐng)導(dǎo)交辦有關(guān)檔案工作。三、集中統(tǒng)一管理監(jiān)理公司各部和項目管理公司的全部檔案。四、負(fù)

38、責(zé)對監(jiān)理公司各種門類（包括工程、設(shè)備、文書、會計、聲像、實(shí)物等資料）載體檔案的整理、分類、鑒定、立卷、裝訂、入庫、移交、統(tǒng)計、利用和編研工作。五、負(fù)責(zé)建立相關(guān)工作臺帳，做好每季度提交檔案資料備份工作。六、按規(guī)定向市檔案局、集團(tuán)公司移交有關(guān)檔案。七、負(fù)責(zé)收集、保管與本單位經(jīng)營管理、生產(chǎn)工作有關(guān)的信息資料，及時提供利用。八、負(fù)責(zé)對監(jiān)理公司各部、項目管理公司的檔案工作人員進(jìn)行指導(dǎo)和檢查督促。九、對文件和資料以及質(zhì)量記錄進(jìn)行控制，并對其控制程序的實(shí)施情況進(jìn)行檢查。第十四節(jié) 檔案管理員職責(zé)一、負(fù)責(zé)監(jiān)理公司的綜合檔案室管理，做好各門類文件材料的整理、分類、鑒定、立卷、裝訂、入庫、移交工作、統(tǒng)計、辦理檔案的

39、調(diào)閱利用等事宜。二、負(fù)責(zé)建立相關(guān)工作臺帳，做好每季度提交檔案資料備份工作。三、做好檔案資料的保管和保密工作，落實(shí)庫房的“七防”措施，保證檔案的安全、完整。四、在綜合檔案室負(fù)責(zé)人的指導(dǎo)下，草擬監(jiān)理公司綜合檔案室的工作計劃、總結(jié)，完善檔案管理制度。五、參與監(jiān)理公司檔案鑒定，按照規(guī)定做好檔案的審查、銷毀等清理工作。六、及時向領(lǐng)導(dǎo)請示報告，解決檔案工作的特殊問題并對監(jiān)理公司各部門和屬下單位的檔案資料工作進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)系和指導(dǎo)。七、辦理公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。第十五節(jié) 項目管理公司檔案管理員職責(zé)技術(shù)檔案工作是一門專業(yè)性、技術(shù)性管理和服務(wù)性工作，檔案員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，積極宣傳和貫徹黨和國家以及上級檔案

40、部門有關(guān)基建檔案工作的方針、原則及規(guī)定。一、對項目管理公司收發(fā)文件、圖紙、科技圖書資料進(jìn)行分類、登記和統(tǒng)計，再發(fā)放施工單位，或有關(guān)人員，或送領(lǐng)導(dǎo)審閱，用后及時收回整理、編目、歸檔，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，主動提供利用。如工期較長的工程，其文件材料要每年年終進(jìn)行整理歸檔。 二、對上級部門或總公司發(fā)給的其他文件，屬于文書方面的則按文書方面分類整理歸檔。三、對個人起草的文件材料（含公函等）需經(jīng)項目管理公司領(lǐng)導(dǎo)審閱后，蓋章發(fā)出，并要連同草稿一并歸檔。四、對設(shè)計變更。應(yīng)弄清并注明變更圖號，同時在圖上注明修改通知號，及時按單位工程分別登記。五、熟悉工程合同中關(guān)于工程分包和竣工時間，及時督促施工單位按上級檔案部門

41、規(guī)定和要求，編制竣工資料、竣工圖，發(fā)現(xiàn)問題及時向主管技術(shù)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)匯報。研究解決，督促施工單位補(bǔ)充或修改。六、工程竣工后，將工程全部的文件資料和圖紙收齊后，按市檔案館【廣州市建筑檔案編制指南（試行）】及【廣州市市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案編制指南(試行) 】進(jìn)行立卷裝訂。在項目竣工三個月后，交監(jiān)理公司檔案室，并辦理移交、簽收手續(xù)。七、對文件、圖紙加強(qiáng)保管做好防火、防潮、防塵、防盜和保密工作。八、凡借出資料、圖紙要進(jìn)行認(rèn)真登記，外部借閱資料、圖紙必須經(jīng)地盤經(jīng)理批準(zhǔn)，進(jìn)行登記，并及時催還。第二章檔案綜合管理分類方案 本方案2007年后執(zhí)行第 1 條 編制說明 根據(jù)市檔案局廣州市企業(yè)檔案綜合管理分類方案

42、，為加強(qiáng)監(jiān)理公司檔案綜合管理，開發(fā)檔案信息資源，使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化，結(jié)合監(jiān)理公司機(jī)構(gòu)設(shè)置和檔案形成情況，制定本分類方案。第 2 條 編制分類方案，按照檔案集中統(tǒng)一管理的原則，監(jiān)理公司形成的全部檔案是一個全宗，全宗是由各種門類、各種載體檔案構(gòu)成的。因此，編制分類方案是為了使檔案管理系統(tǒng)化、條理化，全面地反映和維護(hù)公司的歷史真實(shí)面貌。第 3 條 分類編號方法本分類方案設(shè)六大類：0.工程檔案；1.設(shè)備檔案；4.黨政工團(tuán)檔案；7.聲像檔案；9.會計檔案；10.實(shí)物類.每個大類下分若干屬類和隸屬類,在此基礎(chǔ)上再分若干條款,各大類采用阿拉伯?dāng)?shù)字排列：一、檔案分類方案0. 工程檔案

43、0.1 監(jiān)理工程檔案0.1.1 xxx工程監(jiān)理檔案0.2 代建工程檔案0.2.1 XXX代建工程檔案1. 設(shè)備檔案4. 黨政工團(tuán)檔案4.1 行政管理4.2 經(jīng)營管理4.3 黨群工作7. 聲像檔案7.1 照片7.1.1底片7.1.2 正片7.1.2.1單位建設(shè)面貌7.1.2.2人物7.1.2.3 重要會議7.1.2.4 單位榮譽(yù)7.1.2.5工程照片9. 會計檔案9.1 報表9.1.1工程部 9.1.2監(jiān)理公司 9.1.3 監(jiān)理技協(xié) 9.1.4監(jiān)理造價咨詢9.2 賬冊9.3 憑證9.4 工資9.5 其他類10. 榮譽(yù)實(shí)物類檔案 二、案卷的編制方法0.工程檔案0.1監(jiān)理工程0.1.11 案卷排列順

44、序號 工程代號 監(jiān)理工程檔案 工程檔案（大類代號）0.2代建工程0.2.11 案卷排列順序號 工程代號 代建工程檔案 工程檔案（大類代號）1.設(shè)備檔案 1 - 1 案卷順序號 設(shè)備檔案（大類代號）4.文書檔案 文書檔案，每年分黨務(wù)、行政、群團(tuán)工作、再按保管期限分別編件號。2001年以后的文書檔案按新的文件立卷的方法分年度 保管期限 件號進(jìn)行立卷。7.聲像檔案7.1.1 底片 7. 1. 1. 1 張?zhí)?案卷號(冊號) 二級屬類(底片) 一級屬類(照片)大類代號 7. 1. 2. 2 1 張?zhí)?案卷號(冊號) 三級屬類(人物類) 二級屬類(正片) 一級屬類(照片)大類代號9.會計檔案 9. 1.

45、 1 1 案卷順序號 下屬單位代號屬類代號（報表）會計檔案（大類代號）10.榮譽(yù)實(shí)物檔案第三章檔案綜合管理實(shí)施細(xì)則為貫徹檔案法和國家經(jīng)委、國家檔案局企業(yè)檔案管理規(guī)定，進(jìn)一步加強(qiáng)監(jiān)理公司的檔案管理工作，更好地為監(jiān)理公司各項工作服務(wù)，特制定本實(shí)施細(xì)則。第一節(jié) 總則第 1 條 企業(yè)檔案是本企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和。主要是工程檔案和行政管理檔案。包括監(jiān)理業(yè)務(wù)、項目管理業(yè)務(wù)、招標(biāo)代理業(yè)務(wù)、工程咨詢業(yè)務(wù)及黨政工團(tuán)工作等方面的檔案。第 2 條 企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理的重要組成部分，是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益、合法權(quán)益 和歷史真實(shí)面貌的一項工作。第 3 條 企業(yè)檔案工作要堅持集中統(tǒng)一管理的原則。做到統(tǒng)一領(lǐng)

46、導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一做法。第二節(jié) 檔案管理體制第 4 條 監(jiān)理公司設(shè)立綜合檔案室，配備專職干部，統(tǒng)一管理檔案。綜合檔案由監(jiān)理公司經(jīng)理和總工程師分工領(lǐng)導(dǎo)。日常工作由行政人事部主管，業(yè)務(wù)上受集團(tuán)公司綜合檔案室監(jiān)督和指導(dǎo)。綜合檔案室的任務(wù)是：1、認(rèn)真貫徹、執(zhí)行檔案法和集團(tuán)公司關(guān)于檔案工作方針、政策、制度和規(guī)定。2、草擬監(jiān)理公司檔案工作計劃、總結(jié)、規(guī)定和規(guī)章制度。3、負(fù)責(zé)每年的文書立卷歸檔工作。4、負(fù)責(zé)監(jiān)理公司綜合檔案的管理，做好各門類文件材料的整理、分類、鑒定、立卷、裝訂、保管、統(tǒng)計、利用和編研工作。5、按規(guī)定向集團(tuán)公司綜合檔案室移交應(yīng)交檔案，接收監(jiān)理公司下屬各部門、項目管理公司的

47、檔案。6、對監(jiān)理公司各部、項目管理公司的有關(guān)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。7、負(fù)責(zé)整理與監(jiān)理公司業(yè)務(wù)有關(guān)的資料。8、負(fù)責(zé)建立相關(guān)工作臺帳，做好每季度提交檔案資料備份工作。9、辦理公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。第 5 條 監(jiān)理公司下屬各部、項目管理公司應(yīng)由部門領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，各部門配備兼職檔案員，并保持相對穩(wěn)定，業(yè)務(wù)上受監(jiān)理公司綜合檔案室監(jiān)督和指導(dǎo)。其主要任務(wù)是：1、負(fù)責(zé)所在部門（部、項目管理公司）在工程項目及與工程項目有關(guān)業(yè)務(wù)等活動中形成的各種文件材料的收集、分類整理和保管工作。2、按監(jiān)理公司各類檔案管理要求，確保各類文件材料完整、準(zhǔn)確、及時地進(jìn)行整理、分類、編排成冊，并向公司綜合檔案室

48、移交。3、對所在部門形成的各類文件資料要嚴(yán)格按本實(shí)施細(xì)則的歸檔基本要求實(shí)施。第 6 條 檔案管理人員的素質(zhì)要求。1、綜合檔案室應(yīng)配備專職人員。2、檔案人員應(yīng)選調(diào)懂技術(shù)能管理，有一定檔案管理知識和經(jīng)驗(yàn)，熱心于檔案事業(yè)的管理人員。3、監(jiān)理公司檔案部門負(fù)責(zé)人應(yīng)具備大專以上文化程度，并具有檔案中級專業(yè)技術(shù)職稱。4、應(yīng)按國家規(guī)定，檔案管理人員享受專業(yè)技術(shù)管理人員待遇及崗位補(bǔ)貼，可按檔案技術(shù)職務(wù)聘任。5、對監(jiān)理公司檔案提供開發(fā)利用有成績的檔案人員應(yīng)給予適當(dāng)?shù)莫剟?。第三?jié) 檔案管理范圍第 7 條 檔案綜合管理范圍：凡屬監(jiān)理公司各項工作、活動中形成的各種文件材料（圖紙、圖表、文件、資料、照片、圖書、榮譽(yù)實(shí)物）

49、各種門類載體的檔案都由綜合檔案室統(tǒng)一管理。包括：1、工程檔案(1)監(jiān)理工程檔案(2)代建工程檔案2、設(shè)備檔案3、黨政工團(tuán)檔案4、聲像檔案5、會計檔案6、榮譽(yù)實(shí)物檔案第 8 條 文件材料歸檔要求：各項工程監(jiān)理、項目管理工作中形成的文件材料，按其業(yè)務(wù)范圍，由監(jiān)理公司所屬各部門的兼職檔案員負(fù)責(zé)收集、積累、整理、分類、編排成冊歸檔。1、必須準(zhǔn)確地反映監(jiān)理公司工程監(jiān)理、項目管理、經(jīng)營管理等各項活動的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。2、必須層次分明，符合其形成規(guī)律。3、必須符合文件格式及書寫標(biāo)準(zhǔn)，禁用圓珠筆及鉛筆起草和批改。第 9 條 歸檔程序和時間。1、工程檔案，應(yīng)在工程竣工后三個月內(nèi)，由項目管理公司兼職或?qū)Ｂ殭n案

50、員將應(yīng)歸檔的文字材料進(jìn)行收集、分類、整理、立卷，由綜合檔案室對檔案進(jìn)行審定后裝訂成冊，移交給綜合檔案室。2、集團(tuán)承接的代建工程檔案，應(yīng)在工程竣工后三個月內(nèi)，由項目管理公司兼職或?qū)Ｂ殭n案員將應(yīng)歸檔的文字材料進(jìn)行收集、分類、整理、立卷，由綜合檔案室對檔案進(jìn)行審定后裝訂成冊，移交給集團(tuán)公司綜合檔案室。3、黨政工團(tuán)檔案（文書），應(yīng)在第二年四月前，將應(yīng)歸檔的文字材料組成保管單位由專人整理好，向本公司綜合檔案室移交。4、設(shè)備檔案在購買設(shè)備及安裝調(diào)試使用后，將設(shè)備說明等技術(shù)資料向公司綜合檔案室移交。5、聲像材料應(yīng)在各項活動結(jié)束后，由主辦部門整理好相片并附上文字說明，移交檔案室歸檔。工程聲像材料在工程竣工后一個月內(nèi)，由承辦部門整理好并附上文字說明交檔案室。6、會計檔案由財務(wù)部裝訂成冊保存二年，期滿后編寫移交清單向檔案室移交。7、榮譽(yù)實(shí)物檔案應(yīng)在領(lǐng)獎后七天內(nèi)，由專人整理好并拍照，向公司綜合檔案室移交歸檔。不可折疊實(shí)物檔案（如：獎杯、獎牌）在歸檔編號后放榮譽(yù)室陳列。第 10 條 歸檔份數(shù)。1、工程檔案，一式一份交本公司綜合檔案室。2、以集團(tuán)名義接的代建工程檔案，一式二份，交集團(tuán)公司綜合檔案室及監(jiān)理公司綜合檔案室各一份。3、文書檔案一般歸檔一式二份（連同原稿）； 4、設(shè)備檔案，一式一份交本公司綜合檔案室。第四節(jié) 檔案的管理監(jiān)理公司各類檔案應(yīng)分別制