新奧集團公文管理制度

1、新奧集團團公文管管理制度度總則1.1為為使集團團公文處處理工作作規(guī)范化化、制度度化、科科學化，提高公公文處理理工作的的效率和和公文質(zhì)質(zhì)量，制制定本制制度。2集團的的公文（包括電電報、傳傳真，下下同），是集團團在經(jīng)營營管理過過程中形成的具具有法定定效力和和規(guī)范體體式的公公務文書書，是傳傳達貫徹徹集團經(jīng)經(jīng)營方針針、策略略、計劃劃，發(fā)布布行政命命令和規(guī)規(guī)章制度度，請示示和答復復問題，指導、布置和和商洽工工作，報報告情況況，交流流信息的的重要工工具。1.3公公文的處處理是指指公文的的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔檔等一系系列相互互關(guān)聯(lián)、銜接有有序的工工作。1.4集集團辦公公室及各各單位行行政辦公公部門

2、是是公文處處理的管管理機構(gòu)構(gòu)，主管管本單位位公文處處理工作作,其中中集團辦辦公室負負有指導導下級單單位公文文處理工工作的責責任。1.5公公文管理理部門在在公文處處理工作作中應堅堅持實事事求是、精簡、高效的的原則，做做到準確確、及時時、安全全。1.6集集團辦公公室、集集團公司司各部門門及各單單位行政政辦公部部門，應應當配備備專（兼兼）職的的文秘人人員負責責公文處處理工作作。文秘秘人員應應當忠于于職守，廉潔正正派，具具備有關(guān)關(guān)專業(yè)知知識。1.7在在公文處處理工作作中，必必須嚴格格執(zhí)行保保密制度度和有關(guān)關(guān)保密規(guī)規(guī)定，確確保集團團秘密的的安全。公文種類類2.1 命令令（令） 適用于于發(fā)布規(guī)規(guī)章制度度；

3、宣布布施行重重大強制制性行政政措施；嘉獎有有關(guān)人員員；撤銷銷下屬單單位不適適當?shù)臎Q決定。2.2 決定定 適用于于對重要要事項或或者重大大行動做做出安排排。2.3 公告告、通告告“公告”適用于于向集團團內(nèi)外宣宣布重要要事項?！巴ǜ妗边m用于于在一定定范圍內(nèi)內(nèi)公布應應當遵守守或者周周知的事事項。2.4 通知知 適適用于批批轉(zhuǎn)下屬屬單位的的公文，轉(zhuǎn)發(fā)國國家行政政機關(guān)和和不相隸隸屬機關(guān)關(guān)的公文文；發(fā)布布規(guī)章；傳達要要求下屬屬單位辦辦理和有有關(guān)單位位需要周周知或者者共同執(zhí)執(zhí)行的事事項；任任免和聘聘用干部部。2.5 通報報 適用于于表彰先先進，批批評錯誤誤，傳達達重要精精神或情情況。2.6 議案案 適用于于

4、提請國國家代表表機關(guān)或或一定組組織的會會議討論論、處理理的建議議。2.7 報告告 適用于于向上級級單位匯匯報工作作，反映映情況，提出意意見或者者建議，答復上上級單位位的詢問問。2.8 請示示 適用于于向上級級單位請請求指示示、批準準。2.9 批復復 適用于于答復下下屬單位位的請示示事項。2.100 函函 適用于于不相隸隸屬單位位之間相相互商洽洽工作、詢問和和答復問問題；請請求批準準和答復復審批事事項等。2.111 會會議紀要要 適用于于記載和和傳達會會議情況況和議定定事項。3 公公文格式式3.1公公文一般般由發(fā)文文機關(guān)標標識、發(fā)發(fā)文字號號、秘密密等級、緊急程程度、簽簽發(fā)人、標題、主送機機關(guān)、正

5、正文、附附件、印印章、成成文時間間、附注注、主題題詞、抄抄送機關(guān)關(guān)、印發(fā)發(fā)機關(guān)和和印發(fā)日日期等部部分組成成。3.2發(fā)發(fā)文機關(guān)關(guān)應當寫寫全稱或或規(guī)范化化簡稱；聯(lián)合行行文時主主辦單位位應當排排列在前前。3.3秘秘密公文文應當分分別標明明“絕密”、“機密”、“秘密”， 其其中“絕密”、“機密”級公文文應當標標明份數(shù)數(shù)序號。3.4緊緊急公文文應當分分別標明明“特急”、“急件”。其中中電報應應當分別別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。3.5發(fā)發(fā)文字號號，包括括機關(guān)代代字、年年份、序序號。聯(lián)聯(lián)合行文文時只標標明主辦辦機關(guān)發(fā)發(fā)文字號號。3.6上上報的公公文，應應當在首首頁注明明簽發(fā)人人、會簽簽人姓

6、名名。其中中“請示”應當在在附注處處注明聯(lián)聯(lián)系人姓姓名和電電話。3.7公公文標題題，應當當準確簡簡要地概概括公文文的主要要內(nèi)容并并標明公公文種類類，一般般應當標標明發(fā)文文單位。標題中中除法規(guī)規(guī)、規(guī)章章名稱加加書名號號外，一一般不用用標點符符號。3.8主主送機關(guān)關(guān)指公文文的主要要受理機機關(guān),應應當使用用全稱或或者規(guī)范范化簡稱稱、統(tǒng)稱稱。3.9公公文如有有附件，應當在在正文之之后、成成文時間間之前注注明附件件順序和和名稱。3.100公文除除“會議紀紀要”和以電電報形式式發(fā)出的的以外，應當加加蓋印章章。聯(lián)合合上報的的公文，由主辦辦機關(guān)加加蓋印章章；聯(lián)合合下發(fā)的的公文，發(fā)文單單位都應應當加蓋蓋印章。3

7、.111成文時時間，以以領(lǐng)導人人簽發(fā)的的日期為為準；聯(lián)聯(lián)合行文文，以最最后簽發(fā)發(fā)單位領(lǐng)領(lǐng)導人的的簽發(fā)日日期為準準。電報報以發(fā)出出日期為為準。3.122公文應應當標注注主題詞詞。3.133文字從從左至右右橫寫、橫排。3.144公文中中各組成成部分的的標識規(guī)規(guī)則參見見新奧集集團企業(yè)業(yè)標準（Q/XXAG0001-20000）新奧集集團公文文格式。3.155公文用用紙一律律采用國國際標準準A4型型（長2297毫毫米、寬寬2100毫米）。左側(cè)側(cè)裝訂。張貼的的公文用用紙大小小，根據(jù)據(jù)實際需需要確定定。4 行行文規(guī)則則4.1集集團行文文權(quán)僅限限于集團團公司、行業(yè)控控股公司司及其所所屬的各各成員企企業(yè)。4.2

8、集集團各單單位在本本單位職職權(quán)范圍圍內(nèi)，可可以互相相行文，可以向向下一級級單位行行文。4.3向向下級單單位的重重要行文文，應當當同時抄抄送上級級主管部部門。4.4各各單位之之間對有有關(guān)問題題未經(jīng)協(xié)協(xié)商一致致，不得得各自行行文。如如擅自行行文，集集團有權(quán)權(quán)責令糾糾正或撤撤銷。4.5同同級單位位、同級級單位各各職能部部門、上上級單位位職能部部門與下下一級單單位可以以聯(lián)合行行文。聯(lián)聯(lián)合行文文應當確確有必要要，單位位不宜過過多。4.6各各單位一一般不得得越級請請示。因因特殊情情況必須須越級請請示時，應當抄抄送被越越過的上上級單位位。4.7“請示”應當一一文一事事；一般般只寫一一個主送送單位，如需同同時

9、送其其他單位位，應當當用抄送送形式，但不得得同時抄抄送下級級單位。除領(lǐng)導導直接交交辦的事事項外，“請示”不得直直接送領(lǐng)領(lǐng)導者個個人。4.8“報告”中不得得夾帶請請示事項項。4.9受受雙重領(lǐng)領(lǐng)導的單單位向上上級單位位請示，應當寫寫明主送送單位和和抄送單單位，由由主送單單位負責責答復。上級單單位向受受雙重領(lǐng)領(lǐng)導的下下級單位位行文，必要時時應當抄抄送其另另一上級級單位 。發(fā)文辦理理5.1集集團公司司發(fā)文辦辦理指以以本單位位名義制制發(fā)公文文的過程程,包括括申請、審批、簽發(fā)、登記、打印、校對、用印、分發(fā)等等過程。5.2為為簡化辦辦公程序序，以集集團名義義發(fā)出的的文件歸歸為六類類： (1)通通知，發(fā)發(fā)布目

10、標標責任書書，確認認工作計計劃、經(jīng)經(jīng)營計劃劃；公布布公司體體制機構(gòu)構(gòu)變動或或干部任任免事項項；公布布公司性性的重大大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管管理、職職工工作作、生活活福利等等工作的的決定；發(fā)布有有關(guān)獎懲懲決定和和通報；其它有有關(guān)全公公司的重重大事項項 (2)集集團級會會議紀要要 (3)制制度 (4)黨黨團工文文件 (5)督督委會文文件 (6)外外發(fā)文件件，根據(jù)據(jù)政府部部門的要要求呈報報的有關(guān)關(guān)文件；根據(jù)業(yè)業(yè)務單位位的要求求通報的的有關(guān)文文件。5.3本本部門或或本企業(yè)業(yè)職能范范圍內(nèi)的的工作布布署、業(yè)業(yè)務事項項等以本本部門、本企業(yè)業(yè)名義行行文。5.4 申請5.4.1各單單位、部部門需要要以集團團或行業(yè)業(yè)

11、公司名名義行文文的,應應事先提提出申請請。申請請時應將將文件草草稿與經(jīng)經(jīng)本部門門或企業(yè)業(yè)主管領(lǐng)領(lǐng)導簽批批的發(fā)發(fā)文批審審單（附件44）一并并交由集集團辦公公室文秘秘人員審審核。5.4.2發(fā)發(fā)文批審審單應應詳細填填寫文件件標題，發(fā)送范范圍、印印制份數(shù)數(shù)、擬稿稿單位與與擬稿人人等,并并簽名、蓋章，標明日日期和密密級。5.4.3文稿稿須是打打印稿,要求做做到以下下幾點: (1)情況屬屬實，觀觀點鮮明明,條理理清楚,文字簡簡煉,標標點準確確,篇幅幅短小，不說廢廢話、贅贅話; (2)人名、地點、數(shù)字、引文準準確。引引用公文文應該先先引標題題，后引引發(fā)文字字號。日日期應該該寫具體體的年、月、日日。 (3)結(jié)

12、構(gòu)層層次序數(shù)數(shù)，第一一層為“一”，第二二層為“（一）”，第三三層為“.”，第四四層為“（）”。 (4)必須使使用國家家法定的的計量單單位。 (5)用詞用用字準確確、規(guī)范范。文內(nèi)內(nèi)使用簡簡稱,一一般應當當先用全全稱,并并注明簡簡稱。5.4.4對涂涂改不清清、文字字錯漏嚴嚴重，內(nèi)內(nèi)容不妥妥，格式式不符的的文稿應應退回擬擬稿單位位重新擬擬稿。5.5 審批批5.5.1經(jīng)文文秘人員員審核后后的文稿稿，交送送集團辦辦公室主主任審批批，辦公公室主任任從以下下幾個方方面對文文稿進行行審核把把關(guān),對對文件的的質(zhì)量和和內(nèi)容負負責。 (1)是否需需要行文文。 (2)是否符符合黨和和國家的的方針、政策及及有關(guān)法法律、

13、法法規(guī)。 (3)涉及到到其他部部門的問問題是否否協(xié)商一一致。 (4)提出的的要求和和措施是是否切實實可行。 (5)涉及的的人名和和文件是是否確切切。 (6)文字表表達是否否準確。 (7)文種使使用、文文件格式式、發(fā)送送范圍是是否恰當當符合規(guī)規(guī)定。5.5.2集團團辦公室室主任在在對上述述有關(guān)內(nèi)內(nèi)容進行行審核后后,簽署署意見。對審核核時修改改較多有有礙打印印和存檔檔的文稿稿，應由由擬稿單單位重新新打印，涉及到到兩個部部門以上上的部門門文件還還需將文文稿交由由有關(guān)部部門會簽簽。5.6 簽發(fā)5.6.1文稿稿審核會會簽后，由文書書按批準準權(quán)限的的規(guī)定分分別呈送送集團公公司有關(guān)關(guān)領(lǐng)導審審定批準準簽發(fā)，形成

14、定定稿。簽簽發(fā)應遵遵循以下下原則： (1)涉及全全局性的的文件由由總經(jīng)理理或總經(jīng)經(jīng)理指定定的副總總經(jīng)理或或三總師師簽發(fā)。 (2)對涉及及某一方方面或?qū)I(yè)的文文件由分分管副總總經(jīng)理或或三總師師簽發(fā)。 (3)凡屬涉涉及兩位位以上副副總經(jīng)理理或三總總師分管管的事項項由各分分管副總總經(jīng)理或或三總師師共同簽簽發(fā)。 (4)黨團工工、督委委會文件件由直接接領(lǐng)導負負責簽發(fā)發(fā)。5.6.2已經(jīng)經(jīng)公司領(lǐng)領(lǐng)導簽發(fā)發(fā)的文稿稿，即為為定稿，不許擅擅自改動動，如需需改動，須請示示原簽發(fā)發(fā)領(lǐng)導審審定。5.7 登記編編號 登記編編號是指指文稿經(jīng)經(jīng)集團領(lǐng)領(lǐng)導審核核簽發(fā)后后，在送送印之前前，需要要進行發(fā)發(fā)文登記記，并編編排發(fā)文文

15、字號。集團文文件由董董事長辦辦公室負負責登記記編號，行業(yè)控控股公司司文件由由其行政政辦公部部門負責責登記編編號。文文秘人員員在進行行發(fā)文登登記前，要檢查查簽發(fā)手手續(xù)是否否完備，附件材材料是否否齊全，格式是是否統(tǒng)一一、規(guī)范范等，未未經(jīng)公司司領(lǐng)導簽簽發(fā)的文文件不得得登記編編號。5.8 打印 打印由由集團辦辦公室打打字員負負責。打打印須以以簽發(fā)人人及簽發(fā)發(fā)時間的的定稿為為依據(jù)。5.9 校對對 文件打打印清樣樣，應由由擬稿人人校對，并在發(fā)文批批審單上簽名名。校對對的基本本職責就就是對原原稿負責責，即“忠實原原稿”。校對對由行文文部門負負責。5.100 印制制 校對修修改好的的文件由由打字員員按統(tǒng)一一的

16、公文文格式及及印數(shù)要要求進行行印制。版面要要清楚、整潔。對印制制質(zhì)量不不好的文文件應重重新印制制。5.111 上報報或下發(fā)發(fā) 文件印印制完畢畢后交由由董事長長辦公室室用印、分發(fā)，并做好好登記。用印須須印跡清清晰、端端正，位位置正確確（騎年年壓月），不得得出現(xiàn)印印跡模糊糊、歪斜斜以及不不正確用用印。各各部門、各單位位自己行行文的,由各單單位、各各部門用用印、分分發(fā)，并并按照新奧集集團辦公公自動化化系統(tǒng)管管理辦法法的有有關(guān)規(guī)定定在“奇跡220000”辦公自自動化系系統(tǒng)中發(fā)發(fā)布。 收文文辦理6.1集集團公司司收文是是指送本本單位的的公務性性文件和和材料等等。包括括政府部部門、社社會各界界及企業(yè)業(yè)間的

17、文文件、電電報、信信函、集集團各成成員企業(yè)業(yè)上報的的各種報報告等。定期供供應、交交換的公公開性圖圖書雜志志，不屬屬于收文文范圍。執(zhí)行相相應的圖圖書資料料、報刊刊雜志的的管理規(guī)規(guī)定。集集團技術(shù)術(shù)資料由由技術(shù)質(zhì)質(zhì)量部負負責日常常管理，最后統(tǒng)統(tǒng)一歸檔檔到集團團辦公室室檔案管管理處。6.2收收文辦理理包括簽簽收、登登記、審審核、擬擬辦、批批辦、承承辦、催催辦等程程序。6.3簽簽收6.3.1凡來來集團的的公啟文文件(含含各成員員企業(yè))，除注注明領(lǐng)導導或職能能部門親親啟的之之外，均均由集團團收發(fā)員員登記簽簽收。6.3.2簽收收時收發(fā)發(fā)員應點點收信件件和文件件包裹的的數(shù)量，并注意意以下幾幾點： (1)信件有

18、有無破損損、散包包、被拆拆現(xiàn)象，如發(fā)現(xiàn)現(xiàn)應及時時查明原原因、作作出處理理。 (2)清點收收件總數(shù)數(shù)與清單單上是否否一致，如有不不符，可可暫不簽簽收，經(jīng)經(jīng)查明原原因后再再予簽收收。 (3)檢查來來件是否否是發(fā)給給本單位位的，如如有錯誤誤，應及及時退回回。 (4)對密件件開口和和國外信信函郵票票被撕等等，要經(jīng)經(jīng)集團辦辦公室主主任或有有關(guān)領(lǐng)導導同意后后方可簽簽收。6.3.3收發(fā)發(fā)員與集集團辦公公室文秘秘人員交交接時要要填好收文登登記表（附件件）。6.4拆拆封6.4.1拆封封由辦公公室專人人負責，注明機機密以上上文件由由辦公室室主任拆拆封。署署名領(lǐng)導導人親啟啟的由文文秘人員員送達本本人拆啟啟。除被被授

19、權(quán)者者外，其其他人員員不得擅擅自拆封封。6.4.2拆封封時要注注意遵循循以下原原則: (1)使用剪剪刀，不不要用手手硬撕。 (2)檢查主主送單位位、來件件單位與與封皮報報寫是否否相符。如不相相符時應應把封皮附附在文件件后面?zhèn)鋫洳椤?(3)注意封封皮的保保存利用用。拆封封后，應應盡可能能把來件件封皮集集中保存存一段時時間后再再行銷毀毀，以備備萬一發(fā)發(fā)生差錯錯時重新新檢查之之用。6.4.3拆封封后對文文件仔細細核對檢檢查，包包括文題題、編號號、數(shù)量量等是否否一致，文件是是否完整整無缺，如發(fā)現(xiàn)現(xiàn)問題、應及時時采取補補救措施施。6.4.4凡下下屬單位位直接收收到的應應由集團團辦理的的外來函函、電及及文

20、件，由各單單位文秘秘人員簽簽收后轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)集團總總部辦理理。6.5登登記6.5.1文秘秘人員對對來文拆拆封后要要登記編編號填寫寫收文文登記表表（附附件1），編號號按收文文時間先先后順序序采用流流水編號號法。6.5.2登記記后的文文件及時時附上收文處處理專用用單（附件），交交集團辦辦公室主主任簽批批擬辦意意見。6.5.3由集集團辦公公室承辦辦或歸檔檔的單位位領(lǐng)導親親啟文件件，本人人拆封后后也應交交辦公室室主任簽簽批，辦辦理登記記手續(xù)。6.5.4公司司外出人人員帶回回的文件件及資料料應及時時交辦公公室專人人并辦理理登記手手續(xù)。6.6閱閱批與分分轉(zhuǎn)6.6.1凡正正式文件件均需由由集團辦辦公室主主任提出出擬

21、辦意意見后，由文秘秘人員分分送承辦辦部門（單位）閱辦；重要文文件應呈呈送集團團領(lǐng)導親親自閱批批后分送送承辦部部門閱辦辦。為避避免文件件積壓誤誤事，一一般應在在當天閱閱簽完，最遲不不得超過過兩天，緊急文文件即閱閱即辦。6.6.2一般般函、電電、單據(jù)據(jù)、通知知及文件件資料，由辦公公室文秘秘人員直直接分轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)處理。如涉及及幾個單單位、部部門會辦辦的文件件，應與與主辦單單位、部部門聯(lián)系系后再分分轉(zhuǎn)處理理。6.6.3為加加速文件件運轉(zhuǎn)，文秘人人員應在在當天或或第二天天將文件件送到有有關(guān)領(lǐng)導導和承辦辦部門，如關(guān)系系到兩個個以上業(yè)業(yè)務部門門，應按按批示次次序依次次傳閱，最遲不不得超過過兩天（特殊情情況除外外）

22、。6.7傳傳閱6.7.1文秘秘人員在在傳閱過過程及傳傳閱完畢畢后要負負責填好好文件件傳閱單單（附附件8）和傳傳閱文件件登記表表（附附件9）。6.7.2傳閱閱文件應應嚴格遵遵守傳閱閱范圍和和保密規(guī)規(guī)定，不不得將有有密級的的文件帶帶回家、宿舍和和公共場場所，也也不得將將文件轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)借他人人閱看。對尚未未傳達的的文件不不得向外外泄漏內(nèi)內(nèi)容，對對機要文文件如有有丟失或或泄密，將視情情況追究究責任。6.7.3閱讀讀文件應應抓緊時時間，當當天閱完完后應在在下班前前將文件件交給辦辦公室文文秘人員員。閱批批文件一一般不得得超過兩兩天，閱閱后應簽簽名以示示負責，如有領(lǐng)領(lǐng)導批示示、“批辦意意見”，辦公公室應負負責責成

23、成有關(guān)部部門和人人員按文文件要求求和領(lǐng)導導指示辦辦理有關(guān)關(guān)事宜。6.7.4讀帶帶有密級級的文件件時不得得抄錄，不得任任意取走走文件夾夾內(nèi)任何何文件及及附件，如確系系工作需需要，應應辦理借借閱手續(xù)續(xù)，以防防丟失泄泄密。6.7.5文件件閱完后后，應送送交辦公公室文秘秘人員，切忌橫橫傳。6.8催催辦與承承辦6.8.1辦公公室文秘秘人員對對文件負負有催辦辦、檢查查和督促促的責任任，以提提高辦文文速度。了解辦辦理情況況可采用用發(fā)函催催辦單、電話催催辦、登登門催辦辦及請承承辦部門門來人匯匯報等方方式，發(fā)發(fā)函催辦辦要填寫寫催辦辦單（附件）。6.8.2文秘秘人員對對需要催催辦的文文件應填填寫催催辦單，并保保留

24、存根根以便于于催辦和和查考。6.8.3承辦辦部門接接到文件件后要按按批示要要求立即即指定專專人辦理理，不得得將文件件積壓分分散。承承辦中，如接到到催辦辦單，應將辦辦理情況況和結(jié)果果填寫在在催辦辦單上上，并及及時退還還辦公室室文秘人人員。6.8.4承辦辦處理期期限： (1)快件、電報、機密文文件等應應隨到隨隨辦，于于文到一一日內(nèi)處處理完畢畢為原則則。 (2)一般文文件由部部門主管管領(lǐng)導斟斟酌經(jīng)辦辦人的工工作量、指定處處理期限限。一般般文件以以三日內(nèi)內(nèi)處理完完畢為原原則。 (3)來文定定有答復復期限者者，應盡盡力于來來文所定定期限內(nèi)內(nèi)處理完完畢。7 文文件存檔檔、清退退、借閱閱處理程程序7.1 存

25、檔7.1.1各單單位、各各部門要要設專門門存放資資料柜，并用文文件夾或或檔案盒盒對文件件分門別別類，妥妥善保存存。7.1.2文件件發(fā)出后后，要將將文件底底稿連同同正式文文件單獨獨保存，放入待待存檔文文件盒內(nèi)內(nèi)。7.1.3余存存文件要要放在余余存文件件袋內(nèi)，并填好好余存存文件登登記表（附件件）附附在一起起。7.2 清退7.2.1集團團辦公室室、行業(yè)業(yè)控股公公司行政政辦公部部門負責責按規(guī)定定對應退退的集團團公司級級文件進進行收繳繳清退工工作。7.2.2清退退文件包包括：（1）絕絕密文件件；（2）有有重大錯錯誤的文文件；（3）征征求意見見稿和送送審文件件；（4）承承辦文件件；（5）傳傳閱文件件；（6

26、）撤撤銷合并并單位的的文件；（7）需需要收回回的會議議文件；（8）未未經(jīng)本人人審閱的的領(lǐng)導講講話材料料；（9）離離職人員員手中的的文件；（10）其它要要求清退退的文件件。7.2.3清退退采用“隨機”和“定期”兩種形形式。對對于傳閱閱件，征征求意見見、會簽簽、送審審件和承承辦件、有重大大錯誤的的文件等等應隨時時收繳清清退，“定期”則根據(jù)據(jù)實際情情況確定定為月底底一小結(jié)結(jié)，季末末一中結(jié)結(jié)，年底底一總結(jié)結(jié)的原則則。7.2.4清退退工作中中發(fā)現(xiàn)文文件丟失失，必須須及時查查明原因因和責任任者，并并如實向向上級匯匯報。各各部門、單位應應指定一一位責任任心強的的人員負負責文件件的收交交、保管管、保密密、催辦

27、辦、檢查查等一系系列工作作。7.2.5每年年根據(jù)檔檔案管理理制度有有關(guān)規(guī)定定，將各各類文件件分類整整理，裝裝訂成冊冊，向檔檔案管理理部門移移交歸檔檔。7.3 借閱7.3.1各部部門、成成員企業(yè)業(yè)有關(guān)工工作人員員到集團團辦公室室、行業(yè)業(yè)控股公公司行政政辦公部部門借閱閱文件，需履行行借閱登登記手續(xù)續(xù)，填寫寫文件件借閱登登記表（附件件），機密重重要文件件需經(jīng)集集團辦公公室主任任審核同同意后方方可借閱閱。7.3.2外單單位人員員借閱集集團文件件應持有有介紹信信，并注注明所借借文件文文號、目目的、借借閱人姓姓名、職職務、時時間等事事項。7.3.3借閱閱文件應應盡量縮縮短時間間，一般般為就地地閱看或或約定

28、時時限。在在限定時時限內(nèi)過過期不還還者，應應及時催催退回收收，以免免文件散散失和影影響他人人借閱。7.3.4借閱閱人對借借閱文件件要保密密，不得得丟失、。一般般不得抄抄錄、翻翻印和復復印，如如確有需需要，需需經(jīng)有關(guān)關(guān)領(lǐng)導批批準。7.3.5借閱閱文件只只限本人人閱讀，不得轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)借他人人。要按按時退返返，嚴禁禁拍照、抽頁、剪裁、勾劃、涂改等等。7.3.6機密密類文件件只限在在規(guī)定地地點閱讀讀。7.4 翻印7.4.1因工工作需要要翻(復復)印上上級文件件，要認認真執(zhí)行行報告批批準制度度，嚴禁禁亂翻亂亂印，不不得隨意意擴大閱閱讀和傳傳達范圍圍。7.4.2翻(復)印印文件須須經(jīng)制發(fā)發(fā)機關(guān)批批準，下下發(fā)時要要登記，編號按按正式文文件管理理。7.4.3發(fā)文文后要向向原制發(fā)發(fā)機關(guān)備備案。8 附則則8.1本本