倉(cāng)庫(kù)檔案管理辦法

1、4/4倉(cāng)庫(kù)檔案管理辦法目的為加強(qiáng)倉(cāng)庫(kù)文檔管理工作，有效地使用和保護(hù)資料，使文檔管理標(biāo)準(zhǔn)化、合理化，特制定本規(guī)程。適用范圍本辦法適用于上海區(qū)域集團(tuán)所屬各分、子公司對(duì)倉(cāng)庫(kù)檔案的管理。部門/崗位職責(zé) 生產(chǎn)中心：負(fù)責(zé)本辦法的制定、提交及后續(xù)的修訂、解釋；倉(cāng)庫(kù)：負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)檔案日常管理工作及后續(xù)的分類、裝訂、歸檔、維護(hù)等工作；審計(jì)中心：負(fù)責(zé)監(jiān)督各部門對(duì)本辦法的執(zhí)行情況。相關(guān)定義倉(cāng)庫(kù)檔案包括倉(cāng)庫(kù)紙質(zhì)檔案和倉(cāng)庫(kù)電子檔案。倉(cāng)庫(kù)紙質(zhì)檔案指?jìng)}庫(kù)辦理業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的紙質(zhì)單據(jù)，包括倉(cāng)庫(kù)自制單據(jù)及收到的外部單據(jù)。電子檔案指?jìng)}庫(kù)因業(yè)務(wù)需要對(duì)內(nèi)對(duì)外制作或報(bào)送的各種電子帳表及從倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)中抽取的各種電子數(shù)據(jù)等。管理規(guī)定日常管理

2、倉(cāng)庫(kù)內(nèi)部設(shè)倉(cāng)庫(kù)檔案管理崗位，由倉(cāng)庫(kù)主管指定，倉(cāng)庫(kù)檔案管理崗位不得兼任倉(cāng)庫(kù)管理模塊系統(tǒng)管理員職位及倉(cāng)庫(kù)材料會(huì)計(jì)職位。各崗位負(fù)責(zé)本崗位倉(cāng)庫(kù)檔案的日常管理，每月10號(hào)前負(fù)責(zé)將本崗位上月的紙質(zhì)檔案資料分類歸檔，按業(yè)務(wù)發(fā)生日期整理，并附封面及封底后裝訂成冊(cè)，交倉(cāng)庫(kù)檔案管理人員，封面上應(yīng)注明檔案屬性、編號(hào)、業(yè)務(wù)發(fā)生起止日期、份數(shù)等，雙方在檔案入檔登記表上簽字。倉(cāng)庫(kù)檔案管理人員收到各崗位交來的檔案資料應(yīng)根據(jù)封面核對(duì)與相應(yīng)的檔案資料是否相符，核對(duì)無誤后入檔保管。各崗位保管的電子檔案每月定期備份至倉(cāng)庫(kù)檔案管理人員，如有各崗位人員更換、離職時(shí)雙方辦理工作移交時(shí)須將電子檔案同時(shí)備份至倉(cāng)庫(kù)檔案管理人員。各倉(cāng)管員保存的

3、電子檔案一律由指定人員統(tǒng)一對(duì)外報(bào)送，各倉(cāng)管員不得私自對(duì)外報(bào)送，特殊情況須經(jīng)倉(cāng)庫(kù)主管批準(zhǔn)同意。后續(xù)管理檔案歸檔倉(cāng)庫(kù)檔案管理崗位全面負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)檔案的管理工作，包括但不限于以下方面：倉(cāng)庫(kù)紙質(zhì)檔案的搜集、立卷、歸檔、保管、查詢、銷毀等工作，電子檔案的保管及定期備份工作。紙質(zhì)檔案按檔案類別、業(yè)務(wù)發(fā)生日期等進(jìn)行分類歸檔并編號(hào)。電子檔案依類別設(shè)立文件夾以易于保存和方便查詢?yōu)樵瓌t。檔案查詢檔案查詢須根據(jù)相關(guān)制度進(jìn)行，倉(cāng)庫(kù)內(nèi)部人員查詢，由倉(cāng)庫(kù)主管批準(zhǔn)，公司內(nèi)部其他部門人員查詢，由查詢?nèi)藛T填寫檔案查詢申請(qǐng)表注明欲查詢檔案的類別、名稱、時(shí)間、并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字及倉(cāng)庫(kù)主管同意后方能進(jìn)行查詢；查詢時(shí)須由檔案保管人員、

4、查詢?nèi)藛T同時(shí)在場(chǎng)方能實(shí)施查詢。倉(cāng)庫(kù)建立檔案查詢登記表，記錄查詢?nèi)说男彰?、地址、電?、郵編、部門、查詢?cè)虿⒂刹樵內(nèi)藛T簽字，倉(cāng)庫(kù)檔案一般為現(xiàn)場(chǎng)查詢，由于內(nèi)部審計(jì)的需要可以帶出但須履行相應(yīng)的借出手續(xù)。檔案銷毀倉(cāng)庫(kù)檔案保管年限：各種出入庫(kù)單據(jù)（包括外部單據(jù)如送貨單和系統(tǒng)打印單據(jù)如：采購(gòu)入庫(kù)單、材料出庫(kù)單、產(chǎn)成品入庫(kù)單、銷售出庫(kù)單等）保存年限為8年，收到其他部門相關(guān)紙質(zhì)單據(jù)，單獨(dú)存放的保管期限為3年，與出入庫(kù)資料匹配的如送貨單、采購(gòu)合同、檢驗(yàn)報(bào)告、備貨單、提貨單、領(lǐng)料單、產(chǎn)品驗(yàn)收單等，視同出入庫(kù)資料，保存年限為8年，各種通知、規(guī)定、制度等按公司相關(guān)的文控管理規(guī)定執(zhí)行，倉(cāng)庫(kù)檔案移交清冊(cè)為20年倉(cāng)庫(kù)檔案

5、保管清冊(cè)為永久倉(cāng)庫(kù)檔案銷毀清冊(cè)為永久 檔案銷毀流程：由倉(cāng)庫(kù)主管根據(jù)須銷毀檔案清單填制檔案銷毀申請(qǐng)表經(jīng)審計(jì)中心、財(cái)務(wù)中心提出銷毀意見后報(bào)運(yùn)營(yíng)中心批準(zhǔn)，檔案銷毀申請(qǐng)表應(yīng)列明須銷毀倉(cāng)庫(kù)檔案的名稱、數(shù)量、起止時(shí)間和應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。倉(cāng)庫(kù)主管根據(jù)經(jīng)批準(zhǔn)的檔案銷毀申請(qǐng)表填制檔案銷毀清單，檔案銷毀清單應(yīng)列明須銷毀倉(cāng)庫(kù)檔案的名稱、數(shù)量、起止時(shí)間和應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。監(jiān)銷人在銷毀倉(cāng)庫(kù)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照倉(cāng)庫(kù)檔案銷毀清單所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的倉(cāng)庫(kù)檔案。銷毀倉(cāng)庫(kù)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由倉(cāng)庫(kù)和審計(jì)中心、財(cái)務(wù)中心共同派人員監(jiān)銷。銷毀后，倉(cāng)庫(kù)、審計(jì)中心、財(cái)務(wù)中心現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)銷人員應(yīng)當(dāng)在倉(cāng)庫(kù)檔案銷毀清單上簽名或蓋章。檔案交接檔案保管人工作移交時(shí)，雙方共同對(duì)倉(cāng)庫(kù)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，填寫檔案交接登記表，經(jīng)倉(cāng)庫(kù)主管簽字同意后進(jìn)行；自三方簽字完備后倉(cāng)庫(kù)檔案保管工作責(zé)任轉(zhuǎn)移至新的檔案保管人員。附則本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。本制度由生產(chǎn)管理中心負(fù)責(zé)解釋。相關(guān)文件存貨管理制度 相關(guān)記錄附表：1.檔案入檔登記表2.檔案查詢申請(qǐng)表