09會計檔案管理技能訓練

1、檔案管理技能訓練第9章會計檔案管理技能訓練第9章會計檔案管理技能訓練學習任務和目標1通過會計檔案收集整理、管理利用、鑒定銷毀等技能的訓練，提高學生管理會計檔案的能力。2通過會計檔案編研、會計電算化檔案管理技能的訓練，提高學生會計電算化和檔案管理信息化發(fā)展的適應能力。內容提要 會計是經(jīng)濟管理的重要組成部分，特別在市場經(jīng)濟條件下，會計以貨幣為計量單位對各項經(jīng)濟活動進行全面、完整、連續(xù)的反映和監(jiān)督，其所提供的信息在國民經(jīng)濟發(fā)展中具有重要作用，對經(jīng)濟預測、成本控制、經(jīng)濟決策、加強內外部管理至關重要。會計檔案作為會計信息的載體，對其加強管理非常必要。 9.1 會計檔案9.2 會計檔案工作9.3 會計檔案

2、的收集歸檔9.4 會計檔案的整理9.5 會計檔案的鑒定與銷毀9.6 會計檔案的移交9.7 會計檔案的保管與利用第9章會計檔案管理技能訓練 會計檔案是各機關、團體、企事業(yè)單位或其他經(jīng)濟組織在經(jīng)濟管理和會計核算活動中形成的會計核算材料。它是各單位檔案的重要種類之一，也是國家全部檔案的重要組成部分。它不僅僅是開展財務分析、會計監(jiān)督和改善機關、企事業(yè)單位經(jīng)營管理等工作的重要依據(jù)，而且是研究經(jīng)濟活動的真實歷史記錄。 9.1 會計檔案 會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。它包含兩層含義： 1、會計檔案是會計核算的產物 注意事項：會計檔案僅指

3、會計活動中形成的會計核算材料，即會計憑證、會計賬簿和財務報告等。財務會計管理活動中形成的文件材料，如會計工作政策法規(guī)、制度辦法、預算、財務計劃、總結等則不屬于會計檔案的范疇，而是屬于文書檔案的范疇。 2、會計檔案是重要的憑證和史料 會計檔案是一種原始記錄，它以豐富的數(shù)據(jù)信息記載著各單位經(jīng)濟活動，具有很強的憑證性，是各單位經(jīng)濟業(yè)務活動的重要依據(jù)。9.1.1 會計檔案的概念9.1.2 會計檔案的特點1、會計檔案形成范圍的普遍性凡具備單獨會計核算的單位，都會形成會計檔案。2、會計核算材料之間的連續(xù)性原始憑證會計憑證會計賬簿會計報表財務報告。3、會計檔案類別的穩(wěn)定性基本內容成分：會計憑證、會計賬簿、財

4、務報告。4、會計檔案外在形式的多樣性會計賬簿：訂本式（如總賬、明細賬等）、活頁式（如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬等）、卡片式（固定資產卡片等）。財務報告：表格、文字、數(shù)據(jù)等，紙張有8開、16開、A4。會計電算化輸出的會計核算材料。1、產生領域不同會計檔案產生于各獨立核算單位的生產經(jīng)營資金活動或預算資金活動領域；文書檔案產生于各單位黨務政務管理及專業(yè)管理或經(jīng)營管理領域。2、形式不同會計檔案主要以憑證、賬簿、報表等三種形式出現(xiàn)，三者具有密不可分的內在聯(lián)系；文書檔案較多地公文形式出現(xiàn)，具有相對獨立性。3、立卷方式不同會計檔案主要以時間、形式特征進行整理立卷；文書檔案則按年度結合問題（或機構）立卷或以件

5、為單位進行分類整理。4、歸檔時間不同會計檔案應在會計年度終了，由會計機構整理歸檔并可自行保管一年，期滿后，應由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管；文書檔案則應在第二年上半年完成上一年度文件材料的立卷歸檔。 9.1.3 會計檔案與文書檔案的區(qū)別 會計檔案是各單位在各項會計核算活動中直接形成的，具有保存價值的歷史記錄；會計資料是各單位為學習通過收集或購買的各種公開或內部的會計出版物及復制品。9.1.4 會計檔案與會計資料區(qū)別1、為經(jīng)濟管理提供依據(jù)。2、是打擊經(jīng)濟犯罪活動的有力工具。3、是研究經(jīng)濟發(fā)展和財政歷史的可靠史料。9.1.5 會計檔案的作用9.2.1會計檔案工作的內容 會計檔案

6、工作主要包括會計檔案的收集、整理（分類、組卷、排序、編目）、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計、移交等方面工作。9.2.2會計檔案工作原則1、統(tǒng)一領導、分級管理。2、維護會計檔案的完整與安全。3、便于社會各方面對會計檔案的利用。 9.2 會計檔案工作9.2.3會計檔案工作體制 會計檔案管理辦法第三條規(guī)定：“各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負責會計檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查?！?.2.4會計檔案管理制度1、中華人民共和國檔案法與中華人民共 和國會計法2、會計檔案管理辦法（財會字199832號）3、省會計檔案基礎工作規(guī)范 9.3 會計檔案的收集歸檔 9.3.1會計檔案收集的要求 會計檔案的收集工作，

7、是指通過歸檔制度，將分散于財務部門和會計個人手中的會計核算專業(yè)材料集中起來，實現(xiàn)統(tǒng)一管理。它是會計檔案工作的起點，也是保證會計檔案齊全完整的關鍵環(huán)節(jié)。（一）實行“集中統(tǒng)一管理”（二）遵循會計核算材料的形成規(guī)律（三）確保會計檔案收集的齊全、完整、準確（四）適時做好補充收集工作 會計檔案歸檔是指財會部門將辦理完畢且具有保存價值的會計核算材料經(jīng)系統(tǒng)整理后移交檔案室或檔案館保存的過程。為保證會計檔案收集的齊全、完整與準確，必須建立嚴格的會計檔案歸檔制度，包括：歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求等三個方面的內容。 9.3.2會計檔案的歸檔A 會計檔案的歸檔范圍1、會計憑證記錄經(jīng)濟業(yè)務，明確經(jīng)濟責任的書面證明，

8、是登記賬簿的重要依據(jù)。按填寫程序和用途可分為：原始憑證、記賬憑證、匯總記賬憑證和其他會計憑證。2、會計賬簿以會計憑證為依據(jù)，連續(xù)系統(tǒng)地記錄和反映各項經(jīng)濟活動過程和結果的簿籍，是編制財務報告的重要依據(jù)。按用途可分為：總賬、明細賬、日記賬、固定資產賬、輔助賬（也稱備查賬）及其他會計賬簿等。其外形一般有：訂本式、活頁式和卡片式三種。3、財務報告根據(jù)日常會計核算材料定期編制的書面報告，由會計報表、會計報表附注和財務情況說明書組成，是綜合反映一定時期的資產負債和所有者權益狀況，以及某一特定時期經(jīng)營成果和現(xiàn)金流動情況的書面會計報告。其種類較多，按時間分有月報、季報、年報；按內容分有資產負債表、利潤表、資金

9、活動情況表等；按編制單位分有單位報表、匯總報表；按服務對象分有內部報表和外部報表。4、其他核算材料包括銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單等及會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。B 會計檔案的歸檔時間 會計檔案歸檔時間，是指會計機構將會計核算材料整理后，向本單位檔案機構移交的時間。會計檔案管理辦法第六條第二款規(guī)定：“當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管” 。未設立檔案機構的，應在會計機構內部指定專人保管。出納不得兼管會計檔案。C 會計檔案的歸檔要求1、收集、整理應符合規(guī)范應歸檔的會計核算材料

10、要求齊全、完整、準確，且分類清楚、組卷合理、排序科學、編目清晰。2、保持原封裝移交歸檔的會計檔案，原則上應保持原卷冊的封裝，特殊情況需拆封，重新整理的，應由檔案機構和會計機構經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。3、簽章要完整會計憑證封面、賬簿封面及啟用頁、報表封面等需由經(jīng)手人員、會計主管人員、單位負責人簽字蓋章的，應當要完整齊全。4、嚴格辦理交接手續(xù)移交會計檔案時，會計機構和檔案機構有關人員必須逐卷認真清點核實，并由交接雙方按規(guī)定在會計檔案移交清冊上注明交接人、時間、數(shù)量等，簽名蓋章后雙方各執(zhí)一份。D 會計電算化核算材料的歸檔1、歸檔范圍（1） 存儲在磁介質或光盤上的會計核算數(shù)據(jù)。（2） 打印輸

11、出的紙質載體的會計核算材料。（3） 會計核算軟件的全套文資料以及會計核算軟件程序。2、歸檔要求 （1）歸檔的會計軟件應符合1994年財政部關于會計核算軟件基本功能規(guī)范的要求。（2）歸檔的會計核算數(shù)據(jù)應按電子文件歸檔的要求將會計核算數(shù)據(jù)存儲到耐久性載體上，一式三套。（3）應對會計電算化核算材料的形成、收集、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管、利用實行全過程管理與監(jiān)控，確保其不失真、不損毀、不丟失。（4）打印輸出的紙質會計核算材料必須有經(jīng)辦人和會計主管的簽字或蓋章，以保障其真實、準確。（5）使用電子計算機進行會計核算產生的會計核算材料必須符合國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定。 9.4 會計檔案的整理9.4.1

12、 會計檔案整理的職責與要求 會計檔案整理就是將零散和需要進一步條理化的會計核算材料，通過科學的分類、組卷、排列、編目，組成一個有序體系的過程。 A會計檔案整理的職責會計檔案整理要堅持由會計機構負責整理的制度。會計人員對會計核算材料的真實準確負有法律責任。 B會計檔案整理的要求會計核算材料的整理必須遵循會計檔案形成的自然規(guī)律及其本身固有的特點，保持每一類核算材料相互之間的有機聯(lián)系，區(qū)分其類別和不同的保管期限，進行科學系統(tǒng)的整理，使其規(guī)范化、標準化，便于管理和利用。 9.4.2 常見的會計檔案分類方法A會計年度分類法即以會計年度時間為標準，對會計檔案進行分類的方法。B會計形式分類法即以會計憑證、會

13、計賬簿、財務報告、其他會計核算材料等會計檔案形式為標準，對會計檔案進行分類的方法。C會計類型分類法即以會計類型為標準，對會計檔案進行分類的方法。如稅收會計、經(jīng)費會計、單位預算會計等D會計機構分類法即以會計核算組織機構為標準，對會計檔案進行分類的方法。E會計檔案保管期限分類法即以會計檔案保管期限為標準，對會計檔案進行分類的方法。 實際操作中，往往是采用“復式結構分類法”，即將上述兩種或兩種以上的分類方法結合使用，如：年度類別保管期限，類別年度保管期限。9.4.3會計核算材料組卷方法與要求 會計核算材料的組卷，首先應按會計檔案的分類方法法，把會計核算材料按不同類別分開；其次，在每一類別材料中區(qū)分不

14、同的保管期限；第三，按形成的時間順利，結合材料形成數(shù)量多少，組成若班干保管單位。A 會計憑證的組卷 會計憑證需按月分開組卷，并根據(jù)每月憑證的多少組成一卷或數(shù)卷。不同月份產生的憑證不能組在同一案卷內。組卷順序：檢查（原始憑證真?zhèn)?、記帳憑證編號順序，有無需要單獨抽出的憑證等）拆除金屬物，修補破損裝訂（厚度不宜超過2公分）包角蓋騎縫章填寫憑證封面（單位名稱、起止時間、憑證編號、起止號碼、頁數(shù)、經(jīng)辦人、會計主管及檔號等，簽名蓋章）裝盒（一卷一盒）。B 會計賬簿的組卷 會計賬簿組卷時要按賬簿形成的特點區(qū)分會計年度，不同種類的賬簿分別組卷。 各類賬簿的首頁的啟用表、賬戶目錄應逐項填寫完整、規(guī)范，有關人員簽

15、章。 訂本式賬簿應保持原樣，空白頁不能拆，但須在記錄賬頁的最后一行畫一斜線，以示結束使用。并在卷末備考表寫明使用賬頁和空白賬頁的頁數(shù)。在賬頁封面蓋上含有年度、保管期限、案卷號內容的章。 活頁式或卡片式賬簿換上標準封面，抽出空頁，編頁碼。 跨年使用的固定資產賬，歸最后一年立卷，并在封面注明年至年，每本厚度不超過2公分。 C 財務報告的組卷 財務報告組卷是按會計年度結合保管期限組卷。 會計報表組卷時要注意以下事項：月報、季報、年報分開；本單位報表與下屬單位報表分開；不同年度、不同保管期限的報表分開。 會計報表整理類同文書檔案，即需編頁碼、抄寫卷內目錄（月、季報卷內目錄可從簡）、填寫備考表、擬寫案卷

16、標題。D 其他會計核算材料的組卷 按其內容結合保管期限分別組卷。如銀行存款余額調節(jié)表與銀行對賬單是兩種用途不同的會計核算材料，應分別組卷。E 會計電算化紙質核算材料的立卷 其輸出的紙質會計核算材料按上述紙質會計檔案要求整理立卷。 為便于檔案統(tǒng)計、保管和查找利用，必須對所有的會計檔案進行編號。會計檔案的編號有兩種形式：A 年度編號法 會計檔案數(shù)量較少的單位，一年形成的會計檔案按類別結合保管期限進行排列，編一個案卷流水號。B 類別編號法 會計檔案數(shù)量較多的單位，各類別會計檔案分別按每一會計年度結合保管期限，分別進行排列，每一類別編一個案卷流水號。9.4.4 會計檔案編號 會計檔案檔號由全宗號、分類

17、號、目錄號、案卷號組成。 全宗號：檔案館指定給立檔單位的代號。 分類號：單位檔案分類的類別號。一般有大類代號和屬類代號。大類代號以英文字母或漢語拼音字母表示，如：會計檔案D或KJ。屬類代號以數(shù)字表示，如：1代表報表，2代表賬簿，3代表憑證，4代表其他等。 目錄號：案卷目錄的代號，一般按會計檔案類別或會計年度編制，一本案卷目錄編一個目錄號，一個全宗內目錄號不可重復。 案卷號：每一案卷在所在目錄中的順序號。同一目錄號內案卷號不可重復。C 會計檔案檔號的構成9.4.5 會計檔案的排列 常見的排列方法： A 年度形式（名稱）保管期限 把一個單位形成的會計檔案，首先按會計年度分開，其次在一個會計年度內再

18、按財務報告、賬簿、憑證、其他等形式分開排列，第三，在每一種形式內按規(guī)定的保管期限（永久、25年、15年、10年、5年、3年）的順序排列。 優(yōu)點：簡便易行、便于查找、并可充分利用裝具。 缺點：排列不夠美觀。 適用：會計檔案數(shù)量不多的中小型企業(yè)或只有一種會計類型的單位預算會計。 把一個單位形成的會計檔案，首先按會計年度分開，其次在一個會計年度內，再按單位內的會計核算機構分開（如預算處、財務處），第三，在每一機構內財務報告、賬簿、憑證、其他等形式結合保管期限分別排列。 優(yōu)點：能體現(xiàn)單位內部機構會計檔案完整性，便于查找。 缺點：排列不夠美觀。 適用：各級財政主管機關、總預算會計單位、或所屬組織機構的專

19、業(yè)主管單位。 B 年度組織機構形式保管期限 把一個單位形成的會計檔案，首先按會計年度分開，其次把一個會計年度的會計檔案按稅收計劃、稅收會計、經(jīng)費會計等類型排列，第三，在每一類型內的會計檔案再按報表、賬簿、憑證、其他等形式結合保管期限分別排列。 優(yōu)點；能反映不同類型會計活動的性質，體現(xiàn)全宗內會計檔案的系統(tǒng)性。 缺點：排列不夠整齊美觀。 適用：稅務機關和有特定會計類型的專業(yè)單位。 C 年度會計類型形式保管期限 把全部會計檔案首先按憑證、賬簿、報表、其他等四種形式分開，其次在每一形式會計檔案內再按會計年度排列，第三，在每一年度內再根據(jù)其保管期限依次排列。 優(yōu)點：保持了會計檔案類別的連續(xù)性，便于按類別

20、查找和鑒定銷毀；排列整齊美觀。 缺點：同一年度會計檔案分散排列在各個類別中，不便按年度查找；由于每類會計檔案的案卷是每年順延編號，因此，實體排列編號到999時必須重新從1開始，而且須預留較充分的空位。 適用：每年形成會計檔案數(shù)量較多的大中型企事業(yè)單位。 D 形式會計年度保管期限（一）會計檔案案卷目錄編制方法 會計檔案案卷目錄也稱會計檔案保管清冊，是基本檢索工具。 其編制立法有三種： 1、統(tǒng)編法：即將一個單位形成的所有會計檔案一年或數(shù)年統(tǒng)一編制一本會計檔案案卷目錄。 2、分類編制法：即將一個單位形成的會計檔案按會計檔案的不同形式、不同機構或不同類型分別編制會計檔案案卷目錄。 3、保管期限編制法：

21、即將一個單位形成的所有會計檔案按不同保管期限分別編制案卷目錄。（二）會計檔案案卷目錄的著錄項目和要求 著錄項目七項：順序號、案卷號、原憑證號、案卷題名、起止時間、保管期限、備注。9.4.6 會計檔案案卷目錄的編制9.5.1 會計檔案的鑒定 會計檔案的鑒定是指判定會計檔案的真?zhèn)魏蛢r值的工作。 價值判定包括：歸檔時案卷的價值及期滿是否繼續(xù)保管兩方面。 A 會計檔案鑒定組織 1、成立會計檔案鑒定小組 由單位主管領導、會計機構與檔案機構人員參加的鑒定小組。 2、做好鑒定前的準備工作 3、定期組織會審9.5 會計檔案的鑒定與銷毀1、初步鑒定立卷時的鑒定2、復查鑒定滿保管期限的鑒定3、終審鑒定銷毀前的鑒定

22、 銷毀前的鑒定要謹慎，要掌握“可存可毀者，暫存；可長可短者，從長”和“判處銷毀，緩期執(zhí)行，以觀后效”原則。對涉及外事、對私改造、公私合營及末了結的債權債務、房地產契約、工資花名冊、精減辭退人員等均應從長保管。B 會計檔案鑒定的步驟與方法 依據(jù)會計檔案管理辦法規(guī)定，分永久、定期兩種，定期分為25年、15年、10年、5年和3年五種。各類具體期限見教材P31頁。其計算時間是從會計年度終了后的第一天算起。 會計電算化檔案的保管期限與手工形成的會計檔案一致；會計軟件文檔資料的保管期限為該軟件停止使用或有重大更改之后5年。 C 會計檔案保管期限的劃分 會計檔案銷毀要做到銷毀有據(jù)、程序嚴格、手續(xù)齊備。 A

23、銷毀的程序：（會計機構會同檔案機構）提出銷毀意見編制銷毀清冊核對要銷毀的會計檔案名稱、卷號等內容（單位負責人）在銷毀清冊上簽署意見（會計機構與檔案機構）共同派員監(jiān)銷（銷毀前）監(jiān)銷人清點核對（銷毀后）在銷毀清冊上簽名蓋章并報單位負責人。9.5.2 會計檔案的銷毀B 會計檔案銷毀清冊的編制 由鑒定意見書、會計檔案銷毀案卷目錄及會計檔案銷毀審批表組成。C 會計檔案銷毀應注意事項 對期滿但末了結的債權債務和涉及其他末了事項或對處理歷史遺留問題有重要參考價值的原始憑證不得銷毀，應單獨抽出立卷，直至末了事項或遺留問題完結時為止，并在保管清冊和銷毀清冊列明；正在建設期間的基建會計檔案，即使期滿也不得銷毀；財

24、政主管機關保存的同級機關、企事業(yè)單位及其基層單位的年度決算表期限從長。 會計檔案的移交，指單位會計機構或人員根據(jù)有關規(guī)定向本單位檔案機構移交會計檔案，或本單位檔案機構按照國家規(guī)定把會計檔案向地方綜合檔案館移交的過程。9.6 會計檔案的移交A 單位內部會計檔案的歸檔移交 1、會計機構向檔案機構的移交 2、人員變動會計檔案的移交B 機構變動單位會計檔案的移交 1、單位因撤銷、重組、破產或其他原因終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應由終止單位的業(yè)務主管部門或財產所有者代管或移交有關綜合檔案館代管。 2、單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管；單位分立后原單位解

25、散的，其會計檔案應當經(jīng)各方協(xié)調后由其中一方代管或移交綜合檔案館代管。 9.6.1 會計檔案移交工作類型 C 項目形成的會計檔案的移交 基建會計檔案，建設單位應當在竣工決算后，移交給接受單位。 D 單位會計檔案向綜合檔案館的移交 按國家規(guī)定應移交的立檔單位，應定期向綜合檔案館辦理移交。9.6.2 會計檔案移交應注意的事項 A 應編制移交清冊 B 應履行移交手續(xù)9.7.1 會計檔案的保管 會計檔案的保管，是指根據(jù)會計檔案的不同制成材料，分別采取科學的存放和安全保護措施，維護會計檔案的完整、系統(tǒng)與安全。A 會計檔案庫房的管理包括庫房的編號、箱柜的排放與編號、標注年度和類別便于查找。B 會計檔案的保護

26、措施應注意防火（配備滅火器）、溫濕度控制（庫房溫度保持在1424，相對濕度控制在4560）、防光（避免陽光直射）、防塵及有害生物（防蟲藥品等）、防盜（防盜門窗等）等安全保護。C 磁性載體會計檔案的保管溫度保持在1527，相對溫度在4060范圍內；采取直立存放形式；注意避光、防塵、防磁；應備份兩套及定期檢查、復制、轉存。9.7 會計檔案的保管與利用9.7.2 會計檔案的利用 完善借閱制度 嚴格借閱手續(xù) 確保檔案安全 做好利用服務案例思考案例一:請參考會計法、會計基礎工作規(guī)范、會計檔案管理方法。 原會計科長與王某辦理會計工作交接手續(xù)時，企業(yè)人事科長進行監(jiān)交不符合規(guī)定。理由：根據(jù)會計基礎工作規(guī)范的規(guī)定，會計機構負責人（會計主管人員)辦理交接手續(xù)時，由單位領導人負責監(jiān)交。 該企業(yè)任命會計主管人員不符合規(guī)定。理由：根據(jù)會計法的規(guī)定，擔