醫(yī)院公文和印章管理實(shí)施細(xì)則

1、XXXX醫(yī)院公文和印章管理實(shí)施細(xì)則第一章 總則第一條 為使XXXX院公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，制定本細(xì)則。第二條 XXXX院的公文，是醫(yī)院在管理過(guò)程中所形成的具有特定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書(shū)，是依法治院和進(jìn)行院務(wù)活動(dòng)的重要工具。公文管理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第三條 本細(xì)則適用于院內(nèi)公文處理。第四條 公文處理應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。第五條 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及職能科室負(fù)責(zé)人應(yīng)高度重視公文處理工作，模范遵守本細(xì)則并加強(qiáng)對(duì)本單位公文處理工作的指導(dǎo)和檢查。第六條 院長(zhǎng)辦公室（以下簡(jiǎn)稱院辦）是醫(yī)院公文處理

2、的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)醫(yī)院的公文處理工作并指導(dǎo)各科室處理工作。第七條 院辦秘書(shū)具體負(fù)責(zé)醫(yī)院公文處理工作。第二章 行文規(guī)范第八條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重實(shí)效。第九條 公文應(yīng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的關(guān)系正確選用公文種類。第十條 醫(yī)院公文種類主要有：（一）決定，適用于對(duì)醫(yī)院重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員，變更或撤銷(xiāo)職能部門(mén)和科室不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（二）公告，適用于向院內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。（三）通告，適用于在醫(yī)院一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。（四）通知，適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，發(fā)布規(guī)章，傳達(dá)要求各科室辦理、周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)，公布內(nèi)設(shè)

3、機(jī)構(gòu)，任免干部。（五）通報(bào)，適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。（六）報(bào)告，適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。（七）請(qǐng)示，適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。（八）意見(jiàn)，適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解或處理辦法。（九）會(huì)議紀(jì)要，適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。（十）函，適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題。第十一條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。因特殊情況，必須越級(jí)請(qǐng)示時(shí)，應(yīng)同時(shí)抄送被越過(guò)的機(jī)關(guān)。第十二條 僅院辦、組織人事科根據(jù)院黨委和院行政授權(quán)，可以向各科室和黨支部行文。各科室下發(fā)調(diào)研性質(zhì)的公文，應(yīng)事先通報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)。院辦

4、、組織人事科之外的醫(yī)院其他職能部門(mén)和各科室不得對(duì)院外單位正式行文。第十三條 “請(qǐng)示”，應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)。如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。不得既寫(xiě)主送機(jī)關(guān)，同時(shí)又寫(xiě)主送、抄送領(lǐng)導(dǎo)人?！皥?bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。公文標(biāo)題不得用“請(qǐng)示報(bào)告”字樣。第三章 公文格式第十四條 公文一般由秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文時(shí)間、印章、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印制時(shí)間等部分組成。（一）秘密公文應(yīng)當(dāng)在首頁(yè)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱左上方標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”或“秘密”字樣；“絕密”、“機(jī)密”公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)、序號(hào)。（二）緊急公文應(yīng)當(dāng)在首頁(yè)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱左上標(biāo)明“

5、特急”或“急件”。（三）發(fā)文字號(hào)包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)。（四）上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。其中“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。（五）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。（六）主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。（七）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、成文日期之間注明附件序號(hào)和標(biāo)題。（八）成文時(shí)間，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；會(huì)議通過(guò)的事項(xiàng)，以通過(guò)日期為準(zhǔn)。（九）院發(fā)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上報(bào)的公文，應(yīng)當(dāng)按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主

6、題詞，一份文件標(biāo)引的主題詞最多不超過(guò)7 個(gè)，主題詞在公文的抄送欄之上頂格標(biāo)注。（十）院發(fā)公文應(yīng)當(dāng)在抄送欄下標(biāo)明印發(fā)機(jī)關(guān)名稱和印制日期。第十五條 公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4 型（210mm 297mm），左側(cè)裝訂。院發(fā)公文格式紙共分三種：（一）以醫(yī)院黨委名義、以黨委和行政聯(lián)合名義發(fā)出的公文一律使用“中共XXXX院委員會(huì)文件”格式紙。（二）以醫(yī)院行政名義向上級(jí)單位呈送的請(qǐng)示、報(bào)告使用“XXXX院文件”格式紙。公文眉首（即位于公文首頁(yè)紅色反線以上的各要素）位于首頁(yè)公文二分之一處。（三）以醫(yī)院行政名義向院內(nèi)發(fā)布的決定、通告、通知等，使用“XXXX院文件”格式紙。公文眉首位于首頁(yè)公文的上端。第十六條

7、以醫(yī)院名義在不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等，使用“XXXX院”格式紙。第十七條 院發(fā)公文排版規(guī)格是：（一）公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm，左側(cè)訂口為28mm，版心尺寸為156225mm。（二）文字從左至右橫寫(xiě)、橫排。（三）公文標(biāo)題用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要注意詞義完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。（四）正文用3號(hào)仿宋體字，1.5倍行距。（五）簽發(fā)人、主送機(jī)關(guān)、附注、附件用 4號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人姓名用 4號(hào)楷體字。第四章 發(fā)文辦理第十八條 發(fā)文辦理指以醫(yī)院名義制發(fā)公文的過(guò)程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、謄印、用印、登記、分發(fā)等程序。第十

8、九條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：（一）符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實(shí)可行并加以說(shuō)明。（二）情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，用詞規(guī)范，文字精練，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡(jiǎn)短。（三）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明具體的年、月、日。（四）公文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1 .”，第四層為“（1）”。（五）使用國(guó)家法定計(jì)量單位。（六）文內(nèi)使用非規(guī)范化的簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并同時(shí)注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織外文名稱或縮寫(xiě)形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的

9、中文譯名。（七）公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略詞、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。第二十條 主辦部門(mén)擬制公文時(shí)，對(duì)涉及其他科室職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)科室協(xié)商，取得一致意見(jiàn)后方可行文；如有分歧，主辦部門(mén)的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時(shí)，主辦部門(mén)可以列明各方理由，提出建設(shè)性意見(jiàn)，并與有關(guān)部門(mén)會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)醫(yī)院協(xié)調(diào)或裁定。第二十一條 需要以XXXX院名義向院外單位報(bào)送的公文，應(yīng)使用“XXXX院發(fā)文處理單”，一頁(yè)不夠可另附 A4 型紙。第二十二條 公文送有關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由院辦進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否確需

10、行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的要求，公文格式是否符合本細(xì)則的規(guī)定等。第二十三條 XXXX院、以院黨委名義發(fā)出的公文，應(yīng)由院辦、組織人事科呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。業(yè)務(wù)性的專項(xiàng)問(wèn)題，由主管該項(xiàng)工作的院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；綜合性的、重大問(wèn)題，應(yīng)先經(jīng)黨委會(huì)、院務(wù)會(huì)集體討論決定，由院黨委書(shū)記或院長(zhǎng)簽發(fā)。屬于日常工作例行性的問(wèn)題，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后可由院辦負(fù)責(zé)人根據(jù)授權(quán)簽發(fā)。第二十四條 在院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，院辦秘書(shū)首先進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核的重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。對(duì)需要上報(bào)的公文樣稿，由秘書(shū)確定文件的用紙格式、發(fā)文字號(hào)和打印份數(shù)；主辦部門(mén)承辦人到院辦領(lǐng)取公文樣稿校

11、對(duì)；再形成正式公文加蓋公章，并負(fù)責(zé)呈送有關(guān)單位。公文發(fā)出后，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，應(yīng)當(dāng)及時(shí)追回更正。醫(yī)院公文經(jīng)打印和院對(duì)修改，要求文字準(zhǔn)確率100，編排美觀，印刷字跡清晰，裝訂整齊。第五章 收文辦理第二十五條 收文辦理指對(duì)收到的公文的辦理過(guò)程，包括審核、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、簽發(fā)等程序。對(duì)各科室呈報(bào)的公文，審核的重點(diǎn)是：是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定；涉及其他科室職權(quán)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。需要兩個(gè)以上部門(mén)辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門(mén)。對(duì)科室上報(bào)的符合本細(xì)則規(guī)定的公文，院辦公室提出擬辦意見(jiàn)送主管領(lǐng)導(dǎo)閱示或者交有關(guān)部門(mén)辦理。第二十六條 收到上級(jí)機(jī)關(guān)

12、或院外其他部門(mén)發(fā)來(lái)的公文，由秘書(shū)登記并填寫(xiě)“XXXX院收文處理單”，提出擬辦意見(jiàn)后分轉(zhuǎn)有關(guān)院領(lǐng)導(dǎo)閱示或者交有關(guān)部門(mén)辦理。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。秘書(shū)應(yīng)防止公文因錯(cuò)分、積壓、丟失而延誤審批或者辦理。第二十七條 各科室公文經(jīng)主要負(fù)責(zé)人簽字、蓋章后報(bào)院辦。不符合規(guī)定的公文，院辦不予受理。請(qǐng)示公文一般只寫(xiě)給主管領(lǐng)導(dǎo)，若主管領(lǐng)導(dǎo)不明確，可由院辦分置。需要數(shù)位領(lǐng)導(dǎo)批示的公文只送一份，由院辦公室協(xié)調(diào)處理。院領(lǐng)導(dǎo)直接交辦或者指定索要的公文，可將索要公文復(fù)印件直接送領(lǐng)導(dǎo)本人。所有公文一律報(bào)送院辦。第二十八條 院領(lǐng)導(dǎo)審批公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意

13、；沒(méi)有請(qǐng)示事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。院領(lǐng)導(dǎo)草擬、修改、審批和簽發(fā)公文應(yīng)使用符合存檔要求的黑色印跡的鋼筆或簽字筆。院領(lǐng)導(dǎo)審閱后，應(yīng)將文件退院辦處理，一般不直接交給承辦部門(mén)。院辦收到領(lǐng)導(dǎo)批示的文件后，應(yīng)按照批示意見(jiàn)及時(shí)處理。第二十九條 承辦部門(mén)收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說(shuō)明。對(duì)不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回院辦公室并說(shuō)明理由。第三十條 送負(fù)責(zé)人批示或交有關(guān)部門(mén)辦理的公文，院辦公室要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。院辦公室對(duì)院內(nèi)各科室請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)的公文，應(yīng)當(dāng)在收到后的7

14、個(gè)工作日內(nèi)將辦理情況答復(fù)來(lái)文部門(mén)。第六章 公文歸檔第三十一條 公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)及時(shí)將公文形成過(guò)程中的重要稿件、定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。傳真文件應(yīng)當(dāng)復(fù)印后，存留復(fù)印件。凡參加會(huì)議帶回的文件，應(yīng)按文件的規(guī)定及時(shí)送交院辦登記保管。上級(jí)機(jī)關(guān)直接寄給醫(yī)院的文件，應(yīng)到院辦登記，辦理有關(guān)手續(xù) 。第三十二條 歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其特征、相互聯(lián)系和保存價(jià)值等分類整理（立卷），要保證檔案齊全、完整，能正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。案卷標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確反映卷內(nèi)公文的作者、內(nèi)容和文種。第三十三條 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)構(gòu)整理（立卷）、歸檔，其他機(jī)關(guān)保存復(fù)制件或其他形式

15、的公文副本。第三十四條 歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門(mén)移交。第三十五條 不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒別和主管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀秘密公文應(yīng)按照國(guó)家規(guī)定的保密程序進(jìn)行。銷(xiāo)毀秘密公文，應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓?chǎng)所由二人以上監(jiān)銷(xiāo)，保證不丟失、不漏銷(xiāo)。其中，銷(xiāo)毀絕密公文（含密碼電報(bào)）應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。 所有文件及內(nèi)部報(bào)刊、資料，嚴(yán)禁作廢品出售，一律集中到院辦處理。工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。第七章 印章管理第三十六條 我院向外發(fā)出的公文均應(yīng)加蓋XXXX院公章。向院內(nèi)發(fā)送的“XXXX院文件”，除主送件外，一般不加蓋公章。會(huì)議紀(jì)要不加蓋印章。印章要蓋在發(fā)文機(jī)關(guān)正中央，要求上不壓正文，下壓日期。使用“中共XXXX院委員會(huì)”格式紙的文件，根據(jù)印制名稱加蓋公章。第三十七條 其他用?。?）用印申請(qǐng)?？剖遥▎挝唬┬枰谩癤XXX院”公章時(shí)，提出用印申請(qǐng)，填寫(xiě)加蓋公章院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批表。（2）領(lǐng)導(dǎo)審核。凡用印時(shí)，須填寫(xiě)申請(qǐng)單，經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)簽批，辦公室備案。（3）登記。需用印的科室和經(jīng)辦人到辦公室進(jìn)行用印登記。（4）用印。第八章 附則第三十八條 公文復(fù)印件作為正