監(jiān)理資料信息管理及歸檔新版制度

1、常州大學(xué)機(jī)械石油樓、配電房/儲運(yùn)泵房 工程監(jiān) 理 資 料 信息 管 理 及 歸 檔 制 度項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)（章）：專業(yè)監(jiān)理工程師：總監(jiān)理工程師：日期：一、總則：1、為加強(qiáng)建設(shè)工程監(jiān)理工作日勺原則化、規(guī)范化管理，提高項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)日勺工作水平， 為工程項目建設(shè)有關(guān)部門分析、指引和評價工程項目建設(shè)監(jiān)理工作質(zhì)量提供精確、可 靠勺根據(jù)并以備追溯，需建立健全工程項目建設(shè)監(jiān)理資料檔案制度。本項目監(jiān)理部擬 定由總監(jiān)指引和一名專職資料員具體負(fù)責(zé)資料勺收集、分析、篩選、整頓、立卷、歸 檔等工作。2、資料室由專人管理，按城建檔案規(guī)定勺規(guī)定，建立檔案。二、監(jiān)理工作的流程2.1檔案建立2.1.1監(jiān)理資料與信息管理職責(zé)分工監(jiān)

2、理資料分程序資料、內(nèi)部資料、往來資料；程序資料為開停工報審、方案報審、工序、材料報驗等；內(nèi)部資料為監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)則、月報、質(zhì)量評估、總結(jié)等；往來資料為合同管理、業(yè)主來文、政府行政部門檢查記錄等；程序資料應(yīng)由施工單位申報，專業(yè)監(jiān)理工程師或總監(jiān)理工程師審查完畢簽批后，資料 員核查后歸檔；內(nèi)部資料由總監(jiān)或?qū)I(yè)監(jiān)理工程師在總監(jiān)指引下完畢，總監(jiān)蓋章后，資料員歸檔； 往來資料資料員按公司及規(guī)范規(guī)定歸檔；2.1.2資料勺收發(fā)管理制度2.1.2.1資料勺收發(fā)文應(yīng)采用公司配發(fā)勺專用收發(fā)文表式;；2.1.2.2資料勺收發(fā)文前應(yīng)仔細(xì)核對收發(fā)文編號、事由、簽章等與否與收發(fā)內(nèi)容相符； 2.1.2.3資料勺收發(fā)文時應(yīng)登記具

3、體記錄：收發(fā)文時間、收文人、事由、往來單位、編 號等。其中收文人應(yīng)本人簽字確認(rèn)；2.1.2.4資料日勺收發(fā)文后應(yīng)及時告知有關(guān)負(fù)責(zé)人。2.1.3資料勺寄存、歸檔管理制度2.1.3.1存檔勺工程文獻(xiàn)勺內(nèi)容必須真實、有效、完整、精確、系統(tǒng)，與工程實際相符 合；2.1.3.2存檔勺文獻(xiàn)應(yīng)手續(xù)完備，盡量采用原件，如為復(fù)印件應(yīng)加蓋原件審核章，并標(biāo) 注原件寄存處；2.1.3.3存檔勺文獻(xiàn)需進(jìn)行審查，筆跡清晰，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色勺書寫材 料。復(fù)印件不得浮現(xiàn)模糊無法辨認(rèn)勺狀況。存檔使用勺紙張應(yīng)使用原則紙，不應(yīng)使用 方格紙、作業(yè)紙等；2.1.3.4存檔資料內(nèi)容中有圖有文字勺，應(yīng)文字頁在前圖在后。文字頁較

4、多勺應(yīng)進(jìn)行編 號；2.1.3.5監(jiān)理四版表達(dá)使用勺文獻(xiàn)編號需符合在求，例：1208008，代表8月第008號；2.1.3.6資料寄存時應(yīng)按照資料盒名稱分類、盒內(nèi)目錄順序排放。目錄應(yīng)上墻以便查閱， 有分類有目錄，按編目歸檔；2.1.3.7資料盒脊背應(yīng)按照公司規(guī)定具有：公司名稱標(biāo)記、項目名稱、資料盒編號、料 盒內(nèi)容標(biāo)注，其布置方式應(yīng)滿足規(guī)范規(guī)定；2.1.3.8資料盒脊背應(yīng)精確、原則化、寬度應(yīng)與資料盒大小相符；2.1.3.9資料在分部工程完畢后應(yīng)及時整頓、封存。2.2檔案立卷2.2.1資料員應(yīng)按檔案資料收集范疇及時收集多種檔案資料，并將篩選后勺資料分類裝 釘、編制目錄，裝袋（盒）入檔。2.2.2凡檔

5、案資料收集范疇細(xì)目中未編入，但確有使用、保存價值勺其他資料，項目監(jiān) 理部可根據(jù)需要決定與否留存。2.3檔案補(bǔ)充2.3.1外來文獻(xiàn)、函件由資料員分類編號登記并形成來文登記，項目監(jiān)理部有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱 后，即立卷歸檔。2.3.2項目監(jiān)理部發(fā)出日勺文獻(xiàn)，由資料員分類編號登記并形成發(fā)文記錄，資料齊全經(jīng)有 關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，即立卷歸檔。2.4檔案查閱項目監(jiān)理部以外人員來項目部查閱資料檔案，必須經(jīng)由項目監(jiān)理部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可到 資料室查閱資料，未經(jīng)批準(zhǔn)不得將資料帶出資料室，如若需借出必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 并立下借據(jù)注明借閱時間，在注明時間內(nèi)完好無損地歸還資料室。2.5檔案安全保密2.5.1資料室資料柜由專人負(fù)責(zé)管理，保持

6、整潔、干燥，自然通風(fēng)，嚴(yán)禁吸煙和放置易 燃、易爆、易引鼠入室勺物品。2.5.2資料管理人員不得外泄檔案中勺機(jī)密，資料室人員在工作中所用勺多種草稿、廢 紙等，不得亂扔亂拋，應(yīng)按保密紙解決或銷毀。三、監(jiān)理技術(shù)文獻(xiàn)的交付及責(zé)任1、監(jiān)理單位對工程技術(shù)文獻(xiàn)勺形成、收集、組卷有組織、審核勺責(zé)任，應(yīng)及時對工程 技術(shù)文獻(xiàn)進(jìn)行檢查、審核、簽證、蓋章，組織承包單位完畢交工技術(shù)文獻(xiàn)勺歸檔工 作。2、需要移送公司監(jiān)理資料勺工程及移送資料內(nèi)容規(guī)定：需要移送公司監(jiān)理資料勺工程分類：A類：住宅及公用建筑工程(28層及以上，單項面積3萬皿及以上，社區(qū)建筑面積12萬皿及以上)。廠房：18米跨度及以上。省、市優(yōu)質(zhì)工程目日勺工程，

7、省文明工地目日勺工程。B類：級別A類如下工程。移送資料內(nèi)容規(guī)定：A類工程按本措施附表一及附表二中所有資料內(nèi)容；B類工程只需要按照附表四移送公司有關(guān)需要存檔勺文獻(xiàn)內(nèi)容。3、工程竣工后，按附表二中案卷題名內(nèi)容進(jìn)行整頓,并在每個檔案盒勺側(cè)面貼好案卷題 名(200X30毫米標(biāo)簽紙,詳見附表一)，每個案卷(檔案盒)內(nèi)應(yīng)有具體文獻(xiàn)目錄。對于群體工程,當(dāng)一種檔案盒裝不下該案卷文獻(xiàn)時，可以分上、中、下冊或按流水 序號進(jìn)行分冊。檢查批驗收記錄及其工序報驗單不需要存檔，水電分項、(子)分部工程驗收記錄 和土建并入一種案卷(案卷七)。圖紙不需要交公司，因工程特殊狀況勺確需要臨時留存勺設(shè)計圖紙，應(yīng)折疊整 潔交到公司。4、工程竣工后，現(xiàn)場監(jiān)理部應(yīng)及時將監(jiān)理資料整頓移送給公司，并填寫好資料交接驗收 記錄單，辦理移送手續(xù)。5、公司收到項目監(jiān)理部資料后，公司資料員應(yīng)及時對