管理溝通與寫作溝通

1、管理溝通與寫作溝通第1頁，共39頁，2022年，5月20日，7點44分，星期二 寫作是一種重要的溝通方式 寫作是一種特殊的溝通方式 寫作是一個不斷發(fā)展的概念 第2頁，共39頁，2022年，5月20日，7點44分，星期二正確(Correct)清晰(Clear)完整(Complete)簡潔(Concise)一、寫作要則4C：第3頁，共39頁，2022年，5月20日，7點44分，星期二1收集資料2組織觀點 (1) 分組 (2) 篩選 (3) 歸納標題 (4) 有策略地編排 3提煉材料 設(shè)想讀者只是瀏覽 概括你的觀點 灌輸你的觀點 使用“電梯間談話”技巧 使用“惜字如金”技巧二、寫作過程第4頁，共39

2、頁，2022年，5月20日，7點44分，星期二4起草文章不要在乎寫作順序 不要邊寫邊改 使用打印件 安排時間間隔 5修改文稿 從策略上進行修改 從宏觀上進行修改 從微觀上進行修改 就正確性進行修改二、寫作過程第5頁，共39頁，2022年，5月20日，7點44分，星期二1、不要強調(diào)你為讀者做了什么，而要強調(diào)讀者能獲得什么或能做什么。今天下午我們會把你們9月21日的訂貨裝船發(fā)運。你們訂購的兩集裝箱服裝將于今天下午裝船，預(yù)計在 9月30日抵達貴處。2、參考讀者的具體要求或指令。 你的訂單你定購的真絲服裝三、書面溝通的6方面技巧第6頁，共39頁，2022年，5月20日，7點44分，星期二3、除非你有把

3、握讀者會感興趣，否則盡量少談自己的感受。我們很高興授予你5000元信用額度。 你的牡丹卡有5000元的信用額度。 4、不要告訴讀者他們將會如何感受或反應(yīng)。 你會很高興聽到你被公司錄用的消息。你通過了公司的全部考核，你被錄用了。 三、書面溝通的6方面技巧第7頁，共39頁，2022年，5月20日，7點44分，星期二5、涉及褒獎內(nèi)容時，多用“你”而少用“我” 。我們?yōu)樗械膯T工提供健康保險。 作為公司的一員，你會享受到健康保險。 6、涉及貶義的內(nèi)容時，避免使用“你”為主語，以保護讀者的自我意識。 你在發(fā)表任何以在該機構(gòu)工作經(jīng)歷為背景的文章時，必須要得到主任的同意。本機構(gòu)的工作人員在發(fā)表以在此工作經(jīng)歷

4、為背景的文章時，必須要得到主任的同意 。三、書面溝通的6方面技巧第8頁，共39頁，2022年，5月20日，7點44分，星期二學(xué)習(xí)你單位的書寫公函風(fēng)格并予以掌握有一本字典在手，以檢查拼寫及單詞如果你寫一個沒有技術(shù)背景的人，別忘了有一個技術(shù)語的附注學(xué)會用圖表來說明問題學(xué)會用積極的動詞來加重你的信息減少用“模糊的詞”，如 “很”、“非常”之類的詞保持段落簡潔，一段一意書寫時要有時間感，讓對方及時答復(fù)你書寫完成后，多檢查幾遍，再發(fā)出去四、書面溝通需要注意的幾個問題第9頁，共39頁，2022年，5月20日，7點44分，星期二 A寫信前 1信的主題是什么? 2你為什么寫這封信? 3信的讀者是誰? 主要讀者

5、 其他讀者 4讀者對信的主題已了解多少，還需知道什么? 現(xiàn)有知識 需要知道的知識 B信寫完后 你撰寫的信（回答“是”“否”） 清楚 按邏輯順序編排 語法正確 沒有行話和俚語 語言簡潔明了 惹入喜愛、有禮貌、有益 準確 完整 迅捷五、書信撰寫的具體技巧第10頁，共39頁，2022年，5月20日，7點44分，星期二 1報告的主題、標題是什么? 2看報告的讀者是什么人? 主要讀者 其他讀者 3撰寫這份報告的原因是什么? （回答“是”“否”） 獲取讀者的支持 報告調(diào)查的結(jié)果 影響或說服讀者 對讀者提出的問題進行答復(fù) 對讀者以外的人提出的問題進行答復(fù) 解釋說明問題 報告進展情況 記錄事實、信息或觀點 在

6、某一點上樹立權(quán)威或聲望 推銷 宣傳公司組織內(nèi)外的努力和結(jié)果 通知一大群體 為正在進行的工作提供證據(jù) 引入或推動關(guān)于主題的討論 指示命令 六、報告撰寫的具體技巧第11頁，共39頁，2022年，5月20日，7點44分，星期二七、應(yīng)用文的語言特點 莊重 平實 明確 簡約 得體 語言特點第12頁，共39頁，2022年，5月20日，7點44分，星期二1、莊重： 莊嚴、鄭重。 “板起面孔說話” （1）使用書面語言，不用或少用口語、俗語 （2）使用標準語言 （3）忌濫用文學(xué)語言 （4）語言實在，言之有物2、平實： 平易、樸實、明白、易懂。樸實，不裝腔作勢、嘩中取寵。 （1）寫作態(tài)度要誠實 （2）少做作，勿賣

7、弄 七、應(yīng)用文的語言特點第13頁，共39頁，2022年，5月20日，7點44分，星期二反面的例子： 有位大學(xué)生錢花完了，寫信卻說“囊中羞澀”父母不知所云。 發(fā)請?zhí)緫?yīng)說 “敬請光臨”，卻有人在結(jié)尾說，“不得有誤”很不舒服。 遼寧有公路交通管理部門，在路邊的警示牌上寫道“違章撞死白撞”。 第14頁，共39頁，2022年，5月20日，7點44分，星期二3、明確： 明白、確切，不犯語法邏輯錯誤。（1）用語慎審周密，分寸恰當（2）用限制性的詞語表示出事物的差別（3）運用數(shù)字明確表述事物（4）注意前后照應(yīng)，避免互相矛盾（5）不生造詞語，不寫錯別字，正確使用標點符號4、簡約： 簡潔、精當、準確。（1）從

8、特定目的、對象出發(fā)，根據(jù)工作需要，寫最重要的（2）運用各種簡省的表述方法（3）認真修改 七、應(yīng)用文的語言特點第15頁，共39頁，2022年，5月20日，7點44分，星期二反面的例子： 應(yīng)用文的簡約也是有度的，不能太簡，不能簡到讓人不能理解的地步。 如: “自行車剎車廠”不能簡化為“自剎廠” 不能把“上海吊車公司”簡化成“上吊公司”。第16頁，共39頁，2022年，5月20日，7點44分，星期二5、得體： 要符合國家有關(guān)規(guī)定，適合交際題旨和語境 （1）要適合發(fā)文者的身份 （2）要適合題旨 （3）要適合對象 （4）要適合語境七、應(yīng)用文的語言特點第17頁，共39頁，2022年，5月20日，7點44分

9、，星期二找錯誤? 劇團負責(zé)同志： 為幫助我校舉辦藝術(shù)節(jié)排練節(jié)目，你們及時給我們派來了，兩位老師，協(xié)助我們*在二位老師的幫助下，經(jīng)過全校廣大師生的努力，大家的水平得到了很大提高，排練出了很多精彩的節(jié)目，使我校藝術(shù)節(jié)獲得了很大成功?，F(xiàn)在兩位老師回去了，謹代表貴校全體師生向二位老師及你們表示衷心感謝，并希望今后繼續(xù)得到你們的難得的支援。此致 敬禮二中總務(wù)處（公章） 年月日 刪掉“經(jīng)過全校廣大師生的努力”在“謹代表”前加“我們”將“難得的支援”改為“大力支持”。將“總務(wù)處”改為“校長室 ”。將“貴?！备臑椤拔倚！钡?8頁，共39頁，2022年，5月20日，7點44分，星期二八、常用公文 常用的幾種公文

10、：通知、通報、公告、報告、請示、函、會議紀要。第19頁，共39頁，2022年，5月20日，7點44分，星期二（一）通知與通報1、通知涵義： 發(fā)布法規(guī)和規(guī)章，批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。特點： 1.發(fā)布性 2.批示性 3.中轉(zhuǎn)性 4.廣泛性 5.告之性第20頁，共39頁，2022年，5月20日，7點44分，星期二2、通報涵義： 對典型的先進事跡、人物進行表彰，對嚴重的錯誤予以批評教育，對重要的經(jīng)審核情況予以傳遞溝通 特點：典型性、引導(dǎo)性、嚴肅性、時效性 種類：批評通報、表彰通報、情況通報 性質(zhì)：下行文（一）

11、通知與通報第21頁，共39頁，2022年，5月20日，7點44分，星期二3、通報與通知的異同A、制發(fā)時間不同 B、通知和通報均屬于知照性公文，都有溝通情況、傳達信息的作用。C、通知通過具體事項的安排，要求下級機關(guān)在工作中照此執(zhí)行或辦理，具有較強的約束力。D、通報的目的在于宣傳教育或信息溝通。第22頁，共39頁，2022年，5月20日，7點44分，星期二1、報 告涵義： 向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復(fù)上級機關(guān)的詢問。 特點：行文的單向性(上行公文)、表達的陳述性（二）報告與請示第23頁，共39頁，2022年，5月20日，7點44分，星期二2、請示涵義： 下級機關(guān)請求上級機關(guān)對

12、某項工作或問題作出指示、答復(fù)或者批準 特點： 使用范圍廣泛 主送明確，內(nèi)容單一 不能超越職權(quán)請示 （二）報告與請示第24頁，共39頁，2022年，5月20日，7點44分，星期二3、請示與報告的區(qū)別A、行文目的不同。 B、行文時間不同。報告是在事后、事中事前都可。而請示則必須在事前行文，不得先斬后奏。 C、主送機關(guān)不同。 報告可多頭主送，請示只能有一個主送機關(guān)。D、事項的多少不同。報告的事項可以是一件，如專題報告，也可以是多件，如綜合報告。而請示的內(nèi)容必須遵循“一文一事”的原則。 E、答復(fù)的形式不同。報告不要求上級機關(guān)回復(fù)。而請示則要求上級機關(guān)及時批復(fù)回文，給予明確答復(fù)。 第25頁，共39頁，2

13、022年，5月20日，7點44分，星期二1、含義： 不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準和答復(fù)審批事項等所使用的公文稱為函。 特點： 靈活簡便 往來性 法定效用 （三）函與書信第26頁，共39頁，2022年，5月20日，7點44分，星期二2、函與書信的區(qū)別A、函是處理公務(wù)的信件，書信是個人與組 織之間、個人與個人之間使用B、函較莊重嚴肅，書信較自由C、函在文字表述上更為簡潔第27頁，共39頁，2022年，5月20日，7點44分，星期二1、會議紀要的含義： 記載、傳達會議情況、議定事項和主要精神，要求與會單位共同遵守、執(zhí)行。會議紀要的特點： A、概括性 B、紀實性

14、 C、系統(tǒng)性 D、約束性（四）會議紀要與會議記錄第28頁，共39頁，2022年，5月20日，7點44分，星期二2、會議紀要與會議記錄的區(qū)別 A、性質(zhì)上 B、內(nèi)容上 C、形式上 D、發(fā)布方式上第29頁，共39頁，2022年，5月20日，7點44分，星期二（五）批復(fù)的概念 概念：批復(fù)是用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項的回復(fù)性公文。第30頁，共39頁，2022年，5月20日，7點44分，星期二小測驗一、判斷題1報告、請示、通知都屬于上行文。 （ ）2某大學(xué)和某縣城小學(xué)之間的行文關(guān)系是上下級關(guān)系。 （ ）3公文格式中的成文時間要用阿拉伯數(shù)碼寫清年、月、日全稱。 （ ）第31頁，共39頁，2022年，5月20日

15、，7點44分，星期二4公文的成文時間與印發(fā)時間是一致的。 （ ）5報告與請示都可以在事前、事中、事后行文。 （ ）6請示不能越級，也不能多頭遞送，但請示可以一文一事，也可以一文多事。 （ ）第32頁，共39頁，2022年，5月20日，7點44分，星期二7通告、決定、啟事、廣告等都是公務(wù)文書。 （ ）8公文的印發(fā)日期就是成文日期。 （ ）9所有行政公文都應(yīng)標明密級。 （ ）10報告、請示、通知都屬于上行文。 （ ）第33頁，共39頁，2022年，5月20日，7點44分，星期二11請示應(yīng)當一文一事，一般只寫一個主送機關(guān)，需要時可以抄送下級機關(guān)。 （ ） 12我國現(xiàn)行國家行政機關(guān)公文處理辦法規(guī)定，行

16、政公文分為4類13種。 （ ）13報告是用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議、答復(fù)詢問的一種上行公文。 （ ）14通知是使用頻率較高、應(yīng)用十分廣泛的一種公文文種。 （ ）第34頁，共39頁，2022年，5月20日，7點44分，星期二15批復(fù)具有針對性極強的特點。 （ ）16.報告與請示不屬于同一種類的公文，兩者寫法也存在著明顯的區(qū)別。 （ ）第35頁，共39頁，2022年，5月20日，7點44分，星期二二、選擇題1在下列三種稱謂中，帶有強調(diào)其重要性的色彩的稱謂是（ ） 文書 文章 公文答案： 2對重要事項或重大行動做出安排應(yīng)使用（ ） 決定函會議紀要答案： 第36頁，共39頁，2022年，5月20日，7點44分，星期二3全部屬于下行文的一組是（ ） 請示、命令、函、決定 函、會議紀要、報告、通知 通知、命令、決定、批復(fù)答案： 4屬于報請性公文的一組是（ ） 報告、請示 批復(fù)、意見 議案、公告