外貿部工作流程

1、外貿部工作流程及管理規(guī)定為了加強外貿部管理，明確責任，規(guī)范程序，合理規(guī)避風險、維護企業(yè)信譽和利益，以事前管理為重點，結合企業(yè)實際情況，使業(yè)務、單證、財務更好的銜接起來，特制定本工作流程及管理規(guī)定一、基礎工作的流程1、完成技術主管交待下來的基礎工作任務；2、阿里巴巴平臺：A、拍產(chǎn)品 / 尋找產(chǎn)品：用相機拍出產(chǎn)品，了解清楚各方面的產(chǎn)品信息，如產(chǎn)品的材料，最小訂貨量，交貨日期，供貨量，價格等，將資料準備充分后上傳到網(wǎng)站，同時須把所上傳產(chǎn)品的供應商的聯(lián)系信息，如電話號碼，郵箱，地址，傳真等等信息建立檔案，交給業(yè)務主管存檔，方便日后聯(lián)系及查找；B、處理圖片：將圖片用PHOTOSHOP裁剪出來，使用 PH

2、OTOSHOP將圖片和公司固定的圖框拼合起來；C、上傳產(chǎn)品：上傳圖片要選擇相匹配的關鍵詞，關鍵詞要同時在標題、主要關鍵詞、次要關鍵詞、簡要描述、詳細描述中出現(xiàn)。產(chǎn)品的詳細描述使用固有的模板。信息填寫完整度要達到 98%以上，須不定期上傳新產(chǎn)品到阿里巴巴平臺；D、更新產(chǎn)品及圖片：每天更新產(chǎn)品，每周三須查看數(shù)據(jù)管家 ，然后制作查看分析報告交主管匯總，主管出解決方案報總經(jīng)理 ，并須留意櫥窗產(chǎn)品及普通產(chǎn)品的曝光量，及時調整櫥窗產(chǎn)品，將點擊率高的產(chǎn)品設為櫥窗產(chǎn)品；3、利用 GOOGLE、黃頁搜索引擎，尋找客人信息，拓展市場 。二、阿里巴巴詢盤及賬戶管理1、阿里巴巴主賬號由外貿主管負責，業(yè)務人員每人負責一

3、個子賬號，各自負責上傳照片，更新產(chǎn)品及詢盤處理，但不可將子賬號信息泄露給外貿部以外的人員或其它公司，實行公司信息資源保密并統(tǒng)一管理，參照公司保密制度執(zhí)行。2、業(yè)務人員做到當天詢盤當天回復，上班時間詢盤的，下班之前如回復不了，須自由調配晚上時間回復，做到當天詢盤當天回復，不得不回或第二天回，晚上收到的詢盤則可第二天回，休息日及特殊原因例外；3、各業(yè)務人員回復客人詢盤時，需CC一份到總郵箱：,如公司使用企業(yè)郵箱， 則另行通知郵箱地址， 此郵箱由總經(jīng)理及業(yè)務主管歸檔；4、為達到詢盤數(shù)量最大化，每天各業(yè)務需更新 100 張產(chǎn)品信息，外貿主管不定期檢查；5、每個周末實行詢盤數(shù)量統(tǒng)計，詢盤質量分析及PK

4、例會，意向客戶統(tǒng)計，已有客人分析，市場分析，時間為每周星期六下午三點，時間有變另行通知；6、各業(yè)務星期六13:30 前需提供詢盤周報表給業(yè)務主管（報表格式由業(yè)務主管傳給各業(yè)務），給詢盤分等級，由業(yè)務主管匯總并編好周、月、季報表上報總經(jīng)理；7、回復客人第一次詢盤沒有答復的，第三天應該重新發(fā)送一次，沒有答復的詢盤須做好標記，并不定期將公司新款介紹給客戶；8、所有客戶資源歸公司所有，外貿部不能將客人詢盤資料及客戶信息占為私有或泄漏給其它公司；三、業(yè)務及定單流程1、詢盤：收到詢價或得到客人聯(lián)系方式，第一時間發(fā)郵件同客人取得聯(lián)系；2、報價：根據(jù)貨物品名，型號，數(shù)量，交貨期，付款方式，包裝規(guī)格，確定價格條

5、款（是工廠交貨， FOB港口， CIF 港口或其它條款），及時準確給客人報價。3、還盤：根據(jù)客人情況，客人數(shù)量及市場潛力，合理給客人一個最后價格，如果是特殊要求或是大客戶的情況， 向業(yè)務主管說明情況， 最后底價向總經(jīng)理申請；4、免費樣品單：客人要求寄免費樣品時，業(yè)務員需填寫 免費樣品申請表 ，注明運費支付情況，由主管簽字后方可安排下單并出貨；寄完后將出貨憑證交業(yè)務主管處留檔。5、確認定單：客人要求開具 PROFORMA INVOCIE（形式發(fā)票） 時（以下簡稱 PI ），業(yè)務人員先將 PI 給業(yè)務主管檢查并確認后方可傳給客人；如金額較大的，或有預付款和傭金等條款的，需提前匯報業(yè)務主管，業(yè)務主管

6、向總經(jīng)理請示后方可開 PI 并傳給客人。6、所有定單在收到客人預付款或全款后，將PI 打印一式二份，一份交業(yè)務主管處留檔，一份交財務處。7、下單審批：A、 自已工廠生產(chǎn)的，填寫 “出口合同評審表” 附帶狀態(tài)要求，由業(yè)務員簽名，財務確認款項簽名，業(yè)務主管核對，總經(jīng)理審核簽名后，交業(yè)務自己跟單跟進；合同審批結束后復印一式三份，一份交業(yè)務主管存檔，一份交生產(chǎn)部負責人，還有一份自己留底。如果狀態(tài)臨時有變，則需出狀態(tài)更改通知 ，業(yè)務員申請，業(yè)務主管審核，報總經(jīng)理后，業(yè)務員交生產(chǎn)部進行修改。B、外采產(chǎn)品：需要外采的，由業(yè)務填寫外采申請表 ，主管審核后交總經(jīng)理核準，然后交由采購人員向生產(chǎn)工廠下單，下單需同工

7、廠簽定 采購單 ，寫上狀態(tài)要求，由采購員簽字后傳給工廠，工廠必須確認回傳，采購單回傳后，業(yè)務員復印一式三份（財務一份，采購負責人一份，業(yè)務主管一份）各自留檔。8、貨物跟蹤：A、交貨期的 1/2 時，跟蹤訂單目前的生產(chǎn)情況，是否存在問題，有問題第一時間解決，業(yè)務員個人不能解決的，第一時間向業(yè)務主管匯報，業(yè)務主管不能解決的問題，提交給總經(jīng)理。如不及時匯報，由此產(chǎn)生的 一切后果 由業(yè)務員自行承擔；B、交貨前三天，確認訂單生產(chǎn)是否正常，保證工廠按時交貨，如不能及時交貨，需馬上同客人溝通，并及時向業(yè)務主管匯報情況，主管不能解決的提交總經(jīng)理；如不及時匯報，由此產(chǎn)生的一切后果 由業(yè)務員自行承擔；C、貨物完成

8、后，須嚴格檢查當批貨物的顏色、品質、數(shù)量、要求等是否同客人定單要求完全相符，生產(chǎn)是否按狀態(tài)表來執(zhí)行，如發(fā)現(xiàn)異常，須第一時間向主管匯報，并在主管領導下負責同生產(chǎn)部及外采工廠溝通，由生產(chǎn)部及外采工廠解決；如果解決不了的，由主管第一時間上報總經(jīng)理，對于應發(fā)現(xiàn)的異常而未能及時發(fā)現(xiàn)的，或未在第一時間匯報的，所造成的一切后果由業(yè)務員自行承擔。D、如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知倉庫。9、出貨前準備：出貨前一星期定好船倉，安排出貨所有事宜，包括報關，送貨地點，時間安排等等；空運產(chǎn)品則提前三天同貨運公司確認好收貨地點及時間；10、出貨：出貨前一天，填寫 出貨申

9、請表 ，審批完整后方可發(fā)貨。工廠及采購員見出貨申請表發(fā)貨，出貨后業(yè)務跟蹤工廠拿到出貨憑證，復印一份給業(yè)務主管存檔。11、提單核對：出貨后兩天內提供提單補料 給貨代公司，同貨代來回確認好提單內容正確后方可出示正本提單。正本提單需復印一式二份給，一份業(yè)務主管留檔，另一份業(yè)務員自已留檔。12、付款申請：填寫 外貿部付款申請表。 附上采購憑證回傳單或貨代公司提供的費用明細表，業(yè)務簽名，業(yè)務主管復核，交財務，配合財務手續(xù)，由財務安排打款。財務付款后將付款憑證復印件交給外貿部備案。13、寄單：寄提單，發(fā)票，裝箱單等清關文件給客人前，需填寫 清關文件申請表 ，由財務核對款項簽名，業(yè)務主管核對所有單據(jù) ( 包

10、括提單，發(fā)票，裝箱單等等 ) 簽名后，方可寄單，如私自寄單，一切因此造成的損失業(yè)務員自行承擔。14、文件存檔：所有的報價，銷售合同，采購憑證，提單等文件必須留存一整套以備查用。15、業(yè)務員定期回訪客戶并做好售后服務。16、業(yè)務員平時應注意收集運價變動，船期，航線，等信息，為報價提供幫助。四、日常事項1、部門人員輪流培訓講課，業(yè)務主管及技術主管不定期對業(yè)務員實行培訓，業(yè)務員輪流向部門人員講課，各自取長補短，提高團隊整體水平。課程內容包括：客人來訪工廠模擬培訓，報價注意事宜，搜索引擎等等，具體講課人到時候輪流執(zhí)行，課程自定，每星期一次，并做好培訓記錄表 。2、客人來訪提前一天通知業(yè)務主管； 并告知

11、是否需要幫助，如部門配合，用車，用餐等等，提前做好所有準備工作，如目錄，名片準備；3、各業(yè)務全面負責自己客戶資料的整理，做好客戶要求的及時反饋和處理，保持良好的客戶服務、不斷增長訂單量和安全收款；遇到困難時，隨時同業(yè)務主管溝通，以出謀劃策。4、請假或是外出，手機不能關機，或是留下后備聯(lián)系方式。5、嚴格遵守公司保密制度及其它各項規(guī)章制度。出師表兩漢：諸葛亮先帝創(chuàng)業(yè)未半而中道崩殂，今天下三分，益州疲弊，此誠危急存亡之秋也。然侍衛(wèi)之臣不懈于內，忠志之士忘身于外者，蓋追先帝之殊遇，欲報之于陛下也。誠宜開張圣聽，以光先帝遺德，恢弘志士之氣，不宜妄自菲薄，引喻失義，以塞忠諫之路也。宮中府中，俱為一體；陟罰

12、臧否，不宜異同。若有作奸犯科及為忠善者，宜付有司論其刑賞，以昭陛下平明之理；不宜偏私，使內外異法也。侍中、侍郎郭攸之、費祎、董允等，此皆良實，志慮忠純，是以先帝簡拔以遺陛下：愚以為宮中之事，事無大小，悉以咨之，然后施行，必能裨補闕漏，有所廣益。將軍向寵，性行淑均，曉暢軍事，試用于昔日，先帝稱之曰以為營中之事，悉以咨之，必能使行陣和睦，優(yōu)劣得所?！澳?”，是以眾議舉寵為督：愚親賢臣，遠小人，此先漢所以興隆也；親小人，遠賢臣，此后漢所以傾頹也。先帝在時，每與臣論此事，未嘗不嘆息痛恨于桓、靈也。侍中、尚書、長史、參軍，此悉貞良死節(jié)之臣，愿陛下親之、信之，則漢室之隆，可計日而待也。臣本布衣，躬耕于南陽，茍全性命于亂世，不求聞達于諸侯。先帝不以臣卑鄙，猥自枉屈，三顧臣于草廬之中，咨臣以當世之事，由是感激，遂許先帝以驅馳。后值傾覆，受任于敗軍之際，奉命于危難之間，爾來二十有一年矣。先帝知臣謹慎，故臨崩寄臣以大事也。受命以來，夙夜憂嘆，恐托付不效，以傷先帝