OA公文寫作要求

1、 5/5OA公文寫作要求 中國(guó)移動(dòng)通信集團(tuán)湖北有限公司宜昌分公司文件 宜昌移字2010100號(hào) 一般關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)公文處理工作的通知 各縣市分公司、郊區(qū)營(yíng)業(yè)部、城區(qū)營(yíng)業(yè)部、本公司各部（室）：公文是公司依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具，是表達(dá)意志、傳遞政令的重要手段。分公司領(lǐng)導(dǎo)高度重視公文處理工作，多次就加強(qiáng)和改進(jìn)公文處理工作提出明確要求。 為了規(guī)范全市公文運(yùn)行，綜合部通過(guò)下達(dá)公文處理規(guī)范、考核通報(bào)和各單位自查整改，各部門、各單位公文處理水平得到了一定的提高，公文處理整體質(zhì)量得到了較大的提升，公文整體運(yùn)行趨于規(guī)范，但還存在一些問(wèn)題：一是公文格式不規(guī)范的現(xiàn)象仍然時(shí)有發(fā)生，文稿質(zhì)量仍然有待進(jìn)一步提高

2、；二是報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo) 1 簽發(fā)但涉及其它部門職權(quán)范圍內(nèi)的工作未經(jīng)充分協(xié)商和會(huì)簽，給相關(guān)工作造成被動(dòng)；三是公文處理不及時(shí)，而且有的公文會(huì)簽時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，影響了公司的運(yùn)營(yíng)效率；四是公文的要素不全，特別是上行文，如請(qǐng)示、報(bào)告的公文要素不全，請(qǐng)示公文的請(qǐng)示事項(xiàng)模糊，尤其是費(fèi)用類請(qǐng)示的公文在正文里沒(méi)有明確發(fā)生的費(fèi)用等相關(guān)信息，且有的還不寫抬頭上的受文單位；五是請(qǐng)示性公文“一文多事”，違背了“一事一請(qǐng)示”的原則；六是報(bào)告與請(qǐng)示不分，有的報(bào)告中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)；七是有的部門（單位）重發(fā)文、輕管理現(xiàn)象比較普遍。 為進(jìn)一步加強(qiáng)公文處理工作，經(jīng)分公司領(lǐng)導(dǎo)同意，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下： 一、各單位必須進(jìn)一步提高對(duì)公文處理重要性

3、的認(rèn)識(shí) 公文是規(guī)范協(xié)調(diào)組織各項(xiàng)活動(dòng)的重要工具，是體現(xiàn)自我綜合素質(zhì)的重要載體。形象比喻，公文就是一個(gè)組織（企業(yè)）的臉面，在公務(wù)活動(dòng)中具有代表公司書面溝通與交流的作用，可以說(shuō)是公司整體水平的書面代表；公文處理的正確與規(guī)范也代表著公司的管理水平，同時(shí)也可為公司創(chuàng)造效益并減少不必要的麻煩。 因此，各單位負(fù)責(zé)人要進(jìn)一步加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，率先垂范，督促本部門加強(qiáng)公文規(guī)范的學(xué)習(xí)，自身加強(qiáng)審核把關(guān)，確保公文質(zhì)量得到進(jìn)一步提升。 二、各單位要嚴(yán)把公文審核關(guān) 公文辦理過(guò)程中出現(xiàn)的各種公文質(zhì)量不高的問(wèn)題，盡管原因 2 是多方面的，但絕大部分都與審核把關(guān)不嚴(yán)有關(guān)。根據(jù)公司公文運(yùn)行的實(shí)際，各部門（單位）負(fù)責(zé)人要重點(diǎn)把好六關(guān)：一

4、是行文關(guān)。主要審核是否需要行文和如何行文。應(yīng)根據(jù)發(fā)文辦理的行文效用原則、發(fā)文不升級(jí)原則和關(guān)于精簡(jiǎn)文件的有關(guān)規(guī)定，特別是要防止發(fā)文升級(jí)，克服部門職權(quán)范圍內(nèi)事務(wù)升級(jí)由公司行文的現(xiàn)象，嚴(yán)格控制和精減公司發(fā)文。二是行文規(guī)則關(guān)。主要檢查主送單位不升級(jí)原則、聯(lián)合行文主辦單位排列在前原則、發(fā)文不升級(jí)原則、發(fā)文協(xié)商一致原則、一文一事原則、請(qǐng)示與報(bào)告分開(kāi)原則。三是政策內(nèi)容關(guān)。這是文件審核把關(guān)的核心，在審核文件涉及的政策內(nèi)容時(shí)要做到“三個(gè)不抵觸”，即與國(guó)家法律、法規(guī)和現(xiàn)行政策不抵觸、與現(xiàn)行的有關(guān)文件不抵觸和與有關(guān)部門的有關(guān)規(guī)定不抵觸。四是會(huì)簽關(guān)。主要檢查應(yīng)當(dāng)會(huì)簽的部門是否一一會(huì)簽，會(huì)簽的單位是否取得一致意見(jiàn)，不同

5、意見(jiàn)是否如實(shí)反映。五是文字關(guān)。主要檢查公文的文字是否正確地反映了行文的意圖，是否表述準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條理清楚、字詞規(guī)范、標(biāo)點(diǎn)正確、簡(jiǎn)明扼要、通俗易懂，有無(wú)錯(cuò)漏（尤其是數(shù)字、人名、地名和其他專用名詞）。六是體例格式關(guān)。主要檢查公文格式有無(wú)遺漏、是否準(zhǔn)確，使用文種、語(yǔ)氣是否恰當(dāng)，是否符合公文體例格式的相關(guān)規(guī)定。 三、規(guī)范公文格式 不論是分公司層面還是各部門內(nèi)部的發(fā)文，格式都必須依照相應(yīng)的規(guī)范。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： （一）標(biāo)題要使用方正小標(biāo)宋體二號(hào)體字，公文的標(biāo)題組成 3 是“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”，若文件版頭有發(fā)文單位，則可在標(biāo)題中省略發(fā)文單位，并且在事由前加上“關(guān)于”二字。特別指出的是，由于

6、“申請(qǐng)”、“匯報(bào)”都不是文種的規(guī)范稱呼，在標(biāo)題中應(yīng)使用“的請(qǐng)示”、“的報(bào)告”等。 特別地，對(duì)于轉(zhuǎn)發(fā)文件類標(biāo)題，構(gòu)成一般是：發(fā)文機(jī)關(guān)“轉(zhuǎn)發(fā)”被轉(zhuǎn)發(fā)文件的發(fā)文機(jī)關(guān)被轉(zhuǎn)發(fā)文件名稱（或其主要內(nèi)容）文種。 （二）公文的板式為A4版面，正文用3號(hào)仿宋體字，一般每頁(yè)排22行，每行排28個(gè)字。如無(wú)特殊要求，字體顏色一般均為黑色，不加粗。 同時(shí)，為了公文整體排版規(guī)范，建議盡量不要把表格、圖形等元素放在正文中，可以放入附件中。如果確實(shí)需要放入正文的圖表，力求要與公文整體協(xié)調(diào)、美觀，不要造成公文錯(cuò)位、混亂。 （三）公文的層次序號(hào)按照“一、”，“（一）”，“1.”,“（1）”依次書寫。 （四）附件的標(biāo)注必須與正文空出

7、一行并在行首空兩格，標(biāo)注的方式為“附件：1.XXXXXXXXX”，如果有多個(gè)附件，則另起一行，不再寫“附件：”，只需從序號(hào)寫起，但序號(hào)必須與“1.”對(duì)齊，同時(shí)附件列表里的附件順序必須與附件的標(biāo)注一致，不要使用“附件一”之類的標(biāo)注。 （五）為了方便存檔打印，附件排版要規(guī)則，要盡量讓表格內(nèi)容縮至一面和居中。 4 （六）公文的落款日期必須使用中文的大寫日期，將年月日寫全,且零寫成“”，不寫成“0”或“O”,如“二一年五月二十日”，不要寫成“10-5-20”或“2010-5-20”等。 （七）當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛慌Z時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取

8、標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。 四、電子公文處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全 要提高辦文效率，急件隨到隨辦；有時(shí)限要求的公文，必須在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)完成；一般文件必須在3個(gè)工作日內(nèi)辦理完畢。 五、充分會(huì)簽和協(xié)商 有關(guān)部門報(bào)請(qǐng)分公司領(lǐng)導(dǎo)審批或下發(fā)的公文，凡涉及到其它部門職權(quán)的，必須經(jīng)相關(guān)部門會(huì)簽后才能報(bào)分公司領(lǐng)導(dǎo)簽批或下發(fā)到各單位。除主辦部門另有時(shí)限要求外，相關(guān)部門的會(huì)簽時(shí)限應(yīng)遵從一般公文處理的時(shí)限要求，即必須在3個(gè)工作日內(nèi)予以會(huì)簽完畢。 這里特別指出的是，為了方便會(huì)議室安排等事項(xiàng)，凡是需要綜合部安排會(huì)議室等事項(xiàng)的電視電話會(huì)等會(huì)議類通知必須經(jīng)綜合部會(huì)簽。 六、正確使用文種 （一）正確使用“請(qǐng)示”與“報(bào)告

9、”。 請(qǐng)示、報(bào)告都是對(duì)上級(jí)單位發(fā)的公文，為上行文文種，必須首先注意把握這兩種公文的異同點(diǎn)。兩者的共同點(diǎn)在于，在抬頭 5 都必須頂格寫明受文單位，這是對(duì)對(duì)方的尊重?；緟^(qū)別在于，報(bào)告為陳述性公文，只需將有關(guān)情況或問(wèn)題向上級(jí)機(jī)關(guān)反應(yīng)，而不要求上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)；而請(qǐng)示屬于請(qǐng)求性公文，上級(jí)機(jī)關(guān)必須做出明確的批答回復(fù)。因此，在行文中應(yīng)將兩個(gè)文種分開(kāi)使用，在報(bào)告中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)，以免誤事。 鑒于目前公文系統(tǒng)中的請(qǐng)示公文存在著用語(yǔ)模糊、要素不全的情況，這里著重將請(qǐng)示公文的擬寫要求如下： 1.要正確使用請(qǐng)示文種的內(nèi)容結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、正文和尾部三部分構(gòu)成。 （1）標(biāo)題通常由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種三要素構(gòu)成，通常

10、是“（發(fā)文單位）關(guān)于（事由）的請(qǐng)示”其中“事由”部分要明確、簡(jiǎn)括地表述出請(qǐng)示的重心意向，如“綜合部關(guān)于購(gòu)買VIP俱樂(lè)部辦公家具的請(qǐng)示”等。 （2）正文部分是請(qǐng)示的核心內(nèi)容，它必須載明“請(qǐng)示緣由”和“請(qǐng)示事項(xiàng)”這兩方面的事項(xiàng)。 在請(qǐng)示緣由環(huán)節(jié)，要用簡(jiǎn)明扼要的語(yǔ)言將請(qǐng)示的原因或請(qǐng)示的依據(jù)、出發(fā)點(diǎn)和思想基礎(chǔ)交代清楚。 在請(qǐng)示事項(xiàng)環(huán)節(jié)，要將請(qǐng)示的具體內(nèi)容，請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)給予解決和支撐的具體事情和盤托出，不要函混晦澀、言語(yǔ)模糊，讓人不知所措。目前公文系統(tǒng)中“請(qǐng)示”主要要數(shù)據(jù)修改類請(qǐng)示和費(fèi)用類請(qǐng)示兩種。對(duì)于數(shù)據(jù)修改類請(qǐng)示，如工號(hào)申請(qǐng)，都必須在本環(huán)節(jié)概要地寫明為哪些人增配工號(hào)，然后按照相關(guān)要求附上所 6 需的

11、表，如OA、MIS申請(qǐng)表、BOSS賬號(hào)申請(qǐng)表；至于是網(wǎng)絡(luò)割接，必須在本環(huán)節(jié)寫明涉及到哪些數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)調(diào)整，需要上級(jí)單位做哪些支撐工作。對(duì)于費(fèi)用類請(qǐng)示，則應(yīng)在本環(huán)節(jié)的正文中清晰具體地寫明總計(jì)需要的資金數(shù)額、已經(jīng)籌集多少、尚需要領(lǐng)導(dǎo)解決多少，如果對(duì)于涉及到很多物資的具體品名等細(xì)項(xiàng)金額在正文中不方便處理的，可以將清單（包括分項(xiàng)金額和總金額）作為附件。在此特別指出的是，縣市經(jīng)營(yíng)單位使用“縣公司請(qǐng)示”流程，各部門的OA賬號(hào)等請(qǐng)示不需要領(lǐng)導(dǎo)簽批，直接使用“部門內(nèi)部傳真”流程，在公文名稱上寫上“的請(qǐng)示”即可。 在請(qǐng)示的尾部，一般使用較為固定的結(jié)語(yǔ)，通常寫法是“妥否，請(qǐng)批示?！保⒁庖膊灰霈F(xiàn)“報(bào)告”字樣，也不

12、能限定上級(jí)機(jī)關(guān)幾日內(nèi)批復(fù)，這是不禮貌的。最后，請(qǐng)示的落款寫明單位和日期。 請(qǐng)示的正確案例和錯(cuò)誤案例見(jiàn)附件。 2.要注意主送一個(gè)上級(jí)單位，不得多方請(qǐng)示。如果一項(xiàng)工作涉及到幾個(gè)上級(jí)單位，在請(qǐng)示時(shí)應(yīng)當(dāng)本著“誰(shuí)有權(quán)利批準(zhǔn)這一工作就請(qǐng)示誰(shuí)”的原則，可將另一上級(jí)單位列為抄送，以便對(duì)方了解情況。 3.在請(qǐng)示中一定要做到“一文一事”，不得在請(qǐng)示中一文多事，以免出現(xiàn)有些事屬于某部門職權(quán)范圍、而另一些事超出相關(guān)部門職權(quán)范圍的情況。 （二）正確使用函 7 “函”適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)?？梢允瞧郊?jí)，也可以是上下級(jí)。主要分為“問(wèn)函”和“復(fù)函”兩種。 1.問(wèn)函。開(kāi)頭要交代去

13、函的緣由、根據(jù)、理由。要開(kāi)門見(jiàn)山，直截了當(dāng)；主體要寫明詢問(wèn)或商洽的內(nèi)容。要求寫得具體、準(zhǔn)確、條理清楚，要一事一文；結(jié)尾常用“即請(qǐng)復(fù)函”、“盼復(fù)”、“以上意見(jiàn)，請(qǐng)予函復(fù)”等；也可以寫一些表示感謝和祝愿的詞語(yǔ)，如“特表示感謝”、“請(qǐng)函復(fù)為感”、“順祝商祺”等 2.復(fù)函，開(kāi)頭一般要寫明所復(fù)何函，如：“X月X日貴單位關(guān)于XXXXX來(lái)函已悉，經(jīng)研究函復(fù)如下：”；主體要針對(duì)問(wèn)函所商洽和詢問(wèn)的事項(xiàng)，做明確、具體的答復(fù)；結(jié)尾不用寒喧，也可以沒(méi)有結(jié)尾，常用“此復(fù)”、“特此函復(fù)”等。 3.OA中的函要啟動(dòng)“宜昌分公司公司函”的流程，分公司層面的對(duì)外的函都必須納入電子公文的函流程，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)批準(zhǔn)才能對(duì)外送出。

14、4.分公司內(nèi)部各單位、各部門不得以部門的名義對(duì)外行文，部門發(fā)文的主送單位必須是公司內(nèi)部單位。 （三）如果相關(guān)的傳真、通知和會(huì)議紀(jì)要只涉及到本單位，出于精簡(jiǎn)公文的需要，不需要分公司領(lǐng)導(dǎo)簽批，則只需走內(nèi)部傳真、內(nèi)部會(huì)議紀(jì)要等內(nèi)部流程，本單位負(fù)責(zé)人進(jìn)行簽發(fā)即可。 七、要切實(shí)加強(qiáng)會(huì)議記錄的歸檔工作 會(huì)議紀(jì)要是將會(huì)議的重要事項(xiàng)決定進(jìn)行匯總提煉后的公文， 8 而會(huì)議記錄是會(huì)議開(kāi)展情況的如實(shí)反映，要求精煉地記下每位會(huì)議代表的發(fā)言。請(qǐng)各單位按照關(guān)于印發(fā)會(huì)議管理辦法的通知（宜昌移字2008182號(hào)）的要求，加強(qiáng)本單位會(huì)議的管理和會(huì)議記錄工作，并將此作為本單位、本部門的基礎(chǔ)性的工作進(jìn)行夯實(shí)。各縣市經(jīng)營(yíng)單位的責(zé)任部

15、門在本單位綜合部，各部門要對(duì)本部門的會(huì)議記錄工作和歸檔情況負(fù)責(zé)。綜合部將不定期進(jìn)行檢查相關(guān)工作。 八、精簡(jiǎn)文件、改進(jìn)文風(fēng) 一是要把握文件規(guī)格，減少文件數(shù)量?？砂l(fā)可不發(fā)的文件一概不發(fā)，各部室、各單位發(fā)文必須堅(jiān)持少而精，可發(fā)可不發(fā)的公文堅(jiān)決不發(fā)，可長(zhǎng)可短的公文一定要短，能低規(guī)格發(fā)文的決不高規(guī)格處理，凡能通過(guò)電子化工單、電話、傳真、電子郵件、飛信等形式解決問(wèn)題的，不印發(fā)文件。 二是壓縮文件篇幅，提高文件質(zhì)量。行文應(yīng)言簡(jiǎn)意賅、言之有物，同時(shí)要嚴(yán)格控制附件的數(shù)量和篇幅。同時(shí)，起草文件要注重指導(dǎo)性、針對(duì)性和可操作性，突出主題，不搞“穿靴戴帽”，盡量減少關(guān)于重要性或意義的一般性論述；通知的事項(xiàng)應(yīng)明確工作要求

16、，做到意盡文止、條理清楚、文字精煉。 九、行文關(guān)系和規(guī)范稱謂 （一）內(nèi)部稱謂 1.在公文中，各職能部（室）的稱謂必須是全稱，如運(yùn)行維護(hù)部、市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)部業(yè)務(wù)支撐中心，不稱為“運(yùn)維部”、“市場(chǎng)部支 9 撐中心”等；對(duì)于各經(jīng)營(yíng)單位，稱為“夷陵分公司”、“郊區(qū)營(yíng)業(yè)部”等。 2.對(duì)省公司行文時(shí)，行文抬頭稱：省公司；分公司對(duì)省公司部門（中心）行文時(shí),抬頭稱“省公司XX部（中心）”等。 3. 工會(huì)稱謂：“中國(guó)移動(dòng)通信集團(tuán)工會(huì)”簡(jiǎn)稱“集團(tuán)工會(huì)”；分公司工會(huì)的全稱是“中國(guó)移動(dòng)通信集團(tuán)工會(huì)宜昌分公司委員會(huì)”，分公司工會(huì)向各分會(huì)、工會(huì)小組行文，可簡(jiǎn)稱“分公司工會(huì)”。 4. 中國(guó)移動(dòng)通信集團(tuán)公司簡(jiǎn)稱：中國(guó)移動(dòng)，內(nèi)部可簡(jiǎn)稱：集團(tuán)公司，不稱“中國(guó)移動(dòng)集團(tuán)”。 （二）對(duì)外稱謂 我公司名稱“中國(guó)移動(dòng)通信集團(tuán)湖北有限公司宜昌分公司”，在對(duì)外較為正式的場(chǎng)合簡(jiǎn)稱“中國(guó)移動(dòng)湖北公司宜昌分公司”,在對(duì)外的宣傳報(bào)道和匯報(bào)中，可根據(jù)需要進(jìn)一步簡(jiǎn)稱為“宜昌移動(dòng)”。各縣市分公司按此規(guī)則進(jìn)行處理。 十、加強(qiáng)公文保密工作 各單位、各部門要高度重視公文（包括紙質(zhì)公文和電子公文）保密工作，特別是各單位、各部門負(fù)責(zé)人要帶頭嚴(yán)格執(zhí)行公司保密有關(guān)規(guī)定，并督促本部門（單位）員工嚴(yán)格遵守保密承諾書的相關(guān)約定，做好本部門（單位）公文保密工作，嚴(yán)禁公文亂放亂傳和失泄密事件發(fā)生，保守公司機(jī)密。 十