ZHY的ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)

1、13/13ZHY的ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)ZHY公司（簡稱“ZHY”）是集航空油料的選購、運(yùn)輸、儲存、銷售為一體，自主經(jīng)營、獨(dú)立核算、自負(fù)盈虧、具有獨(dú)立法人資格的經(jīng)濟(jì)實(shí)體。ZHY現(xiàn)行的財(cái)務(wù)核算體制為一級法人、多級核算管理，層次結(jié)構(gòu)為總公司（集團(tuán)）、地區(qū)公司（包括直屬公司、合資合營公司和股份制公司）、分公司、供應(yīng)站。作為信息化項(xiàng)目之一的ZHYERP系統(tǒng)，ZHY通過招標(biāo)最終選擇了SAP公司的R/3作為自己的企業(yè)管理平臺，并由北京民航中天科技有限公司和IBM公司做詢問實(shí)施。ZHYERP系統(tǒng)一期工程在ZHY華東地區(qū)公司24個點(diǎn)全面實(shí)施，財(cái)務(wù)會計(jì)模塊主要包括了總帳（GL），應(yīng)收帳款（AR），應(yīng)付帳款（AP），

2、現(xiàn)金管理及流淌資金猜測（TR），成本中心會計(jì)（CCA）和獲利力量分析（CO-PA）。該項(xiàng)目于2002年1月17日正式上線，目前系統(tǒng)運(yùn)行良好。從會計(jì)核算的角度動身，財(cái)務(wù)會計(jì)必需嚴(yán)格依照國家制定的企業(yè)財(cái)務(wù)準(zhǔn)則及會計(jì)制度和法規(guī)進(jìn)行會計(jì)核算，并依法對外供應(yīng)相應(yīng)的財(cái)務(wù)報表。從長遠(yuǎn)來看，還應(yīng)當(dāng)符合國際認(rèn)可的會計(jì)準(zhǔn)則如GAAP及IAS。SAP R/3的財(cái)務(wù)會計(jì)模塊的設(shè)計(jì)除了要充分上述的標(biāo)準(zhǔn)外，還必需充分ZHY目前的一級法人，多級核算體系的需求。另外，隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)還應(yīng)當(dāng)從敏捷性方面進(jìn)行考慮、設(shè)計(jì)，以充分公司組織結(jié)構(gòu)的重組和調(diào)整。當(dāng)非直屬分公司需要進(jìn)行獨(dú)立核算，或地區(qū)公司成為獨(dú)立的法人

3、時，系統(tǒng)在進(jìn)行調(diào)整后，能很快適應(yīng)這些轉(zhuǎn)變。ZHY組織結(jié)構(gòu)的簡單性，打算了其會計(jì)核算體系的簡單程度。目前在ZHY表面上是二級核算，實(shí)質(zhì)上仍舊是三級財(cái)務(wù)核算的體制。即總公司與地區(qū)公司（或直屬分公司）分別完全獨(dú)立核算，其余分公司、供應(yīng)站與代表處雖然其收入及庫存全部隸屬于相應(yīng)的地區(qū)公司（或直屬分公司），也不在當(dāng)?shù)丶{稅，但其他成本費(fèi)用的核算也完全是獨(dú)立的。對于ZHY的業(yè)務(wù)，不僅業(yè)務(wù)量大，而且地域跨度廣，在信息傳遞的精確性和準(zhǔn)時性等都存在很大的問題。由于目前我國對成品油市場的掌握特別嚴(yán)格，仍舊接受國家宏觀調(diào)控的管理模式。而ZHY目前的經(jīng)營管理比較粗放、經(jīng)營意識較為淡薄，很多與經(jīng)營和成本相關(guān)的制度還沒有建立

4、，為適應(yīng)整個經(jīng)營環(huán)境的不斷市場化，加強(qiáng)企業(yè)競爭力，迎接入世的挑戰(zhàn)，ZHY就必需在成本費(fèi)用掌握這一環(huán)節(jié)有質(zhì)的飛躍。另一方面，ZHY盡管已生疏到降低庫存的必要性，但不知壓縮庫存的同時，又如何保證生產(chǎn)的正常進(jìn)行，缺乏有力的系統(tǒng)的支持和保證。在企業(yè)實(shí)施ERP的時候，首先要建立一個在ERP系統(tǒng)中可以實(shí)現(xiàn)的企業(yè)組織架構(gòu)模型，這個組織架構(gòu)模型是基于企業(yè)當(dāng)前的組織機(jī)構(gòu)，依據(jù)企業(yè)將來業(yè)務(wù)發(fā)展的需求以及在ERP系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)的可能性而搭建起來的?；谀壳暗腪HY的核算體系，地區(qū)公司作為獨(dú)立核算單位，在SAP系統(tǒng)中設(shè)置為公司代碼（即Company Code：在SAP系統(tǒng)中代表一個獨(dú)立的會計(jì)實(shí)體，擁有完整的會計(jì)帳套，是對

5、外報送法定資產(chǎn)負(fù)債表/損益表的最小單位，全部的憑證都將過帳在公司代碼層次上）；對于下屬分公司，考慮到分公司作為內(nèi)部核算單位，通過設(shè)置為業(yè)務(wù)范圍（即Business Area：主要用于企業(yè)內(nèi)部管理，是創(chuàng)建內(nèi)部資產(chǎn)負(fù)債表和損益表的組織結(jié)構(gòu)），可以產(chǎn)生相應(yīng)的報表。某些分公司需要對外送的資產(chǎn)負(fù)債表與損益表，也可以通過此方法實(shí)現(xiàn)。圖1：ZHY集團(tuán)公司的組織架構(gòu)圖圖1是ZHY集團(tuán)公司的組織架構(gòu)圖，華東地區(qū)作為獨(dú)立的公司代碼進(jìn)行獨(dú)立核算；從ZHY集團(tuán)的角度來看，在整個集團(tuán)內(nèi)用法一套會計(jì)科目表，統(tǒng)一了各地區(qū)公司的會計(jì)核算，有利于整個ZHY集團(tuán)的報表合并及總公司對下屬企業(yè)的監(jiān)控。由于ERP數(shù)據(jù)的集成及共享，全部

6、客戶的信用掌握可全部在集團(tuán)層進(jìn)行掌握，將整個集團(tuán)的壞帳損失減至最低。從組織結(jié)構(gòu)來看，華東地區(qū)公司隸屬于ZHY集團(tuán)，其下包括各分公司，各分公司的財(cái)務(wù)人員按業(yè)務(wù)范圍輸入會計(jì)憑證，從系統(tǒng)中既可按分公司挺直產(chǎn)生相應(yīng)的帳務(wù)和報表，又可挺直產(chǎn)生整個地區(qū)公司的帳務(wù)和報表，不需象以前那樣向地區(qū)公司報送軟盤及報表。大大節(jié)省了信息傳遞的時間和財(cái)務(wù)人員的工作量，數(shù)據(jù)的精確性和準(zhǔn)時性得到了保障。圖2：ZHY選購和銷售業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的實(shí)時集成數(shù)據(jù)的精確性和準(zhǔn)時性同時體現(xiàn)在信息傳遞的中間環(huán)節(jié)和人為修改可能性的削減。規(guī)范化的流程需要靠系統(tǒng)的實(shí)施才可能會貫徹下去，規(guī)范的系統(tǒng)將信息流集成起來。圖2是以選購和銷售業(yè)務(wù)為例，說明系統(tǒng)集

7、成后，不僅明細(xì)帳與總帳實(shí)時集成，財(cái)務(wù)與其他如選購、庫存、銷售的實(shí)時集成，體現(xiàn)了ERP系統(tǒng)將物流、資金流及信息流的統(tǒng)一性。對公司供應(yīng)商而言，雖然供應(yīng)商的余額最終反應(yīng)在財(cái)務(wù)上。各業(yè)務(wù)部門在平常作業(yè)時，如航煤的選購入庫，在SAP R/3系統(tǒng)中錄入相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的同時，系統(tǒng)就已經(jīng)產(chǎn)生了對庫存的自動記帳；而業(yè)務(wù)單位在系統(tǒng)里完成發(fā)票校驗(yàn)的同時也產(chǎn)生了對供應(yīng)商應(yīng)付帳款的自動記帳。同時，由于庫存記帳在ERP系統(tǒng)中是實(shí)時更新的，因此ZHY在任何時候可以特別清晰地監(jiān)控到各地及總的庫存狀況，為合理安排庫存供應(yīng)量化的支持。另一方面，在供應(yīng)商明細(xì)帳中記錄明細(xì)帳每筆交易的同時，將數(shù)據(jù)實(shí)時更新到總帳統(tǒng)馭帳戶，從而確保了總帳與

8、明細(xì)帳的全都性及數(shù)據(jù)的精確性，因此也無須對帳。對公司客戶而言，同樣要求能實(shí)現(xiàn)集成一體的功能。從客戶的訂單開頭始終到收款，都離不開對客戶的跟蹤管理。同樣地，在R/3系統(tǒng)中，ZHY在向各航空公司進(jìn)行銷售業(yè)務(wù)的時候，系統(tǒng)也會自動將銷售收入及應(yīng)收帳款記帳到相應(yīng)的帳戶中并自動結(jié)轉(zhuǎn)該筆銷售業(yè)務(wù)的銷售成本。這樣保證了供應(yīng)商和客戶最原始的數(shù)據(jù)都來自最底層，確保數(shù)據(jù)的唯一性和共同性。也只有這樣才便于對供應(yīng)商和客戶進(jìn)行未結(jié)清帳逐筆勾對的科學(xué)管理。如具體記錄企業(yè)與供應(yīng)商和客戶之間的每筆交易往來，使應(yīng)收帳款和應(yīng)付帳款明細(xì)帳能夠準(zhǔn)時精確地向企業(yè)管理者和交易伙伴供應(yīng)所需報表，同時在未結(jié)清帳管理的基礎(chǔ)上，系統(tǒng)自動生成帳齡分

9、析，付款猜測等分析報表，以及面對客戶的催款通知等。ZHY的SAP R/3系統(tǒng)在整個供應(yīng)鏈上與財(cái)務(wù)的高度集成，不僅大大降低了財(cái)務(wù)往來結(jié)算人員的工作量，更重要的是提高了數(shù)據(jù)的精確性，準(zhǔn)時性，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的共享，為加強(qiáng)對供應(yīng)商和客戶的科學(xué)管理供應(yīng)了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。資金是企業(yè)最珍貴的資源，資金管理的目標(biāo)就是要以最低的資金成原來充分生產(chǎn)經(jīng)營對流淌資金需要。ZHY經(jīng)營網(wǎng)點(diǎn)遍布全國，銀行帳戶數(shù)量眾多，款項(xiàng)結(jié)算特別分散，缺乏有力的資金監(jiān)管調(diào)度平臺。SAP R/3的現(xiàn)金管理能夠?qū)崟r監(jiān)控集團(tuán)公司庫存資金和在途資金狀況，實(shí)時監(jiān)控資金收支流淌，精確猜測流淌資金狀況，準(zhǔn)時發(fā)覺資金盈余或短缺，使管理層能合理調(diào)配資金投向，優(yōu)化資

10、金結(jié)構(gòu)，提高資金周轉(zhuǎn)率，實(shí)現(xiàn)資金成本效益最大化?，F(xiàn)金頭寸（Cash Position）：通過對開戶銀行、銀行帳戶、銀行存款會計(jì)科目的統(tǒng)一設(shè)置與管理（ZHY用法統(tǒng)一的會計(jì)科目表，下屬各公司銀行存款帳戶眾多，一個地區(qū)公司多達(dá)100多個銀行帳戶，通過在現(xiàn)金管理模塊中把銀行帳戶與現(xiàn)金管理科目一一對應(yīng)定義后，有效地解決了按各銀行帳戶單獨(dú)設(shè)立銀行會計(jì)科目而使會計(jì)科目表繁雜冗長的問題），做到收支準(zhǔn)時入帳，對銀行回單準(zhǔn)時清理。管理層用法現(xiàn)金頭寸報表可隨時查看庫存資金和在途資金狀況，利用其“追溯（Drill Down）”查詢功能，可隨時了解各開戶銀行、各銀行帳戶的資金狀況。必要時，還可以追蹤每一筆資金收支狀況（

11、圖3：資金匯總A-現(xiàn)金，B-活期存款，東航上?；睿ば虚L寧活，憑證項(xiàng)）。圖3：ZHY現(xiàn)金頭寸報表及其追溯功能流淌資金猜測（Liquidity Forecast）：SAP R/3是高度集成的系統(tǒng)，其現(xiàn)金管理可以基于財(cái)務(wù)憑證、銷售訂單、選購訂單和方案數(shù)據(jù)（如方案的人員費(fèi)用、稅費(fèi)支出），實(shí)時給出中期（124周）流淌資金猜測，準(zhǔn)時發(fā)覺資金盈余或短缺，讓管理層能合理調(diào)配或籌措資金。通過對基于銷售訂單、選購訂單、應(yīng)收帳款、應(yīng)收票據(jù)、應(yīng)付帳款、應(yīng)付票據(jù)、銀行存款、資金方案等形成的資金流淌進(jìn)行分類（如：國內(nèi)/國外），并對每種類型進(jìn)一步分組，利用“追溯”查詢功能，讓管理層更深化、更清晰了解資金流淌狀況。增收節(jié)支

12、是提高利潤的基本方法。在目前ZHY收入來源較為固定的狀況下，如何降低成本是企業(yè)管理工作中的重要方面。在華東公司的經(jīng)營成本與經(jīng)營費(fèi)用中，存在著公司本身不行控的因素，但也有一些是可控的因素。由于對這些可控及不行控因素的影響缺乏細(xì)致的量化分析，影響了進(jìn)一步對各項(xiàng)成本及經(jīng)營費(fèi)用的掌握。在華東公司，由于以前部分部門費(fèi)用的核算工作量較大，只能通過在憑證摘要內(nèi)標(biāo)注部門及費(fèi)用類別來劃分部門費(fèi)用。地區(qū)公司費(fèi)用記帳不核算到部門，沒有方法對部門發(fā)生費(fèi)用進(jìn)行跟蹤、與監(jiān)控。無法與年底費(fèi)用預(yù)算方案做比較。因此，每年的費(fèi)用預(yù)算方案需要憑閱歷制定，沒有具體的以前年度費(fèi)用數(shù)字作依據(jù)。針對以上問題實(shí)施管理睬計(jì)中的成本中心會計(jì)和獲

13、利力量分析，可以很好地充分ZHY目前接受的一級法人、多級核算、多級管理的管理模式。成本中心會計(jì)幫助用戶細(xì)化企業(yè)的各項(xiàng)費(fèi)用，通過對成本中心的各項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)行事前的方案、事后歸集及合理的攤配，通過對各成本中心的考核，對各項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)行合理、有效地掌握。對于ZHY來說，管理階層需要了解整個集團(tuán)的全部成本、費(fèi)用，因此全部的公司代碼都是安排給同一個成本掌握范圍，全部的成本中心全部都隸屬于此成本掌握范圍中。對有相應(yīng)權(quán)限的人而言，可從不同層次去了解該層面以下的全部成本中心發(fā)生的成本、費(fèi)用。而將來的成本費(fèi)用掌握結(jié)構(gòu)可以依據(jù)ZHY的組織結(jié)構(gòu)來定義。如：在總部，可以用大的部門作為成本中心組，其下屬的小部門作為成本中心；在

14、華東地區(qū)公司，則可以用分公司作為成本中心組，其下屬的供應(yīng)站作為成本中心，或供應(yīng)站再作為小的成本中心組，供應(yīng)站的各部門再細(xì)分為成本中心。如此一來，便可以考核到每一級的各項(xiàng)成本費(fèi)用，分析費(fèi)用的構(gòu)成，從中找到可改善之處，并可以在成本中心會計(jì)中針對各個部門的成本費(fèi)用項(xiàng)目進(jìn)行年度方案，方案的總金額是由年度預(yù)算的總額分解到每月。依據(jù)月度方案與實(shí)際費(fèi)用發(fā)生的比較可以得到年度預(yù)算的執(zhí)行狀況。費(fèi)用方案和預(yù)算在年初經(jīng)總公司審批后錄入系統(tǒng)。系統(tǒng)在年初應(yīng)建立兩個費(fèi)用方案的版本，一個記錄年初方案的狀態(tài)，另一個版本記錄年中不斷修改的狀態(tài)。年終通過兩個方案版本的比較，可以清晰分析費(fèi)用方案和預(yù)算的執(zhí)行狀況。成本中心的費(fèi)用主要

15、是從SAP R/3的其他模塊記帳后，依據(jù)成本要素（費(fèi)用類科目）對應(yīng)的成本中心，自動記入到成本中心模塊。因此費(fèi)用的歸集主要是在財(cái)務(wù)會計(jì)（FI）中進(jìn)行。通過在成本掌握（CO）中安排（Distribution）和分?jǐn)偅ˋssessment）的方法，實(shí)現(xiàn)合理的費(fèi)用歸集，充分內(nèi)部費(fèi)用掌握的需要。獲利分析是企業(yè)管理層對細(xì)分市場（Market Segments）進(jìn)行分析評估的重要的管理睬計(jì)工具。通過對銷售收入、成本、利潤和邊際貢獻(xiàn)的分析，來評估由產(chǎn)品（產(chǎn)品類型、產(chǎn)品組）、客戶（類型、國家、地區(qū)）、戰(zhàn)略組織（公司、業(yè)務(wù)范圍、銷售機(jī)構(gòu)、銷售方式）的組合劃分的細(xì)分市場?？梢詮氖袌鰧?dǎo)向的視角為公司的銷售、市場、方案

16、、財(cái)務(wù)等管理部門的決策供應(yīng)必要的信息。經(jīng)營范圍（Operating Concern）是獲利分析的最高組織結(jié)構(gòu)，它界定了市場獲利分析的范圍。ZHY全部公司（總部、地區(qū)公司、直屬分公司）都屬于同一個經(jīng)營范圍。ZHY的獲利力量分析系統(tǒng)可以對每筆業(yè)務(wù)的收入、成本、挺直費(fèi)用進(jìn)行直觀統(tǒng)計(jì)，形成各筆業(yè)務(wù)的考核毛利。利用這些數(shù)據(jù)，結(jié)合公共費(fèi)用的各級分?jǐn)偅梢詫γ抗P業(yè)務(wù)、每個業(yè)務(wù)部門的邊際貢獻(xiàn)、凈利潤狀況進(jìn)行分析。它可以從業(yè)務(wù)的各個方面（如產(chǎn)品、客戶、訂單和它們的任意組合）及任何組織單元（比如銷售組織、銷售區(qū)域或業(yè)務(wù)領(lǐng)域）對它們的毛貢獻(xiàn)或?qū)?jīng)營利潤的總體貢獻(xiàn)進(jìn)行分析。關(guān)于獲利狀況的信息構(gòu)成了定價、選擇客戶、打算

17、合同條款、掌握數(shù)量、選擇分銷渠道及促銷的決策依據(jù)。對于ZHY來說，其企業(yè)性質(zhì)比較特殊，商品價格、客戶基本都是確定的，則可以基于帳戶進(jìn)行利潤分析：全部的特征值都建立在帳戶的基礎(chǔ)上，與財(cái)務(wù)會計(jì)的數(shù)據(jù)相集成。獲利力量分析中的方案功能，可以與其他模塊的方案功能相集成。ZHY在方案編制時，基于帳戶進(jìn)行分析的方案編制可以與財(cái)務(wù)會計(jì)、成本中心會計(jì)及內(nèi)部訂單相互對應(yīng)，并能依據(jù)在系統(tǒng)中定義的組織結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)方案的逐級安排或匯總。在獲利力量分析中，系統(tǒng)供應(yīng)了面對對話的、高度敏捷的信息系統(tǒng)，可以便利地分析和評價獲利分析模塊中的數(shù)據(jù)。同時也可以依據(jù)ZHY的實(shí)際狀況，在系統(tǒng)中進(jìn)行報表開發(fā)。綜上所述ZHY及華東地區(qū)公司內(nèi)部

18、掌握的關(guān)鍵在于通過對管理睬計(jì)信息的把握，通過對ZHYERP系統(tǒng)的建設(shè)基本剎住了全面猜測、方案、掌握、核算、分析和考評制度，有效降低經(jīng)營管理費(fèi)用。主要體現(xiàn)在以下四個方面：管理睬計(jì)的數(shù)據(jù)，基本上都來自于SAP R/3的其他模塊，要得到管理睬計(jì)的相關(guān)報表，必需保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)時、精確地錄入系統(tǒng)。全部的成本、費(fèi)用、收入必需進(jìn)行合理地歸集及安排。通過方案與實(shí)際的對比分析，找出降低費(fèi)用的掌握點(diǎn)。在日常的管理工作中不斷更新管理理念，開拓視野，強(qiáng)化管理制度。幾乎全部的公司都遇到這樣的問題：在期末，尤其是年末的時候，財(cái)務(wù)報表的編制都成為各公司的重中之重的任務(wù)。ZHY也是一樣，在沒有實(shí)施ERP項(xiàng)目之前，其報表的編制也是特別簡單，而且需要逐級上報匯總