秘書實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)模塊六：文書處理與檔案管理

1、中國管理資源網(wǎng) /秘書實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)模塊六：文書處理與檔案管理 （一）實(shí)訓(xùn)目標(biāo) 通過訓(xùn)練，把握收啟文件、收文登記的程序與方法，熬煉處理來文辦理事務(wù)力量，把握檔案管理的內(nèi)容及分類方法。（二）學(xué)問點(diǎn) 1文書的辦理程序與方法。 2收文登記的內(nèi)容、程序與方法。3檔案的分類方法。4檔案的管理及利用。（三）實(shí)訓(xùn)內(nèi)容 1收文處理程序。 2收文登記程序。 實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目 十六：文書處理擬設(shè)職業(yè)情景，完成情景中的工作任務(wù)。 職業(yè)情景 中國維行保險(xiǎn)公司是一家全國性、綜合性保險(xiǎn)公司，經(jīng)營范圍包括各類財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)、人身保險(xiǎn)、信托業(yè)務(wù)等。公司總部設(shè)在廣州，主要股東包括：廣州市投資管理公司，招商局佛山工業(yè)區(qū)有限公司、中國遠(yuǎn)洋運(yùn)輸集團(tuán)公司

2、、摩根亞洲投資有限公司、廣盛有限合伙集團(tuán)公司等。 中國維行保險(xiǎn)有限公司在自身發(fā)展的歷程中，堅(jiān)持管理創(chuàng)新和技術(shù)創(chuàng)新的發(fā)展策略。特別留意學(xué)習(xí)、借鑒外國閱歷，主動引進(jìn)技術(shù)人才和管理閱歷，先后與國外多家知名保險(xiǎn)公司建立了合作關(guān)系。為了適應(yīng)經(jīng)濟(jì)全球化和學(xué)問經(jīng)濟(jì)時(shí)代的挑戰(zhàn)，提高公司的國際競爭力，公司聘請了國外著名專業(yè)顧問公司擔(dān)當(dāng)專業(yè)管理顧問，借以提高自身經(jīng)營管理水平，中國維行保險(xiǎn)有限公司將連續(xù)勇于開拓，提升公司的核心競爭力，力爭在兩年內(nèi)業(yè)務(wù)規(guī)模進(jìn)入世界500強(qiáng)，業(yè)務(wù)品質(zhì)進(jìn)入全球400優(yōu) 為響應(yīng)總公司號召，早日實(shí)現(xiàn)維行進(jìn)入“規(guī)模500強(qiáng)，品質(zhì)400優(yōu)”的目標(biāo)，該公司預(yù)備開展“扎實(shí)基礎(chǔ)、提升品質(zhì)”的活動，主要

3、形式是主題演講會、合理化建議征文。各部門必需在近期內(nèi)上報(bào)活動開展?fàn)顩r。依據(jù)活動方案要求：演講會每月一個主題，全體員工必需參與，合理化建議活動每月評比出三篇優(yōu)秀征文上報(bào)，定期上報(bào)活動組織和進(jìn)行狀況。 發(fā)文處理： 依據(jù)上述內(nèi)容，制發(fā)一份通知。發(fā)文工作分4個場景。 1公司經(jīng)理將秘書劉某叫到辦公室，對她說明白此次活動的目的和要求，讓她立刻寫一份通知。劉某將經(jīng)理的話記錄下來，回到自己的辦公室，開頭擬寫通知。 要求演示領(lǐng)導(dǎo)交擬和秘書撰寫通知的過程，并制作出通知的初稿。 2初稿完成后，劉秘書將此通知寫在統(tǒng)一的發(fā)文稿紙上，拿給經(jīng)理看，經(jīng)理經(jīng)審核簽字同意發(fā)出。 請演示領(lǐng)導(dǎo)審核簽字的過程。 3劉秘書將此份通知編上發(fā)文字號，寫在發(fā)文稿紙相應(yīng)的欄目中，然后檢查拿到文印室，交給打字員小郭打印成正稿，打印份數(shù)為30份。 請演示秘書編號印制文件的過程。 4第二天上午，劉秘書將打印好的通知從文印室取回，逐一蓋章，并在發(fā)文登記表上填寫好有關(guān)內(nèi)容，再分別封好。 請演示秘書發(fā)文登記的過程。1實(shí)訓(xùn)條件 秘書綜合技能實(shí)訓(xùn)室，應(yīng)提前預(yù)備好文件資料、表格等相關(guān)材料。2實(shí)訓(xùn)方式與手段 實(shí)行分組模擬的方式進(jìn)行，每小組3-5人，分角色演示工作情景。3實(shí)訓(xùn)要求與標(biāo)準(zhǔn) 按發(fā)文和收文的各個環(huán)節(jié)模擬演示各角色在文書管理中應(yīng)