知識管理軟件應(yīng)用案例

1、知識管理軟件應(yīng)應(yīng)用案例分析析廣東紹林科技開開發(fā)有限公司司SHAOLINN CORPPORATIION,GUUANGDOONG,CHINAA地址：廣州市天天河區(qū)五山路路天立大廈AA23F,5110630網(wǎng)站：郵箱：guanngzhouun電話：020-875655190,875933765(ffax)佛山紹林 07757-8222317998，8222312988目錄TOC o 1-4 h z u HYPERLINK l _Toc256061023 應(yīng)用案例分析 PAGEREF _Toc256061023 h 1 HYPERLINK l _Toc256061024 概述 PAGEREF _Toc

2、256061024 h 1 HYPERLINK l _Toc256061025 初識之惑 PAGEREF _Toc256061025 h 1 HYPERLINK l _Toc256061026 原因與解惑 PAGEREF _Toc256061026 h 11 HYPERLINK l _Toc256061027 知識整合之路 PAGEREF _Toc256061027 h 1 HYPERLINK l _Toc256061028 總結(jié) PAGEREF _Toc256061028 h 1 HYPERLINK l _Toc256061029 數(shù)字化檔案館與與開放檔案查查詢 PAGEREF _Toc25

3、6061029 h 2 HYPERLINK l _Toc256061030 檔案館檔案分類類方法 PAGEREF _Toc256061030 h 2 HYPERLINK l _Toc256061031 創(chuàng)建檔案分類 PAGEREF _Toc256061031 h 3 HYPERLINK l _Toc256061032 檔案管理與授權(quán)權(quán) PAGEREF _Toc256061032 h 4 HYPERLINK l _Toc256061033 歸檔與錄入 PAGEREF _Toc256061033 h 44 HYPERLINK l _Toc256061034 檔案搜索 PAGEREF _Toc256

4、061034 h 4 HYPERLINK l _Toc256061035 開放檔案查詢 PAGEREF _Toc256061035 h 5 HYPERLINK l _Toc256061036 開放檔案查詢網(wǎng)網(wǎng)站示例 PAGEREF _Toc256061036 h 5 HYPERLINK l _Toc256061037 特別提示 PAGEREF _Toc256061037 h 6 HYPERLINK l _Toc256061038 企業(yè)數(shù)字化檔案案中心 PAGEREF _Toc256061038 h 6 HYPERLINK l _Toc256061039 檔案分類方法 PAGEREF _Toc2

5、56061039 h 6 HYPERLINK l _Toc256061040 創(chuàng)建檔案分類 PAGEREF _Toc256061040 h 7 HYPERLINK l _Toc256061041 檔案管理與利用用授權(quán) PAGEREF _Toc256061041 h 8 HYPERLINK l _Toc256061042 歸檔與錄入 PAGEREF _Toc256061042 h 88 HYPERLINK l _Toc256061043 檔案搜索 PAGEREF _Toc256061043 h 8 HYPERLINK l _Toc256061044 應(yīng)用舉例 PAGEREF _Toc256061

6、044 h 8 HYPERLINK l _Toc256061045 現(xiàn)行文件管理與與查詢 PAGEREF _Toc256061045 h 8 HYPERLINK l _Toc256061046 基本方法 PAGEREF _Toc256061046 h 9 HYPERLINK l _Toc256061047 查詢網(wǎng)站示例 PAGEREF _Toc256061047 h 9 HYPERLINK l _Toc256061048 文檔一體化管理理 PAGEREF _Toc256061048 h 10 HYPERLINK l _Toc256061049 文件與檔案的分分類 PAGEREF _Toc256

7、061049 h 10 HYPERLINK l _Toc256061050 文件流轉(zhuǎn) PAGEREF _Toc256061050 h 111 HYPERLINK l _Toc256061051 文件歸檔 PAGEREF _Toc256061051 h 111 HYPERLINK l _Toc256061052 檔案管理 PAGEREF _Toc256061052 h 111 HYPERLINK l _Toc256061053 文件與檔案的搜搜索利用 PAGEREF _Toc256061053 h 11 HYPERLINK l _Toc256061054 應(yīng)用舉例 PAGEREF _Toc256

8、061054 h 111 HYPERLINK l _Toc256061055 辦公自動化管理理 PAGEREF _Toc256061055 h 12 HYPERLINK l _Toc256061056 組織機(jī)構(gòu)的虛擬擬化與用戶管管理 PAGEREF _Toc256061056 h 12 HYPERLINK l _Toc256061057 管理規(guī)劃劃與創(chuàng)建管理理對象 PAGEREF _Toc256061057 h 13 HYPERLINK l _Toc256061058 授權(quán) PAGEREF _Toc256061058 h 14 HYPERLINK l _Toc256061059 流程管理 PA

9、GEREF _Toc256061059 h 155 HYPERLINK l _Toc256061060 網(wǎng)絡(luò)溝通的方法法與技巧 PAGEREF _Toc256061060 h 15 HYPERLINK l _Toc256061061 客戶管理 PAGEREF _Toc256061061 h 155 HYPERLINK l _Toc256061062 檔案管理 PAGEREF _Toc256061062 h 155 HYPERLINK l _Toc256061063 辦公事務(wù)管理 PAGEREF _Toc256061063 h 15 HYPERLINK l _Toc256061064 工作搜索平

10、平臺 PAGEREF _Toc256061064 h 15 HYPERLINK l _Toc256061065 安全策略 PAGEREF _Toc256061065 h 166 HYPERLINK l _Toc256061066 應(yīng)用舉例 PAGEREF _Toc256061066 h 166 HYPERLINK l _Toc256061067 網(wǎng)站開發(fā)與網(wǎng)站站內(nèi)容管理 PAGEREF _Toc256061067 h 17 HYPERLINK l _Toc256061068 網(wǎng)站規(guī)劃 PAGEREF _Toc256061068 h 177 HYPERLINK l _Toc256061069 網(wǎng)

11、站美工設(shè)計 PAGEREF _Toc256061069 h 17 HYPERLINK l _Toc256061070 網(wǎng)站內(nèi)容架構(gòu)設(shè)設(shè)計 PAGEREF _Toc256061070 h 17 HYPERLINK l _Toc25660610771 網(wǎng)站程序設(shè)設(shè)計 PAGEREF _Toc256061071 h 17 HYPERLINK l _Toc256061072 網(wǎng)站內(nèi)容的編輯輯、更新與管管理 PAGEREF _Toc256061072 h 17 HYPERLINK l _Toc256061073 網(wǎng)站內(nèi)容歸檔 PAGEREF _Toc256061073 h 17 HYPERLINK l

12、_Toc256061074 應(yīng)用舉例 PAGEREF _Toc256061074 h 177 HYPERLINK l _Toc256061075 綜合知識管理 PAGEREF _Toc256061075 h 18 HYPERLINK l _Toc256061076 知識與知識管理理 PAGEREF _Toc256061076 h 18 HYPERLINK l _Toc256061077 知識管理體系 PAGEREF _Toc256061077 h 19 HYPERLINK l _Toc256061078 實施知識管理的的基礎(chǔ)環(huán)境 PAGEREF _Toc256061078 h 19 HYPER

13、LINK l _Toc256061079 循序漸進(jìn)實施知知識管理 PAGEREF _Toc256061079 h 20 HYPERLINK l _Toc256061080 3Hmis可應(yīng)應(yīng)用于各種知知識管理領(lǐng)域域 PAGEREF _Toc256061080 h 20 HYPERLINK l _Toc2560661081 知識管理系系統(tǒng)的多核運運行 PAGEREF _Toc256061081 h 21 HYPERLINK l _Toc256061082 應(yīng)用舉例 PAGEREF _Toc256061082 h 211 HYPERLINK l _Toc256061083 知識資源整合與與搜索 PA

14、GEREF _Toc256061083 h 21 HYPERLINK l _Toc256061084 概述 PAGEREF _Toc256061084 h 21 HYPERLINK l _Toc256061085 知識資源整合的的基本方法 PAGEREF _Toc256061085 h 22 HYPERLINK l _Toc256061086 應(yīng)用舉例一 PAGEREF _Toc256061086 h 222 HYPERLINK l _Toc256061087 應(yīng)用舉例二 PAGEREF _Toc256061087 h 224應(yīng)用案例分析概述初識之惑剛剛接觸3Hmmis的客戶戶，往往有一一種困

15、惑，即即：從3Hmmis的相關(guān)關(guān)功能介紹來來看，似乎用用3Hmiss做什么都行行，如文件管管理、檔案管管理、數(shù)字化化檔案館、辦辦公自動化、資資料管理、內(nèi)內(nèi)容管理、知知識管理、知知識資源整合合等等，但我我到底能用它它來做什么呢呢？又該如何何應(yīng)用呢？實實際上，這是是3Hmiss優(yōu)良的通用用性、綜合性性和協(xié)同性給給大家?guī)淼牡囊苫?！原因與解惑以往，我們在引引入一個系統(tǒng)統(tǒng)時，大都是是從某一個單單純的應(yīng)用去去考慮的，如如辦公自動化化、檔案管理理、文摘資料料管理、客戶戶資料管理、合合同管理等，市市面上的產(chǎn)品品，往往提供供的也是這些些獨立和單一一的用途，而而3Hmiss對這些單一一系統(tǒng)的功能能要求，大都都可

16、同時滿足足，這倒給客客戶產(chǎn)生懷疑疑和困惑了。當(dāng)客戶需要一個個檔案管理系系統(tǒng)時，往往往會說：我只只要檔案管理理方面的功能能，而當(dāng)他需需要創(chuàng)建一個個資料管理系系統(tǒng)時，也會會說，我只要要資料管理的的功能。實際際上，無論你你把3Hmiis作為一個個檔案管理系系統(tǒng)或資料管管理系統(tǒng)來使使用，都可把把它視為一個個獨立而又專專業(yè)的系統(tǒng)，使使用起來同樣樣得心應(yīng)手。與其它大多單一一功能的系統(tǒng)統(tǒng)不同的是，33Hmis可可滿足客戶對對于系統(tǒng)協(xié)同同的未來要求求，因為，當(dāng)當(dāng)你建成一個個個獨立的系系統(tǒng)，并得到到了很好應(yīng)用用的時候，你你會發(fā)現(xiàn)，需需要系統(tǒng)之間間的協(xié)同與共共享，而你所所建立的系統(tǒng)統(tǒng)，如果不能能滿足你對協(xié)協(xié)同與共

17、享的的需要，就會會變成一個個個信息孤島，給給業(yè)務(wù)與工作作帶來困惑和和難題，而33Hmis，恰恰恰可解決客客戶的這一難難題！它提出出的管理系統(tǒng)統(tǒng)多核技術(shù)，可可將并行運行行的辦公管理理、檔案管理理、內(nèi)容管理理等各種各樣樣的知識管理理系統(tǒng)，協(xié)同同整合為一個個整體，為知知識管理的協(xié)協(xié)同、共享與與利用服務(wù)。知識整合之路我們不但可將33Hmis的的不同應(yīng)用整整合為一個整整體，提供協(xié)協(xié)同與共享，我我們還可將客客戶現(xiàn)有的不不同系統(tǒng)中的的知識管理部部份，通過33Hmis進(jìn)進(jìn)行知識資源源整合，為不不同系統(tǒng)提供供一致的、統(tǒng)統(tǒng)一的和專業(yè)業(yè)的知識管理理與知識支持持服務(wù)，解決決系統(tǒng)之間的的知識協(xié)同和和共享問題，消消除信息

18、孤島島。比如說，客客戶現(xiàn)有的辦辦公自動化系系統(tǒng)，其檔案案管理功能往往往不夠?qū)I(yè)業(yè)與完整，難難以滿足實際際應(yīng)用要求，此此時，可將處處理完畢的文文件，通過接接口實時或定定期轉(zhuǎn)入3HHmis，即即可滿足客戶戶更為專業(yè)與與系統(tǒng)的檔案案管理需求，并并且，可將33Hmis的的搜索平臺嵌嵌入客戶已有有的辦公自動動化系統(tǒng)中，按按權(quán)限進(jìn)行快快速的檔案搜搜索，以滿足足工作與業(yè)務(wù)務(wù)的需要。還還有，大多EERP系統(tǒng)，其其知識管理功功能都較為單單薄，如果把把ERP應(yīng)用用過程中所產(chǎn)產(chǎn)生的企業(yè)專專有知識，如如合同、產(chǎn)品品資料、圖紙紙、工作單、報報表、電子郵郵件、傳真等等，利用3HHmis集中中統(tǒng)一管理，并并通過二次開開發(fā)使

19、3Hmmis與ERRP系統(tǒng)實現(xiàn)現(xiàn)無縫鏈接，則則可使客戶的的知識管理更更上一層樓。3Hmis提供供了許多知識識交流與協(xié)作作的在線工具具，如內(nèi)部博博客、論壇、在在線會議、短短信以及工作作流程等，使使協(xié)作、溝通通與共享更加加隨意與方便便，更有利于于激情的迸發(fā)發(fā)和知識創(chuàng)新新，當(dāng)然，也也就有利于員員工素質(zhì)的快快速提升，有有利于工作質(zhì)質(zhì)量與效率的的改善與提高高?？偨Y(jié)總之，3Hmiis可用于知知識管理的各各個方面，無無論你將它用用于知識管理理的某一單一一應(yīng)用，還是是用于知識資資源的整合，33Hmis都都會是你得心心應(yīng)手的好幫幫手。數(shù)字化檔案館與與開放檔案查查詢3Hmis具備備非常全面的的檔案管理功功能，并且

20、，在在滿足紙質(zhì)檔檔案管理的同同時，對數(shù)字字化檔案的管管理進(jìn)行了特特別的優(yōu)化，可可滿足各種綜綜合檔案館和和專業(yè)檔案館館對于數(shù)字化化檔案管理的的需求。用戶可根據(jù)自己己的需要來設(shè)設(shè)計數(shù)字化檔檔案館的首頁頁，下圖是一一個非常簡潔潔的數(shù)字化檔檔案館首頁示示例：上圖的功能含義義為：不登錄錄時，可搜索索開放檔案，登登錄后，即可可依權(quán)限管理理和搜索檔案案，點擊不同同的檔案門類類，則可將管管理與搜索限限制在相應(yīng)的的檔案門類下下進(jìn)行。檔案館檔案分類類方法要進(jìn)行數(shù)字化檔檔案管理，面面對的第一件件事情，就是是如何科學(xué)的的對檔案進(jìn)行行分類。3Hmis容許許用戶根據(jù)自自己的需求，對對檔案進(jìn)行任任意分類，但但檔案分類一一般

21、都要遵循循一定的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)與規(guī)范。對于綜合檔案館館，如中央檔檔案館，首先把館藏藏檔案劃分為為新民主主義義革命時期檔檔案和中華人人民共和國時時期檔案，然然后再按全宗宗的聯(lián)系分類類。中國各地地方綜合性檔檔案館，首先先按歷史時期期劃分為中華華人民共和國國建國前的檔檔案和建國后后的檔案；建建國前的檔案案又按檔案的的性質(zhì)劃分為為舊政權(quán)檔案案和革命歷史史檔案；建國國后的檔案又又按部門系統(tǒng)統(tǒng)劃分工交系系統(tǒng)全宗群、農(nóng)農(nóng)林水利系統(tǒng)統(tǒng)全宗群、財財貿(mào)系統(tǒng)全宗宗群等。下圖是某市檔案案館的數(shù)字化化檔案種類劃劃分方法：該市檔案館將數(shù)數(shù)字化檔案分分為民國檔案案、革命歷史史檔案、文書書檔案、專門門檔案、特殊殊載體檔案、名名人檔案

22、等六六大門類，每每一個大類下下面，又根據(jù)據(jù)其檔案性質(zhì)質(zhì)、規(guī)模與管管理需要，進(jìn)進(jìn)行若干層次次的分類劃分分，形成符合合管理與利用用需要的分類類架構(gòu)，如文文書檔案是按按全宗依次排排列的，專門門檔案則按紀(jì)紀(jì)檢案件檔案案、公證檔案案、環(huán)保檔案案、審計檔案案、工商檔案案、人口普查查檔案、已故故干部檔案、地地圖檔案、婚婚姻檔案、教教學(xué)檔案和財財務(wù)報告檔案案等劃分。如果數(shù)字化檔案案的數(shù)據(jù)量比比較大，可采采用3Hmiis的企業(yè)版版，每種門類類的檔案分別別存放于不同同的檔案數(shù)據(jù)據(jù)庫，甚至不不同的服務(wù)器器，以形成大大型的、分布布式的數(shù)字化化檔案館。如如將六種不同同門類的檔案案存放于不同同的檔案數(shù)據(jù)據(jù)庫，即為：對于專

23、業(yè)檔案館館，一般按其其專業(yè)特點分分類，如城建建檔案館，分分類方法為：A綜合類 B城市勘測類C城市規(guī)劃類D城市建設(shè)管理理類E市政工程類F公共設(shè)施類G交通運輸工程程類H工業(yè)建筑類I民用建筑類J名勝古跡、園園林綠化類K環(huán)境保護(hù)類L城市建設(shè)科學(xué)學(xué)研究類M縣(村)鎮(zhèn)建建設(shè)類N人防軍事工程程類O水利防災(zāi)類P工程設(shè)計類Q地下管線類R聲像類即城建檔案館大大都將檔案分分類A-R共共18大類。創(chuàng)建檔案分類在3Hmis中中，檔案分類類是一種專門門的類型，只只要你采用類類型定義功能能定義檔案類類型，并形成成類型架構(gòu)，其其類型架構(gòu)即即具備了相應(yīng)應(yīng)的檔案管理理功能。創(chuàng)建檔案分類時，對象創(chuàng)建檔案分類時，對象選項必須選擇檔案

24、。檔案館的不同，其其檔案分類方方法也會有所所不同，下圖圖是某政府檔檔案館的檔案案分類架構(gòu)：檔案管理與授權(quán)權(quán)檔案是政府、社社會以及企業(yè)業(yè)的重要知識識資源，如何何安全而又有有效的實施管管理，并提供供利用，至關(guān)關(guān)重要。3Hmis容許許按管理與利利用的需要，對對檔案進(jìn)行相相應(yīng)的授權(quán)，用用戶只能依授授權(quán)管理和利利用檔案。3Hmis的授授權(quán)，是按檔檔案類型來進(jìn)進(jìn)行的，對上上位類進(jìn)行授授權(quán)，下位類類將繼承其權(quán)權(quán)限。3Hmis提供供了用戶組和和崗位的管理理功能，將某某一崗位的權(quán)權(quán)限授予某一一個用戶組，將將大大簡化授授權(quán)操作。3Hmis容許許同步管理紙紙質(zhì)等實體檔檔案和數(shù)字化化檔案，為了了提高實體檔檔案管理的現(xiàn)

25、現(xiàn)代化水平和和工作效率，建建議引入條形形碼或射頻卡卡技術(shù)來管理理紙質(zhì)等檔案案實體，3HHmis可采采用多種方法法對文件級和和案卷級進(jìn)行行唯一編號來來適合這些新新技術(shù)的要求求。條形碼：可將條條形碼標(biāo)簽張張貼在文件首首頁或案卷盒盒表面，也可可直接將條形形碼打印在案案卷盒表面或或文件首頁。射頻卡：射頻卡卡不一定適合合于文件級檔檔案的管理，但但用于案卷級級檔案和實物物檔案的管理理則有一定優(yōu)優(yōu)勢。歸檔與錄入3Hmis提供供了一個功能能非常全面的的歸檔平臺界界面，將文件件歸為檔案、檔檔案屬性的錄錄入、電子文文檔的引入以以及檔案注冊冊、表格打印印等各種歸檔檔操作，都可可在一個操作作界面內(nèi)完成成。3Hmis還

26、提提供了一個將將已存在的電電子文檔按一一定規(guī)則批量量引入3Hmmis的程序序，可大大加加快歸檔處理理的速度。檔案搜索3Hmis提供供了一個專門門的搜索平臺臺，專業(yè)術(shù)語語是“工作搜索”，可非常方方便的依權(quán)限限搜索檔案。 3Hmis還提提供了搜索的的通用接口，用用戶可將搜索索界面調(diào)整為為自己所需要要的樣式，或或?qū)?Hmiis的工作搜搜索嵌入需要要搜索和查閱閱檔案的其他他系統(tǒng)，為其其它系統(tǒng)提供供檔案知識支支持。用戶還可根據(jù)自自己的需要，利利用紹林科技技提供的二次次開發(fā)組件，開開發(fā)專門的檔檔案利用網(wǎng)站站，下一節(jié)所所介紹的開放放檔案查詢，就就是一個檔案案利用網(wǎng)站的的例子。開放檔案查詢3Hmis本身身就是

27、一個多多功能的數(shù)字字化檔案館的的管理系統(tǒng)，所所以，要利用用其創(chuàng)建開放放檔案的查詢詢中心，是非非常方便和簡簡單的，步驟驟如下：按前面所介紹的的方法創(chuàng)建專專用于管理開開放檔案的數(shù)數(shù)字化檔案館館，或?qū)?shù)字字化檔案館中中的可開放的的檔案進(jìn)行專專門授權(quán)。根據(jù)客戶本身的的特點及要求求，對開放檔檔案查詢網(wǎng)站站頁面進(jìn)行美美工設(shè)計。利用紹林科技提提供的網(wǎng)站開開發(fā)組件進(jìn)行行開放檔案查查詢網(wǎng)站的程程序設(shè)計。完成上述步驟后后，在檔案館館的門戶網(wǎng)站站創(chuàng)建相應(yīng)的的鏈接，點擊擊即可進(jìn)入開開放檔案查詢詢網(wǎng)站。如果對開放檔案案查詢的界面面沒有特殊的的要求，也可可采用3Hmmis提供的的示范頁面，修修改頁面標(biāo)題題和標(biāo)題圖片片等即

28、可快速速形成自己的的開放檔案查查詢中心。開放檔案查詢網(wǎng)網(wǎng)站示例開放檔案查詢中中心示范頁面面的路徑為：3Hmis網(wǎng)網(wǎng)站路徑/DigittalArcchivess如：http:/33HmisWWeb/ DigittalArcchivess直接在瀏覽器的的地址欄輸入入上述地址，即即可進(jìn)入開放放檔案查詢中中心，下圖是是3Hmiss提供的開放放檔案查詢中中心示范網(wǎng)站站的頁面樣式式：標(biāo)題圖片顯示開放檔案的分類架構(gòu)。未登錄時，以AnyOne用戶的名義查找一般檔案，登錄后，則可按登錄者的權(quán)限查找檔案。開放檔案搜索，輸入關(guān)鍵詞，點擊搜索按鈕即可查找出包含關(guān)鍵詞的檔案。高級搜索可輸入復(fù)雜的搜索條件。檔案條目，將鼠

29、標(biāo)移到文件主題，單擊即可查看文件內(nèi)容。將鼠標(biāo)懸停在文件圖標(biāo)處，還可列出對應(yīng)文件的正文與附件列表，并可點擊查看正文或附件的內(nèi)容。標(biāo)題圖片顯示開放檔案的分類架構(gòu)。未登錄時，以AnyOne用戶的名義查找一般檔案，登錄后，則可按登錄者的權(quán)限查找檔案。開放檔案搜索，輸入關(guān)鍵詞，點擊搜索按鈕即可查找出包含關(guān)鍵詞的檔案。高級搜索可輸入復(fù)雜的搜索條件。檔案條目，將鼠標(biāo)移到文件主題，單擊即可查看文件內(nèi)容。將鼠標(biāo)懸停在文件圖標(biāo)處，還可列出對應(yīng)文件的正文與附件列表，并可點擊查看正文或附件的內(nèi)容。為了方便客戶快快速形成自己己的開放檔案案查詢中心，33Hmis提提供了一個配配置文件，供供客戶根據(jù)自自己的需要調(diào)調(diào)整配置。

30、配置文件為： DiigitallArchiives /Set.iini可設(shè)置變量包括括： Ciid 開放放檔案最上級級目錄Cidd，Cid=0表示整個個數(shù)據(jù)庫 Cattalog 查詢范范圍參數(shù)，00-查所有條條目，1-只只查檔案條目目，2-只查查文件條目 Tiitle 頁頁面標(biāo)題 TiitleImmg 頁頁面頂部標(biāo)題題圖片路徑 Roows 每頁顯顯示文件條目目數(shù)特別提示3Hmis除了了可作為各級級綜合及專業(yè)業(yè)檔案館的數(shù)數(shù)字化檔案館館解決方案外外，不必增加加任何投資，即即可利用其內(nèi)內(nèi)嵌的綜合知知識管理功能能，為檔案館館實現(xiàn)辦公自自動化、溝通通與協(xié)作、電電子期刊的管管理與發(fā)布、文文摘資料管理理、圖

31、書管理理等內(nèi)部管理理解決方案。另外，對于各級級政府檔案館館，大都還承承擔(dān)著政府網(wǎng)網(wǎng)站現(xiàn)行文件件查詢部份的的管理與建設(shè)設(shè)任務(wù)，采用用3Hmiss，各級檔案案館可建成本本級政府包含含各部門的集集中式的現(xiàn)行行文件管理與與查詢中心。企業(yè)數(shù)字化檔案案中心3Hmis是一一個天生的數(shù)數(shù)字化檔案管管理系統(tǒng)，它它的底層設(shè)計計，充分考慮慮了數(shù)字化檔檔案管理的需需要，并且，可可對紙質(zhì)檔案案和數(shù)字化檔檔案實施同步步管理。檔案分類方法3Hmis容許許用戶根據(jù)自自己的需求，對對檔案進(jìn)行任任意分類，但但檔案分類一一般都要遵循循一定的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)與規(guī)范。對于企業(yè)，一般般按標(biāo)準(zhǔn)將檔檔案分為100大類，即：黨群工作類行政管理類經(jīng)營管理

32、類生產(chǎn)技術(shù)管理類類產(chǎn)品類科學(xué)技術(shù)研究類類基本建設(shè)類設(shè)備儀器類會計檔案類、干部職工檔案類類對于特大型企業(yè)業(yè)或生產(chǎn)程序序特殊的企業(yè)業(yè)，有些檔案案難以歸入上上述10大類類目時，可根根據(jù)實際需要要增設(shè)一級類類目。創(chuàng)建檔案分類在3Hmis中中，檔案分類類是一種專門門的類型，只只要你采用類類型定義功能能定義檔案類類型，并形成成類型架構(gòu)，其其類型架構(gòu)即即具備了相應(yīng)應(yīng)的檔案管理理功能。創(chuàng)建檔案分類時，對象創(chuàng)建檔案分類時，對象選項必須選擇檔案。3Hmis還提提供了用于企企業(yè)檔案管理理的分類模板板，直接套用用即可形成相相應(yīng)的檔案管管理架構(gòu)，如如：套用該模板，即即可形成企業(yè)業(yè)的檔案管理理架構(gòu)。用戶也可創(chuàng)建自自己的檔

33、案分分類模板，供供需要時套用用。檔案管理與利用用授權(quán)3Hmis的授授權(quán)，是按檔檔案類型來進(jìn)進(jìn)行的，對上上位類進(jìn)行授授權(quán)，下位類類將繼承其權(quán)權(quán)限。3Hmis提供供了用戶組和和崗位的管理理功能，將某某一崗位的權(quán)權(quán)限授予某一一個用戶組，將將大大簡化授授權(quán)操作。歸檔與錄入3Hmis提供供了多種文件件錄入與歸檔檔的操作方法法，用戶可根根據(jù)自己的需需要靈活使用用。歸檔編輯功能是是一個綜合性性的歸檔平臺臺，將文件歸歸為檔案、檔檔案屬性的錄錄入、電子文文檔的引入以以及檔案注冊冊、表格打印印等各種歸檔檔操作，都可可在一個操作作界面內(nèi)完成成。在3Hmis的的桌面工具中中，還提供了了一個將已存存在的電子文文檔按一定

34、規(guī)規(guī)則批量引入入3Hmiss的程序，可可大大加快電電子文件歸檔檔處理的速度度。檔案搜索3Hmis提供供了一個專門門的搜索平臺臺，專業(yè)術(shù)語語是“工作搜索”，可非常方方便的依權(quán)限限搜索檔案。 3Hmis還提提供了搜索的的通用接口，用用于將3Hmmis的工作作搜索嵌入需需要搜索和查查閱檔案的其其他系統(tǒng)，為為其它系統(tǒng)提提供檔案知識識支持。應(yīng)用舉例某大型國有企業(yè)業(yè)，下屬1112個分支機(jī)機(jī)構(gòu)，擁有專專職檔案管理理人員18人人，其中，綜綜合檔案室22人，各部室室專職檔案員員4人，一級級下屬機(jī)構(gòu)專專職檔案員112人，分設(shè)設(shè)于總部及分分支機(jī)構(gòu)的檔檔案庫房122間，各分支支機(jī)構(gòu)都有獨獨立運行的檔檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)，但

35、系統(tǒng)之之間無法協(xié)作作與共享，借借閱檔案仍需需在管理系統(tǒng)統(tǒng)中查找到存存放位置后，再再去檔案庫房房取閱，分支支機(jī)構(gòu)到總部部查閱檔案、或或總部人員到到分支機(jī)構(gòu)的的檔案庫房去去查找檔案，最最遠(yuǎn)距離超過過60公里，辦辦公成本高昂昂。為了配合企業(yè)精精簡機(jī)構(gòu)和降降低管理成本本的需要，決決定采用3HHmis企業(yè)業(yè)版來進(jìn)行檔檔案的集中統(tǒng)統(tǒng)一管理，并并逐步將檔案案數(shù)字化，形形成數(shù)字化檔檔案中心?；痉桨溉缦孪拢涸诠究偛烤C合合檔案室設(shè)立立數(shù)字化檔案案中心，數(shù)字字化檔案信息息集中統(tǒng)一管管理，實體檔檔案劃歸綜合合檔案室統(tǒng)一一管理，但仍仍分布陳列于于現(xiàn)有的122間庫房。相關(guān)部室及分支支機(jī)構(gòu)的專職職檔案員崗位位全部取消

36、，所所有檔案業(yè)務(wù)務(wù)劃歸綜合檔檔案室統(tǒng)一管管理，人員編編制由2人增增加為8人，即即整個公司檔檔案人員編制制減少10人人。各分支機(jī)構(gòu)與公公司總部已全全部采用專用用高速網(wǎng)絡(luò)相相連，檔案集集中管理可借借用這一高速速網(wǎng)絡(luò)，也就就是說，網(wǎng)絡(luò)絡(luò)環(huán)境不必另另行投資。將利用較為頻繁繁的檔案集中中數(shù)字化，近近5年內(nèi)的檔檔案原則上全全部數(shù)字化，形形成檔案數(shù)字字化信息3000余萬件，該該部份數(shù)字化化工作，采用用外包的方式式完成。除非法律需要，原原則上不再借借閱檔案原件件，對于其它它暫時沒有數(shù)數(shù)字化的檔案案，在有人借借閱時將其掃掃描錄入系統(tǒng)統(tǒng)，借閱人直直接閱讀掃描描件，下次利利用時則可直直接查閱數(shù)字字化信息。對對于利用

37、率不不高的檔案，采采用首次利用用時數(shù)字化的的方法，最符符合成本效益益原則。對于新形成的文文件與檔案信信息，要求與與工作進(jìn)程同同步管理，也也就是說，文文件一經(jīng)形成成，就要將其其移交綜合檔檔案室，即時時數(shù)字化，即即時提供利用用。對于不同類型的的檔案，根據(jù)據(jù)職員的工作作職責(zé)，按其其工作需要進(jìn)進(jìn)行授權(quán)，22300名職職員，都可通通過統(tǒng)一的檔檔案搜索平臺臺，依權(quán)限查查找工作所需需的檔案信息息?，F(xiàn)行文件管理與與查詢現(xiàn)行文件查詢，是是政務(wù)公開的的重要內(nèi)容，是是政府網(wǎng)站必必須實現(xiàn)的功功能之一。利用3Hmiss，可以創(chuàng)建建一級政府的的集中統(tǒng)一的的現(xiàn)行文件管管理中心，并并可與政府網(wǎng)網(wǎng)站無縫鏈接接，創(chuàng)建現(xiàn)行行文件查

38、詢網(wǎng)網(wǎng)站。基本方法利用3Hmiss，可非常方方便的創(chuàng)建現(xiàn)現(xiàn)行文件管理理和查詢網(wǎng)站站，并將現(xiàn)行行文件查詢中中心網(wǎng)站與政政府或企業(yè)的的門戶網(wǎng)站鏈鏈接在一起。創(chuàng)建現(xiàn)行文件中中心的基本方方法是：將3Hmis作作為現(xiàn)行文件件的管理系統(tǒng)統(tǒng)，創(chuàng)建現(xiàn)行行文件的分類類架構(gòu)，創(chuàng)建建用戶，并進(jìn)進(jìn)行相應(yīng)的管管理授權(quán)。比如，以一級政政府為例，可可按政府組成成機(jī)構(gòu)分類，如如市府辦、發(fā)發(fā)改局、科技技局、教育局局等，政府機(jī)機(jī)構(gòu)下面還可可按年度或文文件性質(zhì)等再再進(jìn)行細(xì)分，根根據(jù)文件的管管理權(quán)限，將將各種文件分分類的管理權(quán)權(quán)限授予相應(yīng)應(yīng)的用戶，該該用戶即可按按其工作權(quán)限限對文件進(jìn)行行增、改、刪刪等操作。根據(jù)門戶網(wǎng)站的的特點及要求

39、求，對現(xiàn)行文文件查詢中心心頁面進(jìn)行美美工設(shè)計。根據(jù)紹林科技提提供的網(wǎng)站開開發(fā)組件，進(jìn)進(jìn)行現(xiàn)行文件件查詢中心網(wǎng)網(wǎng)站的程序設(shè)設(shè)計。完成上述步驟后后，在門戶網(wǎng)網(wǎng)站創(chuàng)建相應(yīng)應(yīng)的鏈接，點點擊即可進(jìn)入入現(xiàn)行文件查查詢中心網(wǎng)站站。如果對現(xiàn)行文件件查詢中心的的界面沒有特特殊的要求，也也可采用3HHmis提供供的現(xiàn)行文件件查詢中心示示范頁面，修修改頁面標(biāo)題題和標(biāo)題圖片片等即可快速速形成自己的的現(xiàn)行文件查查詢中心。查詢網(wǎng)站示例現(xiàn)行文件查詢中中心示范頁面面的路徑為：3Hmis網(wǎng)網(wǎng)站路徑/CurreentFilles如：http:/33HmisWWeb/ CurreentFilles直接在瀏覽器的的地址欄輸入入上述地

40、址，即即可進(jìn)入現(xiàn)行行文件查詢中中心，下圖是是3Hmiss提供的現(xiàn)行行文件查詢中中心示范網(wǎng)站站的頁面樣式式：顯示現(xiàn)行文件的分類架構(gòu)。標(biāo)題圖片文件條目，將鼠標(biāo)移到文件主題，單擊即可查看文件內(nèi)容。將鼠標(biāo)懸停在文件圖標(biāo)處，還可列出對應(yīng)文件的正文與附件列表，并可點擊查看正文或附件的內(nèi)容。未登錄時，以AnyOne用戶的名義查找一般文件，登錄后，則可按登錄者的權(quán)限查找文件?，F(xiàn)行文件搜索，輸入關(guān)鍵詞，點擊搜索按鈕即可查找出包含關(guān)鍵詞的文件。高級搜索可輸入復(fù)雜的搜索條件。顯示現(xiàn)行文件的分類架構(gòu)。標(biāo)題圖片文件條目，將鼠標(biāo)移到文件主題，單擊即可查看文件內(nèi)容。將鼠標(biāo)懸停在文件圖標(biāo)處，還可列出對應(yīng)文件的正文與附件列表，

41、并可點擊查看正文或附件的內(nèi)容。未登錄時，以AnyOne用戶的名義查找一般文件，登錄后，則可按登錄者的權(quán)限查找文件?，F(xiàn)行文件搜索，輸入關(guān)鍵詞，點擊搜索按鈕即可查找出包含關(guān)鍵詞的文件。高級搜索可輸入復(fù)雜的搜索條件。為了方便客戶快快速形成自己己的現(xiàn)行文件件查詢中心，33Hmis提提供了一個配配置文件，供供客戶根據(jù)自自己的需要調(diào)調(diào)整配置。配置文件為： CuurrenttFiless/Set.ini可設(shè)置變量包括括： Ciid 開放放檔案最上級級目錄Cidd，Cid=0表示整個個數(shù)據(jù)庫 Cattalog 查詢范范圍參數(shù)，00-查所有條條目，1-只只查檔案條目目，2-只查查文件條目 Tiitle 頁頁面標(biāo)

42、題 TiitleImmg 頁頁面頂部標(biāo)題題圖片路徑 Roows 每頁顯顯示文件條目目數(shù)文檔一體化管理理20年前，3HHmis的前前身，就是一一個文檔一體體化系統(tǒng)，可可能還是我國國第一個商品品化的文檔一一體化軟件產(chǎn)產(chǎn)品。通過20余年的的不斷改進(jìn)與與提升，3HHmis已由由一個文檔一一體化軟件變變身為綜合知知識管理平臺臺，其最為基基礎(chǔ)的、專業(yè)業(yè)化與通用性性極強(qiáng)的文檔檔一體化管理理功能，仍然然是其亮點之之一。文件與檔案的分分類對文件進(jìn)行分類類，從不同的的角度上觀察察可以采用不不同的標(biāo)準(zhǔn)，產(chǎn)產(chǎn)生不同的分分類結(jié)果。文文書處理的客客觀需要，也也不可能僅僅僅滿足于一種種分類方法。分分類方法的選選擇，應(yīng)當(dāng)以以

43、分類的結(jié)果果對實際工作作是否具有指指導(dǎo)意義來確確定。一般來說，文件件分類的依據(jù)據(jù)主要有文件件的使用范圍圍、來源、行行文關(guān)系、內(nèi)內(nèi)容與性質(zhì)、密密級、實現(xiàn)要要求等，如，按按行文關(guān)系，可可將文件分為為上行文、平平行文和下行行文三種。按按密級，又可可分為保密文文件和非保密密文件。采用用何種分類方方法，應(yīng)根據(jù)據(jù)本單位的實實際情況而定定，亦可同時時按幾種方法法對文件進(jìn)行行分類。為了維持管理方方法的穩(wěn)定與與一致性，文文件分類方法法已經(jīng)確定，就就應(yīng)保持基本本穩(wěn)定。下圖是某單位文文件分類的基基本架構(gòu)，實實際上，其分分類方法也適適合于大部分分機(jī)構(gòu)。在文件的分類架架構(gòu)中，增加加年度一層，既既是管理的需需要，也有利利

44、于當(dāng)年對于于年度文件的的分類方法進(jìn)進(jìn)行微調(diào)，以以體現(xiàn)文件管管理的與時俱俱進(jìn)。檔案管理的分類類方法，在上上一個案例中中已有詳細(xì)介介紹，在此不不再重復(fù)。文件流轉(zhuǎn)3Hmis容許許采用兩種方方式進(jìn)行文件件流轉(zhuǎn)：一種是傳統(tǒng)的紙紙質(zhì)文件的人人工流轉(zhuǎn)方式式，需要利用用3Hmiss保存電子文文檔，打印相相關(guān)人工流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)的紙質(zhì)表格格，流轉(zhuǎn)完成成后，再將相相關(guān)表格和最最后定稿的文文件掃描錄入入系統(tǒng)。另一種則是現(xiàn)代代化的無紙化化網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)方方式，由文件件起草人提交交文稿，再經(jīng)經(jīng)過校對、會會簽、簽發(fā)、核核稿、編號等等程序最終形形成正式文件件，還可將封封發(fā)、歸檔等等程序加入流流程中，讓文文件的蓋印或或加蓋電子印印章、郵寄、

45、歸歸檔等工作一一氣呵成。有時，還需要混混合采用兩種種方式進(jìn)行文文件流轉(zhuǎn)，比比如說，首先先采用無紙化化的方式進(jìn)行行文件流轉(zhuǎn)，以以提高文件審審批流程的效效率，在文件件正式定稿后后，再以紙質(zhì)質(zhì)的方式交關(guān)關(guān)鍵程序人員員簽字確認(rèn)，以以滿足管理與與法律的需要要。3Hmis還提提供了靈活方方便的流程表表單功能，表表單的設(shè)計和和處理符合中中國機(jī)構(gòu)的制制度與習(xí)慣。3Hmis也引引入了手寫批批注、手寫簽簽名等技術(shù)，以以方便習(xí)慣于于手寫操作的的用戶批改文文件，數(shù)字證證書、電子印印章等技術(shù)亦亦可用于文件件的管理。在3Hmis中中，流轉(zhuǎn)和處處理信息將自自動保存，任任何人不能修修改或刪除，并并且，這些信信息依附于對對應(yīng)文

46、件，歸歸檔時與文件件同時歸檔保保存。文件歸檔在文件管理階段段，3Hmiis提供了多多種自動化的的方式，將處處理完畢的文文件自動收集集到檔案收集集箱中，檔案案管理人員可可根據(jù)管理需需要，及時將將檔案收集箱箱中的待歸檔檔文件轉(zhuǎn)入相相應(yīng)的檔案類類目中，以形形成檔案。對于沒有自動轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)入檔案收集集箱的文件，亦亦可采用多種種方式進(jìn)行歸歸檔操作。文件的歸檔操作作，可由文件件持有者將文文件移交給檔檔案管理人員員后，再由檔檔案管理人員員予以歸檔，亦亦可由檔案管管理員授權(quán)文文件持有的部部門或人員直直接進(jìn)行歸檔檔操作，歸檔檔完成后，經(jīng)經(jīng)檔案管理員員驗收，再入入庫保管。3Hmis提供供了一個非常常專業(yè)化且功功能全面的

47、歸歸檔編輯界面面，所有的歸歸檔操作，幾幾乎可在同一一界面內(nèi)完成成，給用戶提提供了便利。檔案管理3Hmis所提提供的檔案管管理功能包括括授權(quán)、借閱閱與歸還、數(shù)數(shù)量統(tǒng)計、注注冊與取消注注冊、檔案注注銷、表格打打印以及復(fù)制制、剪切和刪刪除等，可滿滿足日常管理理的各種需要要。對于借閱與歸還還，3Hmiis還提供了了到期提醒功功能，可通過過內(nèi)部郵件或或短信提醒管管理者和借閱閱者按時歸還還外借的文檔檔與資料。文件與檔案的搜搜索利用3Hmis提供供的搜索平臺臺，可按權(quán)限限搜索文件與與檔案，具備備閱讀權(quán)的操操作者，可直直接閱讀電子子文檔，沒有有網(wǎng)上直接閱閱讀權(quán)的操作作者，亦可提提交借閱申請請，申請在線線閱讀電

48、子文文檔或預(yù)約去去檔案室借閱閱文檔的時間間。應(yīng)用舉例某大型商業(yè)銀行行分行，下屬屬72個一級級和二級支行行，最遠(yuǎn)距離離的支行距總總部超過1000公里，以以往，文件的的傳遞采用專專用的快遞通通道，檔案的的借閱與利用用則必須來到到分行的綜合合檔案室，利利用不便，效效率偏低，成成本也很高。為了實現(xiàn)文件管管理與傳遞的的無紙化以及及檔案管理的的數(shù)字化，該該分行采用33Hmis按按服務(wù)器授權(quán)權(quán)的標(biāo)準(zhǔn)版來來實現(xiàn)文檔一一體化數(shù)字化化管理，管理理思路如下：由分行辦公室對對文件與檔案案進(jìn)行集中統(tǒng)統(tǒng)一管理，文文檔服務(wù)器存存放于信息中中心機(jī)房，由由信息科技部部進(jìn)行技術(shù)維維護(hù)與管理，辦辦公室進(jìn)行應(yīng)應(yīng)用管理。分行與各支行之

49、之間，已全部部采用專用高高速網(wǎng)絡(luò)相連連，文檔一體體化系統(tǒng)可借借助于該網(wǎng)絡(luò)絡(luò)環(huán)境，不必必另行投資網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。原則上將文件分分為收文、發(fā)發(fā)文、簽報和和其他文件四四大類，這四四大類的下位位類均為年度度，年度下面面，再根據(jù)文文種的性質(zhì)和和當(dāng)年的管理理需要進(jìn)行分分類。收文由辦公室文文件管理員統(tǒng)統(tǒng)一錄入，紙紙質(zhì)文件掃描描錄入，電子子文檔則直接接引入，并提提交辦公室主主管主任提出出擬辦意見，然然后，再根據(jù)據(jù)擬辦意見進(jìn)進(jìn)行無紙化流流轉(zhuǎn)，需領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)批示的，領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示后再再按批示處理理。發(fā)文由部門的擬擬稿人直接提提交，并經(jīng)本本部門主管復(fù)復(fù)核，相關(guān)部部門會簽，辦辦公室核稿后后，呈主管領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，然然后，再由辦辦公室校

50、對、編編號、蓋印、封封發(fā)和歸檔。對于發(fā)文，一般般管理性的內(nèi)內(nèi)部發(fā)文不再再采用紙質(zhì)，即即一律采用電電子文檔進(jìn)行行網(wǎng)上辦理，對對外發(fā)文或重重要的內(nèi)部文文件，則首先先采用無紙化化流程完成文文件的定稿，然然后，再打印印輸出交關(guān)鍵鍵程序上的人人員簽字確認(rèn)認(rèn)。簽報屬于內(nèi)部文文件，用于內(nèi)內(nèi)部事務(wù)性工工作的請示與與審批。由申申請人直接提提交，并按相相應(yīng)簽報所涉涉及的職能提提交相關(guān)部門門與人員審核核、會簽和審審批，由于簽簽報一般都涉涉及到某一具具體事務(wù)的處處理，簽報的的流程最好與與實際事務(wù)的的處理同步，簽簽報完成后，需需要歸檔的，應(yīng)應(yīng)在流程中增增加歸檔步驟驟，或處理完完畢后及時提提交辦公室歸歸檔。無法歸入收文、

51、發(fā)發(fā)文和簽報的的，則為其他他文件，其他他文件的處理理方法，根據(jù)據(jù)文件性質(zhì)靈靈活掌握。充分利用文檔一一體化系統(tǒng)的的特點，文件件處理完畢，即即自動轉(zhuǎn)入檔檔案收集箱，或或及時提交給給檔案管理員員進(jìn)行歸檔，以以改善管理，提提高利用效能能。分行和各分支機(jī)機(jī)構(gòu)，視為一一個整體，統(tǒng)統(tǒng)一管理和處處理文件與檔檔案，并且，除除非制度與法法律需要，內(nèi)內(nèi)部管理一律律以數(shù)字化信信息為準(zhǔn)。文件與檔案的管管理與利用授授權(quán)，根據(jù)員員工的工作職職能確定，為為管理方便和和簡化授權(quán)，將將員工按其部部門和職能分分為若干用戶戶組，并且，依依職能分為若若干工作崗位位，這樣，對對組按崗位授授權(quán)，即可使使該組成員全全部具備相應(yīng)應(yīng)崗位的權(quán)限限

52、。將文檔搜索平臺臺開放給全體體員工使用，但但員工在搜索索時，只能查查找到其授權(quán)權(quán)許可范圍內(nèi)內(nèi)的文件與檔檔案。辦公自動化管理理3Hmis是一一個綜合性的的知識管理平平臺，所以，其其完全可以滿滿足一般辦公公管理的需要要，使用3HHmis進(jìn)行行辦公自動化化管理，可真真正做到任何何時候、任何何地點與任何何人協(xié)作、溝溝通和共享信信息的理想。組織機(jī)構(gòu)的虛擬擬化與用戶管管理要利用3Hmiis實現(xiàn)辦公公自動化，首首先，就要在在網(wǎng)上創(chuàng)建一一個與現(xiàn)實組組織架構(gòu)一致致的虛擬化的的組織架構(gòu)，實實際上，就是是為組織中的的部門與人員員創(chuàng)建網(wǎng)上辦辦公環(huán)境，在在網(wǎng)上辦公，可可不受時間與與地點的限制制。下圖展現(xiàn)的是紹紹林科技的

53、組組織架構(gòu)：紹林科技的內(nèi)部部機(jī)構(gòu)由總裁裁室、運營管管理部、市場場部、銷售部部、技術(shù)支持持部、軟件開開發(fā)部和檔案案業(yè)務(wù)部組成成，部門下面面，則是具體體員工，每個個部門都有自自己的資訊與與論壇，每個個員工都有自自己的信息保保管箱，內(nèi)容容包括我的文文章、我的照照片、我的文文摘、我的日日記、互動空空間、我的檔檔案和我的郵郵局等類目，互互動空間是該該員工的個人人論壇，我的的郵局則是該該員工用于處處理流程郵件件的個人郵局局。就像部門可以布布置自己的辦辦公室，個人人可以布置自自己的辦公臺臺一樣，部門門和個人都可可根據(jù)管理的的需要，設(shè)置置自己的知識識分類與架構(gòu)構(gòu)。管理規(guī)劃與創(chuàng)建建管理對象部門和個人都可可以在部

54、門與與個人類目下下創(chuàng)建自己的的管理架構(gòu)，但但這里著重介介紹整個機(jī)構(gòu)構(gòu)如何進(jìn)行管管理規(guī)劃。3Hmis有一一套完整的管管理理論與體體系，其基本本思想是：3Hmis通過過把用戶的管管理需求高度度抽象化，提提升為各種管管理對象，并并賦予不同的的管理對象不不同的管理功功能，用戶通通過類型定義義來形成自己己的管理架構(gòu)構(gòu)，將各種知知識集成統(tǒng)一一管理，并通通過屬性來定定義知識的特特征，通過授授權(quán)來體現(xiàn)職職責(zé)，以滿足足自己獨特的的管理需求。在3Hmis中中，我們把每每一項管理都都看成是一個個管理對象，如如文件管理、檔檔案管理，都都是管理對象象，再，如果果我們要進(jìn)行行合同管理，定定義一個合同同管理對象，建建立合同

55、管理理的分類架構(gòu)構(gòu)，定義每一一種合同的屬屬性，并按管管理分工進(jìn)行行授權(quán)，一個個合同管理系系統(tǒng)即告形成成。安全管理理也一樣，我我們定義好安安全管理對象象與架構(gòu)，即即可開始進(jìn)行行安全管理。由此看出，只要要我們清楚要要進(jìn)行那些管管理，并且知知道如何進(jìn)行行管理，就很很容易利用33Hmis形形成自己的管管理架構(gòu)與管管理方式，并并實施管理。下面列出的是一一些常用的管管理對象與架架構(gòu)：在3Hmis中中，管理對象象又稱為類型型，所以，定定義管理對象象，是通過類類型定義來實實現(xiàn)的，建立立不同層級的的類型，即形形成管理架構(gòu)構(gòu)。授權(quán)在3Hmis中中，每一個類類型都可授予予不同人不同同的處理權(quán)限限，并且，權(quán)權(quán)限可以繼

56、承承，即下位類類繼承上位類類的權(quán)限。為了簡化授權(quán)，提提供了帶層級級的用戶組管管理以及崗位位管理功能，同同樣，對上位位用戶組授權(quán)權(quán)，下位用戶戶組可以繼承承其全部權(quán)限限。應(yīng)注意組織架構(gòu)構(gòu)與用戶組架架構(gòu)的區(qū)別。組織架構(gòu)是一種種類型架構(gòu)，是是由一個個處處于不同層級級的類型或稱稱管理對象組組成的，一個個員工只能存存在于一個組組織架構(gòu)內(nèi)，也也就是說，一一個員工只能能有一個信息息保管箱。用戶組雖然也可可以組成層級級，但用戶組組仍屬于用戶戶范疇，并且且，同一個用用戶或用戶組組，可歸屬于于多個不同的的用戶組，以以體現(xiàn)一位職職員可承擔(dān)多多項不同職責(zé)責(zé)的工作，也也便于流程郵郵件的發(fā)送和和管理對象的的授權(quán)。3Hmis

57、力求求做到對管理理對象的授權(quán)權(quán)，與現(xiàn)實工工作的授權(quán)協(xié)協(xié)調(diào)一致，用用戶在使用33Hmis時時，追求這種種一致，對于于對管理的理理解與改善，應(yīng)應(yīng)該也是有幫幫助的。流程管理3Hmis提供供的流程管理理功能，并不不只限于文件件的流轉(zhuǎn)，是是所有工作流流程的設(shè)計與與運作工具。比比如說，采購購、請假、任任務(wù)等等，都都可利用3HHmis的流流程管理功能能來進(jìn)行。3Hmis通過過自己獨有的的一種郵件 流程郵件件來進(jìn)行工作作流程的管理理，用戶可根根據(jù)自己的工工作需要來任任意設(shè)計與調(diào)調(diào)整流程，表表單功能亦完完全符合中國國機(jī)構(gòu)的習(xí)慣慣與特點。3Hmis把數(shù)數(shù)據(jù)庫中的信信息和流程有有機(jī)的融為一一體，每一條條信息都可提提

58、交流轉(zhuǎn)，以以實現(xiàn)信息共共享、溝通與與工作協(xié)調(diào)。利用短信平臺，可可大大改善流流程管理的靈靈活性，提高高協(xié)作效率。網(wǎng)絡(luò)溝通的方法法與技巧工作流程是最為為標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范范的多方向的的網(wǎng)絡(luò)溝通與與協(xié)作方法，公公告、資訊也也是較為正規(guī)規(guī)的單向溝通通方式。3Hmis還提提供了許多非非正式的溝通通手段，如個個人與組織博博客、論壇、在在線會議等，非非正式的溝通通手段，往往往能使參與者者得到放松，激激發(fā)靈感，有有利于溝通中中的知識創(chuàng)新新。短信和無線寬帶帶網(wǎng)絡(luò)的引入入，可大大提提高溝通與協(xié)協(xié)作的移動性性，有利于工工作效率的提提高。3Hmis內(nèi)嵌嵌的提醒功能能，特別是短短信提醒，也也可用于工作作的協(xié)作與溝溝通?？蛻艄芾?/p>

59、3Hmis提供供了專門的客客戶管理模塊塊。實際上，3Hmmis所稱的的客戶，是一一個非常廣義義的概念，可可以理解為：以機(jī)構(gòu)為基基礎(chǔ)的資料管管理，即：根根據(jù)本單位的的需要，將與與本單位有關(guān)關(guān)聯(lián)的機(jī)構(gòu)，按按一定的分類類要求，創(chuàng)建建分類架構(gòu)，并并對所收集到到的這些機(jī)構(gòu)構(gòu)的資料，進(jìn)進(jìn)行分門別類類的管理。如果在客戶端配配置3Hmiis測試通過過的電話錄音音盒設(shè)備，還還可在客戶來來電時，自動動顯示該客戶戶的相關(guān)信息息，并可創(chuàng)建建電話記錄，將將電話錄音作作為電話記錄錄的附件加入入，如果工作作需要，還可可啟動流程，提提交流轉(zhuǎn)。檔案管理檔案管理是一項項非常專業(yè)化化的工作，其其中的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)規(guī)則與習(xí)慣，并并不是短時

60、間間就能理解和和搞清楚的，特特別是要把它它轉(zhuǎn)換成具體體的計算機(jī)程程序，則需要要更多的時間間與精力，所所以，許多辦辦公自動化系系統(tǒng)所提供的的檔案管理功功能，都難以以滿足客戶的的專業(yè)管理需需要。3Hmis的前前身，就是一一個專門的檔檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)，其專業(yè)、全全面與規(guī)范，已已經(jīng)成千上萬萬用戶超過220年的驗證證和認(rèn)可，特特別是將辦公公自動化系統(tǒng)統(tǒng)與檔案管理理系統(tǒng)有機(jī)的的結(jié)合到一起起后，辦公處處理過程中的的所有文件與與處理痕跡都都能歸檔保存存，并且能實實時歸檔，更更體現(xiàn)其優(yōu)越越性。辦公事務(wù)管理3Hmis提供供了網(wǎng)絡(luò)考勤勤、人員、資資產(chǎn)、物品、通通訊錄等一系系列辦公輔助助管理功能，并并且，還可通通過創(chuàng)建