有關(guān)規(guī)范檔案管理及設(shè)立兼職檔案管理員通知

1、本文格式為Word版，下載可任意編輯 有關(guān)規(guī)范檔案管理及設(shè)立兼職檔案管理員通知 佳兆業(yè)物業(yè)管理(深圳)有限公司惠州分公司 佳物管惠字2022149號 關(guān)于規(guī)范檔案管理及設(shè)立兼職檔案管理員的通知 各部門、物業(yè)服務(wù)中心： 為保障公司檔案資料的完整性及保密性，明確檔案歸屬管理，同時提高檔案管理水平，有效保管和利用檔案，公司現(xiàn)將檔 案管理進行規(guī)范如下： 一、檔案資料 （一）工程承接查驗、移交等資料 1、各工程所涉及的各業(yè)務(wù)口承接查驗或與外部移交資料歸 屬工程存檔，職能各業(yè)務(wù)口保存電子檔以備查驗； 2、各工程涉及到相關(guān)查驗、移交節(jié)點的，統(tǒng)一由各工程發(fā) 起A8協(xié)同報批，需注明時間節(jié)點、外部對接單位及相關(guān)事

2、項， 確保各節(jié)點有效連接，落實到相關(guān)責(zé)任人，所有承接手續(xù)及資料 存檔需嚴(yán)格依照佳兆業(yè)物業(yè)移交標(biāo)準(zhǔn)工作指引日執(zhí)行； 審批流程為：工程發(fā)起各職能業(yè)務(wù)口負(fù)責(zé)人職能分管高管分公司第一負(fù)責(zé)人。 （二）公司合同類、保單類、備案類等資料 1、針對公司內(nèi)所有合同類、保單類、備案類、工商類等資料，保存一份原件由職能行政保管并存檔，各工程保存檔案復(fù)印件以備查驗； 2、各類固定資產(chǎn)（含地產(chǎn)移交）、低值耐用品說明書、保修卡由各工程行政專門保管，并建立清冊，以備查閱。 二、設(shè)立檔案室及兼職檔案管理員 （一）各物業(yè)服務(wù)中心設(shè)立檔案室，專門對檔案進行存檔置放； （二）各物業(yè)服務(wù)中心設(shè)立兼職檔案管理員，依照佳兆業(yè)物業(yè)檔案管理

3、制度（附件1）對所屬工程承接查驗、移交等相關(guān)四大業(yè)務(wù)類（工程、安全、客服、環(huán)境）的檔案進行分類、編號、存檔； （三）兼職檔案管理員需對檔案進行保密，對檔案的完整性負(fù)責(zé)。相關(guān)人員查借閱檔案，務(wù)必按公司流程審批后方可借閱，歸還時辦理注銷手續(xù)； （四）兼職檔案管理員需將工程所有電子版資料檔案上傳至工程百度云相應(yīng)文件夾中，每月由品質(zhì)及工程部在百度云中收集匯總至公司百度云存檔，以保證資料完整性。 三、歷史資料收集 為了有效保持檔案的完整性和延續(xù)性，各常態(tài)工程根據(jù)附件新建物業(yè)資料移交清單，于2022年12月31日前與地產(chǎn)各業(yè) 務(wù)口初盤各工程工程、園林綠化資料移交清單，并將初盤信息反饋至品質(zhì)及工程管理部劉尚恒處。待公司匯總后，于2022年1月10日前與地產(chǎn)相關(guān)部門召集會議探討，完善該類資料存檔。 請部門、工程應(yīng)引以重視，規(guī)范檔案管理，加強檔案管理的檢查與監(jiān)視，公司將定期對工程進行檔案管理檢查，并將檢查結(jié)果納入各職能、工程負(fù)責(zé)人考核，納入管理層專項扣分。 特此通知 附件：1、佳兆業(yè)物業(yè)檔案管理制度 2、佳兆業(yè)物業(yè)移交標(biāo)準(zhǔn)工作指引 3、新建物業(yè)移交清單 5、工程檔案目錄分類 6、歸檔目錄清單 6、借閱審批表 7、檔案盒脊 8、檔案封面 責(zé)任部門：品質(zhì)及工程管理部 安全督察部 行政及人力資源部 佳兆業(yè)物業(yè)管理（深圳）有限公司惠州分公司 二一五年十二月十五日 主題詞：檔案管