文件控制程序

1、文件控制程序1.目的為確保各部門管理體系文件正確溝通，應用及管制。確保各相關部門能夠及時獲得適當有效的最新版本文件。2.范圍適用于公司所使有的管理體系文件（包括質量管理體系、安全管理體系、環(huán)境管理體系和職業(yè)健康安全管理體系等）以及外部文件的管制均適用之。3.權責3.1 文件的制訂、修改管制權責表文件名稱制訂（申請）審核核準手冊品控部廠長總經理程序文件職能部門經理廠長總經理三級文件職能部門部門主管部門經理外部文件外部部門主管部門經理3.2 書面文件的發(fā)行，回收，銷毀及管制由綜合辦負責。3.3 電子文件的回收，銷毀及管制由各職能部門負責，綜合辦每半年進行檢查，核對其是否為最新有效的版本。4.定義4

2、.1 三級文件：作業(yè)指導書、檢驗作業(yè)標準書，設備操作規(guī)程/規(guī)范。4.2 外部文件：與本公司管理體系有關的國際/國家標準，法律法規(guī)，行業(yè)標準，地方標準等其他標準書。4.3 參考文件：儀器、設備說明書5.作業(yè)內容5.1 文件制訂/修訂/廢止流程圖：見附件一；5.2文件編寫格式見附件二5.2.1 各項新制訂文件（包括外部文件）均由綜合辦進行編號作業(yè)，文件編號由綜合辦統(tǒng)一列表管制，編號不得有重復現(xiàn)象。5.2.2文件編號管理。5.2.2.1 文件編號辦法- - - 文件流水號文件流水號文件類文件類別職能部門公司代碼職能部門公司代碼5.2.2.2說明：公司：WHJZ；5.2.2.3綜合辦R； 生產調度科P

3、； 質量安全科Q； 設備器材科M； 采購供應科P 財經核算科F； 5.2.2.4 文件類別手冊1；程序文件2；三級文件3；外部文件45.2.2.5文件版本規(guī)定5.2.2.5.1 文件版本為A、B、C、5.2.2.5.2 修改狀態(tài)為0、1、2、9(指當前頁)依次類推，當文件修改達到9次時，便將轉版為下一版。5.2.3 文件字體5.2.3.1文件頁眉中的公司名稱用宋體小三號字體；頁眉中文件編號、文件名稱、版次和頁碼處用宋體和四號字體。5.2.3.2文件內容使用宋體、小四號字體。5.2.3.3附在文件中Word的附件字體使用宋體、小四號字體。5.3 文件的制訂5.3.1手冊：由質量安全科制訂，廠長審

4、核，總經理核準。5.3.2 程序文件：由相關部門指定專人編寫，廠長審核，總經理核準。5.3.3 三級文件：由各部門根據(jù)作業(yè)現(xiàn)狀進行編寫，部門主管審核，部門經理核準。5.3.4外部文件：a.各職能部門需要的外來文件，由各部門各自申請、收集，部門經理核準，各職能部門自行保管其電子檔和書面檔。b.政府提供的文件資料由使用部門審核其適用性，各使用部門自行保管其電子檔和書面檔。5.3.6 參考文件 各職能部門自行管理本部門的相關儀器、設備說明書。5.3.7文件的相關表單 各職能部門自行管理本部門文件的相關表單，文件的相關表單內容修改時，同時修改表單的生效日期、文件版次。5.4文件修訂5.4.1 文件若有

5、不符合現(xiàn)狀，需修訂，則由建議部門填寫文件制訂/修訂/廢止申請單并提出修訂原因及變更內容。必要時得到相關部門會簽后，建議部門將修改好的文件電子檔及原件交于綜合辦進行保存并分發(fā)。5.4.2 文件有以下情況之一需換版，換版應按上述相關條款批準實施。a)、文件經過9次修改時；b)、管理系統(tǒng)發(fā)生變化時；c)、公司組織機構發(fā)生重大變化時；d)、國際標準換版時；5.5 文件分發(fā)：5.5.1所有的文件（一級文件、二級文件、三級文件等）需經過核準后才可執(zhí)行和分發(fā)。5.5.2文件頒布發(fā)行時，應由綜合辦列管制文件現(xiàn)行版本一覽表控制其版本，以便各使用部門查核版本，發(fā)行的文件綜合辦根據(jù)會簽部門進行分發(fā)及數(shù)量，申請部門的

6、文件以書面形式分發(fā)5.5.3若文件涉及多個部門，發(fā)布相關文件的部門可以被發(fā)行書面和電子檔文件。文件中涉及到其他部門的都以電子檔形式發(fā)行, 管制由各職能部門負責，綜合辦每半年5.5.4書面文件的發(fā)行，回收，銷毀及管制由綜合辦負責,綜合辦每半年5.6 文件保存5.6.1各部門需設文件管理員（兼職），管理員應對本部門的文件進行管理。5.6.2 文件原稿加蓋識別章后一律由綜合辦進行管制。5.6.3 各部門不得自行影印正式文件，如發(fā)現(xiàn)缺頁、破損、字跡模糊，應填寫“文件補發(fā)申請單”，由部門經理和管理者代表核準后向綜合辦5.6.45.6.5 綜合辦每半年發(fā)行一次管制文件現(xiàn)行版本一覽表、文件5.6.6 文件丟

7、失，需求部門應填寫文件補發(fā)申請單并注明丟失原因。由部門經理和管理者代表核準后向綜合辦5.6.75.6.8書面的文件應存放于專門的存放區(qū)域，文件的電子檔及其它媒體形式的文件應存放于干燥，避免高溫，沒有電磁干擾之區(qū)域。5.7 文件廢止5.7.1 文件若需廢止時，由建議部門填寫文件制訂/修訂/廢止申請單，提出作廢原因，經原制定部門及管理者代表審核后交由綜合辦。5.8文件銷毀5.8.1 書面舊版文件：綜合辦回收時，應確保分發(fā)與回收數(shù)量一致，各部門不得私自保留舊版文件。5.8.2電子檔舊版文件：綜合辦將新版文件分發(fā)后，各部門文件管理員應在收到新版文件后，在綜合辦文管的監(jiān)督下，將舊版文件刪除。5.8.3

8、作廢的文件由綜合辦每半年申請集中銷毀，如若作為資料保留時，綜合辦5.9 文件適用性審查：于內審時一并審查。5.10 暫行文件的發(fā)行5.10.1 發(fā)行時機5.10.1.1 原物料代用時5.10.1.2 新產品試做時5.10.1.3因急需暫訂或客戶要求之標準。5.10.2發(fā)行程序：依一般文件發(fā)行，但須在文件上加蓋“暫行發(fā)行”章及標明有效期限。暫時發(fā)行文件不予以回收。6.相關文件7.相關記錄管制文件現(xiàn)行版本一覽表 CP-Q-2-001-01文件制訂/修訂/廢止申請單 CP-Q-2-001-02文件借閱申請單 CP-Q-2-001-03文件分發(fā)/回收記錄表 CP-Q-2-001-04文件銷毀申請單 CP-Q-2-001-05外部文件一覽表 CP-Q-2-001-06文件廢止一覽表 CP-Q-2-001-07 文件補發(fā)申請單 CP-Q-2-001-088.附件附件一：文件制訂/修訂/廢止流程圖附件二：文件編寫格式附件一：文件制訂/修訂/廢止流程圖權責部門流程相關記錄文件制訂/修