如何提高工作效率-時間管理培訓課件

1、如何提高工作效率時間管理寧波龍文教育常務校長：陳友才工作越來越忙 工作越來越忙，私事也越來越多工作任務在等著；孩子的教育問題要考慮；我們 記性越來越差 我們想要什么？ 我們的期望 我們的大腦再不為瑣碎之事所纏繞，神清氣爽，充滿活力； 面對新的任務，我們可以做到舉重若輕，有條不紊； 我們希望找到適用的方法才是出路一個善于思考的人，一定是高效的，大腦一定是自由的；要提高工作效率，時間管理是關鍵。 8時間管理的理論與原則時間管理的步驟與方法 時間管理課程目錄10效果效率 - 做正確的事情目標計劃 - 書面界定結果計劃行動 - 縝密思考策劃排序羅列 - 優(yōu)先高于一切 20 80 - 保證少數(shù)重點集中分

2、散 - 專注整塊時間 人 事 - 投資情感帳戶羅盤時鐘 - 平衡工作生活 時間管理的八大原則12明確角色、職責與目標 列出事件清單排定事件次序制定時間計劃表言行一致地執(zhí)行調整和改善 時間管理的核心步驟14 目標管理目標的設定15 目標管理：時間規(guī)劃 時間規(guī)劃系統(tǒng)里，日計劃就是每天要花一些時間規(guī)劃你的活動。你的日計劃要從周計劃而來。自己每天的趨勢都是朝著更大的目標邁進。一天檢查所有工作的來源，包括你的專案、你記載截止日期的計劃、排進去的活動和應該注意的事項等。 你未來的一周應該處理的事情，首先應該決定這些事情的優(yōu)先順序然后再做周計劃，這樣可以對工作做一些全盤的檢查，將你自己的目標系統(tǒng)化以后可以為

3、新的一周做更好的準備。周計劃往上延伸就是月計劃。有時從比一周更長的時間范圍來看，工作也是非常重要的，月計劃可以提供一個寬廣的視野，使你每一周計劃得更有效果。它通常包含的都是下個月工作里更重要的事情。 月計劃再往上就是你的季計劃，一年之中固定每隔一段時間就要檢查已經(jīng)到期的目標，并視情況做必要的修正和改進。在每一個季度末你可以確定下一個季度的方針，并決定哪些方面任務應該取消、增加或加快。例如下一季度你可能晉升為主管，你需要接受一些主管方面的知識培訓；你下個月可能要去一個地方旅游，那你必須要去收集旅游地點的一些信息資料，這些都應該安排在季計劃的內(nèi)容之內(nèi)。 161、具體可衡量的： 有人說：“我將來要做

4、一個偉大的人”。這就是一個不具體的目標。目標一定要是具體的，比如你想把英文學好，那么你就訂一個目標：每天一定要背十個單詞、一篇文章。 有人曾經(jīng)做過一個試驗，他把人分成兩組，讓他們?nèi)ヌ?。兩組人的個子差不多，先是一起跳過了1米。他對第一組說：“你們能夠跳過1.2米。”他對第二組說：“你們能夠跳得更高?！苯?jīng)過練習后，讓他們分別去跳，由于第一組有具體的目標，結果第一組每個人都跳過1.2米，而第二組的人因為沒有具體目標，所以他們中大多數(shù)人只跳過了1米，少數(shù)人跳過了1.2米。這就是有和沒有具體目標的差別所在。 2、可達到的： 不能達到的目標只能說是幻想、白日做夢，太輕易達到的目標又沒有挑戰(zhàn)性。多年前在美

5、國進行了一項成就動機的試驗。15個人被邀請參加一項套圈的游戲。在房間的一邊釘上一根木棒，給每個人幾個繩圈套到木棒上，離木棒的距離可以自己選擇。 站得太近的人很容易就把繩圈套在木棒上，而且很快地就泄氣了；有的人站得太遠，老是套不進去，于是很快就泄氣了；但有少數(shù)人站的距離恰到好處，不但使游戲具有挑戰(zhàn)性，而且他們也還有成就感。實驗者解釋這些人有高度的成就動機，他們通常不斷地設定具挑戰(zhàn)性但做得到的目標。 3、相關的： 目標的制定應考慮和自己的生活、工作有一定的相關性，比如一個公司的職員，整天考慮的不是怎樣才能做好工作，卻一心發(fā)著明星夢，又不肯努力奮斗，在一天一天消耗中喪失學習、工作的能力，不思進取，不

6、努力提高工作業(yè)務能力，最終會被公司拋棄、會被社會遺棄。 4、基于時間的： 任何一個目標的設定都應該考慮時間的限定，比如你說：“我一定要拿到律師證書?！蹦繕藨摵苊鞔_了，只是不知是在一年內(nèi)完成，還是十年后才完成？ 目標管理有效目標的設定172、列出事件清單主動性任務-幫你實現(xiàn)工作目標應對性任務-不太重要卻不可缺少每日計劃會見13-11-2000 時間管理的核心步驟第二步183、排定事件次序 根據(jù)：工作的重要程度 (重要的工作需要安排足夠的時間處理）工作的緊急程度（緊急的工作需要馬上著手處理） 時間管理的核心步驟第三步20 重要 不重要 緊急 不緊急象限危機急迫的問題有限期的任務，會議， 準備事項

7、象限 準備及預防工作計劃，休閑建立人際關系培訓，授權，創(chuàng)新象限 干擾，一些電話一些會議一些緊急*事件湊熱鬧的活動象限 細瑣的工作*浪費時間的閑聊不關緊要的信件看太多的電視 要事第一的時間策略時間矩陣21偏重不同時間象限上的不同結果緊急不緊急重要壓力筋疲力盡危機處理忙于收拾殘局有遠見平衡紀律自制少有危機 不重要短視近利危機處理被視為巧言令色輕視目標與計劃缺乏自制力，抱怨人際關系浮泛，破裂 全無責任感工作不保依賴他人或社會機構維生 23 高 效 能 個人/組 織 緊 急 不 緊 急重要不重要IIIIIIIV 20-25% 65-80% 15% 1% 優(yōu)先矩陣24花更多時間在第二象限，來創(chuàng)造機會和保

8、護資源為第一象限活動做預測并將它們移入第二象限預防或為第一象限活動做準備，以減弱緊急程度確認和消除不能幫助實現(xiàn)目標的活動 重視第二象限265、言行一致地執(zhí)行有序工作有效授權排除干擾 時間管理的核心步驟第五步27 有序工作混亂的環(huán)境28該扔則扔不要移師暗處不放無關物品，將物品放在固定地方。建立良好的文件管理系統(tǒng)讓文件在面前只流通一次下班最后一件事 - 收拾辦公桌 對策 有序工作混亂的環(huán)境30管理是通過他人將事情辦妥。授權就是將分內(nèi)的若干工作委托部屬履行。主管所授予的權力應以剛好能夠完成指派的工作為限度。授權不卸責。 有效授權31 瓶頸多半位于瓶的上端溝通技巧不佳令部屬等候（傲慢、優(yōu)柔寡斷、遙控）干擾部屬的工作過分挑剔細節(jié)縱容或無視傳達信息的人員，任意提高信息的緊迫性32管理者要學會如何授權，必須先要克服兩個障礙：要舍得把自己喜歡的工作，分派給別人去做克服恐懼心理，不要害怕工作局面失控 有效授權的障礙33哪項任務？由誰負責？如果派他，她/他能勝任嗎？需要多長時間培訓，她/他才能勝任工作？制定培訓計劃。 有效授權前的思考34提供必要的支援關鍵處把關，監(jiān)督工作進展 有效授權后的跟進356、調整和持續(xù)改善 每日調整與應變階段自我