公文處理實(shí)施細(xì)則

1、公文處理實(shí)施細(xì)則第一章 總 則第一條 為了切實(shí)做好1股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱“公司” ）的公文處理工作，使之規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)西安市人民政府2003年1月24日發(fā)布的西安市行政單位公文處理實(shí)施細(xì)則，結(jié)合公司實(shí)際，制定本細(xì)則。 第二條 公司公文是公司各部室在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策、下發(fā)各項(xiàng)規(guī)章制度、施行管理措施、請(qǐng)示和匯報(bào)問(wèn)題、布置工作、保障公司經(jīng)營(yíng)管理工作健康有序運(yùn)行的重要工具。 第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。 第四條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安

2、全。 第五條 公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，貫徹執(zhí)行公司保密制度，確保國(guó)家和企業(yè)秘密的安全。 第六條 公司各部室的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，規(guī)范遵守本細(xì)則并加強(qiáng)對(duì)本單位公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。 第七條 公司總裁辦公室是公文處理工作的管理機(jī)構(gòu)，主管公司的公文處理工作并負(fù)責(zé)指導(dǎo)和檢查各相關(guān)單位的公文處理工作。第二章 公文種類第八條 公司的公文種類主要有：（一）決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)部室及人員。（二）通知 適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位和不相隸屬單位的公文；傳達(dá)要求各部室辦理、周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)；任免人員。（三）報(bào)告 適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作，反映情況

3、，答復(fù)上級(jí)單位的詢問(wèn)。（四）請(qǐng)示 適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。（五）批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。（六）函 適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。（七）會(huì)議紀(jì)要適用于公司記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。第三章 公文格式第九條 公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁(yè)紅色反線以上的秘密等級(jí)、保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下的標(biāo)題、主送單位、正文、成文日期、印章、附注、附件等要素統(tǒng)稱主體；主題詞、抄送單位、印發(fā)單位、印發(fā)日期等要素統(tǒng)稱版記。公文頁(yè)邊與版心尺寸：公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37

4、mm,公文用紙訂口（左白邊）為28mm。版心尺寸為156mm225mm(不含頁(yè)碼)。（一）涉及公司商業(yè)秘密的公文必須嚴(yán)格遵守1股份有限公司保密信息制度（試行）（1司字200315號(hào)），按照保密信息制度確定并分別標(biāo)明保密等級(jí)為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。（二）發(fā)文單位標(biāo)識(shí)是由發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加“文件”二字組成；對(duì)一些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。下行公文發(fā)文單位標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm。上行公文 ,發(fā)文單位標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm。發(fā)文單位標(biāo)識(shí)使用宋體字,用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文單位以醒目美觀為原則酌定,但一般應(yīng)小于22mm15mm (高寬)。（三）發(fā)文字

5、號(hào)由發(fā)文單位代字、年份、序號(hào)組成。年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份為四位數(shù)，用六角括號(hào)“ ”括入；序號(hào)不編虛位（即1不編001），不加“第”字。發(fā)文字號(hào)用3號(hào)仿宋體字，標(biāo)于發(fā)文單位標(biāo)識(shí)之下空2行。上行文發(fā)文字號(hào)居左空1字，下行文發(fā)文字號(hào)居中排布。發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。（四）上行文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)，居右空1字?！昂灠l(fā)人”用3號(hào)仿宋體字，后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。（五）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文單位。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。公文標(biāo)題用2號(hào)宋體

6、字，標(biāo)于紅色反線下空2行?？煞忠恍谢蚨嘈芯又信挪?；回行時(shí)，要做到詞意完整、排列對(duì)稱、間距恰當(dāng)。（六）主送單位是公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。用3號(hào)仿宋體字，左側(cè)頂格標(biāo)于標(biāo)題下空1行，最后一個(gè)主送單位名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。（七）正文指公文所表述的內(nèi)容。位于主送單位下1行， 每自然段開始左空2字，回行頂格?；匦袝r(shí)，要保證數(shù)字、年份的完整。正文用3號(hào)仿宋字體，一般每頁(yè)排22行，每行28個(gè)字。正文中如有小標(biāo)題可用3號(hào)加粗仿宋體字或黑體字。（八）公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。附件如有序號(hào)，使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如：附件：1.）；附件

7、名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。（九）成文日期以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。成文日期使用漢字，將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“”。（十）公文除“會(huì)議紀(jì)要”外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。1.公文在落款處不署發(fā)文單位名稱，只標(biāo)識(shí)成文日期。成文日期右空4字；印章應(yīng)端正、居中下壓成文日期，印章上弧線距正文1行之內(nèi)，印章用紅色。 當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上。 當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。 2.特殊情況說(shuō)明 當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的方

8、式加以解決，務(wù)必使印章與正文同處一面，不得采用標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。（十一）附注（需要說(shuō)明的事項(xiàng)），應(yīng)當(dāng)加圓括號(hào)標(biāo)注。用3號(hào)仿宋體字標(biāo)于成文日期下一行，居左空2字。請(qǐng)示件應(yīng)標(biāo)明聯(lián)系人的姓名和電話。 （十二）公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。主題詞位于抄送欄橫線之上?！爸黝}詞”用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用3號(hào)宋體字，詞目之間空一字。 （十三）抄送單位指除主送單位外，需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。抄送單位位于主題詞下一行，左右各空一字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；抄送單位間用逗號(hào)隔開，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送單位對(duì)齊，在最后一個(gè)抄送單位后標(biāo)句

9、號(hào)。（十四）印發(fā)單位和印發(fā)日期指公文印制單位與送印日期。位于抄送單位之下（無(wú)抄送單位在主題詞之下）占1行位置；用3號(hào)仿宋體字。印發(fā)單位左空1字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。 （十五）版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。版記應(yīng)置于公文最后一頁(yè)，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。（十六）頁(yè)碼指公文各頁(yè)的聯(lián)接順序。用4號(hào)半角白體或宋體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，置于版心下邊緣之下1行，數(shù)碼左右各放一條4號(hào)一字線，一字線距版心下邊緣7mm 。單面印刷的公文頁(yè)碼距右空1字。雙面印刷的公文單頁(yè)碼居右空1字，雙頁(yè)碼居左空1字?？瞻醉?yè)不標(biāo)識(shí)頁(yè)碼。（十七）公文的特定格式1.信函式格式

10、發(fā)文單位名稱上邊緣距上頁(yè)的距離為37mm ,推薦用宋體字，字號(hào)由發(fā)文單位酌定；發(fā)文單位全稱下4 mm處為一條武文線（上粗下細(xì)）；距下頁(yè)邊30 mm處為一條文武線（上細(xì)下粗），兩條線長(zhǎng)均為156 mm 。每行居中排28個(gè)字。發(fā)文字號(hào)置于武文線下1行、版心右邊緣頂格標(biāo)識(shí)，發(fā)文字號(hào)下空1行標(biāo)識(shí)公文標(biāo)題。發(fā)文單位名稱及雙線均印紅色。兩線之間各要素的標(biāo)識(shí)方法從本標(biāo)準(zhǔn)相應(yīng)要素說(shuō)明。2. 會(huì)議紀(jì)要格式會(huì)議紀(jì)要標(biāo)識(shí)由“會(huì)議紀(jì)要”組成。其標(biāo)識(shí)位置同本條（一），用紅色宋體字，字號(hào)由發(fā)文單位酌定。會(huì)議紀(jì)要不加蓋印章。其他要素從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要素說(shuō)明。（十八）公文文字應(yīng)用簡(jiǎn)體漢字，從左至右橫寫、橫排。第十條 公文用紙一般

11、采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)4型（ = 210 * Arabic 210mm = 297 * Arabic 297 mm），左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。第四章 行文規(guī)則第十一條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重實(shí)效。第十二條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，應(yīng)逐級(jí)行文，不得越級(jí)行文；上行文如確需越級(jí)，要抄送越過(guò)的上級(jí)單位。第十三條 公司各部室之間工作協(xié)調(diào)應(yīng)當(dāng)面議，不相互行文。公司各部室向集團(tuán)或外單位報(bào)送正式文件，向相關(guān)部室下發(fā)正式文件須由總裁辦公室以公司名義報(bào)送或下發(fā)。第十四條 向外單位報(bào)送或向各部室下發(fā)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送公司領(lǐng)導(dǎo)。第十五條 “請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送單位，需要

12、同時(shí)送其他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送各部室。 “報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。 第五章 發(fā)文辦理第十六條 發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過(guò)程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、登記、繕印、用印、分發(fā)等程序。第十七條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：（一）符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。（二）情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和主送單位的行文關(guān)系確定。（四）人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。引用公文，應(yīng)先引用公文的標(biāo)題（加書名號(hào)），后引發(fā)文字號(hào)（加括號(hào)），引用原文應(yīng)加引號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)

13、寫明具體的年、月、日。（五）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。（六）使用國(guó)家法定計(jì)量單位。（七）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。（八）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。（九）根據(jù)公文內(nèi)容涉及的范圍和行文規(guī)則，確定公文的主送單位和抄送單位。第十八條 擬制公文時(shí)，對(duì)涉及其他部室職權(quán)范圍內(nèi)的請(qǐng)示性事項(xiàng)，主辦部室應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部室協(xié)商，取得一致意見會(huì)簽后方可行文

14、。各部室之間征求意見或會(huì)簽文件時(shí)，協(xié)辦部室必須在3個(gè)工作日內(nèi)予以辦理，否則視為失職。第十九條 公文發(fā)文要堅(jiān)持精簡(jiǎn)、效能的原則（一）認(rèn)真壓縮公文數(shù)量，提高公文質(zhì)量，可發(fā)可不發(fā)的公文堅(jiān)決不發(fā)。（二）上級(jí)單位在報(bào)刊上已公布的重要文件和已發(fā)至各部室的公文，本單位無(wú)新的要求時(shí)，不再原文轉(zhuǎn)發(fā)。（三）凡能通過(guò)當(dāng)面商定、電話聯(lián)系、開會(huì)協(xié)商和領(lǐng)導(dǎo)面示等方式解決或答復(fù)的問(wèn)題，或?qū)㈩I(lǐng)導(dǎo)批示已抄送、復(fù)印有關(guān)部室執(zhí)行的，上級(jí)單位一般不再印發(fā)批復(fù)、復(fù)函。（四）公司領(lǐng)導(dǎo)在有關(guān)部室召開的業(yè)務(wù)會(huì)議上的講話，一般不印發(fā)。確有必要時(shí)，由公司總裁辦公室統(tǒng)一印發(fā)。（五）公司各部室召開會(huì)議的通知由各部室自行印發(fā)。必要時(shí)，經(jīng)請(qǐng)示公司領(lǐng)導(dǎo)同

15、意可由總裁辦公室印發(fā)。 第二十條 堅(jiān)持先核后簽的原則，公文送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，應(yīng)由辦公室主任認(rèn)真進(jìn)行審核。未經(jīng)審核的公文，不得送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。審核的重點(diǎn)是：（一）是否確需行文。（二）行文內(nèi)容是否符合國(guó)家和公司的有關(guān)規(guī)定，提出的措施和要求是否切實(shí)可行。（三）行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求。（四）公文格式是否符合本細(xì)則的規(guī)定。第二十一條 以公司名義制發(fā)的上行文，由總裁簽發(fā)（總裁不在時(shí)由主持日常工作的副總裁簽發(fā)并由總裁辦公室出具情況說(shuō)明）；以公司名義制發(fā)的下行文或平行文，由總裁或總裁授權(quán)的其他副總裁簽發(fā)。審核過(guò)的公文，按公司領(lǐng)導(dǎo)的職權(quán)和分工分別簽發(fā)。（一）發(fā)布決定、重要規(guī)章制

16、度頒布，授予榮譽(yù)稱號(hào)，調(diào)整組織機(jī)構(gòu)，任免各部室的負(fù)責(zé)人等，由總裁簽發(fā)。（二）以公司名義制發(fā)的下行文或平行文，經(jīng)分管的副總裁審核后，由總裁或總裁授權(quán)的副總裁簽發(fā)。（三）向上級(jí)單位報(bào)送的請(qǐng)示、報(bào)告由總裁簽發(fā)。總裁不在時(shí)由主持日常工作的副總裁簽發(fā)，并由公司辦公室出具情況說(shuō)明。 第二十二條 公司領(lǐng)導(dǎo)審批和簽發(fā)公文要認(rèn)真負(fù)責(zé)，簽署自己的具體意見、姓名和日期。文字不要批寫在裝訂線左側(cè)。 第二十三條 公司領(lǐng)導(dǎo)審批和簽發(fā)的公文，應(yīng)退辦公室統(tǒng)一辦理，不得直接轉(zhuǎn)給其他承辦部門。 第二十四條 公文正式印制前，辦公室應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿

17、進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。 第二十五條 草擬的公文應(yīng)用計(jì)算機(jī)打印初稿，修改、審批、簽發(fā)公文，應(yīng)用鋼筆或毛筆等符合存檔要求的筆書寫。第二十六條 要應(yīng)用計(jì)算機(jī)對(duì)公文的收發(fā)、傳遞、辦理、歸檔、整理和查詢調(diào)閱進(jìn)行管理，逐步實(shí)現(xiàn)辦公手段的現(xiàn)代化。第六章 收文辦理第二十七條 收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過(guò)程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第二十八條 收到上級(jí)單位或相關(guān)單位的公文，由總裁辦公室提出擬辦意見，送公司領(lǐng)導(dǎo)批示后辦理。需要兩個(gè)以上部室辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部室。對(duì)不符合本辦法規(guī)定的公文，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)后，可以退回來(lái)文單位并說(shuō)明理由。第二十九條 承辦部室收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及

18、時(shí)辦理，必須在一周內(nèi)回復(fù)，不得延誤、推諉。對(duì)不屬于本部室職權(quán)范圍或者不宜由本部室辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回總裁辦公室并說(shuō)明理由。凡沒有正當(dāng)理由拖延不辦、貽誤時(shí)機(jī)，造成損失的，要追究部室負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人的責(zé)任。第三十條 送公司領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部室辦理的公文，總裁辦公室要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。第七章 公文存檔第三十一條 公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理、歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。第三十二條 歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值歸檔整理，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本單位的主要工作情況，便于

19、保管和利用。第三十三條 本單位負(fù)責(zé)人兼任其他單位職務(wù)，在履行所兼職務(wù)職責(zé)過(guò)程中形成的公文，由其兼職單位整理歸檔。第三十四條 歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部室移交。第三十五條 擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。第八章 公文管理第三十六條 公文由總裁辦公室專職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。第三十七條 辦公室應(yīng)當(dāng)建立健全本單位公文處理的有關(guān)制度。第三十八條 公司的公文，除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外，各部室經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或總裁辦公室主任同意，可以翻印。但翻印時(shí),應(yīng)當(dāng)注明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。第三十九條 公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印單位公章。第四十條 公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。第四十一條 不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒別并經(jīng)總裁辦公室主任批準(zhǔn)，可以銷毀。第四十二條 銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓?chǎng)所由兩人以