工程項(xiàng)目管理中檔案資料質(zhì)量的控制

1、工程項(xiàng)目管理中檔案資料質(zhì)量的控制1、施工圖設(shè)計(jì)文件含變更質(zhì)量的掌握：施工圖設(shè)計(jì)文件由設(shè)計(jì)院編制，是現(xiàn)場(chǎng)施工的依據(jù)，也是編制竣工圖的依據(jù)。廣東石化煉油千萬(wàn)噸改擴(kuò)建工程由洛陽(yáng)院、南京院、中元公司、東華科技股份有限公司等多個(gè)設(shè)計(jì)單位設(shè)計(jì)，各設(shè)計(jì)院有其獨(dú)特的編制方式，如洛陽(yáng)院的設(shè)計(jì)文件以文表號(hào)代替專業(yè)，不再在圖標(biāo)中增加“專業(yè)欄，南京院的圖紙可能消失圖紙、名目、分名目同時(shí)消失在一個(gè)名目號(hào)中，而中元公司的設(shè)計(jì)圖紙的圖號(hào)則由工號(hào)、專業(yè)、年號(hào)等組成，各專業(yè)一目了然，缺乏之處則是同一個(gè)工程可能有多個(gè)工號(hào)，同一工號(hào)可能有數(shù)個(gè)總名目，給人以混亂的感覺(jué) 。各設(shè)計(jì)院所出的變更單也根本存在工程名稱、單元名稱、工程號(hào)、圖號(hào)

2、等與規(guī)定的有所差異，重號(hào)、缺號(hào)狀況較為普遍，并有大量的 件、大量的變更內(nèi)容。同時(shí)，代材單、變更單不注明原圖號(hào)，給編制竣工圖增加了難度。做好設(shè)計(jì)文件質(zhì)量的掌握，首要的一點(diǎn)是資料人員要了解各設(shè)計(jì)院的特點(diǎn)，做好驗(yàn)核工作，驗(yàn)核的要求包括：清單與實(shí)物是否相符，名目與內(nèi)容是否全都；圖紙的工程名稱、單元名稱、工程號(hào)、圖號(hào)等是否與規(guī)定的全都；本次來(lái)圖與歷次的來(lái)圖有無(wú)沖突或錯(cuò)誤，代材單、變更單、工程聯(lián)絡(luò)單是否標(biāo)準(zhǔn)、有無(wú)重號(hào)或空號(hào)，存在哪些復(fù)印件、 件，修改量大約占多少等狀況。來(lái)名目時(shí)核該名目及名目下的全部文件，來(lái)分名目時(shí)核整個(gè)專業(yè)的全部文件，來(lái)總名目或總分名目時(shí)核整個(gè)裝置或單元的全部文件。驗(yàn)核應(yīng)做到：發(fā)覺(jué)問(wèn)題準(zhǔn)

3、時(shí)進(jìn)展匯總、處理，不能準(zhǔn)時(shí)處理的應(yīng)做好跟蹤。全部設(shè)計(jì)文件存在的問(wèn)題都應(yīng)在工程中交前全部解決。2、廠家檔案質(zhì)量的掌握廠家檔案資料由廠家供應(yīng)，經(jīng)選購(gòu)方驗(yàn)核后移交，有合格證、檢驗(yàn)報(bào)告、使用說(shuō)明書(shū)、圖紙等多種內(nèi)容，包括設(shè)備、儀器、儀表和材料等多種類別，有國(guó)產(chǎn)和進(jìn)口之分，資料本身簡(jiǎn)單繁多，加之涉及廠家多，各廠家提交的資料又各有其特點(diǎn)，狀況簡(jiǎn)單，給廠家資料的驗(yàn)核工作增加了不少難度。一般狀況下，商務(wù)合同及其技術(shù)附件會(huì)對(duì)廠家應(yīng)提交的資料有一個(gè)要求也有未要求提交資料的，就我廠而言，參加簽訂合同的部門有選購(gòu)部門、使用單位、專業(yè)治理部門等，工程治理單位及檔案治理部門被排解在外，而在廠家提交資料時(shí)，選購(gòu)人員不予把關(guān)，

4、在將資料發(fā)給使用和治理部門后，這些部門也很少核實(shí)其完整性，造成長(zhǎng)期以來(lái)工程治理部門只能是被動(dòng)的接收，即交什么收什么。而商務(wù)合同或協(xié)議的多頭簽訂造成歸檔難，檔案部門難以了解工程的應(yīng)交資料狀況，也只能是被動(dòng)的歸檔。廠家檔案資料包含了物供中心選購(gòu)局部即甲方選購(gòu)及EPC工程由總包單位選購(gòu)的局部。對(duì)于甲方選購(gòu)局部，檔案部門經(jīng)過(guò)一段時(shí)間艱難的摸索，略有成效，根本上能保證主要的資料收集齊全：根本上做到按要求領(lǐng)取及驗(yàn)核，如，要求物供中心供應(yīng)移交清單并需注明工程名稱、設(shè)備儀器儀表名稱及位號(hào)、資料名稱等，并進(jìn)展驗(yàn)核清單與實(shí)物是否對(duì)應(yīng)，每臺(tái)設(shè)備是否至少有一份原件能滿意檔案的要求干凈、清楚、簽章齊全，壓力容器應(yīng)同時(shí)有

5、竣工圖章和壓力容器設(shè)計(jì)資格章等。并結(jié)合閱歷，主動(dòng)出擊，避開(kāi)隨機(jī)資料不齊，給歸檔工作增加難度，如：機(jī)泵的隨機(jī)資料除了泵本身的性能曲線、使用說(shuō)明書(shū)等外，一般應(yīng)有電機(jī)的使用說(shuō)明書(shū)利舊除外；新氫壓縮機(jī)組應(yīng)包括壓縮機(jī)局部、水站、油站、壓力容器及配套的儀表、電氣資料等。在沒(méi)有合同或協(xié)議的狀況下，對(duì)比設(shè)計(jì)圖紙，了解選購(gòu)狀況及應(yīng)提交的資料，爭(zhēng)取在工作中處于主動(dòng)，準(zhǔn)時(shí)做好催交工作，迫使業(yè)務(wù)人員重新重視，對(duì)比合同或協(xié)議檢查廠家資料，完善所交資料。對(duì)于EPC工程，檔案部門曾寄盼望于EPC單位的標(biāo)準(zhǔn)治理和有效掌握，只是在合同中予以明確和標(biāo)準(zhǔn)，在施工過(guò)程中只是針對(duì)易于無(wú)視的問(wèn)題做了適當(dāng)?shù)奶崾荆Y(jié)果發(fā)覺(jué)廠家不按合同匯總移

6、交，EPC單位質(zhì)檢人員不仔細(xì)把關(guān)，造成隨機(jī)資料歸檔不齊。雖然最終EPC單位不得不為此付出代價(jià)，但在肯定程度上影響了歸檔時(shí)間。針對(duì)EPC工程廠家資料質(zhì)量有所失控的狀況，檔案部門適當(dāng)完善了做法：標(biāo)準(zhǔn)合同內(nèi)容；全面了解施工圖紙中應(yīng)選購(gòu)的設(shè)備儀器儀表狀況，并進(jìn)展匯總；要求EPC單位準(zhǔn)時(shí)移交商務(wù)合同及其技術(shù)附件，并把資料內(nèi)容補(bǔ)充到匯總表中；要求供使用及專業(yè)治理部門的資料提前移交，以把握廠家資料供應(yīng)的進(jìn)度和初步審核資料狀況，準(zhǔn)時(shí)做好反應(yīng)和催促EPC單位進(jìn)展完善，尤其是做好廠家現(xiàn)場(chǎng)安裝調(diào)試資料的準(zhǔn)時(shí)收集。3、施工文件質(zhì)量的掌握做好施工文件的質(zhì)量掌握，檔案、資料人員、工程經(jīng)理、監(jiān)理工程師等都各有其責(zé)任，檔案人

7、員從檔案的角度進(jìn)展把關(guān)，其他方是從工程內(nèi)容上負(fù)責(zé)。工程資料員是工程治理和檔案治理的橋梁，應(yīng)擔(dān)當(dāng)比檔案人員更大的責(zé)任，即不只是從檔案的角度把關(guān)，也要從工程的角度把關(guān)。工程資料員從工程角度進(jìn)展把關(guān)，與工程經(jīng)理和監(jiān)理工程師的把關(guān)，有肯定的互補(bǔ)性一一資料員清晰工程共包含哪些的內(nèi)容圖紙，現(xiàn)場(chǎng)人員則更清晰施工單位提交的這些內(nèi)容是否符合實(shí)際。檔案資料治理是工程治理的一局部，工程的內(nèi)容表達(dá)在工程圖紙之中，假設(shè)干套圖紙構(gòu)成一個(gè)完整的工程，這一點(diǎn)，工程治理、資料治理和工程監(jiān)理都必需清晰，因而，工程治理單位應(yīng)做好：下達(dá)打算要科學(xué)，圖紙發(fā)放要嚴(yán)格按打算，資料的歸檔嚴(yán)格依據(jù)圖紙的發(fā)放狀況，如此環(huán)環(huán)相扣，方可做好資料工作

8、。進(jìn)展施工文件的質(zhì)量掌握，主要分以下幾步：對(duì)比合同、打算及圖紙發(fā)放狀況，驗(yàn)核竣工圖及設(shè)計(jì)變更單是否齊全；驗(yàn)核交工記錄是否齊全；驗(yàn)核設(shè)計(jì)變更是否已全部在施工圖上表達(dá)；驗(yàn)核全部資料是否符合歸檔的要求，包括：表格的填寫、會(huì)簽、蓋章，綜合卷冊(cè)及專業(yè)卷冊(cè)組卷是否合理，竣工圖的折疊是否符合標(biāo)準(zhǔn)等。檔案資料質(zhì)量掌握包含在整個(gè)工程治理的過(guò)程中，上述的一點(diǎn)嘗試雖不愧為行之有效的方法，但在實(shí)際的操作中，遭受的困難也是顯而易見(jiàn)的，主要有：由于工程簡(jiǎn)單，涉及多套裝置或單元同時(shí)進(jìn)展，工期緊，在一切為了進(jìn)度的前提下，消失了大量的設(shè)計(jì)變更。一方面，無(wú)論是設(shè)計(jì)單位編制最終版施工圖還是施工單位編制竣工圖，均不能全面反映真實(shí)的最

9、終狀況，遺漏現(xiàn)象較為嚴(yán)峻；另一方面，工程經(jīng)理、質(zhì)監(jiān)工程師及監(jiān)理工程師往往一人負(fù)責(zé)多個(gè)工程，現(xiàn)場(chǎng)任務(wù)重，未能盡職做好交工資料的審核工作。制度不健全。資料作為檔案的前身，沒(méi)有一個(gè)主管單位，也沒(méi)有一個(gè)完整標(biāo)準(zhǔn)的治理制度。如的設(shè)計(jì)文件發(fā)放暫行規(guī)定僅標(biāo)準(zhǔn)了內(nèi)部發(fā)圖的程序，對(duì)設(shè)計(jì)院的設(shè)計(jì)出圖并沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)定;隨貨資料的治理規(guī)定僅標(biāo)準(zhǔn)了作為甲方的選購(gòu)部門選購(gòu)時(shí)隨貨資料的內(nèi)容和份數(shù)，并沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)資料的質(zhì)量及驗(yàn)核的責(zé)任，更沒(méi)有包括對(duì)EPC工程中隨貨資料的治理要求。設(shè)備儀器儀表的選購(gòu)合同及技術(shù)協(xié)議的簽訂沒(méi)有固定的主管部門，造成技術(shù)協(xié)議歸檔困難，按協(xié)議執(zhí)行的難度也大。各施工及工程治理單位，大多不重視檔案資料工作，一些

10、施工單位無(wú)資料員，有資料人員的單位也往往將資料員按最低的待遇，在肯定程度上打擊了人員的樂(lè)觀性。對(duì)工程治理單位而言，一方面，在施工階段，需要和著現(xiàn)場(chǎng)緊急的節(jié)拍而忙著資料的驗(yàn)發(fā)，同時(shí)需兼顧歸檔的要求和為歸檔而預(yù)備，另一方面，在工程完工后，又要忙著交工資料的編制和審核，無(wú)休無(wú)止，成了整個(gè)工程階段最飽和和繁忙的崗位，而資料崗位卻是的一個(gè)享受“二線待遇的技術(shù)崗位甚至低于招標(biāo)和打算人員，因而，存在責(zé)任心不強(qiáng)、人心不穩(wěn)的狀況，一些資料員干脆就裝聾作啞，不仔細(xì)把關(guān)就直接移交檔案館，等檔案館發(fā)覺(jué)問(wèn)題再來(lái)解決。如何在工程治理過(guò)程中進(jìn)展檔案資料質(zhì)量的掌握，對(duì)國(guó)內(nèi)的工程工程治理來(lái)說(shuō)是一個(gè)盲點(diǎn)，廣州石化千萬(wàn)噸煉油改擴(kuò)建工程自然不能獨(dú)善其身，需要有一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程。將資料工作交由檔案部門統(tǒng)一治理，即使工程治理更結(jié)合檔案的要求進(jìn)展，又使檔案人員更接近工程、了解工程，削減雙方之間的重復(fù)工作，雖然對(duì)本已滿負(fù)荷的檔案部門而言增加了不少工作量，但可通過(guò)適當(dāng)?shù)脑鰡T解決；對(duì)于特地的工程治理單位、施工單位，應(yīng)培訓(xùn)檔案資料人員，讓資料人員