淺談美國文件中心與我國機(jī)關(guān)文檔管理中心的異同分析

1、淺談美國文件中心與我國機(jī)關(guān)文檔管理中心的異同分析摘要本文對美國文件中心與我國機(jī)關(guān)文檔管理中心從管理范圍、效勞對象以及特點(diǎn)三方面進(jìn)展比照，認(rèn)為兩者雖然具有“精簡、高效的作用，但卻是不同的文檔管理機(jī)構(gòu)，通過比照判斷出我國目前沒有美國式文件中心。關(guān)鍵詞：文件中心機(jī)關(guān)文檔管理中心機(jī)關(guān)檔案室機(jī)關(guān)檔案室是我國檔案事業(yè)體制中設(shè)置最普遍、最大量的基層檔案管理機(jī)構(gòu)，因其設(shè)置的分散性及其作為機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)的附屬性質(zhì)，已不能滿足政府機(jī)構(gòu)改革提出的精簡、高效要求。隨著改革的深化，北京、深圳、青島等地出現(xiàn)了一些新型的文檔管理機(jī)構(gòu)。檔案界對于這些機(jī)構(gòu)的定位是否就是美國式的文件中心并沒有形成統(tǒng)一的認(rèn)識。本文從兩者的特點(diǎn)去進(jìn)展

2、比照，希望有助于把握兩者的區(qū)別。美國文件中心是在二戰(zhàn)時(shí)期建立起來的，當(dāng)時(shí)軍政部門的文件數(shù)量激增，軍費(fèi)增加，行政部門費(fèi)用緊張，急需尋找經(jīng)濟(jì)的文件保管方案。美國文件中心建立后，將半現(xiàn)行文件作為管理對象，為各機(jī)關(guān)提供經(jīng)濟(jì)的保管效勞，具有“精簡、高效管理半現(xiàn)行文件的作用。我國機(jī)關(guān)文檔管理中心的成立，源于2000年全國檔案工作會議上通過的?全國檔案事業(yè)開展“十五方案?的指導(dǎo)，該?方案?中明確指出：“研究建立基層文件中心的施行方案，在北京、青島、深圳等地開展相應(yīng)的試點(diǎn)工作。通過對辦公集中機(jī)關(guān)的檔案實(shí)行統(tǒng)一的管理，相對改革前分散式的機(jī)關(guān)檔案室而言，機(jī)關(guān)文檔管理中心也起到了“精簡、高效的作用。從政策導(dǎo)向上看，

3、這些新型的文檔管理機(jī)構(gòu)應(yīng)稱之為“文件中心，但詳細(xì)的機(jī)構(gòu)命名中，并非每個(gè)機(jī)構(gòu)都稱為“文件中心，且通過研究比照發(fā)現(xiàn)，這些機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)與美國式的文件中心的特點(diǎn)存在著本質(zhì)的區(qū)別，因此本文將之統(tǒng)稱為“機(jī)關(guān)文檔管理中心。1文件中心與機(jī)關(guān)文檔管理中心管理范圍的不同文件中心保管的是半現(xiàn)行文件。所謂半現(xiàn)行文件，是介于現(xiàn)行文件與永久保存的檔案之間的文件。文件中心所保管的正是半現(xiàn)行文件，要求每盒文件的月利用率最好不超過一次；利用率高的文件，不接收保管，直接放在形成機(jī)關(guān)保存；永久保存的文件直接移交到檔案館，文件也不接收。機(jī)關(guān)文檔管理中心保管的是機(jī)關(guān)需要?dú)w檔的文件，不管其利用率的上下及保管期限的長短，只要是屬于機(jī)關(guān)的歸檔

4、文件，一律接收。一般而言，文件在機(jī)關(guān)歸檔后的第二年，便移交到機(jī)關(guān)文檔管理中心保管。具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案，在機(jī)關(guān)文檔管理中心保存10-20年后，再向檔案館移交。2文件中心與機(jī)關(guān)文檔管理中心效勞對象的不同文檔管理工作包括以下環(huán)節(jié)：搜集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、提供利用和統(tǒng)計(jì)。文檔管理機(jī)構(gòu)的職能設(shè)置主要是圍繞這幾項(xiàng)工作開展，面對不同的效勞對象提供不同的效勞內(nèi)容。美國政府的文件鑒定效勞主要由專門的鑒定機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，鑒定哪些文件應(yīng)該向文件中心移交。文件中心僅為政府機(jī)構(gòu)提供保管、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)效勞，鑒定到期的文件并提出處置方案銷毀或是向檔案館移交。文件中心的管理目的是保證文件保管費(fèi)用的經(jīng)濟(jì)性，要低于

5、文件放置在機(jī)關(guān)內(nèi)的保管費(fèi)用，在此根底上保障文件利用的便利性，比方檢索的快捷性以及文件投遞的效率等。機(jī)關(guān)文檔管理中心提供的效勞各自有所區(qū)別，大體上有保管、整理、鑒定及向檔案館移交檔案，這些效勞主要是面對文件形成機(jī)關(guān)。此外有些機(jī)關(guān)文檔管理中心還提供現(xiàn)行文件效勞，面向的效勞對象是社會。少數(shù)文檔中心面向企業(yè)、單位提供檔案的代管、數(shù)字化、修裱等效勞。3文件中心與機(jī)關(guān)文檔管理中心的特點(diǎn)分析3.1文件中心主要具有以下特點(diǎn)文件中心特點(diǎn)一，以機(jī)構(gòu)數(shù)量少，機(jī)構(gòu)規(guī)模大。在經(jīng)濟(jì)學(xué)的消費(fèi)理論中，規(guī)模經(jīng)濟(jì)是指，隨著企業(yè)消費(fèi)規(guī)模的擴(kuò)大并保持在一定規(guī)模范圍內(nèi)，消費(fèi)本錢和管理本錢得以降低，從而獲得本錢優(yōu)勢。因文件中心所投入的庫

6、房、裝具、設(shè)備等固定本錢較高，只有通過一定的保管規(guī)模才能降低文件的單位保管本錢，發(fā)揮規(guī)模經(jīng)濟(jì)效應(yīng)。文件中心在國際檔案界被譽(yù)為“現(xiàn)代最富生命力的檔案管理機(jī)構(gòu)，雖然在很多國家都有設(shè)立，但在美國聯(lián)邦政府系統(tǒng)內(nèi)僅有16個(gè)。訪美學(xué)者林學(xué)奇的實(shí)地考察文章?感受文件中心?一文有如下的描繪：“華盛頓的文件中心給我的印象更像是一個(gè)大倉庫，七至八米高的屋頂上是密密麻麻的各種管道，20個(gè)宏大的庫房假如不告訴你這里是文件中心，運(yùn)的是文件或檔案，你一定會把這里認(rèn)作是鐵路或郵局的托運(yùn)站。從文件效勞對象的范圍、倉庫式設(shè)置及排架方式可知，美國聯(lián)邦政府的文件中心正是通過一定規(guī)模獲得“精簡、高效“的作用。文件中心特點(diǎn)二，保管低利

7、用率的半現(xiàn)行文件?！氨４嫫谠?年以下的文件，在機(jī)關(guān)處理，不向文件中心移交；需要永久保存的文件，由機(jī)關(guān)直接移交給檔案館作檔案保存；其余的文件視情況和工作需要分期移交文件中心保管和處置。對于半現(xiàn)行文件，文件中心僅接收利用率低的部分。低利用率的標(biāo)準(zhǔn)是，每盒文件的月利用率不超過一次，以此保障文件的保管費(fèi)用比在形成機(jī)關(guān)的保管費(fèi)用低的經(jīng)濟(jì)效益的獲得。3.2機(jī)關(guān)文檔管理中心的特點(diǎn)特點(diǎn)一，設(shè)立在駐地集中的政府辦公場所內(nèi)。機(jī)關(guān)文檔管理中心是在當(dāng)?shù)卣M(jìn)展機(jī)構(gòu)改革并成立新的辦公場所，政府機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)同一辦公大樓集中辦公的情況下建立起來的。特點(diǎn)二，集中統(tǒng)一管理檔案，到達(dá)精簡高效的作用。機(jī)關(guān)檔案室因形式的分散性，制約著檔

8、案工作效益的發(fā)揮，不能滿足政府提出的“精簡、高效“的要求。機(jī)關(guān)文檔管理中心建立后，對集中辦公的各機(jī)關(guān)檔案進(jìn)展統(tǒng)一管理。這樣的管理方式使政府用于機(jī)關(guān)檔案管理的資源從分散式轉(zhuǎn)變?yōu)榧s式，有效節(jié)約政府資源，起到了“精簡、高效的作用。4文件中心與機(jī)關(guān)文檔管理中心的比照結(jié)論文件中心在保管的文件范圍上要求嚴(yán)格，機(jī)關(guān)文檔管理中心接收的保管范圍那么相對廣泛。文件中心的效勞對象僅是文件形成機(jī)關(guān)，機(jī)關(guān)文檔管理中心那么設(shè)置靈敏，有向社會提供效勞的趨勢。文檔保管范圍及效勞對象的不同，或許還不能將文件中心與機(jī)關(guān)文檔管理中心有效地區(qū)別開來，特點(diǎn)的不同成為兩者的本質(zhì)區(qū)別。機(jī)構(gòu)規(guī)模大及館藏文件利用率低這兩個(gè)突出特點(diǎn)共同構(gòu)成了

9、文件中心與其他檔案管理機(jī)構(gòu)的不同之處。這兩個(gè)特點(diǎn)的關(guān)系是統(tǒng)一的關(guān)系，文件中心的“精簡、高效“作用，即是通過這兩個(gè)特點(diǎn)來保障的。假如所保管的文件利用率太高，大量文件的積累使利用不便，也不能實(shí)現(xiàn)規(guī)模效應(yīng)；假如利用率高的文件的數(shù)量越多，管理就會更為復(fù)雜，不利于保管本錢的降低。我國并沒有同時(shí)具備這兩個(gè)特點(diǎn)的檔案管理機(jī)構(gòu)，所以，我國沒有美國式的文件中心。機(jī)關(guān)文檔管理中心設(shè)置在政府統(tǒng)一辦公樓內(nèi)及集中統(tǒng)一管理檔案的特點(diǎn)，是對于改革前的機(jī)關(guān)檔案室而言的。改革前各個(gè)機(jī)關(guān)都設(shè)立一個(gè)檔案室，政府資源投入分散。機(jī)關(guān)文檔管理中心建立后，與各政府機(jī)關(guān)集中辦公，集中統(tǒng)一管理檔案，改變政府資源分散式投入，表達(dá)出“精簡、高效的作用。以近間隔 作為條