采購部門的崗位職責(zé)與工作程序

1、第十章 采購部第一節(jié) 部門概述及組織結(jié)構(gòu) 一、概述述采購部是負(fù)負(fù)責(zé)酒店店采購工工作的職職能部門門。采購購部在酒酒店統(tǒng)一一管理下下，根據(jù)據(jù)實(shí)際工工作要求求，適時(shí)時(shí)、適量量、適價(jià)價(jià)、經(jīng)濟(jì)濟(jì)合理地地采購各各部門所所需要的的物品，確確保酒店店經(jīng)營活活動的正正常進(jìn)行行。 采采購部的的采購工工作，必必須嚴(yán)格格執(zhí)行酒酒店的采采購制度度，嚴(yán)格格按照采采購程序序辦理，確確保所采采購物品品的數(shù)量量、質(zhì)量量、價(jià)格格和交貨貨期符合合要求，并并嚴(yán)格控控制采購購成本。采采購部員員工必須須樹立“一一心為酒酒店“的的采購供供應(yīng)意識識。二、組織結(jié)結(jié)構(gòu)財(cái)務(wù)總監(jiān)財(cái)務(wù)總監(jiān)采購部經(jīng)理采購部經(jīng)理采購部主管采購部主管文員文員采購員采購員第

2、二節(jié) 崗位職職責(zé)及素素質(zhì)要求求一、經(jīng)理直接上級：財(cái)務(wù)總總監(jiān)直接下屬：采購主主管崗位職責(zé) 11直接接對總經(jīng)經(jīng)理和財(cái)財(cái)務(wù)總監(jiān)監(jiān)負(fù)責(zé)。主主持采購購部的全全面工作作。審批批所有的的采購單單和訂購購單，確確保各項(xiàng)項(xiàng)采購任任務(wù)順利利完成。 22參與與大宗商商品及國國外進(jìn)口口貨物訂訂貨的業(yè)業(yè)務(wù)洽談?wù)劜z查查合同執(zhí)執(zhí)行情況況。 33指導(dǎo)導(dǎo)下屬開開展業(yè)務(wù)務(wù)，不斷斷提高業(yè)業(yè)務(wù)技能能。 44熟悉悉和掌握握酒店所所需各類類物資的的名稱、型型號、規(guī)規(guī)格、價(jià)價(jià)格、用用途和產(chǎn)產(chǎn)地。檢檢查購進(jìn)進(jìn)物資是是否符合合質(zhì)量要要求，對對酒店的的物資采采購負(fù)有有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)責(zé)任。 55要按按計(jì)劃完完成酒店店各類物物資的采采購任務(wù)務(wù)，并在在預(yù)算

3、內(nèi)內(nèi)做到開開源節(jié)流流。 66負(fù)責(zé)責(zé)本部門門員工的的業(yè)務(wù)培培訓(xùn)計(jì)劃劃的制定定和實(shí)施施，抓好好員工的的思想工工作。 77有計(jì)計(jì)劃地組組織部門門員工參參加學(xué)習(xí)習(xí)。 88主持持采購部部的日常常工作，協(xié)協(xié)調(diào)采購購部與酒酒店各部部門之間間的關(guān)系系。 99完成成總經(jīng)理理臨時(shí)交交辦的各各項(xiàng)工作作任務(wù)。 110接接受總經(jīng)經(jīng)理和財(cái)財(cái)務(wù)總監(jiān)監(jiān)及成本本控制部部經(jīng)理的的監(jiān)督。素質(zhì)要求基本素質(zhì)：有高度度的責(zé)任任感和事事業(yè)心，不不假公濟(jì)濟(jì)私，不不以權(quán)謀謀私泄露露業(yè)務(wù)機(jī)機(jī)密；有有較強(qiáng)的的領(lǐng)導(dǎo)和和協(xié)調(diào)能能力；能能獨(dú)立指指導(dǎo)部門門運(yùn)作；遵紀(jì)守守法。自然條件：年齡330歲以以上；品品貌端正正，氣質(zhì)質(zhì)高雅，待待人和藹藹。身高高：男1

4、1.7441.78米米，女11.6551.68米米。文化程度：大專以以上。外語水平：具有旅旅游酒店店英語中中級水平平。工作經(jīng)驗(yàn)：具備33年以上上酒店采采購工作作經(jīng)驗(yàn)，22年主管管以上管管理工作作經(jīng)驗(yàn)。特殊要求：熟悉采采購程序序和采購購內(nèi)容；了解海海關(guān)對進(jìn)進(jìn)口業(yè)務(wù)務(wù)頒布的的法規(guī)及及國家有有關(guān)稅收收政策；掌握市市場行情情和酒店店的供貨貨渠道。二、采購主主管直接上級：采購經(jīng)經(jīng)理直接下屬：采購員員崗位職責(zé) 11編制制每旬市市場價(jià)格格表，掌掌握新的的產(chǎn)品供供應(yīng)來源源和季節(jié)節(jié)性產(chǎn)品品資料，及及時(shí)提供供給上司司參考。 22負(fù)責(zé)責(zé)與倉管管部的聯(lián)聯(lián)系，及及時(shí)處理理產(chǎn)品質(zhì)質(zhì)量問題題和督促促供應(yīng)商商及時(shí)送送貨。 3

5、3按上上司指派派，進(jìn)行行外出采采購。 44協(xié)助助上司比比較供應(yīng)應(yīng)商的報(bào)報(bào)價(jià)和整整理供應(yīng)應(yīng)商資料料。 55協(xié)助助上司審審核供應(yīng)應(yīng)商的發(fā)發(fā)票、送送貨單、報(bào)報(bào)價(jià)或訂訂購單等等。 66搜集集采購樣樣本或安安排供應(yīng)應(yīng)商示范范。 77向上上司報(bào)告告有關(guān)貨貨物運(yùn)輸輸途中的的失誤和和損壞情情況，并并負(fù)責(zé)向向有關(guān)方方面申報(bào)報(bào)賠償或或報(bào)關(guān)損損耗。 88負(fù)責(zé)責(zé)進(jìn)口物物品的報(bào)報(bào)關(guān)工作作，并安安排提貨貨事宜。 99配合合倉庫對對物品進(jìn)進(jìn)行驗(yàn)收收，確保保物品符符合申購購要求。 110負(fù)負(fù)責(zé)屬下下員工培培訓(xùn)，檢檢查員工工紀(jì)律，完完成上級級分配的的其他工工作。素質(zhì)要求基本素質(zhì)：遵紀(jì)守守法；有有較強(qiáng)的的協(xié)調(diào)能能力；具具備較高高

6、的工作作責(zé)任感感，不以以權(quán)謀私私，保守守業(yè)務(wù)機(jī)機(jī)密。自然條件：年齡在在25歲歲以上；品貌端端正，身身體健康康。身高高：男11.7441.78米米，女11.6551.68米米。文化程度：大專以以上學(xué)歷歷。外語水平：具備中中級英語語水平。工作經(jīng)驗(yàn)：具備55年以上上酒店工工作經(jīng)驗(yàn)驗(yàn)及兩年年以上采采購工作作經(jīng)驗(yàn)。特殊要求：熟悉采采購程序序和采購購內(nèi)容。三、采購員員直接上級：采購主主管直接下屬：無崗位職責(zé) 11根據(jù)據(jù)采購申申請單或或倉庫補(bǔ)補(bǔ)貨單采采購各部部門所需需的物品品和食品品。 22力爭爭使酒店店所購的的產(chǎn)品價(jià)價(jià)平物美美。 33對不不符合要要求的產(chǎn)產(chǎn)品，負(fù)負(fù)責(zé)辦理理退貨補(bǔ)補(bǔ)貨或調(diào)調(diào)換。 44與有有關(guān)

7、供應(yīng)應(yīng)商保持持良好關(guān)關(guān)系。 55負(fù)責(zé)責(zé)到機(jī)場場或火車車站裝運(yùn)運(yùn)進(jìn)口或或外埠的的來貨。 66協(xié)助助倉庫搞搞好物品品入庫的的驗(yàn)收工工作。 77及時(shí)時(shí)向上司司報(bào)告有有關(guān)產(chǎn)品品和價(jià)格格的最新新行情。 88做好好每天現(xiàn)現(xiàn)金或支支票采購購的報(bào)銷銷工作和和結(jié)算工工作。 99積極極參加培培訓(xùn)，遵遵守酒店店紀(jì)律，保保持與酒酒店有關(guān)關(guān)部門的的良好關(guān)關(guān)系，完完成上級級分配的的其他工工作任務(wù)務(wù)。 素質(zhì)要求基本素質(zhì)：遵紀(jì)守守法；有有自我約約束力，不不以權(quán)謀謀私，不不假公濟(jì)濟(jì)私，不不吃回扣扣。自然條件：男，女女均可，年年齡在225歲以以上；品品貌端正正，身體體健康。身身高：男男1.77411.799米，女女1.66511

8、.699米。文化程度：高中以以上學(xué)歷歷。外語水平：具有初初級英語語水平。工作經(jīng)驗(yàn)：3年以以上酒店店采購工工作經(jīng)驗(yàn)驗(yàn)。特殊要求：對工作作認(rèn)真負(fù)負(fù)責(zé)，勇勇于克服服困難。四、采購部部文員直接上級：采購部部經(jīng)理直接下屬：無作。崗位職責(zé) 1根據(jù)部部門經(jīng)理理要求，草草擬各類類報(bào)告并并打印、發(fā)發(fā)放。 2做好酒酒店內(nèi)部部各類文文件和有有關(guān)采購購申請、合合同等資資料的整整理、歸歸檔工 3做好有有關(guān)會議議記錄。 4負(fù)責(zé)申申領(lǐng)部門門內(nèi)文具具和員工工餐券的的發(fā)放工工作。 5協(xié)助上上司做好好與各部部門的聯(lián)聯(lián)系工作作。 6負(fù)責(zé)部部門員工工的考勤勤工作。 7整理每每天的采采購單和和收據(jù)等等，并編編制每周周進(jìn)貨匯匯總表。 8

9、協(xié)助經(jīng)經(jīng)理落實(shí)實(shí)有關(guān)進(jìn)進(jìn)口貨物物的書面面申報(bào)工工作。 9積極參參加培訓(xùn)訓(xùn)，遵守守酒店紀(jì)紀(jì)律，完完成上級級分配的的其他工工作。素質(zhì)要求基本素質(zhì)：遵紀(jì)守守法；具具有高度度的責(zé)任任感和事事業(yè)心；具有一一定的公公關(guān)能力力。自然條件：女性；年齡在在20歲歲以上；品貌端端正，身身體健康康。身高高：女11.6551.69米米。文化程度：大專以以上學(xué)歷歷。外語水平：具有中中級英語語水平。工作經(jīng)驗(yàn)：1年以以上酒店店工作經(jīng)經(jīng)驗(yàn)。特殊要求：熟悉采采購程序序和各個(gè)個(gè)采購環(huán)環(huán)節(jié)；有有很好的的文字表表達(dá)能力力；會使使用電腦腦。 第三節(jié) 工作程程序及標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)一、采購工工作基本本程序 11所有有的采購購申請應(yīng)應(yīng)盡量通通過庫房房

10、來提出出。所有有的采購購任務(wù)都都由采購購部完成成。 22所有有采購的的物品(包括服服務(wù)合同同)要由由3個(gè)競競價(jià)中選選出，如如果沒有有3個(gè)競競價(jià)，采采購部必必需說明明原因。 33采購購部要對對所購物物品的質(zhì)質(zhì)量及價(jià)價(jià)格負(fù)責(zé)責(zé)，并保保證物品品按采購購申請單單上的日日期供貨貨。 44如果果提交采采購申請請單或訂訂貨單后后，價(jià)格格上漲，采采購部要要查看其其他供貨貨商的價(jià)價(jià)格并報(bào)報(bào)知成控控經(jīng)理，最最后由財(cái)財(cái)務(wù)總監(jiān)監(jiān)和總經(jīng)經(jīng)理決定定、批準(zhǔn)準(zhǔn)。 程程序： 采購項(xiàng)目 授授權(quán)申請請人 單據(jù)文件 食品 總廚廚食品品庫保管管員 市場場單食食品和飲飲品申請請表干貨 總廚廚食品品庫保管管員 食品品單飲品 酒水水庫保管管

11、員 飲品品單物品 物品品庫保管管員 采購購申請單單工程備件 工工程部 采采購申請請單固定資產(chǎn) 申申請部門門 采購購申請單單維修等服務(wù)務(wù)項(xiàng)目 申申請部門門 備忘忘錄及有有關(guān)所需需服務(wù)的的說明采采購申請請單直接采購 申申請部門門 采購購申請單單除工程、固固定資產(chǎn)產(chǎn)和維修修等服務(wù)務(wù)項(xiàng)目以以外，所所有部門門申請購購買的食食品或物物品都必必須得到到大廚或或庫房保保管員的的審批和和確認(rèn)，大大廚和庫庫房保管管員要保保存各部部門申購購物品的的有關(guān)單單據(jù)，如如果庫存存不足或或缺貨，只只有大廚廚和庫房房保管員員可以直直接向采采購部拉拉交采購購申請單單，并在在單上注注明目前前庫存量量和平均均消費(fèi)量量。 不不同物品品

12、采購程程序如下下 aa)食品品的采購購、市場場單 日日需食品品的采購購，由食食品庫保保管員提提單(市市場單)，一式式三聯(lián)，必必須填寫寫庫存量量和所需需訂購數(shù)數(shù)量，然然后送交交大廚，由由大廚檢檢查訂購購數(shù)量，必必要時(shí)做做刪減或或增補(bǔ)，采采購部門門根據(jù)此此單尋找找最合理理的價(jià)格格并填在在市場單單上，市市場單一一聯(lián)送到到收貨部部以確認(rèn)認(rèn)所購食食品，當(dāng)當(dāng)收到所所購食品品后，收收貨員將將票和市市場單_起送到到計(jì)財(cái)部部。 bb)干貨貨采購、食食品單 干貨的的采購(食品單單)和食食品采購購程序一一樣，每每周采購購一次，食食品單的的一份由由食品庫庫保存，其其他兩份份分別送送到采購購部和收收貨部。 cc)飲品品

13、的采購購、飲品品單 飲飲品單由由酒水庫庫保管員員填寫。目目前庫存存量和需需要訂購購的數(shù)量量，然后后將此單單送到成成控經(jīng)理理處審查查，由餐餐飲部經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)準(zhǔn)，一份份由酒水水庫保管管員保存存，另外外一份送送到采購購部下訂訂單，酒酒水庫保保管應(yīng)根根據(jù)庫存存量和營營業(yè)消費(fèi)費(fèi)情況，每每周有計(jì)計(jì)劃地進(jìn)進(jìn)行一次次訂購。 dd)物品品采購、采采購申請請單 為為了統(tǒng)一一管理和和發(fā)放，除除庫里沒沒有的東東西以外外，各種種物品的的采購都都必須通通過物品品庫。當(dāng)當(dāng)庫存量量低于正正常標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)時(shí)，物物品庫保保管員要要填寫物物品采購購申請單單，并由由庫房經(jīng)經(jīng)理簽字字，如果果是廚房房用品，訂訂購數(shù)量量需大廚廚審定，采采購部根根

14、據(jù)物品品的數(shù)量量、質(zhì)量量、價(jià)格格、發(fā)貨貨期等因因素，推推薦合適適的供貨貨商，填填好的表表格送到到財(cái)務(wù)監(jiān)監(jiān)和總經(jīng)經(jīng)理處認(rèn)認(rèn)可批準(zhǔn)準(zhǔn)，根據(jù)據(jù)批準(zhǔn)后后的申請請單，采采購部填填寫購單單，訂購購單按號號碼順序序發(fā)放，并并記錄備備案，訂訂購單一一式5份份，并按按如下順順序分發(fā)發(fā)： 原件 (白色色) 供供貨商 第第二聯(lián) (粉色色) 購購貨應(yīng)付付款 第第三聯(lián) (藍(lán)色色) 收收貨部 第第四聯(lián) (綠色色) 申申請部門門 第第五聯(lián) (黃色色) 采采購部 定定購單和和批準(zhǔn)了了的申請請單一起起送到財(cái)財(cái)務(wù)總監(jiān)監(jiān)和總經(jīng)經(jīng)理處作作最后審審定。 ee)工程程用品的的采購 工工程部要要在采購購申請單單上注明明所購零零配件，電電線

15、和燈燈泡等需需訂購物物品的品品名采購購部要提提供3個(gè)個(gè)不同供供貨商的的報(bào)價(jià)，并并填寫在在申請單單上，其其中一個(gè)個(gè)價(jià)格來來自代理理商，另另外兩個(gè)個(gè)來自經(jīng)經(jīng)銷商，然然后送到到總經(jīng)理理處批準(zhǔn)準(zhǔn)。 申申請單批批準(zhǔn)后，采采購部要要填寫定定購單，并并與申請請單一起起送到財(cái)財(cái)務(wù)總監(jiān)監(jiān)和總經(jīng)經(jīng)理處報(bào)報(bào)批。 ff)固定定資產(chǎn)的的采購 所所有固定定資產(chǎn)項(xiàng)項(xiàng)目的申申購表先先由部門門領(lǐng)導(dǎo)審審批簽字字然后送送到計(jì)財(cái)財(cái)部檢查查，申請請部門必必須寫出出購置理理由，申申購表由由財(cái)務(wù)總總監(jiān)審后后送到總總經(jīng)理處處審批，如如果某些些項(xiàng)目金金額超過過人民幣幣2，0000元元，還要要送董事事會財(cái)務(wù)務(wù)審批。 gg)服務(wù)務(wù)合同 服服務(wù)項(xiàng)目

16、目(修理理和維修修)，先先由工程程部寫出出報(bào)告(備忘錄錄)，在在報(bào)告中中應(yīng)寫明明服務(wù)的的性質(zhì)，原原因以及及服務(wù)的的規(guī)格，申申請服務(wù)務(wù)的備忘忘錄送到到采購部部以獲取取3個(gè)不不同的報(bào)報(bào)價(jià)，并并填寫在在備忘錄錄上，然然后再送送到總經(jīng)經(jīng)理處報(bào)報(bào)批，批批準(zhǔn)后，采采購部要要填寫采采購單，和和申請備備忘錄一一起送到到計(jì)財(cái)部部和總經(jīng)經(jīng)理處最最后審批批。 hh)直接接采購物物品，采采購申請請單 直直接采購購的物品品是庫存存沒有的的東西，這這樣采購購的物品品直接從從收貨部部送到申申請部門門，申請請直接采采購，部部門領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)要從庫庫房保管管員那里里取采購購申請表表，并填填寫原因因，所需需數(shù)量及及其他細(xì)細(xì)節(jié)，此此表送采

17、采購部，采采購部要要提供33個(gè)不同同供貨商商的價(jià)格格，填寫寫好的表表格再送送到總經(jīng)經(jīng)理處審審查批準(zhǔn)準(zhǔn)，接到到批準(zhǔn)的的申請表表后，采采購部要要填寫采采購單，和和批準(zhǔn)了了的申請請表一起起送到財(cái)財(cái)務(wù)總監(jiān)監(jiān)和總經(jīng)經(jīng)理處最最后審批批。 11采購購單(PPR單)流程圖圖采購單(PPR單)流程圖圖采購部門采購部門采購部采購部 如如需做PPO位22天財(cái)務(wù)總監(jiān) 不不需做PPO為11天 11天財(cái)務(wù)總監(jiān) 收到的的當(dāng)天簽簽批完 最最晚第22天晨會會前完成成總經(jīng)理總經(jīng)理2訂購單單(P00單)流流程圖 訂購單單(POO單)流流程圖采購部 采購部 1天天申購部位申購部位 0.5天 1天天財(cái)務(wù)總監(jiān) 審審批固定定資產(chǎn)財(cái)務(wù)總監(jiān)業(yè)

18、主財(cái)務(wù) 1天天業(yè)主財(cái)務(wù)總經(jīng)理總經(jīng)理以上程序僅僅限于正正常情況況下的采采購，急急購不經(jīng)經(jīng)以上程程序。采購部工作作流程圖圖 返回采購部PR采購員PR申領(lǐng)部門PR采購部PR返回采購部PR采購員PR申領(lǐng)部門PR采購部PR財(cái)務(wù)部PR總辦PR財(cái)務(wù)部PR總辦PR采購部PR+PO申領(lǐng)部門PR+PO采購部PR+PO采購部PR+PO總辦PR+PO財(cái)務(wù)PR+PO二、酒店物物品采購購程序 11酒店店物品多多屬于低低值易耗耗品。例例如清潔潔劑、洗洗滌用品品、印刷刷品、棉棉織品、服服務(wù)用品品、瓷器器和玻璃璃器等。這這些均由由財(cái)務(wù)部部的庫房房出據(jù)采采購單，采采購員根根據(jù)PRR單報(bào)出出三家供供應(yīng)商的的價(jià)格，再再選出質(zhì)質(zhì)量上乘乘和價(jià)格格合理的的一家。采采購經(jīng)理理審批后后，交財(cái)財(cái)務(wù)總監(jiān)監(jiān)和總經(jīng)經(jīng)理簽字字后做PPO單。PPO單的的簽字程程序與PPO單相相同。 22POO單在總總結(jié)理簽簽字后，方方可訂貨貨。 33申領(lǐng)領(lǐng)部門購購雜品時(shí)時(shí)，不足足5000元可用用現(xiàn)金支支付。 44需外外出購物物時(shí)，填填寫派車車單。 55如某某些項(xiàng)目目單價(jià)金金額超過過20000元，采采購單需需送交業(yè)業(yè)主財(cái)務(wù)務(wù)部門批批準(zhǔn)。 66所購購商品在在驗(yàn)貨時(shí)時(shí)發(fā)現(xiàn)問問題應(yīng)及及時(shí)與供供應(yīng)商聯(lián)聯(lián)系，辦辦理換退退手續(xù)。三、工程物物品采購購程序 11工