試談檔案信息整合問題及對(duì)策

1、試談檔案信息資源整合問題及對(duì)策摘要：檔案信息資源整合能有效地克制傳統(tǒng)檔案信息資源管理方式的弊端，有利于完善館藏構(gòu)造，有利于地區(qū)信息配置的優(yōu)化，也有利于檔案社會(huì)功能的實(shí)現(xiàn)。我國檔案管理工作在檔案信息資源整合過程中獲得了一定的成績，但也存在諸多問題。本文從制度層面、技術(shù)層面和人力資源層面提出了我國檔案信息資源整合存在的問題，并提出相應(yīng)對(duì)策。關(guān)鍵詞：檔案信息資源整合信息時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的分散的檔案信息資源管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)需求，如何深化的開掘檔案信息資源的潛在價(jià)值，完善檔案信息資源的管理程式，是檔案管理所迫切需要解決的問題。檔案信息資源整合因其可以解決如今檔案利用受限，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源面向公眾

2、的“整管整缺，而受到普遍采用。但是我國檔案信息資源整合還不成熟，迫切需要完善。本文擬對(duì)策問題進(jìn)展研究。中國一、檔案信息資源整合的涵義與功能所謂檔案信息資源整合，就是在我國檔案工作“統(tǒng)一指導(dǎo)，分級(jí)管理體制下，對(duì)分散形成的檔案進(jìn)展分散保管，用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)連接區(qū)域性綜合檔案館保管基地，通過以區(qū)域內(nèi)檔案實(shí)體整合與數(shù)字檔案信息整合兩種方式來進(jìn)展管理的形式。從其詳細(xì)功能來看，主要有三點(diǎn)：第一，檔案信息資源整合有利于完善館藏構(gòu)造。檔案信息資源整合是以整體化的理念，有利于打破行業(yè)、地域和機(jī)構(gòu)的界限，有利于完善館藏構(gòu)造。第二，信息資源整合有利于地區(qū)信息配置的優(yōu)化。整合區(qū)域內(nèi)檔案信息資源接收范圍的統(tǒng)籌規(guī)劃，使檔案信息

3、機(jī)構(gòu)朝著自動(dòng)化、集成化和智能化的知識(shí)組織方向開展，縮小了地區(qū)間的“數(shù)字鴻溝。第三，檔案信息資源整合有利于實(shí)現(xiàn)檔案社會(huì)功能。檔案信息資源的整合是搭建信息共享的平臺(tái)，更好開發(fā)利用檔案信息資源，便于檔案信息轉(zhuǎn)化為社會(huì)財(cái)富。二、檔案信息資源整合中存在的問題基于上述檔案信息資源整合的重要功能，我國也加快了這方面的建立步伐。2021年6月，國家檔案局發(fā)布了?數(shù)字檔案建立指南?，旨在實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的整合和利用。盡管我國大力重視檔案信息資源的整合，但仍然存在諸多問題。1、制度層面：檔案管理體制不合理我國現(xiàn)存檔案工作實(shí)行的分級(jí)、分專業(yè)管理體制，暴露許多弊端，已經(jīng)不適應(yīng)檔案信息資源整合工作的開展：大量檔案資源長

4、期散存在各單位，處于非專業(yè)管理狀況，管理混亂，損失難以想象。由于檔案管理無序，查找利用困難，更難以效勞社會(huì)；重復(fù)建立，財(cái)力、物力浪費(fèi)嚴(yán)重，同時(shí)，綜合檔案館館藏構(gòu)造單一，效勞功能弱化。因此，為確保以后不再造成新的檔案資源分散，必須通過資源整合理順管理體制和建立起新的標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)行機(jī)制。2、技術(shù)層面：檔案信息資源整合技術(shù)落后檔案信息資源整合不僅包括檔案實(shí)體的整合，還包括數(shù)字檔案信息的整合。除檔案實(shí)體的整合在基層館內(nèi)借助技術(shù)整合，還要在一定程度上進(jìn)展地域范圍內(nèi)，更大范圍的整合，傳統(tǒng)檔案硬件設(shè)施不齊全無法完成整合的任務(wù)。除了人員技術(shù)掌握才能外，檔案部門普遍設(shè)施不齊全，目前檔案部門沒有充分利用現(xiàn)有技術(shù)提供的

5、條件來開展這方面工作，突出表如今一些檔案保管單位連最根本的目錄都沒有編制完好，更談不上檔案目錄中心的建立。全國檔案目錄中心歷經(jīng)二十余年的建立，至今沒有完成充分說明了這一點(diǎn)。3、人力資源層面：檔案人員綜合素質(zhì)不高信息化條件下，加強(qiáng)檔案信息資源的整合不僅依賴于檔案管理制度和技術(shù)，與檔案人員的綜合素質(zhì)也是密不可分的?？偟膩砜?，我國目前檔案人員的綜合素質(zhì)還亟待進(jìn)步，一方面受檔案館人員自身學(xué)歷、專業(yè)、知識(shí)面等條件的制約，不少人面對(duì)社會(huì)各階層、各行業(yè)的信息需求，顯得力不從心，人員流動(dòng)性也比較大；另一方面部門人員知識(shí)構(gòu)造不合理，尤其是缺乏能適應(yīng)檔案資源整合需要的人才，這些現(xiàn)狀使得檔案館檔案資源整合工作無法正

6、常開展。三、檔案信息資源整合的對(duì)策建議當(dāng)前我國信息化建立、電子政務(wù)建立以及檔案部門現(xiàn)代化建立為我國檔案信息資源整合提供了前提條件。針對(duì)上述問題，為了更好地促進(jìn)我國檔案信息資源整合力度，我們必須從制度建立、技術(shù)強(qiáng)化以及人才隊(duì)伍建立方面予以努力。1、制度層面：強(qiáng)化檔案信息資源整合的制度保障強(qiáng)化檔案信息資源整合的制度保障是檔案信息資源整合建立中的關(guān)鍵因素。詳細(xì)來講：一是要明確整合主體，建立約束機(jī)制。檔案信息資源的整合要有制度作為保障，明確檔案信息資源整合主體。在設(shè)置上必須進(jìn)一步調(diào)整檔案館網(wǎng)布局，明確整合建立中主體部分，進(jìn)而建立約束機(jī)制。二是標(biāo)準(zhǔn)管理檔案信息整合的工作環(huán)節(jié)。無論是檔案工作的社會(huì)各環(huán)節(jié)配

7、合，還是檔案工作本身的運(yùn)行機(jī)制都要標(biāo)準(zhǔn)。另外，還要加強(qiáng)對(duì)整合部門的監(jiān)管，使制定的相關(guān)規(guī)定與制度落實(shí)到實(shí)處。2、技術(shù)層面：推動(dòng)檔案信息資源整合的數(shù)據(jù)庫建立在數(shù)字技術(shù)支撐下，信息數(shù)字化已廣泛應(yīng)用于其他信息領(lǐng)域，檔案資源整合建立的核心內(nèi)容是檔案信息資源庫的建立，因此，建立起資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案信息資源庫是重點(diǎn)。檔案數(shù)據(jù)庫是檔案信息資源整合中的“細(xì)胞組織，根據(jù)工作要求建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，將各部門各單位在網(wǎng)上流轉(zhuǎn)的檔案信息通過a系統(tǒng)自動(dòng)存到檔案數(shù)據(jù)庫。主要建庫工作見圖1所示：3、人力資源層面：加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍的建立只有不斷進(jìn)步檔案人員的綜合素質(zhì)，才能使檔案信息資源整合研究與建立工作更優(yōu)質(zhì)、高效地開展。一是檔案從業(yè)者要有良好的知識(shí)素養(yǎng)。檔案人員必須具備一定的語言文字素養(yǎng)和豐富的歷史文化知識(shí)。二是要掌握純熟的信息處理才能。不僅要適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)操作的要求，還要具備運(yùn)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段進(jìn)展檔案信息管理系統(tǒng)的軟件開發(fā)、檔案信息網(wǎng)站的設(shè)計(jì)與維護(hù)、數(shù)字檔案館的構(gòu)建等才能。三是要具有扎實(shí)的業(yè)務(wù)才能。檔案信息資源整合工作是一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)的工作，這就要求檔案人員純熟地運(yùn)用業(yè)務(wù)知識(shí)，運(yùn)用現(xiàn)代科技手段對(duì)檔案信息展開分析和整合。參考文獻(xiàn)：1曹航，楊智勇.檔案資源整合：