總務(wù)、采購、驗(yàn)生管理流程

1、總務(wù)、採購、驗(yàn)生管理流程PAGE PAGE 16編 號B01作業(yè)項(xiàng)目請購作業(yè)管理作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料一、作業(yè)方式生鮮食品請購：各主廚根據(jù)菜單上所需要準(zhǔn)備之材料，通知資材人員由其依各大類別逐一編號，而成生鮮食品之主檔。生鮮食品請購分兩大類：一為各廚房直接進(jìn)貨，包括魚肉蔬果方面；一為倉庫庫存補(bǔ)充，包括冷凍食品及乾貨類。餐廳廚房直接進(jìn)貨部份，每日成控人員會提供生鮮食品請購單一式三聯(lián)（Marketing List）給廚房人員，在規(guī)定時(shí)間以前，由餐廳主廚依據(jù)業(yè)務(wù)需要及庫存情形填寫請購單，除一聯(lián)自留外，另二聯(lián)交由採購單位進(jìn)行採購作業(yè)。花卉之請購：花卉依需要量請購，由成本控制人員提供花卉請購單一式三聯(lián)

2、予花房人員，花房人員預(yù)估需要花材之種類及數(shù)量填入花卉請購單，除一聯(lián)自留外，另二聯(lián)交採購單位進(jìn)行採購作業(yè)。倉庫庫存品請購：倉庫請購大致分為兩種：一為食品類，以生鮮食品請購單方式訂購；另一為用品類及煙酒類，以倉庫請購單（Purchase Request-Storeroom）請購。為節(jié)省請購、採購的作業(yè)程序，並考慮資金運(yùn)用及庫存空間，倉庫管理項(xiàng)目皆依一定之原則決定採購點(diǎn)及採購量。食品乾貨固定每週依估計(jì)需要量統(tǒng)一訂貨，若訂購項(xiàng)目有所增減，則廚房應(yīng)隨時(shí)通知倉庫，一般用品與煙酒類原則上一個(gè)月請購一次，由倉庫填寫倉庫請購單，一聯(lián)由倉庫自留，另二聯(lián)依核決權(quán)限核準(zhǔn)後送採購單位採買。一般物品請購：一般物品請購單（

3、Purchase Request-General）計(jì)一式三聯(lián)，係由第一次購買之項(xiàng)目、或非倉庫庫存項(xiàng)目使用。請購單位依需要填寫請購單，依核決權(quán)限適當(dāng)核準(zhǔn)。核決權(quán)限辦法存貨編號辦法生鮮食品請購單（Marketing List）花卉請購單倉庫請購單（Purchase request - Storeroom）一般物品請購單（Purchase Request General）編 號B01作業(yè)項(xiàng)目請購作業(yè)管理作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料經(jīng)適當(dāng)核準(zhǔn)之請購單傳回採購部，由採購人員於採購單上編寫序號後，將一聯(lián)交還請購單位，另二聯(lián)則進(jìn)入採購程式。小額採購作業(yè)：小額物品採購申請單一式三聯(lián)（Purchase Reque

4、st Fractional Item），係針對非倉庫庫存項(xiàng)目且採購金額在二仟元以下者。請購單位依需要填寫小額物品採購申請單，經(jīng)部門主管簽名核準(zhǔn)後，即送交採購部進(jìn)行採購程式。工程倉庫之請購工程部倉庫管理人員應(yīng)控制庫存料之庫存量，並視材料性質(zhì)決定維持安全量之訂購點(diǎn)。在需要請購時(shí)，填寫工程倉庫請購單一式三聯(lián)，依核決權(quán)限規(guī)定經(jīng)適當(dāng)核準(zhǔn)，最後送採購部，由採購部收件編號，退回一連由工程部自留。二、管理重點(diǎn)請購流程是否皆遵照公司規(guī)定辦理。各項(xiàng)請購是否皆依核決權(quán)限適當(dāng)核準(zhǔn)。各類請購單之使用是否合乎公司規(guī)定。生鮮食品及倉庫庫存之請購數(shù)量應(yīng)考慮實(shí)際需求，以避免浪費(fèi)。小額物品採購申請單（Purchase Reque

5、st Fractional Item）工程倉庫請購單（Purchase Request Engineer Storeroom）編 號B02作業(yè)項(xiàng)目採購作業(yè)管理作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料一、作業(yè)程式生鮮食品及花卉之採購作業(yè)：比價(jià)：由於生鮮食品之市場價(jià)格變動頻繁，通常由採購人員會同主廚及成控人員作定期之市場訪價(jià)，作為議價(jià)之依據(jù)。採購部針對一定期間較常使用之蔬果類及海鮮食品皆定期安排標(biāo)單議價(jià)作業(yè)。由採購部選定較可靠之供應(yīng)商，提供所需食品之生鮮食品估價(jià)單，由供應(yīng)商投標(biāo)後，選擇品質(zhì)價(jià)格最符合公司需要者，作為此一期間之固定供應(yīng)商。採購人員將選定之供應(yīng)商及價(jià)格填入生鮮食品估價(jià)單，並經(jīng)適當(dāng)核準(zhǔn)後，將做為訂貨之

6、依據(jù)?；ɑ苤葍r(jià)程式與生鮮食品同。採購：彩購人員將每日取得之生鮮食品請購單上之請購數(shù)量輸入電腦，列印廠商別之生鮮食品採購單一式二聯(lián)，一聯(lián)據(jù)以叫貨，另一聯(lián)連同生鮮食品請購單交驗(yàn)收人員作為次日收貨之依據(jù)。雜貨類之採購由採購人員與廠商議價(jià)後，將單價(jià)輸入電腦作為日後採購之依據(jù)。當(dāng)採購價(jià)格改變時(shí)，採購人員需填寫商品變價(jià)表說明理由，經(jīng)採購部門主管核準(zhǔn)方可採購?；ɑ苤畳褓彸淌脚c生鮮食品同，並定期以標(biāo)單議價(jià)方式?jīng)Q定購買價(jià)格。倉庫庫存品採購作業(yè)：由於倉庫之採購屬定期例行性採購，每次採購價(jià)格原則上應(yīng)與電腦中之單價(jià)相同，若有漲價(jià)情形，採購人員針對漲價(jià)項(xiàng)目進(jìn)行比價(jià)議價(jià)。依據(jù)經(jīng)核準(zhǔn)之倉庫請購單訂貨。一般物品採購作業(yè)：採

7、購人員依使用單位所填寫之一般物品請購單中需要條核決權(quán)限辦法生鮮食品比價(jià)、議價(jià)辦法生鮮食品估價(jià)單生鮮食品採購單商品變價(jià)表一般商品比價(jià)、議價(jià)辦法一般物品請購單編 號B02作業(yè)項(xiàng)目採購作業(yè)管理作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料件進(jìn)行比價(jià)，比價(jià)廠商數(shù)則依金額大小決定。將比價(jià)情形填入一般物品請購單，並以價(jià)格品質(zhì)最符合公司規(guī)定者為採購廠商，依核決權(quán)限表核準(zhǔn)，依此完全採購作業(yè)。對屬例行性維護(hù)工作等性質(zhì)特殊者，並依需要與廠商簽訂合約。小額採購作業(yè)：採購部人員在經(jīng)適當(dāng)核準(zhǔn)之小額物品採購申請單上序號進(jìn)行採購，惟應(yīng)注意所請購物品倉庫並無庫存，且金額在二仟元以下方可進(jìn)行採購。採購人員將金額填入小額物品採購申請單，經(jīng)採購部主管

8、核準(zhǔn)，一聯(lián)自留，另二聯(lián)交驗(yàn)收人員作為收貨之依據(jù)。工程材料採購部作業(yè)：採購人員依工程部開立之倉庫請購單進(jìn)行採購。例行性採購多向原購買廠商以原價(jià)採購，若價(jià)格變動太大時(shí)，則再行比價(jià)，經(jīng)採購部主管核準(zhǔn)後決定廠商。二、管理重點(diǎn)：比價(jià)程序是否確實(shí)執(zhí)行。是否確實(shí)依請購部門之需求進(jìn)行採購作業(yè)。生鮮食品之採買是否皆向比價(jià)得標(biāo)者採購。小額物品採購申請單編 號B03作業(yè)項(xiàng)目驗(yàn)收作業(yè)管理作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料一、作業(yè)程式生鮮食品之驗(yàn)收：採購於進(jìn)貨前一日下午將預(yù)計(jì)隔日進(jìn)貨之生鮮食品採購單及生鮮食品請購單交予驗(yàn)收單位。將生鮮食品採購單按廠商別分別歸入待驗(yàn)資料簿內(nèi)的各該廠商頁次內(nèi)，以便利廠商來貨時(shí)核驗(yàn)。廠商來貨時(shí)，取出

9、生鮮食品採購單與實(shí)際貨品核對品質(zhì)、規(guī)格、數(shù)量、單位，並將正確數(shù)量書寫於採購單的驗(yàn)收欄位內(nèi)，物品放置於各該餐廳的貨架上，以稱重方式驗(yàn)收者，其收貨不得超過採購量之5%為限。於電腦初收檔中輸入採購單號及正確的驗(yàn)收量後，列印出生鮮食品交貨單一式二聯(lián)，待驗(yàn)收人員簽名後依餐廳別置於資料架上。廚房人員前來領(lǐng)取物品時(shí)，依交貨單核對應(yīng)領(lǐng)取物品，若無誤則在交貨單的使用單位欄內(nèi)簽收，並取走交貨單一聯(lián)，另一聯(lián)留於驗(yàn)收?；畹暮．a(chǎn)類物品經(jīng)驗(yàn)收後，由廠商直接將物品及交貨單送至各該單位；倉庫庫存品經(jīng)驗(yàn)收後，亦由廠商直接送至倉庫。經(jīng)各單位核對簽核後，一聯(lián)由使用單位或倉庫留底；另一聯(lián)由廠商攜回交給驗(yàn)收。當(dāng)使用單位對物品品質(zhì)或規(guī)格

10、有異議時(shí)，可於複收欄內(nèi)表示，驗(yàn)收人員則據(jù)以進(jìn)入電腦之複收檔將正確的數(shù)量輸入複收欄。將採購單與交貨單序號整理排列，檢查是否連號，並以此兩種單據(jù)互相核對。若交貨單有複收量時(shí)，則再核對電腦之收貨量是否已更正。針對未到貨項(xiàng)目，列印當(dāng)日生鮮食品應(yīng)交未交明細(xì)表，據(jù)以逐筆與採購單的驗(yàn)收欄核對，以確任所列各項(xiàng)物品確未到貨。核對無誤後，將電腦中的驗(yàn)收資料結(jié)轉(zhuǎn)至驗(yàn)收檔，依廠商別列印當(dāng)日生鮮食品驗(yàn)收單一式二聯(lián)，其中一聯(lián)交成本控制室，另一聯(lián)按廠商別分別放入待驗(yàn)資料簿中各該廠商之頁次內(nèi)，以便廠商於再次交貨時(shí)取回該帳。驗(yàn)收作業(yè)要點(diǎn)生鮮食品採購單生鮮食品請購單生鮮食品交貨單倉庫物品管理規(guī)則生鮮食品應(yīng)交未交明細(xì)表生鮮食品驗(yàn)收

11、單編 號B03作業(yè)項(xiàng)目驗(yàn)收作業(yè)管理作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料若有物品退貨，由驗(yàn)收單位欄開立退貨單一式二聯(lián)，經(jīng)廠商確認(rèn)後，一聯(lián)交成本控制室，一聯(lián)交予廠商作為扣帳依據(jù)。食品類驗(yàn)收應(yīng)注意其品名及製造日期，對乳製品及冷凍食品則需注意是否標(biāo)示保存期限及保存條件。進(jìn)口食品類應(yīng)有中文標(biāo)示及製造日期、保存期限。一般物品之驗(yàn)收採購將採購單及一般物品請購單之一聯(lián)一併交予驗(yàn)收，驗(yàn)收按照採購單序號排列歸檔，待廠商來貨時(shí)驗(yàn)收。廠商來貨時(shí)，依廠商告知採購單號碼取出該項(xiàng)物品之採購單及請購單，依照採購單及請購單之規(guī)格、條件進(jìn)行驗(yàn)收。詳細(xì)核對實(shí)際交貨物品的品名、規(guī)格、數(shù)量是否與採購單完全符合、品質(zhì)是否良好。將實(shí)際驗(yàn)收輸入電腦，

12、列印一般物品交貨單一式二聯(lián)，並在驗(yàn)收人員欄內(nèi)簽名。通知申請單位派員前來領(lǐng)貨，依交貨單會驗(yàn)無誤後，在使用單位欄內(nèi)簽收，並取有一聯(lián)，另一聯(lián)留於驗(yàn)收。屬倉庫庫存品者則委由廠商送至倉庫，並由倉庫點(diǎn)收後簽名，一聯(lián)交貨單交予倉庫留底，另一聯(lián)留於驗(yàn)收。使用單位對物品之品質(zhì)或規(guī)格有異議時(shí)，可填於複收欄中，驗(yàn)收人員並據(jù)以進(jìn)入電腦複收量輸入檔，輸入正確的交貨數(shù)。每日收貨時(shí)間至下午四點(diǎn)，驗(yàn)收人員將交貨單按序號排列檢查是否連號，其驗(yàn)收數(shù)有更改者，應(yīng)與電腦資料中之複收量核對，已確定皆已更正。列印當(dāng)日之一般物品交貨單據(jù)以與交貨單核對是否無誤。將交貨清單及交貨單一聯(lián)連同請購單、採購單、發(fā)票或收據(jù)一併送交成本控制核對。若分批

13、交貨尚有未交數(shù)量，則採購單及請購單以影印本代之，正本待數(shù)量收齊後再交。合約項(xiàng)目之驗(yàn)收：對以合約方式進(jìn)行採購者，則驗(yàn)收人員依合約規(guī)定辦理退貨單採購單一般物品請購單一般物品交貨單驗(yàn)收單編 號B03作業(yè)項(xiàng)目驗(yàn)收作業(yè)管理作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料驗(yàn)收，並應(yīng)依驗(yàn)收結(jié)果開立驗(yàn)收單一式三聯(lián)，一聯(lián)交廠商，一聯(lián)給使用單位，一聯(lián)交成控入帳。工程驗(yàn)收：當(dāng)承包商將材料送達(dá)後，驗(yàn)收部門人員通知工程部人員會同驗(yàn)收。驗(yàn)收無誤後，由驗(yàn)收部門印驗(yàn)收單一式二聯(lián)，經(jīng)工程部人員簽收後，一聯(lián)交工程人員連同貨物一併領(lǐng)走，一聯(lián)交成控人員入帳。二、管理重點(diǎn)：廠商來貨須特別注意採購單上所標(biāo)示的品名、規(guī)格是否與物品完全符合。對生鮮物品品質(zhì)、新鮮

14、度及有效日期等均需格外注意。磅秤來貨重量時(shí)，海鮮、肉品類應(yīng)特別注意其含冰、含水量；水果類須注意其箱子下層物品的品質(zhì)，並扣除其包裝箱及墊襯物的重量。需助注意採購單上註明的交貨部門，不可交錯(cuò)單位。驗(yàn)收燃料油時(shí)，須核對其所附中油公司的汽車灌裝自動記錄單，並測試其是試重是否正常，且用量尺測量其數(shù)量是否符合。所有酒類進(jìn)貨均需在酒瓶上加貼飯店之標(biāo)示貼紙，煙酒驗(yàn)收後一律進(jìn)倉。編 號B04作業(yè)項(xiàng)目付款作業(yè)管理作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料一、作業(yè)程式：非月結(jié)付款作業(yè)：由申請人檢附憑證，連同支票請求單經(jīng)部門主管核準(zhǔn)後，依核決權(quán)限送簽。另外，向公賣局或中油等特別單位採購，或採購時(shí)另行約定立刻付現(xiàn)者，則於進(jìn)行採購時(shí)以採

15、購部之週轉(zhuǎn)金先行付款，再由採購部取具相關(guān)憑證後進(jìn)行零用金撥補(bǔ)作業(yè)。月結(jié)付款作業(yè)：原則上採一般物品請購單、生鮮食品請購單或倉庫請購單方式採購者，皆採月結(jié)分式付款。通常當(dāng)月貨款於當(dāng)月月底彙總後，次月十號以前以電匯方式付款。生鮮食品之付款作業(yè)：每日驗(yàn)收單位彙總生鮮食品請購單（Marketing List）、採購單、交貨單及驗(yàn)收單交成本控制室，成控人員核對採購單及驗(yàn)收單確定資料相符，對交貨單數(shù)量有更改者，則確定驗(yàn)收單之?dāng)?shù)量相符。核對無誤後，進(jìn)行日結(jié)作業(yè)，將驗(yàn)收之資料Posting至存貨之系統(tǒng)中，並將一聯(lián)驗(yàn)收單及相關(guān)收據(jù)或發(fā)票依廠商別整理歸檔。月底列印廠商別之應(yīng)付帳款控制卡，與當(dāng)月各廠商別之驗(yàn)收單及收據(jù)

16、或發(fā)票核對，確定無誤後切具傳票，將應(yīng)付帳款控制卡一聯(lián)、驗(yàn)收單及相關(guān)憑證附於傳票之後作為憑證，生鮮食品請購單、採購單及交貨單則另行整理歸檔。若廠商之請款憑證不完整，則請廠商補(bǔ)足，並先切至應(yīng)付帳款一程序不完整科目，待憑證補(bǔ)齊於次月再轉(zhuǎn)列應(yīng)付帳款科目，由應(yīng)付票據(jù)組據(jù)以付款。支票請求單（Request for Check）核決權(quán)限一般物品請購單生鮮食品請購單（Marketing List）倉庫請購單採購單交貨單驗(yàn)收單應(yīng)付帳款控制卡編 號B04作業(yè)項(xiàng)目付款作業(yè)管理作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料一般物品及倉庫採購付款作業(yè)每日驗(yàn)收單位彙總一般物品請購單、採購單、交貨單及發(fā)票或收據(jù)交成本控制室，成控人員檢查一般物

17、品請購單是否經(jīng)適當(dāng)核準(zhǔn)、核對發(fā)票及請購單之單價(jià)，並核對收貨數(shù)量。核對無誤後，依採購之性質(zhì)填具會計(jì)科目及負(fù)擔(dān)此支出之部門，對需由各部門分?jǐn)傊M(fèi)用並一併分?jǐn)傆?jì)算完畢。列印一般物品驗(yàn)收單一式二聯(lián)，一聯(lián)連同請購單、採購單、交貨單及相關(guān)憑證附於傳票後做為入帳憑證，一聯(lián)由成控自留，並執(zhí)行日結(jié)作業(yè)。月底作業(yè)程序同生鮮食品付款程序。小額物品採購單付款作業(yè)：每日驗(yàn)收單位彙總採月結(jié)付款之小額物品採購單，連同相關(guān)憑證一併交成本控制室，成控人員檢查是否經(jīng)過適當(dāng)核準(zhǔn)。並填具會計(jì)科目及使用部門，逐漸輸入電腦。月底作業(yè)程序同生鮮食品付款程序。工程付款作業(yè)：工程請款應(yīng)由工程部檢附相關(guān)憑證、合約影本、報(bào)支申請通知單、工程計(jì)價(jià)單及工程案工程驗(yàn)收單等資料，經(jīng)適當(dāng)核準(zhǔn)後交財(cái)務(wù)部應(yīng)付帳款組請款。其屬第一次請款者，財(cái)務(wù)部並應(yīng)依合約規(guī)定，填寫工程請款明細(xì)表載明該工程之基本資料，以控制請款及付款之情形。應(yīng)付帳款組收到上列單據(jù)後，依報(bào)支申請通知單之金額田入工程請款明細(xì)表，並切具傳票，由應(yīng)付票據(jù)組據(jù)以付款。工程完工後，由工程人員檢附各項(xiàng)憑證單據(jù)，並依合約規(guī)定取得保固書或完工證明，經(jīng)依核決權(quán)限適當(dāng)核準(zhǔn)後，交財(cái)務(wù)部請款。一般物品驗(yàn)收單合約報(bào)支申請通知單工程計(jì)價(jià)單工程案工程驗(yàn)收單工程請款