會議層工作流程

1、會議層崗位操作流程一、會議層客服人員崗位規(guī)范及工作內容：1.會議層崗位工作內容：.按流程接收會議通知單并填寫會議預定表，熟知會議地點、時間、名稱、參 會領導等重要信息，會議開始1小時前做好會場布置工作。.會前確認會場是否準備到位，衛(wèi)生是否干凈整潔，會議設備是否正常，IPAD 是否電量充足，定期對IPAD進行充電。如有問題及時聯(lián)系相關人員。.會議室桌面物品統(tǒng)一擺放整齊，整潔大方。白瓷杯統(tǒng)一放在參會者右上方， 礦泉水在瓷杯上方，抽紙放于兩名參會者中間，紙巾折成三角面對參會者擺 放。會前座椅拉開一人身距離并擺放整齊。.會議室窗戶關閉，窗簾降下，調到正常會議模式。.吸煙室備好煙缸，會中由前臺人員進行更

2、換，保證煙缸內不出現(xiàn)3根以上煙 頭。.衛(wèi)生間在有老總參加的會議時，擺放衛(wèi)生竹籃，整齊擺放好抽紙、棉棒、梳 子、護手霜等衛(wèi)生用品，衛(wèi)生間門需常閉。.按照流程正確操作使用會議室，按照會議要求制作并擺放紙質席卡或電子席 卡，確保會議的正常開始與進行。會議開始后由前臺人員填寫會議服務記錄 （附表2），并及時向上級匯報會議進程。.會中進行茶水服務，第一輪隔10分鐘進行添水，此后每隔15分鐘進行添水， 必要時可根據(jù)喝水情況對添水時間進行調整。周總：早晨喝蜂蜜檸檬，下午 喝白茶，喝水頻率正常。沈總：黃芪，喝水頻率較慢。陶總：白茶，茶葉較 多，喝水頻率較快。顧總：白茶，喝水頻率較慢。尤總：白茶，偶爾會自帶 花

3、茶，喝水頻率較快。.會中注意領導及參會人動態(tài)，前臺人員微笑服務，必要時需要站立進行指引 和引導。若領導中途離開，需及時與高管層聯(lián)系確認領導動向，必要時將杯 子和筆記本送至辦公室。.如過用餐時間會議仍在進行，及時匯報上級通知食堂留餐。必要時為參會人 員準備些零食供會間食用。.會后關閉所有設備，及時進行會議室的清潔，桌面物品填補并擺放整齊，關 閉燈光，會議室恢復會前準備好模式。會后如有參會者遺留物品，收好放于 前臺，并通知綜合部芳姐等待失主認領。.會議層物品做好領用記錄，每月物品統(tǒng)計（附表3）。日常檢查要有記錄（附 表4），設備每星期抽查兩次并有記錄（附表5）。員工要進行定期培訓并附 有書面記錄（

4、附表6）。對在崗人員根據(jù)業(yè)主要求進行考核。（附表7）.做好17A樓層衛(wèi)生檢查與維護工作，觀察綠植生長情況，出現(xiàn)枯葉黃葉及時 修剪，必要時聯(lián)系相關綠化人員進行更換。.按照排班準時到崗工作，不得遲到早退：1）早班時間為8:0017:00，8:00準時著工裝到崗，打開所有會議室，打掃前臺， 打水，有會時根據(jù)會議預定按照會議室操作流程提前做好會議準備工作，衛(wèi) 生間擺放好衛(wèi)生竹籃。2）晚班時間為8:3017:30，如17:30會議還在進行，需加班等待會議結束并做 好會后恢復工作。晚班人員下班后需關閉所有會議室，整理前臺，擺放好座 椅，關閉走廊燈光。三、會議層前臺工作流程.前臺客服需坐姿端正，時刻注意樓層

5、情況，是否有參會人員來往。.微笑服務，有參會人員來訪時，耐心詳細詢問其會議名稱，會議時間，會議 地點及參會人員等重要信息，通過會議預定表查詢是否有此會議預定后，熱 情引導其前往會議室。如遇未收到會議通知的情況，也需先問清以上重要信 息后再與相關負責人進行確認，如在確定有老總或重要人員參會的情況下， 及時為其打開會議室并同時進行確認。.前臺座機接聽注意禮貌用語，重要信息用紙筆進行記錄，通話結束待對方先 行掛斷電話。.注意前臺衛(wèi)生整潔情況，不能有太多除工作以外的私人物品，電腦，紙筆等 擺放整齊。.會前登記會議預定表，會議開始后填寫會議服務記錄表。.會前半小時將前門常開，參會人員陸續(xù)到達，起立指引，

6、面帶微笑。會議開 始后再將前門關閉，除老總及部門經(jīng)理外，其余參會人員自行刷卡進門。如 遇大型會議，參會人員較多的情況下，前門保持常開模式，便于參會人員進出。. 7.會中對吸煙室煙缸進行清洗更換，保證煙缸內不出現(xiàn)3根以上煙頭。. 8.會中注意參會人員動向，衛(wèi)生間，吸煙室的指引。四、高管會議室操作流程L會議服務操作流程圖：否否2.1801會議室（會議室職能：大型會議、外賓接待）(1)打開會議室燈光，確定燈光處于正常會議模式，此會議室燈光全開，如有領 導覺得燈光影響投影效果，可將前排筒燈及會議燈關閉。(2)進入設備間打開時序器，確保所有設備燈光均正常亮起，測試桌面有線話筒 是否發(fā)聲正常。(3)打開會

7、議電腦，使用VGA線連接至桌插。(此會議室共6個桌插，一般情況 下均使用桌插2)(4)使用IPAD控制打開投影(為防止投影機在上下移動中發(fā)生偏移，一般情況 均不進行升降)，降下幕布。(5)升起桌面顯示器，匯報席使用電腦匯報不需桌面顯示，正常例會東側只需5 臺桌面顯示。未特殊要求除匯報席外均全部升起。(6)將座椅拉出一人身位置方便參會人員入座。正常例會東側只需拉出5張座椅。(7)辦公例會涉及縣公司匯報時需架設IMS電話并連接電視投放視頻，此種情況 不需投放投影?？商^步驟。使用IMS電話時確保會議室中有一名客服， 為老總撥號，電話故障時及時聯(lián)系工程進行維修。(8)大型接待或貴賓接待室時需使用電子

8、席卡，會前提前一天進行充電，挑選電 池續(xù)航能力較好的電子席卡使用，根據(jù)參會人員名單制作席卡，按照職能排 位擺放在桌面顯示器的前方。使用電子席卡時，待參會人員入座后再升起桌 面顯示，以免擋住電子席卡。若涉及兩方參會者均需匯報的情況，會中需留 一名客服在會議室使用IPAD控制矩陣切換。切換時，投影儀及桌面顯示器 均需切換。(9)在進門左邊服務臺上提前備好水壺，并安排客服人員在會議室中等待。會前 通知高管層參會老總，便于老總物品的送取，必要時及時上樓拿取。(包括 老總的茶杯及筆記本)(10)會議開始后及時向上級匯報會議進程并進行茶水服務，第一輪10分鐘添水， 此后每隔15分鐘進行添水，必要時根據(jù)喝水

9、情況對添水時間進行調整。如 遇較隱秘性會議時，按照領導要求將水壺置于會議室中便于其自行添水，半 小時進行更換。(11)會后及時向上級匯報并通知高管層注意領導動向，關閉所有會議設備，確保 設備燈光都熄滅，會議電腦資料需清空。桌面衛(wèi)生清潔，茶杯清洗和更換， 茶葉統(tǒng)一鋪滿杯底。會議物品填補恢復，擺放整齊。(瓷杯在參會者右上方， 礦泉水在瓷杯上方，抽紙放于兩名參會者中間，紙巾疊成三角面對參會者。) 聯(lián)系保潔進行后續(xù)打掃。3.17A3會議室(會議室職能：高清視頻會議室)(1)打開會議室燈光，確定燈光處于正常會議模式，此會議室燈光固定模式為第 一排筒燈及一、三排會議燈關閉，其余燈光均打開。(2)進入設備間

10、打開時序器，確保所有設備燈光均正常亮起，測試主席臺及講臺 有線話筒是否發(fā)聲正常。(3)使用IPAD控制打開三臺投影(為防止投影機在上下移動中發(fā)生偏移，一般 情況均不進行升降)。根據(jù)高清視頻會議模式切換投影內容：主場模式：主投影為本地輔流，左投影為遠程主流，右投影為本地主流； 客場模式：主投影為遠程輔流，左投影為遠程主流，右投影為本地主流。(4)打開會議控制電腦(固定設置IP地址：10.34.137.212),登錄會議控制軟件(打開瀏覽器，輸入網(wǎng)址：10.34.137.211進入登錄界面，用戶名及密碼均為： admin),查看設備控制是否正常。主場模式：需進入會議控制申請主席方可點名呼叫其他分會

11、場。會議測試完畢后點擊觀看會場遠程主流循環(huán)播放所有分會場畫面。(5)根據(jù)會議要求打開會議電腦，使用VGA線連接至桌插。本會議室有兩個常用 桌插，位于主席臺及講臺?？蛨瞿Ｊ剑夯静簧婕笆褂脮h電腦；主場模式：需使用會議電腦發(fā)送輔流。(6)主席臺根據(jù)參會老總調節(jié)位置，擺放席卡。座椅均拉出一人身位置方便入座。 會中進行茶水服務。(7)會前一小時進行呼叫測試?？蛨瞿Ｊ剑禾崆耙恍r打開設備，完成以上流程，等待省公司呼叫測試；主場模式：提前一個半小時打開設備，完成以上操作，等待省公司發(fā)放權限 后申請主席，發(fā)送主輔流(輔流發(fā)送除IPAD點擊發(fā)送后還需使用 終端遙控器對準終端進行點擊發(fā)送)，點名呼叫分會場進行

12、測試 (聲音、主流、輔流是否正常)，測試完畢后及時匯報上級測試情況。(8)會議開始后及時向上級匯報會議進程，同時確保有一名客服在后方控制設 備，如有故障及時通知工程人員。有老總參加的情況還需確保有一名客服進 行會中茶水服務。主席臺下參會人員在大型會議及每月經(jīng)營分析會時也將擺 放席卡并進行會中茶水服務。除老總喝水習慣外，還需謹記公司中層領導個 人要求，如財務部經(jīng)理楊偉中只喝自帶白茶，工程部經(jīng)理張峰愛喝濃茶，姑 蘇區(qū)老總陳曉宇不需茶葉，張家港老總徐若海偶爾會自帶茶葉等。(9)重大會議如涉及使用錄播系統(tǒng)，打開錄播電腦。連接本會議室無線網(wǎng)絡(名 稱：DSDH，密碼：12345678)，更改網(wǎng)絡IP地址

13、為：192.168.0.10 (最后一 位除180和1以外均可)。打開錄播軟件連接服務器呼叫編碼器，開始錄播 及單播?？纱蜷_瀏覽器登錄服務器進行直播觀看(打開瀏覽器，登錄網(wǎng)址 192.168.0.180登錄用戶名及密碼均為admin)。會議結束停止錄播及單播，打 開視頻導出軟件，登錄IP： 192.168.0.180用戶名：admin密碼：admin選 中視頻選中高清模式導出即可。(10)會后及時向上級匯報并通知高管層注意領導動向，關閉所有會議設備，確 保設備燈光都熄滅，會議電腦資料需清空。打掃恢復會場，清理桌面垃圾， 礦泉水進行填補并擺放整齊，抽紙放于兩名參會者中間，紙巾疊成三角面對 參會者。4. 1805、1807會議室(中會議室)(1)打開會議室燈光，確定燈光處于正常會議模式，此會議室燈光全開，如有領 導覺得燈光影響投影效果，可將前排筒燈及會議燈關閉。(2)進入設備間打開時序器，確保所有設備燈光均正常亮起，測試桌面有線話筒 是否發(fā)聲正常。(3)打開會議電腦，使用VGA線連接至桌插。(此類會議室共2個桌插，一般情 況下A5使用桌插1, A7使用桌插2)(4)使用IPAD控制打開投影(為防止投影機在上下移動中發(fā)生偏移，一般情況 均不進行升降)，降