7.5.1-J06-05房產(chǎn)后勤管理部代管物資管理辦法規(guī)定規(guī)定

1、深圳市萬科物業(yè)管理有限公司作業(yè)指導(dǎo)文件編號名稱房產(chǎn)后勤管理部代管物資管理辦法頁版本D/0第 1頁共4頁編制吳燎勝更改楊獻(xiàn)審核林鍶圳批準(zhǔn)張躍敏生效期2006年1目的對代管地產(chǎn)公司物資的使用、擺放、保管、進(jìn)出進(jìn)行有效的控制。2范圍房產(chǎn)后勤管理部3職責(zé)崗位工作職責(zé)部門負(fù)責(zé)人對代管物資的管理進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指示和審批。倉庫主辦負(fù)責(zé)對資產(chǎn)管理員的日常工作進(jìn)行監(jiān)督資產(chǎn)管理員負(fù)責(zé)監(jiān)督倉管員的驗收、盤點、記賬等日常管理工作倉管員按規(guī)定對代管物資進(jìn)行管理4.方法和過程控制物資管理代管物資的所有權(quán)屬地產(chǎn)公司。凡屬代管的物資，沒有得到代管物資所屬部門的負(fù)責(zé)人和房管部負(fù)責(zé)人的同意，不得領(lǐng)/借用、調(diào)撥、轉(zhuǎn)讓及報廢等。倉

2、管員負(fù)責(zé)對代管物資的日常管理工作。根據(jù)物資的性能、種類、用途等特點，對倉庫按類別進(jìn)行物資管理，并做好相應(yīng)標(biāo)識。對于危險品嚴(yán)格按公司危險品管理辦法要求存放。倉庫內(nèi)的消防設(shè)施充足正常，每50平方米至少配兩個2KG滅火器(不足50平方米也必須配置兩個2KG滅火器)。除倉庫人員之外，其他人未經(jīng)許可不得入內(nèi)。物資防水、防潮、防霉變等，參照公司倉庫管理規(guī)定執(zhí)行。物資入庫新購營銷物資，經(jīng)倉管員檢驗合格后及時粘貼資產(chǎn)條形碼，并將物資發(fā)票復(fù)印，留下復(fù)印件辦理入庫，登記于資產(chǎn)軟件系統(tǒng)。并將入庫單打印三份，倉管員與經(jīng)辦人雙方在入庫單上簽名，一份與發(fā)票一起交經(jīng)辦人至地產(chǎn)財務(wù)部報賬；另一份入庫單與發(fā)票復(fù)印件交資產(chǎn)管理員

3、，最后一份倉管員保存。電子、電器類物資經(jīng)辦人必須提供說明書、保修卡、遙控器等配套資料，對于無法提供的，經(jīng)辦人必須提供書面證明后方可辦理入庫手續(xù)。物資出庫地產(chǎn)、物業(yè)公司各部門（銷售部、萬創(chuàng)除外），領(lǐng)用營銷代管物資時，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)和地產(chǎn)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批的資產(chǎn)購置/調(diào)撥申請單（地產(chǎn)軟件系統(tǒng)表格）或郵件，方可到房管部代管的營銷倉庫辦理手續(xù)，倉管員在地產(chǎn)公司資產(chǎn)管理軟件系統(tǒng)上銷賬。歸還的借用物資，倉管員驗收無損后，在物資領(lǐng)（借）用單上注明歸還日期并簽名確認(rèn)。若有損壞或丟失，由借用人或借用部門負(fù)責(zé)賠償。地產(chǎn)萬創(chuàng)、銷售部領(lǐng)用營銷物資，經(jīng)物資所屬部門負(fù)責(zé)人審批后，可直接辦理領(lǐng)用手續(xù)。資產(chǎn)軟件銷賬參照上述方法處理。

4、對于物業(yè)各項目服務(wù)中心領(lǐng)借用營銷物資的，須代管物資所屬部門的負(fù)責(zé)人和服務(wù)中心負(fù)責(zé)人同意，以及房管部主要負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，方可領(lǐng)借用。倉管員每月月底深圳市萬科物業(yè)管理有限公司作業(yè)指導(dǎo)文件編號名稱房產(chǎn)后勤管理部代管物資管理辦法頁版本D/0第2頁共4頁編制吳燎勝更改楊獻(xiàn)審核林鍶圳批準(zhǔn)張躍敏生效期2006年將物資領(lǐng)（借）用單上報資產(chǎn)管理員統(tǒng)一匯總，報地產(chǎn)公司財務(wù)部備案。物資調(diào)撥物資調(diào)撥、轉(zhuǎn)移須物資所屬部門負(fù)責(zé)人同意后，方可調(diào)撥或轉(zhuǎn)移。當(dāng)物資調(diào)撥、轉(zhuǎn)移時，倉管員到場核實并開物資調(diào)撥單，經(jīng)手人、倉管員都要在單據(jù)上簽名確認(rèn)，且單據(jù)需隨物資一起到使用地點。接收方須將物資存放庫區(qū)情況知會資產(chǎn)管理員和出庫方，出庫方在

5、地產(chǎn)資產(chǎn)軟件系統(tǒng)上辦理調(diào)撥手續(xù)，并打印單據(jù)與物資調(diào)撥單一并裝訂存檔。對于急用物資，倉管員不在現(xiàn)場時，值班人先確認(rèn)身份聯(lián)系倉管員，同意后值班人和經(jīng)手人在記錄本上登記簽字，可先領(lǐng)用，事后倉管員再辦理調(diào)撥手續(xù)。對于暫未建立倉庫的項目，調(diào)撥到達(dá)臨時存放地點時，倉管員驗收后在物資調(diào)撥單上“核實”一欄簽名，現(xiàn)場負(fù)責(zé)人簽“保管”一欄，物資由現(xiàn)場負(fù)責(zé)人保管。如后來建立倉庫，現(xiàn)場倉管員將臨時存放地點全部物資進(jìn)行盤點，登記入賬，使用時再按出庫程序辦理領(lǐng)用手續(xù)。物資調(diào)撥單一式三份，待簽字完善后，一份給出庫方，一份給入庫方，一份交資產(chǎn)管理員。日常物資管理樣板房、銷售廳布置期間，所有進(jìn)入項目現(xiàn)場的物資，由房管部小組管理

6、員或物業(yè)服務(wù)中心物資負(fù)責(zé)人安排人員看管，物資進(jìn)出須及時登記并要求經(jīng)手人在現(xiàn)場值班記錄本上簽名確認(rèn)，防止物資遺失。搬運人員由房管部小組管理員或物業(yè)服務(wù)中心物資負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)安排。樣板房、銷售廳、會所、酒吧開放后三天之內(nèi)，倉管員或現(xiàn)場物業(yè)服務(wù)中心物資負(fù)責(zé)人對該區(qū)的物資進(jìn)行盤點，填寫物資清單表，與地產(chǎn)萬創(chuàng)辦理物資交接手續(xù)；物資移交房管部或物業(yè)服務(wù)中心代為管理。移交物資清單由房管部及物業(yè)服務(wù)中心各存一份。樣板房、銷售廳、會所、酒吧等物資展示區(qū)的值班人員須按萬創(chuàng)移交的物資清單表交接物資，如有物資在庫區(qū)內(nèi)變動，須及時知會倉管員在清單上更改存放具體位置。以便及時修改資產(chǎn)軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)。各樣板房、銷售廳、會所、酒吧

7、等物資展示區(qū)的工作人員不可撕毀粘貼在物資上的條形碼，如發(fā)現(xiàn)有條形碼脫落或模糊不清的現(xiàn)象，須及時知會倉管員進(jìn)行補(bǔ)貼條碼。凡屬代管物資區(qū)域內(nèi)的空調(diào)、音響等電器設(shè)備，如需維修和更換，須知會房管部或物業(yè)服務(wù)中心進(jìn)行維修和更換。樣板房銷售物資管理確定出售的樣板房，由項目銷售組通知房管部或物業(yè)服務(wù)中心，倉管員根據(jù)通知制地產(chǎn)樣板房銷售前物資現(xiàn)狀清單，列明物資現(xiàn)狀，經(jīng)地產(chǎn)萬創(chuàng)、銷售部、財務(wù)部和客戶服務(wù)中心確認(rèn)銷售物資，原件由客戶服務(wù)中心存檔，銷售部、房管部和物業(yè)服務(wù)中心保存復(fù)印件?，F(xiàn)場倉管員根據(jù)確認(rèn)情況編制地產(chǎn)樣板房物資銷售確認(rèn)單，由客戶服務(wù)中心深圳市萬科物業(yè)管理有限公司作業(yè)指導(dǎo)文件編號名稱房產(chǎn)后勤管理部代管

8、物資管理辦法頁版本D/0第3頁共4頁編制吳燎勝更改楊獻(xiàn)審核林鍶圳批準(zhǔn)張躍敏生效期2006年存檔，并提交銷售部。 銷售樣板房的封閉經(jīng)顧客認(rèn)購的樣板房仍需展示，由房管部或物業(yè)服務(wù)中心進(jìn)行現(xiàn)場管理，避免樣板房受損。經(jīng)顧客驗收確認(rèn)與樣板房同時出售的物資，禁止調(diào)撥，如客戶對物資需求有變，銷售部及時以書面形式知會客戶服務(wù)中心、房管部和物業(yè)服務(wù)中心，以便及時修改樣板房物資銷售確認(rèn)單。已出售的樣板房，由項目銷售組確定對外展示的時間。入伙之前樣板房日常維護(hù)工作由房管部或物業(yè)服務(wù)中心負(fù)責(zé)，已關(guān)閉但暫未移交給業(yè)主的樣板房，房管部或物業(yè)服務(wù)中心每周保持通風(fēng)、清掃、維護(hù)一次，防止室內(nèi)物資受潮發(fā)霉或變形。樣板房如需返修，

9、返修期間的物資保管暫由項目返修組負(fù)責(zé)。并與房管部或物業(yè)服務(wù)中心辦理物資交接手續(xù)。經(jīng)客戶確認(rèn)的樣板房物資清單，需在交房時間的三天前抄送房管部和物業(yè)服務(wù)中心，作為樣板房內(nèi)物資的清點及搬遷憑證，同時倉管員向銷售部移交已出售的電器說明書、保修卡、遙控器等附件。根據(jù)業(yè)主確認(rèn)后的樣板房物資清單，倉管員在資產(chǎn)軟件系統(tǒng)“轉(zhuǎn)讓處”出庫銷賬，并打印單據(jù)與清單復(fù)印件交資產(chǎn)管理員存檔，倉管員復(fù)印備案。 樣板房撤回的物資，倉管員根據(jù)物資實際擺放情況在資產(chǎn)軟件系統(tǒng)中辦理調(diào)撥手續(xù)，將物資調(diào)撥到倉庫，并打印單據(jù)交資產(chǎn)管理員。對于項目現(xiàn)場的配套設(shè)備、設(shè)施，業(yè)主入伙后，根據(jù)萬創(chuàng)或銷售部的通知，在移交物業(yè)服務(wù)中心前，倉管員必須對設(shè)

10、備、設(shè)施物資進(jìn)行盤點，并填寫移交物資清單，移交物業(yè)服務(wù)中心須房管部和物業(yè)服務(wù)中心相關(guān)人員簽名確認(rèn)，并抄送地產(chǎn)財務(wù)部和人力資源部。物資損壞/遺失展示的物資如有損壞或遺失，根據(jù)原因，及時按規(guī)定填寫物資損壞/遺失申報表相關(guān)人員簽字確認(rèn)后，由銷售現(xiàn)場負(fù)責(zé)人決定賠付方式和處理意見，按物資清單列明單價，確定賠付費用，原則為現(xiàn)金，賠償費用交地產(chǎn)財務(wù)部。 物資價值授權(quán)范圍2000元銷售現(xiàn)場負(fù)責(zé)人（銷售員）2000元以上項目銷售負(fù)責(zé)人（主任級以上）物資盤點倉管員每月對代管展示的物資進(jìn)行一次盤點，清點時與現(xiàn)場小組管理員或物業(yè)服務(wù)中心物資負(fù)責(zé)人和現(xiàn)場當(dāng)班人員三方一起清點。并在物資核實記錄表上簽名確認(rèn)。倉管員每月對營銷倉庫物資進(jìn)行一次盤點，并打印地產(chǎn)倉庫資產(chǎn)臺帳，一份交資產(chǎn)管理員，另一份倉管員備案。部門負(fù)責(zé)人參與倉庫盤點每季度必須覆蓋各營銷倉庫。深圳市萬科物業(yè)管理有限公司作業(yè)指導(dǎo)文件編號名稱房產(chǎn)后勤管理部代管物資管理辦法頁版本D/0第 4頁共4頁編制吳燎勝更改楊獻(xiàn)審核林鍶圳批準(zhǔn)張躍敏生效期2006年倉管員每季度須對各項目的電器類物資及配件、附件（說明書、保修卡等）進(jìn)行一次統(tǒng)計，并填寫電器類物資及附件資料統(tǒng)計表，一份交資產(chǎn)管理員，另一份倉管員備案。待處理物資對須報廢的代管物資，由房管部經(jīng)專業(yè)技術(shù)人員鑒定后，按地產(chǎn)公司資產(chǎn)管理規(guī)定填寫地產(chǎn)報廢單報代管物資所屬部門負(fù)責(zé)人審批。樣板房