如何做好會務和接待工作

1、關于如何做好會務與接待工作第1頁，共29頁，2022年，5月20日，20點27分，星期三Contents Page目錄頁什么是會務如何密切配合基本流程是什么怎樣細致服務做哪些準備工作怎樣避免疏漏一、會務工作概述二、會務 流程三、注意 事項四、總結第2頁，共29頁，2022年，5月20日，20點27分，星期三導語舉例：下月中旬綜合條線將舉辦二季度技能強化班，作為負責人的你該如何策劃本次會務工作？1.時間、地點、參會人員等都確定好了么？通知、簽報起草了么？2.會務分工是怎樣的？都清楚自身職責么？3.物料準備、文秘工作、食宿安排都到位了么？4.會場布置如何安排？會中服務有跟進么？5.確保與會人員順利

2、退場、退房了么？【引入：會務工作有多重要】據(jù)不完全統(tǒng)計，2014年分公司（含中支）已開辦培訓班 161次、啟動會16次、高管會8次、接待會7次、大型活動會3次會議經(jīng)營作為重要經(jīng)營手段之一，在全年工作安排占比可見一斑。第3頁，共29頁，2022年，5月20日，20點27分，星期三會務工作基本內容會務工作總體思路第一章 會務工作概述第4頁，共29頁，2022年，5月20日，20點27分，星期三 會務工作是圍繞會議全過程、全方位工作而開展的一系列參謀性、協(xié)調性和事務性的服務工作，包括會前準備、會中服務、會后總結等。做好會議的會務組織、管理工作，才能有效發(fā)揮會議的作用，達到會議應有的良好效果。 通過會

3、議可以起到：商量方法、解決問題；經(jīng)營分析，推動發(fā)展；資源共享，協(xié)調矛盾；激勵士氣，優(yōu)化團隊；宣傳政策，開展培訓等效果。概述第5頁，共29頁，2022年，5月20日，20點27分，星期三總體思路將會務工作分解為各專項任務，明確分工、保證質量每項任務均有專人負責任務分解責任到人周密計劃每項任務均須制訂周密的工作計劃逐項落實計劃的每個環(huán)節(jié)、步驟均須嚴格落實第6頁，共29頁，2022年，5月20日，20點27分，星期三基本流程是什么做哪些準備工作第二章 會務流程第7頁，共29頁，2022年，5月20日，20點27分，星期三流程會務接待繁雜且細致，但梳理起來大致可分為三大部分：會前準備會中服務會后服務會

4、中服務包括：現(xiàn)場控制：流程安排、環(huán)境準備后勤保障：指引用餐及住宿、茶 水服務等會議記錄：攝影攝像、會議紀要會后服務包括：會場清理：清理現(xiàn)場、追蹤退房等會議小結：梳理出色及不足之處 資料存檔、撰寫稿件等事項督辦：落實要求、賬務報銷等會務接待具體工作紛繁復雜、面面俱到，任何一個方面、一個環(huán)節(jié)有所忽視或考慮不周，都可能造成混亂，甚至有可能導致會務接待工作無法進行。因此，科學確立標準化流程，能全面規(guī)范地搞好各項準備工作，有序推進會議和接待活動，有效避免和減少會務接待工作中的失誤。會前準備包括：周密計劃：考慮會議所需要素職責分工：召開籌備會議各負其責組織實施：物料準備、安排食宿、 會場布置、人員報到等第

5、8頁，共29頁，2022年，5月20日，20點27分，星期三會前準備周密計劃010203職責分工組織實施第9頁，共29頁，2022年，5月20日，20點27分，星期三1.周密計劃會議事由確定：確定會議主題、時間、地點、與會人員，確定會議室大小及酒店客房間數(shù)，組織人員聯(lián)系相關事宜。會議內容確定：根據(jù)會議時長安排課程、節(jié)目即會議流程。財務要素確定：會議所需場地、物品計算好后起草簽報，如預算費用較大可先借款。組織、安排一次會議，尤其是大型正規(guī)的會議，就是一項系統(tǒng)工程。會務人員既是這個系統(tǒng)的設計者和籌建者，又是管理者和服務者，同時還擔負著一定的領導職能。第10頁，共29頁，2022年，5月20日，20

6、點27分，星期三2.職責分工該階段由負責人組織召開籌備會議，根據(jù)會議類型、規(guī)模等因素安排相應組別負責落實準備工作，保證工作明確到人、追蹤到人。文件課件準備文秘組會議主持主持組流程順暢保證現(xiàn)場控制組人員到會接洽接待組物料準備后援保障組迎賓與頒獎禮儀組突發(fā)事件處理應急保障組第11頁，共29頁，2022年，5月20日，20點27分，星期三陜分目前召開規(guī)模以上會議大致包括：小型條線類(領導視察會、條線培訓班等）、中等綜合類（高管會、月度啟動會）、大型綜合類（年度啟動會、公司年會、全體內勤會、總結表彰會、客戶服務節(jié)活動）等小型條線類中等綜合類大型綜合類備注該類會議議程簡單且固定，需要安排：后援保障組文秘

7、組主持組接待組該類會議人員較多且稍復雜，需要安排：后援保障組文秘組接待組應急保障組該類會議人員眾多議程多變，需要安排：后援保障組文秘組主持組現(xiàn)場控制組禮儀組接待組應急保障組上述組別僅供參考，請根據(jù)實際情況靈活設置或交叉安排。 會議分類第12頁，共29頁，2022年，5月20日，20點27分，星期三3.組織實施1）落實參會人員：會前兩小時確定參會領導、嘉賓及其他與會人員，如有變動立即調整。2）物料到位檢查：材料內容：會議材料由文秘組負責整理、印制。除正式會議材料外，還應包括：會議代 表名單（附房間號）、日程安排、各項活動地點及注意事項等。 會議用品：會議用品由后勤組負責，包括：桌牌、指引牌、條幅

8、、文件袋、筆記本、 筆；翻頁筆、錄音筆、照相機、攝影機；打印機及紙張、投影儀（根據(jù)需 要）；花卉、水果及方便食品；藥箱（備常用藥品）等。3）食宿安排檢查：住宿：聯(lián)系幾家賓館（先前做好有一些基本了解），實地考察、比較。應調查的項目包 括：價格（客房、會場及其他服務項目的價位）；設施（客房、會議室、休閑設 施、環(huán)境等）；交通（便利與否）；當期有無接待能力。 餐飲：與賓館緊密協(xié)調、現(xiàn)場核查，盡早落實以下工作：就餐地點、就餐時間、席位 安排。4）人員報到：在此需要強調的是，務必讓全體參會人員在兩份簽到表上簽字，并留檔。第13頁，共29頁，2022年，5月20日，20點27分，星期三會中服務現(xiàn)場控制01

9、0203后勤保障會議記錄第14頁，共29頁，2022年，5月20日，20點27分，星期三會中服務會中服務是指會議召開過程中的會務工作，主要有“現(xiàn)場控制”、“后勤保障”和“會議記錄”三方面。這些會務工作的質量，直接影響到會議的效率。 現(xiàn)場控制：流程進行（指引就坐、投影切換、音響麥克、拉幕、鳴放禮花、協(xié)調主持等）后勤保障：設備就緒（檢查會議使用電腦、投影設備、音響設備、網(wǎng)線等是否就緒）、物品擺放(桌椅擺放；文具及資料擺放；橫幅懸掛；指引牌、桌牌、茶水、禮品是否到位)、就餐引導（餐廳上菜、酒水紙巾、加餐準備等）、住宿協(xié)調會議記錄：攝影攝像、會議記錄第15頁，共29頁，2022年，5月20日，20點2

10、7分，星期三現(xiàn)場控制主要是指保證流程順利進行，使得各個環(huán)節(jié)“無縫”銜接的機動工作。包括：領導入場，指揮禮儀引導、觀眾股掌、保持安靜等議程進行時，保證各個環(huán)節(jié)主講人、演員、頒獎嘉賓、上臺觀眾等有序上臺；ppt切換、拉幕、音樂視頻等按計劃進；保證音響、麥克風始終處于正常使用狀態(tài)；按計劃鳴放禮花。與臺下工作人員聯(lián)系，負責會場紀律。與演職人員聯(lián)系，負責營造會場氣氛。1.現(xiàn)場控制第16頁，共29頁，2022年，5月20日，20點27分，星期三2.后勤保障后勤保障同樣是會中服務的重要一環(huán)，包括設備就緒、物品擺放、會場服務、就餐引導、住宿協(xié)調等。進入會場后立即將電腦、投影設備、音箱設備、燈光、拍照設備、對講

11、機、網(wǎng)絡、打印機等進入就緒狀態(tài)檢查桌椅擺放、文具及資料擺放、橫幅懸掛、指引牌、桌牌、茶水、食品、禮品是否到位會中用餐時提前到餐廳備好茶水、紙巾，得到會議將結束信號時準備上菜，并留意是否有加餐需求住宿安排有時面對房間設施問題、有不服安排住宿安排等情況，及時與酒店、會務組聯(lián)系第17頁，共29頁，2022年，5月20日，20點27分，星期三會后服務會場清理010203會議小結事項督辦第18頁，共29頁，2022年，5月20日，20點27分，星期三會后服務會場清理：恢復會場衛(wèi)生、設備設施維護、是否有物品遺漏，送別與會人員等務必確認所有入住人員退房會議小結：總結會務工作經(jīng)驗教訓；撰寫會議紀要、宣傳報道；

12、歸檔會議資料事項督辦：會議要求落實、賬務報銷第19頁，共29頁，2022年，5月20日，20點27分，星期三 會議結束后先送別參會人員離開，如有正餐安排務必保證安排妥當。 各項活動、議程結束后，恢復會場衛(wèi)生，檢查設備、物品完好情況，打包裝箱帶走 嚴格遵守酒店退房時間，追蹤所有人員及時退房。整理物品、追蹤退房情況1.會場清理第20頁，共29頁，2022年，5月20日，20點27分，星期三 會議結束后第一時間，將會議資料（會議通知、簽到表、住宿表、照片、視頻等）： 紙質版、電子版歸檔，制作各機構本年度會議培訓清單，每季度向上級機構報送。 總結經(jīng)驗得失，爭取下次會務更加高效縝密。重要會議如行司聯(lián)動會

13、、培訓班、啟動會等務必3日內將稿件報送綜合部總結經(jīng)驗教訓，歸檔會議資料2.會議小結第21頁，共29頁，2022年，5月20日，20點27分，星期三須以認真嚴肅態(tài)度對待每次會議，結束后及時向各級傳達會議精神，不讓會議走過場。會議要求及時督辦、及時反饋。確保事事有回音、件件有落實。加快賬務處理 會議的最終目的在于： 領會會議精神，落實會議要求3.事項督辦第22頁，共29頁，2022年，5月20日，20點27分，星期三會務禮儀突發(fā)事件處理第三章 注意事項第23頁，共29頁，2022年，5月20日，20點27分，星期三會務禮儀 24 參照中辦秘書局會議處的做法，無論出席領導的人數(shù)為單數(shù)還是雙數(shù)，均實行

14、單主位的排位原則。即凡會議、活動（含合影），排名第一位的領導同志的位置居中，排名第二位的領導同志安排在其左邊，排名第三位的領導同志在其右邊的辦法安排位置，以此類推?！緯h座次安排禮儀】【宴會座次安排禮儀】宴請客人，一般主陪在正對房門的位置，副主陪在主陪的對面，1號客人在主陪的右手，2號客人在主陪的左手，3號客人在副主陪的右手，4號客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場景有特殊因素，應視情而定。會場8 6 4 2 1 3 5 7 9單數(shù)：8 6 4 2 1 3 5 7 雙數(shù)：第24頁，共29頁，2022年，5月20日，20點27分，星期三迎接一批客人，通常由歡迎

15、人員中身份最高者，將前來歡迎的人員按其身份從高到低依次介紹給來賓。握手的順序：主人、長輩、上司、女士主動伸出手，客人、晚輩、下屬、男士再相迎握手。1.要緊握雙方的手，時間一般以1-3秒為宜；不能過緊或只用手指部分漫不經(jīng)心地接觸；2.被介紹之后，最好不要立即主動伸手；3.多人同時握手時應順序進行，切忌交叉握手;4.手上有水或不干凈時，謝絕握手并不無禮，但需解釋并致歉介紹禮儀握手禮儀會務禮儀第25頁，共29頁，2022年，5月20日，20點27分，星期三突發(fā)事件處理 會議的重要嘉賓、主持人、演講人缺席首先，每個重要角色都應該準備后備人選；其次，在會議前要與他們聯(lián)系一次，確保無缺席情況出現(xiàn)；最后，及

16、時調整會議日程，根據(jù)會議重要參與人員的缺席對會議的流程進行調節(jié)。 會議資料短缺、無法送達等首先，了解會議場地附近能夠提供資料打印、復印的場所；其次，攜帶好原始稿件；最后，如資料短缺短時間內無法解決，要及時向參會人員進行解釋或提出備選方法。 場地會議場地出現(xiàn)狀況首先，為了確保會議的正常召開，在選擇會議場地時，一定要選擇有信譽的地方，降低出現(xiàn)意外事件的概率；其次，一旦會議場地出現(xiàn)意外，要準備好 備選場地或備選日程安排。 多媒體輔助設備出現(xiàn)故障會議籌備時，了解會議的音像輔助設備的狀況，保障設備可以正常運轉，同時準備好備選設備；其次，臨時借用附近可調的設備。 突發(fā)事件第26頁，共29頁，2022年，5月20日，20點27分，星期三會務經(jīng)驗小結標準化流程重要性第四章 總結第27頁，共29頁，2022年，5月20日，20點27分，星期三2.3 領導力的提升一、科學確立標準化流程，確保會務接待工作有章可循（1） 按流程環(huán)節(jié)分解任務，確保責任到位。（2） 按流程要求完成任務，確保落實到位。（3） 按流程標準統(tǒng)籌兼顧，確保協(xié)調到位?？偨Y二、嚴格實施標準化流程，確保會務接待工作有條不紊三、不斷完善標準化流程，確保會務接待工作高效優(yōu)質標準化流程