辦公自動化基礎

1、第 3 章辦公中的文字和表格處理辦公自動化實用技術電子教案1中國水利水電出版社【本章內容容介紹】本章介紹紹了辦公公中文字字和表格格處理的的基本知知識通過一個個簡單、實用的的“招錄錄公務員員通知”文檔為為例，講講解了從從文本錄錄入、內內容編輯輯、格式式排版、頁面設設置一直直到打印印操作、網上發(fā)發(fā)布的文文檔處理理過程以制作“通知”公文為為例介紹紹了公文文向導制制作公文文的方法法，并介介紹了公公文處理理的基本本規(guī)范以制作“報考考簡章”為例，介紹了了復雜文文檔制作作的相關關知識通過制作作招錄職職位表、報名登登記表講講解了辦辦公中各各種表格格的制作作方法。辦公自自動化實實用技術術電子子教案2中國水利利水

2、電出出版社【本章主要要知識點點】文檔的錄錄入、編編輯和排排版文檔的頁頁面設置置與打印印操作利用向導導制作辦辦公公文文大綱視圖圖的使用用多級標題題符號的的設置樣式的設設置與使使用規(guī)則文字字表格的的制作復雜文字字表格的的制作利用Excel制作表表格辦公自自動化實實用技術術電子子教案3中國水利利水電出出版社3.1文文字處理理工作概概述3.1.1文文字處處理及其其文字處處理軟件件下圖描述述了辦公公中計算算機文字字處理的的基本工工作過程程。辦公自自動化實實用技術術電子子教案4中國水利利水電出出版社文字處理理軟件的的主要功功能1文件件存儲2內容容編輯3簡單單排版4輸入入校驗5輸出出6提供供輸入輸出接接口7

3、對象象的嵌入入與鏈接接辦公自自動化實實用技術術電子子教案5中國水利利水電出出版社3.1.2文文字處處理軟件件的操作作流程圖3-2文檔處理理操作流流程辦公自自動化實實用技術術電子子教案6中國水利利水電出出版社3.2本本章章實例效效果說明明1圖3-3通知公文文的正文文效果辦公自自動化實實用技術術電子子教案7中國水利利水電出出版社3.2本本章章實例效效果說明明2圖3-4附件1：“報名名與考錄錄簡章”頁面效效果辦公自自動化實實用技術術電子子教案8中國水利利水電出出版社3.2本本章章實例效效果說明明3圖3-5附件2：“錄用用職位表表”表格格效果辦公自自動化實實用技術術電子子教案9中國水利利水電出出版社3

4、.2本本章章實例效效果說明明4圖3-6附件3：“報名名登記表表”表格格效果辦公自自動化實實用技術術電子子教案10中國水利利水電出出版社3.2本本章章實例效效果說明明5圖3-7附件4：“報名名推薦表表”表格格效果辦公自自動化實實用技術術電子子教案11中國水利利水電出出版社3.2本本章章實例效效果說明明6圖3-8附件5：“各市市報名信信息匯總總表”表表格效果果辦公自自動化實實用技術術電子子教案12中國水利利水電出出版社3.3利利用一般般文檔處處理流程程制作“招錄通通知”3.3.1啟啟動Word并作相相關設置置1啟動動Word軟件件2工具具欄的設設置（1）工工具欄簡簡介（2）將將并列的的“常用用”工

5、具具欄與“格式”工具欄欄分開（3）工工具欄的的顯示或或隱藏辦公自自動化實實用技術術電子子教案13中國水利利水電出出版社3.3.2文文字和和符號的的錄入1選擇擇漢字輸輸入方法法2文本本內容的的輸入3特殊殊符號的的錄入4文檔檔錄入后后的聯機機校對辦公自自動化實實用技術術電子子教案14中國水利利水電出出版社3.3.3文文檔內內容的編編輯和保保存1光標標定位2選定定文本（1）選選擇內容容較少并并且不是是整段的的選取（2）選選擇內容容多但不不是全文文時的選選?。?）使使用看不不見的選選擇欄（4）利利用快捷捷鍵操作作選取（5）文文檔內容容的擴展展選?。?）選選定的簡簡化辦公自自動化實實用技術術電子子教案1

6、5中國水利利水電出出版社3.3.3文文檔內內容的編編輯和保保存3修改改文本技技巧4復制制、移動動、刪除除文本（1）利利用快捷捷鍵（2）菜菜單方法法（3）工工具欄按按鈕方法法（4）鼠鼠標拖動動方法5“選選擇性”粘貼的的作用6撤消消和恢復復操作辦公自自動化實實用技術術電子子教案16中國水利利水電出出版社3.3.4字字體與與段落格格式排版版辦公自自動化實實用技術術電子子教案17中國水利利水電出出版社3.3.5文文檔的的頁面設設置1設置置紙張大大小和方方向2調調整頁邊邊距3設置置頁眉、頁腳不不同以及及垂直對對齊方式式4確定定每頁中中的行數數和每行行的字符符數辦公自自動化實實用技術術電子子教案18中國水

7、利利水電出出版社3.3.6打打印效效果的預預覽辦公自自動化實實用技術術電子子教案19中國水利利水電出出版社3.3.7文文檔的的打印輸輸出1打印印操作的的基本步步驟2打印印操作的的其他方方式（1）文文檔的快快速打印?。?）一一次連續(xù)續(xù)打印多多篇文檔檔（3）“打印”對話框框中其他他常用項項目設置置3文檔檔打印操操作時的的相關問問題（1）打打印功能能選項和和設置打打印機屬屬性設置置（2）暫暫停和終終止打印印辦公自自動化實實用技術術電子子教案20中國水利利水電出出版社3.3.8文文檔的的網上發(fā)發(fā)布辦公自自動化實實用技術術電子子教案21中國水利利水電出出版社3.4辦辦公文字字處理規(guī)規(guī)范及其其公文向向導應

8、用用3.4.1辦辦公室室文字處處理的基基本規(guī)范范1公文文種類2公文文格式3公文文用紙4公文文用字5公文文書寫3.4.2利利用公公文向導導制作招招錄通知知正文辦公自自動化實實用技術術電子子教案22中國水利利水電出出版社3.5制制作“報報考簡章章”復雜雜文檔3.5.1Word視圖方式式簡介3.5.2利用大綱綱視圖輸輸入報考考簡章的的各級標標題辦公自自動化實實用技術術電子子教案23中國水利利水電出出版社3.5.3復復雜雜文檔的的文字快快速錄入入技巧1借助助外部設設備2自己己定義新新詞3利用用自動圖圖文集4善于于使用自自動更正正5巧妙妙利用替替換功能能6掌握握一些漢漢字輸入入方法的的使用技技巧辦公自自

9、動化實實用技術術電子子教案24中國水利利水電出出版社3.5.4編編號和和項目符符號的設設置辦公自自動化實實用技術術電子子教案25中國水利利水電出出版社3.5.5樣樣式的的應用與與管理1樣式式的基本本知識2直接接套用樣樣式3新建建樣式4使用用自己新新建的樣樣式5修改改樣式6樣式式的管理理辦公自自動化實實用技術術電子子教案26中國水利利水電出出版社3.6電電子表格格處理概概述3.6.1電子表格格類型劃劃分和制制作軟件件選取表3-2辦公用電電子表格格的常見見類型類型詳細分類舉例1文字表格11 規(guī)則的文字表格日程安排表、假日值班表等12 復雜的文字表格求職簡歷表、項目審批表等2數字表格21 數字不參與

10、運算出貨單、發(fā)貨單等22 數據統(tǒng)計報表商品銷售統(tǒng)計表、損益表等23 數據庫格式表格學生成績表、公司銷售表等24 數據關聯表格有各個月份數據表格組成的年度考勤表辦公自自動化實實用技術術電子子教案27中國水利利水電出出版社電子表格格制作軟軟件選取取1規(guī)則則的文字字表格用用Word中的的“插入入表格”方法或或者直接接利用Excel填表表完成。2單元元格懸殊殊的復雜雜文字表表格，利利用Word的的“繪制制表格”方法制制作。3形狀狀雖然很很不規(guī)則則，但可可明顯看看出大的的單元格格是由小小的單元元格組合合而成，適宜于于用Excel制作，大的單單元格可可通過選選取單元元格區(qū)域域，然后后“合并并居中”來實現現

11、。4包含含大量數數字并且且需要進進行公式式、函數數運算的的表格最最好使用用Excel制制作。5數據據統(tǒng)計報報表和數數據庫表表格適合合使用Excel制作作，其中中利用Excel制作作數據庫庫表格并并進行數數據處理理將在下下一章進進行詳細細介紹。辦公自自動化實實用技術術電子子教案28中國水利利水電出出版社3.6.2電電子表表格的常常用術語語和通用用操作1表格的的創(chuàng)建2表格整整體的縮縮放與移移動3表格行行高、列列寬的調調整與斜斜線表頭頭設置4表格中中單元格格的拆分分與合并并5表格邊邊框與底底紋背景景的設置置6表格中中單元格格、行、列的編編輯7表格單單元格中中文字的的對齊方方式設置置8表格中中的排序序

12、與公式式計算9表格與與文本的的轉換操操作10拆分與與合并表表格辦公自自動化實實用技術術電子子教案29中國水利利水電出出版社3.7利利用用WORD的插插入表格格法制作作規(guī)則的的錄用職職位表（具體內內容參見見教材27）辦公自自動化實實用技術術電子子教案30中國水利利水電出出版社3.8利利用WORD的的繪制表表格法制制作稍復復雜的報報名登記記表1制作作表格標標題2繪制制表格3合并并與拆分分單元格格4調整整表格的的整體形形狀5表格格中文字字的編排排6設置置表格外外框線的的粗線效效果辦公自自動化實實用技術術電子子教案31中國水利利水電出出版社3.9利利用EXCEL制作報報名匯總總表3.9.1表格框架架的

13、建立立3.9.2表格格式式的設置置1標題的的跨列居居中設置置2單元格格中文字字格式的的設置3表格邊邊框線的的設置3.9.3表格的頁頁面設置置1“頁面面”選項項卡2“頁邊邊距”選選項卡3“頁眉眉頁腳腳”選項項卡4“工作作表”選選項卡3.9.4表格的打打印預覽覽3.9.5表格的打打印輸出出辦公自自動化實實用技術術電子子教案32中國水利利水電出出版社小結結在辦公事事務中，文字和和表格處處理是經經常進行行的兩種種操作。本章通過過辦公實實踐中的的一個“招錄公公務員考考試”綜綜合實例例，詳細細介紹了了辦公中中文字處處理和表表格處理理的基本本知識和和具體操操作方法法。主要要內容包包括：文文字處理理的工作作流

14、程以以及辦公公公文的的規(guī)范處處理方法法；文檔檔處理中中的錄入入、編輯輯、排版版、頁面面設置與與打印操操作；利利用向導導制作辦辦公公文文；復雜雜文檔制制作中的的大綱視視圖運用用、多級級標題符符號的設設置、樣樣式的使使用等；規(guī)則文文字表格格的制作作，復雜雜文字表表格的制制作以及及利用Excel制作作表格的的方法。通過本章章的學習習，讀者者可以達達到能夠夠熟練進進行辦公公業(yè)務管管理中文文字處理理和表格格處理工工作，對對日常工工作中像像公告文文件、工工作計劃劃、年度度總結、調查報報告、科科研論文文等文檔檔能夠進進行嫻熟熟的輸入入、編輯輯、排版版和打印印操作；對于各各種工作作日程表表、節(jié)假假日值班班表、

15、報報名登記記表、銷銷售信息息匯總表表等各種種格式的的表格能能夠熟練練編排和和制作。辦公自自動化實實用技術術電子子教案33中國水利利水電出出版社習題題一、填空空1在Word文檔中中要選擇擇一個矩矩形區(qū)域域，應該該在拖動動鼠標的的同時按按住_鍵。2在Word中可以以利用文文檔左側側的選擇擇區(qū)來選選擇文本本，方法法為：單單擊可以以選擇_，雙雙擊可以以選擇_，三三擊可以以選擇_。3選擇擇全部文文檔內容容有三種種方法，分別是是_、_和和_。4將一一篇文檔檔中多處處都出現現的縮略略詞“OA”全全部修改改為“辦辦公自動動化”的的方法為為_。5將選選擇的文文本的字字體格式式或段落落格式復復制到其其它文字字或段

16、落落中，應應該使用用Word“常用”工具欄欄上的_按鈕鈕，單擊擊它可以以_。雙擊可可以_。6在應應用Word編編輯含有有英文的的文檔，如果出出現單詞詞拼寫錯錯誤，則則英文單單詞下面面自動加加上_；如果果有語法法錯誤，則英文文句子被被自動加加上_。7可以以通過選選擇菜單單項“_|_”打打印當前前文檔。8某個個文檔基基本頁面面是縱向向的，如如果其中中某一頁頁需要橫橫向頁面面，則應應該_。9在Word中，當當前文檔檔的總頁頁數和當當前頁的的頁號顯顯示在窗窗口的_位位置。10在在Excel中中，要實實現表格格標題的的跨列居居中，應應該單擊擊_工具具欄上的的_按按鈕。辦公自自動化實實用技術術電子子教案3

17、4中國水利利水電出出版社二、判斷斷1在Word中，一一段文本本內容錄錄完后，最好馬馬上就進進行排版版。（）2在Word環(huán)境下下，文檔檔只能以以“DOC”為為擴展名名進行保保存。（ ）3按Del鍵鍵和使用用“編輯輯”菜單單下的“剪切”命令，都能夠夠將選定定的內容容刪除，因此這這是兩個個完全等等效的操操作。（）4在Word中創(chuàng)建建的表格格在打印印時肯定定帶有邊邊框線。（ ）5Excel表格的的單元格格中顯示示的內容容與單元元格的格格式無關關。（）辦公自自動化實實用技術術電子子教案35中國水利利水電出出版社三、簡答答題1請說說出文字字處理的的工作流流程以及及各個步步驟的主主要工作作。2文檔檔錄入應應

18、該注意意什么原原則？3文檔檔中特殊殊符號的的錄入有有幾種方方法？分分別如何何操作？4在長長文檔編編排中，為了加加快文字字輸入的的速度，可以采采取哪些些技巧？5一篇篇文檔共共3頁，正文內內容有12個自自然段。請說出出在下列列情形下下選擇文文本的最最快方法法：A.第3段段內容的的最后3句；B.從第第2段到到倒數第第2段；C.最最后3段段；D.全文。6、如何何利用“替換”功能將將一篇文文檔中多多處出現現的“辦辦公自動動化”詞詞語用一一種特殊殊格式設設置（比比如設置置為紅色色、粗體體、黑體體、雙下下劃線）？7怎樣樣打印Word一篇文文檔中的的第1到到5頁，以及第第7、9、13頁的內內容？8在Word中如何何打印文文檔中的的某一部部分（如如一個段段落或圖圖片等）內容？9在Word中，如如何進行行項目符符號和編編號的設設置？10.請請說明明表格處處