公司快遞收發(fā)管理辦法

1、公司快遞收發(fā)管理辦法公司快遞收發(fā)管理辦法公司快遞收發(fā)管理辦法xxx公司公司快遞收發(fā)管理辦法文件編號(hào)： 文件日期： 修訂次數(shù)：第 1.0 次更改 批 準(zhǔn)審 核制 定方案設(shè)計(jì)，管理制度文件編號(hào)2S-0001制定日期文件版本0頁(yè) 數(shù)共4頁(yè)修 訂 記 錄修 訂 日 期修訂內(nèi)容版次新版制定0會(huì) 簽 單 位會(huì)簽單位會(huì)簽人員會(huì)簽單位會(huì)簽人員A內(nèi)貿(mào)部G生產(chǎn)部B外貿(mào)部H物控部C客服部I品管部D項(xiàng)目管理中心J行政中心E創(chuàng)意設(shè)計(jì)中心K財(cái)務(wù)部F網(wǎng)絡(luò)推廣部 核準(zhǔn)： 審核： 制定：徐凌云格式編號(hào)：SY-J-QP-0001 版本：0文件編號(hào)2S-0001制定日期文件版本0頁(yè) 數(shù)共4頁(yè) 目的為了規(guī)范快遞物品的收發(fā)管理，節(jié)約公

2、司的快遞成本，避免造成公司資料的丟失及浪費(fèi)。 范圍本公司所有員工均屬之 定義快遞物品是指公司員工因工作需要，向外部寄送文件、資料、樣板、貨物以及其他物品等。 組織與權(quán)責(zé)1、行政部前臺(tái)：負(fù)責(zé)公司快遞物品的收發(fā)管理2、其他部門：協(xié)助前臺(tái)進(jìn)行部門快遞物品的發(fā)送，審核及接收。 流程圖前臺(tái)保存發(fā)貨簽收記錄表和收件底單并分月存放流程圖1（收件流程圖）前臺(tái)保存發(fā)貨簽收記錄表和收件底單并分月存放前臺(tái)通知指定郵件收件人領(lǐng)取，并在快遞發(fā)送登記表確認(rèn)簽字前臺(tái)通知指定郵件收件人領(lǐng)取，并在快遞發(fā)送登記表確認(rèn)簽字快遞員送達(dá)快遞郵件到公司前臺(tái)前臺(tái)或值班人員接待、核對(duì)單據(jù)與實(shí)物相對(duì)應(yīng)，登記確認(rèn)前臺(tái)當(dāng)天前臺(tái)當(dāng)天整理單據(jù)并輸入電

3、腦；匯總核算到付費(fèi)用用于到財(cái)務(wù)部進(jìn)行報(bào)銷流程圖2（寄件流程圖）前臺(tái)保存發(fā)貨簽收記錄表和發(fā)件底單并分月存放前臺(tái)保存發(fā)貨簽收記錄表和發(fā)件底單并分月存放前臺(tái)收取快遞單、物件并與登記前臺(tái)收取快遞單、物件并與登記表確認(rèn)一致后電話通知快遞公司取件發(fā)貨人將貨物及放行條送至前臺(tái)填寫快遞單并在快遞發(fā)送登記表上進(jìn)行登記前臺(tái)前臺(tái)當(dāng)天整理單據(jù)并輸入電腦，月底匯總上報(bào)格式編號(hào)：SY-J-QP-0001 版本：0 文件編號(hào)2S-0001制定日期文件版本0頁(yè) 數(shù)共4頁(yè) 流程執(zhí)行說(shuō)明1、快遞的接收：行政部前臺(tái)或當(dāng)天值班人員在收到快遞時(shí)，了解清楚付費(fèi)情況后，一定要將快遞跟快遞單據(jù)內(nèi)容（特別是托寄內(nèi)容）核對(duì)無(wú)誤后，在快遞單收件人

4、簽名處簽上本人的名字并注明日期和時(shí)間，然后在快遞簽收登記表上登記快遞情況并妥善保留好相關(guān)單據(jù)；拔打分機(jī)號(hào)碼通知指定快遞收件人到前臺(tái)領(lǐng)取物品并在快遞簽收登記表上簽字登記。前臺(tái)應(yīng)妥善保留好相關(guān)記錄及底單。特殊情況下，指定快遞收件人不在公司，可拔打手機(jī)號(hào)碼或騰訊留言告知對(duì)方，如指定快遞收件人需部門同事代領(lǐng)則需告知前臺(tái)或值班人員代領(lǐng)人姓名工號(hào)等基本信息，代領(lǐng)取人必須在快遞簽收登記表上簽字登記以備查驗(yàn)核對(duì)，指定快遞收件人則需在事后去前臺(tái)在快遞簽收登記表上簽字確認(rèn)。2、快遞的發(fā)送：因工作需要，需向外部快遞物品者，需將快遞物件及物品放行條一起送至行政部前臺(tái)處并詳細(xì)填寫快遞發(fā)件登記表，由行政部前臺(tái)聯(lián)系快遞公司

5、統(tǒng)一發(fā)送。前臺(tái)填寫快遞單并電話通知快遞公司取件，并妥善保留好相關(guān)單據(jù)，并把單號(hào)反饋發(fā)件人，由發(fā)貨人自行跟蹤。發(fā)件人應(yīng)自行清點(diǎn)物品及確認(rèn)物品包裝安全可靠；發(fā)件人開據(jù)物品放行條需本部門經(jīng)理簽字審核，經(jīng)理快遞物品需副總簽字審核；各需求人員填寫快遞發(fā)件登記表時(shí)需詳細(xì)填寫收件人姓名，地址，所寄物品名稱等資料。如資料登記不清或不完整者，行政部前臺(tái)或當(dāng)天值班人員有權(quán)要求當(dāng)事人將資料完善，對(duì)于無(wú)故拒不按要求登記或物品放行條未經(jīng)審核且要求無(wú)效者，行政部前臺(tái)有權(quán)拒發(fā)該物品，并將情況報(bào)備相關(guān)負(fù)責(zé)人處理。格式編號(hào)：SY-J-QP-0001 版本：0 文件編號(hào)2S-0001制定日期文件版本0頁(yè) 數(shù)共4頁(yè)快遞付費(fèi)要求1、寄出物品由相關(guān)部門及人員根據(jù)實(shí)際情況決定到付或寄付，如需寄付則需在登記快遞發(fā)件登記表時(shí)明確注明，未注明者一律按到付辦理。2、收到物品中有到付情況時(shí)，行政部前臺(tái)或當(dāng)天值班人員需在快遞簽收登記表中注明并在指定快遞收件人領(lǐng)取物品時(shí)給予說(shuō)明。3、行政前臺(tái)處每月有200元快遞備用金，支出情況需做記錄，并與底單及登記表一起保存以用于到財(cái)務(wù)借款報(bào)銷。4、若在不負(fù)責(zé)任的情況下發(fā)生的一切后果由責(zé)任人承擔(dān)。資料管理1、行政部前臺(tái)每月匯總快遞發(fā)件登記表明細(xì)表，快遞收件登記表明細(xì)表底單及相關(guān)單據(jù)等