HSE體系文件的結(jié)構(gòu)及編寫

1、-.-.-可修編.-可修編.E 概述（1）建立體系的過程就是結(jié)合企業(yè)性質(zhì)和特點(diǎn)，將標(biāo)準(zhǔn)具體化為企業(yè)的健康、安全與環(huán)境管理 文件是企業(yè)實(shí)施健康、安全與環(huán)境管理的規(guī)。HSE 管理體系文件的結(jié)構(gòu)參照 A管理體系可分為三個(gè)層次，即：管理手冊(cè)）；程序文件）；支持性文件）；建議企業(yè)可以與 ISO9000 系列、ISO14000 系列相符的現(xiàn)行管理體系，作為HSE 管理體系的基礎(chǔ)?？梢栽诠芾眢w系文件面實(shí)行HSE 與質(zhì)量和（或）環(huán)境的一體化。這樣做可使質(zhì)量管理體系文件、環(huán)境管理體系文件和HSE 管理體系文件具有完整性，避免重復(fù)，便于實(shí)施管理。但是鑒于目前大多數(shù)企業(yè)落后的健康、安全與環(huán)境管理的現(xiàn)狀，同時(shí)為了加強(qiáng)

2、健康、安全與環(huán)境意識(shí)，突出 重點(diǎn)，在建立 HSE 管理體系的初期仍建議企業(yè)編制獨(dú)立的HSE 體系文件。編寫體系文件的原則寫你要做的，做你所寫的，記你所做的。即：標(biāo)準(zhǔn)要求的要寫到，文件寫到的要做到， 做到的要有效。文件寫完后一定要下發(fā)討論和修改，達(dá)到所寫即所做。編寫體系文件的基本要求1）系統(tǒng)性企業(yè)應(yīng)對(duì)其HSE和程序；所有文件應(yīng)按統(tǒng)一規(guī)定的法編輯成冊(cè)；HSE 管理體系一個(gè)邏輯上獨(dú)立的部分；2）法規(guī)性SY/T6276-1997 標(biāo)準(zhǔn)，以及或上級(jí)有關(guān)法規(guī)要求；文件一旦批準(zhǔn)實(shí)施，就必須認(rèn)真執(zhí)行；3）協(xié)調(diào)性體系文件的所有規(guī)定應(yīng)與組織的其他管理規(guī)定相協(xié)調(diào)；體系文件應(yīng)與有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)相互協(xié)調(diào)。4）見證性體系

3、文件作為客觀證據(jù)（適用性證據(jù)和有效性證據(jù)）HSE5）惟一性危險(xiǎn)因素、環(huán)境因素已被識(shí)別；有關(guān)活動(dòng)的程序已被確定并得到批準(zhǔn)；有關(guān)活動(dòng)處于全面的監(jiān)督檢查之中；程序處于更改控制之中；對(duì)一個(gè)企業(yè)，其 HSE 體系文件是惟一的理解；通過清楚、準(zhǔn)確、全面、簡單扼要的表達(dá)式，實(shí)現(xiàn)惟一的理解；決不允針對(duì)同一事項(xiàng)的相互矛盾的不同文件同時(shí)使用。6）適用性體系文件應(yīng)根據(jù)企業(yè)規(guī)模、生產(chǎn)活動(dòng)的具體性質(zhì)采取不同的形式；任體系文件都應(yīng)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的要求和企業(yè)的實(shí)際；所有文件規(guī)定都應(yīng)在實(shí)際工作中能得到有效的貫徹；體系文件的詳略程度應(yīng)與人員的素質(zhì)、技能和培訓(xùn)等因素相適應(yīng)。體系文件編寫的式自上而下依次展開式（本文采用的式）按承諾、針目

4、標(biāo)、管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件的順序編寫，這有利于上一層次文件 然伴隨著反復(fù)修改。自下而上的編寫式按基礎(chǔ)文件、程序文件、管理手冊(cè)的順序編寫，這適用于原管理基礎(chǔ)較好的企業(yè)，但如無總體設(shè)計(jì)案指導(dǎo)易出現(xiàn)混亂。從程序文件開始，向兩邊擴(kuò)展的編寫式開始，有利于標(biāo)準(zhǔn)的要求與企業(yè)實(shí)際緊密結(jié)合，也可縮短文件編寫時(shí)間。E E 管理手冊(cè)編寫）HSE 管理手冊(cè)是對(duì)企業(yè)健康、安全與環(huán)境管理體系的全面描述，它是全部體系文件的“索引”，對(duì) HSE 管理體系的建立與運(yùn)行的有特殊意義，是HSE 管理體系中的A 層文件。管理手冊(cè)在深度和廣度上可以不同，取決于企業(yè)的性質(zhì)、規(guī)劃、技術(shù)要求及人員素質(zhì)， 大多數(shù)企業(yè)為了便于管理仍把管理

5、手冊(cè)、程序文件分開。1HSE 管理手冊(cè)編寫要求手冊(cè)是政策性文件，應(yīng)寫清楚承諾、針和目標(biāo)；手冊(cè)應(yīng)強(qiáng)調(diào)宣傳性，便于公眾接受，不側(cè)重于操作性；2HSE 管理手冊(cè)的目的（但不僅于此）HSE題；HSE向企業(yè)各級(jí)管理者展示企業(yè)健康、安全與環(huán)境管理的總框架；明確各部門的職責(zé)與相互關(guān)系；HSE向各級(jí)管理人員提供查詢所需文件與記錄的途徑；HSE 管理體系的要求和相應(yīng)法培訓(xùn)人員；HSE 管理體系提供文件依據(jù)；提供改進(jìn)的常規(guī)控制，促進(jìn)管理活動(dòng)；HSE 管理體系；證明其自身 HSE3HSE 管理手冊(cè)編寫前的主要準(zhǔn)備工作確定承諾、針和目標(biāo)；確定管理手冊(cè)結(jié)構(gòu)；職能完善和職責(zé)、權(quán)限的確定；資料收集與分析；落實(shí)手冊(cè)編寫的工作

6、組織；4資料的收集與分析1）需要收集的主要資料企業(yè)機(jī)構(gòu)現(xiàn)狀；各部門職責(zé)和權(quán)限現(xiàn)狀（各部門確認(rèn)的）；各部門需要解決的工作接口問題和其他問題；現(xiàn)有的各種技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)以及呼部門執(zhí)行情況的說明；2）資料分析評(píng)價(jià)現(xiàn)有機(jī)構(gòu)及職能是否完善，列出需完善的職能清單；評(píng)價(jià)工作接口現(xiàn)狀，列出需研究、了解、解決的工作接口問題的清單；5職能的完善和職責(zé)、權(quán)限的確定現(xiàn)有部門的職責(zé)和權(quán)限的調(diào)查；列出需要調(diào)整或補(bǔ)充的職責(zé)和權(quán)限的清單；提出調(diào)整或補(bǔ)充職責(zé)和權(quán)限的議案；有關(guān)部門討論，提出修改意見；由企業(yè)最高管理層研究決定；6落實(shí)手冊(cè)編寫的組織工作最高領(lǐng)導(dǎo)層有效介入，以便解決重大問題及跨部門的問題；各部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)參加手冊(cè)的討論和審查

7、，以便了解對(duì)本職工作的要求；7HSE 管理手冊(cè)的結(jié)構(gòu)與容封面：企業(yè)名稱；企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)；手冊(cè)標(biāo)題；符合標(biāo)準(zhǔn)的版次；手冊(cè)的發(fā)行版本、手冊(cè)編碼、手冊(cè)發(fā)放控制號(hào)。批準(zhǔn)頁：是最高管理者批準(zhǔn)發(fā)布實(shí)施的命令，含最高管理者簽字、批準(zhǔn)發(fā)布日期和 實(shí)施日期，聲明手冊(cè)是HSE目錄：應(yīng)列出手冊(cè)各章、節(jié)的題目和頁碼，包括章、節(jié)、主要附錄等。位置、主要背景、歷史和規(guī)模等。手冊(cè)說明，涉及手冊(cè)本身的信息應(yīng)包括：現(xiàn)在發(fā)布或有效版本的編號(hào)，發(fā)布日期或有效期及相應(yīng)容；簡述手冊(cè)的確認(rèn)和保持，明確容的審核人和審核期，更改和批準(zhǔn)手冊(cè)的授權(quán)人，可包括修訂版的審定法簡述標(biāo)識(shí)、分發(fā)和控制程序，是部使用，還是可以對(duì)外，是否含有XX 容；負(fù)責(zé)手冊(cè)

8、實(shí)施人員的批準(zhǔn)簽字。同含義的詞，或?qū)μ囟ㄐg(shù)語規(guī)定特定含義；承諾：明確提出企業(yè)的承諾，明確承諾的提出、評(píng)價(jià)、審定與監(jiān)督程序。發(fā)布執(zhí)行。明確針和目標(biāo)的策劃、提出、評(píng)價(jià)、發(fā)布、實(shí)施與考核評(píng)審。組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)和權(quán)限：明確本企業(yè)部機(jī)構(gòu)設(shè)置（可給出企業(yè)機(jī)構(gòu)圖）部門職責(zé)權(quán)限（可給出職責(zé)分配圖）、隸屬工作關(guān)系。HSE 管理體系要素描述：是對(duì) HSE 管理體系七大要素和涉及的形成文件的HSE 管支持性資料附錄：該附錄可含有支持手冊(cè)的資料，包括程序文件一覽表，作業(yè)文 素清單，在用法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)目錄等。8手冊(cè)的批準(zhǔn)、發(fā)布和控制經(jīng)批準(zhǔn)的手冊(cè)容發(fā)放的辦法應(yīng)保證所有使用者都能適當(dāng)使用，按序列號(hào)為接受者提 應(yīng)規(guī)定手冊(cè)編制

9、、控制和更改的辦法。文件發(fā)行和更改控制對(duì)確保手冊(cè)容格經(jīng)過審批是至關(guān)重要的。HSEHSE程序文件編寫按GB/T658（ISO840）容是描述實(shí)施HSE 管理體系要素所涉及到的各職能部門的活動(dòng)，是HSE 管理體系文件結(jié)構(gòu)中的B程序文件的作用和要求件，是管理手冊(cè)的支持性文件。每一個(gè)程序文件都應(yīng)包含HSE 管理體系中的一個(gè)邏輯上獨(dú)立的容，可能是標(biāo)準(zhǔn)的一程序文件的有效實(shí)施才能體現(xiàn)HSE 管理體系的功能，因此，程序文件的容和要求要活動(dòng)容和對(duì)執(zhí)行活動(dòng)人員的水平、能力、技術(shù)與培訓(xùn)所達(dá)到的程序。序文件就有可操作性和可檢查性。5W1H 原則What（做什么）；Who（誰做，誰檢查評(píng)價(jià)）；Where（在哪里做）；W

10、hen（什么時(shí)候做）；Why（為什么做）；How （怎么做，依據(jù)什么，用什么法）3程序文件編寫前的準(zhǔn)備編制程序文件明細(xì)表；現(xiàn)行文件的收集與分析；編制體系文件編寫大綱；職能完善和職責(zé)、權(quán)限的確定；4對(duì)現(xiàn)行文件的收集和分析收集企業(yè)現(xiàn)行的各種企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、制度和規(guī)定等文件，其中很多具有“程序”性質(zhì)，但也都有其不足之處，應(yīng)該以 HSE 管理體系有效運(yùn)行為前提，以程序文件的要求為尺度，對(duì)這些文件進(jìn)行一次清理和分析，摘其有用，刪除無關(guān)，按程序文件容及格式要求進(jìn)行改寫。企業(yè)如果已經(jīng)建立了 ISO9000 質(zhì)量管理體系或 ISO14000 環(huán)境管理體系，就應(yīng)該使 HSE 管理體系與這兩個(gè)體系充分融合，特別是培訓(xùn)、

11、文件控制、記錄管理、部審核和管理評(píng)審等， 其管理式類似，這些程序最好在原 ISO9000 程序或 ISO14000 程序基礎(chǔ)上補(bǔ)充為好。5落實(shí)企業(yè)程序文件編寫的工作組織建立工作組織（HSE 體系辦公室）應(yīng)考慮的問題：最高領(lǐng)導(dǎo)層的有效介入，以便解決文件審核中發(fā)現(xiàn)的重大問題及跨部門的問題；應(yīng)有一個(gè)熟悉標(biāo)準(zhǔn)，熟悉各部門實(shí)際工作的，責(zé)任心強(qiáng)，文筆好的初審班子；6編制程序文件明細(xì)表根據(jù)企業(yè)的 HSE 管理體系總體設(shè)計(jì)案，按體系要素逐級(jí)展開，制定程序文件明細(xì)表，明確編制體系文件編寫大綱根據(jù) HSE 管理體系總體設(shè)計(jì)案和程序文件明細(xì)表，編制體系文件編寫大綱，大綱中要明確以下容：編寫工作的組織部門（如 HSE

12、 體系辦公室）。針對(duì)每一個(gè)程序文件提出文件編寫控制要點(diǎn)。明確每個(gè)程序文件編寫部門、責(zé)任人員和進(jìn)度要求。明確程序文件草稿的審核修改程序：本部門領(lǐng)導(dǎo)組織在本部門部的審核修改；征求程序中所涉及部門的意見；編寫工作的組織部門（HSE 體系辦公室）審核修改；高層領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一審核修改；各部門領(lǐng)導(dǎo)和專家對(duì)每一個(gè)文件進(jìn)行討論修改；上述過程中一個(gè)需多次反復(fù)的過程。例 3程序文件編寫任務(wù)分配表序序號(hào)1程序文件編寫部門負(fù)責(zé)人初稿完成二稿三稿承諾管理程序針和目標(biāo)管理程序針和目標(biāo)管理程序組織機(jī)構(gòu)與員工職責(zé)管理程序資源配置管理程序能力評(píng)價(jià)管理程序培訓(xùn)管理程序承包評(píng)定與監(jiān)控管理程序合同管理程序采購管理程序體系文件控制程序技術(shù)文

13、件和資料控制程序記錄控制程序HSE 信息管理程序風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)與管理程序設(shè)施完整性管理程序設(shè)備管理程序（個(gè)）安全管理程序環(huán)境管理程序健康管理程序變更管理程序應(yīng)急管理程序項(xiàng)目策劃管理程序HSE 監(jiān)測(cè)管理程序糾正和預(yù)防措施管理程序部審核管理程序管理評(píng)審程序程序文件容和格式及其特點(diǎn)。制定本程序本程序規(guī)定了 本程序適用于術(shù)語：指本程序中涉及到的并需說明的術(shù)語和名詞。職責(zé)：指明實(shí)施程序文件的主管部門及相關(guān)部門的職責(zé)權(quán)限、接口及相互關(guān)系。程序容：列出開展此項(xiàng)活動(dòng)的步驟，保持合理的編寫順序，明確輸入、轉(zhuǎn)換和輸出時(shí)間干，什么場（地點(diǎn)）報(bào)告的容；出現(xiàn)例外情況的處理措施等，必要時(shí)輔以流程圖。相關(guān)程序、文件和記錄：指出需

14、引用的或與本程序相關(guān)的程序、文件和記錄。報(bào)告和記錄格式。確定使用該程序所產(chǎn)生的記錄和報(bào)告的格式，記錄的保存部門和期限，寫明記錄的編號(hào)和名稱。程序文件應(yīng)得到本活動(dòng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人同意和接受，以及相關(guān)對(duì)接口關(guān)系的認(rèn)可，經(jīng)過審批后實(shí)施。程序文件的批準(zhǔn)、發(fā)布和控制程序文件發(fā)布前：統(tǒng)稿人應(yīng)對(duì)程序文件的風(fēng)格、容、格式、職責(zé)與接口進(jìn)行審查；各部門領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽以確認(rèn)程序文件中的職責(zé)、權(quán)限、接口式和活動(dòng)原則；由最高管理者進(jìn)行最終審查、批準(zhǔn)發(fā)行；在所有文件中標(biāo)出標(biāo)準(zhǔn)的識(shí)別標(biāo)記，加蓋“受控文件”標(biāo)識(shí)。例 4某油公司體系文件控制程序1 圍為了確保各生產(chǎn)經(jīng)營單位都能得到有效的HSE 文件版本，制定本程序。本程序規(guī)定了體系文件

15、的編制、發(fā)放、更改與修訂版的控制辦法和要求。本程序適用于*油公司，HSE 體系文件控制。2 術(shù) 語本程序采用 SY/T6276-1997 規(guī)定的術(shù)語。3HSE 辦公室是本程序的歸口管理部門，負(fù)責(zé)管理手冊(cè)和程序文件的控制管理。各部門負(fù)責(zé)相關(guān) HSE 支持性文件的控制管理。4 程序容體系文件的控制圍體系文件的分級(jí)管理： a）管理局體系文件按本程序進(jìn)行控制； b）各二級(jí)單位負(fù)責(zé)各自 HSE 體系文件的控制管理。a）體系文件分為三個(gè)層次：HSE程序文件；支持性文件。b）體系文件的控制：“”和”印章。HSE”“印單間，列入受控圍?！啊庇≌?。交流。體系文件的編制HSEHSE 辦公室編寫。HSE 辦公室組織

16、有關(guān)部門編寫。體系文件的審批HSE 管理手冊(cè)、程序文件由 HSEHSE 委員會(huì)審核通過后，管理局局長簽發(fā)公布。發(fā)布。體系文件的發(fā)放HSE 管理手冊(cè)和程序文件的發(fā)放，由HSE 辦公室備案。a）對(duì)體系文件加蓋“受控文件”、“非受控文件”控制號(hào)標(biāo)識(shí)； b）負(fù)責(zé)編制“體系文件發(fā)放定額表”；c） 實(shí) 施 更 改 ； d）HSE 管理手冊(cè)、程序文件（合訂本）的發(fā)放，由HSE 辦公室按審定的定額發(fā)放。程序文件（單行本）的發(fā)放，由HSE 辦公室按審定的定額發(fā)放。支持性文件的發(fā)放，由有關(guān)部門按審定的定額發(fā)放。體系文件的更改和修訂版HSE 管理手冊(cè)和程序文件的修改HSE報(bào)管理者代表審核，經(jīng)局長批準(zhǔn)后實(shí)施。管副局長

17、批準(zhǔn)后實(shí)施。體系文件的修訂版 a）一版為A，第二版B，依次變更標(biāo)識(shí)；b）過期、修訂版作廢的文件，均由文件發(fā)放部門統(tǒng)一收回登記，經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷毀。保留的作廢文件應(yīng)加蓋“保留資料”標(biāo)記。相關(guān)程序、文件和記錄相關(guān)程序相關(guān)文件記錄E E 管理作業(yè)文件編寫 1作業(yè)文件的作用和要求作業(yè)文件是程序文件的支持性文件，一個(gè)程序文件可分解成幾個(gè)作業(yè)文件，能在程序文件中交待清楚的活動(dòng)，就不再編制作業(yè)文件；補(bǔ)充、細(xì)化，不能脫離程序另搞一套作業(yè)文件；”中體現(xiàn)。么法、設(shè)備和文件，如對(duì)活動(dòng)進(jìn)行控制和記錄，即5W1H 原則。2對(duì)現(xiàn)行文件的收集和分析企業(yè)現(xiàn)行的各種組織制度、規(guī)定辦法等文件，很多具有管理作業(yè)相同的功能，

18、但也都有 其不足之處，應(yīng)該以 HSE 管理體系有效運(yùn)行為前提，以管理作業(yè)文件的要求為尺度，對(duì)這寫。編制作業(yè)文件明細(xì)表根據(jù) HSE 管理體系總體設(shè)計(jì)案，按體系要素逐級(jí)展開，以及程序文件的制定，制定作業(yè)管理作業(yè)文件容和格式編號(hào)，以便于識(shí)別。標(biāo)題應(yīng)明確說明開展的活動(dòng)及其特點(diǎn)。目的和適用圍：一般簡單說明開展這項(xiàng)活動(dòng)的目的和所涉及的圍。職責(zé)：指明實(shí)施文件部門，職責(zé)、權(quán)限，接口及相互關(guān)系。管理容：是作業(yè)文件的核心部分。應(yīng)更出開展此項(xiàng)活動(dòng)的步驟，保持合理的編寫順 程中各項(xiàng)活動(dòng)由誰干、什么時(shí)間干、什么場合（地點(diǎn)）組織更改。相關(guān)程序、文件記錄，指需用引用的或本作業(yè)文件相關(guān)的程序、文件和記錄。報(bào)告和記錄格式：確定使用該作業(yè)文件時(shí)所產(chǎn)生的記錄和報(bào)告格式，記錄的保存部門和期限，寫明表格的編號(hào)和名稱。對(duì)接口關(guān)系認(rèn)可，經(jīng)過審批后實(shí)施。例 5特種設(shè)備安全管理規(guī)定1 圍為加強(qiáng)特種設(shè)備安全管理，根據(jù)原勞動(dòng)部起重機(jī)械安全監(jiān)察規(guī)定、廠機(jī)動(dòng)車輛安全管理規(guī)定和 01/HSE5.9安全管理控制程序，制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于管理局各類在用起重機(jī)械、電梯、廠機(jī)動(dòng)車輛（以下簡稱特種設(shè)備）的購置、安裝、修理、改造、使用、檢驗(yàn)、監(jiān)督檢查和管理。2 職 責(zé)3