報(bào)告撰寫六原則

講師：吳建芬報(bào)告撰寫六原則案例搶先看這樣的報(bào)告你能讀懂嗎？位于蕪湖的生產(chǎn)基地完全可以安排額外的員工，但是長(zhǎng)期以來車間主任都認(rèn)為從其它地方調(diào)來的員工不大好管理。我們可以保留原來的生產(chǎn)區(qū)域，然后把閑置的場(chǎng)地轉(zhuǎn)租出去，這樣公司就可以獲得一筆額外的收入。無論如何，這個(gè)場(chǎng)地的租約將在兩年后到期，我們正在就續(xù)簽租約的問題進(jìn)行談判，如果成功的話，我們?cè)诶m(xù)約期間內(nèi)就可以隨時(shí)終止租約。員工們不希望去蕪湖或武漢工作。他們知道公司正在考慮遷址的問題，他們不希望被調(diào)到重慶，更不用說讓他們?nèi)ナ徍蛭錆h工作了。武漢還能安排額外的發(fā)貨人員，但是蕪湖目前無法安排更多的發(fā)貨人員。位于湖南的油庫目前銷售的石油產(chǎn)品的數(shù)量不斷下降，我們不得不考慮是否應(yīng)關(guān)閉這個(gè)油庫。位于上海和江蘇的油庫每年的銷售量分別達(dá)1千萬升和1千2百萬升，但是位于湖南的油庫每年的銷售量下降到僅7百萬升。我們把石油產(chǎn)品從河北運(yùn)往湖南要耗費(fèi)一筆成本，而有時(shí)同一批油又被從湖南銷售給位于河北的客戶。所以，實(shí)際上我們要支付兩筆運(yùn)輸成本，但是只成交了一筆生意?！覀兪欠褚泊嬖谕瑯拥睦Щ?？？？?jī)?nèi)容繁多，卻不明所以，資料繁多，不知選擇哪些數(shù)據(jù)或者資料，報(bào)告的層次多，無法有效體現(xiàn)邏輯和重點(diǎn)，報(bào)告內(nèi)容應(yīng)分為幾個(gè)部分組成？…

…報(bào)告撰寫六原則寫明目的分門別類結(jié)構(gòu)合理通俗易懂可讀性強(qiáng)編排報(bào)告1.明確報(bào)告目的寫明報(bào)告目的看下面這段報(bào)告表達(dá)的是什么意思？

“我們可以將今天的會(huì)議改在星期四11點(diǎn)開嗎？因?yàn)檫@樣對(duì)科林斯和約翰遜都會(huì)更方便，唐克利福德也可以參加，并且本周只有這一天會(huì)議室還沒有被預(yù)訂?！?/p>

“約翰·科林斯來電話說他3點(diǎn)鐘不能參加會(huì)議。哈爾·約翰遜說他不介意晚一點(diǎn)開會(huì)，把會(huì)放在明天開也可以，但10﹕30以前不行，唐克利福德的秘書說，唐克利福德明天較晚時(shí)間才能從法蘭克福趕回來。會(huì)議室明天已經(jīng)有人預(yù)訂了，但星期四還沒有人預(yù)訂。會(huì)議時(shí)間定在星期四11點(diǎn)似乎比較合適。您看行嗎？”親愛的雪莉：還記得上個(gè)星期六的下午嗎？我跟我的男朋友在公園里玩，然后你過來了，他告訴我，在我去買飲料的的時(shí)候，你約了他去看音樂會(huì)。還有，星期天你去我家，午飯時(shí)，我媽媽給你做了一道金槍魚沙拉，你說：“這是我吃過的最難吃的沙拉。”昨天，我的小貓抓你的腿時(shí)，你踢了它，并威脅她要放你的狗巨人咬它！

……。露西明確以下報(bào)告涉及的主要目的及內(nèi)容：1、某款手機(jī)上市報(bào)告2、月度/年度個(gè)人工作總結(jié)報(bào)告3、為員工購買下午茶的申請(qǐng)4、員工滿意度調(diào)查報(bào)告

“寫明報(bào)告目的”

2.將報(bào)告要點(diǎn)分門別類從大量、無序的信息…………

到有清晰的結(jié)構(gòu)蛋奶產(chǎn)品牛奶雞蛋黃油酸奶油酸牛奶乳酸飲料純味酸牛奶果味酸牛奶純牛奶2.將報(bào)告要點(diǎn)分門別類蛋奶產(chǎn)品牛奶雞蛋黃油酸奶油酸牛奶乳酸飲料純味酸牛奶果味酸牛奶純牛奶

設(shè)想一下您要撰寫一份介紹你們公司情況的報(bào)告，這份報(bào)告將提交給某個(gè)對(duì)你們公司一無所知的人。

請(qǐng)您想一想可以把報(bào)告要點(diǎn)分成哪些不同的種類（多多益善）。

練習(xí)：

下面是員工座談會(huì)部分內(nèi)容，請(qǐng)?jiān)囍诸?/p>

練習(xí)：1、飯?zhí)糜貌吞F了，比外面的評(píng)價(jià)快餐價(jià)格高1-3塊/份；2、宿舍的家具很多都?jí)牧耍瑘?bào)修后至少2天才能得到維護(hù)；3、車間休息區(qū)域的椅子太少，集中休息的時(shí)候總是不夠用；4、中午吃飯的時(shí)候是排隊(duì)排很久，而且總是有人插隊(duì)；5、夏天天氣炎熱，但我們車間風(fēng)扇太少，又熱又悶；6、同一個(gè)宿舍的人員班次不一，夜班的總是吵到白班的；7、我們班組有一個(gè)同事老是找我茬，與我吵架。案例學(xué)習(xí)：

如果讓你寫一份工作總結(jié)報(bào)告，你認(rèn)為目的是什么，你會(huì)如何組織，歸類要表達(dá)的信息？

示例：營(yíng)運(yùn)中心三年規(guī)劃

分析報(bào)告主題記下確定好的每一個(gè)要點(diǎn)對(duì)所有的要點(diǎn)進(jìn)行分組匯總刪掉那些無關(guān)的或者重復(fù)的內(nèi)容2.將報(bào)告要點(diǎn)分門別類-情況（Position）；-問題（Problem）；-方案（Possibilities）；-建議（Proposal）。3.組織報(bào)告結(jié)構(gòu)3.組織報(bào)告結(jié)構(gòu)情況制熱系統(tǒng)年代過久問題夏天悶熱，冬天受凍，維修費(fèi)用過高方案修修補(bǔ)補(bǔ)全面維修更換設(shè)備建議辦公區(qū)域更換設(shè)備，車間檢修管道3.組織報(bào)告結(jié)構(gòu)練習(xí)：文件內(nèi)容4Ps江寧區(qū)域目前銷售的產(chǎn)品數(shù)量不斷下降，且下降幅度高于其他任何一個(gè)區(qū)域我公司一共設(shè)置了2個(gè)生產(chǎn)基地，56個(gè)銷售區(qū)域我們?cè)谔K北工廠設(shè)置了超出標(biāo)準(zhǔn)1.5倍的人員，但產(chǎn)能卻只有預(yù)定目標(biāo)的90%目前階段要提高銷售額主要依靠?jī)煞N方式：一種提高均價(jià)，另一種提高產(chǎn)品銷量重慶現(xiàn)在正大規(guī)模招商引資，所以新廠選址在那里可以享受稅收優(yōu)惠政策大部分員工都住在市區(qū)，上下班路途時(shí)間較長(zhǎng)是他們遇到的主要困難之一3.組織報(bào)告結(jié)構(gòu)練習(xí)：文件內(nèi)容4Ps江寧區(qū)域目前銷售的產(chǎn)品數(shù)量不斷下降，且下降幅度高于其他任何一個(gè)區(qū)域問題我公司一共設(shè)置了2個(gè)生產(chǎn)基地，56個(gè)銷售區(qū)域情況我們?cè)谔K北工廠設(shè)置了超出標(biāo)準(zhǔn)1.5倍的人員，但產(chǎn)能卻只有預(yù)定目標(biāo)的90%問題目前階段要提高銷售額主要依靠?jī)煞N方式：一種提高均價(jià)，另一種提高產(chǎn)品銷量方案重慶現(xiàn)在正大規(guī)模招商引資，所以新廠選址在那里可以享受稅收優(yōu)惠政策情況大部分員工都住在市區(qū)，上下班路途時(shí)間較長(zhǎng)是他們遇到的主要困難之一問題文件內(nèi)容4Ps每一個(gè)車間可以抽調(diào)1個(gè)叉車司機(jī)。從本地招聘的員工管理上難度很大，他們總是拒絕任何加班對(duì)比上述幾種方案，我們認(rèn)為性價(jià)比最高的目前為方案2可以采用以下幾種方式進(jìn)行人員的補(bǔ)充：現(xiàn)場(chǎng)招聘會(huì)、勞務(wù)中介、校企合作長(zhǎng)期來看，方案1效果更好，但目前時(shí)間很緊所以方案2相對(duì)是最合適的文件內(nèi)容4Ps每一個(gè)車間可以抽調(diào)1個(gè)叉車司機(jī)。情況從本地招聘的員工管理上難度很大，他們總是拒絕任何加班問題對(duì)比上述幾種方案，我們認(rèn)為性價(jià)比最高的目前為方案2建議可以采用以下幾種方式進(jìn)行人員的補(bǔ)充：現(xiàn)場(chǎng)招聘會(huì)、勞務(wù)中介、校企合作

方案長(zhǎng)期來看，方案1效果更好，但目前時(shí)間很緊所以方案2相對(duì)是最合適的建議避免使用行話：要使用通俗易懂的語言”4.避免使用行話:使用通俗易懂的語言“正式書面文件的撰寫者的目的如果是要向讀者傳達(dá)某些信息或者去說服讀者，那么他們就要牢牢地記住，他們?cè)谖募惺褂玫脑~匯和句法要能夠清楚地表明他們的想法和觀點(diǎn)以便于目標(biāo)讀者對(duì)文件的閱讀；在對(duì)他們的想法和觀點(diǎn)進(jìn)行闡述的節(jié)奏的掌握上以及對(duì)讀者的理解能力進(jìn)行考慮這兩個(gè)方面尤其要注意這一點(diǎn)，這是非常重要的?！薄白珜憟?bào)告時(shí)要使用簡(jiǎn)單明了的語言，這樣才能讓您的報(bào)告易于被讀者理解?！薄胺梢?guī)定的那些無法照顧他們自己的社會(huì)成員在沒有達(dá)到法定年齡的成年人看管的情況下穿越公路時(shí)要認(rèn)識(shí)到他們這樣做的危險(xiǎn)性，他們要非常小心。”

“在沒有大人看管的情況下，自己過馬路的兒童要非常小心?！薄拔椰F(xiàn)在對(duì)您最近提交給我的關(guān)于要求增加報(bào)酬的書面報(bào)告進(jìn)行答復(fù)；我現(xiàn)在通知您，根據(jù)公司的員工評(píng)定制度，您的要求沒有被獲準(zhǔn)?！薄澳粫?huì)獲得加薪?！北苊馐褂眯性挘菏褂猛ㄋ滓锥恼Z言

使用較短的詞語或者（英語）單詞；使用短句；段落不宜過長(zhǎng)。福格指數(shù)（FogFactor）

從文件中選擇半頁或一頁文本數(shù)一數(shù)其中有多少個(gè)句子（A）數(shù)一數(shù)其中有多少個(gè)兩個(gè)音節(jié)以上的（英語）單詞，專有名詞不包括在內(nèi)（B）福格指數(shù)=B除以A福格指數(shù)在3和5之間商務(wù)文件表述得比較清楚如果福格指數(shù)大于5？

使用較短的單詞把長(zhǎng)句拆分成短句（B）5.可以采用哪些方法使報(bào)告具有可讀性？

“使報(bào)告具有可讀性”，“多余內(nèi)容放入附件”）使報(bào)告具有可讀性使用雙倍行距留出較多的頁邊距使用標(biāo)題和副標(biāo)題（小標(biāo)題的應(yīng)用）留出行首空格

使用項(xiàng)目符號(hào)

使用斜體字、粗體字和下劃線

使用不同的字體和大小

使用視覺輔助材料當(dāng)?shù)鼐用穹从痴f，他們每天一大早就被來往的卡車吵醒，有時(shí)赫默爾的夜班工作人員甚至是在半夜里把產(chǎn)品運(yùn)到海威考姆勒油庫，吵得他們睡不好覺。使用多倍行距當(dāng)?shù)鼐用穹从痴f，他們每天一大早就被來往的卡車吵醒，有時(shí)赫默爾的夜班工作人員甚至是在半夜里把產(chǎn)品運(yùn)到海威考姆勒油庫，吵得他們睡不好覺。多級(jí)標(biāo)題應(yīng)用

不同層次的思想觀點(diǎn)用不同的標(biāo)記區(qū)分；層次越低的思想觀點(diǎn)離頁面的左端越遠(yuǎn)；同一層次的思想觀點(diǎn)采用同一視覺形式?；痉椒?.員工總體滿意度情況

1.1薪資滿意度

1.2工作時(shí)間滿意度

1.1.1各產(chǎn)品公司薪資滿意度對(duì)比

1.1.2各車間薪資滿意度對(duì)比例：觀眾如何了解規(guī)則？按我的理解，觀眾通過收看電視廣告就能參加競(jìng)猜?！袥]有必要進(jìn)行競(jìng)猜？規(guī)則草案中說獎(jiǎng)項(xiàng)是通過隨機(jī)抽取決定的，但并沒有提入只有競(jìng)猜正確者才能參加抽獎(jiǎng)……

我們已經(jīng)收到有獎(jiǎng)競(jìng)猜規(guī)則和對(duì)電視觀眾的規(guī)則的草案。請(qǐng)審閱并告知能否按計(jì)劃執(zhí)行。我關(guān)注以下三方面：重要觀點(diǎn)做強(qiáng)調(diào)觀眾如何了解規(guī)則？按我的理解，觀眾通過收看電視廣告就能參加競(jìng)猜。……有沒有必要進(jìn)行競(jìng)猜？規(guī)則草案中說獎(jiǎng)項(xiàng)是通過隨機(jī)抽取決定的，但并沒有提入只有競(jìng)猜正確者才能參加抽獎(jiǎng)……

我們已經(jīng)收到有獎(jiǎng)競(jìng)猜規(guī)則和對(duì)電視觀眾的規(guī)則的草案。請(qǐng)審閱并告知能否按計(jì)劃執(zhí)行。我關(guān)注以下三方面：重要觀點(diǎn)做強(qiáng)調(diào)使報(bào)告具有可讀性使用雙倍行距留出較多的頁邊距使用標(biāo)題和副標(biāo)題（小標(biāo)題的應(yīng)用）留出行首空格

使用項(xiàng)目符號(hào)

使用斜體字、粗體字和下劃線

使用不同的字體和大小

使用視覺輔助材料編排報(bào)告報(bào)告的編排包括哪些內(nèi)容呢？①標(biāo)題扉頁用來概述報(bào)告的中心主題②報(bào)告撰寫者的姓名③致謝提供過幫助的人員④目錄頁⑤總結(jié)頁⑥關(guān)鍵內(nèi)容部分⑦結(jié)束語頁

⑧專業(yè)術(shù)語詞匯表⑨附件⑩參考資料和信息來源編排報(bào)告常包含部分：√標(biāo)題扉頁√報(bào)告撰寫者的姓名√目錄頁√關(guān)鍵內(nèi)容部分√附件

2006年年末員工滿意度調(diào)查報(bào)告.doc錄像總結(jié)附：PPT報(bào)告的寫作方法銀行代理戰(zhàn)略規(guī)劃和組織管控模式調(diào)整（初稿）銀行代理項(xiàng)目組機(jī)密ZX01-20020205S2007年9月18日2cm03cm1cm3cm012號(hào)加黑楷體字（右對(duì)齊）編號(hào)意義：ZX--中心01—本年度項(xiàng)目流水號(hào)20060205--2006年2月5日S--壽險(xiǎn)項(xiàng)目011.60cm08.4cm各行字頭對(duì)齊報(bào)告標(biāo)題采用24號(hào)加黑楷體字,原則上每行不超過10個(gè)字

副標(biāo)題用20號(hào)楷體字16號(hào)楷體字報(bào)告封皮標(biāo)準(zhǔn)目錄主目錄：16號(hào)加黑仿宋字體

—子目錄：16號(hào)仿宋字體不加黑主目錄主目錄主目錄主目錄主目錄統(tǒng)一使用“目錄”20號(hào)加黑宋體字文本框居中顯示框盡量不要使用過于刺眼或過暗的顏色樣本色0000目錄寫作標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容寫作標(biāo)準(zhǔn)（主標(biāo)題20號(hào)楷體加黑——副標(biāo)題20號(hào)楷體不加黑）報(bào)告內(nèi)容要用16號(hào)仿宋、不加黑，依內(nèi)容多少可適當(dāng)調(diào)整字號(hào)，僅限14、16號(hào)字14號(hào)宋體加黑位置與內(nèi)容左對(duì)齊左右內(nèi)容要橫向?qū)R，一個(gè)內(nèi)容使用一個(gè)文本框便于調(diào)整間距圖形左邊線要與豎輔助線對(duì)齊，形狀美觀下邊的內(nèi)容要與上邊的內(nèi)容縱向?qū)R右邊內(nèi)容與左內(nèi)容橫向?qū)R，保持整體協(xié)調(diào)一致≥1cm14號(hào)楷體字、加黑、加陰影圖形樣本圖形樣本圖形樣本8.2cm00圖形要保持一致，上下對(duì)齊圖中文字居中圖形樣本方面圖文并茂多圖式現(xiàn)狀問題建議措施UUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUU