怎樣組織與參加會議

...../....../組織和參加加會議一、會會議主席席有哪些些責任：：1、主主持會議議：主持持會議、維維持會議議秩序并并確保小小組的積積極工作作(應明明確會議議的任務務和會議議小組類類型);;2、會會議控制制：會議議控制的的方式和和組織取取決于召召開會議議的原因因?？刂浦茟斨塾诮ń⑿袨闉闃藴?，以以這些標標準徇會會議的結(jié)結(jié)果，并并在必要要時進行行調(diào)整。作作為有效效的會議議主持人人應遵循循以下五五個基本本原則：：決定討討論主題題;明確確討論范范圍;確確保人們們圍繞主主題依次次發(fā)言;;盡可能能做到公公正、盡盡全力避避免與會會者的爭爭論;確確保其他他成員了了解會議議的進展展情況。3、引引導：必必須能夠夠發(fā)起會會議，并并確保以以良好的的秩序進進行主題題的問題題的討論論。介紹紹會議議議題(解解決問題題過程))：1))識別主主題/問問題;22)交換換和開發(fā)發(fā)建議;;3)評評價不同同方案;;4)選選擇行動動計劃((確保每每個人都都明確自自己的責責任)。4、促促進討論論：1))主席應應當經(jīng)營營以提出出恰當問問題的方方式激勵勵與會者者(掌握握提問技技巧)如何促促進討論論：1))提問的的措辭避避免“是是”或“不不是”的的答案;;2)提提出簡短短的問題題;3))采用緊緊扣主題題的問題題;4))采用只只涉及一一個方面面的問題題。5、應應付“隱隱密議程程”：應應努力保保持討論論集中，而而不使其其演變成成與會者者之間的的個人沖沖突。6、作作出決定定：除了了正式的的投票表表決方式式，主席席應采取取一致同同意的方方法，或或者恰如如其分地地引出解解決問題題的最佳佳方案。7、會會議結(jié)果果后，主主席的責責任是確確保備好好會議紀紀要和會會議決定定的后續(xù)續(xù)行動計計劃。二、決決策方法法及其優(yōu)優(yōu)缺點：：1、權(quán)權(quán)威決策策法：由由主席決決定;快快速、高高效;但但是成員員可能沒沒有表態(tài)態(tài)或贊成成;2、多多數(shù)/投投票表決決決策法法：一般般認為比比較公正正;投票票時機很很關(guān)鍵;;可能分分裂群體體成員;;少數(shù)人人會不同同意，因因此可能能不承擔擔責任;;3、趨趨同決策策法：根根據(jù)群體體的大致致傾向決決策;成成員高度度參與;;過長((要求聽聽取所有有成員的的意見，盡盡管他們們實際上上尚未形形成明確確觀點));或許許有時難難以達到到。4、達達成一致致決策法法：每個個人都完完全同意意;難以以達成一一致，實實際上通通常不必必如此。三、與與會者的的責任：：1、態(tài)態(tài)度：樹樹立對會會議的積積極態(tài)度度，敞開開思想并并聽取別別人的意意見;——會會議能為為你提供供各種機機會：1)受受益于別別人的知知識和觀觀點;22)從同同事的背背景和經(jīng)經(jīng)歷中獲獲取最大大量的信信息;33)對所所執(zhí)行政政策和決決策的參參與感;;4)更更好地了了解和正正確評價價你的同同事，在在你們中中間形成成團隊工工作精神神;5))與別人人交換你你的個人人思想;;6)以以別人的的眼光評評價你的的個人觀觀點、信信念和態(tài)態(tài)度。2、準準備：保保證自己己做好準準備和了了解會議議主題;;3、認認識群體體過程：：對“群群體過程程”和群群體功能能的認識識有助于于樹立正正確的態(tài)態(tài)度更好好的參與與?！杏行У臅h參與與者的特特征：1)注注意考慮慮其他有有關(guān)的人人;2))認識到到交互作作用過程程必須是是雙向的的，要靈靈活和寬寬容;33)注意意交流障障礙的存存在，努努力克服服他們;;4)辯辯證和分分析地思思考的能能力5))有能力力和意愿愿以適應應別人的的語言，清清晰扼要要地講話話;6))具有適適當?shù)臅r時間意識識，既包包括何時時、如何何發(fā)言、也也要考慮慮會議安安排和地地點;77)具有有合作與與調(diào)解的的愿望，以以實現(xiàn)群群體目標標;8))認識積積極傾聽聽的必要要性。四、在在一次會會議中，應應何時參參與?——當當你感到到有些東東西可講講時：11)準備備好即時時參與;;2)分分幾次發(fā)發(fā)言，而而不是一一次把話話都說完完;3))保持靈靈敏狀態(tài)態(tài)，準備備發(fā)言。五、會會議的議議程是：：需要講講座的業(yè)業(yè)務事項項的順序序。六、議議程順序序：1、選選出主席席和工作作人員((必要時時);22、會議議通知———由秘秘書宣讀讀(通常常僅在非非常正式式的會議議);33、上次次會議紀紀要———閱讀通通過(通通常由秘秘書)，然然后由主主席簽字字;4、備備忘錄提提出問題題;5、達達成的協(xié)協(xié)議———秘書宣宣讀;66、主席席致開幕幕詞;77、前面面會議留留下事項項;8、財財務問題題(財務務主管報報告、帳帳目流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)等);;9、委委員會和和工作單單位報告告;100、在可可能時提提議討論論、建議議者和依依次發(fā)言言名單;;11、預預先提出出并列在在議程中中的其他他事項;;12、下下次會議議日期;;13、任任何其他他業(yè)務114、感感謝主席席(在一一般會議議上不常常見);;15、主主席答謝謝(同上上);116、主主席宣布布會議閉閉幕。七、議議程準備備和支持持文件：：1、議議程中的的每個項項目應用用數(shù)字排排序，如如發(fā)生變變動，在在會議開開始時主主席應說說明理由由;2、當當繼續(xù)上上次會議議的一個個項目時時，引用用那次會會議的日日期和備備忘錄編編碼是有有益的;;3、另另一種有有用的方方法是將將參考資資料作為為重要的的支持性性文件，既既可駙在在相關(guān)項項目后面面，也可可列一清清單放在在議程后后面;4、在在準備會會議時，提提問題比比平鋪直直敘能激激勵更多多的反饋饋;5、議議程應有有一個提提示，確確定下次次會議的的日期、時時間和地地點。——議議程計劃劃步驟：：1)根根據(jù)上次次會議列列出突出出問題;;2)通通過預期期目前發(fā)發(fā)展和與與會議成成員聯(lián)系系，提出出商務中中的新議議題;33)選擇擇重要議議題;4)避避免包括括過多的的“新問問題”;;5)將將例行項項目放在在開始;;6)按按邏輯關(guān)關(guān)系排列列關(guān)鍵項項目;77)根據(jù)據(jù)可用時時間和與與會者情情況安排排項目;;8)用用數(shù)字排排列項目目;9))交叉參參考上次次會議的的議題;;10))要求明明確提出出下次會會議的細細節(jié)，在在議程結(jié)結(jié)尾列出出“下次次會議日日程”;;11))指定需需要的附附加文件件或?qū)⑺鼈儼ɡㄔ谧h程程中;112)與與主席討討論通過過議程;;13))將議程程草案交交付打印印，也可可能由你你自己打打印;114)校校對打印印搞;15))駙帶上上次會議議的備忘忘錄，將將文件和和有關(guān)文文章發(fā)送送所有應應出席會會議人員員。八、制制作備忘忘錄：會議之之前：1、尋尋找如何何做此事事的習摜摜或指導導;與主主席核實實一下是是否有專專用格式式。會議期期間：1、記記錄資料料、時間間和會議議地點;;2、記記錄出席席會議人人員，收收到誰的的“缺席席致歉”;;3、識識別討論論題目;;有條件件的話，使使用議程程為指導導;4、按按照會議議首先處處理例行行項目的的慣例———宣讀讀上次會會議的備備忘錄并并簽字，備備忘錄提提出的問問題和達達成的協(xié)協(xié)議;5、計計劃基于于簡要題題目的記記錄，這這類標題題可摘自自主題，或或討論、決決策和擬擬定行動動的摘要要，包括括時間和和參與者者;6、編編排每項項記錄的的參考號號;7、跟跟隨會議議進程;;8、及及時澄清清重點的的和含糊糊不清的的觀點;;9、以以摘記形形式書寫寫，避免免逐字地地記錄，除除非要求求如此;;10、使使用簡短短的句子子和段落落。會議之之后：1、會會后立刻刻清楚地地起草備備忘錄;;2、與與其他人人核對———可能能是與主主席;33、在會會議兩天天內(nèi)采用用清晰的的格式打打印;4、仔仔細校對對打印稿稿;5、將將備忘錄錄發(fā)送給給出席和和原應出出席會議議的人員員，以及及任何需需要知道道情況的的人;必必要時發(fā)發(fā)送修正正稿;6、仔仔細將備備忘錄存存檔———組織內(nèi)內(nèi)可能有有備忘錄錄存檔規(guī)規(guī)定，你你應當了了解和執(zhí)執(zhí)行;77、核查查對行動動的監(jiān)督督和后續(xù)續(xù)行動?！鼙苊庾龅牡氖拢?、試試圖主持持會議和和記時，指指定別人人記時;;2、討討論速度度過快，使使你不能能準確記記錄;33、在你你對發(fā)言言的轉(zhuǎn)譯譯中夾雜雜自己個個人的偏偏見或觀觀點;44、備忘忘錄中插插入太多多人名;;5、包包括未解解釋的縮縮寫和術(shù)術(shù)語，潛潛在閱讀讀者對此此不熟悉悉;6、拖拖延起草草備忘錄錄——忘忘記發(fā)生生了什么么;7、過過分受成成員地位位影響;;僅因為為是你的的上司，不不意味著著你必須須記錄他他們說的的每一個個字;88、忘記記確認下下次會議議的日期期、時間間和地點點。九、視視聽會議議的優(yōu)、缺缺點：優(yōu)點：：1、成成本———租演播播室召開開一小時時的電視視會議、比比從各地地召集人人們到一一起開會會要節(jié)省省10倍倍甚至112倍。22、即時時——在在較短時時間內(nèi)通通知開會會;缺點：：1、氣氣氛———失去大大部分感感覺別人人身體語語言等信信息的能能力;22、交往往——沒沒有在會會前和會會后交談談或更多多談判的的機會;;3、連連續(xù)性———實踐踐中，會會議很呆呆板，因因為每人人不得不不等候攝攝像機對對準他們們輪流發(fā)發(fā)言。十、如如何召開開成功的的電話會會議：對主席席的提示示：1、提提前把議議程傳真真給每個個人，詳詳細說明明討論主主題和與與會者情情況;22、同時時提前用用傳真發(fā)發(fā)送文件件和需要要參考的的資料;;保存每每人的傳傳真號碼碼，以便便于在會會議期間間發(fā)送必必要的補補充資料料。3、每每人上線線后馬上上點名;;4、對對與會者者講話總總是報出出姓名，以以保證相相應的人人能聽到到你的評評論;55、不時時進行小小結(jié)，保保證使每每人跟上上進程;;6、注注意哪些些人尚未未發(fā)言，吸吸引他們們參與會會談。對參與與者的提提示;1、不不要和別別人同時時講話;;發(fā)言前前稍等片片刻，以以確認別別人真正正講完了了;2、當當你提出出問題時時，明確確提問對對象;33、總總是應答答別人的的提問，即即使你沒沒有現(xiàn)成成答案;;4、不不要在同同一個房房間舉行行附帶會會議而未未告訴主主席，也也不要使使用你的的電話的的弱音和和密碼鍵鍵。商務會議關(guān)關(guān)鍵短語語—組織會會議（中中文版）下列短語可可以用于于會議中中。如果果你要主主持會議議的話，這些短短語十分分實用。

開幕幕

早早上好//下午好好，大家家好。

大大家都到到了，我我們的會會議現(xiàn)在在開始。

歡迎迎及介紹紹

請請同我一一起歡迎迎……(與與會者的的名字))

我我們很高高興………的到來來(與會會者的名名字)

我我想對………的到到來表示示熱烈的的歡迎((與會者者的名字字)

很很高興………能參參加我們們的會議議(與會會者的名名字)

我我來介紹紹一下………(與與會者的的名字))

陳述述總體目目標

我我們今天天要討論論……

我我想確認認一下………

我我們今天天的目標標是………

我我今天叫叫大家過過來是為為了………

宣讀讀上次會會議的記記錄

首首先，我我先很快快地介紹紹上次會會議的大大致內(nèi)容容。

首首先，讓讓我們?yōu)g瀏覽一下下上次會會議的報報告，上上次會議議是………開的。

介紹紹近期發(fā)發(fā)展

杰杰克，你你能向我我們介紹紹一下XXYZ項項目進行行的如何何？

杰杰克，XXYZ項項目目前前進行的的如何？？

約約翰，你你那份新新的賬目目報告完完成的怎怎樣了？？

往下下進行

所所以，如如果我們們現(xiàn)在的的都討論論完了，讓讓我們繼繼續(xù)今天天的議題題。

我我們可以以進入正正題了嗎嗎？

還還有其他他事項嗎嗎？

如如果沒有有其他意意見，我我們繼續(xù)續(xù)今天的的議題。

介紹紹日程

你你們都拿拿到今天天日程的的打印稿稿了嗎？？

今今天的日日程有幾幾個事項項。首先先，第二二，第三三，最后后

我我們可否否依照該該順序進進行會議議？

如如果你不不介意，我我就開始始介紹會會議事項項了。

跳跳過第一一事項，直直接到第第三事項項。

分配配任務（秘秘書，與與會者）

（與與會者名名字）同同意做記記錄。

（與與會者名名字），你你能做記記錄嗎？？

（與與會者名名字）同同意為我我們做一一個關(guān)于于……的報報告。

在在會議的的基本議議程上達達成一致致(貢獻獻,時時間,決決策制定定等等等。

我我們首先先聽一下下關(guān)于每每一部分分的簡短短報告，然然后討論論……

讓讓我們確確定我們們在………（時間間）結(jié)束束

我我建議我我們………

每每個事項項討論五五分鐘。

介紹紹日程的的第一項項

因因此，讓讓我們從從……開始始

我我建議我我們從………開始始

所所以我們們今天第第一項議議程是……

我我們可以以從………開始嗎嗎？

結(jié)結(jié)束一個個議程

我我認為第第一事項項就討論論到這兒兒結(jié)束。

我我們可以以結(jié)束這這一事項項的討論論了嗎？？

我我們?yōu)槭彩裁床焕^繼續(xù)………

如如果大家家沒有別別的意見見，讓我我們………

下一一事項

讓讓我們開開始下一一事項的的討論。

既既然我們們討論完完X了，下下面討論論……

今今天議程程的下一一事項是是……

總結(jié)結(jié)

在在我們結(jié)結(jié)束今天天的比賽賽之前，讓讓我總結(jié)結(jié)一下要要點內(nèi)容容。

讓讓我迅速速的說一一下今天天的要點點。

概概括一下下，……….

好好，我們們?yōu)槭裁疵床豢焖偎俚乜偨Y(jié)結(jié)一下今今天的會會議呢？？

結(jié)束束語

好好，看起起來我們們的所以以議程都都進行