明確商品需求與采購說明制定的設(shè)計(jì)-以人人樂為例畢業(yè)設(shè)計(jì)

摘要【摘要】：明確需求的目的是向供應(yīng)商提供滿足所需用戶的信息，所以，采購員或采購經(jīng)理應(yīng)精通如何明確需求是非常重要的。當(dāng)組織內(nèi)部不能或不愿提供的產(chǎn)品或服務(wù)的需求時(shí)，為了達(dá)到企業(yè)正常生產(chǎn)的貨銷售的目的，采購必須正確明確需求，滿足企業(yè)需要。很多情況下，造成供應(yīng)商不能響應(yīng)采購要求的，往往是由于采購需求不清楚、不完整或不合理，是制定采購說明中最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。本文主要從公司明確需求的好處、如果不能夠明確需求將會(huì)帶來什么后果、明確需求的內(nèi)容以及制定采購說明。關(guān)鍵詞：明確需求采購說明設(shè)計(jì)目錄17720第1章明確需求的意義和內(nèi)容 1TOC\o"1-2"\h\u215721.1明確需求的目的和意義 TOC\o"1-2"\h\u15229第1章明確需求的意義和內(nèi)容271661.1明確需求的目的和意義明確需求的目的是向供應(yīng)商提供滿足所需用戶的信息，所以，采購員或采購經(jīng)理應(yīng)精通如何明確需求是非常重要的。例如：人人樂超市在營采信息內(nèi)容里面經(jīng)常出現(xiàn)商品缺貨或者庫存占于過多的情況。當(dāng)組織內(nèi)部不能或不愿提供的產(chǎn)品或服務(wù)的需求時(shí)，為了達(dá)到企業(yè)正常生產(chǎn)的貨銷售的目的，采購必須正確明確需求，滿足企業(yè)需要。明確需求是采夠所要做的第一步，也是很重要的一步，它意味著企業(yè)是否能夠正常運(yùn)作，是否能將風(fēng)險(xiǎn)、成本降到最低。1.2不能明確需求的后果生產(chǎn)過程會(huì)由于所需的物品未能有效的提供而被迫中斷包裝不恰當(dāng)會(huì)導(dǎo)致所購物品到達(dá)時(shí)易損耗或不能使用采購的材料包含了本國環(huán)境或健康規(guī)定金庸的物質(zhì)所訂購的機(jī)器未能如愿運(yùn)轉(zhuǎn)，故障不斷超量采購，造成不必要的庫存成本，并可能導(dǎo)致資源過時(shí)和浪費(fèi)設(shè)備供應(yīng)商不能提供公司認(rèn)為理應(yīng)得到的服務(wù)于維修所以，正確的制定采購說明，明確需求，意味著公司將面臨上述及類似問題時(shí)，可以加個(gè)風(fēng)險(xiǎn)降到最低。281601.3明確需求的內(nèi)容明確所需產(chǎn)品和服務(wù)明確采購數(shù)量明確交付要求明確供應(yīng)商服務(wù)與響應(yīng)供應(yīng)商所需要的信息8204第2章人人樂簡介2.1公司簡介人人樂是一家零售企業(yè)，在湖南有七家分店（寧鄉(xiāng)店、時(shí)代城店、東璽門店、衡陽店、郴州店、常德店、醴陵店），主營業(yè)務(wù)為大賣場、綜合超市和百貨的連鎖經(jīng)營。根據(jù)不同商品部門（食品部、生鮮部、洗化部、家電部、針紡部、日雜文體部）設(shè)置銷售區(qū)域，開始進(jìn)貨、管理、經(jīng)營，滿足顧客對商品需求的零售業(yè)態(tài)，以銷售食品、生鮮食品、副食品和生活用品為主，滿足顧客每日生活需求。2.2人人樂明確需求的現(xiàn)狀分析公司的商品需求都由人人樂的采購人員直接去采購，在日常采購中存在這樣一些問題：采購人員對商品需求量不明確，散裝的商品一次訂購好幾噸，整件的一次訂購幾百件，完全沒有按照公司的實(shí)際需求去向供應(yīng)商采購，大量商品處于臨期中還未銷售出去，部分商品長時(shí)間缺貨嚴(yán)重，出現(xiàn)負(fù)毛利情況，供應(yīng)商逃場，找不到供應(yīng)商，供應(yīng)商沒有將制定的商品送貨送至指定地點(diǎn)等。2.3明確需求對人人樂的影響明確需求對人人樂的好處。明確采購需求可以為公司降低庫存成本，減少商品的過期和浪費(fèi)，提高公司運(yùn)轉(zhuǎn)的效率，可以更好的與供應(yīng)商進(jìn)行談判，獲得更多的機(jī)會(huì)，公司在了解自己商品的前提下，還必須得明確消費(fèi)者的需求，對商品的了解透徹，探尋出客戶深層次需求，通過縱深提問挖掘需求背后的原因并激發(fā)客戶需求，引導(dǎo)客戶解決問題，拋出解決方案，成交之后與客戶建立客情關(guān)系，提升客流量，促使消費(fèi)者購買的欲望，為公司增加更多的利潤。不明確需求對人人樂的影響。由于供應(yīng)商未能及時(shí)提供足夠的貨物量，導(dǎo)致商品不能及時(shí)上架，單品銷售額下降，一個(gè)類別的商品銷售下降將會(huì)致使其他品類的銷售，以至于公司利潤的減少。對商品不合理的包裝及運(yùn)輸方式，會(huì)導(dǎo)致物品送來時(shí)已破損或不能使用，增加運(yùn)輸成本、人員的精力和時(shí)間。商品過量的采購，會(huì)造成庫存積壓，增加庫存成本，售賣不完導(dǎo)致過期、資源的浪費(fèi)以及成本的浪費(fèi)。15043第3章明確需求的內(nèi)容設(shè)計(jì)231023.1明確采購所需要的產(chǎn)品以人人樂采購家電為例。一個(gè)最基本的產(chǎn)品規(guī)格是“默認(rèn)的質(zhì)量”，比如，人人樂買一臺(tái)手機(jī)，你是希望它只能打電話嗎？當(dāng)然這個(gè)功能到現(xiàn)在不能滿足人們的需求，我們會(huì)去考慮的其它功能，從一個(gè)整體角度來判斷它到底是不是自己想要的。首先得要明確自己所需的產(chǎn)品是屬于大家電（彩電、冰箱、洗衣機(jī)、空調(diào)等）、小家電（風(fēng)扇、微波爐、吹風(fēng)機(jī)等)、3C部（手機(jī)、手機(jī)配件、電腦配件、數(shù)碼相機(jī)等)需要什么品牌。因?yàn)橐恍┢放苹a(chǎn)品易采、質(zhì)量值得信賴、品牌形象佳，但品牌化產(chǎn)品較昂貴，供應(yīng)商數(shù)量少，所以，要根據(jù)人人樂的資源才決定去采購哪種品牌的手機(jī)，選擇華為、OPPO、步步高、蘋果、中信還是其它品牌的手機(jī)。利用標(biāo)準(zhǔn)的優(yōu)勢。供應(yīng)商很可能熟悉標(biāo)準(zhǔn)，并在他們的正常生產(chǎn)中使用該標(biāo)準(zhǔn)。由于供應(yīng)商在競價(jià)時(shí)依據(jù)的是同一標(biāo)準(zhǔn)，所以促使了競爭，有利于實(shí)現(xiàn)較低的價(jià)格。標(biāo)準(zhǔn)避免了商品的不確定性，采購與供應(yīng)商可以更好的談判。標(biāo)準(zhǔn)化的商品的前置期一般要比按傳統(tǒng)習(xí)慣生產(chǎn)或定制商品的短。相比之下，供應(yīng)商的報(bào)價(jià)變得更容易，按照標(biāo)準(zhǔn)報(bào)價(jià)，采購的決策就可簡化為選擇最好的價(jià)格和支付條件。262053.2確定訂購數(shù)量以人人樂針紡部采購夢潔絲涼席為例。為了有效的規(guī)劃購買、支付及高效的服務(wù)，采購人員應(yīng)對人人樂需求進(jìn)行全面的了解。根據(jù)市調(diào)，判斷夢潔絲涼席是否符合消費(fèi)者的需求，因涼席屬于季節(jié)性、操作時(shí)間短的產(chǎn)品，需考慮是否需要大量引進(jìn)類似的新型產(chǎn)品，這種產(chǎn)品適不適合人人樂去來操作，得確定產(chǎn)品使用時(shí)期等來確定訂購數(shù)量和訂購周期。訂購數(shù)量的失誤會(huì)導(dǎo)致不能正常經(jīng)營，訂購數(shù)量多會(huì)浪費(fèi)不必要的成本，浪費(fèi)存儲(chǔ)面積，庫存積壓，商品過多售賣不出，質(zhì)量變壞，積壓時(shí)間越長，消費(fèi)需求發(fā)生改變，因顧客都是追隨潮流而走，所以，此刻所持有的產(chǎn)品已不能滿足消費(fèi)者需求；訂購數(shù)量少，會(huì)導(dǎo)致缺貨，當(dāng)消費(fèi)者找不到他們想要的東西時(shí)，可能會(huì)減小他們購買的欲望，致使關(guān)聯(lián)產(chǎn)品的銷售下降。所以，訂購涼席的數(shù)量不容忽視，可先引進(jìn)一批來試銷看其銷售狀況。56273.3明確交付的時(shí)間、地點(diǎn)、包裝及結(jié)算方式以食品部采購酸奶為例。交付的時(shí)間。酸奶使用期限一般為21天，采購方應(yīng)詳細(xì)列出什么時(shí)間向供應(yīng)商提供何種信息的計(jì)劃，一個(gè)生產(chǎn)計(jì)劃要清楚地列出主要生產(chǎn)活動(dòng)完成的時(shí)間，采購方應(yīng)實(shí)地考察供應(yīng)商是否有足夠的剩余生產(chǎn)力，過去的交貨履行情況及庫存水平。地點(diǎn)。雙方約定的地點(diǎn)必須詳細(xì)具體，如人人樂湖南配送中心或指定地點(diǎn)。避免造成不必要的爭議，生產(chǎn)滯后，浪費(fèi)大量成本。包裝。要根據(jù)雙方共同達(dá)成的意愿、根據(jù)商品的特性，酸奶需真空包裝，以避免在運(yùn)輸過程中貨物受損風(fēng)險(xiǎn)降到最低。結(jié)算方式。雙方應(yīng)明確結(jié)算的方式，是賬扣還是繳款。41243.4明確供應(yīng)商服務(wù)與響應(yīng)以人人樂家電熱水器為例。供應(yīng)商響應(yīng)與供應(yīng)商服務(wù)水平相關(guān)，在可能的情況下，采購方應(yīng)利用具體的指標(biāo)明確所需要的服務(wù)水準(zhǔn)。對于熱水器這種復(fù)雜的機(jī)器設(shè)備，采購方應(yīng)該要供應(yīng)商必須在機(jī)器啟動(dòng)并試運(yùn)行期間提供相應(yīng)的技術(shù)支持與幫助；此外，采購應(yīng)要求供應(yīng)商提供技術(shù)支持。采購可將維護(hù)作為主采購訂單的一部分，在訂單中做出規(guī)定，在此種情況下，修理要求也應(yīng)該做出明確規(guī)定。143313.5供應(yīng)商信息及法律要求以人人樂與深圳隆耀投資有限公司簽訂合同為例。聯(lián)系人信息：為了使采購方和深圳隆耀投資有限公司之間高效率的溝通，應(yīng)了解深圳隆耀投資有限公司聯(lián)系人及聯(lián)系方式、地址、主要生產(chǎn)業(yè)務(wù)類型等。背景資料：可以使深圳隆耀投資有限公司了解采購的一些基本情況，讓雙方都有所了解，慢慢的與深圳隆耀投資有限公司結(jié)成親密的合作關(guān)系，以改善流程、使產(chǎn)品合理化，或減少庫存等等。適用的法律法規(guī)：采購與深圳隆耀投資有限公司進(jìn)行法律方面的溝通時(shí)，應(yīng)發(fā)揮積極地作用。如果采購要求深圳隆耀投資有限公司需要供應(yīng)商遵從公司的政策，要求必須得到明確的確認(rèn)，并在需要的時(shí)候向深圳隆耀投資有限公司提供這些資料的附件。20857第4章采夠說明的制定4.1制定采購說明產(chǎn)品/服務(wù)質(zhì)量：供應(yīng)商送來的產(chǎn)品必須符合合同約定服務(wù)規(guī)格，明確產(chǎn)品的運(yùn)作，且應(yīng)是質(zhì)量檢查合格、沒有破損的產(chǎn)品，供應(yīng)商應(yīng)按質(zhì)送貨。數(shù)量與交貨：根據(jù)數(shù)據(jù)分析，向供應(yīng)商訂購適量的商品，且供應(yīng)商應(yīng)按訂單數(shù)量配貨。應(yīng)具體明確交貨的日期、地點(diǎn)，以及相關(guān)的交貨規(guī)定。瓜果蔬菜、奶制品等應(yīng)采用特殊的運(yùn)輸要求、運(yùn)輸方法和包裝技術(shù)。對訂貨不明確的信息應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商確認(rèn)好相關(guān)信息的時(shí)間，最好不把這些信息傳遞給供應(yīng)商。對供應(yīng)商發(fā)來的商品進(jìn)行檢驗(yàn)，要求供應(yīng)商提供按時(shí)交貨的日程計(jì)劃，并對供應(yīng)商的物流情況進(jìn)行跟蹤。服務(wù)/響應(yīng)：要求供應(yīng)商的服務(wù)水平盡可能達(dá)到公司標(biāo)準(zhǔn)，對復(fù)雜設(shè)備的安裝和使用提供技術(shù)支持或協(xié)助，（尤其是對那些家電產(chǎn)品）；為了促進(jìn)銷售，要求供應(yīng)商提供對產(chǎn)品熟悉的促銷服務(wù)人員，來起到對商品很好的宣傳與促銷；要求供應(yīng)商維護(hù)支持和及時(shí)供應(yīng)配件或商品；對維修請求的響應(yīng)時(shí)間快。成本指標(biāo)：采購應(yīng)對有關(guān)費(fèi)用的歷史統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行分析，確定產(chǎn)品或服務(wù)的用途，建立成本預(yù)算，通過了解市場狀況，了解競爭對手所做的價(jià)格，然后根據(jù)產(chǎn)品的價(jià)值、性質(zhì)給產(chǎn)品定位，再根據(jù)產(chǎn)品的使用周期，消費(fèi)者喜好、購買頻率及消費(fèi)人群，確定訂購合理的數(shù)量，對商品的品類合理的搭配、管理，從而避免商品缺貨及過期現(xiàn)象，浪費(fèi)大量成本。聯(lián)系人信息：需要清楚地了解供應(yīng)商的名稱、地址、聯(lián)系方式、聯(lián)系人、經(jīng)營規(guī)模。背景和責(zé)任范圍：讓供應(yīng)商了解本公司的基本信息和要求的內(nèi)容，以便與供應(yīng)商很好的談判，其次，要供應(yīng)商了解本公司的要求，并按要求實(shí)行各項(xiàng)工作；供應(yīng)商應(yīng)履行相應(yīng)的義務(wù)：比如設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、交貨、維護(hù)或操作等方面；供應(yīng)商應(yīng)自行完成質(zhì)檢工作；與供應(yīng)商明確責(zé)任。法律要求：無論是供應(yīng)商，還是采購方，都應(yīng)遵守產(chǎn)品或服務(wù)應(yīng)遵守的法律。政策要求：供應(yīng)商應(yīng)遵守本企業(yè)及其職能部門的政策。4.2采購說明的內(nèi)容現(xiàn)人人樂需采購一批洗發(fā)水，下表列出了采購說明方案包括的內(nèi)容，如表4.1-1所示：采購說明內(nèi)容產(chǎn)品飄柔洗發(fā)水?dāng)?shù)量10件，規(guī)格300ml*12交付約定在2015年5月22日送至人人樂配送中心，紙箱包裝，以賬扣方式結(jié)算服務(wù)與響應(yīng)深圳隆耀投資有限公司需將洗發(fā)水送至指定地點(diǎn)，為人人樂提供兩名促銷員推銷洗發(fā)水聯(lián)系人信息深圳隆耀投資有限公司的法人代表，聯(lián)系人名稱，地址，納稅號(hào)，開戶銀行，銀行卡賬號(hào)等法律要求所采購的洗發(fā)水都應(yīng)遵循的法律第5章采購說明制定前后的對比5.1采購說明制定前后的對比下表列出了采購說明制定前后的對比內(nèi)容，如表5.1-2所示：制定前制定后采購人員對商品需求量不明確未能按照公司的實(shí)際需求去采購存在大量商品臨期、缺貨庫存積壓為人人樂降低了庫存成本減少商品的過期和浪費(fèi)滿足了消費(fèi)者的需求為人人樂創(chuàng)造了更多的利潤總結(jié)在采購說明的制定過程和計(jì)劃的編制過程中，采購供應(yīng)部門的早期參與是極為重要的，有助于避免一些高成本的出現(xiàn)，明確需求的過程是跨部門的，它牽涉到消費(fèi)者，采購供應(yīng)部門，營運(yùn)管控部，市場營銷部以及供應(yīng)商在各階段的互動(dòng)。采購供應(yīng)部門的貢獻(xiàn)主要體現(xiàn)在能夠提供過去的采購及成本等歷史數(shù)據(jù)及供應(yīng)市場環(huán)境信息，并能夠促使供應(yīng)商的參與。采購部門對供應(yīng)市場環(huán)境的了解以及與供應(yīng)商的聯(lián)系有助于成本預(yù)算的估計(jì)，資本性采購預(yù)算必須考慮到資本品的生命周期。采購部門在與各部門磋商時(shí)應(yīng)準(zhǔn)備一定期限內(nèi)采購計(jì)劃的摘要，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中存在有此類信息便于進(jìn)行各種層次的分析，包括對各物品按采購金額排序。在采購需求和供應(yīng)規(guī)劃過程中確定優(yōu)先級(jí)別時(shí)，應(yīng)考慮到以下幾點(diǎn)：說明已有多長時(shí)間未更新，生產(chǎn)技術(shù)的發(fā)展速度，物品的支出水平及其對公司的運(yùn)營和競爭力的影響。23318致謝大學(xué)三年就會(huì)在這最后的畢業(yè)設(shè)計(jì)總結(jié)劃上一個(gè)圓滿的句號(hào)。我曾經(jīng)以為時(shí)間是一個(gè)不快不慢的東西,但現(xiàn)在我感到時(shí)間過的是多么的飛快,三年了,感覺就在一眨眼之間結(jié)束了我的大學(xué)生涯。畢業(yè),最重要的一個(gè)過程,最能把理論知識(shí)運(yùn)用到實(shí)踐當(dāng)中的過程就數(shù)畢業(yè)設(shè)計(jì)了。這也是我們從一個(gè)學(xué)生走向社會(huì)的一個(gè)轉(zhuǎn)折。另一個(gè)生命歷程的開始，畢業(yè)設(shè)計(jì)的兩個(gè)月,我學(xué)到了很多,也成熟了很多。在此我想對我的母校我的父母、親人們我的老師和同學(xué)們來表達(dá)我由衷的謝意，感謝我的家人對我大學(xué)三年學(xué)習(xí)的默默支持，感謝輔導(dǎo)員的精心培養(yǎng)，感謝指導(dǎo)老師細(xì)心指導(dǎo)和支持，不厭其煩的對論文進(jìn)行修改和改進(jìn)，感謝在一起愉快的度過大學(xué)時(shí)光的采購班各位同門,正是由于你們的幫助和支持,我才能克服一個(gè)一個(gè)的困難和疑惑,直至本文的順利完成。20124參考文獻(xiàn)[1]吳躍東,尹麗麗.戰(zhàn)略采購關(guān)乎企業(yè)贏利能力[J].上海經(jīng)濟(jì),2005,(05).[2]方賢水,薛麗莉.戰(zhàn)略采購研究綜述及啟示[J].商場現(xiàn)代化,2006,(24).[3]吳虹飛,李向晟.論公司的戰(zhàn)略采購及其構(gòu)成[J].浙江統(tǒng)計(jì),2005,(07).[4]杜培楓