維護(hù)項目檔案管理制度

11.維護(hù)項目資料、檔案管理制度11.1維護(hù)項目部文件編碼規(guī)定11.1.1目的規(guī)定維護(hù)項目部各部門、各專業(yè)隊質(zhì)量體系文件編碼，防止文件的編碼重號和錯誤使用。11.11.2適用范圍適用于項目部除公文以外的所有文件的編碼11.1.3引用文件ZH2F001-年度號天津藍(lán)巢電力檢修有限公司文件編碼管理制度(年度號版)11.1.4具體規(guī)定11.1.4.1根據(jù)公司綜合管理部確定的單位碼為◆◆；11.1.4.2根據(jù)分類碼的確定原則，項目部綜合管理的分類碼為1，質(zhì)量管理的分類碼為2，安全和環(huán)境管理的分類碼為3，生產(chǎn)管理的分類碼為411.1.4.3文類碼的確定1）為簡便,使用六種分類碼：F——規(guī)章類如管理文件、制度、辦法、規(guī)定、規(guī)程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等重復(fù)性應(yīng)用的文件Z——作業(yè)文件類如針對專門事件、專門產(chǎn)品、專門的過程所制定的文件，與規(guī)章類的區(qū)別在于是一次性應(yīng)用的文件，如年度號年培訓(xùn)計劃,某某工程施工組織設(shè)計，某某工程作業(yè)指導(dǎo)書,某某事故的處理決定等；T——推薦性、參考性文件資料如各種總結(jié)、匯報、指南(闡明推薦性的方法回建議的文件)、推薦的外來參考資料等；Y——重要的日常應(yīng)用文件如通知、信函、傳真等；B——規(guī)范表格、臺帳(規(guī)定為完成的活動或達(dá)到的結(jié)果提供的客觀證據(jù)的文件)如：檢查記錄表、糾正措施表、文件發(fā)放登記表等；A——其他文件或不區(qū)別分類碼時采用。2）文件在F、Z、T間不好區(qū)分時，按F、Z、T順序采用前者或選用A11.1.4.4序列碼以年為周期連續(xù)使用，同一單位分類同一文類的序列碼，當(dāng)年不得重號。11.1.4.5年號碼取文件發(fā)布爾日的年號四位數(shù)。11.1.4.6發(fā)布文件的各單位負(fù)責(zé)對文件編碼，并按年建立文件編碼登記，以免文件重碼/錯碼。11.1.4.7項目部已發(fā)布的有效文件，已有文件編碼的可延用原編碼，無編碼但需要的可按制度編碼。11.1.4.8行政公文正文按公文編碼辦法編碼,隨文發(fā)布的附件，屬文件的應(yīng)按本規(guī)定編碼。11.1.4.9項目部各部門制度、規(guī)定編碼如下:1）綜合管理部門編制的相關(guān)制度、規(guī)定：◆◆1F(001-999)-年度號2）質(zhì)量管理部門編制的制度、規(guī)定：◆◆2F(001-999)-年度號3）安全和環(huán)境管理部門編制的制度、規(guī)定◆◆3F(001-999)-年度號4）生產(chǎn)管理部門編制的制度、規(guī)定:◆◆4F(001-999)-年度號11.1.4.10項目部各專業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書為（按專業(yè)分）：1）◆◆4Z(001-999)-GL-年度號（鍋爐專業(yè)）2）◆◆4Z(001-999)-QJ-年度號（汽機(jī)專業(yè)）3）◆◆4Z(001-999)-RL-年度號（燃料專業(yè)）4）◆◆4Z(001-999)-DQ-年度號（電氣專業(yè)）5）◆◆4Z(001-999)-RK-年度號（熱控專業(yè)）6）◆◆4Z(001-999)-GD-年度號(供電專業(yè))11.1.4.11項目部使用的表格為1）綜合管理部門的表格為◆◆1B(001-999)-年度號2）質(zhì)量管理部門的表格為◆◆2B(001-999)-年度號3）安全和環(huán)境的表格為◆◆3B（001-999）-年度號4）生產(chǎn)管理的表格為◆◆4B(001-999)-年度號11.2維護(hù)項目部基礎(chǔ)技術(shù)資料編碼規(guī)定為便于查找和管理各專業(yè)基礎(chǔ)技術(shù)資料，并且能與MIS系統(tǒng)鏈接迅速，實現(xiàn)維護(hù)項目系統(tǒng)管理運作模式，結(jié)合維護(hù)項目部生產(chǎn)管理中產(chǎn)生的部分基礎(chǔ)技術(shù)資料的類別和對設(shè)備基本情況的了解，做如下規(guī)定：11.2.1各專業(yè)每臺設(shè)備四大標(biāo)準(zhǔn)的編碼原則為：◆◆---JB--（a-b-c-d）A(B；C；D)字段4字段3字段2字段1說明：字段1---代表◆◆維護(hù)項目部字段2---汽機(jī)專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)JB-汽機(jī)標(biāo)準(zhǔn)DB-電氣標(biāo)準(zhǔn)RB-熱控標(biāo)準(zhǔn)LB-鍋爐標(biāo)準(zhǔn)RB-燃料標(biāo)準(zhǔn)字段3---a專業(yè)（1汽機(jī)專業(yè)，2鍋爐專業(yè)，3燃料專業(yè)，4熱控專業(yè)，5電氣專業(yè)），b系統(tǒng)（類別），c主設(shè)備，d從屬設(shè)備字段4---四大標(biāo)準(zhǔn)（A：點檢標(biāo)準(zhǔn)B：給油脂標(biāo)準(zhǔn)C：維修技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)D：維修作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）11.2.2各專業(yè)設(shè)備檔案編碼原則：均以專業(yè)代字區(qū)分（從汽機(jī)開始）◆◆-JSD-（a-b-c-d）（設(shè)備）汽機(jī)專業(yè)設(shè)備檔案◆◆-DSD-（a-b-c-d）（設(shè)備）電氣專業(yè)設(shè)備檔案◆◆-RSD-（a-b-c-d）（設(shè)備）熱控專業(yè)設(shè)備檔案◆◆-LSD-（a-b-c-d）（設(shè)備）鍋爐專業(yè)設(shè)備檔案◆◆-RSD-（a-b-c-d）（設(shè)備）燃料專業(yè)設(shè)備檔案說明：SD---設(shè)備檔案簡稱11.2.3各專業(yè)檢修檔案及檢修記錄編碼原則11.2.3.1檢修檔案編碼原則（按專業(yè)分）◆◆-JJD-（a-b-c-d）：汽機(jī)專業(yè)檢修檔案◆◆-DJD-（a-b-c-d）：電氣專業(yè)檢修檔案◆◆-RJD-（a-b-c-d）：熱控專業(yè)檢修檔案◆◆-RJD-（a-b-c-d）：燃料專業(yè)檢修檔案◆◆-LJD-（a-b-c-d）：鍋爐專業(yè)檢修檔案說明：JD---檢修檔案簡寫11.2.3.2檢修記錄編碼原則◆◆-JJJ-（a-b-c-d）-001：汽機(jī)專業(yè)檢修記錄◆◆-DJJ-（a-b-c-d）-001：電氣專業(yè)檢修記錄◆◆-RJJ-（a-b-c-d）-001：熱控專業(yè)檢修記錄◆◆-WJJ-（a-b-c-d）-001：燃料專業(yè)檢修記錄◆◆-LJJ-（a-b-c-d）-001：鍋爐專業(yè)檢修記錄說明：JJ…檢修記錄簡寫11.2.4質(zhì)量驗收單及三方確認(rèn)單編碼原則11.2.4.1質(zhì)量驗收單◆◆-JYS-（001-999）-年度號 字段4字段3字段2字段1字段說明：字段1---◆◆維護(hù)項目部單位碼字段2---汽機(jī)專業(yè)質(zhì)量驗收單其他專業(yè)隨專業(yè)代字而改變代號：◆◆-DYS-（001-999）電氣專業(yè)質(zhì)量驗收單◆◆-RYS-（001-999）熱控專業(yè)質(zhì)量驗收單◆◆-LYS-（001-999）鍋爐專業(yè)質(zhì)量驗收單◆◆-RYS-（001-999）燃料專業(yè)質(zhì)量驗收單YS---指質(zhì)量驗收單簡寫字段3---設(shè)備流水號字段4---年序號11.2.4.2三方確認(rèn)單◆◆-JSQ-（001-999）-年度號 字段4字段3字段2字段1說明：字段1：◆◆維護(hù)項目部字段2：汽機(jī)專業(yè)三方確認(rèn)單◆◆-DSQ-（001-999）電氣專業(yè)三方確認(rèn)單◆◆-RSQ-（001-999）熱控專業(yè)三方確認(rèn)單◆◆-LSQ-（001-999）鍋爐專業(yè)三方確認(rèn)單◆◆-WSQ-（001-999）外圍專業(yè)三方確認(rèn)單SQ---指三方確認(rèn)單簡寫字段3：該專業(yè)設(shè)備流水號字段4：年序號11.3維護(hù)項目部文件、資料管理辦法11.3.1目的為規(guī)范管理維護(hù)檢修過程中的相關(guān)文件、資料，以滿足生產(chǎn)的需要，確保資料的生成和流轉(zhuǎn)滿足公司及業(yè)主的相關(guān)要求。11.3.2適用范圍適用于維護(hù)項目部內(nèi)各專業(yè)隊及相關(guān)管理部門。11.3.3職責(zé)11.3.3.1資料室負(fù)責(zé)維護(hù)檢修過程中相關(guān)文件的搜集和管理、保證使用部門及時得到有效文件的版本，并對文件的規(guī)范建檔負(fù)責(zé)。11.3.3.2項目部各專業(yè)隊負(fù)責(zé)基礎(chǔ)技術(shù)資料的生成和管理，負(fù)責(zé)外來文件的實施和管理。11.3.3.3項目部質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)對維護(hù)檢修過程中文件資料的監(jiān)督管理、質(zhì)量記錄的搜集和管理。11.3.3.4項目部綜合管理部門負(fù)責(zé)對公文等相關(guān)的文件資料的管理。11.3.4管理規(guī)定11.3.4.1對圖紙及廠家資料的管理鑒于電廠維護(hù)工作的特殊性，由業(yè)主提供維護(hù)項目部資料室貯存的圖紙及廠家資料僅限一套，而且有些部分還不能完全滿足生產(chǎn)需要，需自行復(fù)印一部分，同時做好對顧客財產(chǎn)的保護(hù)，有利于追溯。這就要求維護(hù)項目在資料管理工作中嚴(yán)格執(zhí)行圖紙、資料借閱規(guī)定：1）借閱人必須在認(rèn)真填寫好文件借閱記錄表并經(jīng)資料主管簽字后方可借閱。借閱記錄表要規(guī)范填寫，表內(nèi)應(yīng)寫清借閱時間、借閱文件編號、借閱份數(shù)及借閱人的親筆簽名等。2）圖紙及廠家資料由于其專業(yè)性比較強，最長借閱時間可為一個月，月滿后再借，應(yīng)先歸還，再繼續(xù)填寫文件借閱記錄表，方可續(xù)借。3）借閱人在查閱已借出圖紙及廠家資料的同時，應(yīng)負(fù)責(zé)對借出資料的保管，保證按時、完整、齊全歸還到資料室。資料主管對歸還的資料進(jìn)行實際核查無誤，方可填上歸還時間，以保證資料齊全歸檔。4）為了便于查閱柜內(nèi)圖紙及資料，資料主管應(yīng)將圖紙及廠家資料分別建立目錄并分別放置，將目錄貼于柜門內(nèi)側(cè)，而且每套圖紙外側(cè)都應(yīng)用口取紙標(biāo)識卷冊號便于查找。隨著資料的增加和變化，目錄也應(yīng)隨著更新，更新的頻次一般為每月一次，圖紙變化量大時，應(yīng)每半月更新一次，保證對圖紙及資料實行動態(tài)管理。5）為了保證各專業(yè)能及時得到圖紙及廠家資料，各專業(yè)技術(shù)員應(yīng)根據(jù)需求的緊急程度，編制出圖紙及廠家資料需求計劃，將其交到資料室，再由資料主管陸續(xù)去準(zhǔn)備和搜集相關(guān)資料。6）由業(yè)主方獲取的圖紙及廠家資料，先由資料主管進(jìn)行分類、建檔，然后由質(zhì)量主管在每天5點的項目部生產(chǎn)落實會上通知到圖清單，各專業(yè)專工負(fù)責(zé)傳達(dá)到技術(shù)員，以便領(lǐng)用和查閱。11.3.4.2對維護(hù)檢修基礎(chǔ)技術(shù)資料的管理規(guī)定為規(guī)范維護(hù)檢修基礎(chǔ)技術(shù)資料的生成和最終的歸檔，實現(xiàn)資料的閉環(huán)管理。提出以下幾點規(guī)定：1）相關(guān)資料生成的管理規(guī)定（a）基礎(chǔ)技術(shù)資料生成的表格形式直接引用質(zhì)量管理程序文件中對生產(chǎn)過程的管理的相關(guān)表格。表-1_________________________文件（記錄）借閱申請單編號:次數(shù)文件名稱文件編號借閱時間借閱用途借閱申請部門/人歸還日期審批人檢驗人備注表-2_________________專業(yè)圖紙及廠家資料需求計劃編號:××-001序號圖紙及廠家資料名稱圖紙卷冊號設(shè)計單位/制造廠家計劃需要時間備注注：××：表示英文專業(yè)代碼，如電氣應(yīng)為DQ。（b）表格的頁面設(shè)置要求：豎排時左:2.5cm右:1.5cm上:3.5cm頁眉:2.5cm頁角:0下:1.5cm;橫排時左:1.5cm右:2.5cm上:3.5cm頁眉:2.5cm頁角:0下:1.5cm,紙型為A4打印紙。（c）表格的填寫要清晰、規(guī)范，字號一般為四號字，一項內(nèi)字?jǐn)?shù)多時，可調(diào)整字的大小。（d）各專業(yè)生成的基礎(chǔ)技術(shù)資料，應(yīng)隨同卷內(nèi)目錄定期向資料室移交，資料室核查后負(fù)責(zé)保管。2）對作業(yè)指導(dǎo)書管理的有關(guān)規(guī)定（a）作業(yè)指導(dǎo)書范本直接引用維護(hù)檢修質(zhì)量管理程序文件中的模板。（b）作業(yè)指導(dǎo)書的頁面格式為：左:2.5cm右:1.5cm上:2.5cm頁眉:1.5cm頁角:1.5cm；頁眉字體規(guī)定為小四號字隸書；頁角為小四號字宋體，格式為：第×頁共×頁。（c）作業(yè)指導(dǎo)書采用的紙型為A4打印紙。3）作業(yè)指導(dǎo)書的審批規(guī)定作業(yè)指導(dǎo)書編寫完后，統(tǒng)一交到資料室先進(jìn)行登記，然后由資料主管負(fù)責(zé)送至業(yè)主檢修維護(hù)主管部門、安監(jiān)部門負(fù)責(zé)人處審閱相關(guān)項，然后從最末一位審核人處取回，將作業(yè)指導(dǎo)書和修改意見一并返給編寫人進(jìn)行修改，編寫人修改后，重新打出一份隨有修改意見的那份交到資料室，資料室核對無誤后，送到項目部總工處審批，審批通過后直接由資料室復(fù)印下發(fā)給使用部門及相關(guān)部門；不通過,繼續(xù)返回修改，修改后資料室再復(fù)印下發(fā)，同時填寫文件發(fā)放記錄。資料室保留作業(yè)指導(dǎo)書原件，并按專業(yè)分別建檔。附表：隱蔽工程簽證單設(shè)備清冊統(tǒng)計表設(shè)備檔案設(shè)備檢修記錄設(shè)備檢修檔案三方確認(rèn)單缺陷統(tǒng)計表作業(yè)指導(dǎo)書編制計劃清單作業(yè)指導(dǎo)書格式范本檢修質(zhì)量驗收單收文記錄文件發(fā)放登記表文件發(fā)放審批工程聯(lián)絡(luò)單表樣隱蔽工程簽證單編號：工程名稱項目名稱檢修單位檢查日期檢修內(nèi)容：檢查結(jié)果：業(yè)主設(shè)備部或監(jiān)理時間年月日質(zhì)量管理部門時間年月日檢修部門時間年月日檢修負(fù)責(zé)人時間年月日注：（1）隱蔽工程簽證單由作業(yè)單位填寫。（2）填寫一式三份，作業(yè)單位、質(zhì)量管理部門、業(yè)主或監(jiān)理各一份。設(shè)備清冊統(tǒng)計表編號:序號設(shè)備名稱型號及規(guī)格單位數(shù)量生產(chǎn)廠家備注#1機(jī)組#2機(jī)組設(shè)備檔案專業(yè)：編號：機(jī)組號設(shè)備名稱設(shè)備編號型號制造廠產(chǎn)成日期出廠編號安裝日期投產(chǎn)日期KKS編碼系統(tǒng)分類安裝位置主要參數(shù)性能特點主要記錄備注設(shè)備檢修記錄專業(yè)：編號：機(jī)組號設(shè)備名稱檢修日期KKS編碼檢修部位完成時間驗收時間任務(wù)單編號作業(yè)指導(dǎo)書編號檢修原因：檢修記錄:檢修部門記錄人檢修人員工作負(fù)責(zé)人專業(yè)隊負(fù)責(zé)人備注:設(shè)備檢修檔案專業(yè)：編號：機(jī)組號設(shè)備名稱制造廠家設(shè)備型號出廠日期KKS編碼出廠編號投產(chǎn)日期序號檢修日期檢修記錄編號檢修部位填表人三方確認(rèn)單編號：電廠名稱檢修項目名稱檢修負(fù)責(zé)人檢修起始時間檢修內(nèi)容：檢修完成情況：維護(hù)檢修項目部年月日業(yè)主設(shè)備部年月日業(yè)主發(fā)電部年月日備注：此表一式三份，簽字方各執(zhí)一份。___________________專業(yè)缺陷統(tǒng)計表編號:序號缺陷內(nèi)容缺陷分類提出人提出日期驗收人驗收日期備注設(shè)計制造安裝其他作業(yè)指導(dǎo)書編制計劃清單序

號文件編號責(zé)任者文件材料題名編制日期審批權(quán)限專工部長總工說明：在審批權(quán)限欄相應(yīng)格中打“√”。作業(yè)指導(dǎo)書格式范本_______維護(hù)檢修作業(yè)指導(dǎo)書文件編號:名稱：編制單位：編制：審核：日期：批準(zhǔn)：日期：版次：目錄1、目的2、適用范圍3、編制依據(jù)4、作業(yè)前應(yīng)具備的條件5、作業(yè)危險因素和環(huán)境因素辨識及對策表6、作業(yè)人員要求及職責(zé)分工7、作業(yè)工器具及消耗材料8、作業(yè)程序、技術(shù)要求及質(zhì)量控制點9、作業(yè)技術(shù)記錄表10、質(zhì)量驗收簽證單11、附錄（表格、記錄圖等）__________________質(zhì)量驗收單編號：名稱工作負(fù)責(zé)人檢修部門檢修部門檢修類別工時消耗檢修時間年月日時分至年月日時分檢修前存在問題及檢修中發(fā)現(xiàn)問題檢修內(nèi)容及缺陷處理情況 遺留問題班組自檢評價：簽字：年月日專業(yè)隊驗收評價：簽字：年月日工程設(shè)備部評價：簽字：年月日說明：1、各專業(yè)隊必須認(rèn)真填寫，甲方驗收需業(yè)主檢修維護(hù)主管部門專工評價并簽字2、本表一式三份。11.3.4.3外來文件的管理我們這里講的外來文件主要包括：1）工作中使用的國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)和國際標(biāo)準(zhǔn)、國外標(biāo)準(zhǔn)以及需執(zhí)行的上級組織或相關(guān)單位的文件；2）顧客提供的圖紙、技術(shù)要求等；3）供貨單位提供的使用維護(hù)說明書和圖紙等文件；4）作為工作依據(jù)的其他外來文件。以上4種文件均應(yīng)按管理體系程序文件通用程序中《文件控制程序》控制和管理，我們主要針對第4種做一下補充規(guī)定：（a）作為工作依據(jù)的外來文件不管以何種渠道獲取的，首先應(yīng)先送到資料室登記，由資料主管填寫收文記錄。資料室拿到文件后，請項目部總工審閱，根據(jù)總工的簽署意見確定分發(fā)部門，資料主管將原文件復(fù)印，有必要的情況下要對紙媒體的資料進(jìn)行掃描，留下圖象資料，將復(fù)印件或電子掃描圖象下發(fā)到相關(guān)部門，同時填寫文件發(fā)放記錄，原文件由資料室裝盒保存，并建立盒內(nèi)文件的目錄。（b）各專業(yè)隊編制的作業(yè)指導(dǎo)書及相關(guān)制度、規(guī)定等，在編寫前應(yīng)首先到資料室備案，資料室根據(jù)專業(yè)的不同，依據(jù)《維護(hù)項目部文件編碼規(guī)定》，確定一個準(zhǔn)確的文件編碼給編寫人，這樣保證了文件的編碼正確使用，避免和其他已生成文件的編號發(fā)生混淆。作業(yè)指導(dǎo)書的審批按規(guī)定執(zhí)行；制度、規(guī)定在編寫完后，統(tǒng)一交到資料室，由資料室負(fù)責(zé)找項目部總工審批，總工審批后，再由資料室復(fù)印下發(fā)到相關(guān)部門，同時填寫文件發(fā)放記錄，原件由資料室按專業(yè)建檔保存。（c）編寫文件的頁面設(shè)置規(guī)定：左2.5cm右1.5cm上2.5cm下1.5cm，字體為四號字，宋體，紙型為A4打印紙。11.3.4.4維護(hù)檢修過程中，與外部聯(lián)絡(luò)用文件的管理各專業(yè)隊在生產(chǎn)準(zhǔn)備及進(jìn)行階段產(chǎn)生的與業(yè)主間的、相關(guān)部門間的聯(lián)絡(luò)單的控制與管理1）在擬訂一個新單前，應(yīng)先到資料室登記，由資料室給定一個流水號后再擬內(nèi)容，提出部門擬好后交到資料室，由資料室找總工簽發(fā)，簽發(fā)后交由提出單位送業(yè)主或相關(guān)部門處理，返回的文件交到資料室，資料室將其分發(fā)給提出部門一份后，資料員在備案記錄上寫明已處理及處理日期，建檔保存原件。2）工程聯(lián)絡(luò)單的表樣附后。3）工程聯(lián)絡(luò)單頁面設(shè)置規(guī)定：：左2.5cm右1.5cm上2.5cm下1.5cm，頁眉1cm，字體為四號字，宋體，紙型為A4打印紙。11.3.4.5公文及相關(guān)資料的管理1）項目部綜合管理部負(fù)責(zé)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。2）公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。綜合管理部門配備專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。（a）公文的分發(fā)（a1）部門發(fā)文由綜合管理部文書負(fù)責(zé)編號，排版，擬稿人負(fù)責(zé)校對。（a2）部門發(fā)文由部門自行編號，排版、校對、分發(fā)。（a3）部門發(fā)文由綜合管理部文書負(fù)責(zé)通過MIS按照傳達(dá)范圍發(fā)放。（a4）一般知招性文件應(yīng)通過MIS直發(fā)有關(guān)員工。（b）收文處理：收文一般包括簽收，登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催交、立卷、歸檔、銷毀等程序。（b1）署名項目部的信件，由綜合管理部文書拆封，登記、分發(fā)。（b2）署名項目部領(lǐng)導(dǎo)個人的信件，送請領(lǐng)導(dǎo)項目部個人親拆；領(lǐng)導(dǎo)有授權(quán)委托的，由委托人負(fù)責(zé)拆閱。（b3）項目部各部門和領(lǐng)導(dǎo)收到主送項目部的正式公文及上級部門和領(lǐng)導(dǎo)批示，送綜合部綜合主管辦理相關(guān)的手續(xù)。（b4）凡參加會議帶回的公文，會議材料，應(yīng)交綜合管理部文書辦理登記手續(xù)。3）審核收到需要辦理的公文，綜合管理部文書應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核，審核重點是：是否應(yīng)由綜合管理部辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其有關(guān)規(guī)定；文件使用、公文格式是否規(guī)范。4）分辦（a）項目部收文，由綜合管理部提出擬辦意見，內(nèi)容重要的公文，按工作委托權(quán)限送項目部領(lǐng)導(dǎo)閱批；一般業(yè)務(wù)文件，按照分工送各部門閱辦。（b）各部門收到公司或領(lǐng)導(dǎo)批示的公文，都要先經(jīng)綜合部部門長批，再轉(zhuǎn)承辦人辦理。（c）各部門承辦的公文應(yīng)及時辦理，作到件件有結(jié)果，特急公文隨到隨辦，不得延誤，急件應(yīng)在三天內(nèi)辦完，一般公文則在十天內(nèi)辦完。（d）需要批示的文件先由各部門提出擬辦意見，由領(lǐng)導(dǎo)決定；需要閱知的文件先傳領(lǐng)導(dǎo)閱知，在根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示轉(zhuǎn)相關(guān)部門閱知。5）催辦（a）重要公文、領(lǐng)導(dǎo)做出批示公文和有一定時限的公文，綜合管理部文書負(fù)責(zé)進(jìn)行催辦，督促懲辦部門按照要求日期將辦理結(jié)果反饋給文件批示領(lǐng)導(dǎo)。（b）各部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)經(jīng)常檢查本部門的公文承辦情況，對長期拖延未辦者，應(yīng)督促辦理并列為項目部KPI年度考核的內(nèi)容。6）公文立卷、銷毀、（a）辦理完畢的公文，應(yīng)該根據(jù)有關(guān)規(guī)定，及時整理（立卷）歸檔。歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整、能正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。（b）歸檔范圍內(nèi)的公文