合伙人秘書(shū)重點(diǎn)工作概述

46/46目錄TOC\o"1-4"\h\z\u合伙人秘書(shū)工作三大特性 2合伙人郵件收發(fā)、整理 4一、郵箱的分類(lèi) 4二、郵件信息的分類(lèi) 4三、電子郵件的整理 5（一）、私人郵箱的整理 5（二）、工作郵箱的整理 5（三）、郵件存檔文件夾分類(lèi) 6（五）、郵件信息的處理 7合伙人料理打算 8一、日程安排的溝通 8二、預(yù)約機(jī)制 8三、出差行程料理 9四、會(huì)議料理 11五、接待料理 12信函草擬 12合伙人文件底稿的整理、歸檔 15一、合伙人文件底稿的分類(lèi) 15二、文件的裝訂及歸檔 15合伙人電話(huà)及傳真處理 17一、電話(huà)信息的處理方式 17二、合伙人的移動(dòng)電話(huà)的治理 17三、合伙人傳真治理 18合伙人簽字治理 19一、合伙人簽字時(shí)刻的約定 19二、各項(xiàng)業(yè)務(wù)的簽字規(guī)定和流程約定 20三、專(zhuān)門(mén)情況合伙人不能簽字的處理方式 20（一）、合伙人不在公司無(wú)法簽字的處理方法 20（二）、合伙人參加會(huì)議的處理方式 21合伙人業(yè)務(wù)料理 22一、業(yè)務(wù)流程料理 22二、項(xiàng)目信息及信息匯總上報(bào) 33三、對(duì)項(xiàng)目的跟蹤反饋 33

合伙人秘書(shū)工作三大特性獨(dú)立性：秘書(shū)工作是一項(xiàng)服務(wù)工作，其工作的內(nèi)容，特不是在業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容在某種程度上與其服務(wù)對(duì)象——合伙人的工作內(nèi)容有專(zhuān)門(mén)大的聯(lián)系。為此，秘書(shū)工作范圍對(duì)內(nèi)涉及公司各個(gè)層面的人員，對(duì)外涉及與合伙人相關(guān)的客戶(hù)的聯(lián)系，聯(lián)系廣泛，許多工作的開(kāi)展又必須依靠于其他人員對(duì)自己工作的支持。然而，這并不意味著秘書(shū)工作就應(yīng)該與大伙兒保持一團(tuán)和氣，而應(yīng)該保持工作的獨(dú)立性：獨(dú)立考慮，具備對(duì)負(fù)責(zé)的各項(xiàng)事宜有獨(dú)立考慮和推斷的能力；獨(dú)立工作，能獨(dú)立開(kāi)展各項(xiàng)工作，有效支持合伙人工作；獨(dú)立的人際關(guān)系，自己的人際關(guān)系應(yīng)保持相對(duì)獨(dú)立，不能與其他職員過(guò)于緊密，使服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生不安全感。原則性：原則性是指合伙人秘書(shū)盡管以合伙人為中心開(kāi)展工作，但應(yīng)時(shí)刻謹(jǐn)記秘書(shū)是公司的一員，忠誠(chéng)于公司確實(shí)是忠于工作，忠于公司的原則確實(shí)是忠誠(chéng)于自己的原則。因此，服務(wù)合伙人時(shí)要堅(jiān)持原則，在對(duì)其他職員是也要堅(jiān)持原則。以公司文化導(dǎo)向?yàn)樵瓌t以公司制度底線(xiàn)為原則以堅(jiān)持公司利益為原則保密性：公司合伙人為公司核心層領(lǐng)導(dǎo)，掌握著公司經(jīng)營(yíng)治理中的大量相對(duì)秘密的信息和文件。因此作為合伙人秘書(shū)就應(yīng)該具備高度的保密性。重要信息保密性重要資料保密性客服信息的保密性不傳謠，不造謠。

合伙人郵件收發(fā)、整理一、郵箱的分類(lèi)合伙人郵箱分為兩類(lèi)：工作郵箱（OA郵箱、對(duì)外公眾郵箱）和私人郵箱。工作郵箱：秘書(shū)每天定時(shí)收集，對(duì)郵件進(jìn)行篩選、整理，在約定的時(shí)刻將信息反饋給合伙人，由合伙人批閱。私人郵箱：秘書(shū)不能進(jìn)入查閱資料，要緊是合伙人私人信息、工作上不便于秘書(shū)知曉的信息的收發(fā)，由合伙人自行查閱、處理。秘書(shū)有責(zé)任提醒合伙人查看私人郵箱。二、郵件信息的分類(lèi)依照郵箱的分類(lèi)，所有郵件信息應(yīng)該分為兩類(lèi)，即保密信息和公開(kāi)信息。職能副總郵件信息分類(lèi)職能部門(mén)郵件性質(zhì)事項(xiàng)要緊內(nèi)容分送郵箱計(jì)算機(jī)副總公開(kāi)工作匯報(bào)工作打算、戰(zhàn)略O(shè)A郵箱財(cái)務(wù)部副總公開(kāi)一般工作匯報(bào)工作打算、戰(zhàn)略（不涉及財(cái)務(wù)的）OA郵箱保密與財(cái)務(wù)、工資相關(guān)的郵件收款、協(xié)作費(fèi)、工資私人郵箱人力資源部副總公開(kāi)工作匯報(bào)工作打算、戰(zhàn)略（不涉及招聘、人員、績(jī)效的）OA郵箱保密工作匯報(bào)招聘、人員、績(jī)效的私人郵箱行政部副總公開(kāi)工作匯報(bào)工作打算、戰(zhàn)略、方案OA郵箱客戶(hù)部副總公開(kāi)項(xiàng)目信息入圍信息、標(biāo)書(shū)、客戶(hù)信息、客戶(hù)反饋意見(jiàn)OA郵箱保密報(bào)價(jià)報(bào)價(jià)信息私人郵箱

合伙人郵件信息分類(lèi)郵件性質(zhì)序號(hào)事項(xiàng)要緊內(nèi)容分送郵箱保密1職能口信息a人力資源部：招聘、人員、績(jī)效、征求意見(jiàn)稿b內(nèi)審部：檢視結(jié)果c客戶(hù)部：報(bào)價(jià)私人郵箱2私人事項(xiàng)所有有關(guān)的私人信息私人郵箱3其他保密信息涉及公司機(jī)密、職員隱私的私人郵箱公開(kāi)1公告/通知發(fā)文制度、開(kāi)會(huì)通知、公司有關(guān)事務(wù)的通知等OA郵箱2職能口信息a客戶(hù)部：入圍信息、標(biāo)書(shū)、客戶(hù)信息、客戶(hù)反饋意見(jiàn)b內(nèi)審：工作安排、配合、制度c行政部：調(diào)查表OA郵箱3委員會(huì)信息委員會(huì)相關(guān)的資料，會(huì)議記要等OA郵箱4項(xiàng)目治理信息工程進(jìn)度匯報(bào)、收款信息、合同、函OA郵箱5人員治理信息公司人員信息OA郵箱6公司事務(wù)性信息工作流等、發(fā)文制度OA郵箱7公司外部信息行業(yè)信息、客戶(hù)信息工作郵箱注：1、秘書(shū)應(yīng)該與合伙人溝通，明確哪些事項(xiàng)是保密事項(xiàng)。最好以表格讓領(lǐng)導(dǎo)做選擇題，而不是問(wèn)答題的方式進(jìn)行。讓領(lǐng)導(dǎo)做選擇題，而不是問(wèn)答題2、秘書(shū)應(yīng)代合伙人草擬一通知信息分類(lèi)完成后由秘書(shū)草擬書(shū)面通知告知全公司，保密信息和非保密信息如何發(fā)，將上述分類(lèi)及信息的處理要求發(fā)給公司職員，讓他們明確哪些該發(fā)私人郵箱、哪些該發(fā)工作郵箱。信息分類(lèi)完成后由秘書(shū)草擬書(shū)面通知告知全公司，保密信息和非保密信息如何發(fā)三、電子郵件的整理（一）、私人郵箱的整理1、合伙人私人郵箱由合伙人負(fù)責(zé)整理，原則上合伙人秘書(shū)不同意參與。2、專(zhuān)門(mén)情況，經(jīng)合伙人授權(quán)后可關(guān)心整理。（二）、工作郵箱的整理1、郵件查收A、例行收集——每天早上收集（固定時(shí)刻依照合伙人的工作適應(yīng)進(jìn)行安排，具體時(shí)刻由合伙人秘書(shū)自行掌握）B、非固定時(shí)刻收集臨時(shí)通知收件。郵件清理將收件箱中的郵件清理、過(guò)濾，該存檔的存檔，刪除不必要的郵件。秘書(shū)對(duì)每封郵件應(yīng)先進(jìn)行存檔（垃圾郵件除外），每半月清理一次合伙人郵箱及合伙人存檔郵件，可列表進(jìn)行。郵件發(fā)送人發(fā)送時(shí)刻郵件內(nèi)容（概要）刪除處理意見(jiàn)僅刪除郵件□刪除郵件及存檔□垃圾郵件、廣告、重復(fù)發(fā)的郵件。直接刪除（三）、郵件存檔文件夾分類(lèi)依照合伙人郵件的類(lèi)型建立相應(yīng)的文件夾。如下表所示電子文檔分類(lèi)表（表四）序號(hào)文件夾名稱(chēng)涉及內(nèi)容存放位置備注1合伙人工作郵件-項(xiàng)目信息一切與項(xiàng)目相關(guān)的D盤(pán)-合伙人料理-合伙人郵件料理2合伙人工作郵件-公司治理合伙人會(huì)議紀(jì)要、管委會(huì)郵件、預(yù)算會(huì)郵件等D盤(pán)-合伙人料理-合伙人郵件料理3合伙人工作郵件-秘書(shū)傳遞合伙人秘書(shū)向合伙人發(fā)送的郵件D盤(pán)-合伙人料理-合伙人郵件料理4合伙人工作郵件-公司制度及發(fā)文公司制度及發(fā)文D盤(pán)-合伙人料理-合伙人郵件料理5合伙人工作郵件-客戶(hù)郵件客戶(hù)發(fā)送給合伙人的郵件D盤(pán)-合伙人料理-合伙人郵件料理合伙人工作郵件可按需要暫保存在秘書(shū)文件夾，每半月與合伙人確認(rèn)一次郵件信息保存情況，確認(rèn)哪些郵件不必保存，能夠刪除，哪些郵件需要轉(zhuǎn)存至合伙人電腦。（詳細(xì)處理方法見(jiàn)：“郵件清理”）（五）、郵件信息的處理1、工作郵箱的郵件分為兩種：“需合伙人回復(fù)的郵件”和“只需合伙人知曉的郵件”1）、需合伙人回復(fù)的郵件a、秘書(shū)通過(guò)電話(huà)或短信告知合伙人（若規(guī)定了回復(fù)時(shí)刻的，要在電話(huà)和短信中講明）;b、請(qǐng)示合伙人回復(fù)方式：①由合伙人直接回復(fù)郵件；②由合伙人告知秘書(shū)回復(fù)內(nèi)容，托付秘書(shū)回復(fù)郵件。2）、只需合伙人知曉的郵件：將郵件進(jìn)行列表每天送合伙人查閱，合伙人依照自己的推斷選擇處理方式，秘書(shū)按合伙人要求對(duì)郵件進(jìn)行相應(yīng)處理。如下表：發(fā)送人主題郵箱類(lèi)型合伙人意見(jiàn)XXXXXXXXXXXOA郵箱刪除郵件□存檔□XXXXXXXXXXX工作郵箱刪除郵件□存檔□2、合伙人不在公司時(shí)，秘書(shū)應(yīng)填制“郵件收件備忘錄”，幸免秘書(shū)遺漏郵件信息。收件時(shí)刻發(fā)件人主題需否回復(fù)是否向合伙人匯報(bào)

合伙人料理打算如何就合伙人工作打算進(jìn)行提醒，能夠設(shè)計(jì)工具由于現(xiàn)在合伙人本人沒(méi)有一個(gè)全面的打算，因此秘書(shū)無(wú)整理出合伙人料理的打算，但秘書(shū)要督促、協(xié)助合伙人梳理工作，整理出打算。此項(xiàng)待一、日程安排的溝通此項(xiàng)待每周一上午與合伙人溝通本周內(nèi)需提醒事項(xiàng)；每個(gè)工作日早上9點(diǎn)與合伙人溝通當(dāng)天日程安排或在前一天下班前溝通次日日程安排，用備忘本記錄；秘書(shū)還可在前一天下班的時(shí)候，向合伙人詢(xún)問(wèn)第二天的工作安排。合伙人不在公司，日程中事項(xiàng)或?qū)ｉT(mén)情況除外，秘書(shū)應(yīng)電話(huà)或短信聯(lián)系，溝通合伙人的工作安排。每天兩次工作提醒：中午下班前和晚上下班前。合伙人秘書(shū)與合伙人定時(shí)溝通的目的：1、秘書(shū)要知曉合伙人的工作安排及行程安排。2、秘書(shū)能及時(shí)反饋出合伙人的動(dòng)態(tài)信息。二、預(yù)約機(jī)制依照與合伙人的約定進(jìn)行預(yù)約：（大多數(shù)合伙人溝通后，具體操作時(shí)由合伙人秘書(shū)與合伙人單獨(dú)約定并公告）公司內(nèi)部：秘書(shū)依照合伙人的時(shí)刻來(lái)安排來(lái)約見(jiàn)，按預(yù)約人預(yù)約時(shí)刻先后排序。緊急事項(xiàng)秘書(shū)可先向合伙人請(qǐng)示，合伙人同意后秘書(shū)安排預(yù)約人提早約見(jiàn)。合伙人正在預(yù)見(jiàn)相關(guān)人員，但有特不緊急事宜時(shí)，合伙人秘書(shū)應(yīng)電話(huà)、短信或紙條的方式向合伙人匯報(bào)，由合伙人安排是否立即預(yù)見(jiàn)。公司外部：接到客戶(hù)預(yù)約電話(huà)（接聽(tīng)時(shí)注意禮儀）后，記錄下相關(guān)要素（客戶(hù)姓名、身份、來(lái)訪(fǎng)時(shí)刻、會(huì)談內(nèi)容等），再依照合伙人目前狀態(tài)，當(dāng)面、電話(huà)、短信告知，并將合伙人確定的時(shí)刻告知客戶(hù)。三、出差行程料理1、出差前的預(yù)備a、合伙人要出差或者外出參會(huì)時(shí)，秘書(shū)應(yīng)該主動(dòng)與合伙人溝通相關(guān)事項(xiàng)要素，如出差地點(diǎn)、停留時(shí)刻、對(duì)方單位、要緊工作、會(huì)議內(nèi)容、費(fèi)用承擔(dān)情況等，依照這些要素制定打算；b、秘書(shū)應(yīng)該注意將合伙人出差或外地開(kāi)會(huì)的聯(lián)系人、聯(lián)系電話(huà)隨身攜帶，最好存入手機(jī)，有任何情況，隨時(shí)保持聯(lián)系c、如外出會(huì)議時(shí)刻長(zhǎng)或是需要繳納較大費(fèi)用時(shí)，秘書(shū)要提早做好財(cái)務(wù)借款手續(xù)。d、秘書(shū)知曉合伙人出差日程后，應(yīng)在其出差前一天發(fā)出公告。如：合伙人楊平立即參加在北京舉辦的全國(guó)優(yōu)秀工程造價(jià)咨詢(xún)企業(yè)評(píng)選會(huì)，在明確各要素后指定打算如下：出差地：北京要緊工作內(nèi)容：全國(guó)優(yōu)秀工程造價(jià)咨詢(xún)企業(yè)評(píng)選會(huì)會(huì)議時(shí)刻：20日下午14：00-23日上午11點(diǎn)整主辦方：建設(shè)部費(fèi)用承擔(dān)情況：建設(shè)咨詢(xún)公司再按照以上情況，列出詳細(xì)工作打算，可參見(jiàn)下表：日期摘要秘書(shū)工作備注19日收集會(huì)議信息預(yù)訂往返機(jī)票，安排司機(jī)送機(jī)，具體約定早上幾點(diǎn)到楊總家接人送到機(jī)場(chǎng)確定所有楊總攜帶文件材料全部備齊，與主辦方確定就餐、酒店等安排，將航班信息再次發(fā)送到楊總手機(jī)以提醒20日上午8點(diǎn)航班，理論抵達(dá)時(shí)刻10點(diǎn)整，中午14點(diǎn)整開(kāi)始會(huì)議，當(dāng)晚下榻主辦方安排的酒店與司機(jī)聯(lián)系，確認(rèn)楊總順利登機(jī)；理論抵達(dá)時(shí)刻給楊總發(fā)短信確定平安到達(dá)，并提醒下午安排21日全天會(huì)議、在建設(shè)部X樓主辦方安排午餐、晚餐等22日全天會(huì)議、在建設(shè)部X樓主辦方安排午餐、晚餐等23日上午11點(diǎn)接著會(huì)議，下午15：00航班返回成都安排司機(jī)接機(jī)，與司機(jī)保持聯(lián)系，關(guān)注楊總是否順利回蓉2、出差途中在合伙人出差途中，秘書(shū)應(yīng)和合伙人保持聯(lián)系，隨時(shí)反饋工作信息。3、返程后的工作A、報(bào)銷(xiāo)合伙人返程后應(yīng)秘書(shū)盡快（七天內(nèi)）將票據(jù)整理好，報(bào)銷(xiāo)差旅費(fèi)等。B、文件的整理合伙人返程后，秘書(shū)應(yīng)將相關(guān)的資料歸類(lèi)存放。四、會(huì)議料理（一）、合伙人參加會(huì)議：1、收到會(huì)議通知后，明確合伙人參會(huì)時(shí)刻、會(huì)議主題、主持人、是否需要預(yù)備相關(guān)材料等2、秘書(shū)應(yīng)第一時(shí)刻告知合伙人會(huì)議安排（如日常安排有其他重要事項(xiàng)時(shí)，秘書(shū)應(yīng)及時(shí)提醒），如合伙人告知不能參會(huì)時(shí)，應(yīng)趕忙告知會(huì)議組織者或?qū)で蟮诙鉀Q方案。、合伙人組織會(huì)議：首先，與合伙人溝通會(huì)議組織的幾大要素：主題、會(huì)議時(shí)刻、會(huì)議地點(diǎn)、參會(huì)人員、物資預(yù)備要求、可否請(qǐng)假等。依照要求，發(fā)出會(huì)議通知，并將反饋信息整理后交合伙人處。同時(shí)，預(yù)備會(huì)議室、會(huì)議簽到表、會(huì)議物品資料（PPT、文件資料、板擦、白板筆……）等，確保會(huì)前一個(gè)小時(shí)所有物資預(yù)備到位。會(huì)前半小時(shí)進(jìn)行參會(huì)提醒和確認(rèn)，反饋給合伙人（若是重要的會(huì)議因增加提醒的頻率）如需秘書(shū)作會(huì)議記錄的，會(huì)議開(kāi)始后進(jìn)行記錄，并在規(guī)定時(shí)刻內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要，提交合伙人審批。不需會(huì)議紀(jì)要的，會(huì)議開(kāi)始后確定所有物品無(wú)差，退出會(huì)場(chǎng)并按會(huì)議需要安排好訂餐等服務(wù)。備注：外部會(huì)議流程參照“出差”。五、接待料理（一）、客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)，合伙人確認(rèn)接見(jiàn)后，應(yīng)將客戶(hù)帶到合伙人辦公室或者其他洽談室，或通知前臺(tái)安排好洽談室，如帶入合伙人辦公室的，秘書(shū)應(yīng)該趕忙泡茶端入合伙人辦公室，并隨時(shí)注意合伙人與客戶(hù)會(huì)談時(shí)有無(wú)其他需求。、需要安排客戶(hù)就餐的接待：應(yīng)與合伙人溝通接待的檔次規(guī)格、選擇中餐或者其他餐點(diǎn)，是否安排菜品等等，依照要求訂座、點(diǎn)菜等。如需住宿的，依照合伙人確定的檔次預(yù)訂賓館，辦好相關(guān)手續(xù)。如有招待費(fèi)用產(chǎn)生，秘書(shū)應(yīng)預(yù)先將“接待授權(quán)單”交由合伙人填寫(xiě)，并時(shí)候提醒合伙人及時(shí)報(bào)銷(xiāo)。信函草擬包括對(duì)內(nèi)下發(fā)的文件、對(duì)內(nèi)上傳的報(bào)告請(qǐng)示、對(duì)外發(fā)送的函等。秘書(shū)接到任務(wù)后，首先明確性質(zhì)，即屬于以上三種中的哪一種，分不按流程處理：A、對(duì)內(nèi)下發(fā)的文件：依照合伙人的指示，明確下發(fā)文件的主題、相關(guān)背景等撰寫(xiě)草稿。草稿完成后，趕忙交合伙人審核，依照合伙人意見(jiàn)調(diào)整修改，直至合伙人中意，簽字后，才能下發(fā)。B、對(duì)內(nèi)上傳的報(bào)告請(qǐng)示：依照合伙人的指示，明確對(duì)內(nèi)上傳文件的背景、目的、要緊內(nèi)容等撰寫(xiě)草稿。草稿完成后，趕忙交合伙人審核，依照合伙人意見(jiàn)調(diào)整修改，直至合伙人中意，簽字后，傳到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的秘書(shū)處，并注意交接手續(xù)，跟進(jìn)情況和結(jié)果，及時(shí)反饋到合伙人處。C、對(duì)外發(fā)送的函：依照合伙人的指示，明確函件主題、相關(guān)背景等撰寫(xiě)草稿。草稿完成后，趕忙交合伙人審核，依照合伙人意見(jiàn)調(diào)整修改，直至合伙人中意，簽字后，交由總經(jīng)理秘書(shū)傳遞總經(jīng)理，總經(jīng)理簽字同意后，方能外發(fā)。不論哪種性質(zhì)的函件都必須做好復(fù)印備份工作，專(zhuān)門(mén)要求不能復(fù)印保存的除外。秘書(shū)應(yīng)單獨(dú)設(shè)計(jì)文件夾保存相關(guān)文字材料。如：

告知函XXXX：您好！在____________過(guò)程中，出現(xiàn)_______情況。為了加強(qiáng)______治理，幸免風(fēng)險(xiǎn)，請(qǐng)您：1．2． 此致敬禮年月日

合伙人文件底稿的整理、歸檔一、合伙人文件底稿的分類(lèi)文件類(lèi)不事項(xiàng)（建立文件夾）文件的收集文件的整理保密類(lèi)績(jī)效資料（職員及支持口），合伙人及經(jīng)理績(jī)效資料、財(cái)務(wù)資料、人員治理資料。合伙人收集，或其他職員提供。原則上由合伙人自行收置，秘書(shū)在為合伙人整理資料時(shí)，如發(fā)覺(jué)有此類(lèi)文件沒(méi)有歸置，應(yīng)替合伙人歸置，如合伙人保密類(lèi)文件夾是放在檔案柜時(shí)，此類(lèi)資料應(yīng)反面向上，并提醒合伙人及時(shí)收置。公開(kāi)類(lèi)合伙人工作打算，營(yíng)運(yùn)打算，戰(zhàn)略，會(huì)議紀(jì)要（公司例會(huì)及其它重要會(huì)議），管委會(huì)資料，工作交流傳遞表，公司發(fā)文及制度，公司性治理文件，預(yù)算資料、重要項(xiàng)目相關(guān)資料。由合伙人收集，或其他職員提供秘書(shū)在為合伙人整理資料時(shí)，應(yīng)及時(shí)將資料分類(lèi)歸放。卷內(nèi)文件目錄：目錄編號(hào)內(nèi)容備注二、文件的裝訂及歸檔A、年度性資料，如：合伙人工作打算，營(yíng)運(yùn)打算，戰(zhàn)略，績(jī)效資料（職員及支持口），合伙人及經(jīng)理績(jī)效資料，會(huì)議紀(jì)要（公司例會(huì)及其它重要會(huì)議），預(yù)算資料，能夠在本年度結(jié)束后2個(gè)月后進(jìn)行歸檔，如09年度（08.7.1-09.6.30）資料，可在09.8.31前歸檔。B、非年度性資料，如：管委會(huì)資料，工作交流傳遞表，公司發(fā)文及制度，財(cái)務(wù)資料，公司性治理文件，人員治理資料。能夠一年歸檔一次，于次年2月前進(jìn)行歸檔。如08資料（08.1.1-08.12.31），能夠在09年2.28前歸檔。C、重要項(xiàng)目相關(guān)資料。項(xiàng)目完畢后，依照需要?dú)w入項(xiàng)目檔案，或銷(xiāo)毀。D、合伙人資料歸檔時(shí)，秘書(shū)應(yīng)先用檔案夾將需要?dú)w檔的資料裝訂，并向合伙人確認(rèn)以下資料可否歸檔，或是延后歸檔。具體檔案編號(hào)方法見(jiàn)《》

合伙人電話(huà)及傳真處理一、電話(huà)信息的處理方式電話(huà)信息的處理方式可分為兩種：合伙人可接電話(huà)和合伙人不可接電話(huà)。1、合伙人可接電話(huà)時(shí)先轉(zhuǎn)接到合伙人辦公室，進(jìn)行告知，合伙人同意接電后，由秘書(shū)轉(zhuǎn)入。2、合伙人不可接電話(huà)時(shí)先詢(xún)問(wèn)對(duì)方可否由負(fù)責(zé)經(jīng)理或其他人接電，如不行，秘書(shū)要告知對(duì)方會(huì)立即轉(zhuǎn)告合伙人進(jìn)行回電，需要記錄：來(lái)電人、來(lái)電時(shí)刻、來(lái)電內(nèi)容、反饋時(shí)刻。現(xiàn)在立即短信聯(lián)系合伙人，告知來(lái)電信息，并提醒立即回電二、合伙人的移動(dòng)電話(huà)的治理合伙人參加重要會(huì)議，無(wú)法接聽(tīng)任何電話(huà)時(shí)，通常會(huì)將手機(jī)交由秘書(shū)保管，秘書(shū)在保管手機(jī)時(shí)應(yīng)向合伙人確認(rèn)來(lái)電是否能夠接聽(tīng)。若需要秘書(shū)接聽(tīng)來(lái)電，秘書(shū)需要對(duì)所有來(lái)電進(jìn)行登記，告知對(duì)方合伙人現(xiàn)在的狀況，并告知對(duì)方在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候（如中場(chǎng)休息、吃飯時(shí)刻）時(shí)進(jìn)行回電。來(lái)電需要記錄時(shí)，需要填寫(xiě)來(lái)電記錄表：來(lái)電時(shí)刻來(lái)電人（單位）來(lái)電號(hào)碼來(lái)電內(nèi)容需要反饋時(shí)刻三、合伙人傳真治理1、秘書(shū)每天應(yīng)關(guān)注合伙人傳真收發(fā)狀況。2、收到傳真后，認(rèn)真查看傳真類(lèi)型，分不處理：項(xiàng)目資料：匯報(bào)合伙人后，傳遞到負(fù)責(zé)經(jīng)理處，重要資料備份。會(huì)議、培訓(xùn)通知：匯報(bào)合伙人后，按合伙人指示傳遞到相關(guān)部門(mén)或人員處。其他資料：匯報(bào)合伙人后，按合伙人指示傳遞到相關(guān)部門(mén)或人員處。

合伙人簽字治理一、合伙人簽字時(shí)刻的約定合伙人簽字時(shí)刻約定表簽字周期簽字事項(xiàng)建議處理時(shí)刻合伙人意見(jiàn)（如不同意，請(qǐng)建議處理時(shí)刻）每天1、項(xiàng)目資料2、緊急的公司治理性資料早上10：00下午14：30、16：30每周1、公司治理性資料（工作交流傳遞表、征詢(xún)意見(jiàn)，及其它需要合伙人簽字的與公司治理有關(guān)的文件）2、人事方面資料3、需要合伙人補(bǔ)簽字資料周二、周四上午10：00每月1、合伙人收、支帳2、職員月考勤3、人員名單確認(rèn)1、收入支出確認(rèn)：財(cái)務(wù)出具后，第二個(gè)工作日上午10：002、考勤確認(rèn)：每月26日早上10：003、人員名單確認(rèn)：每月25日早上10：00備注：突發(fā)緊急事項(xiàng)可優(yōu)先辦理，但需提醒對(duì)方在今后需要減少此類(lèi)事項(xiàng)的發(fā)生。簽字交接表簽字交接表日期內(nèi)容交接人接收人備注備注：報(bào)銷(xiāo)單、同意的重要文件必須簽字交接。二、各項(xiàng)業(yè)務(wù)的簽字規(guī)定和流程約定業(yè)務(wù)秘書(shū)蓋章完畢后交給項(xiàng)目人員總經(jīng)理秘書(shū)交給總經(jīng)理簽字后，轉(zhuǎn)交業(yè)務(wù)秘書(shū)辦理合伙人秘書(shū)將簽署好的文件交到總經(jīng)理，秘書(shū)處合伙人秘書(shū)初審后給合伙人簽字項(xiàng)目人員將經(jīng)理簽字后的文件教導(dǎo)合伙人秘書(shū)處項(xiàng)目人員填寫(xiě)蓋章申請(qǐng)表，交經(jīng)理審核簽字項(xiàng)目資料需要合伙人簽字批準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)首先由經(jīng)理先批準(zhǔn)，而后合伙人秘書(shū)通過(guò)檢查后，再在以上約定的時(shí)刻交給合伙人簽字，簽字后交給總經(jīng)理秘書(shū)，總經(jīng)理簽完字后，由總經(jīng)理秘書(shū)交由業(yè)務(wù)秘書(shū)進(jìn)行辦理。業(yè)務(wù)秘書(shū)蓋章完畢后交給項(xiàng)目人員總經(jīng)理秘書(shū)交給總經(jīng)理簽字后