商貿(mào)公司采購票據(jù)報銷管理制度

采購票據(jù)報銷管理制度.采購員所借資金每天盤存，于每天上午9:30前填制現(xiàn)金盤存表，由采購部負(fù)責(zé)人或?qū)Ｈ它c驗剩余金額并簽字確認(rèn)，不得發(fā)生長短款現(xiàn)象。.采購票據(jù)由經(jīng)辦采購員負(fù)責(zé)傳遞、報賬、其他人員不得代為辦理。定點供應(yīng)商的票據(jù)由代辦采購員或供方經(jīng)辦人傳遞，傳遞票據(jù)時應(yīng)填寫《票據(jù)傳遞交接表》兩份，一份經(jīng)辦人員自行保存，交票取票時并簽字確認(rèn)并注明具體時間，另一份隨票同行。.采購報銷票據(jù)發(fā)票（收據(jù)）、檢驗單、入庫單、送貨（即發(fā)貨清單）單等整理配套為完整的報銷憑證，分批次采購憑一張發(fā)票報銷的，還應(yīng)當(dāng)將每次采購時的收據(jù)或發(fā)貨清單作有效附件。.收貨保管員、入庫制單員或材料復(fù)核員必須在采購發(fā)票或交貨有效憑證上簽字確認(rèn)。原材料檢驗記錄依據(jù)（或入庫單）必須有保管員、檢驗員、采購員（采購部人員或供方代表）簽字方可有效。.采購發(fā)票或發(fā)貨單、原材料檢驗記錄依據(jù)、入庫單三種憑據(jù)的物資名稱、規(guī)格型號必須相符，數(shù)量、價格、貨款總額以入庫單為準(zhǔn)；設(shè)備采購的報銷票據(jù)還必須附設(shè)備采購申報單、合同（或詢比價表、申報）、設(shè)備驗收的合格審批單、固定資產(chǎn)登記卡。.報銷非生產(chǎn)性物資采購票據(jù)時，還應(yīng)將《非生產(chǎn)性物資采購申報審批表》作附件。.報銷采購費用時?，費用報銷票據(jù)應(yīng)當(dāng)與采購該物資貨款報銷憑據(jù)一起配套報銷，部門建立費用報銷臺賬。.采購費用報銷發(fā)票應(yīng)有收費單位的印章或收費人簽字、報銷人簽字，附件真實有效、工程清楚無涂改，報銷的金額應(yīng)小于等于收費發(fā)票金額。.采購費用報銷經(jīng)辦采購員應(yīng)在費用報銷發(fā)票或附件上簽字，注明所購物資入庫單號。.因接收發(fā)票、各種資料、技術(shù)開發(fā)樣品等物資，無法辦理采購入庫單需支付付費用的，采購員在發(fā)票或附件上注明原因，由物資接收人或使用人簽字認(rèn)可，再傳遞審核審批。.采購票據(jù)審批傳遞流程：采購員先傳集團審計部價格審核員審核價格,再傳財務(wù)部負(fù)責(zé)人審核（限工程物料），再傳采購部負(fù)責(zé)人審核后傳電子發(fā)票錄入員做電子發(fā)票，傳董事長助理在ERP系統(tǒng)最終簽批轉(zhuǎn)財務(wù)部作賬務(wù)處理，系采購員報銷的開具報銷收據(jù)（各個環(huán)節(jié)的送簽均由經(jīng)辦采購員自行辦理）。.采購員傳遞票據(jù)應(yīng)按商家分類整理、裝袋傳遞，封面注明報銷金額、報銷人姓名和時間，同一張發(fā)票由兩人（含供應(yīng)商）以上同時分不同金額報賬的，應(yīng)分別注明。.廠家直供由代辦采購員負(fù)責(zé)跟蹤、保管票據(jù)和整理傳遞，跟蹤報賬情況。.定點供貨的供應(yīng)廠商的票據(jù)由供方經(jīng)辦人負(fù)責(zé)整理、審核審批流程同采購員傳遞票據(jù)相同。.采購員應(yīng)按月進行發(fā)票的索取，當(dāng)月底必須全部取回上月已入庫物資的發(fā)票，因公司資金支付原因不開發(fā)票的除外。.采購部要求供應(yīng)商每季度與財務(wù)部核對賬務(wù)，及時發(fā)現(xiàn)問題，查明原因；財務(wù)部每季度組織清理一次應(yīng)付賬款，核實“借方”發(fā)生原因，落實解決措施。.因物資質(zhì)量等原因辦理退庫手續(xù)的，用料公司責(zé)任部門每周傳退庫單第二、三、四聯(lián)至財務(wù)部，由財務(wù)部核實供應(yīng)商未結(jié)算的，傳電子發(fā)票錄入員進行系統(tǒng)處理，經(jīng)董事長助理（財務(wù)）審核后傳財務(wù)部下供應(yīng)商賬；如財務(wù)部下賬后供應(yīng)商開票再次進行結(jié)算，憑退庫單黃聯(lián)（供應(yīng)商聯(lián)）抵扣相應(yīng)發(fā)票金額，采購部填報銷審核單，經(jīng)財務(wù)部核實上賬。.定點供應(yīng)商和直供廠商的供貨結(jié)算票據(jù)，憑物資采購報銷審核審批作結(jié)算憑證的只能入