建設(shè)公司文件管理制度

PAGEPAGE12市政園林建設(shè)公司文件管理制度1范圍本制度適用于公司各部門(mén)（項(xiàng)目部）。本制度主要包括行文格式、收發(fā)文流程、文件呈報(bào)、文件歸檔、保密等內(nèi)容。2定義本制度中文件指公司與其他單位、公司對(duì)部門(mén)（項(xiàng)目部）、部門(mén)（項(xiàng)目部）對(duì)公司、部門(mén)（項(xiàng)目部）對(duì)部門(mén)（項(xiàng)目部）所發(fā)的各類(lèi)公文，形式包括：決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要等。3職責(zé)3.1總經(jīng)理辦公室3.1.1負(fù)責(zé)以公司名義對(duì)內(nèi)文件的擬定，對(duì)外文件的編號(hào)、收發(fā)、登記、稽催和存檔；3.1.2負(fù)責(zé)各部門(mén)（項(xiàng)目部）起草文件格式的審核及文件管理的監(jiān)督實(shí)施；3.1.3負(fù)責(zé)本制度的修訂與完善。3.2各部門(mén)（項(xiàng)目部）負(fù)責(zé)本部門(mén)（項(xiàng)目部）文件的擬稿、收發(fā)、登記和存檔。4制度4.1行文格式4.1.1公司制度（辦法）行文格式具體規(guī)范詳見(jiàn)附件14.1.2其他文件行文格式4.1.2.1按照收發(fā)文單位的等級(jí)劃分，公文分為上行文、平行文和下行文三種格式。4.1.2.2公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送（報(bào)）機(jī)關(guān)、印發(fā)部門(mén)和印發(fā)日期等部分組成。參照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》并結(jié)合公司實(shí)際，具體格式為：1）秘密等級(jí)和保密期限。涉及公司秘密的公文應(yīng)按密級(jí)劃分規(guī)定，標(biāo)明密級(jí)和保密期限。其中，“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。涉密文件應(yīng)在文件首頁(yè)右上角加蓋“絕密”或“機(jī)密”字樣印章。2）緊急程度。緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度、時(shí)限要求，標(biāo)明“特急”、“急件”。3）發(fā)文部門(mén)。公司發(fā)文一般為市政園林建設(shè)公司或市政園林建設(shè)公司總經(jīng)理辦公室，除人事任免、對(duì)外請(qǐng)示、報(bào)告等文件之外，一般采用后者。4）發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括部門(mén)代字、年份、序號(hào)。即：“青發(fā)”或“青辦發(fā)”，例如：青發(fā)〔2010〕01號(hào)、青辦發(fā)〔2010〕01號(hào)。5）簽發(fā)人。公司級(jí)公文以總經(jīng)理為簽發(fā)人，部門(mén)級(jí)公文以部門(mén)經(jīng)理為簽發(fā)人。其中，“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人姓名及聯(lián)系方式。6）標(biāo)題。公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明公文種類(lèi)。例如：“關(guān)于××××的通知”、“關(guān)于××××的請(qǐng)示”。7）主送部門(mén)。主送部門(mén)指公文的主要受理部門(mén)，應(yīng)當(dāng)使用全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統(tǒng)稱(chēng)。8）附件。公文如有附件，應(yīng)當(dāng)標(biāo)明附件順序和名稱(chēng)。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂。凡屬批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)性公文，其名稱(chēng)及內(nèi)容作為正文部分附后。9）印章。公文除“會(huì)議紀(jì)要”外，應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。印章與正文必須同處一面。網(wǎng)上傳輸?shù)奈募?，加蓋印章的頁(yè)面應(yīng)掃描后傳輸。10）成文日期。公文的成文日期，以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。11）附注。公文如有附注（需說(shuō)明的其他事項(xiàng)），應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注。12）主題詞。公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)主題詞，上報(bào)公文應(yīng)按照上級(jí)部門(mén)的要求標(biāo)注主題詞。13）抄送（報(bào)）部門(mén)。抄送（報(bào)）部門(mén)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)。抄送（報(bào)）機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)使用全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統(tǒng)稱(chēng)，依黨、政、軍、群次序排列。14）印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期。印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期列抄送機(jī)關(guān)之下，印發(fā)日期以公文付印日期為準(zhǔn)。4.2行文規(guī)則4.2.1上行文范圍為政府相關(guān)部門(mén)；平行文為公司內(nèi)平級(jí)單位或其他業(yè)務(wù)相關(guān)單位；下行文范圍為部門(mén)、項(xiàng)目部。對(duì)外行文視具體情況而定。4.2.2“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事，不同事項(xiàng)分別行文；“報(bào)告”為呈報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)文件，上級(jí)機(jī)關(guān)不一定做出明確答復(fù)，其中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。4.2.3文件內(nèi)容應(yīng)確保情況確實(shí)，觀(guān)點(diǎn)明確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，字詞規(guī)范，篇幅力求簡(jiǎn)練。4.3發(fā)文流程4.3.1擬稿人應(yīng)根據(jù)事件的客觀(guān)事實(shí)，按照本制度相關(guān)行文格式規(guī)定擬定文件，并填寫(xiě)《制發(fā)文件審批單》中相關(guān)內(nèi)容。4.3.2如有需要，由與擬發(fā)文內(nèi)容相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)進(jìn)行聯(lián)簽。4.3.3以公司名義的發(fā)文，總經(jīng)理辦公室主任針對(duì)以下方面對(duì)文件進(jìn)行審核，并簽署意見(jiàn)。4.3.3.1行文。是否確需行文，以何種名義行文。4.3.3.2內(nèi)容。審查文件是否觀(guān)點(diǎn)明確、符合實(shí)際、切實(shí)可行。4.3.3.3政策法規(guī)。是否符合國(guó)家有關(guān)方針、政策、法律、法規(guī)，與上級(jí)政策、規(guī)定有無(wú)沖突。4.3.3.4文字。語(yǔ)言、標(biāo)點(diǎn)是否準(zhǔn)確無(wú)誤，高度精煉。4.3.3.5體例格式。審查擬定的文種、標(biāo)題、主動(dòng)單位、抄送單位、密級(jí)、緊急程度、主題詞等，是否符合規(guī)定。4.3.3.6總經(jīng)理簽發(fā)。4.3.4總經(jīng)理辦公室對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)、排版，印制，發(fā)放、存檔，資產(chǎn)管理部用印。發(fā)文時(shí)間以總經(jīng)理簽發(fā)日為準(zhǔn)。4.3.5以部門(mén)名義的發(fā)文，分別由發(fā)文部門(mén)經(jīng)理、總經(jīng)理辦公室主任針對(duì)發(fā)文的格式、內(nèi)容等方面進(jìn)行審核后，由發(fā)文部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。發(fā)文部門(mén)對(duì)本部門(mén)所發(fā)文件進(jìn)行編號(hào)、排版、用印、印制、發(fā)放、存檔（發(fā)文部門(mén)存檔一份、提報(bào)總經(jīng)理辦公室存檔一份），發(fā)文時(shí)間以發(fā)文部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日為準(zhǔn)。4.3.6函、會(huì)議紀(jì)要等文件根據(jù)實(shí)際情況發(fā)放。4.4收文流程4.4.1收到行業(yè)相關(guān)單位下發(fā)的、公司部門(mén)（項(xiàng)目部）上報(bào)的文件和公司級(jí)的會(huì)議紀(jì)要等文件，總經(jīng)理辦公室填寫(xiě)《收文登記簿》登記，并由總經(jīng)理辦公室主任應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和緩急程度在《接收文件審閱單》中提出擬辦意見(jiàn)，送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)部門(mén)辦理，需要兩個(gè)以上部門(mén)辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門(mén)。4.4.2承辦部門(mén)收到交辦的公文后應(yīng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。4.5文件呈報(bào)各部門(mén)（項(xiàng)目部）如有請(qǐng)示、匯報(bào)等文件需要呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批示的，需填寫(xiě)《文件呈報(bào)單》，后附需呈報(bào)的文件呈報(bào)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示后，經(jīng)辦部門(mén)存檔，并按照領(lǐng)導(dǎo)批示辦理。4.5文件歸檔以公司名義或以總經(jīng)理辦公室名義的發(fā)文，總經(jīng)理辦公室進(jìn)行歸檔，部門(mén)（項(xiàng)目部）的發(fā)文，由各部門(mén)（項(xiàng)目部）自行存檔，總經(jīng)理辦公室不定期檢查。4.6公文發(fā)布權(quán)限總經(jīng)理辦公室可發(fā)布公司名義及總經(jīng)理辦公室名義的公文，各部門(mén)可以本部門(mén)名義發(fā)布公文，發(fā)文字號(hào)見(jiàn)附件1。4.7保密依照《保密管理制度》執(zhí)行。5相關(guān)文件序號(hào)名稱(chēng)編號(hào)1保密管理制度B-146記錄序號(hào)記錄名稱(chēng)記錄編號(hào)收集部門(mén)保存部門(mén)保存期限1制發(fā)文件審批單B-01-001總經(jīng)理辦公室總經(jīng)理辦公室長(zhǎng)期2接收文件審閱單B-01-002總經(jīng)理辦公室總經(jīng)理辦公室長(zhǎng)期3收文登記簿B-01-003總經(jīng)理辦公室總經(jīng)理辦公室長(zhǎng)期4文件呈報(bào)單B-01-004各部門(mén)（項(xiàng)目部）各部門(mén)（項(xiàng)目部）長(zhǎng)期

7流程圖部門(mén)經(jīng)理核文相關(guān)部門(mén)聯(lián)簽否部門(mén)級(jí)發(fā)文公司級(jí)發(fā)文否是是是是是收文登記收到來(lái)文承辦人提出擬辦意見(jiàn)領(lǐng)導(dǎo)批示承辦部門(mén)（人員）辦理歸檔分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)總經(jīng)辦主任核文總經(jīng)理簽發(fā)總經(jīng)辦主任核文擬稿人擬稿收文流程發(fā)文流程

B-01-001部門(mén)經(jīng)理核文相關(guān)部門(mén)聯(lián)簽否部門(mén)級(jí)發(fā)文公司級(jí)發(fā)文否是是是是是收文登記收到來(lái)文承辦人提出擬辦意見(jiàn)領(lǐng)導(dǎo)批示承辦部門(mén)（人員）辦理歸檔分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)總經(jīng)辦主任核文總經(jīng)理簽發(fā)總經(jīng)辦主任核文擬稿人擬稿收文流程發(fā)文流程市政園林建設(shè)公司發(fā)文單位文件標(biāo)題擬文部門(mén)擬文人擬文時(shí)間核文人發(fā)文范圍文件編號(hào)聯(lián)簽意見(jiàn)簽發(fā)人備注制發(fā)文件審批單

B-01-002市政園林建設(shè)公司接收文件審閱單來(lái)文單位文件標(biāo)題文件編號(hào)收文時(shí)間閱辦意見(jiàn)領(lǐng)導(dǎo)簽批意見(jiàn)承辦結(jié)果備注B-01-003市政園林建設(shè)公司（）收文登記簿序號(hào)收文時(shí)間來(lái)文單位文件編號(hào)文件標(biāo)題份數(shù)備注B-01-004市政園林建設(shè)公司文件呈報(bào)單呈報(bào)部門(mén)文件名稱(chēng)文件內(nèi)容摘要經(jīng)辦人：部門(mén)負(fù)責(zé)人：年月日接收時(shí)間年月日時(shí)報(bào)送時(shí)間年月日時(shí)主管領(lǐng)導(dǎo)批示簽字：年月日總經(jīng)理審批簽字：年月日承辦結(jié)果批復(fù)轉(zhuǎn)送時(shí)間年月日簽收人附件1市政園林建設(shè)公司公文字號(hào)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)文單位發(fā)文字號(hào)市政園林建設(shè)公司總經(jīng)理辦公室財(cái)務(wù)部工程部質(zhì)量安全部經(jīng)營(yíng)部成本管理部資產(chǎn)管理部投資管理部審計(jì)監(jiān)察部新成立的其他部門(mén)以新成立部門(mén)名稱(chēng)的第一字作為發(fā)文字號(hào)簡(jiǎn)稱(chēng)，如與已有字號(hào)相同情況，則以名稱(chēng)的第二個(gè)字作為發(fā)文字號(hào)簡(jiǎn)稱(chēng)

題目格式：黑體（字體）、小三（字號(hào)）、居中（位置）附件2制度（辦法）行文格式文件管理制度（辦法）題目格式：黑體（字體）、小三（字號(hào)）、居中（位置）附件2制度（辦法）行文格式文件管理制度（辦法）一級(jí)標(biāo)題1范圍一級(jí)標(biāo)題標(biāo)題格式：黑體（字體）、小四（字號(hào)）、居左（位置）。標(biāo)題以阿拉伯?dāng)?shù)字編號(hào)最低至第四級(jí)二級(jí)標(biāo)題1.1××標(biāo)題格式：黑體（字體）、小四（字號(hào)）、居左（位置）。標(biāo)題以阿拉伯?dāng)?shù)字編號(hào)最低至第四級(jí)二級(jí)標(biāo)題三級(jí)標(biāo)題1.1.1××三級(jí)標(biāo)題四級(jí)標(biāo)題1.1.1.1××四級(jí)標(biāo)題五級(jí)標(biāo)題1）××五級(jí)標(biāo)題正文格式：宋體（字體）、五號(hào)（字號(hào)）、居左起空兩格（位置）。2）××正文格式：宋體（字體）、五號(hào)（字號(hào)）、居左起空兩格（位置）。正文××××××。正文2定義記錄為制度（辦法）相關(guān)表格的目錄，編號(hào)為（建設(shè)-行政文件-00）的英文縮寫(xiě)3職責(zé)記錄為制度（辦法）相關(guān)表格的目錄，編號(hào)為（建設(shè)-行政文件-00）的英文縮寫(xiě)4制度5相關(guān)文件序號(hào)名稱(chēng)編號(hào)16記錄序號(hào)記錄名稱(chēng)記錄編號(hào)收集部門(mén)保存部門(mén)保存期限1B-X-00總經(jīng)理辦公室總經(jīng)理辦公室3年2B-X-00總經(jīng)理辦公室總經(jīng)理辦公室長(zhǎng)期7流程圖后附相關(guān)表格正文格式：仿宋（字體）、小三（字號(hào)）左右頁(yè)邊距：2.8CM上下頁(yè)邊距：3.7CM行距：1.5倍裝訂：左側(cè)頁(yè)高1/3、2/3處裝訂。注：如公文帶有附件，附件格式：題目為宋體、四號(hào)、居中。附件正文格式：宋體、小四。正文格式：仿宋（字體