盡管去做無壓工作的藝術(shù)課件

469/469盡管去做—［美］戴維·艾倫著張靜譯fatdragoncat(胖龍貓)手打中信出版社目錄第一部分 通向從容之道 6第一章 新情況，新做法 7像實(shí)干家一樣考慮問題，像思想家一樣付諸行動。第二章 橫向治理工作進(jìn)程的5個時期 23我們應(yīng)該使任何事物都變得越簡單越好，而不是比較簡單。第三章 縱向治理：巧妙制定工作打算 47當(dāng)著手處理平凡瑣事的時候，必須著眼于大局，如此一來，所有的煩瑣小事才能夠沿著正確的方向進(jìn)展。第二部分 遠(yuǎn)離壓力，提高效率 69第四章 確定時刻、空間和工具 70提升個人工作效率的最佳手段之一，確實(shí)是擁有你樂于使用的治理工具。第五章 收集時期：填充工作籃 83訓(xùn)練自己發(fā)覺那些沒有到位的情況。第六章 處理時期：清空工作籃 97工作籃是一個處理問題的站點(diǎn)，而不是一個存儲容器。第七章 治理時期：建立好清單 112在從局部治理向全局總攬的轉(zhuǎn)化過程中，一個完整和同步的工作清單堪稱為一個要緊的運(yùn)作手段。第八章 檢查時期：回過頭看看 142只要你保證在適當(dāng)?shù)臅r刻查閱適當(dāng)?shù)馁Y料，每天幾秒鐘也確實(shí)是回憶檢查所需要的全部時刻。第九章 行動時期：選最佳方案 149你的工作是發(fā)覺你的工作，然后全身心地投入到其中去。第十章 制造性地考慮工作 163預(yù)備行動、制造條件，對工作進(jìn)行一些制造性的考慮。然后，你就把大多數(shù)人遠(yuǎn)遠(yuǎn)地拋在后面了。第三部分 事半功倍的幾個竅門 171第十一章 竅門1：養(yǎng)成收集和自省的適應(yīng) 172焦慮感和內(nèi)疚感并非是由于承擔(dān)太多的工作而造成的，這是由于你撕毀了同自己簽訂的協(xié)議而自然導(dǎo)致的后果。第十二章 竅門2：下一步行動 180不管問題有多么大、多么嚴(yán)峻，你總能夠向解決它們的方向邁出小小的一步，來根除掉束手無策的感受。行動起來吧。第十三章 竅門3：關(guān)注結(jié)果 190沒有明確任務(wù)的展望充其量只是一個夢想，而缺乏前景的任務(wù)只是痛苦和艱辛的勞作。同時擁有前景和任務(wù)才是世界的希望。第四部分 結(jié)論 195

歡迎來到蘊(yùn)涵著深刻洞察力的戰(zhàn)略黃金寶庫。那個地點(diǎn)介紹了如何獵取更加旺盛的精力，變得更加輕松自如，事半功倍的方法。假如你像我一樣，既希望出色地完成工作，也期待著品味生活的味道，這不再是一種魚和熊掌不可兼得的選擇了。你完全有可能在歡樂地享受生活的同時，高效地處理工作上的事務(wù)。我認(rèn)為高效是一種特不有價(jià)值的東西。也許你目前從事著十分重要、妙趣橫生或者值得贊揚(yáng)的工作；又或許并非如此，然而你仍不得不面對這一切。在第一種情況下，你希望所投入的時刻和精力收獲盡可能豐厚的回報(bào)。在第二種情況下，你希望能夠盡快地投入到其他工作中去，同時不遺留任何令你念念不忘的問題。不管正在做什么，你都希望更輕松更自信，這正是你需要做的情況——你可能正在同你的職員們一道舉杯痛飲；夜深人靜時，你正溫柔憐愛地凝視著搖籃中安穩(wěn)酣睡的愛子；也許你正忙忙碌碌地回復(fù)著涌向你面前的電子郵件，或者在會議結(jié)束后抽幾分鐘的時刻與具有潛力的新客戶攀談。放松精神的技巧和使其遠(yuǎn)離苦惱與憂慮的力量，專門可能確實(shí)是我們那些偉人的秘訣?！狫·A·哈特菲爾德（J.A.Hatfield）本書寫作的宗旨在于：教你在有需要或期望之時，如何才能盡管去做達(dá)到高效和輕松的最佳境地。我差不多探求了專門長一段時刻（也許你也曾嘗試過），一直希望找到下列問題的答案，即做什么，什么時刻去做，以及如何去做。依照20多年進(jìn)展和應(yīng)用提高效率的新方法的實(shí)踐，我能夠斷言，沒有一種萬能的解決方案。當(dāng)你跋涉在每天、每周乃至一生的漫長旅途中，沒有任何一種軟件產(chǎn)品、研討會、一流的個人打算手冊或者個人使命的宣言，能夠簡化你的工作或者代替你作出選擇。而當(dāng)你剛剛掌握如何在某一個層面提升辦事效率和決策能力時，又會不知不覺地同意一批新的任務(wù)和富于創(chuàng)意的目標(biāo)。由此所產(chǎn)生的新的挑戰(zhàn)，公然否定了任何一個促成你達(dá)到目的、解決問題能夠套用的簡單公式或者人們最近流行的某種方法。只是，即使不存在一種通用手段，我們依舊能夠通過采取某些措施來提高效率和完善個人治理。當(dāng)我逐漸地成熟起來，我發(fā)覺了許多層次更深刻、內(nèi)容更豐富、意義更重大的情況，值得我去關(guān)注、探討和付諸行動。而且，我差不多找到了一些完全能夠?qū)W習(xí)到的簡單方法，它們將顯著地提高我們處理日常煩瑣事務(wù)的能力。下面是對20多年來有關(guān)個人效率各種發(fā)覺的匯編：最大程度地增加輸出和最小程度地縮減輸入，同時在工作量變得日益龐大且性質(zhì)模糊不定的現(xiàn)實(shí)世界推行這種做法。我曾經(jīng)耗費(fèi)幾千個小時，在工作臺邊實(shí)地培訓(xùn)，關(guān)心人們處理和組織安排手頭上的所有工作。我所揭示的這些方法，在各種類型的企業(yè)中，在每一種工作層面上，在不同的文化氛圍中，甚至在家庭和學(xué)校里，也差不多證明是功效卓著的。在我花費(fèi)了20年的時刻培養(yǎng)和訓(xùn)練了一些最為精明干練的專業(yè)人士之后，我才領(lǐng)悟到當(dāng)今社會正如饑似渴地尋求這些方法。長期以來，頂層的經(jīng)理主管們一直不遺余力地向他們自己和其他職員灌輸“冷酷執(zhí)行”那個差不多標(biāo)準(zhǔn)。他們明白，我也清晰，每一天，在緊閉的大門后，通過幾個小時的苦苦奮斗，還存在著一大堆沒來得及回復(fù)的電話，需要應(yīng)付的電子郵件，有待指派他人處理的任務(wù)，會后尚未處理的事務(wù)，以及缺乏治理的個人工作。而許多的商業(yè)人士之因此成功，是因?yàn)樗麄兘鉀Q的危機(jī)和把握的機(jī)遇，遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于在自己的辦公室和公文包里存在及制造的問題。一方面，我們需要一些大伙兒公認(rèn)的手段，能夠關(guān)心人們從戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)的雙重角度來集中精力，不遺漏任何一件情況。另一方面，我們需要制造工作氛圍和技能，以保證那些投入最為完全的人們，可不能因?yàn)椴豢爸刎?fù)而慘敗。我們急需積極而正確的工作標(biāo)準(zhǔn)，來吸引和挽留精英和奇才們。我們明白各種企業(yè)機(jī)構(gòu)迫切地需要那個信息，同時在學(xué)校也存在著這種需求。在那兒，我們的小孩尚未受到有關(guān)如何處理信息、如何關(guān)注成果，和采取哪些行動達(dá)到目標(biāo)的教育。而關(guān)于我們每個人來講，如此的信息也是不可或缺的。只有如此，我們才能夠充分地利用機(jī)遇，積極、長久地為那個世界增添價(jià)值。我在《盡管去做》一書中所討論的簡單性和高效性最好成為你在生活中實(shí)時的親軀體驗(yàn)，因此，本書必須將工作流程治理法的精髓用直線的形式體現(xiàn)出來。我試圖如此安排本書，以便使你在實(shí)踐的過程中，一面領(lǐng)悟到鼓舞人心的全局總覽，一面品嘗立竿見影的成效。本書分為三個部分。第一部分扼要地介紹了那個系統(tǒng)的概況，并解釋了其獨(dú)特性和時效性。接著，又以最為凝練和基礎(chǔ)的形式提出了這些方法論。第二部分展示了如何實(shí)施那個系統(tǒng)。它是你的私人培訓(xùn)顧問，指導(dǎo)你循序漸進(jìn)地在真刀真槍的現(xiàn)實(shí)生活中運(yùn)用這些行動模式。第三部分進(jìn)入更加深刻的討論。描述了當(dāng)你把這些方法和模式融入到你的工作和生活之中后，能夠產(chǎn)生的形式更加微妙、意義更加深遠(yuǎn)的眾多成果。我希望你加入那個行列，我希望你檢驗(yàn)這些內(nèi)容，甚至提出質(zhì)疑。我渴望你向自己證明，我所承諾的效果對你個人來講，不僅可能而且伸手可及。此外，我還希望你了解，我提出的每一項(xiàng)建議差不多上簡單易行的，全然沒有涉及任何的新技能。你早差不多掌握了如何關(guān)注問題，如何把它們記錄下來，如何判定成果和行為，以及如何回憶各種選擇并作出決定。你將證實(shí)，你長久以來一直憑借本能和直覺對許多問題進(jìn)行的處理差不多上正確而恰當(dāng)?shù)?。我將為你提供一些方法，關(guān)心你充分地利用這些基礎(chǔ)技能，將它們推向高效的新境地。我希望能夠激勵你把它們納入一個令你為之振奮的全新的行為模式中。在本書中，我自始至終地提及針對這些資料所開展的培訓(xùn)工作和研討會。在過去的20多年中，我作為一名“治理學(xué)顧問”獨(dú)立地工作著，并與不人進(jìn)行了小范圍的合作。我的工作要緊是圍繞本書中介紹的方法，針對個人進(jìn)行提升效率的培訓(xùn)，以及舉辦各種講座。我（和我的同事們）差不多指導(dǎo)了一千多人，訓(xùn)練了幾十萬名專業(yè)人士，舉辦了幾百次公開研討會。這確實(shí)是我提取經(jīng)驗(yàn)和總結(jié)實(shí)例的背景情況。我的一位客戶曾經(jīng)生動形象地描述了我所作出的承諾：“當(dāng)我習(xí)以為常地采納著本書中的各項(xiàng)原則時，它挽救了我的生命；當(dāng)我一絲不茍地運(yùn)用它們時，它改變了我的一生。這是一種疫苗，能夠預(yù)防日常生活中的‘救火現(xiàn)象’（在某個工作日中，出現(xiàn)的所謂的緊急事件和危機(jī)）；同時也是一種解毒劑，能有效舒緩人們施加在自己身上不平衡的壓力?！蓖ㄏ驈娜葜佬虑闆r，新做法可能有如此一種情況：一個人整日事務(wù)纏身，卻仍然能夠頭腦清醒，輕松自如地操縱這一切。極高的效率，卓著的效果，這是生活和工作的一種美妙的境地。同時，這也是那些經(jīng)驗(yàn)豐富的專業(yè)人士要獵取成功所必備的一種關(guān)鍵性的運(yùn)作模式，你差不多知如何做才能達(dá)到這種高效率的境地，然而，假如你本人同其他大多數(shù)人一樣，那么，你必須快速地、完整地、系統(tǒng)地運(yùn)用這些技巧，才能夠真正地把握住它，而可不能有一種被深埋其中的感受。盡管本書中所描寫的方法和技巧具有極強(qiáng)的有用價(jià)值，同時源于生活常理，然而，大多數(shù)人都差不多養(yǎng)成了自成體系的工作適應(yīng)，他們只有對自身這些工作適應(yīng)加以調(diào)整之后，才有可能實(shí)施本系統(tǒng)。不要小看這些微小的調(diào)整，它們能夠給你日常生活中處理重要工作的技巧帶來清新的變化。我有專門多客戶把這種方法稱之為范例改變(paradigmshift)。焦慮是由于缺乏操縱力，組織治理、預(yù)備和行動不足所造成的?！骶S·凱克奇（DavidKekich）我在那個地點(diǎn)所介紹的方法要緊基于兩個目的：（1）抓住宅有一切需要處理的情況（現(xiàn)在的、以后的、今后某時的；大的、小的、或者不大不小的）把它們統(tǒng)統(tǒng)置入一個脫離大腦的邏輯系統(tǒng)中。（2）訓(xùn)練自己在同意一切“輸入信息”的前期作出決定。如此一來，在任何時候，你都把下一步行動打算掌握在手，能夠?qū)嵤┗蛘哌M(jìn)行再議。本書提供了一種通過實(shí)踐驗(yàn)證的、高效的工作流程治理方法。為推動這一方法的實(shí)施，還列舉了一些有用的手段、技巧及竅門。你將發(fā)覺，這些原理和方法不管是在你的個人生活中，依舊在你的職業(yè)生涯里都能夠立即派上用場。(我是從最普遍的意義動身來考慮“工作”的。它能夠是指你希望或者需要改變?nèi)魏我环N有不于當(dāng)前狀況的情況。許多人把“工作”和“個人生活”嚴(yán)格區(qū)分開來，但我不是如此：關(guān)于我來講，清除花園中的雜草或者更新我的遺囑都不亞于撰寫本書或者培訓(xùn)一名客戶的工作。本書中所涉及到的各種方法和技巧都能夠廣泛地融入生活及工作的各個領(lǐng)域中去。)正如在你之前的專門多人差不多體驗(yàn)到的那樣，你能夠把我所描述的這種頗具活力的模式融入你的工作以及你的世界中去?；蛘?，你也能夠仿效其他一些人的做法，當(dāng)你感受必要時，把它僅僅選定為一個向?qū)?，以獲得更佳的操縱狀態(tài)。問題：新的要求，匱乏的資源這些生活以來，幾乎我遇到的每個人都感嘆自己要處理的情況過于繁多，而且總是缺乏足夠的時刻來一一搞定。在僅僅一周的時刻里，我與一位在一家較大的全球投資公司任職的合伙人交換了意見。他承擔(dān)著公司的治理工作，但他擔(dān)心沉重的工作負(fù)荷將會阻礙到他的家庭生活；另一位中層的人力資源經(jīng)理打算在一年的時刻內(nèi)，把公司在該地區(qū)辦事處的人員從1100人擴(kuò)增到2000人。由于受到這一目標(biāo)的驅(qū)使，她每天都要舍命地處理150多封電子郵件。她忘我地工作著，為的是保住自己在周末能享受到正常的社交生活。新千年伊始，就出現(xiàn)了如此一個自相矛盾的現(xiàn)象：人們的生活質(zhì)量得到了顯著提高，然而同時又承擔(dān)著自己力所不能及的工作，結(jié)果導(dǎo)致他們承受了越來越大的壓力。這大概是眼高手低造成的，而且絕大多數(shù)人都對如何樣改善這種局面感到茫然。工作不再有清晰的界線我們感到身上的壓力與日俱增，一個要緊的緣故在于：工作的性質(zhì)發(fā)生了快速而巨大的變化，這種變化是我們自身的能力以及我們?yōu)榇怂獾拿糠倍嗟呐嘤?xùn)都追趕不上的。僅僅在20世紀(jì)的后50年中，在那個工業(yè)化的世界里，工作的性質(zhì)差不多由流水線裝配、制造，以及搬運(yùn)一類的活動轉(zhuǎn)變?yōu)楸说谩さ卖斂耍≒eterDrucker）所恰如其分地描述的那種“知識工作”（knowledgework）。我試圖一次處理一天的情況，然而有時，幾天的問題一起洪水猛獸般地向我襲來。—阿什利·布里連特（AshleyBrilliant）往常，工作是一件不言而喻的情況。人們耕田種地，用機(jī)器加工工具，裝箱搬運(yùn)，擠牛奶，擺弄周密的工具。你明白哪些工作必須完成，哪些工作差不多大功告成，哪些問題還懸而未決，一切都明明白白?，F(xiàn)在，大多數(shù)人接手的大部分工作都不具備明確的邊界。我所認(rèn)識的大多數(shù)人，他們手頭上都至少堆積著半打子的情況要處理。即使他們搭上自己的下半輩子去苦苦地努力，也不可能把一切都做到盡善盡美，可能你也深有同感。這次會議有多大的潛力能夠挖掘？那個培訓(xùn)打算是否有效？或者主管人員的解聘賠償結(jié)構(gòu)是否合理？你正在起草的文章是否能夠鼓舞人心？立即召開的職員會議能否令人為之振奮不已？公司的重組打算是否行之有效？還有一個問題：要想更加出色地完成這些任務(wù)，你能夠搜尋到多少相關(guān)的資料呢？回答是：通過因特網(wǎng)，你能夠輕而易舉地獵取數(shù)目無窮無盡的信息，至少存在著如此的潛力。幾乎每一件情況都可能處理得更加完善，而且現(xiàn)在促成這一切成為現(xiàn)實(shí)的信息，已數(shù)不勝數(shù)、唾手可得。另一個問題是，工作缺乏明確的邊界導(dǎo)致每一個人的工作量加大。今天，許許多多大公司的運(yùn)作差不多上各部門之間互相交流、鼎力合作和磨合的結(jié)果，我們那個獨(dú)立的部門由于從不愿自找苦惱地去查閱由市場部、人力資源部或某個專門的委員會轉(zhuǎn)發(fā)來的電子郵件，結(jié)果導(dǎo)致我們的部門正面臨著完全崩潰的威脅。工作在不斷地變化一般情況下，我們工作中所出現(xiàn)的參差不齊、變化萬千的枝節(jié)問題，對任何人來講差不多上一個不小的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)在，在那個基礎(chǔ)上還要添加一個變化無窮的工作定義的問題。我經(jīng)常在研討會上提問：“你們當(dāng)中，有誰做的是招聘你的時候要你做的情況？”專門少有人舉手。由于工作職責(zé)專門可能既無明確的限制，又無特定的形式，因此，假如你有機(jī)會在相當(dāng)長的一段時刻里從事某一特定的工作，也許你才有可能弄明白你到底需要做什么？做多少？做到什么程度？才能夠使自己的頭腦保持清醒。然而，專門少有人能享受那個福分，要緊有以下兩個緣故：1.我們所工作的機(jī)構(gòu)大概處于一種永恒的變化之中，奮斗目標(biāo)、產(chǎn)品、用戶、市場、技術(shù)，以及所有者都在不斷地更新變化。這必定導(dǎo)致各種現(xiàn)存的結(jié)構(gòu)、模式、角色和責(zé)任的重組整頓。2.與從前相比，當(dāng)今一般的專業(yè)人士具有更強(qiáng)的獨(dú)立性和自由度。他們變換職業(yè)就如同他們的父母換工作崗位一樣頻繁，甚至連40多歲和50多歲的人也信奉不斷進(jìn)展的信條。他們希望更全面地融入主流社會中去，投身于“包羅萬象的進(jìn)展大潮之中，不管是在專業(yè)方面、治理方面依舊行政方面”。簡單地講，他們可不能長期從事任何一個職業(yè)。我們永久無法為那些新的事物真正作好充分的預(yù)備。我們不得不調(diào)整我們自己，而每一次完全的調(diào)整本身就將使自尊心面臨一次危機(jī)：我們經(jīng)受著考驗(yàn)，我們不得不證明自己。這需要我們振奮起自信心去面對劇烈的變革，如此內(nèi)心深處才可不能感到瑟瑟發(fā)抖?！＠锟恕せ舾ィ‥ricHoffer）現(xiàn)在專門少有人特不清晰，工作到底是什么？到底需要多大的投入才能夠把它做好呢？我們從外部世界吸取了大量的信息，同時，在我們的內(nèi)心世界又形成了同樣數(shù)量巨大的觀點(diǎn)以及與不人達(dá)成的共識。然而，我們自身還沒有具備相應(yīng)的能力來承擔(dān)和調(diào)整來自于我們內(nèi)心和外界環(huán)境的一切。舊的模式和適應(yīng)已顯得力不從心不管是我們所同意的標(biāo)準(zhǔn)教育，或是傳統(tǒng)的支配時刻的方法，依舊當(dāng)今那些充斥市場、隨手可得的治理輔助工具，如個人記事本、微軟的Outlook軟件或者個人掌上電腦（PDA），都無法全面地關(guān)心我們應(yīng)付我們所面對的各種新要求，假如你差不多試過使用上述任何一種處理器或者工具，可能你差不多發(fā)覺，它們都無法滿足工作中各種不斷產(chǎn)生和轉(zhuǎn)移的復(fù)雜要求。要期望在那個波濤洶涌的時代獲得輕松和良好的自我操縱，人們需要全新的思維方式和工作模式。我們迫切地需要挖掘出一些新方法、新技術(shù)和新的工作適應(yīng)，以關(guān)心我們永久立于不敗之地?？耧L(fēng)和巨浪永久站在最精明強(qiáng)干的航海家一邊?！獝鄣氯A·吉本（EdwardGibbon）傳統(tǒng)的時刻治理法和個人治理法在過去的時代大顯身手。當(dāng)勞動大軍從工業(yè)化裝配流水線中抽身出來，涌入一種全新的工作模式時，這些傳統(tǒng)的方法為我們提供了極為有益的參照點(diǎn)。這包括對行動對象和時機(jī)的推斷。而當(dāng)“時刻”自身也轉(zhuǎn)化為一種工作因素時，個人日程表隨之成為一種關(guān)鍵性的工作治理工具。（20世紀(jì)80年代，許多專業(yè)人士把袖珍日程表視為工作條理化的要緊手段。時至今日，仍有許多人把自己的日程表奉為重要工具。）有了自由支配的時刻，選擇做什么事的要求也接踵而來?！?23”優(yōu)先順序代碼和每日開列的事務(wù)清單，確實(shí)是人們在過去的實(shí)踐中逐漸進(jìn)展起來的重要手段。假如你擁有作出選擇的自由，你也需要考慮到那些需要優(yōu)先解決的情況。你可能差不多認(rèn)識到，盡管日程表的作用不容忽視，然而實(shí)際上，它也只是有效地治理了你所從事的大量事務(wù)中的一小部分內(nèi)容，至少在某種程度上如此。而且，已為人們所證實(shí)的是，每天的工作清單和那些重要事件的順序代號，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足以應(yīng)付一個一般專業(yè)人士所遭遇到的數(shù)目巨大、紛繁復(fù)雜的日常事務(wù)。越來越多的人每天要處理幾十封甚至幾百封電子郵件，他們不能忽略掉任何一個邀請、投訴或訂單。幾乎沒有人能夠（或者甚至應(yīng)該）把所有的事務(wù)一一按照“1、2、3”的順序排出先后，也沒有人敢在接到老總的電話或指令后，不立即撤消自己事先確定的工作日程。“大局”與事物的本質(zhì)另一方面，大量的商業(yè)書籍、范例、研討會和專家權(quán)威們，都極力推崇把“著眼大局”作為一種處理我們復(fù)雜問題的思路。認(rèn)清要緊的目標(biāo)和價(jià)值觀，為我們的工作給予了先后次序、意義和方向。然而，在實(shí)踐中，運(yùn)用價(jià)值觀思維方式這一良好的初衷卻經(jīng)常達(dá)不到預(yù)期的效果。我經(jīng)常看到，出于下面三個緣故，這些努力往往都付諸東流了：在處理每天、每小時的事務(wù)時，有專門多干擾因素分散了我們的注意力，以致我們無法集中足夠的精力關(guān)注更重要的問題。由于個人治理系統(tǒng)方面存在欠缺，引發(fā)了一種下意識的抵觸情緒，在面對那些原本棘手的重要項(xiàng)目和目標(biāo)時，這種情緒阻止了具體行動的實(shí)施。結(jié)果導(dǎo)致了更加嚴(yán)峻的干擾作用，進(jìn)一步強(qiáng)化了壓力。一旦闡明了更高一級的水準(zhǔn)和價(jià)值觀，我們原有的標(biāo)準(zhǔn)尺度也隨之提升，這使我們認(rèn)識到有更多的事物有待轉(zhuǎn)變。關(guān)于那些自己原已應(yīng)接不暇，又不得不應(yīng)付的工作我們差不多作出了強(qiáng)烈的消極反應(yīng)。那么，是什么促使我們首先在清單上堆積了大量的任務(wù)呢？是我們的價(jià)值觀。關(guān)注價(jià)值觀并可不能使你的生活變得簡單。它闡明意義，指導(dǎo)方向，而且?guī)砀鄰?fù)雜的情況。因此，集中精力應(yīng)付要緊的成果和價(jià)值觀是至關(guān)重要的。然而，這并不意味著我們要做的工作就減輕了，或者遇到的困難和挑戰(zhàn)大大地減少了。恰恰相反，只是牌局中的賭注提高了，但還必須一如既往地玩下去。例如，對一位人力資源部的經(jīng)理來講，僅僅決定提高工作生活的質(zhì)量來吸引并留住人才，這并不能使情況變得簡單化。長期以來，在“知識工作”的新文化中存在著一種缺陷：缺少一套連貫一致的系統(tǒng)和工具，它們能夠在實(shí)實(shí)在在的工作中發(fā)揮出卓越的功效。它必須能夠從大局著眼，從小處入手，同時使二者有機(jī)地融合在一起。它必須能夠治理多個層面；必須能夠堅(jiān)持不懈地對每天衍生的眾多新生事物保持操縱；必須比原來節(jié)約更多的時刻和精力；必須化繁為簡。承諾：武術(shù)家的“一切就緒的狀態(tài)”缺乏洞察力，生活就會拒絕你。不管是擦窗戶依舊撰寫宏篇巨著差不多上如此?！{迪亞·布朗熱（NadiaBoulanger）讓我們反省一下，假如你在任何程度上、任何時刻內(nèi)都能夠?yàn)樗麨榈夭倏v自己的一切事物，情況會是如何樣呢？假如你能夠100%地把精力投入到工作中而不受任何外界的干擾，情形又會是如何樣呢？這是有可能實(shí)現(xiàn)的。有一種方法能夠讓你緊緊抓住遍及生活各個角落的所有的情況，同時保持隨意而放松，花費(fèi)最少的氣力完成一切有意義的工作。它使你在那個錯綜復(fù)雜的世界里，能夠體驗(yàn)到武術(shù)家們所講的“心靜如水”（mindlikewater）的境地，優(yōu)秀的運(yùn)動員則稱之為“區(qū)域”（zone）。事實(shí)上，你專門有可能差不多體會到這種美妙的感受了，你發(fā)揮能量的能力與你放松休息的能力直接成正比。在這種工作狀態(tài)下，你頭腦清醒，積極的事物層出不窮，每個人都可能獲得這種狀態(tài)。要想積極有效地應(yīng)付21世紀(jì)復(fù)雜多樣的生活，人們對這種狀態(tài)的需求日益增強(qiáng)。關(guān)于那些高效率的專業(yè)人士來講，假如他們希望保持工作中的平衡和積極穩(wěn)定的成果，那么，這種狀態(tài)必將成為一種不可或缺的條件。世界級的劃船手克雷格·蘭伯特（CraigLambert）曾在《碧波上的心境》（MindOverWater，霍頓·米夫林公司1998年出版）一書中如此描述這種感受：劃船手們用如此一個詞語來描述這種無摩擦的狀態(tài)：搖蕩。使我們回想起，在后院蕩秋千時的那種滿意和歡娛—一種簡單的循環(huán)往復(fù)的運(yùn)動，完全憑借著來自秋千自身的沖力。秋千承載我們，我們絲毫不需要用力。我們蕩起雙腿，促使秋千在空中劃過的弧度越飛越高，然而，這要緊是地球引力的功勞。與其講我們蕩秋千，還不如講我們被蕩了起來。船推動著你前行，是船身渴望著快速地向前，在它的航線上，在它的自然狀態(tài)中，速度在吟唱著。我們的任務(wù)僅僅是與船身并肩作戰(zhàn)，舍命地?fù)]槳加快速度，幸免拖其后腿。而過于用力又會阻礙船速。努力變成了為努力而努力，其結(jié)果適得其反，反而在努力中又化解了其自身。形形色色一心往上爬的人舍命地想擠進(jìn)貴族階層，然而，他們挖空心思卻只能夠證明自己并不身屬此類。貴族們并不需要努力，他們早差不多到達(dá)了這種境地。蕩秋千確實(shí)是如此一種到達(dá)了的境地?！靶撵o如水”的比喻空手道中用“心靜如水”來形容一切就緒的狀態(tài)。想像把一粒石子投入沉寂無聲的池塘中，池塘中的水會有何種反應(yīng)呢？答案是：依照所投入物體的質(zhì)量和力度作出相應(yīng)的反應(yīng)，然后又歸于平靜。池水既可不能反應(yīng)過激，也可不能聽之任之。假如你的大腦中空空如也，總是處于一切就緒的狀態(tài)，它就會向一切情況放開大門?！猄hunryuSuzuki空手道中的擊拳動作，其力量來自速度，而不是肌肉，即揮拳最后時期急劇的“爆發(fā)”。這確實(shí)是什么緣故瘦小柔弱的人，也能夠?qū)W會用雙手劈開木板和磚塊了。這并不是靠皮糙肉厚或者憑借蠻力，而是靈活地運(yùn)用一種能夠附和著高速度而產(chǎn)生聚攏沖力的能力。然而假如肌肉緊張，動作就會慢下來。因此，在高級時期的武功訓(xùn)練中，對平衡和放松狀態(tài)的教學(xué)并不亞于對其他方面的要求。掃除雜念和靈活柔韌是關(guān)鍵之所在。任何造成你反應(yīng)過度或不足的情況都可能操縱住你，情況往往如此。不能處理好自己的電子郵件、職員、項(xiàng)目、未讀的雜志、下一步行為的考慮、小孩、或者與老總的關(guān)系，都可能導(dǎo)致比你預(yù)期差得多的結(jié)果。專門多人關(guān)于一些情況，要么給予過分的關(guān)注，要么不屑一顧，這僅僅是因?yàn)樗麄儫o法做到“心靜如水”般地行事。任何造成你反應(yīng)過度或不足的情況都可能操縱住你，情況往往如此。你能夠在需要時進(jìn)入自己的“高效狀態(tài)”嗎？回想一下上一次你感受工作高效時的情形。專門可能你當(dāng)時感受自己完全能夠操縱一切，絲毫沒有緊張的感受。你全身心投入到工作中去，時刻的概念大概消逝了（如何差不多到了午餐的時刻了？），你明顯的感受到工作上取得的進(jìn)展。你還希望再次體驗(yàn)如此的感受嗎？有一件事我們能夠做到，最幸福歡樂的人是那些盡力而為的人，我們完全能夠達(dá)到這一境地，我們能夠全身心地投入。我們能夠全神貫注地關(guān)注我們面前的機(jī)遇。—馬克·范·多琳（MarkVanDoren）假如你確實(shí)差不多遠(yuǎn)遠(yuǎn)地脫離了那種理想狀態(tài)，開始感受到自己慢慢地失去了操縱、壓力重重、痛苦不堪，你是否能再一次回歸到那種狀態(tài)呢？這確實(shí)是本書的宗旨，它將告訴你如何才能回歸“心靜如水”的境地，把全部的才智發(fā)揮得淋漓盡致，因此，本書將對你的生活具有重大的指導(dǎo)意義。原則：有效地處理內(nèi)心中的承諾.從事20余載的培訓(xùn)工作，我發(fā)覺了一個最為差不多的常識，即由于人們對自己作出的承諾或者承擔(dān)的義務(wù)不明確，導(dǎo)致了他們承受著重重壓力的折磨。即使那些并沒有明顯體驗(yàn)到壓力的人，假如他們學(xué)會了如何更加有效地對生活中“懸而未決的問題”加以操縱，毫無疑問，在放松自我、集中精力、提高效率方面也會呈現(xiàn)出明顯的改觀?？赡苣悴畈欢嗯c自己達(dá)成了許多項(xiàng)協(xié)議（這一點(diǎn)多半連你自己也尚未認(rèn)識到）。而每一項(xiàng)協(xié)議，不管大小，都時時刻刻地被你自身中的無意識緊密地追隨著。這些確實(shí)是“未完成的情況”或者“懸而未決的問題”。它們可能是大到像“根除世界上的饑餓問題”如此的重大事務(wù)，也可能是“雇傭一個新助手”之類的一般性事件，或“更換電子削筆刀”一類的瑣碎小事。現(xiàn)在，你內(nèi)心專門有可能差不多承擔(dān)了比你自己所意識到的還多得多的工作。想想看，有多少微乎其微的情況你必須去改變和完成。比如，你需要以某種方式回復(fù)電子郵箱、語言信箱以及工作中的新信息；你明白有許多的工程項(xiàng)目將會被劃分到你的責(zé)任范圍內(nèi)；你還需要確定某些目標(biāo)和方向，經(jīng)營自己的事業(yè)，在總體上平衡自己的生活。任何沒有找到應(yīng)有的位置和恰當(dāng)?shù)拇嬖诜绞降氖挛?，都會盤踞在我們的腦海中，成為懸而未決的問題。為了能夠高效地應(yīng)付這一切問題，首先，你必須收集所有那些“經(jīng)常喚醒你模糊經(jīng)歷”的情況，然后著手打算如何一一地解決掉。這看起來大概極為簡單，但在實(shí)際操作中，大多數(shù)人都難以始終如一地堅(jiān)持下去。治理承諾時的差不多要求假如希望出色地治理好所有的工作，那么，你需要做到下面幾點(diǎn)：首先，假如這件事總占據(jù)著你的頭腦，你的思維就會受阻。任何一件你認(rèn)為沒有完成的情況，都必須置于一個客觀可靠的體系中，或者是我稱之為“工作籃”的工具之中——必須經(jīng)常回訪同時清理它。第二，你必須明白你的工作到底是什么。你還必須作出推斷：需要采取什么行動來推動工作的進(jìn)展進(jìn)程。第三，一旦決定了需要采取的行動方案，你必須在某一個你會經(jīng)常查閱的體系中安排組織好這些行為的提示信息。檢驗(yàn)這種模式的一個重要訓(xùn)練我建議，你拿筆記下來目前盤踞在你大腦中的那些最重要的工作或情況。哪一件事最讓你心煩意亂？哪一種情況最能夠分散你的注意力？哪一個問題令你興趣濃厚？或者哪一種局面以其他的方式消耗了你大量的注意力？也許，正是某一件“擺在你面前的”工作或者問題需要解決，而且越早處理越好。也許，你立即就要背上行裝外出度假去了。動身之前，你還有幾個重大決策要敲定。或許你剛剛繼承一筆600萬美元的遺產(chǎn)，而你不明白該如何處置這些現(xiàn)金等。明白了嗎？好，請用簡單的一句話來描述一下，你希望得到的理想結(jié)果是什么。換句話講，如何樣才算得上是“完成”了呢？這可能特不簡單，就像“去夏威夷度假”，“處理有關(guān)客戶X的情況”，“與蘇珊協(xié)調(diào)大學(xué)里的情況”，“弄清新的分區(qū)治理結(jié)構(gòu)”或者“實(shí)施新的投資策略”。你現(xiàn)在都清晰了嗎？好極了?，F(xiàn)在，請寫下為了推動情況的進(jìn)程，緊接著你需要采取的具體行動是什么。假如你目前除了要立即結(jié)束這件事，再無其他的情況要處理，那你現(xiàn)在打算去哪里？打算采取什么行動步驟呢？你會可不能打一個電話？會可不能走到計(jì)算機(jī)前敲一封電子郵件？會可不能坐下來，取出紙和筆，心血來潮地寫上幾筆呢？有沒有可能與你的配偶、秘書、律師或你的老總面對面地談上一會兒呢？依舊去五金商店買一些釘子呢？是什么？你找到答案了嗎？好極了。你能從這短短2分鐘的考慮中挖掘出什么有價(jià)值的東西嗎？假如你同那些在參加研討會時完成了那個訓(xùn)練的大多數(shù)人一樣，那么，你就會體驗(yàn)到，至少你的操縱力增加了一點(diǎn)點(diǎn)，精神放松了一些，注意力更集中了。此外，關(guān)于某些長久以來一團(tuán)亂麻的局面，你大概也會增加動手解決它的沖動。設(shè)想一下，在生活和工作中，這種驅(qū)動力放大1000倍時將會是如何樣的一番景象。像實(shí)干家一樣考慮問題，像思想家一樣付諸行動?！嗬げ裆℉enryBergson）假如那個小小的試驗(yàn)?zāi)軌驅(qū)δ惝a(chǎn)生一些積極阻礙，請你想一想：究竟是什么發(fā)生了變化？依照你的經(jīng)驗(yàn)，是什么促使局面得到了改觀？事物本身并可不能向前進(jìn)展，至少在那個物質(zhì)世界中這一點(diǎn)是千真萬確的。因此，情況還沒有結(jié)束呢?？赡埽l(fā)生的一切只是，你更加明確地了解到你所期盼的結(jié)果和確定了下一步需要采取的行動方案。然而，是什么制造了這一切呢？回答是：考慮。你并不需要進(jìn)行專門多考慮，僅僅需要一些，能夠把你所承擔(dān)的責(zé)任和投入的資源凝聚到一起就綽綽有余了?！爸R工作”的本質(zhì)歡迎參與到“知識工作”的真實(shí)經(jīng)驗(yàn)以及意義深遠(yuǎn)的運(yùn)作原則中來。原則是：你對工作投入的考慮必須比你認(rèn)識到的多得多，然而又比你所擔(dān)心的工作量少得多。就像彼得·德魯克所描寫的那樣：“在知識工作中，任務(wù)沒有被指定，它需要被確定?！@項(xiàng)工作的預(yù)期成果是什么？’這是一個提高知識工作者工作效率的關(guān)鍵性問題。那個問題可能導(dǎo)致一些極具風(fēng)險(xiǎn)性的決定。通常，沒有正確的答案，只有不同的選擇。想要獵取高效益，一定要明確地認(rèn)定預(yù)期結(jié)果?！毙袆觼碓从谒枷搿！瓲柗颉の譅柖唷勰≧alphWaldoEmerson）要弄清人們工作生活中涌現(xiàn)出的各種事物的真實(shí)面目，要決定為此需要采取的種種行動，都將消耗人們大量的氣力。因此，許多人都對此產(chǎn)生了抵觸情緒。實(shí)際上，我們從來沒有學(xué)過在開始行動之前進(jìn)行周密的考慮。大部分的日常活動（如一家人的吃喝拉撒，照顧小孩）早已被明確地定義出來了，但幾乎沒有人認(rèn)為，他們有必要先花些氣力屏氣凝神地考慮一下，明確預(yù)期的結(jié)果。然而事實(shí)上，考慮后果是促使希望轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的最為有效的手段之一。什么緣故有些情況總是縈繞在你的心頭在通常情況下，你對一些事總是念念不忘，這是因?yàn)槟阆Ｍ鼈儺?dāng)前的狀況能有所改善，另外：*你還沒有確切地認(rèn)定它們的預(yù)期結(jié)果是什么；*你還沒有決定你下一步的具體行動到底是什么；*你還沒有把后果和立即采取行動的提示信息存入你所依靠的體系中去。這確實(shí)是什么緣故你忘不掉這些情況的緣故了。直到你澄清了所有的問題，作出一切必要的決定，并把結(jié)果存儲到那個系統(tǒng)中去，同時內(nèi)心十分清晰，需要時你能夠隨時調(diào)用查詢那個系統(tǒng)，你的大腦才會放松下來。你能夠騙過所有的人，然而你卻無法愚弄自己的大腦。它能夠明察秋毫：你是否差不多作出了必要的決定，是否已把預(yù)期的結(jié)果和行動的提示信息寄存于一個安全可靠的地點(diǎn)，以便這些信息能夠在恰當(dāng)?shù)臅r候在你的意識中出現(xiàn)出來。假如你沒有作好這些預(yù)備，那么，你的大腦就一分鐘也可不能停止運(yùn)轉(zhuǎn)。通常情況下，當(dāng)你對某件事感到無能為力時，你的某根神經(jīng)仍然會持續(xù)不斷地對你施加壓力，這僅僅會進(jìn)一步增加你的精神負(fù)擔(dān)。你的大腦并不總那么管用有味的是，你的大腦中至少有一部分是相當(dāng)愚蠢的。假如它多多少少擁有一些天資的話，它就會在你需要處理某件事時及時地提醒你。持續(xù)不斷且毫無成效地深陷于我們不得不處理的事務(wù)當(dāng)中，是對時刻和精力的最大白費(fèi)?！死铩じ窭↘erryGleeson）你有沒有如此一把手電筒，電池中的電量都差不多消耗殆盡了？而你的大腦一般是什么時候，才提醒你該買電池了呢？你又是什么時候，才發(fā)覺電池沒有電了呢？這不能確實(shí)是反應(yīng)靈敏的表現(xiàn)吧。假如你的大腦天資聰穎，它就應(yīng)該當(dāng)你在商店里看到電池時給你通風(fēng)報(bào)信了，而且提醒你選擇正確的型號。從你今天早晨醒來到現(xiàn)在，你是否想到任何需要處理但還未動手解決的情況呢？你是不是不止一次地想到了它們呢？什么緣故？不斷地考慮那些毫無進(jìn)展的情況純粹是白費(fèi)時刻和精力。而且這往往只會增加你的焦慮不安。大概許多人的腦子里總在接連不斷地放電影，特不是當(dāng)我們一談到有許多事要處理時，這一現(xiàn)象更加嚴(yán)峻。人們把許許多多懸而未決的問題托付給大腦來處理，但那個實(shí)體目前卻無法有效地應(yīng)付這些情況。操縱你的頭腦，要么由它來操縱你?！R勒斯（Horace）“材料”的轉(zhuǎn)化我是如此定義“材料”（Stuff）的：任何進(jìn)入你的精神或現(xiàn)實(shí)世界中但尚未找到歸屬的情況，所有你尚未推理出理想的解決方法和下一步具體行動的情況。關(guān)于專門多人來講，大部分的組織治理系統(tǒng)沒有發(fā)揮應(yīng)有的功效，緣故在于沒有首先完成對它們的轉(zhuǎn)化。只要它們還保持著“材料”的身份，人們便無法加以操縱。我們需要把所有我們盡力治理的“材料”轉(zhuǎn)化為能夠付諸行動的事務(wù)。多年以來，我所見過的絕大部分任務(wù)清單純粹差不多上一些列舉“材料”的單子，它們僅僅代表著許多尚未解決的事務(wù)中的某一部分的提示信息，而這些事務(wù)也仍未轉(zhuǎn)化為預(yù)期結(jié)果和行動方案，即真正意義上的工作提綱和細(xì)節(jié)?！安牧稀痹诒举|(zhì)上并不是一件壞事。就其本質(zhì)而言，假如某些情況吸引了我們的注意力，那么，它們往往以“材料”的形式表現(xiàn)出來。然而，一旦“材料”進(jìn)入到我們的生活和工作中，便需要被定義和解釋。作為腦力勞動者，這是我們的責(zé)任。假如“材料”差不多完成了轉(zhuǎn)化過程，而且明白無誤，那么，我們的價(jià)值觀（不是我們的體力勞動）就大可不必存在了。在一次研論會臨近結(jié)束時，一家生物工程公司的資深經(jīng)理在重新審視她最初列出的工作任務(wù)表時，感嘆不已：“天哪，這簡直是一堆全然無法完成的工作，毫無章法可言！”就大多數(shù)個人治理系統(tǒng)中所謂的打算表而言，這是我所聽到過的最生動形象的描述了。絕大多數(shù)人一直在調(diào)整那些性質(zhì)原本模糊不清、殘缺不全的任務(wù)清單。然而，他們?nèi)匀粵]有認(rèn)識到，到底需要組織多少內(nèi)容，治理什么細(xì)節(jié)，才能夠獲得真正的回報(bào)。假如他們希望自己的組織治理工作富有成效，就應(yīng)該搜集一切需要思索的問題，然后開始冥思苦想。過程：治理你的行動.你幾乎能夠像訓(xùn)練運(yùn)動員那樣來訓(xùn)練你自己，在“知識工作”中表現(xiàn)得快速、敏捷、積極主動和精力集中。你能夠更加積極有效地考慮問題，輕松自如地操縱事態(tài)的進(jìn)展。你能夠使形形色色的閑雜瑣事減少到最小程度，完成更多的工作，而消耗較小的氣力。此外，你還能夠針對搜集到的全部“材料”進(jìn)行前期時期的判定，為你的工作和生活制定出標(biāo)準(zhǔn)的運(yùn)作程序。然而，在你未達(dá)到這一境地之前，你首先需要培養(yǎng)一個適應(yīng)：在大腦中不留任何情況。正如我們差不多看到的那樣，通過治理時刻、信息或者重要情況，都無法實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。怎么講：*你不可能通過對5分鐘進(jìn)行治理，賺取6分鐘的時刻。*你無法應(yīng)付超載的信息量，否則，你會走進(jìn)圖書館便趕忙死掉?；蛘弋?dāng)你第一次連接因特網(wǎng)，甚至在你打開電話號碼本時，你就會大發(fā)脾氣，失去耐心。*你不能治理重要事宜，你只是擁有它們。因此，治理你的行動是治理好你全部“材料”的關(guān)鍵所在。治理行動是一個重要的挑戰(zhàn)你利用你的時刻都做了些什么情況呢？你是如何運(yùn)用你獵取的信息的呢？你是如何調(diào)用你的軀體和關(guān)注焦點(diǎn)事物的精力的呢？這些是當(dāng)你面臨著分配有限資源的時候必須作出的選擇。真正的問題是，在某一時刻，如何恰當(dāng)?shù)剡x擇你要做的情況、如何治理我們的行動。這大概是顯而易見的。然而，希望治理那些尚未確認(rèn)或決定的行動是極其困難的。專門多人手頭有許多情況有待推進(jìn)，但連他們自己都還沒有搞清晰要做些什么。常常聽到有人抱怨“我沒有時刻去……”，這完全是能夠理解的，因?yàn)樵S多工作大概都難以操縱。之因此有這種感受，是因?yàn)槟闳粵]有能力一口氣完成一項(xiàng)工作，你僅僅能夠完成這項(xiàng)任務(wù)中的某一個步驟。在多數(shù)情況下，專門多推動整個工作進(jìn)程的步驟實(shí)際上僅僅需要一兩分鐘的時刻就能夠搞定。開始便是行動的一半?！ＥD諺語在培訓(xùn)成千上萬名專業(yè)人士的實(shí)踐中，我發(fā)覺，他們的突出問題并不是缺乏時刻（盡管他們自己如此認(rèn)為）。問題的關(guān)鍵在于，他們無法斷定到底要干些什么，下一步需要采取哪些行動。就像第一次在雷達(dá)屏幕上觀看到敵情時，你應(yīng)在前期界定問題，而不是等到問題嚴(yán)峻化了才手忙腳亂地推斷。這將讓你收獲行為治理所帶來的豐碩成果。情況極少由于時刻匱乏而受阻。它們陷入困境往往是由于未能判定行動而造成的。自下而上法的價(jià)值多年來，我差不多發(fā)覺了，自下而上的方法對提高個人工作效率具有有用價(jià)值，即從當(dāng)前活動和任務(wù)的最底層入手。頭腦精明的人一般認(rèn)為，最恰當(dāng)?shù)淖鍪路椒☉?yīng)該是自上而下地進(jìn)行：首先確定個人和公司的任務(wù)；然后定義工作的要緊目標(biāo)；最后把焦點(diǎn)集中到實(shí)施打算的細(xì)節(jié)問題上。然而問題在于大多數(shù)人總是陷于繁雜的事務(wù)中難以脫身，嚴(yán)峻地阻礙了他們?nèi)ゼ芯倲埓缶?。結(jié)果，自下而上的方法反而更加行之有效?，F(xiàn)在，就開始掌控各種情況的最新動態(tài)，同時采取一切有效方法保持這種狀態(tài)，這將成為拓寬視野的最佳途徑。如此一來，你的制造力就獲得了解放，它將更加有力地支持你著眼于新的高度，同時，你也會滿懷信心地去迎接制造出來的新成果。關(guān)于那些參與具體運(yùn)作實(shí)施的人們來講，一種自由、舒展和精神振奮的奇異感受便會油然而生。當(dāng)你用于應(yīng)付實(shí)施結(jié)果的工具成為目前工作模式中的一個組成部分時，這也確實(shí)是講，你為進(jìn)行更高一級的思維活動作好了更加充分的預(yù)備。事實(shí)上，在你的工作以外，更多有價(jià)值的情況還有待考慮。但假如你這一層次上的操縱治理能力不夠，就看起來穿著碩大寬松的衣服游泳一樣難言輕松。我接觸過許多主管經(jīng)理，他們在白天處理著各種繁雜瑣碎的事務(wù)，到了晚上，頭腦里仍塞滿了對公司前景以及個人前途的考慮和展望。這一切是在完全地?cái)[脫了一天工作的糾纏之后，自然而然引發(fā)的結(jié)果。僅僅懷有對前景的展望是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，它必須與大膽的行結(jié)合起來。僅僅靠眼睛盯住階梯是不夠的，我們必須勇于跨上階梯。—瓦茨拉夫·哈維爾（VaclavHavel）橫向和縱向的行動治理你需要從橫向和縱向兩個角度動身來操縱各種任務(wù)、工作和行動?！皺M向的”操縱保證了所有行動都具有連貫性、邏輯性，讓我們把你的神智想像成警察局的雷達(dá)吧，它一刻不停地對你周圍的一切事物進(jìn)行掃描監(jiān)測。它可能捕捉到24小時內(nèi)吸引你注意力的上千件情況中的任何一件：藥店、總管、瑪薩姑媽、戰(zhàn)略打算、午餐、辦公室里枯萎的植物、一位抱怨不迭的顧客、需要擦的皮鞋，買郵票、存一張支票、預(yù)訂旅館、取消一次職員會議、今晚去看一場電影等等。你也許會對自己在僅僅一天的時刻里需要考慮和處理如此之多的情況而感到驚異不已，因此，你需要配備一個完善的系統(tǒng)來輔助你記錄盡可能多的工作，并在需要時及時地提供必要的提示，確保你能夠快速而輕松地從一件情況過渡到另一件。相比之下，“縱向的”操縱則是指針對每個具體的主題和工作所進(jìn)行的考慮。比如，吃晚飯時，你和你的配偶談?wù)撈鹣乱淮味燃伲@時，你內(nèi)心深處的“監(jiān)控雷達(dá)”開始鎖定這一信息——你們將去哪里，什么時候去，將做些什么，要作什么預(yù)備等；或者你立即對部門進(jìn)行重組，你和老總需要商討一些決策；或者你僅僅需要選擇一個日期，在那天給一位顧客打一個電話。從廣泛的意義上講，這確實(shí)是“工作打算”，它的重點(diǎn)聚攏在某一情況或某一個人身上，勾勒出執(zhí)行過程中一切必要的方法、細(xì)節(jié)、重要環(huán)節(jié)和情況的先后次序，至少在目前是如此的。橫向操縱和縱向操縱的目標(biāo)是一致的：解除你精神上的負(fù)擔(dān)，并把情況做好。恰到好處的行為治理能夠令你輕松自如地游歷于工作和生活的寬敞領(lǐng)域之中。同時，適度的工作打算能夠使你清晰地認(rèn)識到所需的具體環(huán)節(jié)，同時緊抓不放。要緊的變化：把一切趕出你的大腦假如你把一切情況僅僅存儲在大腦里，那么，你就無法真正地獵取我所承諾的那種輕松的操縱感。你將發(fā)覺，本書中所描述的這些獨(dú)立的行為正是目前你正在按部就班進(jìn)行的情況。我與其他人迥然不同的做法是，我將所有的“材料”百分之百地存入一些實(shí)實(shí)在在的工具籃中，而不是遺留在我的頭腦中，同時利用這些工具進(jìn)行處理。這一方法適用于一切事務(wù)——重大事件或者微不足道的小事，個人的私事或者工作中的問題，突發(fā)事件或者不甚緊急的情況，無一例外。通常，你大腦中盤踞問題的多少與其解決的效率成反比。我相信，當(dāng)你的工作或者生活達(dá)到某一個時期時，你不得不坐下來平靜一下，拿起紙筆列出一張清單。假如是如此的話，關(guān)于我所講的一切你就獵取了一個參照點(diǎn)。然而，大多數(shù)人只是在生活工作變得一團(tuán)糟、混亂不堪，令他們難以忍受、不得不采取措施時，才會開始草擬工作清單。通常情況下，那個清單也僅僅涉及使他們備受折磨的那些具體問題。然而，假如你能夠把這種做法轉(zhuǎn)化為你現(xiàn)在生活和工作中運(yùn)行模式中的一種常態(tài)，并使之貫穿于你生活中的各個領(lǐng)域（不僅僅在處理“緊急情況時”），那么，你就開始進(jìn)入了我們所描述的“黑帶”（blackbelt）水準(zhǔn)的治理模式。凝視著我面前的幾種選擇，我盡量依靠于直覺作出推斷，而不是為這些選擇費(fèi)盡心機(jī)、苦苦思索。我應(yīng)該差不多對方方面面的情況進(jìn)行周密嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼遄?，并以一種可靠的方式獵取了結(jié)果。我不希望再次白費(fèi)時刻來考慮它們，否則，確實(shí)是徒勞無益地耗費(fèi)制造力，同時自己制造挫折和壓力。你沒有理由兩次產(chǎn)生同一方法，除非你對它情有獨(dú)鐘。你無法躲避這種考慮。你的大腦會緊緊地糾纏那些懸而未決的情況不放。然而，大腦負(fù)載這些未盡事宜的能力是有限度的一旦超越了那個限度，它就會暴跳如雷。大腦中肩負(fù)短期經(jīng)歷的那部分組織往往負(fù)責(zé)存儲不完整、尚未決定和沒有組織安排好的“材料”，其功能類似于個人計(jì)算機(jī)中的隨機(jī)存儲器。你的意識就仿佛是計(jì)算機(jī)的顯示器，只是一個用于聚攏的工具，而不是一個存儲場所。你每一次只能考慮兩三件情況。然而那些不完整的項(xiàng)目仍然存儲于短期經(jīng)歷空間里。大腦容納“材料”的能力有一定的限度。專門多人終日里忙忙碌碌，而隨機(jī)存儲器的接縫處早已漲裂四溢了。他們時常感到心神不寧、坐臥不定，正是因?yàn)樵谒麄儍?nèi)心深處，超負(fù)荷的精神負(fù)擔(dān)無時無刻不在侵?jǐn)_他們的注意力。比如，在剛剛過去的幾分鐘里，你是不是差不多走神了，腦子里冒出一些與你現(xiàn)在閱讀的內(nèi)容毫不相干的情況了呢？專門可能你的大腦開了小差，跑到一些未處理完的情況上去了。它們從你大腦中的隨機(jī)存儲器里一躍而起，沖著你大吼大叫。而你又是如何樣做的呢？除非你把它記下來，放在一個可靠的籃子里，如此你明白你將專門快再次回憶那個問題，否則，它專門可能對你糾纏不休。最徒勞無益的做法是：情況毫無進(jìn)展，而壓力陡然激增。糟糕的是，當(dāng)你對這些情況感到無能為力、無可奈何時，你的大腦仍然毫不懈怠地一個勁地提醒你。大腦中從來就不存在過去或者今后的概念。也確實(shí)是講，一旦你告訴自己有些情況需要處理，并把這一信息傳遞到你的隨機(jī)處理器中，大腦中的某一些區(qū)域立即認(rèn)定，你應(yīng)該自始至終努力完成那件情況。關(guān)于任何你應(yīng)該去解決掉的問題，大腦都會破譯為你應(yīng)該趕忙投入辦理。坦率地講，一旦把兩件事同時放入隨機(jī)存儲器就導(dǎo)致了失敗，因?yàn)槟闳粺o法同時應(yīng)付它們。就如此，無孔不入的壓力一下子冒了出來，而造成它的緣故我們就不得而知了。同一個在你的大腦中沒有崗哨的敵人作戰(zhàn)，是十分艱巨的任務(wù)?！_莉·肯普頓（SallyKempton）大多數(shù)人都長期處于如此或那樣的精神緊張狀態(tài)，由于耗時持久，他們?nèi)灰庾R不到這種狀態(tài)的存在。就像萬有引力無時不在，以至于感受萬有引力的人們甚至意識不到壓力的存在。只有當(dāng)人們完全地?cái)[脫了這種壓力的束縛，擁有一種完全不同的體驗(yàn)時，他們才可能認(rèn)識到自己曾經(jīng)承受著多么大的壓力啊。你能夠擺脫這種壓力的束縛嗎？你確信會的。下面的內(nèi)容將告訴你具體的做法。橫向治理工作進(jìn)程的5個時期如何掌握既輕松又不失控的知識工作，我所教授的那個技巧的核心部分確實(shí)是制服工作進(jìn)程的5個時期。不管在什么情況下，我們在工作時都將經(jīng)歷這5個時期：（1）收集一切引起我們注意力的情況；（2）加工處理后，確定它們的實(shí)質(zhì)以及解決方法；（3）組織整理得出的結(jié)論；（4）把它們列為我們行動的選擇方案；（5）行動，這就構(gòu)成了我們生活中的“橫向”治理層，隨時添加新事務(wù)。我們所認(rèn)知的知識差不多在行動中證明了自己。我那個地點(diǎn)所談的知識是指行動中的信息，以及關(guān)注結(jié)果的信息?！说谩·德魯克（PeterFDrucker）原則上，那個方法極其簡單。不管如何樣，這確實(shí)是我們習(xí)以為常的處事方法。然而，依照我的經(jīng)驗(yàn)來看，大多數(shù)人都存在有效改進(jìn)這5個時期中每一個時期運(yùn)作方法的余地。我們工作流程的治理包括了5個環(huán)節(jié)，因此，除非所有的連接點(diǎn)都緊密地結(jié)合起來，同時由統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)加以維護(hù)，否則，其治理質(zhì)量難以保障。大多數(shù)人在收集工作中存在著重大的遺漏。盡管專門多人收集了大量信息，然而，他們卻沒有加工或確定需要采取哪些具體的行動。另一些人一時作出了絕妙的決策，卻由于缺乏對其結(jié)果的有效治理，從而喪失了考慮的價(jià)值所在。還有一些人建立起了良好的系統(tǒng)，然而沒能堅(jiān)持回憶和檢查，結(jié)果導(dǎo)致它們無法發(fā)揮應(yīng)有的功能。最后，假如這些連接點(diǎn)中出現(xiàn)任何一個薄弱環(huán)節(jié)，決策方案都不可能是最佳的選擇。我們需要了解這5個時期的進(jìn)展歷史，此外，為了使它們的功能發(fā)揮得淋漓盡致，我們還需要運(yùn)用一些有效的技巧和工具。假如不是絕對必要的話，我發(fā)覺在一天的工作中分不來處理這5個時期將大有收獲。有些時候，我只想網(wǎng)羅各種信息，不打算趕忙決定行動打算。而有時，我可能只需要為會議預(yù)備一下我的發(fā)言稿?；蛘呶覄倓偮眯谢貋?，需要對一路上收集和加工好的資料進(jìn)行組織分類。還有一些時候，我希望檢查我的工作清單。顯而易見，我把大部分時刻花在了我應(yīng)該做的情況上。許多人無法把工作安排得井井有條，要緊緣故正是他們試圖一口氣完成這5個時期的工作。當(dāng)他們坐下來“開列工作清單”時，大多數(shù)人試圖收集“最重要的情況”，并把它們按照重要程度和先后次序進(jìn)行排序，然而，他們并沒有擬定任何具體的行動方案。然而，假如你認(rèn)為秘書的生日目前“并非那么重要”，因此臨時擱置一旁不作任何考慮，那么這件事就成了一個懸而未決的問題。它將時時刻刻地消磨你的精力，阻礙你富有成效地考慮那些真正重要的情況。本章將具體闡述這5個時期的內(nèi)容。在第4章到第8章中，你能夠看到一個逐步實(shí)施的方案，它針對每一時期介紹一個無懈可擊的系統(tǒng)，同時附有大量經(jīng)典的實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)。時期一收集要了解需要收集哪些信息，以及如何富有成效地完成這一工作，這一點(diǎn)特不重要。因?yàn)橹挥腥绱?，你才能夠開始恰如其分地推進(jìn)加工處理的過程。為了把你的大腦從那些層次較低的、希望抓住一切的意識中解放出來，你必須認(rèn)識到，所謂的“真正地抓住了所有的情況”，事實(shí)上，它們只代表著那些你必須處理的情況。而在今后的某個時刻，你還將處理和回憶這些情況。百分之百地捕獲一切“未盡事宜”為了消除“桶上的一切漏洞”，你需要查找和搜集一切符號或者代表物，臨時的代表任何個人生活中或工作上的事物，重大的或細(xì)小的，迫在眉睫的或無關(guān)緊要的，那些你認(rèn)為應(yīng)該有不于當(dāng)前狀況的情況，以及在你內(nèi)心深處希望多多少少有所改觀的情況。在你翻閱這本書時，許多你必須處理的情況正在處于收集之中。信箱里收到了新的郵件，工作中增添了新的備忘錄，計(jì)算機(jī)向你提示新的電子郵件差不多到達(dá)，語音信箱里積聚著來自各方的留言。然而，與此同時，你正在從周圍的環(huán)境以及你的大腦里，一刻不停地收集著那些原本不屬于這些區(qū)域的信息。即使它們可不能像電子郵件那樣一目了然，這類“材料”仍然需要某種解決方法。如：在你書柜里的記事簿上，某些決策思路遲遲不能付諸實(shí)施；在你書桌的抽屜里，某些壞了的小電器需要修理一下或者干脆扔掉；在你的咖啡桌上，放著一些過期的雜志——這些全都屬于這類“材料”的范疇。一旦你給某一事物貼上“需要”或者“應(yīng)當(dāng)”的標(biāo)簽，它就變成了一件未完成的工作。比如，假如你仍然需要決定某件事是否需要搞定，那么它確實(shí)是不完善的事物。這包括你全部的“我將要……”、所有那些你差不多決定實(shí)施但尚未采取行動的情況。因此，它還包括所有正在處理的情況，以及那些你差不多竭盡全力，但只差宣布大功告成的情況了。為了正確地治理這些懸而未決的問題，你需要把那個清單臨時放入一個“存儲器”中，直到你能夠抽出時刻來考慮一下它們到底差不多上一些什么樣的問題，你打算如何樣解決。然后，你必須定期地清空這些“存儲器”，以確保那個收集工具能夠隨時隨地取用。大致講來，在廣泛的意義上，一切情況都處于人們的收集之中。假如沒有一個可靠的外在體系對它們進(jìn)行直接的治理，那么，這些情況必定會藏匿于你腦中的某個角落里。事實(shí)上，即使你沒有把某項(xiàng)任務(wù)放入你的工作籃，也并不意味著它就不存在。在那個地點(diǎn)，我們要緊講的是，如何確保一切必要的情況統(tǒng)統(tǒng)得到了收集同時存儲在你大腦之外的某個地點(diǎn)。收集工具有幾種類型的工具，包括科技含量較低的工具和高科技手段，均可用于收集那些你尚未完成的工作。下面幾種形式的工具能夠用于捕捉你的方法以及從外部獵取的資料：*實(shí)實(shí)在在的工作籃*紙制的記事簿*電子記事簿*錄音設(shè)備*電子郵件具體的工作籃標(biāo)準(zhǔn)的塑料框、木制或金屬編織框差不多上最常見的、用于存放紙制資料的工具。其他任何需要分類處理的物品也能夠存放其中，如：信件、雜志、備忘錄、票據(jù)、電話記事簿、收據(jù)，甚至還有差不多耗盡了電池的手電筒。書寫用的紙張或記事簿活頁筆記本、螺旋裝訂記事本、速記本和標(biāo)準(zhǔn)拍紙本，都能夠出色地記錄你靈機(jī)一動時冒出來的主意、隨意搜羅來的信息，以及有待處理的情況等。哪一種符合你的口味，哪一種滿足你的需要，你就選擇哪一種。電子記事簿計(jì)算機(jī)能夠用于存儲簡短信息，以便日后再處理。隨著字符識不技術(shù)的進(jìn)展進(jìn)步，一系列用于保存數(shù)據(jù)的數(shù)碼工具產(chǎn)品接連不斷地面世，掌上電腦和電子記事簿都能夠用來存儲這類信息。音頻產(chǎn)品目前，能夠使用的產(chǎn)品包括電話應(yīng)答機(jī)、語音信箱、錄音設(shè)備，如數(shù)碼錄音機(jī)或者微型磁帶錄音機(jī)。這些設(shè)備都能夠臨時儲存那些你需要記錄或處理的音頻信息。電子郵件假如你是通過電子郵件與世界的各個角落保持聯(lián)系的，那么，你的計(jì)算機(jī)中就包含著一些臨時區(qū)域，能夠用于保留收到的信息和文件，以備日后掃瞄、閱讀和處理。尋呼機(jī)和電話也擁有這種功能。高科技產(chǎn)品設(shè)備現(xiàn)在，你能夠以口述的形式給計(jì)算機(jī)輸入命令，也能夠以手寫的方式敲進(jìn)信息。隨著交流模式越來越多地轉(zhuǎn)換為數(shù)字和無線形式，我們記錄信息的方式變得更加簡單易行了。（同時，我們所收到的數(shù)據(jù)和需要我們進(jìn)行處理的情況也將隨之膨脹?。坝?jì)算機(jī)！”“是的，戴維，什么事？”“我需要面包?！薄昂玫模骶S?！蔽宜枰氖称芬豁?xiàng)一項(xiàng)地被記錄下來。在行動治理過程中，組織分析這一時期進(jìn)一步向數(shù)字化的方向邁進(jìn)，“面包”將自動添加到我的電子食品清單中，甚至自動完成訂貨和配送的程序。不管是高科技設(shè)備，依舊技術(shù)含量不高的產(chǎn)品，上面所介紹的所有設(shè)備都起到類似于工作籃的作用，發(fā)揮著搜集一切具有潛在用途的信息、任務(wù)和行動方案的功效。可能，你早差不多在使用這幾種工具了。阻礙成功收集的因素遺憾的是，僅僅擁有一個工作籃，這本身并不能充分地發(fā)揮它的功能。大多數(shù)人確實(shí)選擇了這種或那種形式的收集設(shè)備，然而，這些設(shè)備或多或少地處于失控狀態(tài)。我們一起來看看成功收集的三個必要條件：每一個懸而未決的情況都必須存儲于你的收集系統(tǒng)之中，而不是在你的大腦里。你應(yīng)該盡可能地操縱收集工具的數(shù)量，夠用即可。你必須定期地清空這些設(shè)備。把一切趕出你的大腦假如你試圖在你的隨機(jī)存儲器內(nèi)塞入過多的信息，那么，專門可能你會喪失使用和清空那個工作籃的動力。大多數(shù)人并不把這些用于存儲信息的工具放在心上，因?yàn)樗麄兠靼?，不管如何，這些工具并不能代表一個獨(dú)立而完整的系統(tǒng)。在他們的工作和大腦中，還分不存放著一系列不完善的事物，因此，他們無法從任何一處獵取任何回報(bào)。結(jié)果，他們的大腦處于不停地運(yùn)轉(zhuǎn)之中。這就看起來在布滿了大洞的桌面上玩彈球一樣，彈球接連不斷地掉入洞里，使你一下子喪失了接著玩下去的興趣。這些收集工具應(yīng)該成為你生活方式的一部分。你應(yīng)該盡量在周圍保留如此的工具，如此，不管你身處何處，都能夠?yàn)樗麨榈刈プ∪魏我粋€極具潛力和使用價(jià)值的好主意、妙點(diǎn)子，把它們視為你生活中不可或缺的一部分，就像你的牙刷、駕駛執(zhí)照或眼鏡一樣。最大限度地減少收集設(shè)備的數(shù)量你需要多少個工作籃，就應(yīng)該設(shè)置多少個，但要限制在你能夠應(yīng)付的最小程度內(nèi)。由于你希望獵取的信息可能從任何一個地點(diǎn)鉆出來，因此，在任何情況下，你都需要那些唾手可得、能夠隨時隨地發(fā)揮功效的收集工具。然而，假如收集的區(qū)域過于廣泛，你專門可能無法做到輕松而連貫地處理這些信息。關(guān)于高科技產(chǎn)品而言，收集容器數(shù)量過多并可不能成為一個問題；關(guān)于大多數(shù)人而言，要緊是在記事簿和實(shí)實(shí)在在的工作籃這些技術(shù)含量較低的設(shè)備方面，還存在改觀的機(jī)會。你應(yīng)該收集和整理所有手寫的便條，而不是把它們?yōu)樗麨榈囟逊胖?，夾在記事簿里或塞進(jìn)抽屜中。所有紙制資料文件也應(yīng)該井然有序地放進(jìn)工作籃中，而不是七零八落地堆積到任何一個角落里。隨著生活和工作變得日益復(fù)雜煩瑣，采納標(biāo)準(zhǔn)的工具和手段來捕捉一些方法和信息就顯得尤為重要。比如，當(dāng)事業(yè)處于蒸蒸日上的進(jìn)展中時，你也許會注意到，一些奇思妙想往往不是在勤奮工作時產(chǎn)生的。假如能夠把你的考慮能力與高品質(zhì)的存儲工具結(jié)合起來，你就獲得了提高工作效率的制勝法寶。一些品德高尚的天才人物在處理最少的問題時，卻最為積極主動?！_(dá)·芬奇定期清空收集工具成功收集信息的最后一個因素是顯而易見的：假如不清空收集工具，加工處理里面盛放的“材料”，那么它就只是一個裝滿雜亂資料的倉庫。這并不意味著你必須處理存放在語音信箱、電子郵箱或任務(wù)中的全部內(nèi)容；事實(shí)上，它僅僅要求你把信息從存儲器中取出來，判定這些東西的實(shí)質(zhì)是什么，以及應(yīng)該采取什么樣的措施。假如你仍然感到困惑，那么，把它們編排進(jìn)你的系統(tǒng)之中好了。不要把它再次放回到工作籃中。不清理你的工作籃，簡直就如同擁有一個從來沒有人傾倒的垃圾桶一樣，你不得不忙于接連購買新的垃圾桶，來盛放你所有的垃圾。為了把工作籃清掃潔凈，你的行動治理系統(tǒng)必須全部到位。缺乏有效的“流出”系統(tǒng)，你的工作籃里容納的“材料”就會堆積如山、擁擠不堪。在通常情況下，當(dāng)你無法即時即刻的處理某些情況，但同時又感到必須采取一定的措施時，把它們存放在“工作籃”里，反倒看起來是一個簡單易行的解決方法。關(guān)于專門多人來講，工作籃是存儲和治理組織信息的最為理想的工具，特不是應(yīng)付像某些書面形式的資料和電子郵件一類的信息時。至少，他們明白在某個地點(diǎn)存有一些東西，能夠給他們提個醒。令人遺憾的是，當(dāng)那個體系陷入失控狀態(tài)，或者當(dāng)積存的電子郵件多得超過一整屏?xí)r，那個安全網(wǎng)絡(luò)就崩潰了。當(dāng)你掌握了下一個時期的技巧，學(xué)會如何輕松快捷地處理那些亂七八糟的事務(wù)時，“工作籃”就能夠恢復(fù)其最初的功能了。讓我們一起來看一看，如何清空你的工作籃和電子郵件系統(tǒng)，同時不必立即動手完成這些工作呢？時期二加工處理關(guān)于參加那個課程的所有人來講，我關(guān)心他所作出的最大改進(jìn)，可能確實(shí)是指導(dǎo)他們按部就班地針對每一項(xiàng)工作進(jìn)行考慮，最終清空他們的收集工具。當(dāng)我與在某家環(huán)球公司的一個要緊部門經(jīng)理共同處理了她所開列出的工作任務(wù)表以后，她坐在那兒，對我肅然起敬。此前她一直依靠于工作日程表提醒她去參加一個接一個的會議，而這種做法本身差不多使她備感輕松了。然而，我們剛剛在一起進(jìn)行的歸納和整理，使她在工作中的許多其他方面都體驗(yàn)到了前所未有的一種輕松。現(xiàn)在，我們差不多把她需要提醒的行動和信息分門不類地逐個確定，并存入了一個看得見、摸得到的具體的系統(tǒng)里面。關(guān)于你的每一封電子和語音郵件、每一條備忘錄或者每一個自然萌生的念頭，你需要捫心自問一些什么樣的問題呢？這是行動治理過程中的一個組成要素，它構(gòu)成了你個人組織治理體系的基礎(chǔ)。許多人試圖把一切安排得“井井有條”，然而他們卻錯誤地動手治理那些不完整的“材料”。你不可能整理組織那些立即降臨的信息，你只能收集它們，加工它們。此外，你必須以下一步行動的決策為依據(jù)，對立即采取的行動進(jìn)行組織治理。整個過程—加工和組織時期，體現(xiàn)在決策樹型分析圖的主干部分。在后面的章節(jié)里，我將針對那個過程的每一個環(huán)節(jié)詳細(xì)地對你進(jìn)行指導(dǎo)。而現(xiàn)在，我建議你在我們總覽全過程的同時，從你的任務(wù)籃中選擇一個工作表，或者拿出一摞資料，對一些項(xiàng)目進(jìn)行評估。這是一件什么情況？這不是一個愚蠢的問題。我們差不多討論過“材料”了，也談?wù)摿耸占ぞ?。然而，我們還沒有討論過這些材料到底是什么，需要做些什么。比如，我們從政府方面或者從公司里接收到了大量煩瑣的信息和任務(wù)，而這些內(nèi)容往往容易從我們的個人治理體系中溜掉，是不是應(yīng)該想想方法、加以解決呢？當(dāng)我們收到人力資源部門轉(zhuǎn)發(fā)的電子郵件，通知我們某某政策的某某情況時，我們又應(yīng)該如何處理呢？我曾經(jīng)從客戶的書桌抽屜里和堆積如山的文件中，挖掘出一打有價(jià)值的信息，這僅僅是由于客戶當(dāng)時不情愿花上幾秒鐘的時刻來搞清晰文件內(nèi)容就隨手一扔造成的。由此，我們能夠看出下一步?jīng)Q策的重要性。等待讓不人去處理今后某時/也許（備忘錄文件夾；保留備查）參考資料（需要時可?。┖竺娴男袆颖M快解決日程表在某一個體時刻內(nèi)處理指派給不人否是工作打算行動時備查工作（策劃）2分鐘能否搞定下一步行動是什么延遲實(shí)施能夠垃圾不能夠可否付諸行動是什么工作工作籃“材料”等待讓不人去處理今后某時/也許（備忘錄文件夾；保留備查）參考資料（需要時可?。┖竺娴男袆颖M快解決日程表在某一個體時刻內(nèi)處理指派給不人否是工作打算行動時備查工作（策劃）2分鐘能否搞定下一步行動是什么延遲實(shí)施能夠垃圾不能夠可否付諸行動是什么工作工作籃“材料”是否需要采取行動呢？關(guān)于那個問題有兩種回答：是和不是。不需要采取行動假如答案是否定的，那么有三種可能性：1.是一些全然沒有用的垃圾。2.目前沒有采取行動的必要，然而日后可能需要處理（孵化，醞釀）。3.該信息具有潛在的利用價(jià)值，今后也許能夠派上用場（參考）。人們能夠?qū)@三類信息進(jìn)行治理，我們將在下一章介紹它們。就目前而言，你所需要的是一個應(yīng)付垃圾的垃圾箱和一個刪除鍵，一個用于記錄處于醞釀時期事務(wù)的備忘錄文件夾或者日程表。此外，你還需要一個完善的歸檔保存參考資料的系統(tǒng)。需要采取行動這一類信息要求我們進(jìn)行處理。典型的情況可能是一封電子郵件，要求你在某一天參加公司組織的一次服務(wù)活動；或者你任務(wù)籃中的一個備忘錄提醒你同集團(tuán)的副總裁會面，就某一個新設(shè)立的重要項(xiàng)目雇請顧問的事宜進(jìn)行磋商。面對每一件需要處理的信息時，你必須作出兩個方面的決定：1.你差不多承諾完成哪些工作？需要達(dá)到什么樣的結(jié)果？2.下一步需要采取的行動是什么？假如是關(guān)于一項(xiàng)工作……你必須在一個“工作”清單中體現(xiàn)出其結(jié)果。這如同在地上樹起一個樹樁，提醒你一個懸而未決的問題的存在。每周回憶一下那個工作清單將會關(guān)心你回憶起那個尚未解決的問題。它活靈活現(xiàn)地存在你的治理系統(tǒng)中，直到你完成這項(xiàng)工作或者把它完全地消滅掉。下一步行動是什么？關(guān)于你所進(jìn)行的任何收集工作來講，這差不多上一個關(guān)鍵性的問題，假如你的回答恰如其分，你便掌握了實(shí)質(zhì)性的組織治理內(nèi)容?！跋乱徊叫袆印笔侵改切┍仨毟吨T實(shí)施的具體活動，它們推動著形勢朝著既定目標(biāo)前行。做情況時，并不需要花費(fèi)專門多氣力，然而在決策行動時，卻要求投入大量的精力。下面是幾個下一步行動方案的實(shí)例：*給弗雷德打個電話，讓他提供他所推舉的那家修理廠的電話號碼。*起草有關(guān)預(yù)算會議議程的方法。*與安吉拉談一談我們打算建立的文件歸檔系統(tǒng)。*從因特網(wǎng)上了解一下數(shù)據(jù)庫治理軟件的情況。這些差不多上一些需要實(shí)實(shí)在在地發(fā)生的、真實(shí)而具體的活動。這些提示信息將使你的個人治理系統(tǒng)獲益良多。立即做，托付他人或延后再做一旦你的下一步行動方案出臺，緊接著，你面臨三種選擇：處理這件事。假如你能夠在不到2分鐘的時刻內(nèi)就搞定它，那么，一旦這項(xiàng)工作被確定，你就應(yīng)該趕忙著手落實(shí)。把這件事指派給不人去處理。假如處理這件情況需要花費(fèi)的時刻不止2分鐘，那么，你應(yīng)該問一問自己，你是否確實(shí)是解決那個問題的最佳人選呢？假如回答是否定的，那就干脆托付給一個合適的人員去辦理。延遲處理。假如處理的時刻超過了2分鐘，而你又恰恰是最佳人選，這時，你不得不推遲行動，把它記錄在某一個或者多個“下一個行動”的清單上。時期三組織治理在工作流程圖的外環(huán)中，有8個自成體系的結(jié)構(gòu)，這確實(shí)是你的“材料”通過加工處理以后，引導(dǎo)出來的提示信息和內(nèi)容。綜合在一起，它們就構(gòu)成了一個完整的系統(tǒng)。那個系統(tǒng)能夠處理你分內(nèi)的工作，或者接納隨時可能增添進(jìn)來的新內(nèi)容。關(guān)于那些不可能采取行動的事務(wù)來講，它們能夠劃分為垃圾、孵化工具和參考資料存儲器。假如某件事不需要立即采取行動，你能夠把它輕輕地拋進(jìn)垃圾桶，或者“存入備忘錄”以備日后再次評估，或者歸檔保存起來以便今后需要參閱時能夠及時地選取。在治理那些能夠解決掉的情況時，你需要一張工作任務(wù)清單、一個保存工作打算和資料的存儲器或文件夾、一個日程表、一張下一步行動的提示清單，以及一張你所期待的回復(fù)信息的提示清單。所有這些資料都應(yīng)該分門不類地存放在一些棱角分明的器皿中。當(dāng)我談到“清單”時，我僅僅是指人們能夠經(jīng)常查閱到的某一組提示信息。這些清單既能夠保存在備忘錄手冊中，也能夠放進(jìn)計(jì)算機(jī)程序中，甚至還能夠出現(xiàn)在那些獨(dú)立收錄資料的文件夾中。比如，我們能夠把當(dāng)前的工作清單列入每天的工作打算中，也能夠使之顯示在掌上電腦中“需要完成”的目錄下，或者也能夠在標(biāo)注為“工作清單”的文件夾中找到它們。孵化器提示信息（如“3月1日后，與我的會計(jì)師聯(lián)系，約定一次會面。”）既能夠保存在書面形式的備忘錄文件夾中，也能夠存放在書面形式或者計(jì)算機(jī)程序中的日程表內(nèi)。工作任務(wù)我是如此給工作下定義的：任何一個由幾個步驟構(gòu)成的我們所期待的結(jié)果。這就意味著你的“工作”清單中會出現(xiàn)一些相當(dāng)細(xì)小瑣碎的情況。而在一般的情況下，你全然可不能將它們稱為工作。我之因此如此下定義，其依照是：假如采取一個行動不足以完成一項(xiàng)工作的話，那么，你就需要在地上立起一個木樁，提醒自己還有情況尚未處理。假如你沒有一個替代符號隨時隨地地給你提個醒，這件情況專門有可能將會滑落到隨機(jī)存儲器里。另一種提示方法是列出一個包含著所有懸而未決問題的清單。“工作”清單的部分范例安排新的董事會成員研發(fā)合資生產(chǎn)錄像機(jī)的項(xiàng)目8月份的度假安排制作一個新的培訓(xùn)光盤為非現(xiàn)場聆訊會安排人員確定明年學(xué)術(shù)研究會的日程安排出版書籍組織一個小時左右的重要講話完成計(jì)算機(jī)升級演講更新遺囑熟悉視頻會議的操作決定預(yù)算規(guī)程敲定一個新產(chǎn)品生產(chǎn)線簽署一個雇傭協(xié)議了解新的聯(lián)絡(luò)治理軟件在后院安裝新的照明燈找到《財(cái)寶》雜志的再版文章與南美的代表正式建立合作關(guān)系查找一位公關(guān)人員制定雇員政策和工作程序在新果園里種一些植物為起居室添置一把新的靠椅這些工作不需要按照某一種專門的順序進(jìn)行排列。你只需把它們列在一張主清單上，以便經(jīng)常地查閱它們就足夠了。這將確保你針對每一項(xiàng)任務(wù)制定出恰當(dāng)?shù)男袆臃桨?。事?shí)上，你并沒有真正地動手去落實(shí)任何一項(xiàng)工作，只是啟動了一些相關(guān)的活動。當(dāng)你經(jīng)歷了足夠多的正確步驟以后，也就順理成章地制造出了某些局面。這些情況差不多上與你最初所設(shè)想的結(jié)局相吻合，這時你就大功告成了。實(shí)際上，那個工作清單確實(shí)是一個放在我們面前的各種終點(diǎn)線的匯編手冊。它指導(dǎo)我們所采取的每一步行動將能夠沿著正確的方向推進(jìn)。工作的輔助性資料在工作中，你會積存大量的相關(guān)資料，希望按照主題、話題或者工作名稱分不進(jìn)行歸納治理，“工作”清單僅僅是一個索引。當(dāng)你著手處理各種各樣的工作時，你所需要的一切詳情細(xì)目、打算、輔助資料都應(yīng)該分門不類地存放于獨(dú)立的文件夾中，也能夠存入計(jì)算機(jī)的文件里、筆記本中或者活頁文件夾中。輔助性資料及參考資料的文件夾一旦你把工作的輔助性資料按照主題或者題目分類組織整理時，你會發(fā)覺，它們幾乎與你的參考資料一模一樣，而且也能夠同參考資料一道保存在同一個系統(tǒng)中（例如，一個有關(guān)“婚禮”的文件能夠保存在一個一般性參考資料文件夾中）。惟一的區(qū)不是，關(guān)于那些處于實(shí)施時期的工作項(xiàng)目而言，我們可能需要比較頻繁地查閱這些輔助性資料，以指導(dǎo)我們判定一切必要的行動。通常，我建議人們在自己的視線之外保存他們的輔助性資料。假如你擁有一個運(yùn)行良好的參考文件歸檔系統(tǒng)，而且隨時能夠調(diào)用，你就能發(fā)覺，這是最為簡便易行的組織治理方法。盡管也有一些時候，把資料放在你的面前，抬眼便能夠看到，這種做法會更加方便快捷。特不是當(dāng)你正在處理一件熱門的工程時，在同一天里急切需要多次查閱這些資料，這時后一種方法便大顯身手了。在這種情況下，把這類“懸而未決”的文書資料存放在伸手可及的、鋼絲編制的文件筐里，或者一摞疊起堆放的抽屜中，不失為一種有用的選擇。下一步行動的種類正如同工作流程示意圖所清晰顯示的那樣，下一步行動的決策是最為最礎(chǔ)、最重要的一個環(huán)節(jié)。關(guān)于每一個懸而未決的問題，下一步的舉措應(yīng)該差不多上那些能夠一目了然的具體行動。因此，你不必再去追蹤任何用不了2分鐘時刻即能夠搞定的工作，也沒有必要記錄差不多告一段落的情況。需要緊追不放的是那些將在