接待服務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化辦法

41/41接待工作標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)接待工作標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)接待工作是xx有限公司（下簡稱“公司”）治理的重要內(nèi)容，是展示企業(yè)的窗口。為更好地促進(jìn)我公司接待工作程序化、規(guī)范化，保障接待工作的質(zhì)量和效率更好地為樹立良好的企業(yè)形象，依照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我公司實(shí)際情況，編寫了《xx有限公司接待服務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)》。本手冊(cè)從公司實(shí)際動(dòng)身，對(duì)接待工作的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)流程進(jìn)行規(guī)范，明確工作內(nèi)容，健全完善工作模板和范本，操縱關(guān)鍵點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)接待工作的精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、規(guī)范化。本手冊(cè)適用于總部各部門及各項(xiàng)目公司，既是公司組織接待活動(dòng)的“工作指南”，又是開展標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的基礎(chǔ)知識(shí)讀本。請(qǐng)寬敞職員特不是接待人員認(rèn)真學(xué)習(xí)和使用好本手冊(cè)。同時(shí)，各項(xiàng)目公司各部門應(yīng)結(jié)合自身工作實(shí)際，在手冊(cè)的基礎(chǔ)上修訂完善本部門接待治理標(biāo)準(zhǔn)，編寫接待細(xì)則，全面提高我公司的接待工作水平，全力服務(wù)于公司接待工作。本手冊(cè)為首次編寫，由于時(shí)刻倉促，編制中難免存在諸多問題和不足之處。希望在執(zhí)行中不斷發(fā)覺問題，及時(shí)提出整改、完善意見，逐步完善接待工作。目錄：第一章：接待基礎(chǔ)治理第二章：接待工作治理第三章：座次安排第四章：應(yīng)急機(jī)制第五章：資料

第一章接待基礎(chǔ)治理一、使用范圍適用于xx有限公司總部及下屬各項(xiàng)目公司。二、職責(zé)分工1．領(lǐng)導(dǎo)組負(fù)責(zé)審定接待方案，處理接待中出現(xiàn)的問題，并解釋解決和指導(dǎo)。確定工作組成員，并對(duì)各小組成職員作內(nèi)容進(jìn)行規(guī)劃與要求。全方位監(jiān)督、檢查各項(xiàng)接待工作的落實(shí)情況。2．工作組負(fù)責(zé)接待活動(dòng)具體工作，各小組具體分工如下：接待工作組組長對(duì)接待活動(dòng)進(jìn)行總協(xié)調(diào)物資采購小組包括接待中用水、水果、鮮花、紀(jì)念品等物品及時(shí)采購及供應(yīng)外聯(lián)信息小組包括所有需要對(duì)外溝通協(xié)調(diào)的安排、用餐預(yù)訂、住宿預(yù)訂、座次安排等后勤保障小組包括水、資料運(yùn)送、車輛安排、安全保障等設(shè)施設(shè)備保障小組包括接待中使用的會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備、攝影、攝像等綜合協(xié)調(diào)小組負(fù)責(zé)接待過程中各人職員作協(xié)調(diào)和銜接，提供及時(shí)服務(wù)?；顒?dòng)結(jié)束后文件資料的歸檔整理等三、工作原則1.熱情周到原則：尊重來賓生活、工作適應(yīng)及政治、宗教信仰，回避民族、生活和工作忌諱2.厲行節(jié)約的原則：規(guī)范接待程序，操縱活動(dòng)規(guī)模，注重成本核算，合理操縱費(fèi)用3.保密原則：嚴(yán)格執(zhí)行公司保密規(guī)定。不得以任何形式透露公司商業(yè)、技術(shù)秘密；尊重和愛護(hù)來賓隱私。4.責(zé)任落實(shí)的原則：接待工作組組長直接對(duì)領(lǐng)導(dǎo)組負(fù)責(zé)，各工作小組成員直接對(duì)工作組組長負(fù)責(zé)。各項(xiàng)工作分工明確。5.把握關(guān)鍵的原則：接待活動(dòng)中的重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵點(diǎn)要配置AB角（即除該項(xiàng)工作責(zé)任人以外再確定一人作為工作接替者，并熟悉該項(xiàng)工作責(zé)任人的工作內(nèi)容。A角遇專門緣故離開崗位時(shí)，B角要及時(shí)到位，保證工作不斷不亂），強(qiáng)化閉環(huán)治理，做到事前有布置，事中有操縱，事后有反饋，對(duì)在過程中出現(xiàn)的異常情況有效操縱，嚴(yán)密監(jiān)控。6.資源共享的原則：建立健全本單位接待資源體系，充分利用本單位內(nèi)部的人力、車輛、設(shè)施、設(shè)備等，力求經(jīng)濟(jì)合理配置。四、接待人員要求1.熟悉接待方案及活動(dòng)相關(guān)安排，掌握來賓相關(guān)信息，清晰自己的工作任務(wù)及時(shí)刻節(jié)點(diǎn)。2.尊重來賓生活、工作適應(yīng)及政治、宗教信仰，回避民族、生活和工作忌諱。來賓不管職務(wù)高低，都要熱情相待，言談舉止要注意符合禮儀規(guī)范。3.活動(dòng)之前要檢查通訊工具電量是否充足，確保活動(dòng)期間24小時(shí)通信通暢。4.在確保分工任務(wù)完成的情況下，隨時(shí)為其它環(huán)節(jié)補(bǔ)位補(bǔ)漏。要及時(shí)向接待工作組長及相關(guān)人員通報(bào)接待變動(dòng)信息。5.各環(huán)節(jié)工作人員要提早到位，關(guān)鍵環(huán)節(jié)、崗位實(shí)行AB角治理。要在安排好上一環(huán)節(jié)的活動(dòng)后，立即開始檢查下一環(huán)節(jié)活動(dòng)的預(yù)備情況。6.按照統(tǒng)一要求著裝，佩戴工作證。7.嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。不得隨意對(duì)外泄露接待活動(dòng)相關(guān)信息。接待過程中向來賓隨意透露公司機(jī)密信息；也不得隨意向他人透露來賓信息及接待內(nèi)容。8.學(xué)習(xí)有關(guān)接待、禮儀及綜合知識(shí)，關(guān)注公司最新動(dòng)態(tài)，熟悉各常規(guī)參觀場(chǎng)所和各種參觀活動(dòng)中對(duì)外介紹公司的相關(guān)材料，不斷提高工作能力。

接待工作治理信息處理參觀接待類信息處理工作項(xiàng)目工作內(nèi)容信息初步整理接到訪客來訪需求，初步整理來訪信息包括：來訪單位全稱、來訪人數(shù)；要緊成員姓名、身份（職務(wù)、級(jí)不等）、來訪目的、來訪時(shí)刻等。接待申請(qǐng)?zhí)顚憽秴⒂^接待來訪信息登記表》（附件），按照流程履行接待程序，領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后組織實(shí)施，專門情況可事前經(jīng)要緊領(lǐng)導(dǎo)口頭同意后執(zhí)行接待方案。信息反饋如接待申請(qǐng)未通過，依照領(lǐng)導(dǎo)指示通過電話、短信、郵件回復(fù)對(duì)方。注意回復(fù)中講明緣故，語氣委婉，態(tài)度謙和。（二）會(huì)議接待類信息處理工作項(xiàng)目工作內(nèi)容差不多信息議題確定參會(huì)人員范圍確定會(huì)議場(chǎng)所會(huì)前至少十個(gè)工作日確定好會(huì)議地點(diǎn)，如需租用場(chǎng)地應(yīng)詳細(xì)了解場(chǎng)地的具體費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)符合上述條件的場(chǎng)所應(yīng)先初選2-3個(gè)地點(diǎn)進(jìn)行綜合比較，提交領(lǐng)導(dǎo)審批會(huì)場(chǎng)要求外部環(huán)境整潔幽雅、治安好、內(nèi)部設(shè)備齊全。起草會(huì)議通知應(yīng)在會(huì)前一周確定本次會(huì)議的議程，其中包括會(huì)議的具體時(shí)刻、要緊內(nèi)容及安排、議題匯報(bào)人、參會(huì)人員及列席人員等事項(xiàng)。應(yīng)注明會(huì)議的時(shí)刻、地點(diǎn)、主持人、議程、會(huì)議的注意事項(xiàng)（包括著裝要求、內(nèi)容保密要求、會(huì)議文件的要求、請(qǐng)假的要求、會(huì)議的紀(jì)律等）至少會(huì)前十天發(fā)出。會(huì)議所需文件、資料、講話的預(yù)備、起草、審批、打印。費(fèi)用預(yù)算會(huì)議室費(fèi)用、住宿費(fèi)用、餐飲費(fèi)用、娛樂費(fèi)用、水果食品費(fèi)、交通費(fèi)、相關(guān)費(fèi)用、機(jī)動(dòng)費(fèi)用等慶典活動(dòng)類信息處理工作項(xiàng)目工作內(nèi)容差不多信息明確慶典舉辦緣故、時(shí)刻、主題參加慶典的人員確定、嘉賓范圍慶典活動(dòng)場(chǎng)所選擇合適的慶典儀式場(chǎng)地，位置合適，視野開闊假如是室外慶典儀式，還應(yīng)該充分考慮天氣因素，預(yù)備備用室內(nèi)場(chǎng)地慶典形式確定慶典形式，考慮地點(diǎn)、時(shí)刻等是否適宜費(fèi)用預(yù)算包括傳媒策劃公司、物品租賃、人員往來、用餐住宿及其他相關(guān)費(fèi)用二、協(xié)調(diào)策劃與方案制定依照接待需求成立工作小組，召集有關(guān)部門協(xié)調(diào)安排活動(dòng)策劃分工，制定接待方案，整理詳盡接待工作推進(jìn)表（附件），提出具體工作要求，責(zé)任落實(shí)到人。預(yù)備工作完成后，應(yīng)從頭到尾將整個(gè)接待方案梳理一遍，查漏補(bǔ)缺。要緊關(guān)注整個(gè)接待流程安排是否合理、是否遺漏某個(gè)環(huán)節(jié)等，確保每個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)出席的人員和需要的物資都已落實(shí)。提早半天須再次落實(shí)人員、地點(diǎn)、車輛和物品等預(yù)備情況。（一）參觀接待類工作項(xiàng)目工作內(nèi)容信息確認(rèn)來賓信息：到訪時(shí)刻、目的、活動(dòng)范圍、人員情況（單位全稱、職務(wù)、級(jí)不、性不、人數(shù)），往返情況（始發(fā)地、班次、車次、動(dòng)身時(shí)刻、可能到達(dá)及離開時(shí)刻）掌握來賓（尤其是主賓）的生活、飲食適應(yīng)、工作要求，參考查閱主賓以往的到訪情況，擬定接待方案是否需要訂房、訂票、接送如來賓中有女賓，盡量確保至少一名女性接待人員此外，還應(yīng)告知來賓我方接待人員的姓名、聯(lián)系方式等信息，便于雙方的溝通和信息的及時(shí)更新。聯(lián)系時(shí)要注意復(fù)述關(guān)鍵信息，如人名、電話號(hào)碼、日期、航班班次等，請(qǐng)對(duì)方確認(rèn)，以保準(zhǔn)確。制定參觀接待方案依照來訪來賓級(jí)不與確定接待規(guī)格，提出初步日程建議經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核，并與對(duì)方溝通確定后，形成差不多的日程安排依照日程安排擬定接待方案，內(nèi)容包括，迎送陪同、視察參觀、會(huì)議座談、宴請(qǐng)配餐、住宿、車輛、著裝要求等確定接待標(biāo)準(zhǔn)，依照接待標(biāo)準(zhǔn)提出費(fèi)用預(yù)算，一般包括接待所涉及的住宿、餐飲、交通、禮品等。行程安排表編制依照領(lǐng)導(dǎo)審定的接待方案編制行程安排表（附件），提早兩天將電子版發(fā)送至客方，并打印紙質(zhì)版在來賓抵達(dá)后第一時(shí)刻發(fā)放（行程安排表可提早放至來賓房間，也可在會(huì)面時(shí)統(tǒng)一發(fā)放，具體方式依照實(shí)際情況確定）。（二）會(huì)務(wù)接待類工作項(xiàng)目工作內(nèi)容信息確認(rèn)會(huì)議信息：會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議日期、會(huì)議時(shí)刻、會(huì)議地點(diǎn)與會(huì)人員人數(shù)與會(huì)人員信息：姓名、職務(wù)、性不、往返交通及時(shí)刻、是否需要住宿制定會(huì)務(wù)接待方案依照會(huì)議內(nèi)容、形式等提出初步日程建議經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后形成差不多的日程安排依照日程安排擬定接待方案，內(nèi)容包括，用餐、住宿、車輛、著裝要求等確定接待標(biāo)準(zhǔn)，依照接待標(biāo)準(zhǔn)提出費(fèi)用預(yù)算，一般包括接待所涉及的場(chǎng)地費(fèi)、住宿、餐飲、交通、資料等會(huì)務(wù)指南編制依照領(lǐng)導(dǎo)審定的會(huì)務(wù)接待方案編制會(huì)務(wù)指南（附件），提早兩天將電子版發(fā)送至與會(huì)人員，并打印紙質(zhì)版在會(huì)場(chǎng)統(tǒng)一發(fā)放慶典儀式類工作項(xiàng)目工作內(nèi)容信息確認(rèn)慶典信息：慶典主題、活動(dòng)日期、活動(dòng)時(shí)刻、活動(dòng)地點(diǎn)參與慶典人員范圍與會(huì)人員信息：姓名、職務(wù)、性不、往返交通及時(shí)刻、是否需要住宿制定慶典活動(dòng)方案依照慶典主題、形式等提出初步日程建議經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后形成差不多的活動(dòng)安排聯(lián)系及確定慶典合作策劃公司，擬定慶典活動(dòng)方案做好住宿餐飲及車輛等安排依照需要聯(lián)系媒體做好相關(guān)活動(dòng)報(bào)道確定接待標(biāo)準(zhǔn)，依照接待標(biāo)準(zhǔn)提出費(fèi)用預(yù)算，一般包括接待所涉及的場(chǎng)地費(fèi)、住宿、餐飲、交通、資料、活動(dòng)物品租賃等?；顒?dòng)安排表編制依照領(lǐng)導(dǎo)審定的活動(dòng)方案編制活動(dòng)安排日程表，提早兩天將電子版發(fā)送至相關(guān)嘉賓三、接待預(yù)備及實(shí)施（一）相關(guān)資料及物品預(yù)備工作項(xiàng)目工作內(nèi)容主題標(biāo)語活動(dòng)標(biāo)語、電子橫幅等行程參考《日程安排表》或《會(huì)務(wù)指南》會(huì)場(chǎng)資料會(huì)議、培訓(xùn)主題、橫幅等內(nèi)容會(huì)議、培訓(xùn)學(xué)習(xí)資料、文件、會(huì)議議程發(fā)言人資料會(huì)議發(fā)言人發(fā)言稿、資料等公司介紹文字資料、宣傳冊(cè)等紀(jì)念品依照接待標(biāo)準(zhǔn)，來賓信息、接待需求、領(lǐng)導(dǎo)指示購買禮品，應(yīng)充分考慮體現(xiàn)當(dāng)?shù)靥厣?，具有紀(jì)念意義。（二）接送安排工作項(xiàng)目工作內(nèi)容迎接預(yù)備提早一天確認(rèn)來賓信息有無變化提早了解接機(jī)（接站）領(lǐng)導(dǎo)如何前往迎接地點(diǎn)，提早通知接機(jī)（接站）領(lǐng)導(dǎo)做好預(yù)備。集中前往時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知有關(guān)人員，做好動(dòng)身組織工作預(yù)備接機(jī)（接站）牌通知接機(jī)（接站）司機(jī)做好迎接預(yù)備，檢查車輛。通知司機(jī)接機(jī)（接站）車輛動(dòng)身時(shí)刻，提早與來賓對(duì)接。提早3個(gè)小時(shí)了解來賓抵達(dá)時(shí)刻，確定是否準(zhǔn)點(diǎn)到達(dá)。等候中關(guān)注航班、列車信息。工作人員提早到達(dá)機(jī)場(chǎng)（車站）等候并引導(dǎo)接機(jī)（接站）領(lǐng)導(dǎo)迎接來賓迎接來賓出站后，協(xié)助來賓領(lǐng)取行李并送往住地做好來賓入住、用餐的引導(dǎo)工作通知當(dāng)次接待負(fù)責(zé)人接機(jī)（接站）完成送不落實(shí)來賓回程信息：回程時(shí)刻、班次（車次）。協(xié)助來賓預(yù)訂/代訂機(jī)票（車票）提早詢問航班（車次）情況，了解有無晚點(diǎn)、延誤等變化依照需要，搜集來賓相關(guān)證件信息協(xié)助辦理行李托運(yùn)手續(xù)來賓行李較多時(shí)，注意分辨，防止拿錯(cuò)由要緊領(lǐng)導(dǎo)或者要緊領(lǐng)導(dǎo)托付的分管領(lǐng)導(dǎo)送不若來賓返程時(shí)刻正值用餐時(shí)刻，為來賓預(yù)備水、飲料、點(diǎn)心等食品（三）住宿安排工作項(xiàng)目工作內(nèi)容酒店預(yù)訂依照來賓身份提出2-3個(gè)酒店備選，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后，確定來賓入住酒店有用房數(shù)量、房型、入住時(shí)刻、住宿天數(shù)。依照來賓級(jí)不、性不安排房間。來賓較多時(shí)，應(yīng)預(yù)留機(jī)動(dòng)房辦公室負(fù)責(zé)人員、領(lǐng)導(dǎo)秘書等人員的房間盡可能靠近主賓房間迎賓預(yù)備提早辦理入住手續(xù)，領(lǐng)取房卡來賓入住當(dāng)天應(yīng)有至少一名工作人員在酒店協(xié)助辦理入住檢查房間設(shè)備是否完好依照來賓等級(jí)，需要往房間配送物品的提早配送：如：企業(yè)宣傳冊(cè)、歡迎卡、鮮花、茶葉等如來賓因需要換房，協(xié)助來賓與酒店協(xié)商及時(shí)調(diào)換房間如連續(xù)多天住房，協(xié)助或提醒來賓至前臺(tái)續(xù)卡迎賓安排與來賓保持聯(lián)系，確定到達(dá)時(shí)刻，將情況及時(shí)向等候迎接來賓的領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)提早十分鐘在酒店大廳等候來賓來賓到達(dá)酒店后，關(guān)心卸取行李一直賓發(fā)放房卡，引導(dǎo)來賓上電梯接待結(jié)束檢查房間內(nèi)來賓是否有物品遺落向來賓取回房卡或協(xié)助來賓辦理退房手續(xù)結(jié)清住宿費(fèi)用（四）餐飲安排工作項(xiàng)目工作內(nèi)容餐廳選擇依照來賓級(jí)不及相關(guān)要求預(yù)訂1-2家宴請(qǐng)地點(diǎn)，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確定宴請(qǐng)地點(diǎn)餐廳布置按要求布置就餐地點(diǎn)，酒水、香煙提早放置，紅酒需要醒的提早通知酒店服務(wù)員提早醒酒檢查餐廳光線是否合適；溫度是否適宜等；按要求上齊涼菜和斟倒紅酒或白酒注意檢查餐廳地面是否潔凈整潔，注意防滑安排席位落實(shí)來賓名單，確定就餐陪同人員重要宴請(qǐng)時(shí)，依照出席人員名單制作排位表并擺放席位卡主桌盡量留有余地，用餐人數(shù)和餐椅一致菜單安排依照主賓或要緊領(lǐng)導(dǎo)口味提早配菜，配菜要求：菜單包括涼菜、熱菜、湯、甜點(diǎn)、主食、水果；了解來賓口味合理搭配；體現(xiàn)當(dāng)?shù)靥厣蜁r(shí)令菜式；操縱好用餐標(biāo)準(zhǔn)及菜量，不鋪張白費(fèi)注意來賓民族、宗教信仰，特不注意安排餐飲時(shí)不要安排來賓禁食菜肴物品預(yù)備紅酒、白酒、洋酒等宴請(qǐng)標(biāo)準(zhǔn)例行節(jié)約，按照接待規(guī)格宴請(qǐng)。注重體現(xiàn)當(dāng)?shù)靥厣?。迎賓安排布置好來賓休息區(qū)、安排茶水確認(rèn)來賓到達(dá)時(shí)刻，告知相關(guān)陪同人員提早15分鐘到達(dá)餐廳等候引導(dǎo)來賓入座用餐過程用餐過程關(guān)注用餐動(dòng)態(tài)、上菜進(jìn)度，及時(shí)提醒服務(wù)員上米飯、水果、開酒等。菜量不夠及時(shí)增點(diǎn)為領(lǐng)導(dǎo)添酒，加茶等，提供及時(shí)服務(wù)依照活動(dòng)安排，適時(shí)開展攝影攝像工作。依照用餐進(jìn)度和下一環(huán)節(jié)行程安排，用餐結(jié)束前15分鐘告知有關(guān)工作人員，做好車輛安排、電梯預(yù)控等工作。宴會(huì)結(jié)束通知相關(guān)接待人員、駕駛員做好車輛預(yù)備協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)今后賓送至門口或上車地點(diǎn)道不在來賓離開時(shí)及時(shí)關(guān)注是否有遺留物品清點(diǎn)酒水，做好結(jié)算工作（五）車輛安排工作項(xiàng)目工作內(nèi)容用車安排來賓用車，提早安排（司機(jī)姓名、電話、車牌號(hào)）車輛安排依照接待方案，駕駛員提早熟悉來賓行程，對(duì)行車路線進(jìn)行設(shè)計(jì)，必要時(shí)踩點(diǎn)，選擇最佳路線，對(duì)可能出現(xiàn)的異常情況做好預(yù)案路線選擇駕駛員應(yīng)提早檢查車況，檢查車內(nèi)空調(diào)、影音設(shè)備，確保油料充足，預(yù)備好通行費(fèi)用，依照行程，提早預(yù)備好通行證件駕駛禮儀穿著正式工作服保持服飾整潔、面容清潔使用禮貌用語，服從接待現(xiàn)場(chǎng)安排車輛編號(hào)車輛超過三輛時(shí)，應(yīng)對(duì)車輛進(jìn)行編號(hào)車內(nèi)物品配備并及時(shí)更新紙巾，礦泉水、雨傘、常用藥及當(dāng)?shù)氐貓D（有女士來賓依照天氣需要預(yù)備披肩）行車服務(wù)在來賓上車前開啟車內(nèi)空調(diào)，置于合適溫度，來賓上車后主動(dòng)詢問溫度是否適宜，影音音量是否合適。主動(dòng)告知目的地及車程每天用車結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)清洗、除味、消毒，清理垃圾，保持車內(nèi)潔凈衛(wèi)生關(guān)心來賓提拿行李來賓下車后，應(yīng)檢查車內(nèi)是否有來賓遺忘的物品（六）后勤保障工作項(xiàng)目工作內(nèi)容安保措施負(fù)責(zé)提早勘察現(xiàn)場(chǎng)，確定站位人員、保安人員及分工備好通訊設(shè)備，保證信息溝通暢通對(duì)車輛停放進(jìn)行合理布控設(shè)施設(shè)備保證電、空調(diào)等運(yùn)轉(zhuǎn)正常攝影攝像設(shè)備預(yù)備，保證電量充足物資瓶裝水、雨傘等運(yùn)送供應(yīng)（七）參觀安排工作項(xiàng)目工作內(nèi)容信息落實(shí)落實(shí)參觀目的、時(shí)刻及具體視察的基層單位或項(xiàng)目了解視察地點(diǎn)當(dāng)天的天氣情況前期預(yù)備相關(guān)部門填寫《參觀接待來訪信息表》報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審核落實(shí)參觀陪同領(lǐng)導(dǎo)、人員名單通知參觀廠區(qū)做好接待預(yù)備并轉(zhuǎn)發(fā)接待方案等資料將接待方案及《參觀接待工作通知單》（附件）發(fā)送至參加接待的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及參與配合的相關(guān)部門和個(gè)人做好安保安排落有用車安排，確定行車路線提早做好工作匯報(bào)材料及答疑預(yù)備提早聯(lián)系好對(duì)應(yīng)的廠區(qū)，錯(cuò)開生產(chǎn)檢修等阻礙參觀效果的工作參觀廠區(qū)應(yīng)提早做好清掃、保潔工作，特不是參觀通道。注意臭味操縱做好現(xiàn)場(chǎng)布置工作提早預(yù)備安全帽、護(hù)目鏡等防護(hù)工具并擺放整齊落實(shí)接待講解員，并依照來賓調(diào)整講解詞。預(yù)備好講解所需相關(guān)講解設(shè)備，并確保電量充足及備用設(shè)備現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施接待領(lǐng)導(dǎo)及接待人員著裝整齊，戴好工作證至少提早十分鐘在廠門口站立迎接發(fā)放礦泉水和安全帽等防護(hù)工具協(xié)調(diào)落實(shí)下一步接待預(yù)備掌握參觀時(shí)刻，保證活動(dòng)按打算進(jìn)行送來賓上車，目送來賓離開（八）會(huì)議安排1.會(huì)前預(yù)備工作項(xiàng)目工作內(nèi)容室內(nèi)環(huán)境室內(nèi)空氣清新，地面潔凈整潔，無雜物。窗簾窗簾高度一致，左右對(duì)齊，上下對(duì)齊依照會(huì)議需要調(diào)整適宜光線，會(huì)議結(jié)束后全部關(guān)閉綠色植物無黃葉、殘葉，盆內(nèi)無雜物，渣土；盆外潔凈無水印簽到臺(tái)依照與會(huì)人數(shù)及要求來確定會(huì)場(chǎng)布局簽到工作應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)。打印簽到處標(biāo)簽及溫馨提示等。預(yù)備簽到表和筆。并備份主席臺(tái)主席臺(tái)的桌面一般較臺(tái)下桌面寬依照需要預(yù)備鮮花，鮮花不宜過高，幸免擋住主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)面容會(huì)議桌會(huì)議桌保持整潔，除擺放所必須的紙巾，wifi提示牌等，不擺放其他雜物從左到右依次擺放：姓名牌、瓶裝水（標(biāo)識(shí)朝內(nèi)）、茶杯（杯柄朝右下方45°）寫字板距離桌邊10cm，內(nèi)附3張白紙或公司信紙簽字筆放置在寫字板右側(cè)，筆尖朝上，標(biāo)識(shí)朝上果盤依照數(shù)量合理均勻擺放(一般兩位中間放置一盤)紙巾盒依照數(shù)量均勻擺放，少量時(shí)擺放在會(huì)議桌中線區(qū)域，數(shù)量足夠時(shí)，每兩個(gè)座位之間擺放一盒紙巾，抽紙折成三角形會(huì)議桌上還應(yīng)有備用鉛筆和橡皮擦、激光筆、翻頁器會(huì)議椅椅子與桌邊距離30cm，椅子與椅子之間距離30cm，所有椅子椅背成一條直線講臺(tái)講臺(tái)位置應(yīng)放置在主席臺(tái)右側(cè)，略前于主席臺(tái)座位一般重要嘉賓講話需要在講臺(tái)擺放鮮花，但注意鮮花不可遮住講話人面容講臺(tái)放置兩支話筒，以備一支話筒出現(xiàn)故障仍不阻礙會(huì)議話筒需提早調(diào)試，注意音量適當(dāng)如領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓有講稿，需注意講臺(tái)上方是否足夠明亮或太刺眼簽約臺(tái)如舉辦簽約儀式，一般以主席臺(tái)為簽約臺(tái)，面對(duì)觀眾席制作簽約雙方名稱牌，分不放置在簽約臺(tái)左側(cè)和右側(cè)簽約臺(tái)后僅擺放兩張椅子，見證嘉賓一般安排站立在簽約人身后簽約臺(tái)上應(yīng)事先放置好簽署的協(xié)議及簽字筆，并由禮儀人員為雙方簽約代表翻開協(xié)議書和交換協(xié)議輔助工具依照需要預(yù)備白板，寫字筆、白板擦、磁鈕等設(shè)備調(diào)試會(huì)議上如需使用投影，應(yīng)提早預(yù)備好筆記本電腦、投影儀和投影屏幕，提早做好調(diào)試提早半天預(yù)備好會(huì)議上將用到的PPT等材料，存入會(huì)議用筆記本電腦，進(jìn)行提早演示音響幸免聲音過大過小或嘯叫桌麥聲音清晰無雜音，音量適中激光筆、翻頁器放置在電腦旁并保證點(diǎn)亮充足合影的預(yù)備綜合考慮天氣、光線、空間等條件，選擇合適合影地點(diǎn)確認(rèn)合影人員名單和排序在前排座椅椅背天上姓名牌為要緊領(lǐng)導(dǎo)排位攝影師應(yīng)提早到位檢查拍攝效果室內(nèi)合影，可在合影地點(diǎn)適當(dāng)擺放綠色植物，以后烘托效果人數(shù)較多時(shí)可利用階梯進(jìn)行分行排序茶水預(yù)備提早十五分鐘預(yù)備好會(huì)議所需要的水、茶葉依照領(lǐng)導(dǎo)專門要求可相應(yīng)預(yù)備咖啡，檸檬水等茶水約七分滿，杯外無水漬茶歇提早安排好茶歇時(shí)刻預(yù)備好茶歇所需要的飲品、點(diǎn)心、水果等食物預(yù)備好茶歇所用杯子、碟子、叉子、紙巾等做好食品的清洗及存放2.會(huì)中服務(wù)工作項(xiàng)目工作內(nèi)容會(huì)務(wù)人員會(huì)議室全程要有一名會(huì)務(wù)人員留在會(huì)議室，保障會(huì)務(wù)服務(wù)工作。隨時(shí)關(guān)注主持人及要緊領(lǐng)導(dǎo)，依照其示意提供及時(shí)服務(wù)會(huì)議保障按照會(huì)議議程，全程做好多媒體、話筒等設(shè)備的保障和切換工作。會(huì)場(chǎng)協(xié)助協(xié)助匯報(bào)人做好PPT文件的調(diào)試及資料分發(fā)工作會(huì)議有分組討論的，提早做好討論會(huì)場(chǎng)預(yù)備茶水服務(wù)及時(shí)添加茶水。一般首次加茶時(shí)刻為15分鐘，后約每20分鐘加茶一次。以不大然會(huì)議進(jìn)行為差不多原則。依照需要提早預(yù)備好茶歇。茶水、咖啡、水果、點(diǎn)心等。并及時(shí)補(bǔ)充清潔保障中場(chǎng)休息要及時(shí)做好會(huì)場(chǎng)清潔，但注意幸免更換來賓物品位置信息傳達(dá)及時(shí)了解會(huì)議的進(jìn)展情況并及時(shí)通知外部會(huì)務(wù)人員做好下一步安排3.會(huì)后整理工作項(xiàng)目工作內(nèi)容資料整理回收會(huì)場(chǎng)遺留資料，保密資料要按照保密規(guī)定處理PPT等電子版資料注意轉(zhuǎn)移或刪除設(shè)備治理關(guān)閉、復(fù)原會(huì)議所使用所有設(shè)備關(guān)閉照明、空調(diào)清潔保障做好會(huì)場(chǎng)清潔，復(fù)原桌椅位置檢查是否有來賓遺漏物品，及時(shí)歸還給來賓（九）慶典活動(dòng)安排工作項(xiàng)目工作內(nèi)容物料預(yù)備租賃拱門、氫氣球、彩旗等物品音響設(shè)備人員安排嘉賓邀請(qǐng)（政府人員、新聞媒體、合作伙伴等）我公司發(fā)言領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)制作邀請(qǐng)函發(fā)送至嘉賓手中，并及時(shí)提醒，主持人選定。提早溝通活動(dòng)流程，監(jiān)管主持臺(tái)詞禮儀人員。能夠選擇職員中形象好、氣質(zhì)佳的者為禮儀人員并進(jìn)行培訓(xùn)。負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)嘉賓簽到、引領(lǐng)及發(fā)放禮品資料袋等安排一位工作人員專門負(fù)責(zé)與策劃公司對(duì)接工作，溝通活動(dòng)流程、演藝人員、整體調(diào)度等文字材料領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿、祝酒詞提早兩天完成并發(fā)送至發(fā)言領(lǐng)導(dǎo)主持人主持稿，提早一天由工作組組長審定配合新聞媒體報(bào)道、公司網(wǎng)絡(luò)宣傳等書寫宣傳材料。注意：媒體通稿需由我公司領(lǐng)導(dǎo)審定后才可公布活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)布置做好現(xiàn)場(chǎng)衛(wèi)生清潔，水池清洗換水等氣氛布置：彩虹門、花籃、彩旗、空飄、懸掛橫幅等布置合理、美觀禮炮，鞭炮、冷焰火等活動(dòng)舞臺(tái)搭建和布置簽到處布置、講話臺(tái)布置、桌椅預(yù)備和布置歡迎牌、指引牌預(yù)備活動(dòng)開始前一個(gè)小時(shí)播放暖場(chǎng)音樂物品接待用花生、糖果、水果等食品紀(jì)念品。選定紀(jì)念品標(biāo)準(zhǔn)集中采購，做好紀(jì)念品包裝紀(jì)念品發(fā)放嘉賓胸花預(yù)備活動(dòng)流程把控如有復(fù)雜流程或是演藝人員應(yīng)提早進(jìn)行彩排現(xiàn)場(chǎng)人員到齊之后，再邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓入場(chǎng)儀式需選定在合適時(shí)刻，儀式方式要符合慶典主題、氣氛。確定進(jìn)行儀式的領(lǐng)導(dǎo)檢查儀式啟動(dòng)無誤注意制定突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案三、接待后總結(jié)工作（一）接待總結(jié)工作項(xiàng)目工作內(nèi)容前期工作總結(jié)接待前預(yù)備工作不足或遺漏的方面接待前工作存在的改進(jìn)方法接待環(huán)節(jié)總結(jié)接待中行程、住宿、用餐、用車安排及迎送等存在的問題接待環(huán)節(jié)中存在的問題的解決方法及優(yōu)化方案接待環(huán)節(jié)中創(chuàng)新的工作方法總結(jié)其他更新來賓信息及時(shí)完成費(fèi)用的核實(shí)和匯總，做好結(jié)算工作如有媒體參與，注意關(guān)注后期動(dòng)態(tài)及反饋，為企業(yè)經(jīng)營決策提供借鑒。評(píng)估活動(dòng)經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益、實(shí)際效益、潛在效益等。（二）資料歸檔工作項(xiàng)目工作內(nèi)容來往公文訪問函、通知、領(lǐng)導(dǎo)批件、聯(lián)系方式相關(guān)資料接待方案、行程安排、匯報(bào)材料、交流材料等相關(guān)材料參觀資料參觀點(diǎn)介紹資料文字資料會(huì)議紀(jì)要，重要領(lǐng)導(dǎo)講話稿等接待總結(jié)接待書面總結(jié)圖像音像資料現(xiàn)場(chǎng)照片、錄像、錄音等來賓重要信息主賓簡歷及其他個(gè)人信息，包括民族、出生年月、籍貫、飲食適應(yīng)、愛好忌諱等第三章座次安排（一）用餐座次安排1.桌次和座次安排原則（1）因地制宜桌次和座次的安排應(yīng)依照來賓級(jí)不、陪同領(lǐng)導(dǎo)和人員級(jí)不以及餐廳現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況確定。（2）右高左低當(dāng)兩人一同并排就座時(shí)，通常以右為上座，以左為下座。（3）中座為尊三人（4）面門為上倘若用餐時(shí)，有人面對(duì)正門而坐，有人背對(duì)正門而坐，依照禮儀慣例則應(yīng)以面對(duì)正門者為上座，以背對(duì)正門者為下座。（5）觀景為佳如用餐時(shí)有優(yōu)美的景致或高雅的演出可供用餐者觀賞，現(xiàn)在應(yīng)以觀賞角度最佳處為上座。（6）臨墻為好在某些餐廳用餐時(shí)，為防止過往侍者和食客的干擾，通常以靠墻之位為上座，靠過道之位為下座。（7）臨臺(tái)為上宴會(huì)廳內(nèi)若有專用的講臺(tái)時(shí)，應(yīng)該以靠講臺(tái)的餐桌為主桌，假如沒有專用講臺(tái)，有時(shí)候以背鄰要緊畫幅的餐桌為主桌。（8）各桌同向如為宴會(huì)場(chǎng)所，各桌上的主賓位都要與主桌主位保持同一方向。（9）以遠(yuǎn)為上當(dāng)桌子縱向排列時(shí)，以距離宴會(huì)廳正門的遠(yuǎn)近為準(zhǔn)，距門越遠(yuǎn)，位次越高。2.桌次排列在宴請(qǐng)活動(dòng)中，往往采納圓桌布置菜肴、酒水。（1）由兩桌組成的小型宴請(qǐng)。這種情況又能夠分為兩桌橫排和兩桌豎排的形式。當(dāng)兩桌橫排時(shí)，桌次是以右為尊，以左為卑，其右和左，是由面對(duì)正門的位置來確定。當(dāng)兩桌豎排時(shí)，桌次是以遠(yuǎn)為上，以近為下，其遠(yuǎn)和近，是以距離正門的遠(yuǎn)近來確定。（2）由三桌或三桌以上的桌數(shù)所組成的宴請(qǐng)。在安排多桌宴請(qǐng)的桌次時(shí)，除要注意“面門定位”、“以右為尊”、“以遠(yuǎn)為上”等規(guī)則外，還應(yīng)兼顧其他各桌距離主桌的遠(yuǎn)近。通常距離主桌越近，桌次越高；距離主桌越遠(yuǎn)、桌次越低。安排桌次時(shí)，所用餐桌的大小、形狀要差不多一致。除主桌能夠略大外，其他餐桌都不要過大或過小。為確保在宴請(qǐng)時(shí)來賓及時(shí)、準(zhǔn)確地找到自己所在的桌次，應(yīng)在行程安排表中注明宴會(huì)的桌次或在宴會(huì)廳入口懸掛宴會(huì)桌次排列示意圖，并安排工作人員引導(dǎo)來賓按桌就座，同時(shí)在每張餐桌上擺放桌次牌（用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫）。桌次最終排列次序視現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況確定。3.座次排列各餐桌上的具體位次也有主次分不。一般主人或身份高于主人的主賓面對(duì)正門居上座，其他人的位次依據(jù)距離主人或主賓的遠(yuǎn)近而定，以右為尊，以近為上；進(jìn)行多桌宴請(qǐng)時(shí)，每桌都要有一位主桌主人的代表，位置一般和主桌主人同向，有時(shí)也能夠面向主桌主人；假如室內(nèi)外有景致或演出時(shí)，觀賞角度最好的座位則為上座。座次通用排列次序如圖（最終排列次序視來賓級(jí)不和賓主雙方人數(shù)等情況確定）。西餐（單主陪式）：適用于客人較少或主賓比較突出的情況。西餐（雙主陪式）：適用于客人較多且客人重要性比較相近的情況。單主陪式雙主陪式（二）乘車座次安排1.小轎車的座位，如有司機(jī)駕駛時(shí)，1號(hào)座位在司機(jī)的右后方，2號(hào)座位在司機(jī)的正后方，3號(hào)座位為后排中間（一般不安排此座位），副駕駛座位末席。2.假如由主人或者領(lǐng)導(dǎo)親自駕駛，以駕駛座右側(cè)為首位，后排右側(cè)次之，左側(cè)再次之，而后排中間座為末席。兩排五人座轎車司機(jī)4231三排七人座轎車司機(jī)654231多人巴士司機(jī)32通道165498712111016151413（三）會(huì)議室座次安排主席臺(tái)人數(shù)為奇數(shù)時(shí)主席臺(tái)人數(shù)為偶數(shù)時(shí)單邊為偶數(shù)（四）合影座次安排1.合影留念一般主人居中，主人右側(cè)為第一主賓，左側(cè)為第二主賓，領(lǐng)導(dǎo)站位同主席臺(tái)位置2.兩排合影要緊領(lǐng)導(dǎo)可站或坐在第一排3.多排合影要緊領(lǐng)導(dǎo)可站在第二排或坐在第一排4．兩端的位置不要留給客人

第四章接待注意事項(xiàng)一、外事接待注意事項(xiàng)（一）接待原則。1.身份對(duì)等的原則。接待外方人士的禮賓規(guī)格，應(yīng)與外方人士的具體身份相稱，同時(shí)還應(yīng)參照外方在接待我方身份相仿者時(shí)所采納的具體禮賓規(guī)格；2.保密的原則。外事接待活動(dòng)中應(yīng)注意內(nèi)外有不，認(rèn)真遵守執(zhí)行國家保密規(guī)章制度，嚴(yán)格保守國家秘密和企業(yè)機(jī)密；3.平等對(duì)待和有所區(qū)不的原則。外賓接待中要在平等待客為先的正確理念下，在身份對(duì)等與一律平等的同時(shí)，還應(yīng)