內(nèi)控成果編制方法介紹

內(nèi)控成果編制方法介紹2013年4月1目錄內(nèi)部控制體系概覽內(nèi)部控制成果具體編寫說明2內(nèi)部控制體系概覽3根據(jù)青島港的控制環(huán)境類流程、控制手段類流程、控制活動(dòng)類流程以及10家試點(diǎn)分、子公司的核心業(yè)務(wù)流程，目前內(nèi)控體系中將青島港集團(tuán)的業(yè)務(wù)共劃分為24個(gè)一級(jí)流程。其中除生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)管理（核心業(yè)務(wù)流程）外，其他二十二個(gè)流程為通用性業(yè)務(wù)流程。青島港內(nèi)控體系整體架構(gòu)——流程劃分4青島港內(nèi)控體系文件介紹內(nèi)控體系文件是指對(duì)業(yè)務(wù)操作流程的控制要求描述：要清晰的表達(dá)每一個(gè)動(dòng)作的操作要求基于內(nèi)控的體系文件是基于風(fēng)險(xiǎn)和控制要求的操作性描述：重點(diǎn)要突出控制措施對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的管理作用風(fēng)險(xiǎn)清單流程圖內(nèi)控手冊(cè)好的內(nèi)控體系文件應(yīng)該包括以下內(nèi)容根據(jù)各業(yè)務(wù)流程的控制目標(biāo)，影響目標(biāo)實(shí)現(xiàn)存在的風(fēng)險(xiǎn)，梳理并完善風(fēng)險(xiǎn)管理控制措施，通過控制措施的詳細(xì)表述明確各操作環(huán)節(jié)的規(guī)范要求企業(yè)業(yè)務(wù)操作程序的圖化呈現(xiàn)，指導(dǎo)各崗位人員進(jìn)行具體的業(yè)務(wù)操作對(duì)各業(yè)務(wù)流程存在的固有風(fēng)險(xiǎn)的全面識(shí)別，對(duì)各風(fēng)險(xiǎn)事件的屬性的說明、企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理策略的選擇成果矩陣5成果示例——風(fēng)險(xiǎn)清單識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的各項(xiàng)要素：公司哪些流程存在風(fēng)險(xiǎn)？存在哪些風(fēng)險(xiǎn)？風(fēng)險(xiǎn)的嚴(yán)重程度如何？風(fēng)險(xiǎn)的責(zé)任部門和責(zé)任崗位？目的是全面識(shí)別和分析各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)，并落實(shí)每項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)的防控責(zé)任落實(shí)到人。6成果示例——流程圖流程圖的主要作用：建立對(duì)業(yè)務(wù)流程和控制活動(dòng)全局觀的保證提綱挈領(lǐng)的記錄文件梳理目前業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)工具7成果示例——成果矩陣成果矩陣的主要作用：針對(duì)每項(xiàng)具體風(fēng)險(xiǎn)提出針對(duì)性的控制措施；將各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)控制措施與目前企業(yè)的管理制度進(jìn)行對(duì)標(biāo)，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)控制文檔的內(nèi)容對(duì)制度中涉及風(fēng)險(xiǎn)防控的內(nèi)容進(jìn)行更新。8現(xiàn)階段各單位內(nèi)控成果編制要求集團(tuán)內(nèi)部控制體系正式文件包括：內(nèi)控手冊(cè)、風(fēng)險(xiǎn)清單。集團(tuán)內(nèi)部控制體系過程文件包括：流程圖、成果矩陣。

其中內(nèi)控手冊(cè)中的流程圖即為過程文件的流程圖，二者對(duì)應(yīng)一致；內(nèi)控手冊(cè)中的控制矩陣即為成果矩陣中的內(nèi)容，二者對(duì)應(yīng)一致。各單位本階段內(nèi)控體系文件編制要求：本階段完成風(fēng)險(xiǎn)清單、流程圖和成果矩陣的編制工作

其中，風(fēng)險(xiǎn)清單需各單位參考集團(tuán)對(duì)應(yīng)流程的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行重新識(shí)別；流程圖可在紙張上手畫完成，為非正式文件；成果矩陣通過與集團(tuán)相應(yīng)業(yè)務(wù)流程對(duì)標(biāo)并經(jīng)過適當(dāng)增減完成。流程劃分中P09、P10為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)管理流程，為各單位核心業(yè)務(wù)流程，需各單位自行編制，對(duì)應(yīng)的試點(diǎn)單位的該業(yè)務(wù)流程僅供參考。其他22個(gè)業(yè)務(wù)流程可與集團(tuán)進(jìn)行對(duì)標(biāo)。9內(nèi)部控制成果具體編寫說明10內(nèi)控體系確定—業(yè)務(wù)流程劃分根據(jù)集團(tuán)業(yè)務(wù)流程劃分進(jìn)行對(duì)標(biāo)確定本單位業(yè)務(wù)流程劃分確定各業(yè)務(wù)流程內(nèi)控成果編制的部門/崗位業(yè)務(wù)事項(xiàng)相同？——參考集團(tuán)該部分業(yè)務(wù)流程劃分業(yè)務(wù)事項(xiàng)存在差異？——根據(jù)集團(tuán)業(yè)務(wù)流程劃分進(jìn)行調(diào)整本單位特有業(yè)務(wù)？——根據(jù)本單位實(shí)際情況進(jìn)行本單位流程劃分形成本單位內(nèi)部控制體系框架明確內(nèi)控體系文件編制工作的職責(zé)分工11內(nèi)控成果了解1、通覽本業(yè)務(wù)流程的流程概覽（內(nèi)控手冊(cè)word文檔），了解該業(yè)務(wù)流程的流程框架；2、通覽本業(yè)務(wù)流程的流程圖（流程圖pdf文件），了解該業(yè)務(wù)流程業(yè)務(wù)操作模式、操作程序；3、通讀該業(yè)務(wù)流程的成果矩陣（excel文件），了解集團(tuán)操作程序和在該業(yè)務(wù)流程對(duì)下屬各單位的管控要求。12內(nèi)控成果概述風(fēng)險(xiǎn)與流程匹配后，對(duì)流程進(jìn)行梳理為滿足以上要求，需做以下準(zhǔn)備流程圖及流程描述成果矩陣（EXCEL）流程中各業(yè)務(wù)事項(xiàng)是如何發(fā)生、授權(quán)、執(zhí)行、記錄與監(jiān)督的信息傳遞的渠道、范圍針對(duì)各業(yè)務(wù)流程風(fēng)險(xiǎn)：企業(yè)現(xiàn)有控制措施有哪些（制度規(guī)范要求、流程描述）企業(yè)目前尚未明確或缺失的控制措施13內(nèi)控成果編制步驟步驟一：編制“流程圖”

根據(jù)流程內(nèi)容、企業(yè)操作程序繪制流程圖。步驟二：準(zhǔn)備“流程描述”

明確流程圖中的各個(gè)控制環(huán)節(jié)具體執(zhí)行的步驟步驟三：核對(duì)“流程圖”/“流程描述”，改進(jìn)記錄文件。步驟四：編制“成果矩陣”

對(duì)標(biāo)集團(tuán)成果矩陣內(nèi)容

對(duì)標(biāo)內(nèi)容與流程圖核對(duì)，補(bǔ)充完善控制措施

風(fēng)險(xiǎn)流程中可能發(fā)生的錯(cuò)誤數(shù)據(jù)輸入可能發(fā)生遺漏交易未受到相應(yīng)級(jí)別管理層的授權(quán)審批

數(shù)據(jù)輸入可能在未經(jīng)授權(quán)的情況下被更改14內(nèi)控成果編制步驟流程圖梳理業(yè)務(wù)操作程序，明確操作部門/崗位確認(rèn)改流程各環(huán)節(jié)操作涉及的表單文檔刻畫流程圖1、流程圖名稱2、企業(yè)名稱3、流程圖編號(hào)4、流程圖內(nèi)容成果矩陣記錄流程描述中能與該流程識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)對(duì)應(yīng)的、起到風(fēng)險(xiǎn)管控作用的描述增加制度中對(duì)該業(yè)務(wù)的其他管理要求補(bǔ)充完善缺失/未完善的控制措施1、流程名稱2、控制目標(biāo)3、該流程識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)4、風(fēng)險(xiǎn)對(duì)應(yīng)的控制措施5、控制措施執(zhí)行的責(zé)任部門/崗位6、對(duì)應(yīng)制度、涉及表單流程圖與成果矩陣形成相互印證的文件15流程圖刻畫—業(yè)務(wù)流程梳理在熟悉集團(tuán)業(yè)務(wù)流程的操作模式和要求后，根據(jù)本單位實(shí)際操作程序，編制刻畫本單位業(yè)務(wù)流程圖（可依據(jù)集團(tuán)流程圖格式在紙張上畫本單位流程圖。流程圖刻畫要求：操作順序：從左到右，從上到下。由各業(yè)務(wù)事項(xiàng)的牽頭部門開始，涉及到的部門/單位從左到右依次排列。明確流程中每個(gè)環(huán)節(jié)的操作崗位。流程各操作環(huán)節(jié)涉及表單文檔明確。通過梳理刻畫流程圖，明確不同單位/部門在流程中的職責(zé)分工、權(quán)責(zé)分配，對(duì)業(yè)務(wù)操作模式予以固化。16流程描述——三級(jí)節(jié)點(diǎn)確定根據(jù)集團(tuán)內(nèi)控體系框架制定業(yè)務(wù)一級(jí)流程與集團(tuán)二級(jí)流程進(jìn)行對(duì)標(biāo)，明確本單位二級(jí)流程劃分根據(jù)本單位業(yè)務(wù)管理模式，確定該二級(jí)流程的各操作環(huán)節(jié)，即三級(jí)節(jié)點(diǎn)（集團(tuán)內(nèi)控手冊(cè)中的流程概覽的三級(jí)節(jié)點(diǎn)可參考）三級(jí)節(jié)點(diǎn)細(xì)化，形成各操作步驟，對(duì)操作步驟進(jìn)行詳細(xì)描述第一層第二層第三層第四層示例內(nèi)控體系建設(shè)階段各業(yè)務(wù)流程梳理階段17成果矩陣—定義成果矩陣就是將流程中所涉及的風(fēng)險(xiǎn)和對(duì)應(yīng)的內(nèi)部控制措施進(jìn)行匯總，對(duì)缺失的控制環(huán)節(jié)予以補(bǔ)充完善，最終形成企業(yè)健全完整的控制程序的一種矩陣表格。18成果矩陣—對(duì)標(biāo)成果矩陣對(duì)標(biāo)內(nèi)容19成果矩陣—對(duì)標(biāo)控制措施對(duì)標(biāo)要求：集團(tuán)原則性的要求，可依照集團(tuán)要求填寫集團(tuán)操作性的要求，根據(jù)本單位流程圖中的操作程序填寫編制操作內(nèi)容與集團(tuán)進(jìn)行對(duì)接的，寫到與集團(tuán)對(duì)接部門即可20成果矩陣—對(duì)標(biāo)控制措施對(duì)標(biāo)要求：與集團(tuán)所有控制措施進(jìn)行對(duì)標(biāo)，完成本單位成果矩陣的控制措施描述。集團(tuán)矩陣中可與本單位進(jìn)行對(duì)標(biāo)的，則進(jìn)行對(duì)標(biāo)修改；集團(tuán)矩陣中的控制措施不適用本單位的，則注明不適用。21成果矩陣—對(duì)標(biāo)控制措施對(duì)標(biāo)要求：與集團(tuán)所有控制措施對(duì)標(biāo)完成后，拿對(duì)標(biāo)的控制措施與本單位流程圖進(jìn)行核對(duì)。流程圖中有，但對(duì)標(biāo)矩陣缺失的，則在excel表中插入行，對(duì)缺失的控制措施予以補(bǔ)充完善。插入行：對(duì)比本單位刻畫的流程圖，增加的控制措施22成果矩陣對(duì)標(biāo)責(zé)任部門/崗位對(duì)標(biāo)要求：每條控制措施需明確控制措施的責(zé)任部門、責(zé)任崗位，牽涉到多個(gè)部門、崗位的，全部填寫上，依照部門、崗位的重要性程度依次列示。明確控制措施的責(zé)任部門明確控制措施的責(zé)任崗位23成果矩陣對(duì)標(biāo)控制活動(dòng)發(fā)生頻率：每日多次（一年發(fā)生次數(shù)大于365次）每天（一年發(fā)生次數(shù)大于52次，小于等于365次）每周（一年發(fā)生次數(shù)大于12次，小于等于52次）每月（一年發(fā)生次數(shù)大于4次，小于等于12次）每季度（一年發(fā)生次數(shù)大于2次，小于等于4次）每年（一年發(fā)生次數(shù)為1次）發(fā)生時(shí)（一年發(fā)生次數(shù)不確定，平均少于1次）控制頻率、控制活動(dòng)性質(zhì)對(duì)標(biāo)要求：控制頻率：控制措施每年平均發(fā)生的頻率，根據(jù)本單位實(shí)際情況進(jìn)行認(rèn)定控制活動(dòng)性質(zhì)：手工控制/信息系統(tǒng)自動(dòng)化控制；事前預(yù)防性控制/事后檢查性控制。24成果矩陣—對(duì)標(biāo)成果矩陣編制要求：對(duì)應(yīng)制度即控制措施要求是否在公司制度規(guī)范文件中有相應(yīng)要求，如有，填上制度名稱；涉及文檔即該條控制措施操作時(shí)留下的操作痕跡（表單），可以是書面的也可以是電子版的，也可以是信息系統(tǒng)某個(gè)操作界面?？杖睍r(shí)，需對(duì)制度進(jìn)行補(bǔ)充完善明確表單名稱25成果矩陣—控制措施寫作方法寫作要素：26成果矩陣—控制措施寫作方法寫作要素：五個(gè)要點(diǎn)（4W1H）誰？（who）——控制措施的執(zhí)行者什么時(shí)候？（when）——控制措施的執(zhí)行時(shí)間做什么？（what）——控制措施產(chǎn)生的結(jié)果怎么做？（how）——控制措施過程的具體描述為什么？（why）——控制措施的具體目標(biāo)和作用“事無巨細(xì)”用簡(jiǎn)單句用統(tǒng)一的語言名稱和稱謂27成果矩陣—控制措施寫作方法28成果矩陣—控制措施寫作方法29成果矩陣—編號(hào)規(guī)則1、控制目標(biāo)編號(hào)：如資產(chǎn)管理中的一個(gè)控制目標(biāo)編號(hào)CO13.01-02：其中CO表示控制目標(biāo)，13表示資產(chǎn)管理的一級(jí)流程編號(hào)，01表示集團(tuán)總部代碼，02表示該目標(biāo)為本流程第二個(gè)目標(biāo)。集團(tuán)內(nèi)控體系控制目標(biāo)已梳理完畢，各單位僅需修改控制目標(biāo)編號(hào)的公司代碼部分。如某單位的公司代碼為16，則對(duì)標(biāo)時(shí)，即可修改為CO13.16-022、對(duì)應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)事件編號(hào)：如資產(chǎn)管理中的一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)事件編號(hào)R13.01.01-07：其中R表示風(fēng)險(xiǎn)，13表示資產(chǎn)管理的一級(jí)流程編號(hào)，01表示集團(tuán)總部代碼，第二個(gè)01表示資產(chǎn)管理流程中的第一個(gè)二級(jí)流程，07表示該流程的第7個(gè)風(fēng)險(xiǎn)事件。每個(gè)業(yè)務(wù)流程風(fēng)險(xiǎn)事件識(shí)別完畢后，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)事件末尾部分進(jìn)行流水編號(hào)，并修改風(fēng)險(xiǎn)事件編號(hào)的公司代碼部分。如某單位的公司代碼為16，則對(duì)標(biāo)時(shí)，即可修改為R13.16.01-073、控制措施編號(hào)：如資產(chǎn)管理中的一個(gè)控制措施編號(hào)CA13.01.01-07：其中CA表示控制措施，13表示資產(chǎn)管理的一級(jí)流程編號(hào)，01表示集團(tuán)總部代碼，第二個(gè)01表示資產(chǎn)管理流程中的第一個(gè)二級(jí)流程，07表示該流程的第7個(gè)控制措施。在每一個(gè)二級(jí)業(yè)務(wù)流程，從第一條到最后一條控制措施，編號(hào)前半部分相同，最后一部分流水號(hào)編制。30RISK風(fēng)險(xiǎn)目標(biāo)企業(yè)經(jīng)營(yíng)

風(fēng)險(xiǎn)，指未來的不確定性對(duì)企業(yè)實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的影響。

--國(guó)資委《中央企業(yè)全面風(fēng)險(xiǎn)管理指引》其中，目標(biāo)可以有不同的方面，例如：財(cái)務(wù)、健康和安全、以及環(huán)境目標(biāo)。目標(biāo)同時(shí)可以適用于不同的層面，例如：戰(zhàn)略、整個(gè)組織、項(xiàng)目、產(chǎn)品和過程。

影響是企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)過程中因不確定性因素導(dǎo)致實(shí)際后果與預(yù)期結(jié)果的偏離（積極和/或消極）風(fēng)險(xiǎn)清單-風(fēng)險(xiǎn)定義31風(fēng)險(xiǎn)清單-風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估主體由企業(yè)(內(nèi)部控制建設(shè)牽頭部門)組織有關(guān)職能部門和業(yè)務(wù)單位實(shí)施公司級(jí)層面，高級(jí)管理層應(yīng)該參與評(píng)估活動(dòng)。部門級(jí)層面，部門管理層和關(guān)鍵流程責(zé)任人應(yīng)該參加評(píng)估活動(dòng)。在有些情況下，對(duì)獨(dú)特的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)有獨(dú)特了解的人應(yīng)該參與評(píng)估工作。在其他情況下，董事會(huì)可能也需要參與。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估一定要全員參與32風(fēng)險(xiǎn)清單-風(fēng)險(xiǎn)管理邏輯33風(fēng)險(xiǎn)清單-風(fēng)險(xiǎn)辨識(shí)風(fēng)險(xiǎn)辨識(shí)是指查找企業(yè)各業(yè)務(wù)單元、各項(xiàng)重要經(jīng)營(yíng)活動(dòng)及其重要業(yè)務(wù)流程中有無風(fēng)險(xiǎn)，有哪些風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)辨識(shí)的思路：本部門涉及到哪些重要流程？這些流程有哪些關(guān)鍵目標(biāo)？影響這些關(guān)鍵目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的因素有哪些？34風(fēng)險(xiǎn)清單-風(fēng)險(xiǎn)辨識(shí)示例合法性合規(guī)性合理性真實(shí)性完整性有效性效率性準(zhǔn)確性及時(shí)性保密性重大物資采購(gòu)的供應(yīng)商選擇是否按國(guó)家招投標(biāo)法進(jìn)行……重大采購(gòu)流程是否信息公開，紀(jì)檢監(jiān)察參與……采購(gòu)物資的申請(qǐng)是否合理，該物資是否需要，是否有庫(kù)存……供應(yīng)商的報(bào)價(jià)材料是否真實(shí)準(zhǔn)確，有依據(jù)支撐……采購(gòu)驗(yàn)收的操作是否完善，驗(yàn)收的方面是否齊全……采購(gòu)后該物資的使用效果如何……采購(gòu)的成本是否合算……采購(gòu)入賬金額是否準(zhǔn)確……供應(yīng)商送貨是否及時(shí)……特殊物資采購(gòu)是否做到了保密……35風(fēng)險(xiǎn)清單-風(fēng)險(xiǎn)分析判斷風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的：-原因-后果-觸發(fā)條件示例：未對(duì)人力資源規(guī)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行定期評(píng)估，難以持續(xù)了解人力資源相關(guān)工作，可能導(dǎo)致難以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行恰當(dāng)調(diào)整，影響戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)及日常運(yùn)營(yíng)。觸發(fā)條件原因后果36風(fēng)險(xiǎn)清單-風(fēng)險(xiǎn)頻率與損失的認(rèn)定分值頻率定義5很高每天發(fā)生4高每周發(fā)生一次3一般每月發(fā)生一次2低每年發(fā)生一次1很低幾乎不發(fā)生，只在特定時(shí)期發(fā)生分值后果法規(guī)運(yùn)營(yíng)/體系經(jīng)濟(jì)（損失）聲譽(yù)安全環(huán)境5災(zāi)難性被起訴重大影響（如設(shè)施永久損害，造成生產(chǎn)線廢棄）300萬元以上負(fù)面消息流傳世界各地，政府或監(jiān)管機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)查，引起公眾關(guān)注，對(duì)企業(yè)聲譽(yù)造成無法彌補(bǔ)的損害引起多位職工或公民死亡對(duì)周圍環(huán)境造成永久污染或無法彌補(bǔ)的破壞4重大被起訴嚴(yán)重影響(如生產(chǎn)長(zhǎng)時(shí)間關(guān)停)30萬元至300萬元之間負(fù)面消息在全國(guó)各地流傳，對(duì)企業(yè)聲譽(yù)造成重大損害導(dǎo)致一位職工或公民死亡對(duì)周圍環(huán)境造成嚴(yán)重污染或者需高額恢復(fù)成本3重要被公開警告，罰款中度影響(如生產(chǎn)故障造成停產(chǎn))3萬元至30萬元負(fù)面消息在某區(qū)域流傳，對(duì)企業(yè)聲譽(yù)造成中等損害長(zhǎng)期影響多位職工或公民健康環(huán)境污染和破壞在可控范圍內(nèi)，沒有造成永久的環(huán)境影響2中等被公開警告，不罰款一般影響（生產(chǎn)線暫時(shí)無法生產(chǎn)）3千元至3萬元負(fù)面消息在當(dāng)?shù)鼐植苛鱾鳎瑢?duì)企業(yè)聲譽(yù)造成輕微損害長(zhǎng)期影響一位職工或公民健康無污染，沒有產(chǎn)生永久的環(huán)境影響1輕微被政府機(jī)關(guān)構(gòu)質(zhì)疑/調(diào)查輕度影響（影響貨物交付）少于3千元負(fù)面消息在企業(yè)內(nèi)部流傳，企業(yè)聲譽(yù)沒有受損短暫影響職工或公民的