華南城集團合同管理制度

---------------------------- 精品word文檔 值得下載 值得擁有--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------華南城集團合同管理規(guī)定第一章 總 則第一條 本規(guī)定系根據(jù)集團業(yè)務發(fā)展的實際需要，旨在規(guī)范集團全系統(tǒng)各業(yè)務單位合同管理工作，提高合同審批流轉效率，規(guī)避法律風險， 減少因合同審批不嚴引發(fā)的糾紛，最大限度地維護集團的合同權益。第二條本規(guī)定適用于業(yè)務單位各類合同的談判、審批、簽訂、履約跟蹤等合同管理工作。第三條術語及注釋“集團”指華南城集團。“業(yè)務單位”指集團下屬子公司及集團直屬業(yè)務部門。“合同”指集團各類標準合同、非標準合同及其補充協(xié)議?！皹藴屎贤敝讣瘓F所采用的政府主管部門或行業(yè)協(xié)會合同示范文本，或經(jīng)集團領導批準正式頒布實施的標準合同文本。“補充協(xié)議”指集團根據(jù)實際情況需要，針對特定交易內容而設定的補充約定。該約定經(jīng)與合同對方當事人（以下簡稱對方）簽訂生效后，和主合同具有同等法律效力?！胺菢藴屎贤敝讣瘓F“標準合同”之外的其他各類由業(yè)務單位與對方簽訂的法律文書，包括正式合同、協(xié)議、意向書、預訂書、框架協(xié)議、結算書、確認書等?！吧虅辗桨浮敝搁_展業(yè)務的基本交易條件，具體包括如下：交易對象、交易標的、交易數(shù)量、交易地點、交易期限、交易價格、費用支付。商務方案，在合同中體現(xiàn)為商務條款?！凹夹g方案”指開展業(yè)務所涉及的廠商、品牌、規(guī)格、型號、質量標準、驗收辦法、技術要求等。技術方案，在合同中體現(xiàn)為技術條款?！叭铡敝腹ぷ魅?。第二章 前期方案的審批第四條前期方案包括：招投標文件、商務方案、技術方案。---------------------------- 精品word文檔 值得下載 值得擁有-------------------------------------------------------------------------- 精品word文檔 值得下載 值得擁有--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------第五條招投標文件及前期合同草稿的審批5.1施工類下屬子公司需通過招投標（含議標、直接發(fā)包）程序簽訂合同的，業(yè)務部門應先將招標資料及附屬合同（前期合同草稿）報送招標采購部、項目管理部、設計技術部、成本管理部、財務部、法務部、分管副總經(jīng)理審批。同時將招標文件的電子文檔發(fā)給子公司及集團相關部門。集團直屬業(yè)務部門負責招標采購的， 相關招標資料應報送招標采控部、 規(guī)劃設計部、成本管理部、分管副總裁審批。5.2其他類別對外發(fā)出的招標文件、合同草稿必須報相關部門進行審批后，再進行發(fā)標、談判。法務部門、審計部門有權利根據(jù)情況決定是否參與開標及談判。第六條商務方案審批業(yè)務部門與對方談判擬定商務方案后，通過填寫費用審批表或書面請示的方式，逐級向集團領導匯報，最終，由執(zhí)行董事審批確定。部分業(yè)務由集團分管領導、業(yè)務單位負責人在執(zhí)行董事的授權范圍內審批確定。第七條技術方案審批業(yè)務部門與對方談判擬定技術方案后，報請集團分管領導或業(yè)務單位負責人審批后確定。第三章 合同報批送審資料第八條送審資料包括：費用審批表或書面請示、報價單、對方身份資料、報價匯總表、專業(yè)資格證明、合同草稿及合同附件。補充協(xié)議報批時還應送審與其相對應的主合同（工程類總包合同例外）。合同報批過程中，審批部門可根據(jù)情況要求補交其他資料。第九條具體資料要求9.1向對方支付價款的合同，在合同報審前，業(yè)務部門必須先取得經(jīng)執(zhí)行董事已批準交易的報價單、報價匯總表等文件（經(jīng)執(zhí)行董事批準的特殊情形除外）。合同所附的報價單須經(jīng)對方法定代表人或授權代表簽字并蓋章確認。9.2業(yè)務部門負責提供并審批對方的身份資料、專業(yè)資格證明材料。---------------------------- 精品word文檔 值得下載 值得擁有-------------------------------------------------------------------------- 精品word文檔 值得下載 值得擁有-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 對方為公司的，應提供加蓋公章且經(jīng)年審營業(yè)執(zhí)照復印件。 對方為自然人的，應提供合法有效的身份證明復印件。 對方為個體工商戶、其他企業(yè)等的，應提供加蓋公章且經(jīng)年審的經(jīng)營資格證書復印件及投資人身份證明復印件。 專業(yè)資質證明：對方應提供法定或雙方約定的能夠保障其合法有效履行合同的資格證明，具體包括但不限于資質證書、業(yè)務許可證、安全許可證、評級證明、信用等級、授權證明等，并且在合同有效期限內，對方必須保證資質證明的有效性?！逗贤瑢徟怼分袘獙Ψ降膶I(yè)資格和履約能力情況進行說明。 對方身份資料及專業(yè)資質證明的每一頁， 均應由對方簽字、蓋章確認；頁數(shù)較多的，應加蓋騎縫章?！敦浧饭?、服務商及工程單位承諾書》：向對方支付價款的合同，必須在合同簽訂同時簽訂《貨品供應商、服務商及工程單位承諾書》，該承諾書為該類合同簽訂的必備附件（經(jīng)集團法律分管領導批準的特殊情形除外）。第四章 合同草擬第十條 標準合同的擬定集團政策法規(guī)部于每年 1月份至4月份主持全公司的標準合同修訂工作， 業(yè)務部門負責具體執(zhí)行，擬定完成報集團法律分管領導批準后啟用。第十一條 合同草稿的制作11.1業(yè)務部門應優(yōu)先采用集團標準合同。若標準合同中有通用條款的，業(yè)務部門不得直接在通用條款中進行修改。11.2暫未制訂標準合同的，業(yè)務部門應按集團常用合同文本制作合同草稿。11.3遇不采用集團標準合同的特殊情形，需經(jīng)業(yè)務單位負責人同意，并在合同審批時詳細說明原因。11.4合同份數(shù)一般為二或四份（特殊情形除外）；報政府備案的合同，按備案需要確定具體份數(shù)，原則上對方不得留存?zhèn)浒负贤?。第五?合同審批流程---------------------------- 精品word文檔 值得下載 值得擁有-------------------------------------------------------------------------- 精品word文檔 值得下載 值得擁有--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------第十二條 合同審批流程節(jié)點設置由集團政策法規(guī)部報集團執(zhí)行董事批準后執(zhí)行。合同審批流程遵循精簡有效的原則， 一個審批部門原則上只得設置一個審批節(jié)點，若需要流程外人員審批，由節(jié)點人員通過加簽或郵件實現(xiàn)， 但總的審批時限不變。業(yè)務單位除法務部門需負責審核報審合同與前期確定方案的一致性外， 其他已參與前期工作的部門不再參與合同審批工作。第十三條 自2013年1月1日起，業(yè)務單位的合同原則上須通過 OA系統(tǒng)報審。經(jīng)執(zhí)行董事特批的特殊類合同可采用紙件報批，特殊合同類型：融資類、壟斷行業(yè)類、勞動關系類、股權投資類、土地使用權類以及其他不具備 OA審批條件的合同。第十四條 業(yè)務單位完成以上內部審批程序后，合同經(jīng)辦人員開始通過合同審批流程進行報審。14.1合同經(jīng)辦人員應在集團執(zhí)行董事對費用審批或書面請示的批示后 5日內提交合同報審。合同審批節(jié)點時限為1日，審批部門應在1日之內出具審批意見（特殊情形經(jīng)集團政策法規(guī)部負責人同意，可順延1日），因補交資料或出現(xiàn)重大風險需重新商談而耗費的時間不計入審批時限。合同審批完成的全部時限最長不超過 15日。14.2若出現(xiàn)各部門對合同的條款存在嚴重分歧并需統(tǒng)一意見的情形，由當前審批人報送集團分管領導決定，并及時將領導意見反饋至業(yè)務單位，業(yè)務單位應在2日之內將協(xié)商結果反饋至當前審批人。14.3經(jīng)各部門審批后的合同，由集團政策法規(guī)部負責綜合意見，報送至集團領導審定，并負責落實集團領導的意見；無法達成一致的， 應報請執(zhí)行董事進行決策；合同經(jīng)批準后，由相關部門定稿，合同定稿應抄送給合同審批人員及集團領導。14.4合同經(jīng)集團領導審定后因業(yè)務需要確實需要修改的， 按以下方式進行：非關鍵性條款的修改，報業(yè)務部門報分管領導批準；涉及價格、 工期等關鍵性條---------------------------- 精品word文檔 值得下載 值得擁有-------------------------------------------------------------------------- 精品word文檔 值得下載 值得擁有--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------款的修改，須按原審批流程報相關人員審批。合同用印后需要修改的， 必須采用簽訂補充協(xié)議的方式進行。第六章 審批權限及職責第十五條 審批權限有標準版本的非工程類合同（無任何改動）、行政采購類合同由業(yè)務單位負責人審定；有標準版本的工程類合同由集團工程分管領導審定；戰(zhàn)略合作類合同、大客戶租售類合同、金融類合同、土地類等合同由執(zhí)行董事審定；其他合同由集團法律分管領導審定。各類合同定稿后均需報集團政策法規(guī)部備案。第十六條 審批職責16.1審批職責要求 集團業(yè)務主管部門主要負責審批合同中與交易有關的業(yè)務內容。集團計劃財務部主要負責預測及分析財務風險，并提出應對方案。 集團政策法規(guī)部主要負責審批可能引起法律風險的合同條款，全面提出法律意見，并出具解決方案。16.2同意簽訂該合同的各審批人，均應對該合同承擔相應責任，其中，業(yè)務單位負責人承擔主要責任。第八章 合同簽訂第十七條合同定稿后，合同經(jīng)辦人員憑《合同審批表》，并附上紙質定稿合同文本及附件，進入蓋章審批流程。第十八條合同經(jīng)辦人員及合同蓋章人員負責核對簽署合同與定稿合同是否一致；合同份數(shù)是否足夠；合同要求的附件是否齊全及有效。核對無誤后，核對人應用鉛筆在需蓋章的合同上簽字確認。第十九條合同蓋章時一般先由對方簽字、蓋章，然后再由我方按流程簽字、蓋章、編號、登記及存檔。如果因特殊情況確需我方先簽字、蓋章的，由經(jīng)辦部門負責人書面報請集團法律分管領導批準。第二十條合同用印前業(yè)務單位負責人應先在合同上簽名，然后加蓋合同章或公章。特殊情況確需法定代表人簽名的，由業(yè)務單位負責人報請執(zhí)行董事批準。---------------------------- 精品word文檔 值得下載 值得擁有-------------------------------------------------------------------------- 精品word文檔 值得下載 值得擁有--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------非經(jīng)集團出具書面授權委托書，任何人均不得擅自代表業(yè)務單位簽訂任何合同，否則，由簽訂者自行承擔全部法律責任。第二十一條合同用印時，需在蓋章處蓋章和對整份合同加蓋騎縫章，留存有核對人簽名的合同原件（留存份數(shù)由合同約定，需滿足業(yè)務需要）及附件和對應的《合同審批表》。第二十二條業(yè)務單位合同經(jīng)辦人員負責從公章管理部門領取合同原件并交給對方。并將合同復印兩份，一份交財務部門備案，一份由本業(yè)務單位留存。第二十三條 合同編號規(guī)則由集團行政辦公室規(guī)定。第九章 履約跟蹤管理第二十四條為保證合同順利履行，減少履約過程中的風險，由業(yè)務單位法務部負責具體執(zhí)行合同履約跟蹤工作，集團政策法規(guī)負責管理和指導。第二十五條如在履約過程中發(fā)生我方重大違約或對方重大違約可能導致訴訟糾紛的情況，由集團政策法規(guī)部指導下屬公司法務部負責跟蹤收集證據(jù)。第二十六條下屬子公司法務部應于每月2號前將上月本公司重大合同履行情況進行匯總，經(jīng)下屬子公司負責人簽批后，報送集團政策法規(guī)部。集團政策法規(guī)部每月5號前對上月合同履約跟蹤情況進行匯總，上報集團領導。第十章 其他事項第二十七條公關類合同，由經(jīng)辦人員直接報送集團執(zhí)行董事批準后執(zhí)行。第二十八條業(yè)務單位必須先行簽訂合同，再對外開展業(yè)務。嚴禁出現(xiàn)倒簽或補簽合同的情況（集團執(zhí)行董事批準的除外）。第二十九條業(yè)務單位認為需要修改標準合同的，經(jīng)業(yè)務單位負責人簽字同意后，提交書面說明并闡述修改理由及建議修改內容，報集團政策法規(guī)部和集團法律分管領導