如何做好會(huì)議記錄課件

會(huì)議記錄工作淺談2015年8月18日231會(huì)議記錄的作用和特點(diǎn)會(huì)議記錄中常見的問(wèn)題會(huì)議記錄的寫法和要求交流的主要內(nèi)容1.什么是會(huì)議記錄一、會(huì)議記錄的作用和特點(diǎn)會(huì)議記錄是由會(huì)議組織者指定專人，如實(shí)、準(zhǔn)確記錄會(huì)議的組織情況和會(huì)議內(nèi)容的一種機(jī)關(guān)應(yīng)用文書。會(huì)議記錄一般用于比較重要的會(huì)議或正式的會(huì)議，它要求真實(shí)、全面的反應(yīng)會(huì)議的本來(lái)面貌一、會(huì)議記錄的作用和特點(diǎn)

素材作用

會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中連續(xù)編發(fā)的會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，以及會(huì)議后期制作的會(huì)議紀(jì)要，都要以會(huì)議記錄為重要素材。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議紀(jì)要可以對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行一定的綜合、提要，但不得對(duì)會(huì)議記錄所確認(rèn)的內(nèi)容進(jìn)行歪曲和篡改?？梢哉f(shuō)，會(huì)議記錄是形成會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議紀(jì)要的基礎(chǔ)一、會(huì)議記錄的作用和特點(diǎn)

備忘作用

會(huì)議記錄可以用作會(huì)議情況和會(huì)議內(nèi)容的原始憑證。時(shí)過(guò)境遷，有關(guān)會(huì)議的內(nèi)同和情況可能無(wú)法在記憶中復(fù)現(xiàn)了，甚至當(dāng)時(shí)做出的重要決定可能也記不清了，這時(shí)就不妨查查會(huì)議記錄。會(huì)議記錄還可以成為一個(gè)部門和單位的歷史資料，若干年后，通過(guò)大量會(huì)議記錄可以了解這個(gè)單位的歷史進(jìn)程和發(fā)展?fàn)顩r3.會(huì)議記錄的特點(diǎn)一、會(huì)議記錄的作用和特點(diǎn)

真實(shí)性

會(huì)議記錄的執(zhí)筆者與其他文章的寫作者有一個(gè)重要的區(qū)別，就是記錄者只有記錄權(quán)而沒(méi)有改造權(quán)

會(huì)議是什么樣就記成什么樣，與會(huì)者發(fā)言時(shí)說(shuō)了些什么就記下什么，記錄者不能進(jìn)行加工、提煉，不能增添、刪減，不能移花接木，不能張冠李戴一、會(huì)議記錄的作用和特點(diǎn)

原始形態(tài)性

會(huì)議記錄是會(huì)議情況和內(nèi)容的原始化記錄。所謂原始，就是未經(jīng)整理、未經(jīng)綜合。在這一點(diǎn)上，會(huì)議記錄與會(huì)議紀(jì)要有著很大區(qū)別：

會(huì)議記錄一般是客觀詳細(xì)地將會(huì)議的全過(guò)程記錄下來(lái)，包括每個(gè)與會(huì)者的討論發(fā)言都要詳細(xì)忠實(shí)記錄。也就是發(fā)言人怎么說(shuō)、就怎么記

會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t是將會(huì)議的主要內(nèi)容、事項(xiàng)、決議等經(jīng)過(guò)整理概括后，將其具有重要意義的內(nèi)容傳達(dá)給受文者。會(huì)議的一般過(guò)程、與傳達(dá)事項(xiàng)、貫徹精神沒(méi)有關(guān)系的內(nèi)容沒(méi)有必要在會(huì)議紀(jì)要中記載

會(huì)議記錄是制作會(huì)議紀(jì)要的基礎(chǔ)。如果不認(rèn)真做好會(huì)議記錄，詳細(xì)地將會(huì)議所有情況全面記錄清楚，要總結(jié)概括出會(huì)議的主要精神、主要事項(xiàng)就是不可能或者說(shuō)很困難的，也就很難把會(huì)議紀(jì)要做好

231會(huì)議記錄的作用和特點(diǎn)會(huì)議記錄中常見的問(wèn)題會(huì)議記錄的寫法和要求交流的主要內(nèi)容記錄不規(guī)范二、會(huì)議記錄中常見的問(wèn)題有些會(huì)議記錄中，會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、缺席人、列席人、記錄人等項(xiàng)目記錄不全。比如，出席人有的只記姓、有的只記職務(wù)、有的記***等同志，給日后利用帶來(lái)不便

歪曲虛構(gòu)二、會(huì)議記錄中常見的問(wèn)題有的會(huì)議記錄背離原則，虛構(gòu)、歪曲會(huì)議內(nèi)容，使其嚴(yán)重失實(shí)。這主要是記錄人思想不端正，作風(fēng)不嚴(yán)謹(jǐn)，隨心所欲，甚至處于不正當(dāng)目的，任意編造所致

公司有關(guān)部門檢查基層單位會(huì)議記錄時(shí)，還發(fā)現(xiàn)了個(gè)別單位主要領(lǐng)導(dǎo)違反“三重一大”決策制度，在討論“三重一大”議題時(shí)，單位主要負(fù)責(zé)人先發(fā)表傾向性意見，其他領(lǐng)導(dǎo)再發(fā)言的情況。此份會(huì)議記錄，排除虛構(gòu)歪曲會(huì)議內(nèi)容的成分外，如果是真實(shí)反映會(huì)議決策過(guò)程，則是客觀反映會(huì)議全貌。但作為辦公室工作人員，如果能對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的錯(cuò)誤行為予以及時(shí)提醒，相信會(huì)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人及單位工作產(chǎn)生積極影響特別提醒二、會(huì)議記錄中常見的問(wèn)題

《集團(tuán)公司“三重一大”決策制度實(shí)施細(xì)則》（中油黨組〔2015〕43號(hào)）第十一條規(guī)定：決策會(huì)議符合應(yīng)到會(huì)人數(shù)的三分之二及以上方可召開。與會(huì)人員要充分討論并分別發(fā)表意見，主要負(fù)責(zé)人應(yīng)最后發(fā)表結(jié)論性意見。會(huì)議決定多個(gè)事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)逐項(xiàng)研究決定。若存在嚴(yán)重分歧，一般應(yīng)推遲做出決定

231會(huì)議記錄的作用和特點(diǎn)會(huì)議記錄中常見的問(wèn)題會(huì)議記錄的寫法和要求交流的主要內(nèi)容1.會(huì)議記錄的內(nèi)容三、會(huì)議記錄的寫法和要求一般由三部分構(gòu)成

會(huì)議標(biāo)題

標(biāo)題一般由會(huì)議名稱加問(wèn)題名稱組成，如《*****會(huì)議記錄》。如使用專用的會(huì)議記錄本，“記錄”二字也可省略，只寫會(huì)議名稱即可

記錄標(biāo)題十分重要，如會(huì)議記錄無(wú)標(biāo)題，或標(biāo)題不明確，會(huì)為日后查找材料造成諸多不便三、會(huì)議記錄的寫法和要求會(huì)議組織情況

這部分寫在會(huì)議標(biāo)題之后。在會(huì)議開始前，應(yīng)把所有會(huì)議的相關(guān)情況寫好，主要包括：

開會(huì)時(shí)間——寫明具體的年、月、日，有時(shí)還要標(biāo)明某日的具體時(shí)間

會(huì)議地點(diǎn)——寫明開會(huì)具體單位及具體場(chǎng)所

會(huì)議主持人——一般直書姓名，必要時(shí)可寫明職務(wù)

出席人——按照會(huì)議規(guī)定必須參加會(huì)議的人員。根據(jù)會(huì)議規(guī)模和性質(zhì)，出席人記寫也不同出席人數(shù)不過(guò)的會(huì)議:可把出席人的姓名及職務(wù)、級(jí)別按照所在單位級(jí)別順序列出出席人數(shù)較多的會(huì)議：可寫與會(huì)人員范圍三、會(huì)議記錄的寫法和要求會(huì)議進(jìn)行情況——這部分是會(huì)議記錄的基本內(nèi)容，一般包括三個(gè)方面：會(huì)議的議題和會(huì)議主持人的啟示性講話。這部分要著重記錄。(多項(xiàng)議題的會(huì)議要用數(shù)碼依次標(biāo)出,以便于會(huì)后利用查找)與會(huì)人的討論發(fā)言。這部分是與會(huì)者對(duì)會(huì)議議題和會(huì)議主持人講話的直接反映，記好這部分內(nèi)容十分重要(會(huì)議發(fā)言要按照發(fā)言順序記錄,發(fā)言人姓名要寫在段首，后面即記錄發(fā)言內(nèi)容)

三、會(huì)議記錄的寫法和要求會(huì)議的決定、決議和會(huì)議主持人的總結(jié)及結(jié)論性意見。這部分是會(huì)議成果的綜合反映,是會(huì)議記錄的主體。在深入討論的基礎(chǔ)上，通過(guò)協(xié)商作出訣定或決議；有的會(huì)議是以會(huì)議主持人總結(jié)講話的形式概括會(huì)議成果，將會(huì)議討論的情況闡述一下，根據(jù)上級(jí)有關(guān)會(huì)議或文件的精神和討論中提出的意見，提出具體要求和措施。這些決定、決議和講話是與會(huì)者貫徹會(huì)議精神的根據(jù)，也是日后備查材料中最重要的材料，記錄者必須認(rèn)真、仔細(xì)地作好記錄

會(huì)議進(jìn)行情況還包括休息、散會(huì)等，必要時(shí)也要記錄上

三、會(huì)議記錄的寫法和要求缺席人要注明缺席原因。主持人、出席人都要寫全姓名、職務(wù),切忌以“李書記”、“王校長(zhǎng)”、“張?zhí)庨L(zhǎng)”等代之以上這些要求,旨在為文書材料進(jìn)入檔案領(lǐng)域作好準(zhǔn)備,同時(shí)也是文書處理工作的規(guī)范化所必需。不然，年代久遠(yuǎn)，他人利用這些文書檔案要浪費(fèi)好多時(shí)間和精力去考證，造成不應(yīng)有的麻煩或損失記錄人員會(huì)前應(yīng)提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，準(zhǔn)備好記錄工具，了解會(huì)議內(nèi)容項(xiàng)目，先期做好準(zhǔn)備。從某種程度上講，記錄人比一般與會(huì)人員更為重要，應(yīng)主動(dòng)坐在便于記錄、離主持人較近的席位2.會(huì)議記錄的要求三、會(huì)議記錄的寫法和要求議題要明確得當(dāng)議題是每次開會(huì)所要研究的問(wèn)題，有的是一個(gè)，有的是兩個(gè)或更多。會(huì)議一開始，主持人就把每次會(huì)議所要研究的議題都講清楚，記錄人只要把主持人講的議題準(zhǔn)確地記錄下來(lái)就行但在實(shí)際中，常見到到會(huì)議記錄的開頭只寫“黨委會(huì)”或“行政辦公會(huì)”，接著便是發(fā)言人的記錄,看不出會(huì)議的議題。還有的議題用語(yǔ)不當(dāng),如“研究目前主要工作”,這樣記錄很不規(guī)范，使人摸不著邊際三、會(huì)議記錄的寫法和要求詳記——要求是有言必錄有言必錄就是要求記錄記下發(fā)言人的主要觀點(diǎn)和論據(jù),而且是原話；尤其是會(huì)議主持人的結(jié)論發(fā)言，一定要記全記準(zhǔn)。對(duì)討論中的重要插話、重要問(wèn)題的不同意見、表決時(shí)的棄權(quán)情況也要如實(shí)記錄詳細(xì)記錄時(shí)最好會(huì)使用速記，如不會(huì)速記，可對(duì)通用詞匯采取簡(jiǎn)化方法記錄，會(huì)后補(bǔ)正涉及到文件名稱或便于查找的文件，也可先省略后補(bǔ)齊在條件允許的情況下，可輔以錄音機(jī),能使記錄更完整、準(zhǔn)確如果沒(méi)有錄音設(shè)備，或不允許使用錄音設(shè)備，記錄人又沒(méi)有速記技能，應(yīng)配備二至三人進(jìn)行記錄,以便會(huì)后核對(duì)補(bǔ)正記錄人對(duì)會(huì)上沒(méi)有聽準(zhǔn)確或者發(fā)言表達(dá)不清的地方，會(huì)后要及時(shí)找有關(guān)人員核對(duì)盡最大努力，保持記錄的完整性和準(zhǔn)確性三、會(huì)議記錄的寫法和要求略記——一般只記發(fā)言要點(diǎn)及會(huì)議決議。,倘若是討論一般事務(wù)性問(wèn)題,且無(wú)分歧意見，則發(fā)言要點(diǎn)也可以不記,只記會(huì)議決議即可摘要記錄要求記錄者對(duì)發(fā)言內(nèi)容迅速作出分析判斷，哪些應(yīng)記，哪些可不記，適當(dāng)進(jìn)行歸納，扼要地記重點(diǎn)有時(shí)兩種記錄方法也在一次會(huì)議中交叉使用使記錄詳略得體，對(duì)作好會(huì)議記錄非常重要。記錄人員必須根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，準(zhǔn)確判斷、靈活掌握運(yùn)用三、會(huì)議記錄的寫法和要求決議要清楚明確各類會(huì)議都有其形成的決議。在實(shí)際中，有的會(huì)議記錄通篇記的是與會(huì)者的發(fā)言，而沒(méi)有會(huì)議決。有兩種份況:一是會(huì)議對(duì)某一問(wèn)題未形成決議;二是會(huì)議主持人的結(jié)論性發(fā)言就是會(huì)議決議。不管是哪種情況，都要作注。這樣后人才能一目了然，便于查找利用3.記錄人員應(yīng)具備的素質(zhì)三、會(huì)議記錄的寫法和要求作好會(huì)議記錄也是一件很不容易的事情，會(huì)議記錄人員必須熟悉各方面的情況，不斷提高記錄水平，才能記得準(zhǔn)確。這涉及記錄人員的素質(zhì)問(wèn)題。因此,會(huì)議記錄人員應(yīng)具備以下基本素質(zhì)3.記錄人員應(yīng)具備的素質(zhì)三、會(huì)議記錄的寫法和要求要有高度的政治責(zé)任感作會(huì)議記錄工作是比較辛苦的，在工作中要做到一絲不茍，不出現(xiàn)遺漏差錯(cuò)。會(huì)議上不論討論什么間題，記錄人員都要守口如瓶，決不可提前向無(wú)關(guān)人員透露。要做到這些，必須有吃苦耐勞的精神，實(shí)事求是的精神，爭(zhēng)分奪秒的精神，對(duì)工作負(fù)責(zé)到底的精神，要不斷增強(qiáng)保密意識(shí)，要有高度的政治貴任心3.記錄人員應(yīng)具備的素質(zhì)三、會(huì)議記錄的寫法和要求要有較強(qiáng)的聽知能力記錄人員在會(huì)議中始終處于被動(dòng)地位，既不能滯后，也不能超前，精力必須集中,耳、腦、手都要緊跟發(fā)言人的講話，因此,記錄人在聽別人發(fā)言時(shí)，要有靈活的反應(yīng)力，深刻的理解力，牢固的記憶力，準(zhǔn)確的判斷力。如果記錄人員沒(méi)有這些聽知能力，就難以迅速判斷要義何在，難以將需要記錄的東西記錄下來(lái)3.記錄人員應(yīng)具備的素質(zhì)三、會(huì)議記錄的寫法和要求耳到心到

無(wú)論遇到的活體自己是都感興趣，發(fā)言者發(fā)言對(duì)不對(duì)自己的口味，記錄人員都唏噓調(diào)整好心態(tài)，全新投入地聆聽。專心聽取美味與會(huì)者的講話發(fā)言，領(lǐng)會(huì)講話內(nèi)容，思考發(fā)言內(nèi)涵，聽出弦外之音聚精會(huì)神

專心聽取會(huì)議發(fā)言，也是對(duì)發(fā)言者的尊重，也是會(huì)議的基本紀(jì)律。會(huì)場(chǎng)上心不在焉、左顧右盼、判若無(wú)人，損壞自己、秘書人員形象；不輕易離場(chǎng)、坐得住，不抽煙、不頻繁喝茶，否則容易打斷記錄思路排除干擾

記錄人員手機(jī)一般不關(guān)閉，可置于靜音或震動(dòng)狀態(tài)，已備撥打與會(huì)議有關(guān)電話，無(wú)關(guān)電話一律不接聽。若鄰座健談，婉拒3.記錄人員應(yīng)具備的素質(zhì)三、會(huì)議記錄的寫法和要求要有較強(qiáng)的寫